Kalender

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Der Kalender zeigt dir auf einen Blick, was ansteht: Termine deiner Kolleginnen und Kollegen, genehmigte Abwesenheiten, fällige Aufgaben und laufende Projekte — alles in einer Ansicht. Du legst hier neue Termine an, öffnest bestehende und stellst selbst ein, wessen Einträge du in welcher Farbe sehen willst. Jeder Benutzer hat seinen eigenen Kalender; du erreichst ihn über dein Profilmenü oben rechts mit Kalender.

Kopfzeile des Kalenders

Ganz oben liegt die Steuerleiste des Kalenders:

Links die Pfeile zurück und vor sowie Heute. Damit blätterst du durch Monate, Wochen oder Tage und springst wieder zum aktuellen Datum.
In der Mitte der Zeitraum, den du gerade siehst — je nach Ansicht der Monat, die Kalenderwoche oder der Tag.
Rechts die Umschalter Monat, Woche und Tag und daneben die Schaltfläche Einstellungen.

In der Wochen- und Tagesansicht zeigt der Kalender die Zeit von 6:00 bis 20:00 Uhr. Wie fein das Zeitraster ist (15 Minuten, 30 Minuten oder eine Stunde), ob Wochennummern und Wochenenden erscheinen und ob eine Linie die aktuelle Uhrzeit markiert, legst du in den Kalendereinstellungen fest. Passen an einem Tag nicht alle Einträge untereinander, fasst der Kalender den Rest zu einem Hinweis „+ weitere" zusammen — ein Klick darauf zeigt den ganzen Tag.

Jeder Benutzer bekommt seinen eigenen Kalender. Er entsteht automatisch beim Anlegen des Benutzers und lässt sich nicht löschen. Zusätzlich kann es gemeinsame Kalender geben — die legen Administratoren in den Kalender-Einstellungen an.

Wer welchen Kalender öffnen darf. Du brauchst das Recht, Kalender und Termine zu sehen. Damit öffnest und änderst du deinen eigenen Kalender. Den Kalender einer Kollegin oder einen gemeinsamen Kalender darf nur ein Administrator öffnen und bearbeiten. Fremde Termine siehst du trotzdem — indem du die betreffenden Mitarbeiter in deinem eigenen Kalender einblendest.

Was im Kalender angezeigt wird

Der Kalender ist kein fester Terminplan, sondern eine Zusammenstellung: Du entscheidest in den Einstellungen, welche Mitarbeiter, welche Ressourcen und welche Zusatzinformationen eingeblendet werden. Fünf Arten von Einträgen können erscheinen:

Eintrag	Was gezeigt wird	Klick öffnet
Termine	alle Termine der eingetragenen Mitarbeiter im sichtbaren Zeitraum	die Termin-Seitenleiste
Urlaube und Abwesenheiten	ganztägige Einträge für genehmigte Abwesenheiten der eingetragenen Mitarbeiter, beschränkt auf die ausgewählten Abwesenheitsarten	nichts
Aufgaben	Aufgaben mit Status „geplant", am Tag ihrer Fälligkeit als ganztägiger Eintrag	die Aufgaben-Seitenleiste
Ressourcen	Termine, an denen die eingetragene Ressource (Fahrzeug, Gerät, Raum …) beteiligt ist	die Termin-Seitenleiste
Projekte	Projekte mit Start- und Enddatum als durchgehender Balken	die Projektdetails

Unter dem Kalender steht die Farblegende: für jeden eingetragenen Mitarbeiter ein Kästchen mit seiner Farbe für Termin und, falls eingeschaltet, für Urlaub, danach die Ressourcen mit ihrer Farbe. So erkennst du in der Monatsansicht sofort, wem ein Eintrag gehört.

Grenzen der Anzeige. Aufgaben und Abwesenheiten werden je Mitarbeiter bis zu 100 Einträge pro Zeitraum geladen, Projekte bis zu 1.000. Bei Abwesenheiten zählen nur genehmigte Anträge, bei Aufgaben nur solche mit Status „geplant".

