Kalender

Der Kalender ist die Team-Zeitplanung von flinkest: Wer ist wann wo im Einsatz, welche Urlaube sind genehmigt, welche Aufgaben sind fällig und wie lange laufen Projekte — alles in einer Ansicht. Jeder Benutzer bekommt automatisch einen eigenen Kalender; daneben legen Administratoren gemeinsame Kalender für ganze Teams an. Diese Seite ist entlang der Fähigkeiten des Kalenders gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Funktion und wie du sie bedienst.

Navigation, Ansichten und Anzeige

Kalender öffnen

Du erreichst deinen eigenen Kalender über dein Profilmenü oben rechts mit Kalender oder über die globale Suche; er entsteht automatisch beim Anlegen des Benutzers und lässt sich nicht löschen. Zusätzlich gibt es gemeinsame Kalender, die Administratoren in den Kalender-Einstellungen anlegen — sie dienen als Team- oder Plantafel-Kalender.

Beim Öffnen zeigt der Kalender standardmäßig den aktuellen Monat mit deutscher Beschriftung, Kalenderwochen-Nummern und einer Hervorhebung des heutigen Tages. Welche Ansicht als Startansicht dient, stellst du in den Kalendereinstellungen ein.

Größere Darstellung. Für einen zweiten Monitor oder einen Bildschirm in der Werkstatt gibt es die Vollbild-Variante desselben Kalenders — ganz ohne Menü und Kopfleiste.

Zwischen Monat, Woche und Tag wechseln

In der Kopfzeile rechts liegen die Umschalter Monat, Woche und Tag. Monat gibt den Überblick, Woche und Tag zeigen zusätzlich das volle 24-Stunden-Raster in 30-Minuten-Schritten — so bleibt auch ein sehr früher oder sehr später Termin sichtbar, statt am Rand der Ansicht abgeschnitten zu werden.

Blättern und zum heutigen Tag springen

Links in der Kopfzeile blätterst du mit den Pfeilen zurück und vor durch Monate, Wochen oder Tage; Heute springt sofort zum aktuellen Datum. Geladen wird dabei immer nur der gerade sichtbare Zeitraum — ein Kalender mit Jahren an Terminhistorie bleibt dadurch schnell.

Weitere Ansichten: Liste und Jahr

Zusätzlich zu Monat, Woche und Tag gibt es die Ansichten Liste und Jahr (mit einstellbarer Monatsanzahl) — sie sind aber nicht über die Kopfzeile erreichbar, sondern nur, wenn du sie in den Kalendereinstellungen im Reiter Anzeige unter Standard als Startansicht hinterlegst. Praktisch für einen Aushang-Überblick übers Jahr oder eine reine Terminliste, statt sie täglich anzuklicken.

Anzeige nach eigenem Bedarf einstellen

Im Reiter Anzeige der Kalendereinstellungen personalisierst du die Darstellung: Wochenenden ein- oder ausblenden, einzelne Wochentage dauerhaft ausblenden (etwa für einen Betrieb ohne Samstagsarbeit), Wochennummern anzeigen und den 'Jetzt'-Indikator (die Linie für die aktuelle Uhrzeit) an- oder abschalten, den ersten Wochentag festlegen und über Meeting Dauer das Zeitraster (15 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde) der Wochen- und Tagesansicht wählen.

Arbeitszeiten farblich hervorheben

Im Reiter Arbeitszeiten derselben Einstellungen legst du mit Geschäftszeiten hinzufügen Zeilen aus Wochentagen und einer Uhrzeit von–bis fest. Der Kalender hebt in der Wochen- und Tagesansicht alle Zeiten außerhalb davon optisch ab — ein Termin außerhalb der üblichen Betriebszeiten fällt dadurch sofort auf. Mehrere Zeilen sind möglich, etwa für einen kürzeren Freitag.

Die Farblegende

Unter dem Kalender steht für jeden eingetragenen Benutzer und jede eingetragene Ressource ein Kästchen mit seiner Farbe — bei Benutzern getrennt nach Termin und, falls eingeschaltet, Urlaub. Bei mehreren eingeblendeten Personen oder Ressourcen ist die Farbe die einzige Unterscheidung; sie kommt aus dem Reiter „Benutzer" der Kalendereinstellungen. Aufgaben erscheinen zwar im Kalender, aber ohne eigenen Legendeneintrag.

Deaktivierte Mitarbeiter. Ist ein in der Legende eingetragener Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv. Seine bereits eingetragenen Termine und Urlaube bleiben davon unberührt und weiterhin sichtbar.

Wenn ein Tag zu voll wird

Passen an einem Tag nicht alle Einträge in die Zelle der Monatsansicht, fasst der Kalender den Rest zum Hinweis „+ weitere n" zusammen. Ein Klick darauf öffnet den ganzen Tag mit allen Einträgen — es geht also kein Termin verloren, er ist nur eingeklappt.

Der Kalender bleibt automatisch aktuell

Legt jemand einen Termin an, ändert ihn, wird eine Abwesenheit genehmigt oder ändert sich der Kalender selbst, laden sich die betroffenen Einträge von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Was eine Kollegin gerade einträgt, erscheint praktisch in Echtzeit auch bei dir.

Grenzen der Anzeige. Aufgaben und Abwesenheiten werden je Mitarbeiter bis zu 100 Einträge pro Zeitraum geladen, Projekte bis zu 1.000.

Mobile Benutzer. Benutzer, die mit den Apps für iPhone und Android arbeiten, sehen dort — unabhängig von den Kalendereinstellungen — ausschließlich Termine, an denen sie selbst als Teilnehmer eingetragen sind.

Termin anlegen und bearbeiten

Neuen Termin anlegen

Klicke im Monat auf einen Tag, oder ziehe in der Wochen- oder Tagesansicht über die gewünschte Uhrzeitspanne. Es öffnet sich das Terminfenster mit dem gewählten Zeitraum bereits eingetragen — in der Monatsansicht ganztägig, in Woche und Tag mit Uhrzeit — und dir selbst als Teilnehmer, du musst den Zeitraum also nicht mehr von Hand eintippen.

