Lieferantendetails

Die Lieferantenliste verwaltet den Kreditoren-Stammsatz eines Lieferanten — Name, Adresse, Kreditorennummer, Buchungskonto. Die Lieferantendetails sind der Ort, an dem die eigentliche Einkaufs- und Wareneingangs-Arbeit mit genau diesem Lieferanten sichtbar wird: was kaufst du bei ihm, was ist bereits angekommen, was liegt deshalb im Lager, und welche Rechnungen sind noch offen. Dafür bündelt die Seite vier Bereiche, die alle an diesen einen Lieferanten gebunden sind — Lagerbewegungen, die physischen Lieferscheine, die mit der Ware ankommen, die Eingangsrechnungen und die mit ihm ausgehandelten Einkaufspreise. Anders als bei der Kundenakte gibt es hier keinen Belege-Reiter und keine Beleg-Erstellung — Einkaufsbelege entstehen nicht im ERP für den Lieferanten, sondern werden von ihm empfangen. Du kommst hierher, indem du in der Lieferantenliste auf einen Namen klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Die Lieferantenakte anzeigen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Lieferanten, darunter die Lieferantennummer als Kennzeichen und, sofern die Adresse vollständig gepflegt ist, Straße, PLZ, Ort und Land.

Zwischen den Reitern wechseln

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste — Übersicht, Lager Zu/Abgang, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Artikel, Standorte, Mitarbeiter und Änderungsprotokoll. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite: Du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen oder mit dem Zurück-Pfeil des Browsers zum vorigen Reiter springen.

Reiter mit Zähler

An jedem Reiter mit eigener Liste steht ein Zähler mit der Anzahl der Einträge — die Zahl steht sofort da, auch bevor du den Reiter öffnest, damit du auf einen Blick siehst, wo an diesem Lieferanten schon etwas hängt.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein eigener Reiter ohne Beschriftung (Uhr-Symbol). Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann welches Feld dieses Lieferanten geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach jede Änderung mit altem und neuem Wert, das schließt buchhaltungsrelevante Felder wie Kreditorennummer, BMD-Nummer, IBAN und Buchungskonto ein.

Immer aktuell

Ändert jemand anderes diesen Lieferanten, eine seiner Lagerbewegungen, einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung, einen Einkaufspreis oder einen Standort, lädt sich der betroffene Bereich von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Ein Wareneingang, den eine Kollegin gerade bucht, oder eine Eingangsrechnung, die dein Rechnungsimport gerade anlegt, erscheint bei dir ohne Zutun.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf der Lieferantendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Gelöschter Lieferant bleibt sichtbar, nur schreibgeschützt

Rufst du die Seite eines Lieferanten auf, der zwischenzeitlich gelöscht wurde — etwa über einen älteren Link aus einer Eingangsrechnung oder dem „Zuletzt besucht"-Panel —, zeigt flinkest ganz oben einen roten Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" und darunter den kompletten Datensatz weiterhin lesbar: Alle Reiter bleiben offen, du siehst weiterhin Lagerbewegungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Artikel, Standorte und Mitarbeiter. Ändern lässt sich nichts mehr — Bearbeiten und Löschen verschwinden aus dem Kopfbereich, ebenso jede Schaltfläche, die eine neue Lagerbewegung, einen neuen Lieferschein, eine neue Eingangsrechnung, einen neuen Einkaufspreis, Standort oder Mitarbeiter an diesem Lieferanten anlegen würde.

Ein Link auf einen Lieferanten, den es nicht mehr gibt

Zwei Fälle zeigen dir statt der Lieferantenakte eine eigene 404-Seite: eine Lieferanten-Nummer, die endgültig aus der Datenbank entfernt wurde (siehe Lieferant löschen weiter unten), oder eine ID, die nie existiert hat, etwa aus einem alten oder falsch getippten Link. Rufst du unter dieser Route außerdem die Nummer eines Kunden statt eines Lieferanten auf, prüft flinkest das ebenfalls und zeigt dieselbe Meldung — Kunden haben ihre eigene, gleich aufgebaute Detailansicht.