Mobile Benutzer. Benutzer, die als mobil geführt werden — also die Mitarbeiter, die mit den Apps für iPhone und Android arbeiten —, sehen ausschließlich Termine, an denen sie selbst als Teilnehmer eingetragen sind. Daran ändert auch eine Einstellung im Kalender nichts: Die Einschränkung gilt für jede Anfrage dieser Benutzer.

Immer aktuell. Legt jemand anderes einen Termin an, ändert ihn oder wird eine Abwesenheit genehmigt, lädt der Kalender die betroffenen Einträge von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden.

Termin-Seitenleiste

Ein Klick auf einen Termin öffnet rechts eine Seitenleiste mit allen Angaben:

Kopfbereich — Titel des Termins, darunter Datum und Uhrzeit. Rechts liegen die Schaltfläche Bearbeiten und ein Menü mit Löschen.
Wann — der Zeitraum. Bei ganztägigen Terminen ohne Uhrzeit.
Ort — der hinterlegte Standort des Kunden als Link sowie die Adresse mit Kartensymbol.
Teilnehmer — alle zugeordneten Mitarbeiter mit Profilbild.
Ressourcen — alle zugeordneten Ressourcen.
Kunde — ist ein Kunde verknüpft, steht rechts sein Name samt Telefonnummer und E-Mail-Adresse; ein Klick führt in die Kundendetails.
Darunter die Beschreibung, der Bereich Dokumente zum Anhängen von Dateien und die Kommentare zum Termin.

Termin anlegen und bearbeiten

Beides läuft über dasselbe Fenster. Es hat oben das Formular und unten einen Belegungsplan, der die bereits vorhandenen Termine der gewählten Mitarbeiter und Ressourcen im gleichen Zeitraum zeigt — so siehst du sofort, ob jemand schon verplant ist.

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:

Allgemein — der Titel des Termins. Pflichtfeld.
Datum und Uhrzeit — der Schalter ganztägig und darunter die Zeitraumauswahl. Bei ausgeschaltetem Schalter wählst du zusätzlich die Uhrzeiten in Schritten von fünf Minuten. Fertige Vorschläge wie „Heute", „Morgen", „Diese Woche" oder „Nächster Monat" nehmen dir die Eingabe ab.
Mitarbeiter — die Teilnehmer des Termins. Bei einem neuen Termin bist du selbst bereits eingetragen.
Ressourcen — Fahrzeuge, Geräte oder Räume, die für den Termin belegt werden.
Details — eine formatierbare Beschreibung.
Kunde — der Kunde, zu dem der Termin gehört, und darunter — sofern die Standortverwaltung in den Kontakt-Einstellungen aktiv ist — sein Standort. Wählst du einen Kunden oder einen Standort aus, fragt flinkest, ob die dortige Adresse in den Termin übernommen werden soll.
Adresse — Straße, PLZ, Ort und Land. Bei der Straßeneingabe schlägt flinkest passende Adressen vor und füllt die übrigen Felder aus.

Speichern über Termin speichern unten rechts. Danach schließt sich das Fenster und der Kalender aktualisiert sich von selbst.

Was beim Speichern geprüft wird. Titel und Zeitraum sind Pflicht. Bei einem Termin mit Uhrzeit muss das Ende nach dem Beginn liegen — sonst erscheint der Hinweis, dass das End-Datum größer sein muss als das Von-Datum. Teilnehmer und Ressourcen werden unmittelbar nach dem Termin gespeichert; sie ersetzen jeweils die bisherige Zuordnung vollständig.

Uhrzeiten. flinkest speichert Termine in einer neutralen Zeitzone und rechnet sie beim Anzeigen in deine lokale Zeit um. Ein Termin behält dadurch seine Uhrzeit auch über die Sommer- und Winterzeitumstellung hinweg.