Ein einfacher Klick in Woche oder Tag. Klickst du in der Wochen- oder Tagesansicht nur in ein einzelnes Feld des Zeitrasters (Meeting Dauer), übernimmt das Terminfenster nur den Beginn; das Ende ergibt sich aus der Standarddauer (Minuten) in den Termin-Einstellungen — ab Werk 60 Minuten. So bekommt ein neuer Termin die übliche Länge eurer Einsätze statt der zufälligen Länge eines Rasterfelds. Erst wenn du über mehrere Felder aufziehst, gilt genau der aufgezogene Zeitraum.

Das Terminformular ausfüllen

Der Titel ist Pflicht. Der Schalter ganztägig entscheidet, ob du zusätzlich Uhrzeiten in 5-Minuten-Schritten wählst; fertige Vorschläge wie „Heute", „Morgen" oder „Diese Woche" nehmen dir die Eingabe ab. Darunter wählst du die Mitarbeiter (Mehrfachauswahl, nur aktive Benutzer, du selbst bist bei einem neuen Termin bereits eingetragen) und Ressourcen (Fahrzeuge, Geräte, Räume — das Suchfeld im Ressourcen-Feld findet sie über den Namen und die Beschreibung; das Feld erscheint nur mit der Berechtigung Ressourcen ansehen), trägst eine formatierbare Beschreibung ein und ordnest optional einen Kunden zu — sofern du Kunden ansehen darfst. Ein Einsatztermin trägt damit mehr als Datum und Titel — Besetzung, Gerät und Einsatzadresse gehören in einem Formular zusammen. Ein bereits eingetragener, inzwischen deaktivierter Mitarbeiter bleibt mit der Markierung Inaktiv in der Auswahl stehen, lässt sich aber nicht neu hinzufügen.

Termin als privat markieren

Ein Arzttermin oder ein persönlicher Termin soll im gemeinsamen Kalender zwar als belegt erscheinen, aber nicht jedem seinen Inhalt verraten. Dafür gibt es im Terminfenster den Schalter Privat. Ist er eingeschaltet, sehen nur die eingetragenen Mitarbeiter und wer den Termin angelegt hat die Einzelheiten; alle anderen sehen Zeitraum, Teilnehmer und Ressourcen, als Titel aber nur „Privater Termin" — Beschreibung, Kunde, Standort und Adresse fehlen. Auch über die globale Suche finden sie den Termin nicht.

Termin regelmäßig wiederholen (Serientermin)

Für wiederkehrende Einsätze — der wöchentliche Wartungstermin, die monatliche Teambesprechung, die Behandlung alle zwei Wochen — legst du den Termin nur einmal an und lässt flinkest die Folgetermine erzeugen. Im Terminfenster wählst du dafür im Abschnitt Wiederholung direkt unter Datum und Uhrzeit einen Rhythmus: Keine Wiederholung (Standard), Täglich, Jeden Werktag (Montag bis Freitag), Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich am selben Tag, Monatlich am selben Wochentag, Jährlich oder Benutzerdefiniert. Die Vorschläge richten sich nach dem Beginn des Termins — Wöchentlich wiederholt ihn am selben Wochentag, Monatlich am selben Wochentag etwa an jedem zweiten Dienstag im Monat, wenn der erste Termin auf einen zweiten Dienstag fällt. Mit Benutzerdefiniert legst du den Abstand selbst fest (Alle n Tage, Wochen, Monate oder Jahre), bei Wochen zusätzlich die Wochentage, bei Monaten, ob der Termin Am selben Tag des Monats oder Am selben Wochentag des Monats stattfindet.

Unter Endet bestimmst du, wie lange die Serie läuft: Nie, Nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder Am einem bestimmten Datum. Darunter fasst eine Zeile die Regel in Worten zusammen, und Nächste Termine zeigt die kommenden Vorkommen — bei einer Serie mit festem Ende mit der Gesamtzahl in Klammern. So prüfst du vor dem Speichern, ob der Rhythmus stimmt.

Der erste Termin muss zur Regel passen. Liegt der Beginn des Termins nicht selbst auf einem Tag der gewählten Wiederholung — etwa ein Montag als Beginn, aber eine Wiederholung nur mittwochs —, erscheint der Hinweis „Das Startdatum ist kein Termin der Wiederholungsregel", und das Speichern scheitert mit derselben Meldung. Verschiebe dann den Beginn auf ein passendes Datum oder passe die Regel an.

Jedes Vorkommen ist ein eigener Termin. Beim Speichern legt flinkest die Folgetermine als eigenständige Termine an — mit denselben Mitarbeitern, Ressourcen und Angaben wie der erste, auch mit dem Haken Kunden über diesen Termin benachrichtigen. Sie erscheinen dadurch überall, wo Termine auftauchen, und belegen die beteiligten Personen und Ressourcen im Belegungsplan wie jeder andere Termin. Termine einer Serie erkennst du im Kalender am gestrichelten Rahmen. Bei einer Serie ohne Ende legt flinkest die Termine für die kommenden zwölf Monate an und verlängert diesen Vorlauf automatisch jeden Tag.

Adresse automatisch übernehmen

Wählst du im Formular einen Kunden oder — bei aktiver Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen und mit der Berechtigung Kundenstandorte ansehen — einen Standort, fragt flinkest nach, ob die dortige Adresse in die Adressfelder des Termins übernommen werden soll: praktisch bei Filialkunden, deren Einsatzadresse von der Firmenadresse abweicht. Bei der Straßeneingabe schlägt flinkest zusätzlich passende Adressen vor und füllt Postleitzahl, Ort und Land automatisch aus.

