Kalender-Einstellungen

Auf dieser Seite verwaltest du die gemeinsamen Kalender deines Betriebs — etwa einen Kalender für eine ganze Filiale oder ein Team, in dem die Termine mehrerer Mitarbeiter zusammenlaufen. Ein Kalender ist dabei kein reiner Anzeigefilter, sondern ein eigener Datensatz mit Name, Anzeigeeinstellungen, zugeordneten Benutzern und Ressourcen, Arbeitszeiten und optional einer externen Synchronisation. Jeder Benutzer bekommt daneben automatisch einen eigenen, persönlichen Kalender — er taucht hier nicht auf und lässt sich auch nicht löschen; die eigentliche Teamplanung läuft über die gemeinsamen Kalender dieser Seite. Sie ist etwas anderes als die Schaltfläche Einstellungen oben in deinem eigenen Kalender: Dort öffnest du dasselbe Fenster Kalendereinstellungen, aber immer nur für den einen Kalender, den du gerade siehst — hier siehst du alle gemeinsamen Kalender auf einen Blick, legst neue an und verwaltest bestehende zentral.

Wer diese Seite sieht. Sie gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten; ohne Administratorrechte landest du beim Versuch, sie zu öffnen, auf der Seite „Nicht erlaubt.". Außerdem gibt es sie nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist: Ist es ausgeschaltet, fehlt der Punkt Kalender in der Einstellungs-Navigation, und ein direkter Aufruf zeigt die Seite „Modul ausgeschaltet". Die angelegten Kalender bleiben dabei erhalten.

Liste, Navigation und Kopf-Aktion

Die Brotkrume oben zeigt Einstellungen › Kalender — ein Klick auf Einstellungen bringt dich zu den Allgemeinen Einstellungen, der Startseite des Einstellungsbereichs.

Die Kalenderliste und ihre Spalten

Jeder gemeinsame Kalender steht in einer eigenen Zeile mit vier Spalten: Name; Standardansicht mit der Ansicht, in der sich der Kalender öffnet (etwa „Woche"), als kleines Kästchen — ist keine eigene Anzeige-Einstellung hinterlegt, steht dort „Standardeinstellungen"; Benutzer & Ressourcen mit der Anzahl zugeordneter Benutzer und Ressourcen, etwa „4 Benutzer", oder dem Hinweis „Keine Benutzer oder Ressourcen zugewiesen"; und Arbeitszeiten mit den ersten beiden hinterlegten Arbeitszeiten (etwa „Mo, Di, Mi, Do, Fr: 07:00-17:00"), darunter einem Zähler für weitere Einträge, sonst dem Hinweis „Keine Arbeitszeiten gesetzt". So erkennst du auf einen Blick, wer in einem Kalender zusammengefasst ist und wann dort gearbeitet wird, ohne ihn erst öffnen zu müssen. Auf dem Handy erscheint jeder Kalender stattdessen als Karte mit denselben Angaben untereinander.

Nur gemeinsame Kalender erscheinen hier

Die Liste zeigt ausschließlich gemeinsame (öffentliche) Kalender — persönliche Kalender einzelner Benutzer sind bewusst ausgeblendet, auch für einen Administrator. Der Filter wird beim Laden der Liste immer neu erzwungen, damit er nicht versehentlich ausgehebelt werden kann. Weil ein Kalender fachlich Steuerungsdaten für die Team-Einsatzplanung trägt (wer sieht wen, welche Ressourcen/Abwesenheiten/Projekte werden eingeblendet), gehört seine Verwaltung bewusst in die Einstellungen statt in den Kalender-Arbeitsbereich selbst.

Zeilenanzahl merkt sich die Liste

Gibt es mehr als zehn gemeinsame Kalender, erscheint unter der Liste die Blätterleiste mit der Trefferzahl und der Auswahl, wie viele Zeilen pro Seite angezeigt werden. Diese Zeilenanzahl bleibt über einen Reload oder einen erneuten Besuch der Seite erhalten — du musst sie nicht bei jedem Besuch neu wählen.

Direkt zum Bearbeiten springen

Ein Klick auf den Namen eines Kalenders öffnet direkt denselben Dialog wie Bearbeiten im Menü: Ein Kalender hat keine weitere Unteransicht, alle Angaben passen in den Einstellungsdialog. Am Ende jeder Zeile liegt außerdem die Schaltfläche … mit dem Zeilenmenü Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Auf dem Handy öffnet ein Tippen auf die Karte den Dialog, das Menü sitzt dort auf der Karte.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Kalender — etwa ein zweiter Administrator —, lädt die Liste von selbst neu, du musst die Seite nicht neu laden. Ist die Blätterleiste eingeblendet (ab mehr als zehn Kalendern), liegt dort zusätzlich eine Schaltfläche zum manuellen Neuladen, falls die automatische Aktualisierung einmal nicht greift.