Kalendereinstellungen

Die Schaltfläche Einstellungen in der Kopfzeile öffnet ein Fenster mit fünf Reitern. Änderungen gelten erst nach einem Klick auf Speichern.

Anzeige. Der Name des Kalenders und die Grundeinstellungen der Ansicht: Standard (die Ansicht, mit der der Kalender öffnet — Monat, Woche, Tag, Liste oder Jahr; bei „Jahr" zusätzlich die Monatsanzahl pro Zeile), Wochennummern anzeigen, Wochenenden anzeigen, die Markierung der aktuellen Uhrzeit, Tage ausblenden (etwa Samstag und Sonntag dauerhaft ausblenden), Meeting Dauer als Zeitraster der Wochen- und Tagesansicht und Erster Tag der Woche. Darunter zwei weitere Abschnitte: Projekte — ob Projekte im Kalender erscheinen und ob alle oder nur aktive; dabei weist flinkest darauf hin, dass nur Projekte mit Start- und Enddatum angezeigt werden. Und Abwesenheiten — welche Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich …) als Balken im Kalender auftauchen sollen.

Benutzer. Über das Auswahlfeld Benutzer hinzufügen nimmst du Mitarbeiter in den Kalender auf. Für jeden Eintrag schaltest du getrennt Termine, Urlaube und Aufgaben ein oder aus und wählst je eine Farbe. Das Papierkorb-Symbol entfernt den Mitarbeiter wieder aus dem Kalender — der Mitarbeiter selbst bleibt davon unberührt.

Ressourcen. Dasselbe für Ressourcen: hinzufügen, Farbe wählen, entfernen. Angelegt werden Ressourcen in den Einstellungen.

Arbeitszeiten. Hier legst du fest, welche Zeiten als Arbeitszeit gelten: pro Zeile die Wochentage und die Uhrzeit von–bis. Zeiten außerhalb hebt der Kalender in der Wochen- und Tagesansicht optisch ab. Mehrere Zeilen sind möglich, etwa für einen kürzeren Freitag.

Synchronisation. Hier verbindest du deinen Kalender mit einem externen Kalenderkonto — siehe unten.

Aufräumen. Wird ein Benutzer oder eine Ressource gelöscht, entfernt flinkest sie automatisch aus allen Kalendereinstellungen. Es bleibt keine leere Spur zurück.

Aktionen

Neuen Termin anlegen. Ziehe im Kalender über den gewünschten Zeitraum oder klicke auf einen Tag. Es öffnet sich das Terminfenster mit dem gewählten Zeitraum und dir selbst als Teilnehmer. In der Monatsansicht entsteht dabei ein ganztägiger Termin, in der Wochen- und Tagesansicht ein Termin mit Uhrzeit.

Termin öffnen. Klick auf den Eintrag im Kalender — die Seitenleiste geht auf.

Termin bearbeiten. In der Seitenleiste auf Bearbeiten. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen.

Termin löschen. In der Seitenleiste im Menü neben Bearbeiten auf Löschen und die Rückfrage bestätigen.

Aufgabe oder Projekt öffnen. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Aufgaben-Seitenleiste, ein Klick auf einen Projektbalken führt direkt in die Projektdetails.

Anzeige umstellen. Über Einstellungen legst du dauerhaft fest, wen und was du siehst. Die Einstellungen gehören zum Kalender, nicht zum Gerät — du findest sie an jedem Rechner wieder.

Verbundenen Kalender anschließen. Im Reiter Synchronisation auf die Schaltfläche zum Verbinden deines Office-365-, iCloud- oder Google-Kalenders. flinkest erklärt zuerst, dass du auf eine gesicherte Anmeldeseite in einem neuen Browser-Tab weitergeleitet wirst und dort die E-Mail-Adresse deines Kontos eingeben und den Zugriff erlauben musst. Danach bestätigst du in flinkest, dass die Anmeldung erfolgt ist. Es folgt eine Liste der Kalender deines Kontos — du wählst genau einen aus (der Hauptkalender ist vorausgewählt und als solcher gekennzeichnet), dazu die Richtung der Synchronisation und eine Farbe. Öffnet sich kein neuer Tab, blockiert dein Browser vermutlich Pop-ups.

