Kalender

Der Kalender ist die Team-Zeitplanung von flinkest: Wer ist wann wo im Einsatz, welche Urlaube sind genehmigt, welche Aufgaben sind fällig und wie lange laufen Projekte — alles in einer Ansicht. Jeder Benutzer bekommt automatisch einen eigenen Kalender; daneben legen Administratoren gemeinsame Kalender für ganze Teams an. Diese Seite ist entlang der Fähigkeiten des Kalenders gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Funktion und wie du sie bedienst.

Navigation, Ansichten und Anzeige

Kalender öffnen

Du erreichst deinen eigenen Kalender über dein Profilmenü oben rechts mit Kalender oder über die globale Suche; er entsteht automatisch beim Anlegen des Benutzers und lässt sich nicht löschen. Zusätzlich gibt es gemeinsame Kalender, die Administratoren in den Kalender-Einstellungen anlegen — sie dienen als Team- oder Plantafel-Kalender.

Beim Öffnen zeigt der Kalender standardmäßig den aktuellen Monat mit deutscher Beschriftung, Kalenderwochen-Nummern und einer Hervorhebung des heutigen Tages. Welche Ansicht als Startansicht dient, stellst du in den Kalendereinstellungen ein.

Größere Darstellung. Für einen zweiten Monitor oder einen Bildschirm in der Werkstatt gibt es die Vollbild-Variante desselben Kalenders — ganz ohne Menü und Kopfleiste.

Zwischen Monat, Woche und Tag wechseln

In der Kopfzeile rechts liegen die Umschalter Monat, Woche und Tag. Monat gibt den Überblick, Woche und Tag zeigen zusätzlich das volle 24-Stunden-Raster in 30-Minuten-Schritten — so bleibt auch ein sehr früher oder sehr später Termin sichtbar, statt am Rand der Ansicht abgeschnitten zu werden.

Blättern und zum heutigen Tag springen

Links in der Kopfzeile blätterst du mit den Pfeilen zurück und vor durch Monate, Wochen oder Tage; Heute springt sofort zum aktuellen Datum. Geladen wird dabei immer nur der gerade sichtbare Zeitraum — ein Kalender mit Jahren an Terminhistorie bleibt dadurch schnell.

Weitere Ansichten: Liste und Jahr

Zusätzlich zu Monat, Woche und Tag gibt es die Ansichten Liste und Jahr (mit einstellbarer Monatsanzahl) — sie sind aber nicht über die Kopfzeile erreichbar, sondern nur, wenn du sie in den Kalendereinstellungen im Reiter Anzeige unter Standard als Startansicht hinterlegst. Praktisch für einen Aushang-Überblick übers Jahr oder eine reine Terminliste, statt sie täglich anzuklicken.

Anzeige nach eigenem Bedarf einstellen

Im Reiter Anzeige der Kalendereinstellungen personalisierst du die Darstellung: Wochenenden ein- oder ausblenden, einzelne Wochentage dauerhaft ausblenden (etwa für einen Betrieb ohne Samstagsarbeit), Wochennummern anzeigen und den 'Jetzt'-Indikator (die Linie für die aktuelle Uhrzeit) an- oder abschalten, den ersten Wochentag festlegen und über Meeting Dauer das Zeitraster (15 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde) der Wochen- und Tagesansicht wählen.

Arbeitszeiten farblich hervorheben

Im Reiter Arbeitszeiten derselben Einstellungen legst du mit Geschäftszeiten hinzufügen Zeilen aus Wochentagen und einer Uhrzeit von–bis fest. Der Kalender hebt in der Wochen- und Tagesansicht alle Zeiten außerhalb davon optisch ab — ein Termin außerhalb der üblichen Betriebszeiten fällt dadurch sofort auf. Mehrere Zeilen sind möglich, etwa für einen kürzeren Freitag.

Die Farblegende

Unter dem Kalender steht für jeden eingetragenen Benutzer und jede eingetragene Ressource ein Kästchen mit seiner Farbe — bei Benutzern getrennt nach Termin und, falls eingeschaltet, Urlaub. Bei mehreren eingeblendeten Personen oder Ressourcen ist die Farbe die einzige Unterscheidung; sie kommt aus dem Reiter „Benutzer" der Kalendereinstellungen. Aufgaben erscheinen zwar im Kalender, aber ohne eigenen Legendeneintrag.