Kunden per E-Mail benachrichtigen

Damit dein Kunde von einem neuen, verschobenen oder abgesagten Termin erfährt, ohne dass jemand anrufen muss, kann flinkest ihm E-Mails schicken. Sobald du dem Termin einen Kunden mit E-Mail-Adresse zuordnest, erscheint im Terminfenster das Kontrollkästchen Kunden über diesen Termin benachrichtigen. Ist es angehakt, bekommt der Kunde eine E-Mail, wenn der Termin angelegt, abgesagt oder gelöscht wird oder sich Beginn, Ende, Titel, Straße oder Standort ändern — und auf Wunsch eine Erinnerung einige Stunden vor dem Termin. Welche dieser Anlässe tatsächlich eine Mail auslösen, ob das Kästchen bei neuen Terminen schon angehakt ist und wie lange vorher erinnert wird, legt ein Administrator in den Termin-Einstellungen fest. Eine Kundenzone brauchst du dafür nicht; ist sie eingeschaltet, enthält die Mail zusätzlich einen Link, über den der Kunde seinen Termin ansehen kann. Das gilt auch für Termine, die ein Kunde selbst über eine Buchungsseite gebucht hat: Verschiebt oder sagt dein Team einen solchen Termin später ab, erfährt der Kunde es ebenfalls per Mail.

Erinnerung nach dem Verschieben. Wird ein Termin verschoben, an den der Kunde schon erinnert wurde, schickt flinkest vor dem neuen Beginn noch einmal eine Erinnerung.

Hinweise unter dem Kästchen. Hat dein Betrieb kein E-Mail-Konto verbunden, ist das Kästchen gesperrt — bei einem neuen Termin nicht angehakt, bei einem bestehenden bleibt die gespeicherte Auswahl —, und darunter steht „Es ist kein E-Mail-Konto verbunden – Kunden-E-Mails können nicht gesendet werden (Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten)." — den Termin speicherst du trotzdem ganz normal. Sind Mails bei Änderungen in den Termin-Einstellungen abgeschaltet, zeigt das Fenster beim Bearbeiten eines bestehenden Termins „Bei Änderungen wird keine E-Mail an den Kunden gesendet (Einstellungen → Termine)." — dein Kunde erfährt von der Änderung dann nichts, wenn du ihm nicht selbst Bescheid gibst.

Serientermine. Die Folgetermine einer Serie übernehmen den Haken vom ersten Termin. Beim Anlegen der Serie bekommt der Kunde trotzdem nur eine Mail zum ersten Termin. Änderst oder löschst du später einen einzelnen Termin mit Nur diesen Termin, geht eine Mail zu genau diesem Termin hinaus; erinnert wird an jeden Folgetermin einzeln. Änderst du von einem Folgetermin aus Alle Termine der Serie, geht höchstens eine Mail hinaus, und sie nennt den Termin, den du gerade bearbeitet hast. Löschst du mehrere Termine einer Serie auf einmal oder entfernst die Wiederholung, geht keine Absage-Mail hinaus.

Die eingetragenen Mitarbeiter bekommen von flinkest keine E-Mail zu ihren Terminen.

Doppelbuchungen erkennen: der Belegungsplan

Das Terminfenster zeigt unten einen Belegungsplan mit den bereits vorhandenen Terminen aller gerade gewählten Mitarbeiter und Ressourcen im selben Zeitraum — eine Lane je Person oder Ressource, umschaltbar zwischen Tag-, Wochen- und Monatsansicht. Bei Mitarbeitern wird eine Doppelbuchung dadurch sichtbar, aber nicht verhindert: flinkest speichert den Termin trotzdem, die Entscheidung bleibt bei dir.

Ressourcen gegen Doppelbuchung schützen

Ein Fahrzeug oder eine Maschine kann nicht an zwei Orten gleichzeitig sein. Ist bei einer Ressource Überbuchung zulassen nicht angehakt — bei neu angelegten Ressourcen ist das der Fall —, prüft flinkest beim Termin speichern zuerst, ob sie im neuen Zeitraum schon belegt ist — durch einen anderen, nicht abgesagten Termin oder dadurch, dass sie in einem Arbeitsbericht für diese Zeit eingetragen ist, egal ob der Bericht noch Entwurf oder schon abgeschlossen ist. Dann wird nichts gespeichert, und es erscheint „Die Ressource … ist zu dieser Zeit bereits durch einen anderen Termin belegt (…)." beziehungsweise „Die Ressource … ist zu dieser Zeit (…) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen." — jeweils mit dem Namen der Ressource und der belegten Zeit, nie mit dem Titel des anderen Termins oder dem Kunden des Berichts. Wähle eine andere Zeit oder Ressource. Dieselbe Prüfung greift, wenn du einen bestehenden Termin auf eine andere Zeit verschiebst. Umgekehrt lässt sich eine solche Ressource auch im Arbeitsbericht nicht für eine Zeit eintragen, in der ein Termin sie belegt.

Was beim Speichern geprüft wird

Titel und Zeitraum sind Pflicht — ein leerer Titel scheitert mit „Name darf nicht leer sein." Bei einem Termin mit Uhrzeit muss das Ende nach dem Beginn liegen, sonst weist flinkest mit „Das End-Datum muss größer sein als das Von-Datum" darauf hin. Diese Regeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur.

Termin speichern

Termin speichern unten rechts schließt das Fenster; Teilnehmer und Ressourcen werden dabei unmittelbar danach gespeichert und ersetzen jeweils die bisherige Zuordnung vollständig. Der Kalender aktualisiert sich sofort, ohne dass du neu laden musst.

Uhrzeiten. flinkest speichert Termine in einer neutralen Zeitzone und rechnet sie beim Anzeigen in deine lokale Zeit um — ein Termin behält seine Uhrzeit dadurch auch über die Sommer- und Winterzeitumstellung hinweg.

Bestehenden Termin bearbeiten

In der Termin-Seitenleiste auf Bearbeiten — es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Termins vorbefüllt.

