Kundenzone

Hier schaltest du die Kundenzone für den ganzen Betrieb frei und legst fest, was Kunden dort sehen, ändern und gebucht bekommen dürfen — von der grundsätzlichen Sichtbarkeit von Terminen und Belegen über Storno-/Änderungsfristen bis zur Farbe des Buchungswidgets. Die Kundenzone selbst ist eine eigene, von der Hauptanwendung getrennte Web-Adresse; wer dort ankommt, sieht ausschließlich, was hier erlaubt ist. Die Seite ist eine einzige, durchgehende Liste von Bereichen ohne eigene Reiter — alle Felder stehen gemeinsam untereinander und werden mit einem einzigen Speichern gesichert. Diese Seite ist reines Administratorwerkzeug: Für den gesamten Einstellungsbereich brauchst du Administratorrechte, ohne sie ist die Seite gar nicht erreichbar. Ob ein einzelner Kunde überhaupt einen eigenen Zugang bekommt (Einladung, PIN), stellst du getrennt davon im jeweiligen Kundendatensatz ein — diese Seite hier ist der globale Schalter, der davor steht: Ist die Kundenzone hier insgesamt ausgeschaltet, bleibt sie für jeden Kunden unerreichbar, egal was am einzelnen Kunden eingestellt ist.

Modul Kalender und Termine. Die Bereiche Termine, Belege und Online-Buchung sowie die Standardfarben des Buchungs-Widgets erscheinen auf dieser Seite nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist es ausgeschaltet, fehlen sie hier, die Buchungsseiten sind nicht erreichbar, und Termin-Links aus bereits verschickten Mails führen auf eine Fehlermeldung. Die gespeicherten Termin- und Buchungseinstellungen bleiben erhalten und gelten wieder, sobald das Modul eingeschaltet ist. Die Einstellung Kunden dürfen Angebote annehmen oder ablehnen wirkt dagegen auch bei ausgeschaltetem Modul weiter — sie lässt sich dann nur hier nicht ändern.

Bereich „Allgemein"

Die Kundenzone insgesamt ein-/ausschalten

Das Kontrollkästchen Kundenzone aktivieren ist der Hauptschalter — ist es aus, bleibt die Kundenzone für alle Kunden gesperrt, unabhängig davon, was in den übrigen Bereichen steht oder was am einzelnen Kunden konfiguriert ist. Ist er an, zeigt eine Info-Meldung sofort die Adresse an, unter der Kunden ihre Kundenzone erreichen — die brauchst du, um sie z. B. auf der eigenen Homepage zu verlinken oder Kunden mitzuteilen.

Bereich „Für den Kunden sichtbar"

Festlegen, welche Bereiche ein Kunde überhaupt sieht

Vier unabhängige Kontrollkästchen — Termine, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine — bestimmen, welche Menüpunkte in der Kundenzone überhaupt erscheinen. Ist z. B. Rechnungen aus, taucht der Rechnungen-Bereich für keinen Kunden auf, selbst wenn er Rechnungen hat — die Einstellung blendet den ganzen Bereich aus, nicht nur einzelne Belege. Diese Schalter wirken für alle Kunden gleich; eine Sichtbarkeit je einzelnem Kunden gibt es nicht. Das Kästchen Termine gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ist es ausgeschaltet, sehen Kunden in der Kundenzone keine Termine, egal was hier gespeichert ist.

Bereich „Termine"

Termin-Mails an Kunden

Über dem Bereich weist ein Hinweis darauf hin: „Kunden-E-Mails zu Terminen stellst du unter Einstellungen → Termine ein." Der Link Termin-Einstellungen öffnen führt direkt in die Termin-Einstellungen. Dort legst du fest, ob Kunden bei neuen, geänderten und abgesagten Terminen eine E-Mail bekommen und ob sie vorab erinnert werden. Diese Mails funktionieren auch ohne Kundenzone; ist die Kundenzone hier eingeschaltet, enthalten sie zusätzlich einen Link zum Termin.