Deaktivierte Mitarbeiter. Ist ein in der Legende eingetragener Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv. Seine bereits eingetragenen Termine und Urlaube bleiben davon unberührt und weiterhin sichtbar.

Wenn ein Tag zu voll wird

Passen an einem Tag nicht alle Einträge in die Zelle der Monatsansicht, fasst der Kalender den Rest zum Hinweis „+ weitere n" zusammen. Ein Klick darauf öffnet den ganzen Tag mit allen Einträgen — es geht also kein Termin verloren, er ist nur eingeklappt.

Der Kalender bleibt automatisch aktuell

Legt jemand einen Termin an, ändert ihn, wird eine Abwesenheit genehmigt oder ändert sich der Kalender selbst, laden sich die betroffenen Einträge von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Was eine Kollegin gerade einträgt, erscheint praktisch in Echtzeit auch bei dir.

Grenzen der Anzeige. Aufgaben und Abwesenheiten werden je Mitarbeiter bis zu 100 Einträge pro Zeitraum geladen, Projekte bis zu 1.000.

Mobile Benutzer. Benutzer, die mit den Apps für iPhone und Android arbeiten, sehen dort — unabhängig von den Kalendereinstellungen — ausschließlich Termine, an denen sie selbst als Teilnehmer eingetragen sind.

Termin anlegen und bearbeiten

Neuen Termin anlegen

Klicke im Monat auf einen Tag, oder ziehe in der Wochen- oder Tagesansicht über die gewünschte Uhrzeitspanne. Es öffnet sich das Terminfenster mit dem gewählten Zeitraum bereits eingetragen — in der Monatsansicht ganztägig, in Woche und Tag mit Uhrzeit — und dir selbst als Teilnehmer, du musst den Zeitraum also nicht mehr von Hand eintippen.

Das Terminformular ausfüllen

Der Titel ist Pflicht. Der Schalter ganztägig entscheidet, ob du zusätzlich Uhrzeiten in 5-Minuten-Schritten wählst; fertige Vorschläge wie „Heute", „Morgen" oder „Diese Woche" nehmen dir die Eingabe ab. Darunter wählst du die Mitarbeiter (Mehrfachauswahl, nur aktive Benutzer, du selbst bist bei einem neuen Termin bereits eingetragen) und Ressourcen (Fahrzeuge, Geräte, Räume), trägst eine formatierbare Beschreibung ein und ordnest optional einen Kunden zu. Ein Einsatztermin trägt damit mehr als Datum und Titel — Besetzung, Gerät und Einsatzadresse gehören in einem Formular zusammen. Ein bereits eingetragener, inzwischen deaktivierter Mitarbeiter bleibt mit der Markierung Inaktiv in der Auswahl stehen, lässt sich aber nicht neu hinzufügen.

Adresse automatisch übernehmen

Wählst du im Formular einen Kunden oder — bei aktiver Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen — einen Standort, fragt flinkest nach, ob die dortige Adresse in die Adressfelder des Termins übernommen werden soll: praktisch bei Filialkunden, deren Einsatzadresse von der Firmenadresse abweicht. Bei der Straßeneingabe schlägt flinkest zusätzlich passende Adressen vor und füllt Postleitzahl, Ort und Land automatisch aus.

Doppelbuchungen erkennen: der Belegungsplan

Das Terminfenster zeigt unten einen Belegungsplan mit den bereits vorhandenen Terminen aller gerade gewählten Mitarbeiter und Ressourcen im selben Zeitraum — eine Lane je Person oder Ressource, umschaltbar zwischen Tag-, Wochen- und Monatsansicht. Eine Doppelbuchung wird dadurch sichtbar, aber nicht verhindert: flinkest speichert den Termin trotzdem, die Entscheidung bleibt bei dir.