Termin per Ziehen verschieben

Verschiebt sich ein Einsatz, ziehst du den Termin im Kalender mit der Maus auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit; in der Wochen- und Tagesansicht änderst du seine Länge, indem du die Unterkante ziehst. Gespeichert wird dabei noch nichts: flinkest öffnet das Terminfenster mit der neuen Zeit, und erst Termin speichern übernimmt sie — so landet kein Termin durch einen versehentlichen Zug an der falschen Stelle. Schließt du das Fenster, bleibt der Termin, wo er war. Ziehen lassen sich nur Termine, nicht Abwesenheiten, Aufgaben oder Projekte.

Serientermin ändern oder löschen

Öffnest du einen der Folgetermine einer Serie zum Bearbeiten, steht im Abschnitt Wiederholung statt der Regel der Hinweis Teil einer Serie. Den Rhythmus selbst änderst du immer am ersten Termin der Serie — Serie bearbeiten lädt ihn direkt ins selbe Fenster.

Speicherst oder löschst du einen Termin, der zu einer Serie gehört, fragt flinkest zuerst, welche Termine betroffen sein sollen — beim Speichern im Fenster Änderungen anwenden auf, beim Löschen im Fenster Welche Termine löschen?:

• Nur diesen Termin — ändert oder löscht ausschließlich dieses eine Vorkommen, etwa weil ein einzelner Einsatz verschoben wird oder ausfällt. Die übrige Serie bleibt, wie sie ist.
• Diesen und alle folgenden Termine — ab diesem Termin gilt die Änderung für den Rest der Serie; beim Löschen endet die Serie vor diesem Termin. Praktisch, wenn sich ab einem Stichtag etwas ändert, die bisherigen Termine aber stehen bleiben sollen. Beim ersten Termin der Serie fehlt diese Auswahl, weil sie dort dasselbe bedeutet wie die ganze Serie.
• Alle Termine der Serie — ändert oder löscht die gesamte Serie, etwa wenn sich der Titel oder die Adresse eines regelmäßigen Einsatzes dauerhaft ändert.

Hast du am ersten Termin den Rhythmus selbst geändert, lässt sich Nur diesen Termin nicht wählen — eine geänderte Wiederholung gilt immer für die Serie, nicht für einen einzelnen Termin.

Gelöschte Einzeltermine. Ein mit Nur diesen Termin gelöschtes Vorkommen kommt nicht von selbst zurück. Am ersten Termin der Serie listet der Abschnitt Wiederholung solche Termine unter Entfernte Termine; mit Wiederherstellen und anschließendem Speichern für Alle Termine der Serie nimmst du einen davon wieder in die Serie auf.

Serie auflösen. Soll sich ein Termin nicht mehr wiederholen, öffne den ersten Termin der Serie (von einem Folgetermin aus über Serie bearbeiten), stelle unter Wiederholung auf Keine Wiederholung und speichere. Im Fenster Änderungen anwenden auf ist dann nur Alle Termine der Serie wählbar. flinkest löscht daraufhin alle Folgetermine — auch einzeln geänderte —, und der erste Termin bleibt als gewöhnlicher Einzeltermin stehen. Für die wegfallenden Folgetermine verschickt flinkest dabei keine Absage-Mail an den Kunden – sag ihm gegebenenfalls selbst Bescheid. Willst du dagegen die bisherigen Termine behalten und die Serie nur ab einem Stichtag beenden, lösche am betreffenden Folgetermin mit Diesen und alle folgenden Termine.

Unterwegs. In den Apps für iPhone und Android änderst oder löschst du immer nur den einen Termin, den du gerade vor dir hast. Mehrere Termine einer Serie auf einmal ändern oder löschen geht nur in der Web-Anwendung und nur für Benutzer, die nicht als mobile Benutzer geführt werden — für mobile Benutzer gilt auch hier immer nur der einzelne Termin.

Dialog ohne Speichern schließen

Über das X oben schließt du das Terminfenster, ohne etwas zu ändern.

Termin-Seitenleiste

Termin-Seitenleiste öffnen

Ein Klick auf einen Termin im Kalender öffnet rechts eine Seitenleiste mit allen Angaben, ohne gleich in den Bearbeitungsmodus zu wechseln — der häufigste Fall ist Nachschauen, nicht Ändern. Sie zeigt den Titel und darunter die Dauer — in Minuten, Stunden oder bei längeren und ganztägigen Terminen in Tagen, etwa „2 Std. 30 Min. Dauer" oder „3 Tage Dauer" —, Wann (den Zeitraum, bei ganztägigen Terminen ohne Uhrzeit), Wo (die Adresse mit Kartensymbol, gegebenenfalls einen Link zum Standort), Teilnehmer mit Profilbild und Ressourcen. Ist ein Teilnehmer inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv.

Buchungsanfragen bestätigen oder ablehnen

Bucht ein Kunde über eine Buchungsseite, die auf Neue Buchungen: Mit Freigabe steht, steht der Termin schon im Kalender, ist aber noch nicht fest: Er ist schraffiert und trägt links einen farbigen Balken. In der Termin-Seitenleiste steht über dem Titel der Status Buchungsanfrage. Mit der Berechtigung, Kundenbuchungen zu moderieren, entscheidest du dort direkt: Buchung bestätigen macht den Termin fest, Buchung ablehnen öffnet ein Fenster, in dem du optional einen Grund (optional, wird an den Kunden gesendet) einträgst und mit Ablehnen bestätigst. So bleibt der Platz für den Kunden reserviert, bis jemand aus deinem Team ihn freigegeben hat.

Verknüpften Kunden direkt kontaktieren

Ist dem Termin ein Kunde zugeordnet, zeigt die Seitenleiste seinen Namen samt klickbarer Telefonnummer und E-Mail-Adresse; ein Klick auf den Namen führt direkt in die Kundendetails — praktisch, um vor Ort schnell anzurufen oder in die volle Kundenakte zu springen.

