Kontakt-Einstellungen
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-15
Hier legst du die Grundregeln für deinen Kunden- und Lieferantenstamm fest: nach welchem Muster flinkest Kunden- und Lieferantennummern vergibt, ob ein neuer Kontakt zuerst als Unternehmen oder als Privatperson angelegt wird, mit welcher Fakturierungsart ein neuer Kunde startet und welche Zusatzbereiche — Standorte, Mitarbeiter, Inventar — an einem Kontakt überhaupt auftauchen. Vor allem aber ist diese Seite die Stelle, an der du bestehende Kunden- und Lieferantenlisten aus einer Datei einspielst — der einzige Ort in der Oberfläche, an dem es diesen Import gibt. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten. Zwei Reiter — Kunden und Lieferanten — trennen die beiden Kontaktarten; jeder Reiter hat einen eigenen Anker in der Adresszeile, sodass sich direkt auf einen Reiter verlinken lässt.

Kundennummern und Standardwerte
Nummernkreis-Muster festlegen
Das Feld Nummernkreis im Reiter „Kunden" bestimmt den Aufbau der Kundennummer — jeder Betrieb hat eigene Konventionen (Präfix, Datumsanteil), und das Muster ist die Vorlage, nach der flinkest jede neue Nummer zusammensetzt. Über die Schaltfläche daneben öffnet sich die Liste Platzhalter: mit vier Bausteinen — {number} (fortlaufende Nummer, Pflichtfeld — ein Muster ohne diesen Baustein hätte gar keinen Zähler), {year} (aktuelles Jahr, zweistellig), {month} (aktueller Monat) und {day} (aktueller Tag). Ein Klick auf einen Baustein setzt ihn mit einem Bindestrich getrennt an der Cursorposition ein, sodass aus KD und {number} das Muster KD-{number} wird.
Zwei weitere Schreibweisen funktioniert das Muster zusätzlich, stehen aber nicht in der Platzhalterliste und lassen sich nur von Hand eintippen: {Year} (großes Y) für die vierstellige statt der zweistelligen Jahreszahl, und {number:4} für führende Nullen bis zur angegebenen Stellenzahl, also 0007 statt 7.
Wie die nächste Nummer berechnet wird. Vergeben wird sie beim Speichern des Kunden, und zwar nur, wenn das Nummernfeld leer geblieben ist. Die laufende Zahl ist die zuletzt automatisch vergebene Nummer dieser Art plus eins — gelöschte Kunden zählen mit, damit keine Nummer ein zweites Mal auftaucht. Kunden, deren Nummer du von Hand eingetragen oder über einen Import mitgebracht hast, zählen für diese Fortsetzung nicht mit — es ist damit keine lückenlose Folge im buchhalterischen Sinn, sondern eine praktische Vergabe. Trifft die so berechnete nächste Nummer zufällig auf eine bereits von Hand vergebene, springt flinkest automatisch zur nächsten freien Nummer weiter, statt beim Speichern mit „Die Nummer muss eindeutig sein." abzubrechen. Legen zwei Benutzer im selben Moment einen Kontakt derselben Art an, sperrt flinkest die Vergabe kurzzeitig, sodass keine doppelte Nummer entstehen kann. Enthält das Muster {year}, {month} oder {day}, wechselt die Nummer beim Jahres-, Monats- oder Tageswechsel automatisch mit — der Zähler selbst beginnt dabei aber nicht neu, weil er an die zuletzt vergebene Nummer anschließt, nicht an ein Datum.
Standardtyp bei neuem Kunden
Das Dropdown Standardtyp bei neuem Kunden legt fest, ob das Feld „Typ" beim Anlegen eines neuen Kunden über die Kundenliste standardmäßig auf Unternehmen oder Privatperson steht — reine Vorbelegung, damit der häufigere Fall im Betrieb nicht jedes Mal umgeschaltet werden muss. Beim Anlegen eines einzelnen Kunden lässt sich der Typ trotzdem jederzeit umschalten, und bereits bestehende Kunden ändert die Einstellung nicht.
Standard-Fakturierungsart bei neuem Kunden
Dieses Feld legt vor, welche Fakturierungsart ein neu angelegter Kunde bekommt: Sofort nach Lieferschein, Monatliche Sammelrechnung (die Vorgabe) oder Manuell. Die Fakturierungsart entscheidet später bei jedem einzelnen Kunden, was automatisch passiert, sobald einer seiner Lieferscheine unterschrieben bzw. finalisiert wird: Bei „Sofort nach Lieferschein" erzeugt, finalisiert und verschickt flinkest die Rechnung von selbst; bei den beiden anderen Werten bleibt der Lieferschein liegen, bis ihn jemand im Rechnungslauf verrechnet — ausführlich erklärt bei den Kunden. Geändert wird hier nur die Vorauswahl für künftig neu angelegte Kunden; bei jedem bestehenden Kunden lässt sich die Fakturierungsart in den Kundendetails trotzdem jederzeit einzeln umstellen, unabhängig von dieser Voreinstellung. Über den Kunden-Import neu angelegte Kunden bekommen diese Vorauswahl nicht — sie erhalten immer den Werksstandard „Monatliche Sammelrechnung".
