E-Mail-Verlauf

Der E-Mail-Verlauf ist das Archiv aller Nachrichten, die flinkest verschickt hat: Rechnungen und Lieferscheine an Kunden, Mahnungen, Benachrichtigungen an dein Team, Testnachrichten aus den E-Mail-Konten. Zu jeder Nachricht siehst du Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und den vollständigen Text, so wie er beim Empfänger angekommen ist. Damit klärst du die häufigste Rückfrage im Alltag: „Haben Sie die Rechnung wirklich geschickt?"

Die Seite ist eine reine Leseansicht. Hier lässt sich nichts ändern, nichts nachträglich löschen und nichts von hier aus verschicken — geschrieben werden die Einträge ausschließlich von flinkest selbst, in dem Moment, in dem eine Nachricht rausgeht. Ansehen darf sie nur, wer die Berechtigung dafür hat; ohne sie landest du auf einer Seite mit dem Hinweis, dass dir der Zugriff fehlt. Vergeben wird das Recht bei den Benutzern beziehungsweise über die Rollen.

Dieselbe Ansicht gibt es auch am einzelnen Datensatz. An einer Rechnung, einer Mahnung oder einem Kunden öffnet der Menüpunkt E-Mail Historie dasselbe Fenster — dann aber nur mit den Nachrichten, die zu genau diesem Datensatz gehören. Der Bereich hier zeigt alles zusammen.

Kopfzeile

Über der Ansicht steht die Überschrift History for sent emails. Sie ist derzeit nicht ins Deutsche übersetzt und erscheint deshalb englisch; gemeint ist der Verlauf der versendeten E-Mails.

Suchfeld und Zeitraum

Links oben liegen zwei Bedienelemente:

• E-Mails durchsuchen... — die Volltextsuche. Gesucht wird gleichzeitig im Betreff, im Nachrichtentext und im Namen wie in der Adresse des Empfängers. Die Liste lädt etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst nach, bestätigen musst du nichts.
• Zeitraum — ein Datumsbereich. Gibst du nur einen Anfang an, siehst du alles ab diesem Tag; gibst du nur ein Ende an, alles bis dahin. Der letzte Tag zählt vollständig mit, bis Mitternacht.

Beides lässt sich kombinieren. Findet die Suche nichts, steht in der Liste „Keine E-Mails entsprechen der Suche."; wurde überhaupt noch nie eine Nachricht verschickt, steht dort „Es wurden noch keine E-Mails versendet."

Die Nachrichtenliste

Die linke Spalte listet die Nachrichten, die neueste zuerst — aufgebaut wie ein Postfach. Jede Zeile besteht aus drei Teilen:

1. der Name des Empfängers in Fettschrift, rechts daneben der Zeitpunkt;
2. der Betreff;
3. eine graue Vorschauzeile mit den ersten Wörtern des Nachrichtentexts, ohne Formatierung.

Der Zeitpunkt ist bewusst knapp gehalten: Bei einer Nachricht von heute steht nur die Uhrzeit, bei einer aus diesem Jahr Tag und Monat, bei älteren zusätzlich das Jahr. Die angeklickte Zeile ist links durch einen kräftigen Balken markiert.

Unten blätterst du durch die Liste — zehn Nachrichten je Seite, mit Pfeilen vor und zurück; Seitenzahlen gibt es hier nicht. Rechts daneben sitzt ein Symbol, das die aktuelle Seite neu lädt. Die Liste aktualisiert sich außerdem von selbst, sobald flinkest während des Betrachtens eine weitere Nachricht verschickt.

Die Vorschau

Rechts steht die gewählte Nachricht. Ganz oben der Betreff als Überschrift, darunter zwei Zeilen: An mit der E-Mail-Adresse des Empfängers und Zeit mit Datum und Uhrzeit des Versands. Darunter folgt der Nachrichtentext genau so, wie er verschickt wurde — mit Formatierung, Logo und Signatur.

Solange du noch nichts ausgewählt hast, steht dort mittig Select an email; auch dieser Text ist noch nicht übersetzt.

Anhänge zeigt die Vorschau nicht. Ob einer Nachricht ein Beleg-PDF beigelegen hat, ist hier nicht abzulesen — der Text der Nachricht nennt es in aller Regel. Das PDF selbst findest du beim Beleg.

Zustellverfolgung

Wurde die Nachricht über ein E-Mail-Konto verschickt, das Rückmeldungen des Empfänger-Servers unterstützt, erscheint über dem Text eine Umschaltleiste mit Nachricht und Verfolgung. Ohne solche Rückmeldungen fehlt die Leiste — die Nachricht ist trotzdem korrekt archiviert.

Verfolgung lädt den Zustellstatus nach und zeigt zuoberst ein Urteil in einem Wort:

Anzeige	Bedeutung
Zugestellt	Der Server des Empfängers hat die Nachricht angenommen.
Gesendet, warte auf Zustellbestätigung	Rausgegangen, aber noch keine Rückmeldung.
Geöffnet	Die Nachricht wurde beim Empfänger geöffnet.
Link geklickt	Ein Link in der Nachricht wurde angeklickt.
Unzustellbar (Bounce)	Der Empfänger-Server hat die Nachricht zurückgewiesen.
Versand fehlgeschlagen	Die Nachricht hat flinkest gar nicht erst verlassen.
Zustellstatus unbekannt	Es liegt keine auswertbare Rückmeldung vor.

