Lieferantendetails

Die Lieferantenliste verwaltet den Kreditoren-Stammsatz eines Lieferanten — Name, Adresse, Kreditorennummer, Buchungskonto. Die Lieferantendetails sind der Ort, an dem die eigentliche Einkaufs- und Wareneingangs-Arbeit mit genau diesem Lieferanten sichtbar wird: was kaufst du bei ihm, was ist bereits angekommen, was liegt deshalb im Lager, und welche Rechnungen sind noch offen. Dafür bündelt die Seite vier Bereiche, die alle an diesen einen Lieferanten gebunden sind — Lagerbewegungen, die physischen Lieferscheine, die mit der Ware ankommen, die Eingangsrechnungen und die mit ihm ausgehandelten Einkaufspreise. Anders als bei der Kundenakte gibt es hier keinen Belege-Reiter und keine Beleg-Erstellung — Einkaufsbelege entstehen nicht im ERP für den Lieferanten, sondern werden von ihm empfangen. Du kommst hierher, indem du in der Lieferantenliste auf einen Namen klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Die Lieferantenakte anzeigen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Lieferanten, darunter die Lieferantennummer als Kennzeichen und, sofern die Adresse vollständig gepflegt ist, Straße, PLZ, Ort und Land.

Zwischen den Reitern wechseln

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste — Übersicht, Lager Zu/Abgang, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Artikel, Standorte, Mitarbeiter und Änderungsprotokoll. Welche davon du siehst, hängt von deinen Berechtigungen, zwei Modulen und zwei Kontakt-Einstellungen ab — die Bedingungen stehen jeweils beim Reiter weiter unten. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite: Du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen, und ein Neuladen der Seite bleibt auf demselben Reiter stehen. Der Reiterwechsel ersetzt dabei den Eintrag im Browserverlauf, statt einen neuen anzulegen — der Zurück-Pfeil des Browsers führt also zur vorher besuchten Seite, nicht zum vorigen Reiter.

Reiter mit Zähler

Hat ein Reiter mit eigener Liste Einträge, steht an ihm ein Zähler mit deren Anzahl — die Zahl steht sofort da, auch bevor du den Reiter öffnest, damit du auf einen Blick siehst, wo an diesem Lieferanten schon etwas hängt.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein eigener Reiter ohne Beschriftung (Uhr-Symbol). Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann welches Feld dieses Lieferanten geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach jede Änderung mit altem und neuem Wert, das schließt buchhaltungsrelevante Felder wie Kreditorennummer, Buchhaltungsnummer, IBAN und Buchungskonto ein.

Immer aktuell

Ändert jemand anderes diesen Lieferanten, eine seiner Lagerbewegungen, einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung, einen Einkaufspreis oder einen Standort, lädt sich der betroffene Bereich von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Ein Wareneingang, den eine Kollegin gerade bucht, oder eine Eingangsrechnung, die dein Rechnungsimport gerade anlegt, erscheint bei dir ohne Zutun.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf der Lieferantendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Gelöschter Lieferant bleibt sichtbar, nur schreibgeschützt

Rufst du die Seite eines Lieferanten auf, der zwischenzeitlich gelöscht wurde — etwa über einen älteren Link aus einer Eingangsrechnung oder dem „Zuletzt besucht"-Panel —, zeigt flinkest ganz oben einen roten Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" und darunter den kompletten Datensatz weiterhin lesbar: Alle Reiter bleiben offen, du siehst weiterhin Lagerbewegungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Artikel, Standorte und Mitarbeiter. Ändern lässt sich nichts mehr — Bearbeiten und Löschen verschwinden aus dem Kopfbereich, ebenso jede Schaltfläche, die eine neue Lagerbewegung, einen neuen Lieferschein, eine neue Eingangsrechnung, einen neuen Einkaufspreis, Standort oder Mitarbeiter an diesem Lieferanten anlegen würde.