Zusatzbereiche für Kunden und Lieferanten freischalten
Die drei folgenden Schalter stehen zwar im Reiter „Kunden", wirken aber gleichermaßen auf Kunden und Lieferanten — es gibt keinen separaten Lieferanten-Schalter dafür, im Reiter „Lieferanten" tauchen sie deshalb kein zweites Mal auf. Alle drei steuern ausschließlich die Sichtbarkeit: Bereits erfasste Standorte, Mitarbeiter und Inventareinträge bleiben beim Ausschalten gespeichert und erscheinen nach dem Wiedereinschalten unverändert.
Standorte aktivieren
Das Kästchen Standorte aktivieren schaltet den Standort-Bereich frei — gedacht für Kunden und Lieferanten mit mehreren Filialen, Büros oder Lagern. Eingeschaltet erscheint die Standort-Auswahl an vielen Stellen: im Kunden- und Lieferanten-Dialog, beim Empfänger einer Rechnung, im Arbeitsbericht, bei Terminen im Kalender und beim Inventareintrag, dazu ein eigener Bereich in den Kundendetails und den Lieferantendetails. Ausgeschaltet verschwinden diese Felder, die bereits erfassten Standortdetails bleiben aber erhalten.
Mitarbeiter aktivieren
Mitarbeiter aktivieren blendet das Panel für Ansprechpersonen ein — gedacht für Kunden und Lieferanten mit mehreren Ansprechpartnern. Es erscheint dann in den Kundendetails, in den Lieferantendetails und als Auswahlfeld im Projekt.
Inventar aktivieren
Inventar aktivieren blendet die Inventarliste in den Kundendetails ein — die Aufstellung, welche Geräte und Anlagen beim Kunden stehen. Sichtbar wird sie nur für Benutzer, die zusätzlich das Lager sehen dürfen. Für Lieferanten gibt es keine Inventarliste.
Nummernkreis und Standardtyp für Lieferanten
Eigener Nummernkreis für Lieferanten
Im Reiter „Lieferanten" gibt es ein eigenes Feld Nummernkreis mit derselben Platzhalterliste wie bei Kunden, aber einem vollständig getrennten Zähler — Debitoren- und Kreditorennummern dürfen sich fachlich nicht überschneiden, weil beide später eigenständig in die Buchhaltung einfließen. Dieselbe Nummer kann dadurch einmal als Kundennummer und einmal als Lieferantennummer vorkommen, ohne dass das als Kollision gilt; deshalb lohnt sich ein eigenes Kürzel im Muster, etwa LI-{number}, damit man einer Nummer ansieht, worum es geht. Für Lieferanten gibt es außer diesem Nummernkreis und dem Standardtyp keine weiteren Einstellungen auf dieser Seite — eine eigene Fakturierungsart etwa gibt es für Lieferanten nicht, das ist ein reines Kunden-Konzept, und auch die drei Zusatzbereich-Schalter oben gelten für Lieferanten bereits mit.
Standardtyp bei neuem Lieferanten
Genau wie bei Kunden legt Standardtyp bei neuem Lieferanten die Vorbelegung des Feldes „Typ" im Anlage-Dialog der Lieferantenliste fest — auch Einzelpersonen und Freelancer können Lieferanten sein.
Einstellungen speichern
Einstellungen für beide Reiter gemeinsam speichern
Ein Klick auf Speichern oben rechts schreibt die Werte beider Reiter in einem einzigen Vorgang — es gibt kein separates Speichern pro Reiter, also beide durchsehen, bevor du klickst. Danach erscheint die Meldung „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". flinkest legt deine Eingaben über die bestehenden Einstellungen, statt sie zu ersetzen — Werte anderer Einstellungsseiten bleiben unangetastet. Geändert werden dabei immer nur die Voreinstellungen für künftige Kontakte; bereits angelegte Kunden und Lieferanten behalten ihre Nummer, ihren Typ und ihre Fakturierungsart.
Kunden und Lieferanten importieren
Für die Übernahme eines bestehenden Kunden- oder Lieferantenstamms aus einem Altsystem — Excel-Liste, Export aus einem anderen Programm — öffnen die beiden Schaltflächen oben rechts, Kunden importieren und Lieferanten importieren, jeweils einen gleich aufgebauten Dialog. Er führt in vier Schritten von der Datei zum fertigen Datensatz und deckt dabei auch buchhaltungsrelevante Felder ab (Kreditorennummer, BMD-Nummer, Zahlungsbedingungen, Sachkonto), die sonst nur einzeln im Kontaktformular gepflegt würden.

