Kontakt-Einstellungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Hier legst du die Grundregeln für deine Kunden- und Lieferantenstammdaten fest: nach welchem Muster flinkest Kunden- und Lieferantennummern vergibt, ob ein neuer Kontakt zuerst als Unternehmen oder als Privatperson angelegt wird und welche Zusatzbereiche — Standorte, Mitarbeiter, Inventar — an einem Kontakt überhaupt auftauchen. Vor allem aber ist diese Seite die Stelle, an der du bestehende Kunden- und Lieferantenlisten aus einer Datei einspielst — der einzige Ort in der Oberfläche, an dem es diesen Import gibt. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten.

Reiter „Kunden" der Kontakt-Einstellungen mit Nummernkreis, Standardtyp und den Schaltern für Standorte und Mitarbeiter

Kopfzeile

Oben steht der Titel „Kontakte allgemein", rechts daneben drei Schaltflächen:

Kunden importieren — öffnet den Import-Dialog für Kunden (siehe unten).
Lieferanten importieren — dasselbe für Lieferanten.
Speichern — schreibt die Werte beider Reiter gemeinsam. Danach erscheint die Meldung „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert".

Was das Speichern anfasst. flinkest legt deine Eingaben über die bestehenden Einstellungen, statt sie zu ersetzen — Werte anderer Einstellungsseiten bleiben unangetastet. Geändert werden immer nur die Voreinstellungen für künftige Kontakte; bereits angelegte Kunden und Lieferanten behalten ihre Nummer und ihren Typ.

Reiter „Kunden"

Allgemein. Das Feld Nummernkreis bestimmt den Aufbau der Kundennummer. Über die Schaltfläche daneben öffnet sich die Liste Platzhalter: mit vier Bausteinen — {number} („fortlaufende Nummer, Pflichtfeld"), {year} („aktuelles Jahr"), {month} („aktueller Monat") und {day} („aktueller Tag"). Ein Klick auf einen Baustein setzt ihn mit einem Bindestrich getrennt in das Feld ein, sodass aus KD und {number} das Muster KD-{number} wird. Darunter wählst du unter Standardtyp bei neuem Kunden zwischen Unternehmen und Privatperson — das ist die Vorbelegung des Feldes „Typ", wenn du in der Kundenliste auf Neu klickst.

Wie die Kundennummer entsteht. Vergeben wird sie beim Speichern des Kunden, und zwar nur, wenn das Nummernfeld leer geblieben ist. Die laufende Zahl ist die Anzahl aller jemals angelegten Kunden plus eins — gelöschte zählen mit, damit keine Nummer ein zweites Mal auftaucht. Ist die so gebildete Nummer trotzdem schon vergeben, zählt flinkest weiter, bis eine freie gefunden ist. Kunden und Lieferanten haben getrennte Zähler: dieselbe Nummer darf einmal als Kundennummer und einmal als Lieferantennummer vorkommen. Zwei Feinheiten des Musters stehen nicht in der Platzhalterliste: {year} setzt die zweistellige Jahreszahl ein — die vierstellige bekommst du mit {Year} (großes Y) —, und mit {number:4} erzwingst du führende Nullen, also 0007 statt 7.

Standorte. Das Kästchen Standorte aktivieren schaltet den Standort-Bereich frei. Der Erklärtext im Formular beschreibt, wofür: Standorte helfen, Kunden mit mehreren Filialen, Büros oder Lagern zu ordnen, und bekommen in der Detailansicht einen eigenen Bereich. Eingeschaltet erscheint die Standort-Auswahl an vielen Stellen — im Kunden- und Lieferanten-Dialog, beim Empfänger einer Rechnung, im Arbeitsbericht, bei Terminen im Kalender und beim Inventareintrag. Ausgeschaltet verschwinden diese Felder, die bereits erfassten Standortdetails bleiben aber erhalten.

Mitarbeiter. Mitarbeiter aktivieren blendet das Panel für Ansprechpersonen ein — laut Erklärtext gedacht für Kunden mit mehreren Ansprechpartnern. Es erscheint dann in den Kundendetails, in den Lieferantendetails und als Auswahlfeld im Projekt.

Inventar. Inventar aktivieren blendet die Inventarliste in den Kundendetails ein — also die Aufstellung darüber, welche Geräte und Anlagen beim Kunden stehen. Sichtbar wird sie nur für Benutzer, die auch das Lager sehen dürfen.

Diese drei Schalter gelten auch für Lieferanten. Obwohl sie im Reiter „Kunden" stehen, steuern sie beide Kontaktarten: Ohne Standorte aktivieren gibt es auch am Lieferanten keine Standorte, ohne Mitarbeiter aktivieren kein Mitarbeiter-Panel in den Lieferantendetails. Im Reiter „Lieferanten" tauchen sie deshalb kein zweites Mal auf.