Ein Link auf einen Lieferanten, den es nicht mehr gibt

Zwei Fälle zeigen dir statt der Lieferantenakte eine eigene 404-Seite: eine Lieferanten-Nummer, die endgültig aus der Datenbank entfernt wurde (siehe Lieferant löschen weiter unten), oder eine ID, die nie existiert hat, etwa aus einem alten oder falsch getippten Link. Rufst du unter dieser Route außerdem die Nummer eines Kunden statt eines Lieferanten auf, prüft flinkest das ebenfalls und zeigt dieselbe Meldung — Kunden haben ihre eigene, gleich aufgebaute Detailansicht.

Schmale Bildschirme

Wird das Fenster schmal, wandert die Reiterleiste hinter einen Pfeil am rechten Rand, statt die Reiter in ein Overflow-Menü zu verschieben — so bleiben alle acht Reiter auch auf einem Tablet-Fenster mit einem Klick erreichbar.

Kopf-Aktionen

Lieferant bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Lieferant bearbeiten — derselbe wie im Zeilenmenü der Lieferantenliste, mit allen Feldern des Lieferanten vorbefüllt: Lieferantennummer, Name, UID-Nummer, GLN, „zu Handen", Alias-Name, Adresse, Telefon und E-Mail, dazu die Reiter Kommunikation, Buchhaltung & Sonstiges und Eingangsrechnungen. Im Reiter Buchhaltung & Sonstiges legst du neben dem Buchungskonto auch eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel als Vorgabe für neue Positionen seiner Eingangsbelege fest, im Reiter Eingangsrechnungen neben den Hinweisen zur Belegerkennung auch die Anweisungen für die KI-Kontierung — was die einzelnen Felder bewirken, beschreibt die Seite der Lieferantenliste. Fehlt die Standortverwaltung noch, weist ein Hinweis im Adressblock darauf hin und verlinkt direkt in die Kontakt-Einstellungen, wo du sie einschaltest, um später eigene Lieferadressen als Standorte zu pflegen. Speichern aktualisiert den Kopfbereich sofort. Für Bearbeiten brauchst du die Berechtigung Lieferanten bearbeiten — ohne sie bleibt die Schaltfläche unsichtbar.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du einen der Bearbeiten-Dialoge auf dieser Seite mit ungespeicherten Änderungen schließen — egal ob Stammdaten, Lagerbewegung, Lieferschein, Einkaufspreis, Standort oder Mitarbeiter —, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen"). So geht keine Eingabe versehentlich verloren.

Lieferant löschen

Im „…"-Menü auf Löschen und die Rückfrage Kontakt löschen („Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden?") mit Ja, löschen bestätigen. Danach landest du wieder in der Lieferantenliste.

Hängt am Lieferanten schon etwas, das seinen Lieferanten behalten muss, wird er nicht wirklich entfernt, sondern archiviert: aus der Liste genommen, aber weiterhin lesbar und schreibgeschützt. Das ist der Fall, sobald er Lagerbewegungen hat, bei denen er als Lieferant eingetragen ist, Lieferanten-Lieferscheine, Belege, Termine, Inventareinträge, Einkaufs- oder Sonderpreise, Eingangsrechnungen oder Serienrechnungen. Der Grund: Gebuchte Lagerbewegungen lassen sich nie löschen, und ein Lieferschein, auf den Wareneingang gebucht wurde, bleibt als deren Beleg für immer stehen — also muss auch der Lieferant dahinter erhalten bleiben. Termine und die übrige Historie bleiben beim Archivieren unverändert. Erst ein Lieferant ganz ohne solche Bezüge verschwindet endgültig aus der Datenbank. Für das Löschen brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten: Lieferanten bearbeiten — ohne sie fehlt der Menüpunkt.

E-Mail-Verlauf ansehen

Im „…"-Menü auf E-Mail Historie. Es öffnet sich ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Lieferanten verschickt wurden — praktisch etwa, um nachzuvollziehen, ob eine Anfrage wirklich hinausgegangen ist. Nur sichtbar mit der Berechtigung, den E-Mail-Verlauf einzusehen.