Was beim Speichern geprüft wird

Titel und Zeitraum sind Pflicht — ein leerer Titel scheitert mit „Name darf nicht leer sein." Bei einem Termin mit Uhrzeit muss das Ende nach dem Beginn liegen, sonst weist flinkest mit „Das End-Datum muss größer sein als das Von-Datum" darauf hin. Diese Regeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur.

Termin speichern

Termin speichern unten rechts schließt das Fenster; Teilnehmer und Ressourcen werden dabei unmittelbar danach gespeichert und ersetzen jeweils die bisherige Zuordnung vollständig. Der Kalender aktualisiert sich sofort, ohne dass du neu laden musst.

Uhrzeiten. flinkest speichert Termine in einer neutralen Zeitzone und rechnet sie beim Anzeigen in deine lokale Zeit um — ein Termin behält seine Uhrzeit dadurch auch über die Sommer- und Winterzeitumstellung hinweg.

Bestehenden Termin bearbeiten

In der Termin-Seitenleiste auf Bearbeiten — es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Termins vorbefüllt.

Dialog ohne Speichern schließen

Über das X oben schließt du das Terminfenster, ohne etwas zu ändern.

Termin-Seitenleiste

Termin-Seitenleiste öffnen

Ein Klick auf einen Termin im Kalender öffnet rechts eine Seitenleiste mit allen Angaben, ohne gleich in den Bearbeitungsmodus zu wechseln — der häufigste Fall ist Nachschauen, nicht Ändern. Sie zeigt den Titel, Wann (den Zeitraum, bei ganztägigen Terminen ohne Uhrzeit), Wo (die Adresse mit Kartensymbol, gegebenenfalls einen Link zum Standort), Teilnehmer mit Profilbild und Ressourcen. Ist ein Teilnehmer inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv.

Verknüpften Kunden direkt kontaktieren

Ist dem Termin ein Kunde zugeordnet, zeigt die Seitenleiste seinen Namen samt klickbarer Telefonnummer und E-Mail-Adresse; ein Klick auf den Namen führt direkt in die Kundendetails — praktisch, um vor Ort schnell anzurufen oder in die volle Kundenakte zu springen.

Dokumente am Termin ablegen

Ein Bereich Dokumente mit der Dropzone „Dateien hier ablegen oder klicken" hängt Einsatzunterlagen — Pläne, Fotos — dauerhaft an den Termin, statt sie in einer separaten E-Mail zu verlieren.

Kommentare zum Termin

Darunter liegt ein Kommentar-Thread für die Abstimmung zum Einsatz, der am Termin dokumentiert bleibt.

Termin löschen

Im „…"-Menü neben Bearbeiten auf Löschen und die Rückfrage „Soll der Termin wirklich gelöscht werden" bestätigen. Der Termin verschwindet sofort aus dem Kalender — so räumst du abgesagte Einsätze auf, während die Rückfrage vor einem Fehlklick in der Schnellansicht schützt.

Weitere Ereignisquellen (Abwesenheiten, Aufgaben, Projekte, Ressourcen)

Genehmigte Abwesenheiten im Kalender

Genehmigte Abwesenheiten der eingetragenen Mitarbeiter erscheinen als Ganztagsbalken „‹Typ› ‹Name›", beschränkt auf die im Reiter Anzeige ausgewählten Abwesenheitstypen — offene Anträge zählen bewusst nicht, nur Genehmigtes ist eine Planungsgrundlage für die Einsatzplanung. Ein Klick auf einen solchen Balken löst keine Aktion aus.

Fremde Urlaube brauchen ein eigenes Recht. Den Schalter Urlaube für eine Kollegin einzuschalten genügt allein nicht: Wer nicht Administrator ist, nicht alle Abwesenheiten bearbeiten darf und keine Abteilung führt, bekommt ausschließlich die eigenen Abwesenheiten geliefert — die Spur der Kollegin bleibt dann leer, ohne Hinweis.

Abwesenheitstypen sind anfangs leer. Das Feld Abwesenheitstypen im Reiter Anzeige zeigt beim allerersten Öffnen der Kalendereinstellungen nur den Platzhaltertext „Abwesenheitstypen auswählen…" — du musst mindestens einen Typ selbst wählen und speichern. Solange das nicht geschehen ist, bleibt der Schalter Urlaube bei den Benutzern wirkungslos, egal ob er eingeschaltet ist.