Reiter „Lieferanten"

Hier gibt es nur den Block Allgemein mit denselben zwei Feldern: Nummernkreis für die Lieferantennummer — mit derselben Platzhalterliste — und Standardtyp bei neuem Lieferanten. Beides wirkt ausschließlich auf neu angelegte Lieferanten. Weil die Zähler getrennt laufen, lohnt sich ein eigenes Kürzel im Muster, etwa LI-{number}, damit man einer Nummer ansieht, worum es geht.

Kunden und Lieferanten importieren

Die beiden Schaltflächen oben rechts öffnen jeweils einen gleich aufgebauten Dialog — „Kunden importieren" bzw. „Lieferanten importieren". Er führt in vier Schritten von der Datei zum fertigen Datensatz.

Dialog „Kunden importieren" mit dem Ablagefeld für die Importdatei

1. Datei hochladen. Unter Datei hochladen liegt ein Ablagefeld („Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen"). Angenommen werden CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, jeweils genau eine. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten; bei Excel-Dateien wird nur das zuerst geöffnete Tabellenblatt gelesen. Umlaute sind kein Problem: flinkest erkennt die Zeichenkodierung selbst und rechnet sie um. Ist die Datei eingelesen, steht ihr Name mit der Größe im Dialog, daneben Datei ändern zum Austauschen.

2. Trennzeichen. Nur bei CSV-Dateien. Voreingestellt ist das Semikolon; die Liste enthält außerdem eine automatische Erkennung sowie Komma, Tabulator und senkrechten Strich — beschriftet sind diese Einträge englisch (Auto-detect, Comma (,), Tab, Pipe (|), Semicolon (;)). Wählst du die automatische Erkennung, zeigt flinkest unter Erkanntes Trennzeichen an, worauf es sich festgelegt hat. Jede Änderung liest die Datei neu ein.

3. Spalten zuordnen. Die Tabelle Spaltenzuordnung stellt in der Spalte Zielfeld (System) alle Felder auf, die flinkest befüllen kann, und lässt dich unter Quellspalte (Datei) je Feld die passende Spalte deiner Datei wählen. Rechts steht der Status: Zugeordnet, Erforderlich oder Optional. Über der Tabelle sagt eine Zeile, wie viele Spalten und Datenzeilen gefunden wurden, und über das Suchfeld Felder suchen... findest du ein Zielfeld in der langen Liste.

Zugeordnet wird zunächst automatisch: flinkest vergleicht die Überschriften deiner Datei mit den Feldnamen und mit hinterlegten Schreibweisen — „Firmenname" trifft auf Name, „PLZ" auf Postleitzahl, „UID-Nummer" auf UID Nummer. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute und Sonderzeichen spielen dabei keine Rolle. Was nicht sitzt, korrigierst du von Hand; Keine Zuordnung entfernt eine Zuordnung wieder.

Pflicht ist nur ein einziges Feld: Name. Solange es nicht zugeordnet ist, bleibt die Schaltfläche Importieren grau und im Dialog steht der Hinweis „Pflichtfelder nicht zugeordnet" mit dem Satz „Bitte ordnen Sie alle Pflichtfelder vor dem Import zu". Alles andere — Adresse, Telefon, E-Mail, Steuernummer, Notiz — ist optional. Neben den Stammdatenfeldern gibt es Gruppen für Buchhaltungseinstellungen (Kreditorennummer, BMD-Nummer, Umsatzart, IBAN, BIC, Kontonummer), Zahlungsbedingungen, Belegtexte und Shop-Einstellungen. Die Feldliste ist für beide Importe identisch; was bei Lieferanten keine Rolle spielt, lässt du einfach unzugeordnet.

Feste Werte und Nachschlagen. Beim Feld Typ kannst du statt einer Spalte einen festen Wert wählen — „Fest: Unternehmen" oder „Fest: Privatperson" — und damit die ganze Datei auf eine Kontaktart festlegen. Beim Feld Kontonummer steht hinter jeder Spalte der Zusatz „(Relationslookup)": flinkest sucht den Wert unter deinen Sachkonten und trägt das gefundene Konto ein. Findet es keines, bleibt das Feld leer — angelegt wird nichts. Die Felder Land-ID, Kontaktgruppe, Hauptkontakt und Standardstandort erwarten dagegen die interne Nummer des jeweiligen Eintrags, nicht dessen Namen; steht in deiner Datei ein Klartext wie „Österreich", lässt du das Feld besser unzugeordnet und ergänzt es später.

4. Vorschau. Unter Vorschau zeigt flinkest die ersten Zeilen so, wie sie nach der Zuordnung ankommen — jede Spalte trägt den Namen des Zielfeldes. Das ist die letzte Gelegenheit, eine verrutschte Zuordnung zu bemerken. Ist noch nichts zugeordnet, steht dort „Noch keine Felder zugeordnet".