Dateiformat und Datei hochladen
Unter Datei hochladen liegt ein Ablagefeld für Drag & Drop oder Dateiauswahl. Angenommen werden CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, jeweils genau eine. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten; bei Excel-Dateien wird nur das zuerst geöffnete Tabellenblatt gelesen. Umlaute sind kein Problem: flinkest erkennt die Zeichenkodierung selbst und rechnet sie um. Ist die Datei eingelesen, steht ihr Name mit der Größe im Dialog, daneben Datei ändern zum Austauschen. Eine Datei mit nicht unterstützter Endung meldet flinkest mit „Nicht unterstütztes Dateiformat. Bitte laden Sie eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei hoch."
CSV-Trennzeichen wählen
Nur bei CSV-Dateien: Voreingestellt ist das Semikolon; die Liste enthält außerdem eine automatische Erkennung sowie Komma, Tabulator und senkrechten Strich. Wählst du die automatische Erkennung, zeigt flinkest unter Erkanntes Trennzeichen an, worauf es sich festgelegt hat. Jede Änderung liest die Datei neu ein. Zeilen, deren Wertezahl nicht zur Kopfzeile passt — meist ein unmaskiertes Trennzeichen mitten in einem Textfeld, etwa ein Semikolon in einer Adresse —, werden nicht stillschweigend übersprungen, sondern als eigener Fehler mit ihrer Zeilennummer gemeldet („Row has 5 columns but the header has 4 - row was skipped", englisch). Ein Export als XLSX umgeht dieses Problem grundsätzlich, weil dort keine Trennzeichen-Kollision möglich ist.
Spalten zuordnen
Die Tabelle Spaltenzuordnung stellt unter Zielfeld (System) alle Felder auf, die flinkest befüllen kann — Basisfelder wie Name, Adresse und Kontakt, dazu Gruppen für Buchhaltungseinstellungen, Zahlungsbedingungen, Belegtexte und Shop-Einstellungen — und lässt dich unter Quellspalte (Datei) je Feld die passende Spalte deiner Datei wählen; rechts steht der Status (Zugeordnet, Erforderlich oder Optional). Zugeordnet wird zunächst automatisch: flinkest vergleicht die Überschriften deiner Datei mit den Feldnamen und mit hinterlegten Schreibweisen — „PLZ" trifft auf Postleitzahl, „UID-Nummer" auf UID Nummer —, unabhängig von Groß-/Kleinschreibung, Umlauten und Sonderzeichen. Was nicht sitzt, korrigierst du von Hand; Keine Zuordnung entfernt eine Zuordnung wieder. Über das Suchfeld Felder suchen... findest du ein Zielfeld in der langen Liste.
Pflicht ist nur ein einziges Feld: Name. Solange es nicht zugeordnet ist, bleibt Importieren grau, und im Dialog steht der Hinweis „Erforderliche Felder nicht zugeordnet". Beim Feld Typ kannst du statt einer Spalte auch einen festen Wert wählen — „Fest: Unternehmen" oder „Fest: Privatperson" — und damit die ganze Datei auf eine Kontaktart festlegen; entsprechend bei Land für jedes hinterlegte Land. Unterhalb der Zuordnung zeigt Vorschau die ersten Zeilen so, wie sie nach der Zuordnung ankommen — jede Spalte trägt den Namen des Zielfeldes, die letzte Gelegenheit, eine verrutschte Zuordnung zu bemerken. Nicht zugeordnete Felder bekommen beim Neuanlegen zwei feste Vorgaben, die im Dialog nicht wählbar sind: Als Typ wird Unternehmen gesetzt (der oben eingestellte Standardtyp wird beim Import nicht herangezogen), und der Kontakt landet in einer festen Standard-Kontaktgruppe.
Land und Sachkonto automatisch erkennen
Ordnest du eine Spalte dem Feld Land oder Kontonummer zu, sucht flinkest den Zellenwert unter deinen hinterlegten Ländern bzw. Sachkonten, statt eine interne ID zu erwarten — Excel-Exporte enthalten üblicherweise Ländernamen und Kontonummern, keine Datenbank-IDs. Beim Land wird zunächst die englische Bezeichnung verglichen, bei fehlendem Treffer zusätzlich eine hinterlegte Liste deutscher Landesnamen — weder Länderkürzel wie „AT" noch andere Schreibweisen werden dabei erkannt. Findet sich keine Übereinstimmung, bleibt das Feld beim angelegten Kontakt schlicht leer; die Zeile scheitert dadurch nicht. Die Felder Hauptkontakt und Standardstandort erwarten dagegen die interne Nummer des jeweiligen Eintrags, nicht dessen Namen — steht in der Datei stattdessen Klartext, bleibt das Feld besser unzugeordnet und wird nach dem Import einzeln ergänzt.
