Lieferantendetails

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Die Lieferantendetails sind die Akte zu einem einzelnen Lieferanten: die Stammdaten oben, darunter Reiter für alles, was von diesem Betrieb kommt — Lagerzugänge, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, die Artikel, die du bei ihm beziehst, und seine Ansprechpartner. Rechts daneben stehen Aktivitäten und Dokumente. Du kommst hierher, indem du in der Lieferantenliste auf einen Namen klickst.

Lieferantendetails mit Stammdaten, Reiterleiste und den Bereichen Aktivitäten und Dokumente

Kopfbereich

Ganz oben stehen Symbol und Name des Lieferanten. Hinterlegte akademische Titel setzt flinkest dazu — vorangestellte Titel vor den Namen, nachgestellte mit Komma dahinter. Darunter siehst du die Lieferantennummer als Kennzeichen und, sofern Straße, PLZ, Ort und Land vollständig gepflegt sind, die Anschrift.

Rechts liegt die Schaltfläche Bearbeiten; sie öffnet den Stammdaten-Dialog. Daneben ein Menü mit den weiteren Aktionen: E-Mail Historie — nur mit dem Recht, E-Mail-Protokolle zu sehen — und Löschen. Ist das Zusatzmodul für Liefertage freigeschaltet, erscheint im Kopfbereich außerdem die Schaltfläche Liefertage, die zu den Liefertage-Einstellungen führt.

Ist der Lieferant als gelöscht markiert, erscheint statt alldem ein roter Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Reiter, Seitenleiste und Schaltflächen bleiben dann ausgeblendet — der Datensatz ist nur noch zum Nachschauen da.

Diese Seite zeigt nur Lieferanten. Beim Öffnen prüft flinkest, ob der Datensatz wirklich ein Lieferant ist. Rufst du die Adresse mit der Nummer eines Kunden oder eines Mitarbeiters auf, bekommst du eine „nicht gefunden"-Meldung. Kunden haben ihre eigene, ähnlich aufgebaute Detailansicht. Ansehen darf die Seite, wer Lieferanten sehen darf; fehlt dieses Recht, landest du auf einer Hinweisseite, dass der Bereich für dich gesperrt ist.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf der Lieferantendetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Der Dialog „Lieferant bearbeiten"

Bearbeiten öffnet denselben Dialog, mit dem du in der Lieferantenliste einen neuen Lieferanten anlegst. Er ist in Abschnitte geteilt: Persönlich (Typ Unternehmen oder Privatperson, Lieferantennummer mit dem Schalter Auto, Name bzw. Vor- und Nachname, „zu Handen" für die Ansprechperson, Alias Name für die interne Bezeichnung), Adresse, Kommunikation (Telefon und E-Mail), Kontaktinformationen (beliebig viele weitere Kontaktwege), Buchhaltung, Eingangsrechnungen und Anderes mit einer internen Notiz.

Der Dialog „Lieferant bearbeiten" mit dem Abschnitt Buchhaltung und den Feldern Kreditorennummer, BMD-Nummer, IBAN, BIC und Buchungskonto

Der Abschnitt Buchhaltung ist das, was einen Lieferanten von einem Kunden unterscheidet:

Feld	Wofür
UID Nummer	Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, mit Schaltfläche zum Prüfen.
Kreditorennummer	Die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird.
BMD-Nummer	Das Konto dieses Lieferanten in deiner Buchhaltung — es wird beim Buchhaltungsexport verwendet.
IBAN / BIC	Die Bankverbindung des Lieferanten.
Buchungskonto	Alle Positionen eines Eingangsbelegs von diesem Lieferanten werden auf dieses Konto gebucht.

Umgekehrt fehlen hier alle Felder, die nur für Belege an Kunden Sinn ergeben: Zahlungsbedingungen und Skonto, Rabatt, eigene Kopf- und Fußtexte je Belegart, Kostenstelle, Rechnungslauf, Shop-Zugang und Kontaktgruppe.

Was das Buchungskonto bewirkt. Ist hier ein Konto hinterlegt, tragen die Positionen jedes Eingangsbelegs dieses Lieferanten dieses Konto — ohne Rückfrage und ohne dass flinkest je Position ein Konto suchen muss. Genau das steht auch als Hinweis unter dem Feld: „Alle Positionen eines Eingangsbelegs von diesem Lieferanten werden auf dieses Buchungskonto gebucht." Hinterlegen kannst du das Konto auch direkt aus der Buchhaltungs-Übersicht heraus, ohne diesen Dialog zu öffnen; die Auswahlliste selbst pflegst du unter Sachkonten. Dafür braucht dein Benutzer das Recht, Lieferanten zu bearbeiten.