Dokumente am Termin ablegen

Ein Bereich Dokumente mit der Dropzone „Dateien hier ablegen oder klicken" hängt Einsatzunterlagen — Pläne, Fotos — dauerhaft an den Termin, statt sie in einer separaten E-Mail zu verlieren.

Kommentare zum Termin

Darunter liegt ein Kommentar-Thread für die Abstimmung zum Einsatz, der am Termin dokumentiert bleibt.

Arbeitsbericht aus dem Termin erstellen

Ist ein Einsatz beim Kunden erledigt, sollen die geleisteten Stunden in einen Arbeitsbericht übernommen werden — den Nachweis über Arbeitszeiten und Material, aus dem später die Rechnung entsteht —, ohne dass jemand Kunde, Einsatzort und Uhrzeiten noch einmal abtippt. Dafür gibt es im „…"-Menü neben Bearbeiten den Punkt Arbeitsbericht erstellen. Ein Klick legt ohne Rückfrage einen neuen Bericht im Status Entwurf an, meldet „Arbeitsbericht erstellt", schließt die Seitenleiste und öffnet den Bericht direkt zum Bearbeiten. Dort ergänzt du, was der Termin nicht weiß — Tätigkeiten, Artikel, Fahrten —, korrigierst bei Bedarf die Zeiten und schließt den Bericht ab.

Was aus dem Termin übernommen wird. Im Bericht landen der Kunde, der Standort (mit seinem Namen als Standort-Bezeichnung) und die Adresse des Termins als Leistungsadresse — hat der Termin weder Standort noch Adresse, nimmt flinkest die Adresse des Kunden —, der Zeitraum des Termins und in der Notiz der Titel des Termins zusammen mit seiner Beschreibung. Zugewiesen ist der Bericht dir, also dem Benutzer, der ihn erstellt — nicht den Teilnehmern. Projekt und Objekt, die Ressourcen sowie die Dokumente und Kommentare des Termins übernimmt flinkest nicht; Projekt und Objekt wählst du bei Bedarf im Bericht. Hat der Termin keinen Kunden, entsteht der Entwurf trotzdem, und du trägst den Kunden im Bericht nach. Bei einem Serientermin gilt der Zeitraum genau des Termins, den du angeklickt hast.

Formulare kommen gleich mit. Hat dein Betrieb in den Arbeitsberichts-Einstellungen Formulare für Arbeitsberichte zugewiesen — etwa eine Prüfliste oder ein Übergabeprotokoll —, hängt flinkest sie auch an einen aus dem Termin erstellten Bericht von selbst an. Du füllst sie im Bericht im Abschnitt Formulare aus; solange in einem davon noch ein sichtbares Pflichtfeld leer ist, lässt sich der Bericht nicht abschließen.

Eine Arbeitszeit je Teilnehmer. Für jeden Mitarbeiter, der am Termin eingetragen ist, legt flinkest eine eigene Arbeitszeit über die Dauer des Termins an — sie gehört diesem Mitarbeiter, nicht dir. Ist niemand eingetragen, bekommst du selbst die Arbeitszeit. Eine Tätigkeit ist daran noch nicht gesetzt. Bei einem ganztägigen Termin entstehen keine Arbeitszeiten, weil ein ganzer Tag keine geleisteten Stunden ausdrückt; der Bericht enthält dann nur die übrigen Angaben.

Rundung auf das Abrechnungsintervall. Arbeitszeiten müssen im Raster des Abrechnungsintervalls liegen. flinkest rundet deshalb den Beginn auf das Raster ab und das Ende auf: Bei 15 Minuten wird aus einem Termin von 8:10 bis 9:20 eine Arbeitszeit von 8:00 bis 9:30. Steht das Intervall auf 1 Tag (24 Stunden), rundet flinkest auf volle Stunden; bei 1 Minute bleiben die Uhrzeiten, wie sie im Termin stehen. Eine Arbeitszeit umfasst immer mindestens ein Rasterfeld.

Ein Bericht je Termin. Hast du aus dem Termin schon einen Bericht erstellt, steht im „…"-Menü statt Arbeitsbericht erstellen der Punkt Arbeitsbericht {Nummer} öffnen — bei einem noch nicht abgeschlossenen Bericht Arbeitsbericht-Entwurf öffnen — und öffnet diesen Bericht. Ein zweiter Bericht aus demselben Termin entsteht so nicht, auch nicht bei einem schnellen Doppelklick. Hat ein Kollege den Bericht erstellt und darfst du nur deine eigenen Arbeitsberichte sehen, steht dort ausgegraut „Ein Kollege hat den Arbeitsbericht bereits erstellt". Wird der Bericht gelöscht, bietet der Termin wieder Arbeitsbericht erstellen an. Bei einem Serientermin gilt das je Termin der Serie.

Wenn kein Bericht entsteht. Ist ein eingetragener Mitarbeiter im selben Zeitraum schon mit einer anderen Arbeitszeit gebucht — etwa in einem Bericht aus einem anderen Termin —, legt flinkest gar nichts an, auch keinen halben Entwurf, und meldet „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht." Diese Prüfung gilt, solange in den Arbeitsberichts-Einstellungen Doppelbuchung von Mitarbeitern in überlappenden Zeiträumen verhindern eingeschaltet ist, wie ab Werk.

Objekt als Pflichtfeld. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Objekt-Feld als Pflichtfeld festgelegt, entsteht der Bericht trotzdem — als Entwurf ohne Objekt, denn ein Termin bringt keins mit. Das Objekt trägst du im Editor nach; erst zum Abschließen und Unterschreiben wird es gebraucht.

Wer das darf. Den Menüpunkt siehst du nur mit der Berechtigung, Arbeitsberichte zu bearbeiten, und solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Bei einem privaten Termin, an dem du weder teilnimmst noch ihn angelegt hast, fehlt der Punkt ebenfalls — sonst landeten Kunde und Adresse, die dir verborgen bleiben, im Bericht. Wer es trotzdem über die Schnittstelle versucht, bekommt „Sie können nur Termine öffnen, an denen Sie selbst teilnehmen."