Tab Übersicht

Stammdaten auf einen Blick

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in drei Blöcken zusammen. Allgemein zeigt Typ, Lieferantennummer, einen hinterlegten Alias-Namen, die UID-Nummer mit dem Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen (grün gültig, rot ungültig, neutral noch nicht geprüft) plus Zeitpunkt der letzten Prüfung — egal, ob die Nummer zuletzt über Prüfen im Bearbeiten-Dialog oder von der regelmäßigen Sammelprüfung aus den Buchhaltungs-Einstellungen geprüft wurde —, und — nur wenn hinterlegt — die GLN: eine 13-stellige GS1-Nummer, die diesen Lieferanten oder einen seiner Standorte weltweit eindeutig identifiziert, etwa für den elektronischen Belegaustausch mit Handelspartnern.

Kontaktinformationen

Telefon und E-Mail-Adresse stehen als anklickbare Links da, dazu hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile — praktisch für die schnelle Rückfrage zu einer Lieferung, ohne erst im Adressbuch nachzuschlagen.

Anschrift und Karte

Die Rechnungsadresse des Lieferanten. Ist sie mit Straße, PLZ und Ort vollständig gepflegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort — praktisch für die Anfahrtsplanung bei einer Selbstabholung.

Tab Lager Zu/Abgang

Lagerbewegungen dieses Lieferanten

Der Reiter listet alle Bestandsbewegungen, bei denen dieser Lieferant hinterlegt ist — neueste zuerst, mit Lagerbewegungs-Nummer, Artikel, Datum, Charge und Menge farbig nach Richtung. Wer gebucht hat, steht klein unter Datum und Uhrzeit, das Lager klein unter der Menge — so bleibt die Liste neben der Seitenleiste lesbar. So siehst du auf einen Blick, was du von diesem Lieferanten bereits bekommen hast — die Grundlage für Bestandsherkunft und Rückverfolgbarkeit. Unter dem Artikelnamen stehen Artikelnummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer als Kennzeichen, ein Info-Symbol neben dem Datum zeigt eine hinterlegte Notiz. Bei mehr als 10 Bewegungen blätterst du über die Paginierung darunter weiter. Den Reiter gibt es mit der Berechtigung Lager ansehen und nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Lagerbewegung erfassen

Über das Plus-Symbol (Tooltip „Neue Lagerbewegung") trägst du eine Bewegung nach, die nicht automatisch über einen Lieferschein oder eine Rechnung gebucht wurde. Es öffnet sich das Formular Lagerbewegung hinzufügen: Artikel, Menge und Datum sind Pflicht — die Menge muss größer als 0 sein, sonst meldet flinkest „Menge muss größer als 0 sein" —, dazu die Richtung — ob die Ware eingeht oder rausgeht. Der Lieferant ist bereits vorbelegt. Dazu EK netto (der Einkaufspreis), das Lager, in dem die Menge landet (Pflicht), Charge und Seriennummer, bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeitsdatum zusätzlich dieses Datum, und eine Notiz. Ist am Artikel ein Standard-Lager hinterlegt, füllt flinkest das Lager-Feld automatisch aus. Die Bewegung wird mit dem Datum gebucht, das du im Formular wählst — auch ein zurückliegendes. Das Plus-Symbol und die Aktionen im Zeilenmenü erscheinen nur mit der Berechtigung Lagerbewegungen bearbeiten.

Lagerbewegung korrigieren (Bearbeiten)

Eine gebuchte Lagerbewegung wird nie überschrieben und nie gelöscht — sonst wäre später nicht mehr nachvollziehbar, woher ein Bestand kommt. Im Zeilenmenü öffnet Bearbeiten das Formular Lagerbewegung bearbeiten. Ein Hinweis darin sagt, was beim Speichern passiert: „Änderungen werden als Korrektur gebucht: Die ursprüngliche Bewegung wird zurückgebucht und eine neue gebucht." Die alte Bewegung bekommt also eine Gegenbuchung, und eine neue Bewegung mit deinen geänderten Werten kommt dazu; ein Toast bestätigt „Lagerbewegung korrigiert". Änderst du nur die Notiz, wird nur die Notiz gespeichert, ohne Buchung.