Wozu die Kreditorennummer dient. Trifft eine elektronische Rechnung ein, sucht flinkest den passenden Lieferanten der Reihe nach: zuerst über die UID-Nummer, dann über die Kreditorennummer und zuletzt über Name und PLZ. Alle drei Schritte vergleichen exakt — deshalb lohnt sich eine sauber gepflegte UID- und Kreditorennummer. Bei fotografierten oder eingescannten Belegen entfällt der Schritt über die Kreditorennummer.

Anweisungen zur Erkennung eingehender Rechnungen. Der Abschnitt Eingangsrechnungen enthält genau ein Freitextfeld. Was du dort hinterlegst, gibt flinkest der automatischen Belegerkennung dieses Lieferanten als zusätzliche Hilfestellung mit — etwa Hinweise zu einem ungewöhnlichen Rechnungsaufbau oder dazu, welche der aufgedruckten Nummern die Belegnummer ist. Wirksam wird das nur, wenn der Beleg über UID-Nummer oder über Name und PLZ diesem Lieferanten zugeordnet werden konnte.

Beim Speichern. Bei Unternehmen ist der Name Pflicht, bei Privatpersonen Vor- und Nachname; der angezeigte Name wird dort daraus zusammengesetzt. Eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird auf Gültigkeit geprüft. IBAN und BIC legt flinkest in Großbuchstaben ohne Leerzeichen ab und prüft das Format — passt es nicht, wird nicht gespeichert. Vergibst du die Lieferantennummer selbst und ist sie schon belegt, erscheint „Die Nummer muss eindeutig sein." samt einem Link auf den Lieferanten, der sie hat. Willst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach. Bearbeiten und Speichern brauchen das Recht, Lieferanten zu bearbeiten.

Reiter und Zähler

Unter dem Kopfbereich liegt die Reiterleiste: Übersicht, Lager Zu/Abgang, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Artikel, Mitarbeiter und ganz rechts das Änderungsprotokoll mit Uhr-Symbol. An jedem Reiter steht ein Zähler mit der Anzahl der Einträge; die Zahlen stehen sofort da, auch bevor du den Reiter öffnest.

Welche Reiter erscheinen, hängt von deinen Rechten und von den Einstellungen ab — die Übersicht ist immer da, alle übrigen sind einzeln daran gebunden. Ist ein Reiter ausgeblendet, werden seine Daten gar nicht erst geladen; deshalb geht die Seite bei kleinen Berechtigungsumfängen schneller auf.

Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — du kannst also einen Link direkt auf einen bestimmten Reiter setzen. Auf schmalen Bildschirmen rutschen Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter und lassen sich dort auf- und zuklappen.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes den Lieferanten, einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung, einen Artikelpreis oder eine Lagerbewegung, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden.

Übersicht

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in drei Blöcken zusammen:

Allgemein — Typ (Unternehmen oder Privatperson), Nummer, Alias und UID Nummer. Bei der UID-Nummer steht das Ergebnis der letzten Prüfung als farbiges Kennzeichen darunter: grün für „UID-Nummer ist gültig", rot für „UID-Nummer ist nicht gültig", neutral für „Noch nicht geprüft" — dazu „Zuletzt geprüft" mit dem Zeitpunkt.

Kontaktinformationen — Telefonnummer und E-Mail-Adresse als anklickbare Links sowie hinterlegte LinkedIn- und Xing-Profile.

Anschrift — die Adresse des Lieferanten. Ist sie mit Straße, PLZ und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Standort.

Warum ein Prüfergebnis verschwindet. Wird die UID-Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert — etwa durch einen Import —, verwirft flinkest das alte Ergebnis und stellt auf „Noch nicht geprüft" zurück. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Ein negatives Ergebnis blockiert übrigens nichts: Es ist ein Hinweis, kein Riegel.

