Buchungsseite

Hier richtest du eine einzelne Buchungsseite ein – das öffentliche Online-Buchungsformular, über das deine Kunden selbst einen Termin buchen oder anfragen. Links legst du in sechs Reitern fest, welche Leistungen buchbar sind, wer sie ausführt, zu welchen Zeiten gebucht werden kann, welche Zusatzfragen der Gast beantwortet, wie das Formular aussieht und wie du es auf deiner Homepage einbindest. Rechts siehst du in der Live-Vorschau genau das, was deine Kunden sehen. Du erreichst die Seite über Einstellungen → Termine → Buchungsseiten, indem du dort eine Buchungsseite öffnest.

Wer die Seite sieht. Wie alle Einstellungen ist die Seite Administratoren vorbehalten. Speichern und Löschen erscheinen nur, wenn dein Benutzer zusätzlich die Berechtigung hat, Buchungsseiten zu bearbeiten – ohne sie kannst du die Seite nur ansehen. Buchungsseiten gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul ausgeschaltet, zeigt ein direkter Aufruf die Seite „Modul ausgeschaltet", und keine Buchungsseite ist mehr öffentlich erreichbar. Deine Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Keine Kundenzone nötig. Eine Buchungsseite ist öffentlich erreichbar, sobald sie auf Aktiv steht und das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist. Ob die Kundenzone eingeschaltet ist, spielt dafür keine Rolle. Nur zwei Einstellungen im Reiter Verfügbarkeit wirken ausschließlich über die Kundenzone: Änderungswünsche und Absagefrist (siehe dort).

Kopfbereich

Oben stehen der Name der Buchungsseite, ihr Status (Aktiv oder Inaktiv) und ihre Web-Adresse in der Form /b/<adresse>. Unter dieser Adresse ist das Buchungsformular erreichbar, und sie steckt auch im Einbettungscode. Rechts daneben liegen Speichern und Löschen (siehe Aktionen). Anders als die meisten Detailseiten hat die Buchungsseite keinen Reiter mit dem Audit-Protokoll und keine Seitenleisten für Aktivitäten oder Dokumente.

Reiter „Allgemein"

Name ist die Bezeichnung, unter der du die Seite in der Liste der Buchungsseiten wiederfindest. Aus dem Namen entsteht auch die Web-Adresse der Seite. Wenn du die Seite umbenennst, ändert sich beim Speichern auch ihre Adresse. Links und Einbettungscodes mit der alten Adresse funktionieren dann nicht mehr. Hast du die Seite schon auf deiner Homepage eingebettet oder den Link verschickt, lass den Namen deshalb unverändert, oder tausche den Code danach überall aus.

Aktiv schaltet die Seite öffentlich ein oder aus. Eine inaktive Seite können Gäste nicht aufrufen und nicht buchen. Du kannst sie aber hier weiter bearbeiten und sie später wieder einschalten, z. B. während der Betriebsferien.

Titel ist die Überschrift, die Gäste oben im Buchungsformular sehen. Lässt du das Feld leer, steht dort stattdessen der Name. Wähle also einen Namen, den auch Kunden lesen dürfen, oder trage einen eigenen Titel ein. Einleitungstext erscheint optional unter der Überschrift, z. B. für einen Hinweis zur Anfahrt oder was zum Termin mitzubringen ist.

Reiter „Dienstleistungen"

Jede Karte ist eine Leistung, die deine Kunden buchen können, z. B. „Erstbefundung 60 Minuten" oder „Massage 30 Minuten". Bietet die Seite mehrere Leistungen an, wählt der Gast im Buchungsformular zuerst die Leistung. Bei nur einer Leistung überspringt das Formular diesen Schritt. Ohne Leistung bietet die Seite keine einzige freie Zeit an.

• Name – so heißt die Leistung im Buchungsformular, und so beginnt später auch der Name des gebuchten Termins (Leistung und Name des Kunden).
• Dauer – Länge des Termins in Minuten.
• Puffer – Minuten, die ein neuer Termin zusätzlich frei braucht, bevor ein bereits bestehender nächster Termin beginnt, z. B. zum Aufräumen des Behandlungsraums. Der Gast sieht den Puffer nicht, sein Termin dauert nur so lang wie die Dauer.
• Verknüpfter Artikel – ordnet der Leistung optional einen Artikel zu. Der Artikel wird am gebuchten Termin nur zur Information gespeichert. Eine Rechnungsposition entsteht dadurch nicht automatisch.
• Ressourcengruppe – optional. Braucht die Leistung einen Raum oder ein Gerät, wählst du hier eine Ressourcengruppe, z. B. „Behandlungsräume". Dann bietet die Seite eine Zeit nur an, wenn außer einem Mitarbeiter auch eine Ressource aus dieser Gruppe frei ist. Die Ressource wird beim Buchen gleich mit dem Termin verknüpft. Bleibt das Feld leer, braucht die Leistung keine Ressource.
• Mitarbeiter – Pflichtfeld. Hier wählst du, wer diese Leistung ausführen kann. Nur aus diesen Personen teilt flinkest dem Gast jemanden zu. Deaktivierte Benutzer werden dabei übersprungen.