Dubletten erkennen
Vor jeder Zeile sucht flinkest einen passenden vorhandenen Kontakt derselben Art: zuerst über die E-Mail-Adresse, und nur wenn keine vorhanden ist, über die Kontaktnummer. Wird einer gefunden, werden dessen zugeordneten Felder aktualisiert statt ein zweiter Datensatz angelegt — er zählt in der Bilanz als „aktualisiert", nicht als „erstellt". Beim Aktualisieren werden dabei nur Felder überschrieben, die du zugeordnet hast und die in der jeweiligen Zeile einen Wert haben; leere Zellen löschen nichts. Enthält deine Datei weder E-Mail noch Kontaktnummer, gibt es keinen Abgleich: Jeder Lauf legt dann neue Kontakte an, ein zweiter Durchgang derselben Datei erzeugt also Dubletten. Zusatzfelder aus den Gruppen Buchhaltung, Zahlungsbedingungen, Belegtexte und Shop-Einstellungen werden beim Aktualisieren mit bereits gespeicherten Angaben zusammengeführt — importierst du dieselben Kontakte mehrfach mit denselben Zusatzfeldern, können diese Felder dadurch unbrauchbar werden; solche Zusatzfelder deshalb am besten nur beim ersten Import zuordnen.
Fehlerhafte Zeilen im Import
Der Import bricht nicht ab, wenn eine einzelne Zeile scheitert. Jede Zeile wird für sich verarbeitet; scheitert sie — etwa weil bei einem Unternehmen der Name fehlt, bei einer Privatperson Vor- oder Nachname fehlen, die Kontaktnummer schon vergeben ist oder ein Land außerhalb der EU auf eine hinterlegte Umsatzart „EU" trifft —, wird sie übersprungen, als „fehlgeschlagen" gezählt und im Fortschrittsfenster unter Importfehler mit Zeile, Feld und Fehlermeldung aufgeführt. Nur wenn der Lauf als Ganzes scheitert — etwa bei einem unlesbaren Dateiformat oder einer Datei ohne lesbare Kopfzeile —, wird alles zurückgenommen, was er bis dahin geschrieben hat, und es erscheint „Import fehlgeschlagen".
Importwarnungen
Neben den Importfehlern zeigt das Fortschrittsfenster eine zweite, unabhängige Tabelle Importwarnungen: Zeilen, die zwar erfolgreich importiert wurden, bei denen flinkest aber selbstständig etwas an den Daten korrigiert hat. Aktuell gibt es genau einen solchen Fall: Eine E-Mail-Adresse, die nicht dem erwarteten Muster entspricht, wird vor dem Speichern verworfen, der Kontakt entsteht ohne E-Mail-Adresse, und die Warnung nennt Zeile, das betroffene Feld (email) und den ursprünglichen Wert in der Meldung „Invalid email format '...' was cleared. Row imported without email." (englisch, nicht übersetzt). Eine Warnung ist ausdrücklich kein Fehler: Sie erhöht weder den „fehlgeschlagen"-Zähler, noch verhindert sie, dass die Zeile als „erstellt" oder „aktualisiert" gezählt wird — die Abschlussmeldung „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen" erscheint trotzdem, weil sie ausschließlich die Fehlerzahl prüft. Wer nach einem Import geleerte E-Mail-Felder findet, findet die Erklärung ausschließlich im Fortschrittsfenster selbst, solange es offen ist — es gibt keinen nachträglichen Bericht dazu.
Import-Fortschritt live verfolgen
Ein Klick auf Importieren öffnet zuerst die Rückfrage „Import bestätigen" — letzte Sicherheitsstufe vor einem potenziell irreversiblen Massenvorgang, besonders bei aktiviertem Löschen. Erst Ja, ausführen startet den Lauf; Abbrechen verwirft die Zuordnung ohne Nebenwirkungen. Danach übernimmt das Fenster Importfortschritt: ein Balken und darunter die aktuelle Phase — „Import wird vorbereitet...", bei gesetztem Löschen-Häkchen „... bestehende Einträge gelöscht", dann „Importiere Zeile 128 von 1.204" mit der laufenden Bilanz „120 erstellt, 6 aktualisiert, 2 fehlgeschlagen". Zum Schluss läuft „Suchindex wird aktualisiert..." — dabei baut flinkest die Kontaktsuche für alle Kontakte neu auf, nicht nur die importierten, was bei einem großen Bestand der längste Teil des Laufs ist; sie läuft nur, wenn mindestens eine Zeile erfolgreich angelegt oder aktualisiert wurde. Ein Fehlschlagen dieses Suchindex-Aufbaus lässt den Import selbst nicht scheitern. Fertig ist der Lauf erst mit „Import abgeschlossen" — das Fenster lässt sich davor bewusst nicht schließen, der Browser-Tab sollte also offen bleiben und kein zweiter Import parallel gestartet werden, weil ein neuer Lauf den vorherigen beendet.