Stornieren und Änderungswünsche durch den Kunden

Kunden dürfen Termine absagen erlaubt es einem Kunden, einen eigenen Termin selbst abzusagen — nur bis zur darunter eingestellten Absagefrist (in Stunden vor dem Termin); danach verschwindet die Möglichkeit in der Kundenzone, der Kunde muss dann Kontakt aufnehmen. Kunden dürfen einen anderen Termin anfragen erlaubt stattdessen einen Änderungswunsch: Der Kunde schlägt eine neue Zeit vor, das Praxis-Team nimmt an oder lehnt ab — der Termin ändert sich also nie automatisch durch den Kunden allein.

Bereich „Belege"

Angebote annehmen oder ablehnen lassen

Kunden dürfen Angebote annehmen oder ablehnen blendet an einem Angebot in der Kundenzone die Schaltflächen zum Annehmen/Ablehnen ein. Das betrifft ausschließlich Angebote — Rechnungen und Lieferscheine kann ein Kunde nie selbst „entscheiden", nur ansehen und herunterladen, sofern der jeweilige Bereich unter Für den Kunden sichtbar eingeschaltet ist. Der Bereich ist nur zu sehen, solange das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist (siehe Hinweis am Seitenanfang); wirksam bleibt die Einstellung auch ohne das Modul.

Bereich „Online-Buchung"

Öffentliche Buchung freischalten

Buchungsseiten aktivieren ist ein zweiter, eigener Hauptschalter innerhalb der Kundenzone: Erst wenn er an ist, sind die öffentlichen Buchungsseiten (/b/<slug>) überhaupt erreichbar — unabhängig davon, ob eine einzelne Buchungsseite selbst als aktiv markiert ist. Ist dieser Schalter aus, liefert jede Buchungsseiten-Adresse eine Fehlerseite, auch eine sonst korrekt eingerichtete.

Bereich „Standardfarben des Buchungs-Widgets"

Farben des Buchungswidgets vorbelegen

Primärfarbe und Akzentfarbe setzen die Standardfarben für das öffentliche Buchungswidget. Das ist nur eine Vorbelegung: Auf jeder einzelnen Buchungsseite lässt sich im Reiter „Aussehen" eine eigene, abweichende Farbe hinterlegen — diese beiden Felder hier greifen nur, solange dort nichts Eigenes eingetragen ist.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Termin-Einstellungen
• Buchungsseiten
• Kundendetails
• Kalender

Häufige Fragen

Ich habe hier alles erlaubt, aber ein Kunde kann sich trotzdem nicht einloggen. Diese Seite ist nur der globale Schalter für den ganzen Betrieb. Ob ein bestimmter Kunde überhaupt einen eigenen Zugang (Einladung oder PIN) hat, wird getrennt davon im jeweiligen Kundendatensatz eingestellt.

Ich habe eine Buchungsseite eingerichtet, aber der Link zeigt eine Fehlerseite. Prüfe im Bereich Online-Buchung, ob Buchungsseiten aktivieren an ist — dieser Schalter muss zusätzlich zur einzelnen Buchungsseite aktiv sein, sonst ist jede Buchungsadresse gesperrt. Außerdem muss das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet sein; ist es ausgeschaltet, sind alle Buchungsseiten gesperrt.

Wo stelle ich ein, wann meine Kunden E-Mails zu ihren Terminen bekommen? Nicht mehr hier, sondern in den Termin-Einstellungen unter Einstellungen → Termine — der Hinweis im Bereich Termine verlinkt direkt dorthin. Dort schaltest du die Mails bei neuen, geänderten und abgesagten Terminen sowie die Erinnerung samt Vorlaufzeit. Die Mails gehen auch ohne Kundenzone hinaus; ist sie eingeschaltet, enthalten sie zusätzlich einen Link zum Termin.

Wirkt „Kunden dürfen Termine absagen" auch rückwirkend auf schon vereinbarte Termine? Ja, die Einstellung gilt für alle künftigen Termine des Kunden, nicht nur für neu gebuchte — solange die Absagefrist vor dem jeweiligen Termin noch nicht abgelaufen ist.