Leerer Kalenderbestand

Gibt es noch keinen gemeinsamen Kalender, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Einträge vorhanden". Den ersten Kalender legst du dann über Neu oben rechts an.

Kalender anlegen

Neuen Kalender anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — der Dialog Kalendereinstellungen öffnet sich sofort, ohne vorherigen Serveraufruf: Solange du ihn nicht über Speichern bestätigst, entsteht kein Eintrag in der Liste, auch nicht bei einem Abbruch mit bereits vorgenommenen Änderungen. Er zeigt beim Neuanlegen vier Reiter — Anzeige, Benutzer, Ressourcen und Arbeitszeiten (den Reiter Ressourcen nur, solange das Modul Ressourcen eingeschaltet ist und du Ressourcen ansehen darfst); der fünfte Reiter „Synchronisation" fehlt hier noch (siehe weiter unten). Der Name ist mit „Neuer Kalender" vorbelegt, alle übrigen Felder mit denselben Standardwerten wie ein frisch angelegter Kalender (Monatsansicht, 30-Minuten-Raster, Wochenenden sichtbar, Jetzt-Indikator aktiv, keine Benutzer, Ressourcen oder Arbeitszeiten) — ein sofort speicherbarer, sinnvoller Kalender, ohne dass du erst jedes Feld ausfüllen musst. Welches Feld in welchem Reiter steht und was es bewirkt, ist auf der Seite Kalender im Abschnitt „Kalendereinstellungen" beschrieben — dort ist es exakt derselbe Dialog, nur für deinen eigenen Kalender geöffnet.

Der Name ist beim Anlegen faktisch nicht erzwungen. Leerst du das Namensfeld vor dem Speichern, meldet flinkest keinen Fehler — gespeichert wird der Kalender trotzdem, dann unter dem Standardnamen „Neuer Kalender". Diese stille Rückfallregel gilt ausschließlich für das Anlegen (siehe „Bestehenden Kalender bearbeiten" für den Unterschied beim Bearbeiten). Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit „Kalender wurde gespeichert", das Fenster schließt und der neue Kalender erscheint sofort in der Liste.

Kalender bearbeiten

Bestehenden Kalender bearbeiten

Über Bearbeiten im Zeilenmenü oder per Klick auf den Namen des Kalenders. Der Dialog lädt den Kalender dabei frisch vom Server, nicht aus dem Zwischenspeicher der Liste — die Listenantwort liefert nur Name, ID und die Anzeigeeinstellungen. Anders als beim Anlegen ist der Name hier Pflicht: Speicherst du mit leerem Namensfeld, markiert flinkest das Feld rot mit dem Hinweis „Name muss ausgefüllt werden.", zusätzlich erscheint dieselbe Meldung oben als Hinweis, und die Änderung wird nicht übernommen — der Dialog bleibt offen, sodass du den Namen direkt nachtragen kannst. Nach erfolgreichem Speichern bestätigt flinkest wie beim Anlegen mit „Kalender wurde gespeichert" und aktualisiert die betroffene Zeile in der Liste sofort. Abbrechen schließt das Fenster dagegen ohne Rückfrage, auch wenn du zuvor etwas geändert hast — die Änderung ist dann verworfen.

Der Reiter „Synchronisation" erscheint erst nach dem ersten Speichern

Beim Bearbeiten eines bereits gespeicherten Kalenders zeigt der Dialog fünf Reiter statt vier — zusätzlich „Synchronisation". Der Grund: Die externe Kalenderanbindung (Google, Microsoft 365, iCloud) referenziert den Kalender über seine ID, die ein gerade erst geöffneter, noch nicht gespeicherter Kalender nicht hat. Willst du einen neu angelegten Kalender synchronisieren, speicherst du ihn einmal und öffnest ihn danach erneut über Bearbeiten — jetzt steht der Reiter zur Verfügung. Ablauf und Felder der Synchronisation selbst sind auf der Seite Kalender beschrieben, weil derselbe Dialog dort ebenso genutzt wird.

Jede Arbeitszeit braucht einen Wochentag

Legst du im Reiter Arbeitszeiten eine Zeile an, ohne einen Wochentag dafür auszuwählen, markiert flinkest die Zeile sofort mit einem Warnhinweis darunter — sie lässt sich so nicht speichern. Versuchst du trotzdem zu speichern, solange mindestens eine Zeile ohne Wochentag steht, bricht flinkest mit der Meldung „Wählen Sie für jeden Geschäftszeiten-Eintrag einen Wochentag" ab, das Fenster bleibt offen. Grund für die Sperre: Eine Arbeitszeit ohne Wochentag erschiene sowohl in der Spalte Arbeitszeiten der Liste als auch im Dialog nur als „: 08:00-16:00" ohne erkennbaren Tag — eine unbrauchbare Zusammenfassung. Ergänze bei der betroffenen Zeile im Auswahlfeld der Wochentage — solange keiner gewählt ist, steht dort „Tage auswählen" — den fehlenden Tag und speichere erneut; die Prüfung gilt beim Anlegen wie beim Bearbeiten gleichermaßen.