Schmale Bildschirme

Wird das Fenster schmal, wandert die Reiterleiste hinter einen Pfeil am rechten Rand, statt die Reiter in ein Overflow-Menü zu verschieben — so bleiben alle acht Reiter auch auf einem Tablet-Fenster mit einem Klick erreichbar.

Kopf-Aktionen

Lieferant bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Lieferant bearbeiten — derselbe wie im Zeilenmenü der Lieferantenliste, mit allen Feldern des Lieferanten vorbefüllt: Lieferantennummer, Name, UID-Nummer, GLN, „zu Handen", Alias-Name, Adresse, Telefon und E-Mail, dazu die Reiter Kommunikation, Buchhaltung & Sonstiges und Eingangsrechnungen. Fehlt die Standortverwaltung noch, weist ein Hinweis im Adressblock darauf hin und verlinkt direkt in die Kontakt-Einstellungen, wo du sie einschaltest, um später eigene Lieferadressen als Standorte zu pflegen. Speichern aktualisiert den Kopfbereich sofort. Für Bearbeiten brauchst du die Berechtigung Lieferanten bearbeiten — ohne sie bleibt die Schaltfläche unsichtbar.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du einen der Bearbeiten-Dialoge auf dieser Seite mit ungespeicherten Änderungen schließen — egal ob Stammdaten, Lagerbewegung, Lieferschein, Einkaufspreis, Standort oder Mitarbeiter —, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen"). So geht keine Eingabe versehentlich verloren.

Lieferant löschen

Im „…"-Menü auf Löschen und die Rückfrage „Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden?" bestätigen. Hängen am Lieferanten bereits Lagerbewegungen, Eingangsrechnungen, Termine, Inventareinträge oder Einkaufspreise, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen und schreibgeschützt — seine bereits gebuchten Lagerbewegungen und erfassten Eingangsrechnungen behalten damit ihren Lieferanten. Erst ein Lieferant ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig aus der Datenbank. In beiden Fällen werden seine Termine mitgelöscht. Für das Löschen brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten: Lieferanten bearbeiten.

E-Mail-Verlauf ansehen

Im „…"-Menü auf E-Mail Historie. Es öffnet sich ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Lieferanten verschickt wurden — praktisch etwa, um nachzuvollziehen, ob eine Anfrage wirklich hinausgegangen ist. Nur sichtbar mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Tab Übersicht

Stammdaten auf einen Blick

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in drei Blöcken zusammen. Allgemein zeigt Typ, Lieferantennummer, einen hinterlegten Alias-Namen, die UID-Nummer mit dem Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen (grün gültig, rot ungültig, neutral noch nicht geprüft) plus Zeitpunkt der letzten Prüfung, und — nur wenn hinterlegt — die GLN: eine 13-stellige GS1-Nummer, die diesen Lieferanten oder einen seiner Standorte weltweit eindeutig identifiziert, etwa für den elektronischen Belegaustausch mit Handelspartnern.

Kontaktinformationen

Telefon und E-Mail-Adresse stehen als anklickbare Links da, dazu hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile — praktisch für die schnelle Rückfrage zu einer Lieferung, ohne erst im Adressbuch nachzuschlagen.

Anschrift und Karte

Die Rechnungsadresse des Lieferanten. Ist sie mit Straße, PLZ und Ort vollständig gepflegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort — praktisch für die Anfahrtsplanung bei einer Selbstabholung.

Tab Lager Zu/Abgang

Lagerbewegungen dieses Lieferanten

Der Reiter listet alle Bestandsbewegungen, bei denen dieser Lieferant hinterlegt ist — neueste zuerst, mit Lagerbewegungs-Nummer, Artikel, Datum, Charge, Benutzer, Lager und Menge farbig nach Richtung. So siehst du auf einen Blick, was du von diesem Lieferanten bereits bekommen hast — die Grundlage für Bestandsherkunft und Rückverfolgbarkeit. Bei mehr als 10 Bewegungen blätterst du über die Paginierung darunter weiter. Sichtbar mit der Berechtigung Lager ansehen.