Dienstleistung hinzufügen hängt eine neue Karte an, der Papierkorb an einer Karte entfernt die Leistung. Beides wirkt erst mit Speichern. Bereits gebuchte Termine behalten die Angaben der Leistung, mit denen sie gebucht wurden, auch wenn du die Leistung später änderst oder entfernst.

Warum das Speichern abgelehnt wird. Fehlen bei einer Leistung die Mitarbeiter oder ist z. B. die Dauer ungültig, speichert flinkest nichts von deinen Änderungen, auch nicht die Felder in den anderen Reitern. Der Reiter Dienstleistungen wird dann rot markiert, und die Fehlermeldung steht unter dem betroffenen Feld der betroffenen Karte. Ergänze die Angabe und speichere erneut.

Reiter „Verfügbarkeit"

Öffnungszeiten

Die Öffnungszeiten legen fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten diese Seite überhaupt Termine anbietet. Mit Arbeitszeiten hinzufügen legst du eine Zeile an und wählst darin Wochentage, Beginn und Ende. So bildest du z. B. Montag bis Donnerstag 8–12 Uhr und zusätzlich Dienstag 14–18 Uhr ab. Ohne Öffnungszeiten bietet die Seite keine einzige freie Zeit an. Eine Zeile ohne Wochentag bleibt wirkungslos. Die Öffnungszeiten gehören nur zu dieser Buchungsseite. Eine zweite Buchungsseite kann ganz andere Zeiten haben.

Wann eine Zeit als frei gilt. Innerhalb der Öffnungszeiten bietet flinkest einen Beginn nur an, wenn mindestens ein Mitarbeiter der gewählten Leistung für Dauer plus Puffer frei ist. Frei heißt: Er hat in dieser Zeit keinen anderen, nicht abgesagten Termin, egal in welchem Kalender dieser Termin steht, und er ist an diesem Tag nicht genehmigt abwesend. Braucht die Leistung eine Ressourcengruppe, muss außerdem eine Ressource daraus frei sein.

Mitarbeiterzuteilung

• Automatisch zuteilen – flinkest nimmt für jede Zeit selbst einen freien Mitarbeiter aus der Leistung. Der Gast wählt niemanden aus.
• Gast wählen lassen – kann eine Leistung von mehr als einer Person ausgeführt werden, zeigt das Buchungsformular nach der Leistung einen eigenen Schritt, in dem der Gast einen bestimmten Mitarbeiter wählt. Er kann dort auch darauf verzichten und jede freie Person nehmen. Die Namen der Mitarbeiter sind dabei für Gäste sichtbar. Hat eine Leistung nur eine Person, entfällt der Schritt.

Moderation

Freigabe durch hält fest, wer im Team für die Buchungsanfragen dieser Seite zuständig ist. Das Feld dient zur Information: Die Anfragen werden dieser Person nicht zugewiesen, und das Feld hat keinen Einfluss darauf, welche Zeiten angeboten werden.

Moderator per E-Mail benachrichtigen schickt der Person aus Freigabe durch bei jeder neuen Buchungsanfrage dieser Seite eine E-Mail mit einem Link, der den Termin in flinkest öffnet. Das gilt nur für Anfragen bei Neue Buchungen: Mit Freigabe. Direkt bestätigte Buchungen lösen keine Mail ans Team aus. Ist niemand bei Freigabe durch eingetragen, geht keine Mail raus.

Modus & Zeiten

Neue Buchungen legt fest, was eine Buchung des Gastes auslöst:

• Direkt – der Termin ist sofort bestätigt, und der Gast bekommt eine Bestätigungsmail.
• Mit Freigabe – der Termin wird als Buchungsanfrage angelegt und blockiert die Zeit bereits. Der Gast bekommt eine Eingangsbestätigung. Bestätigt oder abgelehnt wird die Anfrage in der Seitenleiste des Termins im Kalender. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Buchungsanfragen zu moderieren. Mit deiner Entscheidung bekommt der Gast die passende Mail.

