Kalender-Einstellungen

Auf dieser Seite verwaltest du die gemeinsamen Kalender deines Betriebs — etwa einen Kalender für eine ganze Filiale oder ein Team, in dem die Termine mehrerer Mitarbeiter zusammenlaufen. Ein Kalender ist dabei kein reiner Anzeigefilter, sondern ein eigener Datensatz mit Name, Anzeigeeinstellungen, zugeordneten Benutzern und Ressourcen, Arbeitszeiten und optional einer externen Synchronisation. Jeder Benutzer bekommt daneben automatisch einen eigenen, persönlichen Kalender — er taucht hier nicht auf und lässt sich auch nicht löschen; die eigentliche Teamplanung läuft über die gemeinsamen Kalender dieser Seite. Sie ist etwas anderes als die Schaltfläche Einstellungen oben in deinem eigenen Kalender: Dort öffnest du dasselbe Fenster Kalendereinstellungen, aber immer nur für den einen Kalender, den du gerade siehst — hier siehst du alle gemeinsamen Kalender auf einen Blick, legst neue an und verwaltest bestehende zentral.

Wer diese Seite sieht. Sie gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten; ohne Administratorrechte landest du beim Versuch, sie zu öffnen, auf der Seite „Nicht erlaubt.".

Liste, Navigation und Kopf-Aktion

Die Kalenderliste im Kartenformat

Jeder gemeinsame Kalender erscheint als eigene Karte mit vier Bereichen: dem Namen und, sofern eingestellt, der Standardansicht als Kästchen im Kopf; der Anzahl zugeordneter Benutzer und Ressourcen oder einem Hinweis, dass noch keine zugeordnet sind; den aktiven Anzeigeoptionen wie Wochenenden oder 'Jetzt'-Indikator, dazu dem eingestellten Zeitraster (steht keine, zeigt die Karte „Standardeinstellungen"); und den ersten beiden hinterlegten Arbeitszeiten mit „+ x weitere", wenn mehr eingetragen sind, sonst dem Hinweis, dass keine gesetzt sind. So erkennst du auf einen Blick, wie ein Kalender aufgebaut ist, ohne ihn erst öffnen zu müssen.

Nur gemeinsame Kalender erscheinen hier

Die Liste zeigt ausschließlich gemeinsame (öffentliche) Kalender — persönliche Kalender einzelner Benutzer sind bewusst ausgeblendet, auch für einen Administrator. Der Filter wird beim Laden der Liste immer neu erzwungen, damit er nicht versehentlich ausgehebelt werden kann. Weil ein Kalender fachlich Steuerungsdaten für die Team-Einsatzplanung trägt (wer sieht wen, welche Ressourcen/Abwesenheiten/Projekte werden eingeblendet), gehört seine Verwaltung bewusst in die Einstellungen statt in den Kalender-Arbeitsbereich selbst.

Zeilenanzahl merkt sich die Liste

Wie viele Zeilen pro Seite angezeigt werden, bleibt über einen Reload oder einen erneuten Besuch der Seite erhalten — du musst diese Einstellung nicht bei jedem Besuch neu wählen.

Direkt zum Bearbeiten springen

Ein Klick auf eine Kalenderkarte öffnet — außerhalb des Kartenmenüs — direkt denselben Dialog wie Bearbeiten im Menü: Ein Kalender hat keine weitere Unteransicht, alle Angaben passen in den Einstellungsdialog. Über der rechten oberen Kartenecke liegt außerdem ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen, das erscheint, sobald du mit der Maus über die Karte fährst.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Kalender — etwa ein zweiter Administrator —, aktualisiert sich die betroffene Karte von selbst, du musst die Seite nicht neu laden. Unter der Liste liegt zusätzlich die Blätterleiste mit der Trefferzahl und einer Schaltfläche zum manuellen Neuladen, falls die automatische Aktualisierung einmal nicht greift.

Leerer Kalenderbestand

Gibt es noch keinen gemeinsamen Kalender, zeigt die Liste statt Karten einen Hinweis mit Verweis auf Neu.