Bestehende Kontakte vor dem Import löschen
Ganz oben im Dialog liegt das Kästchen Bestehende Kunden vor Import löschen (bzw. Bestehende Lieferanten vor Import löschen) mit dem Warnhinweis „Dies wird alle bestehenden Kunden dauerhaft löschen" — wörtlich gemeint: Alle Kontakte werden endgültig aus der Datenbank entfernt, nicht nur ausgeblendet; es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung aus der Oberfläche.
flinkest prüft beim Öffnen der Seite, ob dieser Rundumschlag überhaupt möglich ist. Die Prüfung berücksichtigt Belege, Termine, Inventareinträge, hinterlegte Kundenpreise (Sonderpreise sowie Shop-Kategorie-Zuordnungen) und Eingangsrechnungen — bei Lieferanten zusätzlich Lagerbestände. Hängt an auch nur einem Kontakt eine einzige dieser Verknüpfungen, erscheint statt des Kästchens ein gelber Hinweis in der Form „Bestehende Kunden können nicht gelöscht werden: 3 von 40 Kunden haben verknüpfte Daten" — mit den tatsächlichen Zahlen deines Bestands. Dann ist nur noch der Import ohne vorheriges Löschen möglich. Weil die Prüfung einmalig beim Öffnen der Seite läuft, kennt sie Daten nicht, die danach angelegt wurden — vor einem Lauf mit Löschen lohnt deshalb ein Neuladen der Seite. Setzt du das Häkchen, löscht flinkest die bestehenden Kontakte innerhalb derselben Datenbank-Transaktion wie den restlichen Import: Scheitert der Import danach als Ganzes, wird auch dieses Löschen zurückgenommen.
Eingangsrechnungen gelöschter Lieferanten
Aktivierst du Bestehende Lieferanten vor Import löschen, blendet flinkest darunter zusätzlich eine Auswahl ein, weil ein Lieferant Eingangsrechnungen referenzieren kann: In der Voreinstellung „Keep incoming receipts, only remove the supplier link" (englisch, nicht übersetzt) bleiben diese Eingangsrechnungen erhalten und werden nur vom gelöschten Lieferanten entkoppelt — Name und Adresse aus der Eingangsrechnung selbst bleiben lesbar, weil sie dort zusätzlich als eigene Felder gespeichert sind. Die zweite Möglichkeit, „Also permanently delete their incoming receipts" (ebenfalls englisch), löscht diese Eingangsrechnungen zusätzlich endgültig mit, auch bereits zuvor weich gelöschte. Beides betrifft ausschließlich die Eingangsrechnungen der Lieferanten, die durch den Import tatsächlich entfernt werden — nicht die Eingangsrechnungen des gesamten Betriebs — und läuft in derselben Transaktion wie der restliche Import.

Import nicht umkehrbar
Es gibt keine Schaltfläche, die einen Import zurücknimmt. Importierte Kontakte musst du einzeln in der Kundenliste oder Lieferantenliste löschen. Deshalb empfiehlt sich, einen neuen Dateiaufbau erst mit einer kleinen Testdatei von rund zehn Zeilen zu prüfen, das Ergebnis anzusehen und danach erst die vollständige Datei zu importieren.
Wer importieren darf. Wie der ganze Einstellungsbereich ist auch der Kunden- und Lieferantenimport selbst Administratoren vorbehalten — eine weitere Berechtigung braucht es dafür nicht.
Verwandte Seiten
- Allgemeine Einstellungen
- Kunden
- Kundendetails
- Lieferanten
- Lieferantendetails
- Standortdetails
- Inventareintrag
- Eingangsrechnungen
- Rechnungslauf
- Kalender
Häufige Fragen
Welches Dateiformat brauche ich für den Kunden- oder Lieferantenimport? Eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei bis 100 MB, deren erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Bei CSV ist das Semikolon voreingestellt, Komma, Tabulator und senkrechter Strich stehen zur Auswahl, ebenso eine automatische Erkennung. Bei Excel-Dateien wird nur das erste Tabellenblatt gelesen. Umlaute musst du nicht umwandeln — die Zeichenkodierung erkennt flinkest selbst.
Welche Spalten sind beim Import Pflicht? Nur eine: Name. Solange sie nicht zugeordnet ist, bleibt Importieren grau und flinkest zeigt „Erforderliche Felder nicht zugeordnet". Alles Weitere ist optional.
Was passiert beim Import mit Kunden, die es schon gibt? flinkest sucht zuerst über die E-Mail-Adresse und, falls keine vorhanden ist, über die Kontaktnummer nach einem Kontakt derselben Art. Wird einer gefunden, wird er aktualisiert statt doppelt angelegt. Enthält die Datei weder E-Mail noch Kontaktnummer, entstehen bei jedem Lauf neue Einträge.
Bricht der Import ab, wenn eine Zeile fehlerhaft ist? Nein. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und im Fortschrittsfenster unter „Importfehler" aufgelistet; alle übrigen Zeilen werden importiert. Eine ungültige E-Mail-Adresse führt dabei nur zu einer Importwarnung, nicht zu einem Fehler. Nur wenn der Lauf als Ganzes scheitert, wird alles zurückgenommen.