Bestehende Kontakte vorher löschen. Ganz oben im Dialog liegt das Kästchen Bestehende Kunden vor Import löschen mit dem Warnhinweis „Dies wird alle bestehenden Kunden dauerhaft löschen". Es ist wörtlich gemeint: Alle Kunden werden entfernt, nicht nur ausgeblendet, und lassen sich nicht zurückholen. Beim Lieferantenimport hat dasselbe Kästchen eine zusätzliche Wirkung, die man kennen muss: Es löscht zuerst sämtliche Eingangsrechnungen deines Betriebs, und zwar unabhängig davon, welche Lieferanten in der Datei stehen. Lass das Kästchen deshalb aus, sofern du nicht wirklich einen leeren Bestand neu aufbauen willst.

flinkest prüft beim Öffnen der Seite, ob ein solcher Rundumschlag überhaupt möglich ist. Hängt an auch nur einem Kontakt etwas dran — Belege, Termine oder, bei Lieferanten, Lagerbestände —, erscheint statt des Kästchens ein gelber Hinweis in der Form „Bestehende Kunden können nicht gelöscht werden: 3 von 40 Kunden haben verknüpfte Daten" — mit den tatsächlichen Zahlen deines Bestands, bei Lieferanten mit dem entsprechenden Wortlaut. Dann ist nur noch der Import ohne vorheriges Löschen möglich.

Dialog „Lieferanten importieren" mit dem Ablagefeld für die Importdatei

Der Import selbst. Ein Klick auf Importieren öffnet die Rückfrage „Import bestätigen" — je nach Kästchen mit dem Text „Sind Sie sicher, dass Sie die Kunden importieren möchten?" oder „Sind Sie sicher, dass Sie alle bestehenden Kunden löschen und neue importieren möchten?". Erst Ja, ausführen startet den Lauf; Abbrechen bricht ihn ab. Danach schließt sich der Dialog und das Fenster Importfortschritt übernimmt.

Was im Fortschrittsfenster steht. Ein Balken und darunter die aktuelle Phase: „Import wird vorbereitet...", bei gesetztem Häkchen „… bestehende Einträge gelöscht", dann „Importiere Zeile 128 von 1.204" mit der laufenden Bilanz „120 erstellt, 6 aktualisiert, 2 fehlgeschlagen". Zum Schluss läuft „Suchindex wird aktualisiert..." — dabei baut flinkest die Kontaktsuche komplett neu auf, was bei großen Beständen noch einmal dauern kann. Fertig ist der Lauf mit „Import abgeschlossen"; erst dann lässt sich das Fenster schließen. Gab es keinen einzigen Fehler, steht dort „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen".

Was bei Dubletten passiert. Vor jeder Zeile sucht flinkest einen passenden vorhandenen Kontakt derselben Art: zuerst über die E-Mail-Adresse, und nur wenn keine im Spiel ist, über die Kontaktnummer. Wird einer gefunden, werden dessen Felder überschrieben statt einen zweiten Datensatz anzulegen — er zählt in der Bilanz als „aktualisiert". Enthält deine Datei weder E-Mail noch Kontaktnummer, gibt es keinen Abgleich: Jeder Lauf legt dann neue Kontakte an, ein zweiter Durchgang derselben Datei erzeugt also Dubletten.

Was mit fehlerhaften Zeilen passiert. Der Import bricht nicht ab. Jede Zeile wird für sich verarbeitet; scheitert sie, wird sie übersprungen, als „fehlgeschlagen" gezählt und im unteren Teil des Fortschrittsfensters unter Importfehler mit Zeile, Feld und Fehlermeldung aufgeführt. Typische Gründe: Der Name fehlt bei einem Unternehmen, bei einer Privatperson fehlen Vor- oder Nachname, die Kontaktnummer ist schon vergeben („Die Nummer muss eindeutig sein.") oder ein Land außerhalb der EU trifft auf eine hinterlegte Umsatzart („Beim Erlöstyp 'EU' ist die Umsatzsteueridentifikationsnummer erforderlich."). Eine E-Mail-Adresse in ungültiger Schreibweise lässt die Zeile dagegen nicht scheitern: Sie wird stillschweigend verworfen und der Kontakt ohne E-Mail-Adresse angelegt — in der Fehlerliste taucht das nicht auf. Wenn nach einem Import bei einzelnen Kontakten die E-Mail-Adresse fehlt, lohnt ein Blick in die Ausgangsdatei. Nur wenn der Lauf als Ganzes abbricht — etwa bei einem unlesbaren Dateiformat —, wird alles zurückgenommen, was er bis dahin geschrieben hat, und es erscheint „Import fehlgeschlagen".