Termin löschen

Im „…"-Menü neben Bearbeiten auf Löschen und die Rückfrage „Soll der Termin wirklich gelöscht werden" bestätigen. Der Termin verschwindet sofort aus dem Kalender — so räumst du abgesagte Einsätze auf, während die Rückfrage vor einem Fehlklick in der Schnellansicht schützt. Gehört der Termin zu einer Serie, fragt flinkest statt dieser Rückfrage, welche Termine gelöscht werden sollen (siehe „Serientermin ändern oder löschen").

Absage-Mail an den Kunden. Ist am Termin Kunden über diesen Termin benachrichtigen angehakt und sind Absage-Mails in den Termin-Einstellungen eingeschaltet, bekommt der Kunde beim Löschen eine E-Mail, dass der Termin entfällt — bei einer Serie nur, wenn du mit Nur diesen Termin löschst. Das gilt auch für Termine, die der Kunde über eine Buchungsseite gebucht hat.

Weitere Ereignisquellen (Abwesenheiten, Aufgaben, Projekte, Ressourcen)

Genehmigte Abwesenheiten im Kalender

Genehmigte Abwesenheiten der eingetragenen Mitarbeiter erscheinen als Ganztagsbalken „‹Typ› ‹Name›", beschränkt auf die im Reiter Anzeige ausgewählten Abwesenheitstypen — offene Anträge zählen bewusst nicht, nur Genehmigtes ist eine Planungsgrundlage für die Einsatzplanung. Ein Klick auf einen solchen Balken löst keine Aktion aus.

Fremde Urlaube brauchen ein eigenes Recht. Den Schalter Urlaube für eine Kollegin einzuschalten genügt allein nicht: Wer nicht Administrator ist, nicht alle Abwesenheiten bearbeiten darf und keine Abteilung führt, bekommt ausschließlich die eigenen Abwesenheiten geliefert — die Spur der Kollegin bleibt dann leer, ohne Hinweis.

Abwesenheitstypen sind anfangs leer. Das Feld Abwesenheitstypen im Reiter Anzeige zeigt beim allerersten Öffnen der Kalendereinstellungen nur den Platzhaltertext „Abwesenheitstypen auswählen…" — du musst mindestens einen Typ selbst wählen und speichern. Solange das nicht geschehen ist, bleibt der Schalter Urlaube bei den Benutzern wirkungslos, egal ob er eingeschaltet ist.

Fällige Aufgaben im Kalender

Aufgaben mit Status „geplant" erscheinen am Tag ihrer Fälligkeit als ganztägiger Eintrag; ein Klick öffnet die Aufgaben-Seitenleiste zum Abschließen. So siehst du Fälligkeiten neben Terminen — ein voller Tag mit Termin und mehreren Aufgaben ist auf einen Blick erkennbar überbucht.

Projektlaufzeiten im Kalender

Projekte mit sowohl Start- als auch Enddatum erscheinen als durchgehender Laufzeitbalken (Farbe aus den Projekt-Einstellungen, sonst Grün); ein Klick führt direkt in die Projektdetails. Ohne beide Daten bleibt ein Projekt im Kalender unsichtbar, ebenso ohne die Berechtigung Projekte ansehen — dann lädt der Kalender gar keine Projekt-Balken. Im Reiter Anzeige schaltest du bei eingeschaltetem Projekte anzeigen zusätzlich um, ob alle oder nur aktive Projekte einfließen.

Ressourcen-Belegung im Kalender

Termine, an denen eine eingeblendete Ressource — Fahrzeug, Gerät, Raum — beteiligt ist, erscheinen zusätzlich in deren Legendenfarbe: Geräte- und Fahrzeugauslastung landet damit im selben Bild wie die Personaleinsätze.

Kalendereinstellungen

Kalendereinstellungen öffnen

Die Schaltfläche Einstellungen in der Kopfzeile öffnet den Dialog Kalendereinstellungen mit den Reitern Anzeige, Benutzer, Ressourcen, Arbeitszeiten und Synchronisation. Speichern übernimmt die Änderungen, Schließen verwirft sie. Die Komposition eines Kalenders — wer und was darin sichtbar ist — ist damit Konfiguration, nicht Tagesbedienung.

Reiter „Anzeige": Name und Darstellung

Neben dem Namen des Kalenders und der Standardansicht (siehe „Weitere Ansichten" oben) liegt hier auch Projekte anzeigen (nur, wenn du Projekte ansehen darfst) und ganz unten das Feld Abwesenheitstypen. Lässt du den Namen leer, bleibt das Fenster offen und am Feld erscheint der Hinweis „Name muss ausgefüllt werden." — erst mit ausgefülltem Namen lässt sich speichern.

Reiter „Benutzer": wer im Kalender erscheint

Über Benutzer hinzufügen nimmst du Mitarbeiter auf (Duplikate werden ignoriert); ein neuer Eintrag hat Termine sichtbar mit einer Zufallsfarbe, Urlaube und Aufgaben zunächst aus. Für jeden Eintrag schaltest du diese drei Sichtbarkeiten einzeln ein oder aus und wählst je eine eigene Farbe — für Urlaube und Aufgaben trägst du sie am besten selbst nach, sonst erscheinen diese Einträge im Standardblau. Ist ein aufgenommener Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen die Markierung Inaktiv. Das Papierkorb-Symbol entfernt ihn wieder aus dem Kalender — der Mitarbeiter selbst bleibt davon unberührt.

Reiter „Ressourcen"

Dasselbe Prinzip für Ressourcen: über Ressource hinzufügen aufnehmen, eine Farbe wählen, mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen. Angelegt werden Ressourcen selbst in den dortigen Einstellungen. Den Reiter — und die Ressourcen in der Farblegende — gibt es nur, solange das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; den Reiter zusätzlich nur mit der Berechtigung Ressourcen ansehen.

