Kundenzone

Hier schaltest du die Kundenzone für den ganzen Betrieb frei und legst fest, was Kunden dort sehen und selbst erledigen dürfen — von der grundsätzlichen Sichtbarkeit von Terminen und Belegen bis zu Absagefrist und Änderungswünschen. Die Kundenzone selbst ist eine eigene, von der Hauptanwendung getrennte Web-Adresse; wer dort ankommt, sieht ausschließlich, was hier erlaubt ist. Die Seite ist eine einzige, durchgehende Liste von Bereichen ohne eigene Reiter — alle Felder stehen gemeinsam untereinander und werden mit einem einzigen Speichern gesichert. Diese Seite ist reines Administratorwerkzeug: Für den gesamten Einstellungsbereich brauchst du Administratorrechte, ohne sie ist die Seite gar nicht erreichbar. Ob ein einzelner Kunde überhaupt einen eigenen Zugang bekommt (Einladung, PIN), stellst du getrennt davon im jeweiligen Kundendatensatz ein — diese Seite hier ist der globale Schalter, der davor steht: Ist die Kundenzone hier insgesamt ausgeschaltet, bleibt sie für jeden Kunden unerreichbar, egal was am einzelnen Kunden eingestellt ist.

Buchungsseiten liegen nicht hier. Öffentliche Buchungsseiten, über die Gäste und Kunden selbst einen Termin buchen, richtest du unter Einstellungen → Termine → Buchungsseiten ein — dort stellst du auch die Farben jeder Buchungsseite ein. Buchungsseiten hängen nicht an der Kundenzone: Sie funktionieren auch bei ausgeschalteter Kundenzone, solange das Modul Kalender und Termine eingeschaltet und die einzelne Buchungsseite aktiv ist.

Modul Kalender und Termine. Das Kästchen Termine unter Für den Kunden sichtbar sowie die Bereiche Termine und Belege erscheinen auf dieser Seite nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist es ausgeschaltet, fehlen sie hier, Kunden sehen in der Kundenzone keine Termine, und Termin-Links aus bereits verschickten Mails führen auf eine Fehlermeldung. Die gespeicherten Termineinstellungen bleiben erhalten und gelten wieder, sobald das Modul eingeschaltet ist. Die Einstellung Kunden dürfen Angebote annehmen oder ablehnen wirkt dagegen auch bei ausgeschaltetem Modul weiter — sie lässt sich dann nur hier nicht ändern.

Bereich „Allgemein"

Die Kundenzone insgesamt ein-/ausschalten

Das Kontrollkästchen Kundenzone aktivieren ist der Hauptschalter. Ist es aus, zeigt die Adresse der Kundenzone nur eine „Nicht verfügbar"-Seite, und kein Kunde kann sich einloggen — unabhängig davon, was in den übrigen Bereichen steht oder was am einzelnen Kunden konfiguriert ist. Deine Buchungsseiten funktionieren davon unabhängig weiter. Ist der Schalter an, zeigt eine Info-Meldung die Adresse an, unter der Kunden ihre Kundenzone erreichen — die brauchst du, um sie z. B. auf der eigenen Homepage zu verlinken oder Kunden mitzuteilen.

Bereich „Für den Kunden sichtbar"

Festlegen, welche Bereiche ein Kunde überhaupt sieht

Vier unabhängige Kontrollkästchen — Termine, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine — bestimmen, welche Menüpunkte in der Kundenzone überhaupt erscheinen. Ist z. B. Rechnungen aus, taucht der Rechnungen-Bereich für keinen Kunden auf, selbst wenn er Rechnungen hat — die Einstellung blendet den ganzen Bereich aus, nicht nur einzelne Belege. Diese Schalter wirken für alle Kunden gleich; eine Sichtbarkeit je einzelnem Kunden gibt es nicht. Das Kästchen Termine gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ist es ausgeschaltet, sehen Kunden in der Kundenzone keine Termine, egal was hier gespeichert ist.

Bereich „Termine"

Termin-Mails an Kunden

Über dem Bereich weist ein Hinweis darauf hin: „Kunden-E-Mails zu Terminen stellen Sie unter Einstellungen → Termine ein." Der Link Termin-Einstellungen öffnen führt direkt in die Termin-Einstellungen. Dort legst du fest, ob Kunden bei neuen, geänderten und abgesagten Terminen eine E-Mail bekommen und ob sie vorab erinnert werden. Diese Mails funktionieren auch ohne Kundenzone; ist die Kundenzone hier eingeschaltet, enthalten sie zusätzlich einen Link zum Termin. Dasselbe gilt für die Mails zu einer Buchung über eine Buchungsseite (Eingang, Bestätigung, Ablehnung): Sie gehen auch bei ausgeschalteter Kundenzone hinaus, der Link zur Kundenzone kommt nur bei eingeschalteter Kundenzone mit.