Kalender anlegen

Neuen Kalender anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — der Dialog Kalendereinstellungen öffnet sich sofort, ohne vorherigen Serveraufruf: Solange du ihn nicht über Speichern bestätigst, entsteht kein Eintrag in der Liste, auch nicht bei einem Abbruch mit bereits vorgenommenen Änderungen. Er zeigt beim Neuanlegen vier Reiter — Anzeige, Benutzer, Ressourcen und Arbeitszeiten; der fünfte Reiter „Synchronisation" fehlt hier noch (siehe weiter unten). Der Name ist mit „Neuer Kalender" vorbelegt, alle übrigen Felder mit denselben Standardwerten wie ein frisch angelegter Kalender (Monatsansicht, 30-Minuten-Raster, Wochenenden sichtbar, Jetzt-Indikator aktiv, keine Benutzer, Ressourcen oder Arbeitszeiten) — ein sofort speicherbarer, sinnvoller Kalender, ohne dass du erst jedes Feld ausfüllen musst. Welches Feld in welchem Reiter steht und was es bewirkt, ist auf der Seite Kalender im Abschnitt „Kalendereinstellungen" beschrieben — dort ist es exakt derselbe Dialog, nur für deinen eigenen Kalender geöffnet.

Der Name ist beim Anlegen faktisch nicht erzwungen. Leerst du das Namensfeld vor dem Speichern, meldet flinkest keinen Fehler — gespeichert wird der Kalender trotzdem, dann unter dem Standardnamen „Neuer Kalender". Diese stille Rückfallregel gilt ausschließlich für das Anlegen (siehe „Bestehenden Kalender bearbeiten" für den Unterschied beim Bearbeiten). Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit „Kalender wurde gespeichert", das Fenster schließt und die neue Karte erscheint sofort in der Liste.

Kalender bearbeiten

Bestehenden Kalender bearbeiten

Über Bearbeiten im Kartenmenü oder per Klick auf die Karte selbst. Der Dialog lädt den Kalender dabei frisch vom Server, nicht aus dem Zwischenspeicher der Liste — die Listenantwort liefert nur Name, ID und die Anzeigeeinstellungen. Anders als beim Anlegen ist der Name hier Pflicht: Speicherst du mit leerem Namensfeld, markiert flinkest das Feld rot mit dem Hinweis „Name muss ausgefüllt werden.", zusätzlich erscheint dieselbe Meldung oben als Hinweis, und die Änderung wird nicht übernommen — der Dialog bleibt offen, sodass du den Namen direkt nachtragen kannst. Nach erfolgreichem Speichern bestätigt flinkest wie beim Anlegen mit „Kalender wurde gespeichert" und aktualisiert die betroffene Karte in der Liste sofort. Abbrechen schließt das Fenster dagegen ohne Rückfrage, auch wenn du zuvor etwas geändert hast — die Änderung ist dann verworfen.

Der Reiter „Synchronisation" erscheint erst nach dem ersten Speichern

Beim Bearbeiten eines bereits gespeicherten Kalenders zeigt der Dialog fünf Reiter statt vier — zusätzlich „Synchronisation". Der Grund: Die externe Kalenderanbindung (Google, Microsoft 365, iCloud) referenziert den Kalender über seine ID, die ein gerade erst geöffneter, noch nicht gespeicherter Kalender nicht hat. Willst du einen neu angelegten Kalender synchronisieren, speicherst du ihn einmal und öffnest ihn danach erneut über Bearbeiten — jetzt steht der Reiter zur Verfügung. Ablauf und Felder der Synchronisation selbst sind auf der Seite Kalender beschrieben, weil derselbe Dialog dort ebenso genutzt wird.

Jede Arbeitszeit braucht einen Wochentag

Legst du im Reiter Arbeitszeiten eine Zeile an, ohne einen Wochentag dafür auszuwählen, markiert flinkest die Zeile sofort mit einem Warnhinweis darunter — sie lässt sich so nicht speichern. Versuchst du trotzdem zu speichern, solange mindestens eine Zeile ohne Wochentag steht, bricht flinkest mit der Meldung „Wählen Sie für jeden Geschäftszeiten-Eintrag einen Wochentag" ab, das Fenster bleibt offen. Grund für die Sperre: Eine Arbeitszeit ohne Wochentag ließe sich zwar speichern, erschiene danach aber sowohl auf der Kalenderkarte als auch im Dialog nur als „: 08:00-16:00" ohne erkennbaren Tag — eine unbrauchbare Zusammenfassung. Ergänze bei der betroffenen Zeile den fehlenden Wochentag und speichere erneut; die Prüfung gilt beim Anlegen wie beim Bearbeiten gleichermaßen.