Reiter „Arbeitszeiten"

Siehe „Arbeitszeiten farblich hervorheben" weiter oben.

Einstellungen speichern und wer das darf

Speichern übernimmt die Änderungen sofort und ohne die Seite neu zu laden, mit dem Toast „Einstellungen wurden gespeichert". Öffnen darf den Dialog jeder, der den Kalender ansehen darf — Speichern dagegen nur ein Administrator oder der Eigentümer des Kalenders: Versucht es jemand anders auf einem gemeinsamen Kalender, öffnet sich das Fenster zwar, das Speichern scheitert aber mit dem Toast „Berechtigung verweigert — Sie dürfen diese Aktion nicht durchführen.", und das Fenster bleibt offen.

Aufräumen. Wird ein Benutzer oder eine Ressource gelöscht, entfernt flinkest ihn automatisch aus allen Kalendereinstellungen — es bleibt keine leere Spur zurück.

Synchronisation mit externen Kalendern

Externen Kalender verbinden

Im Reiter Synchronisation — sichtbar, sobald der Kalender einmal gespeichert wurde — startest du mit Office 365-, iCloud- oder Google-Kalender verbinden die Verbindung zu deinem externen Kalender. Nach einem Aufklärungshinweis öffnet sich ein externes Anmeldefenster in einem neuen Browser-Tab (blockiert dein Browser Pop-ups, öffnet sich keiner); nach der Anmeldung bestätigst du in flinkest, dass sie erfolgt ist. Es folgt das Fenster Kalender für die Synchronisation auswählen: Kalenderauswahl — genau ein Kalender deines Kontos, der Hauptkalender ist dabei vorausgewählt —, unter Synchronisationsrichtung zwei Optionen (Nur vom externen Kalender nach flinkest und Beide Richtungen, vorausgewählt ist Beide Richtungen), unter Datenschutz das Kontrollkästchen Importierte Termine als privat behandeln — es wirkt nur auf die Anzeige in flinkest, dein externer Kalender bleibt davon unberührt — und Kalenderfarbe.

Welche Richtung was bewirkt. Mit Nur vom externen Kalender nach flinkest holt flinkest nur Termine aus deinem externen Kalender herein und schreibt nie etwas dorthin zurück: Bearbeitest, sagst ab oder löschst du einen übernommenen Termin in flinkest, bleibt das Original in deinem externen Kalender unverändert. Mit Beide Richtungen kommt die Gegenrichtung dazu: flinkest-Termine, bei denen du als Mitarbeiter eingetragen bist, schickt flinkest kurz nach dem Speichern in deinen verbundenen Kalender und hält sie dort aktuell — ändert sich in flinkest etwa Titel, Beschreibung oder Uhrzeit, wird der Termin dort nachgezogen, und zwar auch bei Terminen, die ursprünglich aus deinem externen Kalender kamen. Sagst du einen Termin in flinkest ab oder löschst ihn, verschwindet er bei dieser Richtung auch im externen Kalender — ebenfalls unabhängig davon, woher er stammt. Trägst du dich dagegen nur als Teilnehmer aus, entfernt flinkest ausschließlich Termine, die es selbst in deinen Kalender geschickt hat; ein aus deinem externen Kalender übernommener Termin bleibt dort stehen. Termine, die schon vor dem Verbinden bestanden, gehen erst beim nächsten Speichern mit hinaus.

Wann der Abgleich läuft. Direkt nach dem Verbinden holt flinkest die Termine einmal im Hintergrund ab. Danach meldet der Anbieter Änderungen in deinem externen Kalender von selbst, sodass sie in der Regel nach kurzer Zeit in flinkest ankommen; einmal täglich gleicht flinkest zusätzlich vollständig ab. Übernommen werden Titel, Beschreibung, Zeitraum bzw. Ganztägigkeit und der Status. Ein neu übernommener Termin bekommt dich — den Benutzer, der die Verbindung eingerichtet hat — als Teilnehmer und erscheint damit in deiner farbigen Spur.

Sync-Status ansehen oder beenden

Ist ein Kalender verbunden, zeigt der Reiter Synchronisation den Anbieter, den Status (Verbunden oder Verbindungsfehler, je nach Gültigkeit der externen Freigabe), die eingestellte Richtung und den gewählten Kalender unter Synchronisierter Kalender. Synchronisation beenden trennt die Verbindung nach einer Rückfrage mit derselben Überschrift — bereits übernommene Termine bleiben dabei in flinkest erhalten.

Zugriff, Berechtigungen, Einstiege

Den eigenen Kalender öffnen

Du brauchst die Berechtigung, Kalender und Termine zu sehen. Damit öffnest, bearbeitest und synchronisierst du deinen eigenen Kalender uneingeschränkt; einen gemeinsamen, als „öffentlich" markierten Kalender darfst du damit ebenfalls ansehen, ohne Administrator zu sein — dieselbe Bedingung, unter der er dir überhaupt erst zur Auswahl angeboten wird.

Modul Kalender und Termine. Den Kalender gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist es ausgeschaltet, fehlt der Eintrag Kalender im Profilmenü, und wer die Adresse direkt aufruft, landet auf der Seite „Modul ausgeschaltet" — Administratoren kommen von dort über Zu den Moduleinstellungen direkt zum Schalter. Fehlt dir zugleich die Berechtigung, siehst du stattdessen die Seite „Nicht erlaubt.". Deine Termine und Einstellungen bleiben beim Ausschalten erhalten; Anrufe und Aufgaben hängen nicht an diesem Modul.