Manche Bewegungen lassen sich nicht mehr korrigieren — bereits zurückgebuchte, Gegenbuchungen selbst, Bewegungen aus einem Kunden-Lieferschein und Bestandteile eines Bundles. Bei ihnen steht „Gebuchte Lagerbewegungen können nicht geändert werden. Nur die Notiz ist bearbeitbar.", und nur das Notizfeld ist offen. Bei einer Bundle-Buchung (ein aus Bestandteilen zusammengestelltes Set) bleiben Artikel, Lager und Richtung gesperrt; ändert sich die Menge, bucht flinkest die Bestandteile im selben Verhältnis mit um.

Lagerbewegung zurückbuchen

Eine Fehlbuchung hebst du mit Zurückbuchen im Zeilenmenü auf. Nach der Rückfrage „Es wird eine Gegenbuchung erstellt. Die ursprüngliche Bewegung bleibt in der Historie." bucht flinkest dieselbe Menge in die Gegenrichtung, datiert auf jetzt; ein Toast bestätigt „Lagerbewegung zurückgebucht". Bei einer Bundle-Buchung nennt die Rückfrage die Zahl der Bestandteile, die mit zurückgebucht werden. Den Menüpunkt gibt es nur bei Bewegungen, die noch zurückgebucht werden können — Bewegungen aus einem Kunden-Lieferschein hebst du über das Stornieren dieses Lieferscheins auf, Bundle-Bestandteile nur zusammen mit ihrer Bundle-Buchung. Eine Bewegung, die über einen Lieferanten-Lieferschein gebucht wurde, kannst du hier einzeln zurückbuchen; den ganzen Wareneingang auf einmal hebt dort Wareneingang stornieren auf.

Nach dem Zurückbuchen oder Korrigieren erkennst du beide Seiten an ihren Kennzeichen unter dem Artikelnamen: „Zurückgebucht mit #…" an der aufgehobenen Bewegung, „Gegenbuchung zu #…" an der Gegenbuchung. Ein Klick darauf öffnet die jeweils andere Bewegung in einem neuen Tab — in den Lagerdetails ihres Lagers, gefiltert auf genau diese Bewegung. Der Bestand ändert sich dabei nur um die Buchungen, nichts verschwindet aus der Liste.

Korrigieren und Zurückbuchen laufen durch dieselben Bestandsprüfungen wie jede andere Buchung. Würde eine Gegenbuchung den Bestand unzulässig ins Minus bringen, wird nichts gebucht. Beides braucht die Berechtigung Lagerbewegungen bearbeiten.

Bundle-Buchungen aufklappen

Eine Bundle-Buchung trägt das Kennzeichen „Bundle (n)" mit der Zahl ihrer Bestandteile und am Zeilenanfang einen Pfeil. Ein Klick darauf klappt eine Tabelle der Bestandteile auf — Bewegungsnummer, Artikelnummer, Artikel, Lager, Charge bzw. Seriennummer und Menge —, denn die Bestandteile können aus anderen Lagern stammen als das Bundle. Die Bewegungsnummer eines Bestandteils öffnet dessen Lager in einem neuen Tab, gefiltert auf diese Bewegung. Auf schmalen Bildschirmen steht die Tabelle direkt in der Karte der Bewegung.

Tab Lieferscheine

Lieferscheine dieses Lieferanten

Der Reiter listet die physischen Lieferbegleitpapiere, die mit der Ware ankommen — mit Lieferscheinnummer, Datum und Anzahl der Positionen. Das ist fachlich etwas anderes als die Verkaufs-Lieferscheine, die an Kunden rausgehen: Hier kommen sie von diesem Lieferanten rein. Ein Klick auf die Lieferscheinnummer öffnet die Lieferschein-Detailseite — dort prüfst du die Positionen, buchst den eigentlichen Wareneingang und stornierst ihn bei Bedarf wieder. Sichtbar mit der Berechtigung Lieferanten ansehen.