Lager Zu/Abgang

Hier stehen alle Lagerbewegungen, die auf diesen Lieferanten verweisen — die neuesten zuerst. Jede Zeile zeigt die Nummer der Bewegung, den Artikel mit Artikelnummer, Datum, Charge, den Benutzer, das Lager und die Menge: Zugänge grün mit Plus, Abgänge rot. Hinterlegte Werte wie Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer stehen als Kennzeichen beim Artikel, eine Notiz als Symbol neben dem Datum. Ein Klick auf den Artikelnamen öffnet die Artikeldetails.

Über das Plus-Symbol erfasst du eine Bewegung von Hand. Im Dialog Lagerbewegung hinzufügen sind Artikel, Menge, Datum, Richtung und Lager Pflicht; der Lieferant ist bereits eingetragen. Dazu kommen EK brutto, Charge, Seriennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und eine Notiz. Verlangt der Artikel eine Charge oder eine Seriennummer, wird ohne sie nicht gespeichert; muss die Seriennummer eindeutig sein, ist nur die Menge 1 erlaubt. Ist der Artikel gar nicht lagergeführt, lehnt flinkest die Bewegung ab. Der Reiter braucht das Recht, Lagerdaten zu sehen — Anlegen, Bearbeiten und Löschen zusätzlich das Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten.

Woher die meisten Zeilen kommen. Von Hand erfasst wird hier selten. Der übliche Weg ist der Wareneingang zu einem Lieferschein (siehe unten): Er legt für jede übernommene Position eine Zugangsbewegung an, mit Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum vom Beleg — und genau die tauchen dann hier auf. Als Zeitpunkt trägt eine so entstandene Bewegung immer den Moment des Wareneingangs; ein im Wareneingang abweichend gewähltes Datum wird derzeit nicht übernommen.

Lieferscheine

Der Reiter sammelt die Lieferscheine, die dieser Lieferant dir geschickt hat. Oben liegt ein Feld zum Hochladen: zieh eine Datei hinein oder klick es an. Akzeptiert werden PDF-Dateien, Fotos (JPG, PNG) und einfache Textdateien, eine Datei je Vorgang.

Nach dem Hochladen liest flinkest den Lieferschein aus — das dauert einen Moment, der Hinweis sagt es. Erkannt werden Lieferscheinnummer, Lieferscheindatum, die Lieferadresse und die einzelnen Positionen. Jede Position versucht flinkest über die Artikelnummer des Lieferanten deinem Bestand zuzuordnen: zuerst den Rohstoffen, dann den Artikeln. Gepflegt wird diese Nummer im Reiter Artikel weiter unten — je vollständiger sie dort steht, desto mehr Positionen sind schon zugeordnet. Danach öffnet flinkest den neuen Lieferanten-Lieferschein sofort.

Die Liste zeigt je Zeile die Lieferscheinnummer (ohne erkannte Nummer steht dort „Keine Nummer"), den Namen, das Datum und die Anzahl der Positionen. Ein Klick auf die Nummer öffnet den Beleg; dort liegen das Dokument, die Positionen, die daraus entstandenen Lagerbewegungen und die Schaltfläche Wareneingang durchführen, die die Positionen ins Lager bucht. Im Zeilenmenü hier findest du Bearbeiten — es öffnet den Dialog Lieferschein bearbeiten mit Lieferscheinnummer und Datum — sowie Löschen. Unten links exportierst du die Liste. Der Reiter braucht das Recht, Lieferscheine zu sehen.

Eingangsrechnungen

Hier stehen alle Eingangsrechnungen dieses Lieferanten, nach Belegdatum absteigend. Über dem Listenkopf liegt wieder ein Upload-Feld für PDF-Dateien, Fotos und Textdateien — diesmal auch für mehrere Dateien auf einmal.

Eine Datei: Sie wird hochgeladen, danach startet die automatische Belegerkennung im Hintergrund und flinkest springt direkt in den neuen Eingangsbeleg.
Mehrere Dateien: Sie wandern in eine Warteschlange und werden nacheinander abgearbeitet; die Ansicht wechselt sofort in die Liste der Eingangsrechnungen.

Der Lieferant steht damit fest. Ein Beleg, den du von dieser Seite aus hochlädst, wird diesem Lieferanten zugeordnet — und die automatische Erkennung überschreibt diese Zuordnung nicht, auch wenn sie am Beleg einen anderen Absender liest. Das ist der bequemste Weg für Lieferanten, deren Belege sich schlecht auslesen lassen.

