Kalender-Einstellungen

Hier legst du gemeinsame Kalender an — Kalender, die nicht einer einzelnen Person gehören, sondern zum Beispiel dem Montageteam, der Werkstatt oder dem ganzen Betrieb. Ein Kalender ist in flinkest keine Schublade für Termine, sondern eine gespeicherte Ansicht: Er merkt sich, wessen Termine, Urlaube und Aufgaben in welcher Farbe erscheinen, welche Ressourcen mitlaufen, was als Arbeitszeit gilt und mit welcher Ansicht er aufgeht. Fertig eingerichtet lässt sich so ein Kalender als Kalender öffnen oder als Kachel auf die Startseite legen.

Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist — wie den gesamten Bereich Allgemeine Einstellungen.

Kopfzeile

Oben links steht der Titel Kalender, rechts die Schaltfläche Neu.

Neu legt den Kalender sofort an. Der Klick erzeugt den Kalender, noch bevor du etwas eingetragen hast, und öffnet danach den Dialog Kalendereinstellungen. Der frische Kalender heißt New Calendar, öffnet in der Monatsansicht, zeigt Wochennummern, blendet die Wochenenden aus und rastert die Wochen- und Tagesansicht in 30-Minuten-Schritten. Schließt du den Dialog mit Abbrechen, bleibt er trotzdem in der Liste stehen — dann entfernst du ihn über das Menü seiner Karte.

Die Liste der gemeinsamen Kalender

Jeder Kalender ist eine Karte. Oben sein Name und daneben ein Kennzeichen mit der Ansicht, mit der er aufgeht. Darunter drei Spalten, die den Inhalt der Einstellungen zusammenfassen:

Spalte	Was dort steht
Benutzer & Resourcen	wie viele Mitarbeiter und wie viele Ressourcen eingetragen sind — sonst „Keine Benutzer oder Resourcen zugewiesen"
Einstellungen	Kennzeichen für Wochenenden, Woche # und Jetzt-Indikator, dazu das eingestellte Zeitraster — sonst „Standardeinstellungen"
Arbeitszeiten	die ersten beiden Arbeitszeit-Zeilen mit Wochentagen und Uhrzeit, weitere werden gezählt — sonst „Keine Arbeitszeiten gesetzt"

Rechts oben auf der Karte liegt das Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen; es wird sichtbar, sobald du die Karte mit der Maus berührst. Ganz unten steht der Blätterbereich: Anzahl der Kalender, Seitenwechsel, die Zahl der Karten pro Seite und rechts eine Schaltfläche zum Neuladen. Ist noch nichts angelegt, steht dort „Noch keine Kalender angelegt.".

Persönliche Kalender stehen nicht in dieser Liste. Jeder Benutzer bekommt beim Anlegen automatisch einen eigenen Kalender, der nur ihm gehört. Diese persönlichen Kalender tauchen hier nicht auf und lassen sich hier auch nicht löschen — die Liste zeigt ausschließlich die gemeinsamen.

Wer einen gemeinsamen Kalender öffnen darf. Öffnen und ändern darf ihn nur, wer Administrator ist. Andere Benutzer sehen zwar die Auswahl der gemeinsamen Kalender, etwa beim Hinzufügen der Startseiten-Kachel, können den Kalender selbst aber nicht laden. Termine gehen dadurch niemandem verloren: Sie hängen nicht am Kalender, sondern an den Mitarbeitern und Ressourcen, die sie betreffen. Wer die Termine der Kollegin sehen will, trägt sie in seinem eigenen Kalender ein.

Die Liste hält sich selbst aktuell. Legt jemand anderes einen Kalender an oder ändert ihn, aktualisieren sich die Karten von selbst. Wie viele Karten pro Seite erscheinen, merkt sich flinkest für dich.

Dialog „Kalendereinstellungen"

Derselbe Dialog öffnet sich bei Neu und bei Bearbeiten. Er hat fünf Reiter; gespeichert wird alles gemeinsam über Speichern oben rechts, Abbrechen verwirft die Änderungen.