Änderungswünsche wirkt nur, wenn der Kunde seinen Termin selbst verschiebt, also in der Kundenzone oder über den Link in seiner Termin-Mail. Beides gibt es nur, solange die Kundenzone eingeschaltet ist und dort Änderungswünsche erlaubt sind. Bei Direkt wird ein freier Wunschtermin sofort übernommen, bei Mit Freigabe landet der Wunsch zur Entscheidung beim Team.

• Vorlaufzeit (Stunden) – so viele Stunden ab jetzt bietet die Seite frühestens einen Termin an. Mit 24 kann niemand einen Termin buchen, der weniger als 24 Stunden entfernt ist.
• Buchungshorizont (Tage) – so weit im Voraus kann höchstens gebucht werden.
• Absagefrist (Stunden) – bis wie viele Stunden vor dem Termin der Kunde selbst noch absagen oder eine Änderung wünschen darf. Auch das wirkt nur über die Kundenzone bzw. den Link in der Termin-Mail. Sind Absagen in der Kundenzone erlaubt, übernimmt flinkest eine Absage vor Ablauf der Frist sofort, unabhängig von der Einstellung bei Änderungswünsche.
• Zeitraster (Minuten) – der Abstand zwischen zwei angebotenen Anfangszeiten. Mit 15 bietet die Seite z. B. 9:00, 9:15, 9:30 … an. Lässt du das Feld leer, rückt der nächste mögliche Beginn jeweils um Dauer plus Puffer der gewählten Leistung weiter.

Was bei einer Buchung passiert

Bucht ein Gast über die Seite, legt flinkest einen Termin mit der gewählten Leistung an, trägt den zugeteilten Mitarbeiter und gegebenenfalls die Ressource ein und ordnet den Termin einem Kunden zu. Einen bestehenden Kunden mit derselben E-Mail-Adresse verwendet flinkest dafür, sonst legt es einen neuen Privatkunden an. Bucht ein Kunde, der in der Kundenzone angemeldet ist, landet der Termin direkt bei ihm. Die Mails an den Gast (Eingangsbestätigung, Bestätigung, Ablehnung) gehen auch ohne Kundenzone raus. Den Link zum Termin in der Kundenzone enthalten sie nur, wenn die Kundenzone eingeschaltet ist. Für den Versand braucht dein Betrieb ein verbundenes E-Mail-Konto. Fehlt es, klappt die Buchung trotzdem, es geht nur keine Mail raus. Die Schalter für Termin-Mails in den Termin-Einstellungen betreffen diese Buchungs-Mails nicht.

Reiter „Formularfelder"

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und eine Anmerkung fragt das Buchungsformular ohnehin ab. Brauchst du darüber hinaus Angaben, z. B. „Ist das dein erster Besuch?" oder „Überweisung vorhanden?", legst du sie hier mit Feld hinzufügen an. Jedes Feld hat eine Bezeichnung (die Frage, die der Gast liest), einen Typ (Text, Mehrzeiliger Text oder Kontrollkästchen) und optional Erforderlich. Bei einem erforderlichen Kontrollkästchen muss der Gast es ankreuzen, bevor er buchen kann, z. B. für die Zustimmung zu deinen Stornobedingungen.

Die Antworten werden mit ihrer Frage direkt am gebuchten Termin gespeichert. Formulierst du die Bezeichnung später um, bleiben die bisherigen Antworten erhalten und lesbar.

Reiter „Aussehen"

Hier passt du das Buchungsformular an dein Erscheinungsbild an. Die Einstellungen gelten nur für diese eine Buchungsseite. Eine betriebsweite Vorgabe für die Farben gibt es nicht.

• Primärfarbe – Farbe der Schaltflächen und Hervorhebungen im Buchungsformular.
• Akzentfarbe – Farbe für weitere Hervorhebungen.
• Logo – Kein Logo, System-Logo verwenden (das Logo aus Einstellungen → Logo, das du hier gleich zur Kontrolle siehst) oder Eigenes Logo hochladen. Ein eigenes Logo ziehst du ins Upload-Feld (PNG, JPG, SVG oder WebP). Es ist sofort gespeichert, ohne Speichern. Genauso sofort entfernt es existierendes Logo löschen.
• Logo-Position – Links, Zentriert oder Rechts über der Überschrift.
• Logo width – die Breite des Logos im Buchungsformular (40 bis 400 Pixel). Leer bleibt die Standardgröße.

Lässt du die Farben leer, verwendet das Buchungsformular seine Standardfarben.