Kann ich einen Import rückgängig machen? Nein, dafür gibt es keine Funktion. Falsch importierte Kontakte musst du einzeln löschen. Teste einen neuen Aufbau deshalb zuerst mit einer kurzen Datei.
Ich habe den Nummernkreis geändert — warum haben alte Kunden noch die alten Nummern? Das Muster wirkt nur auf Kontakte, die danach neu angelegt werden und deren Nummernfeld leer bleibt. Bestehende Nummern werden nie nachträglich umgeschrieben.
Ich habe „Standorte aktivieren" ausgeschaltet — sind meine Standorte weg? Nein. Der Schalter blendet die Standort-Felder und den Standort-Bereich nur aus; die erfassten Standorte bleiben gespeichert. Beachte, dass der Schalter auch für Lieferanten gilt, obwohl er im Reiter „Kunden" steht.
Häufige Fragen zu dieser Seite
Ich habe „Standorte aktivieren" ausgeschaltet — sind meine Standorte weg?
Nein. Der Schalter in den Kontakt-Einstellungen blendet den Standort-Bereich und alle Standort-Felder nur aus. Die erfassten Standorte bleiben gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da.
Welches Dateiformat brauche ich für den Kunden- oder Lieferantenimport?
Eine CSV-, XLS- oder XLSX-Datei bis 100 MB, deren erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält. Bei CSV ist das Semikolon voreingestellt, Komma, Tabulator und senkrechter Strich stehen zur Auswahl, ebenso eine automatische Erkennung. Bei Excel-Dateien wird nur das erste Tabellenblatt gelesen. Umlaute musst du nicht umwandeln — die Zeichenkodierung erkennt flinkest selbst.
Welche Spalten sind beim Import Pflicht?
Nur eine: Name. Solange sie nicht zugeordnet ist, bleibt Importieren grau und flinkest zeigt „Pflichtfelder nicht zugeordnet". Alles Weitere ist optional. Setzt du das Feld Typ auf „Privatperson", brauchen die betroffenen Zeilen zusätzlich Vor- und Nachname, sonst scheitern sie.
Was passiert beim Import mit Kunden, die es schon gibt?
flinkest sucht zuerst über die E-Mail-Adresse und, falls keine vorhanden ist, über die Kontaktnummer nach einem Kontakt derselben Art. Wird einer gefunden, wird er aktualisiert statt doppelt angelegt. Enthält die Datei weder E-Mail-Adresse noch Kontaktnummer, entstehen bei jedem Lauf neue Einträge — dann erzeugt ein zweiter Durchgang Dubletten.
Bricht der Import ab, wenn eine Zeile fehlerhaft ist?
Nein. Fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und im Fortschrittsfenster unter „Importfehler" mit Zeilennummer, Feld und Fehlermeldung aufgelistet; alle übrigen Zeilen werden importiert. Nur wenn der Lauf als Ganzes scheitert — etwa bei einem nicht lesbaren Dateiformat —, wird alles zurückgenommen.
Kann ich einen Import rückgängig machen?
Nein, dafür gibt es keine Funktion. Falsch importierte Kontakte musst du einzeln in der Kunden- bzw. Lieferantenliste löschen. Teste einen neuen Aufbau deshalb zuerst mit einer kurzen Datei.
Was passiert beim Lieferantenimport mit den Eingangsrechnungen gelöschter Lieferanten?
Das entscheidest du: Setzt du „Bestehende Lieferanten vor Import löschen", blendet flinkest darunter zwei Auswahlmöglichkeiten ein. In der Voreinstellung bleiben die Eingangsrechnungen erhalten und werden nur vom gelöschten Lieferanten getrennt; wählst du die zweite Möglichkeit, werden sie zusätzlich endgültig gelöscht. Betroffen sind dabei nur die Eingangsrechnungen der tatsächlich gelöschten Lieferanten.
Warum ist das Kästchen „Bestehende Kunden vor Import löschen" nicht da?
Weil an mindestens einem Kunden bereits Belege, Termine, Inventareinträge, hinterlegte Kundenpreise oder – bei Lieferanten – Lagerbestände hängen. Statt des Kästchens steht dann der Hinweis „Bestehende Kunden können nicht gelöscht werden: … haben verknüpfte Daten". Der Import ohne vorheriges Löschen funktioniert weiterhin.
Ich habe den Nummernkreis geändert — warum haben alte Kunden noch die alten Nummern?
Das Muster wirkt nur auf Kontakte, die danach neu angelegt werden und deren Nummernfeld leer bleibt. Bestehende Nummern werden nie nachträglich umgeschrieben; sie sollen dauerhaft auf denselben Datensatz zeigen.
Was bewirkt die Standard-Fakturierungsart auf dieser Seite genau?
Sie legt nur die Vorauswahl für neu angelegte Kunden fest. Bereits bestehende Kunden behalten ihre bisherige Fakturierungsart, und du kannst sie jederzeit einzeln in den Kundendetails ändern, unabhängig von dieser Einstellung.