Anzeige. Zuerst der Name des Kalenders — das ist der Name, unter dem ihn alle anderen finden. Darunter Standard, also die Ansicht, mit der der Kalender aufgeht. Die Auswahl steht englisch da: „Month", „Week", „Day", „List" und „Year"; bei der Jahresansicht kommt das Feld Monatsanzahl dazu, das die Monate pro Zeile festlegt. Unter Weitere Anzeigen liegen die drei Kästchen Wochennummern anzeigen, Wochenenden anzeigen und 'Jetzt'-Indikator — letzteres zieht eine Linie durch die aktuelle Uhrzeit. Unter Personalisierung blendest du mit Tage ausblenden einzelne Wochentage dauerhaft aus. Meeting Dauer bestimmt das Zeitraster der Wochen- und Tagesansicht — auch hier steht die Auswahl englisch da: „15 Minutes", „30 Minutes" oder „1 Hour", Erster Tag den Wochentag, mit dem die Woche beginnt.

Darunter zwei weitere Blöcke: Projekte schaltet mit Projekte anzeigen ein, dass Projekte als durchgehender Balken im Kalender erscheinen; danach wählst du zwischen allen und nur aktiven Projekten. flinkest weist dabei darauf hin: „Es werden nur Projekte mit Start- und Enddatum im Kalender angezeigt". Und Abwesenheiten mit dem Feld Abwesenheitstypen — nur die hier ausgewählten Arten von Abwesenheiten tauchen später als Balken auf.

Benutzer. Über das Feld Benutzer hinzufügen nimmst du Mitarbeiter in den Kalender auf. Jede Zeile hat drei Schalter mit je einer eigenen Farbe: Termine, Urlaube und Aufgaben. Nur was hier eingeschaltet ist, erscheint später im Kalender — ein Kalender ohne Benutzer bleibt leer. Das Papierkorb-Symbol nimmt den Mitarbeiter wieder aus dem Kalender; am Mitarbeiter selbst ändert das nichts.

Ressourcen. Dasselbe für Ressourcen — also Fahrzeuge, Geräte oder Räume: über Resource hinzufügen aufnehmen, Farbe wählen, mit dem Papierkorb wieder entfernen. Angezeigt werden dann die Termine, an denen die Ressource beteiligt ist.

Arbeitszeiten. Über Geschäftszeiten hinzufügen legst du Zeilen an, die je aus Wochentagen und einer Uhrzeit von–bis bestehen. Diese Zeiten hebt der Kalender in der Wochen- und Tagesansicht optisch ab. Mehrere Zeilen sind möglich, etwa für einen kürzeren Freitag.

Synchronisation. Hier verbindest du den Kalender mit einem Office-365-, iCloud- oder Google-Konto. Ist noch nichts verbunden, steht dort nur die Schaltfläche zum Verbinden; danach zeigt der Reiter den Anbieter, den Status (Verbunden oder Verbindungsfehler), die Richtung und den ausgewählten Kalender des Kontos. Der ganze Ablauf ist beim Kalender beschrieben.

Was aus dem verbundenen Konto übernommen wird. Der Abgleich läuft in Abständen im Hintergrund, nicht im Moment der Änderung. flinkest holt dabei die Termine, die sich seit dem letzten Durchlauf geändert haben, und legt sie neu an oder aktualisiert sie: Titel, Beschreibung, Zeitraum beziehungsweise Ganztägigkeit sowie den Status. Diese übernommenen Termine haben zunächst keine Teilnehmer — damit sie in einer der farbigen Spuren erscheinen, musst du sie öffnen und einen Mitarbeiter eintragen. Einen Abo-Link, mit dem sich ein flinkest-Kalender umgekehrt in einem anderen Programm einbinden ließe, gibt es nicht.

Aktionen

Kalender anlegen. Oben rechts auf Neu, dann im Dialog Name, Benutzer, Ressourcen und Arbeitszeiten eintragen und Speichern. Der Kalender existiert ab dem Klick auf Neu; Speichern schreibt nur noch die Einstellungen dazu. Anlegen darf das nur ein Administrator.

Kalender bearbeiten. Im Menü der Karte auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog mit den gespeicherten Werten.