Lieferschein hochladen

Zieh ein Foto, Scan oder PDF des Papier-Lieferscheins in die Dropzone über der Liste. flinkest liest die Positionen (Menge, Artikelnummer beim Lieferanten), die Lieferscheinnummer, das Lieferscheindatum und die Absenderadresse automatisch aus dem Dokument und gleicht die erkannten Positionen gegen die bei diesem Lieferanten hinterlegten Artikel ab — die Vorstufe für den eigentlichen Wareneingang, den du danach auf der Lieferschein-Detailseite als Bestandsbuchung abschließt. Direkt nach dem Hochladen öffnet sich diese Detailseite automatisch. Kann flinkest den Inhalt nicht auslesen, bleibt der Lieferschein trotzdem mit seinem Dokument gespeichert, nur ohne Positionen: Es erscheint „Der Lieferschein wurde gespeichert, sein Inhalt konnte aber nicht erkannt werden. Bitte erfassen Sie die Positionen manuell.", und du bleibst in der Liste. Lade ihn dann nicht erneut hoch, sondern öffne ihn in der Liste und erfasse die Positionen beim Wareneingang von Hand. Braucht die Berechtigung Lieferanten bearbeiten.

Lieferschein-Kopfdaten bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten änderst du nachträglich nur Lieferscheinnummer und Datum — etwa einen Tippfehler in der Nummer. Die Positionen selbst bearbeitest du auf der Lieferschein-Detailseite, nicht hier.

Lieferschein löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie diesen Lieferschein wirklich löschen?" bestätigen — praktisch, um einen fehlerhaften oder doppelten Scan wieder zu entfernen. Das geht nur, solange auf den Lieferschein noch nie Wareneingang gebucht wurde. Danach ist er der Beleg dieser Lagerbewegungen und bleibt für immer stehen — auch wenn der Wareneingang später storniert wird, denn die Gegenbuchungen hängen ebenfalls an ihm. Das Zeilenmenü bietet dann nur noch Bearbeiten an; einen gebuchten Wareneingang hebst du auf der Lieferschein-Detailseite mit Wareneingang stornieren auf. Löschen braucht die Berechtigung Lieferanten bearbeiten.

Lieferschein-Liste exportieren

Unten links neben der Blätterleiste liegt ein Download-Symbol für Excel, CSV, PDF oder JSON — als Wareneingangs-Nachweis für Rückfragen oder eine Prüfung.

Tab Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen dieses Lieferanten

Der Reiter listet die von diesem Lieferanten kommenden Rechnungen mit Nummer, Belegdatum, Bezahldatum und Summe — deine Offene-Posten-Sicht auf genau diesen Lieferanten, ohne erst durch die gesamte Eingangsrechnungs-Ablage filtern zu müssen. Ein Klick auf Rechnungsnummer oder Lieferantennamen öffnet die Eingangsrechnungs-Detailseite — dort registrierst du Zahlungen, weist ein Buchungskonto zu und lässt die KI-Kontierung vorschlagen. Die KI berücksichtigt dabei die Anweisungen für die KI-Kontierung, die du an diesem Lieferanten hinterlegt hast. Den Reiter gibt es mit der Berechtigung Eingangsrechnungen ansehen und nur, solange das Modul Eingangsrechnungen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Eingangsrechnung hochladen

Über die Dropzone lädst du eine oder mehrere Rechnungen dieses Lieferanten hoch. Bei einer einzelnen Datei wartest du kurz, bis flinkest sie erkannt hat, und landest danach direkt auf der neu erstellten Eingangsrechnung. Lädst du mehrere Dateien auf einmal hoch, verarbeitet flinkest sie im Hintergrund und bringt dich sofort zur zentralen Eingangsrechnungs-Ablage, wo du die erkannten Rechnungen danach nachbearbeitest. Braucht die Berechtigung Eingangsrechnungen bearbeiten.