Wie lege ich fest, wie meine Kundennummern aufgebaut sind?
In den Kontakt-Einstellungen trägst du im Reiter „Kunden" unter Nummernkreis ein freies Muster ein, zum Beispiel KD-{number}. Über die Schaltfläche daneben öffnet sich eine Liste mit den Bausteinen {number} (fortlaufende Nummer, Pflichtfeld), {year} (zweistelliges Jahr), {month} und {day} — ein Klick auf einen Baustein fügt ihn mit Bindestrich getrennt ein. Zusätzlich verstehen {Year} (vierstellige Jahreszahl) und {number:4} (führende Nullen) das Muster, stehen aber nicht in der Liste. Das Muster wirkt nur auf künftig neu angelegte Kunden.
Was bedeutet „Standardtyp bei neuem Kunden"?
Das Dropdown legt fest, ob das Feld „Typ" beim Anlegen eines neuen Kunden über die Kundenliste standardmäßig auf Unternehmen oder Privatperson steht. Es ist nur eine Vorauswahl — beim Anlegen eines einzelnen Kunden lässt sie sich jederzeit umschalten, und bereits bestehende Kunden ändert die Einstellung nicht.
Was macht die Einstellung „Standard-Fakturierungsart bei neuem Kunden"?
Sie legt vor, welche Fakturierungsart ein neu angelegter Kunde bekommt: Sofort nach Lieferschein, Monatliche Sammelrechnung (die Vorgabe) oder Manuell. Diese Fakturierungsart entscheidet später, was automatisch passiert, sobald ein Lieferschein dieses Kunden abgeschlossen wird — bei „Sofort nach Lieferschein" wird die Rechnung automatisch erstellt und versendet, sonst bleibt der Lieferschein für den Rechnungslauf offen. Geändert wird dabei nur die Vorauswahl für künftige Kunden; jeder bestehende Kunde lässt sich einzeln in seinen Kundendetails umstellen, unabhängig von dieser Einstellung. Importierte Kunden bekommen sie nicht — sie erhalten immer „Monatliche Sammelrechnung".
Was bewirkt das Kästchen „Standorte aktivieren"?
Es blendet den Standort-Bereich in den Kunden- und Lieferantendetails sowie die Standort-Auswahl in Belegen, Arbeitsberichten, Terminen und Inventareinträgen ein oder aus. Der Schalter steht im Reiter „Kunden", gilt aber für Kunden und Lieferanten gemeinsam — es gibt keinen separaten Schalter für Lieferanten. Bereits erfasste Standorte bleiben beim Ausschalten gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da.
Was bewirkt das Kästchen „Mitarbeiter aktivieren"?
Es blendet das Panel für Ansprechpersonen in den Kunden- und Lieferantendetails sowie das Mitarbeiter-Auswahlfeld im Projekt ein oder aus. Wie „Standorte aktivieren" gilt auch dieser Schalter trotz seines Platzes im Reiter „Kunden" für beide Kontaktarten gemeinsam.
Was bewirkt das Kästchen „Inventar aktivieren"?
Es blendet die Inventarliste in den Kundendetails ein — die Aufstellung, welche Geräte und Anlagen beim Kunden stehen. Sichtbar ist sie danach nur für Benutzer, die zusätzlich die Berechtigung für das Lager haben.
Läuft der Nummernkreis für Lieferanten getrennt vom Kunden-Nummernkreis?
Ja. Im Reiter „Lieferanten" gibt es ein eigenes Feld Nummernkreis mit derselben Platzhalterliste wie bei Kunden, aber einem eigenen Zähler. Dieselbe Nummer kann dadurch einmal als Kundennummer und einmal als Lieferantennummer vorkommen, ohne dass das als Kollision gilt — deshalb lohnt sich ein eigenes Kürzel wie LI-{number}.
Welche Dateiformate akzeptiert der Kunden- und Lieferantenimport?
CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, jeweils genau eine Datei pro Import. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten, bei Excel-Dateien wird nur das erste Tabellenblatt gelesen. Die Zeichenkodierung erkennt und korrigiert flinkest selbst, Umlaute sind also kein Problem.
Welches Trennzeichen benutzt der CSV-Import?
Voreingestellt ist das Semikolon. Zur Auswahl stehen außerdem Komma, Tabulator, ein senkrechter Strich und eine automatische Erkennung — bei aktivierter Erkennung zeigt flinkest an, worauf es sich festgelegt hat. Jede Änderung liest die Datei sofort neu ein. Bei Excel-Dateien entfällt diese Auswahl, weil es dort keine Trennzeichen gibt.
Wie ordne ich die Spalten meiner Import-Datei den flinkest-Feldern zu?