Fällige Aufgaben im Kalender

Aufgaben mit Status „geplant" erscheinen am Tag ihrer Fälligkeit als ganztägiger Eintrag; ein Klick öffnet die Aufgaben-Seitenleiste zum Abschließen. So siehst du Fälligkeiten neben Terminen — ein voller Tag mit Termin und mehreren Aufgaben ist auf einen Blick erkennbar überbucht.

Projektlaufzeiten im Kalender

Projekte mit sowohl Start- als auch Enddatum erscheinen als durchgehender Laufzeitbalken (Farbe aus den Projekt-Einstellungen, sonst Grün); ein Klick führt direkt in die Projektdetails. Ohne beide Daten bleibt ein Projekt im Kalender unsichtbar. Im Reiter Anzeige schaltest du bei eingeschaltetem Projekte anzeigen zusätzlich um, ob alle oder nur aktive Projekte einfließen.

Ressourcen-Belegung im Kalender

Termine, an denen eine eingeblendete Ressource — Fahrzeug, Gerät, Raum — beteiligt ist, erscheinen zusätzlich in deren Legendenfarbe: Geräte- und Fahrzeugauslastung landet damit im selben Bild wie die Personaleinsätze.

Kalendereinstellungen

Kalendereinstellungen öffnen

Die Schaltfläche Einstellungen in der Kopfzeile öffnet den Dialog Kalendereinstellungen mit fünf Reitern: Anzeige, Benutzer, Ressourcen, Arbeitszeiten und Synchronisation. Speichern übernimmt die Änderungen, Schließen verwirft sie. Die Komposition eines Kalenders — wer und was darin sichtbar ist — ist damit Konfiguration, nicht Tagesbedienung.

Reiter „Anzeige": Name und Darstellung

Neben dem Namen des Kalenders und der Standardansicht (siehe „Weitere Ansichten" oben) liegt hier auch Projekte anzeigen und ganz unten das Feld Abwesenheitstypen. Lässt du den Namen leer, bleibt das Fenster offen und am Feld erscheint der Hinweis „Name muss ausgefüllt werden." — erst mit ausgefülltem Namen lässt sich speichern.

Reiter „Benutzer": wer im Kalender erscheint

Über Benutzer hinzufügen nimmst du Mitarbeiter auf (Duplikate werden ignoriert); ein neuer Eintrag hat Termine sichtbar mit einer Zufallsfarbe, Urlaube und Aufgaben zunächst aus. Für jeden Eintrag schaltest du diese drei Sichtbarkeiten einzeln ein oder aus und wählst je eine eigene Farbe — für Urlaube und Aufgaben trägst du sie am besten selbst nach, sonst erscheinen diese Einträge im Standardblau. Ist ein aufgenommener Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen die Markierung Inaktiv. Das Papierkorb-Symbol entfernt ihn wieder aus dem Kalender — der Mitarbeiter selbst bleibt davon unberührt.

Reiter „Ressourcen"

Dasselbe Prinzip für Ressourcen: über Resource hinzufügen aufnehmen, eine Farbe wählen, mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen. Angelegt werden Ressourcen selbst in den dortigen Einstellungen.

Reiter „Arbeitszeiten"

Siehe „Arbeitszeiten farblich hervorheben" weiter oben.

Einstellungen speichern und wer das darf

Speichern übernimmt die Änderungen sofort und ohne die Seite neu zu laden, mit dem Toast „Einstellungen wurden gespeichert". Öffnen darf den Dialog jeder, der den Kalender ansehen darf — Speichern dagegen nur ein Administrator oder der Eigentümer des Kalenders: Versucht es jemand anders auf einem gemeinsamen Kalender, öffnet sich das Fenster zwar, das Speichern scheitert aber mit dem Toast „Berechtigung verweigert — Sie dürfen diese Aktion nicht durchführen.", und das Fenster bleibt offen.