Rückgängig machen geht nicht. Es gibt keine Schaltfläche, die einen Import zurücknimmt. Importierte Kontakte musst du einzeln in der Kundenliste oder Lieferantenliste löschen. Deshalb: erst mit einer kleinen Testdatei von zehn Zeilen laufen lassen, das Ergebnis ansehen, dann die vollständige Datei.

Wer importieren darf. Der ganze Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten; zusätzlich verlangt der Kundenimport das Recht, Kunden zu bearbeiten, und der Lieferantenimport das Recht, Lieferanten zu bearbeiten.

Aktionen

Einstellungen speichern. Werte in beiden Reitern anpassen und oben rechts auf Speichern klicken. Es gibt kein Speichern pro Reiter — sieh also beide durch, bevor du klickst.

Kunden importieren. Oben rechts auf Kunden importieren, Datei ablegen, Trennzeichen prüfen, Spalten zuordnen, Vorschau ansehen, Importieren, Rückfrage mit Ja, ausführen bestätigen. Ergebnis: Für jede Zeile ein neuer Kunde — oder ein aktualisierter, wenn E-Mail-Adresse oder Kontaktnummer schon vorhanden waren.

Lieferanten importieren. Derselbe Weg über Lieferanten importieren. Ergebnis: neue oder aktualisierte Einträge in der Lieferantenliste. Achte hier besonders auf das Löschkästchen — es räumt zusätzlich alle Eingangsrechnungen ab.

Ein Nummernmuster ausprobieren. Trage das Muster ein, speichere und lege danach in der Kundenliste testweise einen Kunden mit leerem Nummernfeld an. Die vergebene Nummer zeigt sofort, ob das Muster passt.

Häufige Fragen

Welches Dateiformat brauche ich für den Kunden- oder Lieferantenimport? Eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei bis 100 MB, deren erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Bei CSV ist das Semikolon voreingestellt, Komma, Tabulator und senkrechter Strich stehen zur Auswahl, ebenso eine automatische Erkennung. Bei Excel-Dateien wird nur das erste Tabellenblatt gelesen. Umlaute musst du nicht umwandeln — die Zeichenkodierung erkennt flinkest selbst.

Welche Spalten sind beim Import Pflicht? Nur eine: Name. Solange sie nicht zugeordnet ist, bleibt Importieren grau und flinkest zeigt „Pflichtfelder nicht zugeordnet". Alles Weitere ist optional. Setzt du das Feld Typ auf „Privatperson", brauchen die betroffenen Zeilen zusätzlich Vor- und Nachname, sonst scheitern sie.

Was passiert beim Import mit Kunden, die es schon gibt? flinkest sucht zuerst über die E-Mail-Adresse und, falls keine vorhanden ist, über die Kontaktnummer nach einem Kontakt derselben Art. Wird einer gefunden, wird er aktualisiert statt doppelt angelegt. Enthält die Datei weder E-Mail-Adresse noch Kontaktnummer, entstehen bei jedem Lauf neue Einträge — dann erzeugt ein zweiter Durchgang Dubletten.

Bricht der Import ab, wenn eine Zeile fehlerhaft ist? Nein. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und im Fortschrittsfenster unter „Importfehler" mit Zeilennummer, Feld und Fehlermeldung aufgelistet; alle übrigen Zeilen werden importiert. Nur wenn der Lauf als Ganzes scheitert — etwa bei einem nicht lesbaren Dateiformat —, wird alles zurückgenommen.

Kann ich einen Import rückgängig machen? Nein, dafür gibt es keine Funktion. Falsch importierte Kontakte musst du einzeln in der Kunden- bzw. Lieferantenliste löschen. Teste einen neuen Aufbau deshalb zuerst mit einer kurzen Datei.

Warum ist das Kästchen „Bestehende Kunden vor Import löschen" nicht da? Weil an mindestens einem Kunden bereits Belege, Termine oder Lagerbestände hängen. Statt des Kästchens steht dann der Hinweis „Bestehende Kunden können nicht gelöscht werden: … haben verknüpfte Daten". Der Import ohne vorheriges Löschen funktioniert weiterhin.

Ich habe den Nummernkreis geändert — warum haben alte Kunden noch die alten Nummern? Das Muster wirkt nur auf Kontakte, die danach neu angelegt werden und deren Nummernfeld leer bleibt. Bestehende Nummern werden nie nachträglich umgeschrieben; sie sollen dauerhaft auf denselben Datensatz zeigen.

Ich habe „Standorte aktivieren" ausgeschaltet — sind meine Standorte weg? Nein. Der Schalter blendet die Standort-Felder und den Standort-Bereich nur aus; die erfassten Standorte bleiben gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da. Beachte, dass der Schalter auch für Lieferanten gilt, obwohl er im Reiter „Kunden" steht.