Kalender duplizieren. Im Menü der Karte auf Duplizieren. Der Dialog geht mit den Werten des gewählten Kalenders auf, beim Speichern entsteht daraus aber ein neuer Kalender mit den Standardeinstellungen: Name, Benutzer, Ressourcen und Arbeitszeiten werden dabei nicht mitkopiert. Wer eine echte Kopie braucht, legt sie mit Neu an und trägt die Einstellungen über Bearbeiten nach.

Kalender löschen. Im Menü der Karte auf Löschen und die Rückfrage bestätigen; danach meldet flinkest „Der Kalender wurde gelöscht.". Gelöscht werden dürfen nur gemeinsame Kalender und nur von einem Administrator — persönliche Kalender von Benutzern lassen sich nicht löschen.

Was beim Löschen mit den Terminen passiert. Nichts. Termine gehören keinem Kalender, sondern ihren Teilnehmern und Ressourcen; sie stehen anschließend unverändert in jedem Kalender, in dem die betreffenden Mitarbeiter eingetragen sind. Verloren geht allein die Ansicht — also die Zusammenstellung aus Benutzern, Ressourcen, Farben und Arbeitszeiten. War für den Kalender ein externes Kalenderkonto verbunden, endet mit dem Kalender auch diese Verbindung; die bereits übernommenen Termine bleiben in flinkest erhalten.

Verwandte Seiten

• Kalender
• Allgemeine Einstellungen
• Ressourcen
• Benutzer
• Startseite
• Abwesenheiten
• Projekte

Häufige Fragen

Wozu brauche ich einen gemeinsamen Kalender, wenn jeder Benutzer schon einen eigenen hat? Der eigene Kalender ist die persönliche Sicht jedes Benutzers und lässt sich von niemand anderem öffnen. Ein gemeinsamer Kalender ist eine für alle gleiche Zusammenstellung — etwa „Montage" mit den drei Monteuren und dem Firmenwagen — die als Kachel auf die Startseite gelegt werden kann.

Ich habe einen Kalender gelöscht — sind die Termine jetzt weg? Nein. Termine hängen nicht am Kalender, sondern an den Mitarbeitern und Ressourcen, die sie betreffen. Gelöscht wird nur die gespeicherte Ansicht. Die Termine erscheinen weiterhin in jedem anderen Kalender, in dem die betreffenden Personen eingetragen sind.

Warum heißt mein neuer Kalender „New Calendar"? Weil der Kalender bereits mit dem Klick auf Neu angelegt wird und dabei diesen Platzhalternamen bekommt. Trage im Reiter Anzeige unter Name deinen eigenen Namen ein und speichere. Hast du den Dialog vorher abgebrochen, steht der Kalender mit diesem Namen in der Liste und kann über sein Menü gelöscht werden.

Kann ich einen bestehenden Kalender als Vorlage kopieren? Nur als Vorschau. Duplizieren zeigt dir die Einstellungen des gewählten Kalenders an, gespeichert wird daraus aber ein neuer Kalender mit den Standardeinstellungen. Benutzer, Ressourcen, Arbeitszeiten und den Namen trägst du danach über Bearbeiten ein.

Kann ich meinen flinkest-Kalender in Outlook, Apple Kalender oder Google abonnieren? Nein, dafür gibt es keinen Abo-Link. Möglich ist die andere Richtung: Im Reiter Synchronisation verbindest du ein Office-365-, iCloud- oder Google-Konto, dessen Termine flinkest dann regelmäßig übernimmt.

Ein Mitarbeiter hat die Kachel für einen gemeinsamen Kalender auf der Startseite, sie bleibt aber leer. Einen gemeinsamen Kalender öffnen darf nur ein Administrator — bei allen anderen bleibt die Kachel deshalb ohne Inhalt. Sollen die Mitarbeiter dieselben Termine sehen, tragen sie die betreffenden Personen und Ressourcen stattdessen in ihrem eigenen Kalender ein.

Warum sehe ich im Kalender keine Termine, obwohl welche existieren? Ein Kalender zeigt nur, was in seinen Einstellungen eingetragen ist. Öffne Bearbeiten, gehe auf den Reiter Benutzer, füge die Mitarbeiter hinzu und achte darauf, dass der Schalter Termine je Zeile eingeschaltet ist.