Stornieren und Änderungswünsche durch den Kunden

Kunden dürfen Termine absagen erlaubt es einem Kunden, einen eigenen Termin selbst abzusagen — bis zur darunter eingestellten Absagefrist (in Stunden vor dem Termin). Für Termine, die über eine Buchungsseite gebucht wurden, gilt stattdessen die Absagefrist dieser Buchungsseite. Kunden dürfen einen anderen Termin anfragen erlaubt stattdessen einen Änderungswunsch: Der Kunde schlägt eine neue Zeit vor. Normalerweise entscheidet dein Team darüber, der Termin ändert sich erst nach der Annahme. Ausnahme: Wurde der Termin über eine Buchungsseite gebucht, deren Änderungswünsche auf Direkt stehen, verschiebt sich der Termin sofort auf die neue Zeit, sofern sie frei ist. Ist einer der beiden Schalter ausgeschaltet, fehlt die zugehörige Schaltfläche in der Kundenzone ganz.

Nach Ablauf der Frist. Die Absagefrist gilt für Absagen und Änderungswünsche gleichermaßen. Ist sie abgelaufen, bietet die Kundenzone — in der Terminliste wie auf der Seite hinter dem Link aus der Termin-Mail — keine Schaltflächen zum Absagen oder Ändern mehr an, sondern zeigt den Hinweis „Änderungen sind nur bis … Stunden vor dem Termin möglich" mit der geltenden Frist. Der Kunde muss dann direkt mit deinem Betrieb Kontakt aufnehmen.

Bereich „Belege"

Angebote annehmen oder ablehnen lassen

Kunden dürfen Angebote annehmen oder ablehnen blendet an einem Angebot in der Kundenzone die Schaltflächen zum Annehmen/Ablehnen ein. Das betrifft ausschließlich Angebote — Rechnungen und Lieferscheine kann ein Kunde nicht selbst „entscheiden", nur ansehen und herunterladen, sofern der jeweilige Bereich unter Für den Kunden sichtbar eingeschaltet ist. Der Bereich ist nur zu sehen, solange das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist (siehe Hinweis am Seitenanfang); wirksam bleibt die Einstellung auch ohne das Modul.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Termin-Einstellungen
• Buchungsseiten
• Kundendetails
• Kalender

Häufige Fragen

Ich habe hier alles erlaubt, aber ein Kunde kann sich trotzdem nicht einloggen. Diese Seite ist nur der globale Schalter für den ganzen Betrieb. Ob ein bestimmter Kunde überhaupt einen eigenen Zugang (Einladung oder PIN) hat, wird getrennt davon im jeweiligen Kundendatensatz eingestellt.

Funktionieren meine Buchungsseiten, wenn die Kundenzone ausgeschaltet ist? Ja. Buchungsseiten hängen nicht an der Kundenzone. Sie sind erreichbar, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet und die einzelne Buchungsseite unter Einstellungen → Termine → Buchungsseiten aktiv ist. Zeigt der Link einer Buchungsseite eine Fehlerseite, liegt es an einem dieser beiden Punkte — nicht an der Kundenzone.

Wo stelle ich ein, wann meine Kunden E-Mails zu ihren Terminen bekommen? Nicht hier, sondern in den Termin-Einstellungen unter Einstellungen → Termine — der Hinweis im Bereich Termine verlinkt direkt dorthin. Dort schaltest du die Mails bei neuen, geänderten und abgesagten Terminen sowie die Erinnerung samt Vorlaufzeit. Die Mails gehen auch ohne Kundenzone hinaus; ist sie eingeschaltet, enthalten sie zusätzlich einen Link zum Termin.

Wirkt „Kunden dürfen Termine absagen" auch rückwirkend auf schon vereinbarte Termine? Ja, die Einstellung gilt für alle künftigen Termine des Kunden, nicht nur für neu gebuchte — solange die Absagefrist vor dem jeweiligen Termin noch nicht abgelaufen ist. Bei Terminen aus einer Buchungsseite zählt die Absagefrist dieser Buchungsseite.

Mein Kunde meldet „Änderungen sind nur bis … Stunden vor dem Termin möglich". Was bedeutet das? Der Termin liegt näher als die eingestellte Absagefrist — bei Terminen aus einer Buchungsseite die Frist dieser Buchungsseite, sonst die Absagefrist auf dieser Seite. Ab dann kann der Kunde den Termin nicht mehr selbst absagen oder verschieben. Sag den Termin bei Bedarf selbst im Kalender ab oder verschiebe ihn dort.