Eingangsrechnung löschen oder verschieben

Über das Zeilenmenü löschst du eine Eingangsrechnung nach einer Rückfrage oder verschiebst sie zwischen der Ablage (noch nicht endgültig zugeordnet) und der regulären Liste; ein Toast bestätigt „Beleg in Ablage verschoben" bzw. „Beleg in Liste verschoben".

Eingangsrechnungs-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol für eine Belegübersicht, etwa für die Buchhaltung oder den Steuerberater.

Tab Artikel

Artikel und Einkaufspreise dieses Lieferanten

Der Reiter listet, was du bei diesem Lieferanten zu welchem Preis beziehen kannst — Artikelname und EK netto. Das ist die Grundlage für Bestellentscheidungen und für die automatische Vorkalkulation. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Artikeldetails — der Absprung zum Bestand, zu anderen Lieferanten desselben Artikels und zum Verkaufspreis. Sichtbar mit der Berechtigung Artikel ansehen.

Artikel für den Lieferanten hinterlegen

Über das Plus-Symbol trägst du einen verhandelten Einkaufspreis ein: Artikel und Lieferant (bereits vorbelegt) sind Pflicht, dazu Preis — der Einkaufspreis beim Lieferanten — und Artikelnummer — die Artikelnummer, unter der dieser Lieferant den Artikel führt, praktisch für den Abgleich beim Lieferschein-Matching. Gültig ab ist Pflicht, Gültig bis kannst du leer lassen für eine unbegrenzte Gültigkeit — so hinterlegst du auch befristete Sonderpreise, etwa aus einer Aktion oder einem Rahmenvertrag, ohne den regulären Preis zu überschreiben. Das Plus-Symbol erscheint nur mit der Berechtigung Kundenpreise bearbeiten — trotz des Namens gilt sie auch für die Einkaufspreise beim Lieferanten.

Artikel bearbeiten oder löschen

Über das Zeilenmenü passt du einen Preis bei einer Konditionsänderung an oder entfernst den Eintrag wieder. Auch das Zeilenmenü gibt es nur mit der Berechtigung Kundenpreise bearbeiten.

Artikel-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol — eine Einkaufspreis-Übersicht für Kalkulation oder die nächste Preisverhandlung.

Tab Standorte

Standorte dieses Lieferanten

Standorte sind weitere Adressen dieses Lieferanten — etwa ein zweites Lager oder Werk, relevant zum Beispiel für Abholadressen oder mehrere Ansprechstellen. Die Liste zeigt Name, Art, Adresse, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint, sobald die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du Lieferantenstandorte ansehen darfst. Ein Klick auf den Namen öffnet die Standortdetails, die dieselbe Berechtigung verlangen.

Standort anlegen oder bearbeiten

Über das Plus-Symbol bzw. das Zeilenmenü öffnest du den Dialog mit Name und Typ als Pflichtfeldern — den Typ trägst du frei ein oder wählst einen Vorschlag wie Niederlassung/Filiale, Lager, Produktion oder eine schon verwendete Art; er ist eine reine Beschriftung und legt zum Beispiel kein Lager mit Bestand an —, dazu „zu Handen", die GLN dieses Standorts (optional, mit Format- und Prüfziffernkontrolle), die vollständige Adresse (serverseitig Pflicht), E-Mail und Telefon, eine eigene Lieferschein-E-Mail-Adresse — dorthin gehen unterschriebene bzw. finalisierte Lieferscheine, sobald der automatische Versand in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist —, sowie Kostenstelle und Kostenschlüssel für die spätere Buchhaltungszuordnung. Braucht Lieferantenstandorte bearbeiten — ohne diese Berechtigung fehlt das Plus-Symbol.