Fremden Kalender öffnen: was erlaubt ist und was nicht

Den persönlichen Kalender einer Kollegin darfst du grundsätzlich nicht öffnen, außer du bist Administrator — dort landest du auf der Seite „Nicht erlaubt.". Einen gemeinsamen, öffentlichen Kalender darfst du dagegen auch ohne Administratorrecht ansehen; Bearbeiten, Synchronisieren und Löschen bleiben trotzdem Administratoren bzw. dem Eigentümer vorbehalten (siehe „Einstellungen speichern und wer das darf"). Fremde Termine siehst du unabhängig davon — indem du die betreffenden Mitarbeiter in deinem eigenen Kalender einblendest.

Warum in der Spur eines Kollegen nur die eigenen Termine erscheinen

Ohne die Berechtigung „Alle Termine sehen" ersetzt flinkest bei der Abfrage eine fremde Benutzer-ID stillschweigend durch deine eigene — in der Farbspur eines Kollegen erscheinen dann deine eigenen Termine statt seiner, ohne Fehlermeldung. Eine weiche Sperre statt eines Zugriffsfehlers, damit ein geteilter Kalender trotzdem für alle nutzbar bleibt.

Termine als Dashboard-Widget

Auf der Startseite lässt sich zusätzlich das Widget Anstehende Termine einrichten — eine schlichte Liste kommender Termine, unabhängig vom Kalender und dessen Benutzer-/Ressourcenauswahl. Über das Zahnrad-Symbol des Widgets stellst du zwei Dinge ein: den Zeitraum (Heute, Nächste X Tage oder Nächste X Termine) und den Umfang — standardmäßig Meine Termine, also nur deine eigenen.

Mit der Berechtigung „Alle Termine sehen" stehen im Umfang drei weitere Optionen zur Wahl: Alle Termine, Bestimmter Mitarbeiter und Bestimmte Ressource. Ohne dieses Recht bleibt das Widget auf deine eigenen Termine beschränkt — die drei zusätzlichen Optionen erscheinen in der Auswahl gar nicht erst.

Ist das Modul Kalender und Termine ausgeschaltet, verschwinden die Termin-Widgets von der Startseite und aus der Auswahl beim Hinzufügen — auch bereits platzierte.

Auch unterwegs

Auf dem Home-Bildschirm der mobilen Apps (iOS/Android) zeigt die Sektion Termine heute die eigenen Termine des laufenden Tages — anlegen, bearbeiten und löschen geht dort auch offline. Anders als hier zeigt die App weder fremde Termine noch andere Tage.

Verwandte Seiten

• Kalender im Vollbild
• Abwesenheiten
• Projekte
• Kunden
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Kalender-Einstellungen
• Termin-Einstellungen
• Ressourcen
• Benutzer
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Häufige Fragen

Warum sehe ich im Kalender keine Termine, obwohl welche existieren? Der Kalender zeigt nur die Mitarbeiter und Ressourcen, die in seinen Einstellungen eingetragen sind. Öffne Einstellungen, gehe auf den Reiter Benutzer und füge dich und deine Kolleginnen und Kollegen hinzu — und achte darauf, dass der Schalter Termine je Eintrag eingeschaltet ist.

Kann ich die Termine meiner Kollegen sehen? Ja. Trage die betreffenden Personen in den Einstellungen deines Kalenders unter Benutzer ein und gib ihnen eine eigene Farbe. Den persönlichen Kalender einer anderen Person direkt zu öffnen, bleibt dagegen Administratoren vorbehalten — einen gemeinsamen, „öffentlichen" Kalender darfst du dagegen auch ohne Administratorrecht ansehen; bearbeiten oder synchronisieren darfst du ihn trotzdem nicht.

Kann ich einen Serientermin anlegen, der sich jede Woche wiederholt? Ja. Wähle im Terminfenster unter Wiederholung den Rhythmus Wöchentlich (oder Alle 2 Wochen, Täglich, Monatlich am selben Tag und weitere; für eigene Abstände Benutzerdefiniert) und lege unter Endet fest, ob die Serie Nie, Nach einer Anzahl von Terminen oder Am einem Datum endet. flinkest legt die Folgetermine beim Speichern als eigene Termine an. Änderst oder löschst du später einen davon, fragt flinkest, ob das Nur diesen Termin, Diesen und alle folgenden Termine oder Alle Termine der Serie betreffen soll.

Verschickt flinkest Terminerinnerungen oder Benachrichtigungen per E-Mail? An Kunden ja, an Mitarbeiter nicht. Hat der Termin einen Kunden mit E-Mail-Adresse, erscheint im Terminfenster Kunden über diesen Termin benachrichtigen. Angehakt bekommt der Kunde Mails beim Anlegen, Ändern und Absagen des Termins und — falls eingeschaltet — eine Erinnerung vorab; welche Anlässe eine Mail auslösen und wie viele Stunden vorher erinnert wird, steht in den Termin-Einstellungen. Eine Kundenzone ist dafür nicht nötig. Die eingetragenen Mitarbeiter bekommen keine E-Mail.

Ich habe meinen Kalender verbunden, sehe aber keine Termine daraus. Direkt nach dem Verbinden holt flinkest die Termine einmal im Hintergrund ab — das kann einen Moment dauern. Übernommene Termine landen in der Spur des Benutzers, der die Verbindung eingerichtet hat; sieh nach, ob dieser Benutzer im Reiter Benutzer der Kalendereinstellungen eingetragen und sein Schalter Termine eingeschaltet ist. Steht im Reiter Synchronisation eine Verbindungsstörung, verbinde das Konto neu.

Warum fehlt ein Urlaub im Kalender, obwohl der Schalter „Urlaube" eingeschaltet ist? Drei Dinge müssen zusammenkommen: Die Abwesenheit muss genehmigt sein, ihr Abwesenheitstyp muss im Reiter Anzeige unter Abwesenheitstypen ausgewählt und mindestens einmal gespeichert sein, und du musst berechtigt sein, die Abwesenheit dieser Person zu sehen — ohne Administratorrecht, das Recht auf alle Abwesenheiten oder eine Abteilungsleitung siehst du ausschließlich deine eigenen.