Lagerbewegung erfassen

Über das Plus-Symbol trägst du eine Bewegung nach, die nicht automatisch über einen Lieferschein oder eine Rechnung gebucht wurde: Artikel, Menge und Datum sind Pflicht, dazu die Richtung — ob die Ware eingeht oder rausgeht. Der Lieferant ist bereits vorbelegt. Dazu EK netto (der Einkaufspreis), das Lager, in dem die Menge landet (Pflicht), Charge und Seriennummer, bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeitsdatum zusätzlich dieses Datum, und eine Notiz. Ist am Artikel ein Standard-Lager hinterlegt, füllt flinkest das Lager-Feld beim Speichern automatisch aus. Für das Anlegen brauchst du Lagerbewegungen bearbeiten.

Lagerbewegung bearbeiten oder löschen

Über das Zeilenmenü korrigierst du eine Fehlbuchung oder entfernst sie nach einer Rückfrage ganz — dieselbe Berechtigung wie beim Anlegen.

Tab Lieferscheine

Lieferscheine dieses Lieferanten

Der Reiter listet die physischen Lieferbegleitpapiere, die mit der Ware ankommen — mit Lieferschein-Nummer, Name, Datum und Anzahl der Positionen. Das ist fachlich etwas anderes als die Verkaufs-Lieferscheine, die an Kunden rausgehen: Hier kommen sie von diesem Lieferanten rein. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Lieferschein-Detailseite dieses Lieferanten — dort führst du Positionsliste und den eigentlichen Wareneingang durch. Sichtbar mit der Berechtigung Lieferanten ansehen.

Lieferschein hochladen

Zieh ein Foto, Scan oder PDF des Papier-Lieferscheins in die Dropzone über der Liste. flinkest liest die Positionen (Menge, Artikelnummer beim Lieferanten), die Lieferscheinnummer, das Lieferscheindatum und die Absenderadresse automatisch aus dem Dokument und gleicht die erkannten Positionen gegen die bei diesem Lieferanten hinterlegten Rohstoffe bzw. Artikel ab — die Vorstufe für den eigentlichen Wareneingang, den du danach auf der Lieferschein-Detailseite als Bestandsbuchung abschließt. Direkt nach dem Hochladen öffnet sich diese Detailseite automatisch. Braucht die Berechtigung Lieferanten bearbeiten.

Lieferschein-Kopfdaten bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten änderst du nachträglich nur Lieferscheinnummer und Datum — etwa einen Tippfehler in der Nummer. Die Positionen selbst bearbeitest du auf der Lieferschein-Detailseite, nicht hier.

Lieferschein löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen — praktisch, um einen fehlerhaften oder doppelten Scan wieder zu entfernen.

Lieferschein-Liste exportieren

Unten links neben der Blätterleiste liegt ein Download-Symbol für Excel, CSV, PDF oder JSON — als Wareneingangs-Nachweis für Rückfragen oder eine Prüfung.

Tab Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen dieses Lieferanten

Der Reiter listet die von diesem Lieferanten kommenden Rechnungen mit Nummer, Belegdatum, Bezahldatum und Summe — deine Offene-Posten-Sicht auf genau diesen Lieferanten, ohne erst durch die gesamte Eingangsrechnungs-Ablage filtern zu müssen. Ein Klick auf Rechnungsnummer oder Lieferantennamen öffnet die Eingangsrechnungs-Detailseite — dort registrierst du Zahlungen, weist ein Buchungskonto zu und lässt die KI-Kontierung vorschlagen. Sichtbar mit der Berechtigung Eingangsrechnungen ansehen.