Standort löschen

Über das Zeilenmenü nach einer Rückfrage — dieselbe Berechtigung wie beim Anlegen.

Standort-Liste exportieren

Unten links liegt das Download-Symbol, praktisch für die Übergabe an Logistik oder Einkauf.

Tab Mitarbeiter

Ansprechpartner dieses Lieferanten

Hier pflegst du, wen du bei diesem Lieferanten anrufst — Vertrieb, Reklamation, Buchhaltung — mit Name, Rolle, Telefon und E-Mail. Der Reiter erscheint, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du Kunden ansehen darfst — dieselbe Berechtigung wie bei der Kundenakte, nicht eine eigene Lieferanten-Berechtigung. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Telefon, E-Mail und Rolle.

Ansprechpartner anlegen

Über das Plus-Symbol öffnest du den Dialog mit Anrede, vor- und nachgestelltem Titel, Vorname, Nachname, Rolle, Telefon und E-Mail. Anders als bei einem Kunden-Mitarbeiter fehlt hier der Shop-Bereich vollständig — ein Lieferanten-Ansprechpartner ist reiner Kontakt, kein B2B-Shop-Nutzer, eine Impersonation oder ein Einladungslink ergäben hier keinen Sinn. Braucht Mitarbeiter bearbeiten.

Ansprechpartner bearbeiten oder löschen

Über das Zeilenmenü — dieselbe Berechtigung wie beim Anlegen. Weil ein Lieferanten-Ansprechpartner nie einen Shop-Zugang hat, zeigt das Menü hier ausschließlich Bearbeiten und Löschen, ohne die shopspezifischen Einträge (Impersonieren, Passwort zurücksetzen, Einladungslink), die du bei Kunden-Mitarbeitern findest.

Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern stehen zwei Bereiche, die unabhängig vom gerade offenen Reiter immer sichtbar bleiben: Aktivitäten für Aufgaben und Anrufe rund um diesen Lieferanten, Dokumente für Unterlagen, die zu ihm gehören. Auf Tablets und Handys rücken beide zugeklappt unter die Reiter. Bei einem gelöschten Lieferanten bleiben sie lesbar: Neue Aufgaben, Anrufe und Dokumente lassen sich nicht mehr anlegen, und abgelegte Dokumente kannst du nur noch herunterladen oder per E-Mail senden, nicht mehr bearbeiten oder löschen.

Aufgabe zum Lieferanten anlegen

Ob du eine Reklamation nachverfolgst, Konditionen neu verhandeln willst oder eine fehlende Gutschrift einforderst — eine Aufgabe am Lieferanten hält fest, wer bis wann was erledigt. Das Aufgaben-Symbol („Neue Aufgabe") in der Kopfzeile von Aktivitäten legt eine Aufgabe an, die direkt an diesem Lieferanten hängt. Der Reiter Bevorstehend zeigt offene Aktivitäten, durchgeführt die erledigten. In der Zeile hakst du eine Aufgabe als erledigt ab; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du sie.

Nicht jeder sieht jede Aufgabe. Du siehst hier nur Aufgaben, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Mit der Berechtigung Alle Aufgaben bearbeiten (oder als Administrator) siehst und bearbeitest du auch die Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen.

Anruf zum Lieferanten protokollieren oder planen

Wie bei einem Kunden gibt es neben dem Aufgaben-Symbol ein Anruf-Symbol („Anruf planen"): Damit hältst du ein geführtes Telefonat mit dem Lieferanten fest oder planst einen Rückruf — etwa um eine Lieferverzögerung nachzufragen. Anrufe sind beim Ansehen nicht eingeschränkt: Alle Anrufe mit diesem Lieferanten stehen hier, egal wer sie angelegt hat. Einen geplanten ausgehenden Anruf hakst du in der Zeile als durchgeführt ab; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du Anrufe. Was die Dialoge im Einzelnen abfragen, ist in den Kundendetails beschrieben — die Bedienung ist dieselbe.