Aufräumen. Wird ein Benutzer oder eine Ressource gelöscht, entfernt flinkest ihn automatisch aus allen Kalendereinstellungen — es bleibt keine leere Spur zurück.

Synchronisation mit externen Kalendern

Externen Kalender verbinden

Im Reiter Synchronisation — sichtbar, sobald der Kalender einmal gespeichert wurde — startest du über die dortige Schaltfläche die Verbindung zu deinem Office-365-, iCloud- oder Google-Kalender. Nach einem Aufklärungshinweis öffnet sich ein externes Anmeldefenster in einem neuen Browser-Tab (blockiert dein Browser Pop-ups, öffnet sich keiner); nach der Anmeldung bestätigst du in flinkest, dass sie erfolgt ist. Es folgt das Fenster Kalender für die Synchronisation auswählen: Kalenderauswahl — genau ein Kalender deines Kontos, der Hauptkalender ist dabei vorausgewählt —, eine Auswahl für die Richtung der Synchronisation (noch englisch beschriftet: From External to Flinkest, From Flinkest to External, Bidirectional Sync) und Kalenderfarbe.

Nur „Importieren" oder „Beide" holen wirklich etwas. Wählst du bei der Richtung Exportieren, passiert beim regelmäßigen Abgleich gar nichts mehr — flinkest kann (noch) keine eigenen Termine an deinen externen Kalender senden, und ohne diese Funktion bleibt der Abgleich in diese Richtung schlicht aus. Bei Importieren und Beide holt flinkest weiterhin ausschließlich Termine aus dem externen Kalender nach flinkest; auch Beide schickt nichts zurück — einen tatsächlichen Export deiner flinkest-Termine gibt es nach wie vor nicht.

Wann der Abgleich läuft. Regelmäßig im Hintergrund, nicht in dem Moment, in dem du etwas änderst. Übernommen werden Titel, Beschreibung, Zeitraum bzw. Ganztägigkeit und der Status — aber zunächst ohne Teilnehmer: Damit ein übernommener Termin in einer der farbigen Spuren erscheint, musst du ihn öffnen und einen Mitarbeiter eintragen.

Sync-Status ansehen oder beenden

Ist ein Kalender verbunden, zeigt der Reiter Synchronisation den Anbieter, den Status (Verbunden oder Verbindungsfehler, je nach Gültigkeit der externen Freigabe), die eingestellte Richtung und den gewählten Kalender unter Synchronisierter Kalender. Synchronisation beenden trennt die Verbindung nach einer Rückfrage mit derselben Überschrift — bereits übernommene Termine bleiben dabei in flinkest erhalten.

Zugriff, Berechtigungen, Einstiege

Den eigenen Kalender öffnen

Du brauchst die Berechtigung, Kalender und Termine zu sehen. Damit öffnest, bearbeitest und synchronisierst du deinen eigenen Kalender uneingeschränkt; einen gemeinsamen, als „öffentlich" markierten Kalender darfst du damit ebenfalls ansehen, ohne Administrator zu sein — dieselbe Bedingung, unter der er dir überhaupt erst zur Auswahl angeboten wird.

Fremden Kalender öffnen: was erlaubt ist und was nicht

Den persönlichen Kalender einer Kollegin darfst du grundsätzlich nicht öffnen, außer du bist Administrator — dort landest du auf der Seite „Nicht erlaubt.". Einen gemeinsamen, öffentlichen Kalender darfst du dagegen auch ohne Administratorrecht ansehen; Bearbeiten, Synchronisieren und Löschen bleiben trotzdem Administratoren bzw. dem Eigentümer vorbehalten (siehe „Einstellungen speichern und wer das darf"). Fremde Termine siehst du unabhängig davon — indem du die betreffenden Mitarbeiter in deinem eigenen Kalender einblendest.

Warum in der Spur eines Kollegen nur die eigenen Termine erscheinen

Ohne die Berechtigung „Alle Termine sehen" ersetzt flinkest bei der Abfrage eine fremde Benutzer-ID stillschweigend durch deine eigene — in der Farbspur eines Kollegen erscheinen dann deine eigenen Termine statt seiner, ohne Fehlermeldung. Eine weiche Sperre statt eines Zugriffsfehlers, damit ein geteilter Kalender trotzdem für alle nutzbar bleibt.