Jede Zeile zeigt die Belegnummer, den Lieferanten mit Adresse, Belegdatum, Bezahldatum und die Summe. Ein Klick auf Nummer oder Namen öffnet den Beleg. Das Zeilenmenü bietet In Liste verschieben bzw. In Ablage verschieben und Löschen — Belege in der Ablage sind noch nicht geprüft und gehen nicht in den Buchhaltungsexport. Unten links exportierst du die Liste. Der Reiter braucht das Recht, Eingangsrechnungen zu sehen; Hochladen, Verschieben und Löschen zusätzlich das Recht, sie zu bearbeiten.

Artikel

Der Reiter hält fest, welche Artikel du bei diesem Lieferanten beziehst — mit seinem Einkaufspreis und seiner Artikelnummer. Jede Zeile zeigt den Artikelnamen, darunter „Art.Nr." mit der Nummer des Lieferanten und den Gültigkeitszeitraum, rechts den Preis unter EK brutto. Ein Klick auf den Namen öffnet die Artikeldetails.

Über das Plus-Symbol legst du einen Eintrag an. Im Dialog Artikel für Lieferant hinzufügen sind Artikel, Lieferant und Gültig ab Pflicht — der Lieferant ist schon eingetragen, als Gültigkeitsbeginn steht das heutige Datum. Preis und Artikelnummer sind freiwillig: Beim Lieferanten darf ein Eintrag auch nur die Artikelnummer tragen, ohne Preis. Gültig bis bleibt für unbegrenzte Gültigkeit leer.

Warum die Artikelnummer wichtiger ist als der Preis. Sie ist der Schlüssel, mit dem flinkest die Positionen eines hochgeladenen Lieferscheins deinen Artikeln zuordnet. Ohne sie bleibt die Position beim Wareneingang unzugeordnet und muss von Hand einem Artikel zugewiesen werden.

Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden. Für dieselbe Kombination aus Lieferant und Artikel darf es zu einem Zeitpunkt nur einen Eintrag geben. Deckt ein bestehender Eintrag den neuen Zeitraum ganz ab, wird nicht gespeichert. Ein neuer Preis entsteht also als zusätzlicher Eintrag mit eigenem Gültig ab — der alte bleibt als Historie stehen. Anlegen, Bearbeiten und Löschen brauchen das Recht, Preise zu bearbeiten; der Reiter selbst das Recht, Artikel zu sehen.

Mitarbeiter

Hier pflegst du die Ansprechpartner beim Lieferanten — mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Über das Plus-Symbol legst du einen an, das Zeilenmenü bietet Bearbeiten und, mit dem Recht Mitarbeiter zu bearbeiten, Löschen. Ein Klick auf den Namen öffnet eine Übersicht mit Zugehörigkeit, Kontaktdaten und Rolle. Der Reiter erscheint nur, wenn die Mitarbeiterverwaltung in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und dein Benutzer Kunden sehen darf.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Lieferanten geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern stehen zwei feste Bereiche.

Aktivitäten bündelt Aufgaben und Anrufe zu diesem Lieferanten. Über die beiden Symbole in der Kopfzeile legst du eine Aufgabe oder einen Anruf an — beides schon mit dem Lieferanten verknüpft. In der Zeile hakst du eine Aufgabe als erledigt bzw. einen Anruf als durchgeführt ab, bearbeitest oder löschst sie. Ist noch nichts erfasst, steht dort „noch keine Aktivitäten".

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Lieferanten auf — Preislisten, Rahmenverträge, Konditionsschreiben. Zieh sie in das Feld oben oder klick es an; mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, per E-Mail senden, Download und Löschen. Beide Bereiche verhalten sich wie bei den Kundendetails, wo sie ausführlich beschrieben sind.

Aktionen

Stammdaten ändern. Klicke oben rechts auf Bearbeiten, ändere die Felder und speichere. Nach dem Speichern bleibst du hier, Kopfbereich und Übersicht aktualisieren sich sofort.

Lieferschein erfassen. Reiter Lieferscheine, Datei ins Feld ziehen. flinkest liest den Beleg aus und öffnet ihn; dort buchst du mit Wareneingang durchführen die Positionen ins Lager.

Eingangsrechnung erfassen. Reiter Eingangsrechnungen, Datei ins Feld ziehen. Der Beleg landet mit diesem Lieferanten in der Ablage der Eingangsrechnungen und wird automatisch ausgelesen.