Wann der Abgleich läuft. Der Abgleich mit dem verbundenen Kalender läuft regelmäßig im Hintergrund, nicht in dem Moment, in dem du etwas änderst. Dabei holt flinkest alle Termine, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben, und legt sie als Termine an oder aktualisiert sie. Übernommen werden Titel, Beschreibung, Zeitraum bzw. Ganztägigkeit und der Status. Diese übernommenen Termine haben zunächst keine Teilnehmer — damit sie in einer der farbigen Spuren erscheinen, musst du sie öffnen und einen Mitarbeiter eintragen.

Synchronisation prüfen oder beenden. Ist ein Kalender verbunden, zeigt der Reiter Synchronisation den Anbieter, den Status (Verbunden oder Verbindungsfehler), die eingestellte Richtung und den gewählten Kalender. Die Schaltfläche Synchronisation beenden trennt die Verbindung nach einer Rückfrage. Bereits übernommene Termine bleiben dabei in flinkest erhalten.

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Kalender keine Termine, obwohl welche existieren? Der Kalender zeigt nur die Mitarbeiter und Ressourcen, die in seinen Einstellungen eingetragen sind. Öffne Einstellungen, gehe auf den Reiter Benutzer und füge dich und deine Kolleginnen und Kollegen hinzu — und achte darauf, dass der Schalter Termine je Eintrag eingeschaltet ist.

Kann ich die Termine meiner Kollegen sehen? Ja. Trage die betreffenden Personen in den Einstellungen deines Kalenders unter Benutzer ein und gib ihnen eine eigene Farbe. Den Kalender einer anderen Person direkt zu öffnen, ist dagegen Administratoren vorbehalten.

Kann ich einen Serientermin anlegen, der sich jede Woche wiederholt? Nein. Im Terminfenster gibt es keine Wiederholung — wiederkehrende Termine legst du einzeln an.

Erinnert mich flinkest an einen Termin? Nein, flinkest verschickt zu Terminen keine Erinnerungen und keine Einladungen per E-Mail. Wenn du erinnert werden willst, verbinde deinen eigenen Kalender und lass die Erinnerung von dort kommen.

Ich habe meinen Kalender verbunden, sehe aber keine Termine daraus. Zwei Punkte: Der Abgleich läuft in Abständen im Hintergrund, direkt nach dem Verbinden ist er also noch nicht gelaufen. Und übernommene Termine haben keine Teilnehmer — sie erscheinen erst in einer der farbigen Spuren, wenn du sie öffnest und einen Mitarbeiter einträgst. Steht im Reiter Synchronisation ein Verbindungsfehler, verbinde das Konto neu.

Warum fehlt ein Urlaub im Kalender? Angezeigt werden nur genehmigte Abwesenheiten, nur von Mitarbeitern mit eingeschaltetem Schalter Urlaube und nur in den Abwesenheitsarten, die im Reiter Anzeige unter Abwesenheitstypen ausgewählt sind.

Mein Mitarbeiter sieht in der App nur einen Teil der Termine. Das ist so gewollt: Mobile Benutzer sehen ausschließlich Termine, an denen sie selbst als Teilnehmer eingetragen sind. Trage die Person im Termin als Teilnehmer ein, dann erscheint er auch auf ihrem Gerät.

Warum taucht ein Projekt nicht auf? Projekte erscheinen nur, wenn sie im Reiter Anzeige eingeschaltet sind und sowohl ein Start- als auch ein Enddatum haben. Steht die Auswahl auf „nur aktive Projekte", werden abgeschlossene ausgeblendet.