Termine als Dashboard-Widget

Auf der Startseite lässt sich zusätzlich das Widget Anstehende Termine einrichten — eine schlichte Liste kommender Termine, unabhängig vom Kalender und dessen Benutzer-/Ressourcenauswahl. Über das Zahnrad-Symbol des Widgets stellst du zwei Dinge ein: den Zeitraum (Heute, Nächste X Tage oder Nächste X Termine) und den Umfang — standardmäßig Meine Termine, also nur deine eigenen.

Mit der Berechtigung „Alle Termine sehen" stehen im Umfang drei weitere Optionen zur Wahl: Alle Termine, Bestimmter Mitarbeiter und Bestimmte Ressource. Ohne dieses Recht bleibt das Widget auf deine eigenen Termine beschränkt — die drei zusätzlichen Optionen erscheinen in der Auswahl gar nicht erst.

Auch unterwegs

Auf dem Home-Bildschirm der mobilen Apps (iOS/Android) zeigt die Sektion Termine heute die eigenen Termine des laufenden Tages — anlegen, bearbeiten und löschen geht dort auch offline. Anders als hier zeigt die App weder fremde Termine noch andere Tage.

Verwandte Seiten

• Kalender im Vollbild
• Abwesenheiten
• Projekte
• Kunden
• Kalender-Einstellungen
• Ressourcen
• Benutzer
• Startseite

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Kalender keine Termine, obwohl welche existieren? Der Kalender zeigt nur die Mitarbeiter und Ressourcen, die in seinen Einstellungen eingetragen sind. Öffne Einstellungen, gehe auf den Reiter Benutzer und füge dich und deine Kolleginnen und Kollegen hinzu — und achte darauf, dass der Schalter Termine je Eintrag eingeschaltet ist.

Kann ich die Termine meiner Kollegen sehen? Ja. Trage die betreffenden Personen in den Einstellungen deines Kalenders unter Benutzer ein und gib ihnen eine eigene Farbe. Den persönlichen Kalender einer anderen Person direkt zu öffnen, bleibt dagegen Administratoren vorbehalten — einen gemeinsamen, „öffentlichen" Kalender darfst du dagegen auch ohne Administratorrecht ansehen; bearbeiten oder synchronisieren darfst du ihn trotzdem nicht.

Kann ich einen Serientermin anlegen, der sich jede Woche wiederholt? Nein. Im Terminfenster gibt es keine Wiederholung — wiederkehrende Termine legst du einzeln an.

Erinnert mich flinkest an einen Termin? Nein, flinkest verschickt zu Terminen keine Erinnerungen und keine Einladungen per E-Mail. Wenn du erinnert werden willst, verbinde deinen eigenen Kalender und lass die Erinnerung von dort kommen.

Ich habe meinen Kalender verbunden, sehe aber keine Termine daraus. Zwei Punkte: Der Abgleich läuft in Abständen im Hintergrund, direkt nach dem Verbinden ist er also noch nicht gelaufen. Und übernommene Termine haben keine Teilnehmer — sie erscheinen erst in einer der farbigen Spuren, wenn du sie öffnest und einen Mitarbeiter einträgst. Steht im Reiter Synchronisation eine Verbindungsstörung, verbinde das Konto neu. Erwarte dabei keinen Export: flinkest holt Termine nur aus dem externen Kalender, nie umgekehrt.

Warum fehlt ein Urlaub im Kalender, obwohl der Schalter „Urlaube" eingeschaltet ist? Drei Dinge müssen zusammenkommen: Die Abwesenheit muss genehmigt sein, ihr Abwesenheitstyp muss im Reiter Anzeige unter Abwesenheitstypen ausgewählt und mindestens einmal gespeichert sein, und du musst berechtigt sein, die Abwesenheit dieser Person zu sehen — ohne Administratorrecht, das Recht auf alle Abwesenheiten oder eine Abteilungsleitung siehst du ausschließlich deine eigenen.