In der Tabelle „Spaltenzuordnung" wählst du je Zielfeld die passende Spalte deiner Datei. flinkest ordnet zunächst automatisch zu, indem es die Überschriften deiner Datei mit den Feldnamen und hinterlegten Schreibweisen vergleicht (z. B. trifft „PLZ" auf „Postleitzahl"). Pflicht ist dabei nur ein einziges Feld: Name — solange es nicht zugeordnet ist, bleibt „Importieren" grau. Alles Weitere, inklusive der Gruppen für Buchhaltung, Zahlungsbedingungen, Belegtexte und Shop-Einstellungen, ist optional.
Wie werden Land und Sachkonto beim Import erkannt?
Ordnest du eine Spalte dem Feld „Land" oder „Kontonummer" zu, sucht flinkest den Zellenwert unter deinen hinterlegten Ländern (deutscher oder englischer Name) bzw. Sachkonten. Findet sich keine Übereinstimmung, bleibt das Feld beim angelegten Kontakt einfach leer — die Zeile scheitert dadurch nicht. Alternativ kannst du beim Feld „Land" oder „Typ" auch einen festen Wert für die ganze Datei wählen, statt eine Spalte zuzuordnen.
Erkennt der Import automatisch, wenn ein Kontakt schon existiert?
Ja. Vor jeder Zeile sucht flinkest zuerst über die E-Mail-Adresse und, falls keine vorhanden ist, über die Kontaktnummer nach einem bereits vorhandenen Kontakt derselben Art. Findet sich einer, werden seine Felder aktualisiert statt ein zweiter Datensatz angelegt. Enthält die Datei weder E-Mail noch Kontaktnummer, gibt es keinen Abgleich — jeder Lauf legt dann neue Kontakte an.
Was passiert mit fehlerhaften Zeilen beim Import?
Der Import bricht dadurch nicht ab. Jede Zeile wird einzeln verarbeitet; scheitert sie — etwa weil der Name fehlt oder die Kontaktnummer schon vergeben ist —, wird sie übersprungen, als „fehlgeschlagen" gezählt und im Fortschrittsfenster unter „Importfehler" mit Zeile, Feld und Fehlermeldung aufgeführt. Nur wenn der gesamte Lauf scheitert, etwa bei einem unlesbaren Dateiformat, wird alles zurückgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Importfehler und einer Importwarnung?
Ein Importfehler bedeutet, dass eine Zeile gar nicht angelegt wurde. Eine Importwarnung dagegen zeigt eine Zeile, die trotzdem erfolgreich importiert wurde, bei der flinkest aber selbstständig etwas korrigiert hat — aktuell der einzige Fall: eine ungültige E-Mail-Adresse wird entfernt, der Kontakt entsteht ohne sie. Warnungen erscheinen in einer eigenen Tabelle unterhalb der Importfehler und zählen nicht als Fehlschlag — die Abschlussmeldung „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen" erscheint trotzdem.
Warum fehlt bei mir das Kästchen „Bestehende Kunden/Lieferanten vor Import löschen"?
flinkest prüft beim Öffnen der Seite, ob wirklich alle Kunden bzw. Lieferanten löschbar wären. Hängt an auch nur einem Kontakt ein Beleg, ein Termin, ein Inventareintrag, ein hinterlegter Kundenpreis oder eine Eingangsrechnung — bei Lieferanten zusätzlich ein Lagerbestand —, erscheint statt des Kästchens ein Hinweis mit der genauen Anzahl betroffener Kontakte. Der Import ohne vorheriges Löschen bleibt trotzdem möglich.
Was passiert beim Lieferantenimport mit den Eingangsrechnungen gelöschter Lieferanten?
Aktivierst du „Bestehende Lieferanten vor Import löschen", blendet flinkest zusätzlich eine Auswahl ein: In der Voreinstellung bleiben die Eingangsrechnungen der gelöschten Lieferanten erhalten und werden nur vom Lieferanten getrennt (Name und Adresse bleiben auf der Eingangsrechnung selbst lesbar). Die zweite Möglichkeit löscht diese Eingangsrechnungen zusätzlich endgültig. Beides betrifft ausschließlich die Eingangsrechnungen der tatsächlich gelöschten Lieferanten, läuft in derselben Transaktion wie der restliche Import und wird bei einem gescheiterten Import komplett zurückgenommen.
Kann ich einen Kunden- oder Lieferantenimport rückgängig machen?
Nein, dafür gibt es keine Funktion. Falsch importierte Kontakte musst du einzeln in der Kunden- bzw. Lieferantenliste löschen. Deshalb empfiehlt es sich, einen neuen Dateiaufbau zuerst mit einer kurzen Testdatei von etwa zehn Zeilen zu prüfen, bevor die vollständige Datei importiert wird.
Speichert „Speichern" nur den gerade sichtbaren Reiter oder beide?
Immer beide gemeinsam. Ein Klick auf „Speichern" oben rechts schreibt die Werte des Reiters „Kunden" und des Reiters „Lieferanten" in einem einzigen Vorgang — es gibt kein separates Speichern pro Reiter. Andere Einstellungen des Betriebs bleiben davon unberührt, weil flinkest die Werte über die bestehenden Einstellungen legt statt sie zu ersetzen.
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