Ist etwas schiefgegangen, steht darunter rot hinterlegt der Grund — meist der Klartext des Empfänger-Servers, etwa dass die Adresse nicht existiert oder das Postfach voll ist. Danach folgen Gesendet am und eine Nachrichten-ID, die du bei einer Rückfrage an den Support angeben kannst.

Den Abschluss macht der Verfolgungsverlauf: eine Zeitleiste mit allem, was zu dieser Nachricht gemeldet wurde — Zur Zustellung angenommen, Unzustellbar (Bounce), Geöffnet, Link geklickt, Beantwortet oder Versand fehlgeschlagen, jeweils mit Zeitpunkt. Ist noch nichts eingetroffen, steht dort „Noch keine Verfolgungsereignisse."

Ganz unten liegt der Schalter Rohdaten anzeigen. Er klappt die unbearbeitete Rückmeldung auf — technischer Text, gedacht für den Support. Im Alltag brauchst du ihn nicht.

Öffnungen und Klicks sind Anhaltspunkte, keine Beweise. Viele Mail-Programme laden Bilder nicht nach oder blockieren die Rückmeldung; „Zugestellt" ohne „Geöffnet" heißt also nicht, dass niemand hineingesehen hat.

Aktionen

Eine Nachricht suchen. Tippe in das Suchfeld links oben — Betreff, Text und Empfänger werden gleichzeitig durchsucht. Grenze mit Zeitraum ein, wenn du weißt, wann die Nachricht ungefähr rausging.

Prüfen, ob eine Nachricht angekommen ist. Nachricht anklicken, auf Verfolgung umschalten und das Urteil ganz oben lesen. Steht dort Unzustellbar (Bounce) oder Versand fehlgeschlagen, sagt dir der Grund darunter, woran es lag — meist eine falsche Adresse. Korrigiere sie beim Kunden und verschicke den Beleg erneut aus dem Beleg heraus.

Nachsehen, was der Kunde wirklich bekommen hat. Der Reiter Nachricht zeigt den Text unverändert, samt Anrede und Signatur. Das ist der belastbare Nachweis, wenn ein Kunde behauptet, etwas nicht erhalten zu haben.

Warum eine Nachricht zweimal ausgelöst wurde, aber nur einmal im Verlauf steht. flinkest verhindert versehentlichen Doppelversand: Geht dieselbe Nachricht an denselben Empfänger zum selben Datensatz innerhalb von 30 Sekunden ein zweites Mal raus, wird sie nicht verschickt — und erscheint folglich auch nicht ein zweites Mal in der Liste. Die Oberfläche meldet dabei trotzdem Erfolg. Willst du bewusst noch einmal senden, warte kurz oder ändere den Betreff.

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• Systemprotokoll

Häufige Fragen

Kann ich von hier aus eine Nachricht noch einmal verschicken? Nein. Der E-Mail-Verlauf ist eine Leseansicht ohne Versandfunktion. Zum erneuten Senden gehst du zu dem Datensatz zurück, aus dem die Nachricht stammt — bei einer Rechnung also in die Rechnungsdetails und dort auf die Schaltfläche zum Versand.

Warum sehe ich bei manchen Nachrichten keine Verfolgung? Weil die Umschaltleiste Nachricht / Verfolgung nur bei Nachrichten erscheint, die über ein E-Mail-Konto mit Rückmeldungen verschickt wurden. Bei den übrigen wird der Versand protokolliert, aber es gibt keine Zustellinformationen aus dem Netz. Welche Art von Konto bei dir eingerichtet ist, siehst du unter E-Mail-Konten.

Was bedeutet „Unzustellbar (Bounce)"? Der Server des Empfängers hat die Nachricht abgelehnt und zurückgeschickt. Der häufigste Grund ist eine falsch geschriebene oder nicht mehr existierende Adresse, gefolgt von einem vollen Postfach und einem Spamfilter. Der genaue Wortlaut steht im roten Feld Grund. Korrigiere die Adresse beim Kunden und verschicke erneut.

Sehe ich hier auch die E-Mails, die an mich hereinkommen? Nein, hier stehen ausschließlich Nachrichten, die flinkest verschickt hat. Belege, die dir per E-Mail zugehen, laufen über einen anderen Weg — beschrieben unter Belege per E-Mail.

Wie lange bleiben die Einträge stehen? Unbegrenzt. Es gibt keine automatische Bereinigung und keine Möglichkeit, einzelne Einträge zu entfernen. Ältere Nachrichten findest du über das Suchfeld und die Einschränkung auf einen Zeitraum.

Wer darf den E-Mail-Verlauf sehen? Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung. Weil der Verlauf jede verschickte Nachricht im vollen Wortlaut enthält, ist er bewusst eng gefasst — üblicherweise für Administratoren und die Buchhaltung. Eingerichtet wird das über die Rollen.