Einkaufspreis oder Artikelnummer hinterlegen. Reiter Artikel, Plus-Symbol, Artikel wählen, Preis und/oder Artikelnummer des Lieferanten eintragen, Gültigkeitsbeginn setzen.

E-Mail-Verlauf ansehen. Im Menü der weiteren Aktionen auf E-Mail Historie. Es öffnet sich ein Fenster mit allen E-Mails, die zu diesem Lieferanten verschickt wurden.

Lieferant löschen. Im Menü der weiteren Aktionen auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Danach landest du wieder in der Lieferantenliste. Hängen am Lieferanten Belege, Termine oder Lagerbewegungen, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur aus der Liste genommen — seine Eingangsrechnungen und die Herkunft der Chargen bleiben damit erhalten. Erst ein Lieferant ohne solche Bezüge verschwindet endgültig. In beiden Fällen werden seine Termine, Anrufe und Standorte mitgelöscht.

Unterlisten exportieren. Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Artikel haben unten links ein Download-Symbol. Der Export übernimmt immer die Einschränkung auf diesen Lieferanten — du bekommst also nie fremde Datensätze mit. Für Lager Zu/Abgang und Mitarbeiter gibt es keinen Export.

Häufige Fragen

Warum kann ich aus den Lieferantendetails kein Angebot und keine Rechnung erstellen? Weil solche Belege an Kunden gehen. Was du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du hier als Lieferschein oder als Eingangsrechnung. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen an Kunden legst du in den Kundendetails oder direkt in der jeweiligen Belegliste an.

Wie sorge ich dafür, dass die Positionen einer Eingangsrechnung immer auf dasselbe Konto gebucht werden? Öffne Bearbeiten, trage im Abschnitt Buchhaltung das Buchungskonto ein und speichere. Danach übernehmen alle Positionen eines Eingangsbelegs dieses Lieferanten dieses Konto, ohne dass flinkest je Position ein Konto ermitteln muss. Dasselbe Konto lässt sich auch aus der Buchhaltungs-Übersicht heraus am Lieferanten hinterlegen.

Wozu dient die Artikelnummer im Reiter Artikel? Es ist die Nummer, unter der der Lieferant den Artikel führt. flinkest ordnet damit die Positionen eines hochgeladenen Lieferscheins deinen Artikeln zu. Ohne diese Nummer bleibt die Position unzugeordnet und muss beim Wareneingang von Hand einem Artikel zugewiesen werden. Ein Preis ist dabei nicht nötig — ein Eintrag darf auch nur die Artikelnummer tragen.

Ich habe einen Lieferschein hochgeladen — wie kommt die Ware ins Lager? Öffne den Lieferschein über seine Nummer im Reiter Lieferscheine und klicke dort auf Wareneingang durchführen. Im Dialog prüfst du je Position Artikel, Menge, Lager und Charge und hakst an, was übernommen werden soll. Danach stehen die Zugänge im Reiter Lager Zu/Abgang des Lieferanten — mit dem Zeitpunkt des Wareneingangs als Buchungsdatum. Führst du den Wareneingang zu demselben Lieferschein zweimal durch, wird die Menge zweimal eingebucht.

Ein Beleg wurde dem falschen Lieferanten zugeordnet — was hilft? Lade ihn direkt aus den Lieferantendetails hoch: Dabei setzt flinkest diesen Lieferanten fest, und die automatische Erkennung ändert ihn nicht mehr. Dauerhaft hilft eine gepflegte UID-Nummer, denn danach sucht flinkest zuerst, dann nach der Kreditorennummer und erst zuletzt nach Name und PLZ.

Warum lässt sich ein Lieferant nicht endgültig löschen? Sobald Belege, Termine oder Lagerbewegungen auf ihn verweisen, bleibt er im Hintergrund erhalten und verschwindet nur aus der Liste. Anders würden Eingangsrechnungen und Chargen ihre Herkunft verlieren.

Warum sehe ich den Reiter Mitarbeiter nicht? Die Mitarbeiterverwaltung ist ausgeschaltet, solange du sie nicht brauchst — du schaltest sie in den Kontakt-Einstellungen ein. Zusätzlich braucht dein Benutzer das Recht, Kunden zu sehen: Mitarbeiter hängen an dieser Berechtigung, auch wenn sie zu einem Lieferanten gehören.