Kalender duplizieren und löschen

Kalender duplizieren

Über Duplizieren im Zeilenmenü. Anders als beim Anlegen legt flinkest die Kopie sofort serverseitig an, bestätigt das mit „Kalender wurde dupliziert" und öffnet erst dann das Kontrollfenster — die Kopie trägt denselben Namen plus den Zusatz „ (Kopie)" und sämtliche Einstellungen, Benutzer, Ressourcen und Arbeitszeiten des Originals. Eine bestehende externe Synchronisation wird dabei bewusst nicht übernommen, weil sie an ein einzelnes Benutzerkonto mit eigenem Zugangstoken gebunden ist und sich nicht vervielfachen lässt. Schließt du das folgende Kontrollfenster über Abbrechen, bleibt die bereits angelegte Kopie trotzdem in der Liste stehen — Abbrechen verwirft hier nur weitere, im Fenster vorgenommene Änderungen, nicht die Kopie selbst. Ein bei einem sehr langen Originalnamen zu lang werdender Namenszusatz wird automatisch gekürzt, damit das Speichern nicht an der Zeichenbegrenzung scheitert.

Kalender löschen

Über Löschen im Zeilenmenü, nach einer Rückfrage „Löschen von ‹Name›" mit dem Namen des Kalenders und der Frage „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?", die du mit Ja, löschen bestätigst. Diese Rückfrage prüft nur den Namen, nicht ob und von wem der Kalender gerade eingeblendet ist — stimme dich im Zweifel vorher mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen ab. Nach dem Bestätigen meldet flinkest „Der Kalender wurde gelöscht.", die Zeile verschwindet sofort aus der Liste. Löschen lässt sich ausschließlich bei gemeinsamen Kalendern auslösen; der persönliche Kalender eines Benutzers taucht auf dieser Liste ohnehin nicht auf und lässt sich über diese Seite grundsätzlich nicht löschen.

Verwandte Seiten

• Kalender
• Kalender im Vollbild
• Allgemeine Einstellungen
• Benutzer
• Ressourcen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen dieser Seite und den Einstellungen in meinem eigenen Kalender? Beide öffnen dasselbe Fenster Kalendereinstellungen — der Unterschied liegt darin, für welchen Kalender. Über Einstellungen in deinem Kalender bearbeitest du immer nur den einen Kalender, den du gerade geöffnet hast. Auf dieser Seite siehst du stattdessen alle gemeinsamen Kalender deines Betriebs auf einmal und kannst neue anlegen.

Warum sehe ich hier nicht die Kalender meiner Kolleginnen und Kollegen? Diese Liste zeigt ausschließlich gemeinsame Kalender — also solche, die für mehrere Mitarbeiter angelegt wurden. Der persönliche Kalender jedes Benutzers entsteht automatisch bei seiner Anlage, erscheint hier nicht und lässt sich auch nicht löschen.

Wer darf hier Kalender anlegen, bearbeiten oder löschen? Nur Administratoren — der gesamte Einstellungsbereich ist ihnen vorbehalten, ohne Administratorrechte kommst du gar nicht auf diese Seite.

Warum fehlt beim Anlegen eines neuen Kalenders der Reiter „Synchronisation"? Weil die Synchronisation einen bereits gespeicherten Kalender braucht. Speichere den neuen Kalender einmal über Speichern, öffne ihn danach erneut über Bearbeiten — jetzt steht der Reiter zur Verfügung.

Warum lässt sich mein Kalender nicht speichern, obwohl ich nur eine Arbeitszeit hinzugefügt habe? Vermutlich fehlt bei dieser Zeile im Reiter Arbeitszeiten die Auswahl eines Wochentags — ohne Wochentag lässt sich der Kalender nicht speichern, flinkest zeigt dazu einen Warnhinweis an der Zeile und beim Speichern die Meldung „Wählen Sie für jeden Geschäftszeiten-Eintrag einen Wochentag". Wähle bei der Zeile mindestens einen Wochentag aus und speichere erneut.

Kann ich einen gemeinsamen Kalender löschen, den andere gerade verwenden? Ja, die Rückfrage vor dem Löschen weist nur auf den Namen des Kalenders hin, nicht darauf, wer ihn aktuell eingeblendet hat. Stimme dich im Zweifel mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen ab, bevor du einen gemeinsamen Kalender entfernst.