Dokumente zum Lieferanten ablegen

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Lieferanten auf, etwa einen Rahmenvertrag, eine Preisliste oder ein Zertifikat. Zieh sie in das Feld oben oder klick es an; mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Über das Suchfeld „Tippen um nach Namen zu filtern..." findest du ein Dokument nach seinem Namen, ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Über das Zeilenmenü gibt es Bearbeiten, Per E-Mail senden, Download und Löschen; mit dem Kästchen links wählst du alle Dokumente auf einmal aus, um sie gemeinsam zu löschen. Ist noch nichts abgelegt, steht dort „Noch keine Dokumente vorhanden". Wie das Versenden per E-Mail abläuft, ist in den Kundendetails beschrieben.

Verwandte Seiten

• Lieferanten
• Lieferanten-Lieferschein
• Lieferantenstandort
• Lagerdetails
• Lagerbewegungen
• Module
• Kundendetails
• Eingangsrechnungen
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Artikeldetails
• Kontakt-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum sehe ich bei einem Lieferanten keinen Reiter Belege wie bei einem Kunden? Einkaufsbelege entstehen nicht im ERP für den Lieferanten, sondern werden von ihm empfangen. Was du hier stattdessen siehst, sind die physischen Lieferscheine im Reiter Lieferscheine und die Eingangsrechnungen im gleichnamigen Reiter.

Warum lässt sich ein Lieferant nicht endgültig löschen? Sobald ein Lieferant Lagerbewegungen, Lieferanten-Lieferscheine, Belege, Termine, Inventareinträge, Einkaufspreise, Eingangsrechnungen oder Serienrechnungen hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Gebuchte Lagerbewegungen sind nie löschbar, und die Lieferscheine und Rechnungen müssen ihren Lieferanten behalten. Rufst du ihn danach über einen alten Link auf, siehst du ihn weiterhin — nur schreibgeschützt und mit dem Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert".

Wie lösche ich eine falsch gebuchte Lagerbewegung? Gar nicht — Lagerbewegungen werden nie gelöscht, damit die Herkunft jedes Bestands nachvollziehbar bleibt. Im Reiter Lager Zu/Abgang hebst du eine Fehlbuchung über das Zeilenmenü mit Zurückbuchen auf (flinkest bucht eine Gegenbuchung), oder du korrigierst sie mit Bearbeiten (Gegenbuchung plus neue Bewegung mit den richtigen Werten). Beide Seiten tragen danach ein Kennzeichen, das auf die jeweils andere Bewegung verweist.

Wie hängt der hochgeladene Lieferschein mit dem Wareneingang zusammen? Der Upload liest die Positionen aus dem Dokument und gleicht sie automatisch gegen die bei diesem Lieferanten hinterlegten Artikel ab. Die eigentliche Bestandsbuchung — der Wareneingang selbst — passiert danach auf der Lieferschein-Detailseite, zu der dich der Upload direkt weiterleitet. Konnte der Inhalt nicht erkannt werden, ist der Lieferschein ohne Positionen gespeichert, und du bleibst in der Liste; öffne ihn dort und erfasse die Positionen beim Wareneingang von Hand.

Warum sehe ich den Reiter Standorte oder Mitarbeiter nicht? Beide hängen an einer Einstellung in den Kontakt-Einstellungen: Ist die Standortverwaltung bzw. die Mitarbeiterverwaltung dort nicht eingeschaltet, bleibt der jeweilige Reiter ausgeblendet. Den Reiter Standorte siehst du außerdem nur mit der Berechtigung, Lieferantenstandorte anzusehen, den Reiter Mitarbeiter nur, wenn du Kunden ansehen darfst.

Warum ist beim Einkaufspreis eines Artikels ein Gültigkeitszeitraum hinterlegt? Damit befristete Sonderpreise — etwa aus einer Aktion oder einem Rahmenvertrag — nicht den regulären Preis überschreiben. Lässt du „Gültig bis" leer, gilt der Preis unbegrenzt.