Eingangsrechnung hochladen

Über die Dropzone lädst du eine oder mehrere Rechnungen dieses Lieferanten hoch. Bei einer einzelnen Datei wartest du kurz, bis flinkest sie erkannt hat, und landest danach direkt auf der neu erstellten Eingangsrechnung. Lädst du mehrere Dateien auf einmal hoch, verarbeitet flinkest sie im Hintergrund und bringt dich sofort zur zentralen Eingangsrechnungs-Ablage, wo du die erkannten Rechnungen danach nachbearbeitest. Braucht die Berechtigung Eingangsrechnungen bearbeiten.

Eingangsrechnung löschen oder verschieben

Über das Zeilenmenü löschst du eine Eingangsrechnung nach einer Rückfrage oder verschiebst sie zwischen der Ablage (noch nicht endgültig zugeordnet) und der regulären Liste.

Eingangsrechnungs-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol für eine Belegübersicht, etwa für die Buchhaltung oder den Steuerberater.

Tab Artikel

Artikel und Einkaufspreise dieses Lieferanten

Der Reiter listet, was du bei diesem Lieferanten zu welchem Preis beziehen kannst — Artikelname und EK netto. Das ist die Grundlage für Bestellentscheidungen und für die automatische Vorkalkulation. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Artikeldetails — der Absprung zum Bestand, zu anderen Lieferanten desselben Artikels und zum Verkaufspreis. Sichtbar mit der Berechtigung Artikel ansehen.

Artikel für den Lieferanten hinterlegen

Über das Plus-Symbol trägst du einen verhandelten Einkaufspreis ein: Artikel und Lieferant (bereits vorbelegt) sind Pflicht, dazu Preis — der Einkaufspreis beim Lieferanten — und Artikelnummer — die Artikelnummer, unter der dieser Lieferant den Artikel führt, praktisch für den Abgleich beim Lieferschein-Matching. Gültig ab ist Pflicht, Gültig bis kannst du leer lassen für eine unbegrenzte Gültigkeit — so hinterlegst du auch befristete Sonderpreise, etwa aus einer Aktion oder einem Rahmenvertrag, ohne den regulären Preis zu überschreiben.

Artikel bearbeiten oder löschen

Über das Zeilenmenü passt du einen Preis bei einer Konditionsänderung an oder entfernst den Eintrag wieder.

Artikel-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol — eine Einkaufspreis-Übersicht für Kalkulation oder die nächste Preisverhandlung.

Tab Standorte

Standorte dieses Lieferanten

Standorte sind weitere Adressen dieses Lieferanten — etwa ein zweites Lager oder Werk, relevant zum Beispiel für Abholadressen oder mehrere Ansprechstellen. Die Liste zeigt Name, Art, Adresse, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint, sobald die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist — unabhängig von einer eigenen Berechtigung. Ein Klick auf den Namen öffnet die Standortdetails; dafür brauchst du zusätzlich Lieferantenstandorte ansehen — fehlt sie, landest du nach dem Klick auf einer Fehlerseite, obwohl der Standort in der Liste sichtbar bleibt.

Standort anlegen oder bearbeiten

Über das Plus-Symbol bzw. das Zeilenmenü öffnest du den Dialog mit Name und Art als Pflichtfeldern, dazu „zu Handen", die GLN dieses Standorts (optional, mit Format- und Prüfziffernkontrolle), die vollständige Adresse (serverseitig Pflicht), E-Mail und Telefon, eine eigene Lieferschein-E-Mail-Adresse — dorthin gehen unterschriebene bzw. finalisierte Lieferscheine, sobald der automatische Versand in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist —, sowie Kostenstelle und Kostenschlüssel für die spätere Buchhaltungszuordnung. Braucht Lieferantenstandorte bearbeiten.

Standort löschen

Über das Zeilenmenü nach einer Rückfrage — dieselbe Berechtigung wie beim Anlegen.