Reiter „Einbetten"

Der Einbettungscode ist ein fertiger HTML-Schnipsel, mit dem das Buchungsformular direkt auf deiner eigenen Homepage erscheint, als eingebetteter Rahmen, der seine Höhe selbst an den Inhalt anpasst. Kopieren legt den Code in die Zwischenablage, du fügst ihn dann in deinem Homepage-Baukasten ein. Vorschau öffnen öffnet das Buchungsformular in einem neuen Browser-Tab. Diese Adresse kannst du auch direkt als Link verschicken oder in einen „Termin buchen"-Knopf legen.

Denk daran, dass der Code die Web-Adresse der Seite enthält. Nach einer Umbenennung (Reiter Allgemein) musst du ihn neu kopieren und auf der Homepage austauschen.

Live-Vorschau

Rechts neben den Reitern zeigt die Live-Vorschau das echte öffentliche Buchungsformular dieser Seite, mit echten freien Zeiten. So prüfst du Farben, Logo, Leistungen und Öffnungszeiten, ohne die Seite erst einbetten zu müssen. Die Vorschau zeigt immer den gespeicherten Stand. Nach Speichern lädt sie sich neu. Ungespeicherte Änderungen siehst du dort noch nicht. Ein gerade hochgeladenes oder gelöschtes Logo zeigt die Vorschau ab dem nächsten Speichern. Ist die Seite auf Inaktiv gestellt, meldet die Vorschau, dass die Seite nicht verfügbar ist, genau wie für deine Kunden. Die Trennlinie zwischen Einstellungen und Vorschau kannst du verschieben. Das Augen-Symbol über der Vorschau öffnet das Buchungsformular in einem neuen Tab.

Klickst du in der Vorschau bis zum Ende durch, entsteht eine echte Buchung.

Aktionen

Speichern

Speichern übernimmt alle Reiter auf einmal, bis auf das Logo, das sofort gespeichert wird. Danach lädt die Live-Vorschau neu.

Löschen

Löschen fragt nach und entfernt die Buchungsseite danach. Ihre Web-Adresse und eingebettete Formulare funktionieren ab dann nicht mehr. Willst du die Seite nur vorübergehend abschalten, stell sie im Reiter Allgemein besser auf inaktiv.

Verwandte Seiten

• Buchungsseiten
• Termin-Einstellungen
• Kalender
• Kundenzone
• Ressourcengruppen
• Ressourcen
• E-Mail-Konten
• Logo
• Module
• Audit-Protokoll

Häufige Fragen

Warum zeigt meine Buchungsseite keine freien Zeiten an? Meist fehlt eine Grundlage: Die Seite braucht im Reiter Verfügbarkeit Öffnungszeiten mit mindestens einem Wochentag und im Reiter Dienstleistungen mindestens eine Leistung mit zugeordneten Mitarbeitern. Außerdem gelten Vorlaufzeit und Buchungshorizont. Sind alle Mitarbeiter der Leistung durch andere Termine belegt oder abwesend, oder ist bei hinterlegter Ressourcengruppe keine Ressource frei, entfällt die Zeit ebenfalls.

Muss die Kundenzone eingeschaltet sein, damit Kunden über die Buchungsseite buchen können? Nein. Eine Buchungsseite ist erreichbar, sobald sie auf Aktiv steht und das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist. Auch die Mails an den Gast gehen ohne Kundenzone raus, nur ohne Link in die Kundenzone. Selbst verschieben oder absagen können Kunden ihren Termin allerdings nur über die Kundenzone.

Warum funktioniert der eingebettete Buchungskalender auf meiner Homepage plötzlich nicht mehr? Wahrscheinlich wurde die Buchungsseite umbenannt. Die Web-Adresse entsteht aus dem Namen und ändert sich mit ihm, der alte Einbettungscode zeigt dann ins Leere. Kopiere den Code im Reiter Einbetten neu und tausche ihn auf der Homepage aus. Prüfe außerdem, ob die Seite noch auf Aktiv steht.

Sehen Kunden den Puffer als Teil ihres Termins? Nein. Der Termin dauert so lang wie die eingestellte Dauer. Der Puffer zählt nur bei der Suche nach freien Zeiten: Ein angebotener Beginn braucht Dauer plus Puffer frei, bevor ein bereits bestehender nächster Termin des Mitarbeiters oder der Ressource beginnt.

Werden Buchungen über die Buchungsseite sofort verbindlich? Das legst du im Reiter Verfügbarkeit bei Neue Buchungen fest. Bei Direkt ist der Termin sofort bestätigt. Bei Mit Freigabe entsteht eine Buchungsanfrage, die das Team in der Seitenleiste des Termins im Kalender bestätigt oder ablehnt. Die Zeit ist dabei schon für andere Buchungen blockiert.