Kalender duplizieren und löschen

Kalender duplizieren

Über Duplizieren im Kartenmenü. Anders als beim Anlegen legt flinkest die Kopie sofort serverseitig an, noch bevor sich das anschließende Kontrollfenster öffnet — mit demselben Namen plus dem Zusatz „ (Kopie)" und sämtlichen Einstellungen, Benutzern, Ressourcen und Arbeitszeiten des Originals. Eine bestehende externe Synchronisation wird dabei bewusst nicht übernommen, weil sie an ein einzelnes Benutzerkonto mit eigenem Zugangstoken gebunden ist und sich nicht vervielfachen lässt. Schließt du das folgende Kontrollfenster über Abbrechen, bleibt die bereits angelegte Kopie trotzdem in der Liste stehen — Abbrechen verwirft hier nur weitere, im Fenster vorgenommene Änderungen, nicht die Kopie selbst. Ein bei einem sehr langen Originalnamen zu lang werdender Namenszusatz wird automatisch gekürzt, damit das Speichern nicht an der Zeichenbegrenzung scheitert.

Kalender löschen

Über Löschen im Kartenmenü, nach einer Rückfrage „Löschen von ‹Name›" mit dem Namen des Kalenders. Diese Rückfrage prüft nur den Namen, nicht ob und von wem der Kalender gerade eingeblendet ist — stimme dich im Zweifel vorher mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen ab. Nach dem Bestätigen meldet flinkest „Der Kalender wurde gelöscht.", die Karte verschwindet sofort aus der Liste. Löschen lässt sich ausschließlich bei gemeinsamen Kalendern auslösen; der persönliche Kalender eines Benutzers taucht auf dieser Liste ohnehin nicht auf und lässt sich über diese Seite grundsätzlich nicht löschen.

Verwandte Seiten

• Kalender
• Kalender im Vollbild
• Allgemeine Einstellungen
• Benutzer
• Ressourcen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen dieser Seite und den Einstellungen in meinem eigenen Kalender? Beide öffnen dasselbe Fenster Kalendereinstellungen — der Unterschied liegt darin, für welchen Kalender. Über Einstellungen in deinem Kalender bearbeitest du immer nur den einen Kalender, den du gerade geöffnet hast. Auf dieser Seite siehst du stattdessen alle gemeinsamen Kalender deines Betriebs auf einmal und kannst neue anlegen.

Warum sehe ich hier nicht die Kalender meiner Kolleginnen und Kollegen? Diese Liste zeigt ausschließlich gemeinsame Kalender — also solche, die für mehrere Mitarbeiter angelegt wurden. Der persönliche Kalender jedes Benutzers entsteht automatisch bei seiner Anlage, erscheint hier nicht und lässt sich auch nicht löschen.

Wer darf hier Kalender anlegen, bearbeiten oder löschen? Nur Administratoren — der gesamte Einstellungsbereich ist ihnen vorbehalten, ohne Administratorrechte kommst du gar nicht auf diese Seite.

Warum fehlt beim Anlegen eines neuen Kalenders der Reiter „Synchronisation"? Weil die Synchronisation einen bereits gespeicherten Kalender braucht. Speichere den neuen Kalender einmal über Speichern, öffne ihn danach erneut über Bearbeiten — jetzt steht der Reiter zur Verfügung.

Warum lässt sich mein Kalender nicht speichern, obwohl ich nur eine Arbeitszeit hinzugefügt habe? Vermutlich fehlt bei dieser Zeile im Reiter Arbeitszeiten die Auswahl eines Wochentags — ohne Wochentag lässt sich der Kalender nicht speichern, flinkest zeigt dazu einen Warnhinweis an der Zeile und beim Speichern die Meldung „Wählen Sie für jeden Geschäftszeiten-Eintrag einen Wochentag". Wähle bei der Zeile mindestens einen Wochentag aus und speichere erneut.

Kann ich einen gemeinsamen Kalender löschen, den andere gerade verwenden? Ja, die Rückfrage vor dem Löschen weist nur auf den Namen des Kalenders hin, nicht darauf, wer ihn aktuell eingeblendet hat. Stimme dich im Zweifel mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen ab, bevor du einen gemeinsamen Kalender entfernst.