Standort-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol, praktisch für die Übergabe an Logistik oder Einkauf.

Tab Mitarbeiter

Ansprechpartner dieses Lieferanten

Hier pflegst du, wen du bei diesem Lieferanten anrufst — Vertrieb, Reklamation, Buchhaltung — mit Name, Rolle, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du Kunden ansehen darfst — dieselbe Berechtigung wie bei der Kundenakte, nicht eine eigene Lieferanten-Berechtigung. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Telefon, E-Mail und Rolle.

Ansprechpartner anlegen

Über das Plus-Symbol öffnest du den Dialog mit Anrede, vor- und nachgestelltem Titel, Vorname, Nachname, Rolle, Telefon und E-Mail. Anders als bei einem Kunden-Mitarbeiter fehlt hier der Shop-Bereich vollständig — ein Lieferanten-Ansprechpartner ist reiner Kontakt, kein B2B-Shop-Nutzer, eine Impersonation oder ein Einladungslink ergäben hier keinen Sinn. Braucht Mitarbeiter bearbeiten.

Ansprechpartner bearbeiten oder löschen

Über das Zeilenmenü — dieselbe Berechtigung wie beim Anlegen. Weil ein Lieferanten-Ansprechpartner nie einen Shop-Zugang hat, zeigt das Menü hier ausschließlich Bearbeiten und Löschen, ohne die shopspezifischen Einträge (Impersonieren, Passwort zurücksetzen, Einladungslink), die du bei Kunden-Mitarbeitern findest.

Verwandte Seiten

• Lieferanten
• Lieferanten-Lieferschein
• Lieferantenstandort
• Kundendetails
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Artikeldetails
• Kontakt-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum sehe ich bei einem Lieferanten keinen Reiter Belege wie bei einem Kunden? Einkaufsbelege entstehen nicht im ERP für den Lieferanten, sondern werden von ihm empfangen. Was du hier stattdessen siehst, sind die physischen Lieferscheine im Reiter Lieferscheine und die Eingangsrechnungen im gleichnamigen Reiter.

Warum lässt sich ein Lieferant nicht endgültig löschen? Sobald ein Lieferant Lagerbewegungen, Eingangsrechnungen, Termine, Inventareinträge oder Einkaufspreise hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Seine bereits gebuchten Bewegungen und Rechnungen müssen ihren Lieferanten behalten. Rufst du ihn danach über einen alten Link auf, siehst du ihn weiterhin — nur schreibgeschützt und mit einem entsprechenden Hinweis.

Wie hängt der hochgeladene Lieferschein mit dem Wareneingang zusammen? Der Upload liest die Positionen aus dem Dokument und gleicht sie automatisch gegen die bei diesem Lieferanten hinterlegten Rohstoffe bzw. Artikel ab. Die eigentliche Bestandsbuchung — der Wareneingang selbst — passiert danach auf der Lieferschein-Detailseite, zu der dich der Upload direkt weiterleitet.

Warum sehe ich den Reiter Standorte oder Mitarbeiter nicht? Beide hängen an einer Einstellung in den Kontakt-Einstellungen, unabhängig von deinen Berechtigungen. Ist die Standortverwaltung bzw. Mitarbeiterverwaltung dort nicht eingeschaltet, bleibt der jeweilige Reiter ausgeblendet.

Wo trage ich einen Ansprechpartner beim Lieferanten ein? Im Reiter Mitarbeiter über das Plus-Symbol. Anders als bei einem Kunden-Mitarbeiter gibt es hier keinen Shop-Bereich — ein Lieferanten-Ansprechpartner ist reiner Kontakt ohne eigenen Shop-Zugang.

Warum ist beim Einkaufspreis eines Artikels ein Gültigkeitszeitraum hinterlegt? Damit befristete Sonderpreise — etwa aus einer Aktion oder einem Rahmenvertrag — nicht den regulären Preis überschreiben. Lässt du „Gültig bis" leer, gilt der Preis unbegrenzt.