E-Mail-Verlauf

Der E-Mail-Verlauf ist das Archiv aller Nachrichten, die flinkest verschickt hat: Rechnungen und Lieferscheine an Kunden, Mahnungen, Benachrichtigungen an dein Team, Testnachrichten aus den E-Mail-Konten. Zu jeder Nachricht siehst du Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und den vollständigen Text, so wie er beim Empfänger angekommen ist. Damit klärst du die häufigste Rückfrage im Alltag: „Haben Sie die Rechnung wirklich geschickt?" Diese Seite ist entlang der Aufgaben gegliedert, die du hier erledigst: die Liste durchsehen, eine bestimmte Nachricht finden und ihren Zustellstatus prüfen.

Die Einträge selbst lassen sich hier weder ändern noch nachträglich löschen — geschrieben werden sie ausschließlich von flinkest, in dem Moment, in dem eine Nachricht rausgeht. Verschickt wird von hier aus nur eines: eine Nachricht, deren Versand fehlgeschlagen ist, noch einmal (siehe Fehlgeschlagene Nachricht erneut versenden). Ansehen darf sie nur, wer die Berechtigung dafür hat; ohne sie landest du auf einer Seite mit dem Hinweis, dass dir der Zugriff fehlt. Vergeben wird das Recht bei den Benutzern beziehungsweise über die Rollen.

Dieselbe Ansicht gibt es auch am einzelnen Datensatz. An einer Rechnung, einer Mahnung oder einem Kunden öffnet der Menüpunkt E-Mail Historie dasselbe Fenster — dann aber nur mit den Nachrichten, die zu genau diesem Datensatz gehören. Der Bereich hier zeigt alles zusammen, mandantenweit und ohne Vorauswahl.

Liste, Navigation und Anzeige

Den E-Mail-Verlauf öffnen

Über der Ansicht steht die Überschrift Verlauf gesendeter E-Mails. Scheitert das erste Laden — etwa wegen eines Backend-Fehlers —, meldet ein Toast, dass etwas schiefgelaufen ist.

Die Nachrichtenliste anzeigen

Die linke Spalte listet die Nachrichten, die neueste zuerst — aufgebaut wie ein Postfach. Jede Zeile besteht aus drei Teilen: der Name des Empfängers in Fettschrift mit dem Zeitpunkt daneben — stehen unter „An“ mehrere Empfänger, sind alle ihre Namen durch Komma getrennt —, der Betreff und eine graue Vorschauzeile mit den ersten Wörtern des Nachrichtentexts, ohne Formatierung. Der Zeitpunkt ist bewusst knapp gehalten: Bei einer Nachricht von heute steht nur die Uhrzeit, bei einer aus diesem Jahr Tag und Monat, bei älteren zusätzlich das Jahr. Ist eine Nachricht fehlgeschlagen, steht neben dem Zeitpunkt zusätzlich ein rotes Warnsymbol — so fällt ein gescheiterter Versand schon in der Liste auf, ohne die Nachricht erst zu öffnen.

Eine Nachricht auswählen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts die Vorschau; die angeklickte Zeile ist links durch einen kräftigen Balken markiert. Klickst du dieselbe Zeile erneut an, wird sie abgewählt und rechts erscheint wieder der Platzhalter E-Mail auswählen.

Leerer Verlauf und trefferlose Suche

Wurde noch nie eine Nachricht verschickt, steht in der Liste „Es wurden noch keine E-Mails versendet." Findet eine aktive Suche oder ein Zeitraum dagegen keinen Treffer, lautet der Hinweis stattdessen „Keine E-Mails entsprechen der Suche." — die Unterscheidung verhindert den Fehlschluss, das System verschicke grundsätzlich keine Mails.

Blättern und aktualisieren

Unten blätterst du durch die Liste — zehn Nachrichten je Seite, mit Pfeilen vor und zurück; Seitenzahlen gibt es hier nicht, ebenso keine Wahl der Zeilenanzahl. Rechts daneben sitzt ein Symbol, das die aktuelle Seite manuell neu lädt, ohne Filter oder Seite zu verlieren — praktisch, um kurz nach dem Versand einer wichtigen Mail nachzusehen, ohne extra die Seite neu zu laden.

Liste bleibt aktuell

Verschickt flinkest während du die Seite betrachtest eine weitere Nachricht — egal ob durch dich in einem anderen Tab oder durch eine Kollegin —, lädt sich die Liste von selbst nach.

Suchen und Filtern

Volltextsuche

Im Feld E-Mails durchsuchen... links oben wird gleichzeitig im Betreff, im Nachrichtentext, im Namen und in der Adresse des Empfängers sowie in den Adressen der Kopie-Empfänger (CC) und Blindkopie-Empfänger (BCC) gesucht — so findest du auch eine Rechnung, die jemand nur in Kopie bekommen hat. Die Liste lädt etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst nach, bestätigen musst du nichts. Die Suche deckt keine Dateinamen von Anhängen ab — kennst du nur den Namen der angehängten Datei, nicht aber Betreff oder Empfänger, findest du die Nachricht darüber nicht.

Nach einer E-Mail-Adresse suchen

Oft kennst du von einer Nachricht nur die Adresse, an die sie ging, und tippst sie ins Suchfeld. Dein Suchtext wird in einzelne Wörter zerlegt — getrennt wird an Leerzeichen, @, Punkt, Bindestrich und anderen Satzzeichen (nicht am Unterstrich). Jedes dieser Wörter muss in der Nachricht vorkommen, und zwar als Wortanfang: „Muster“ findet „Mustermann“, nicht aber „Baumuster“. Übergangen werden Wörter mit weniger als drei Zeichen und sehr häufige Füllwörter wie „com“, „www“ oder „und“ — aus kunde@firma.com wird so „kunde“ und „firma“. Eine vollständige E-Mail-Adresse wie office@muster-bau.at findet deshalb die passende Nachricht — genau genommen aber jede Nachricht, in der „office“, „muster“ und „bau“ irgendwo als Wortanfang vorkommen, nicht zwingend in derselben Adresse. Die Suche grenzt also ein, sie liefert keinen exakten Treffer; ob die Adresse wirklich unter An, CC oder BCC steht, zeigt dir die Vorschau.

Zeitraum eingrenzen

Das Feld Zeitraum daneben öffnet einen Datumsbereich mit Voreinstellungen (Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat, Letzter Monat) sowie freier Von-/Bis-Auswahl. Gibst du nur einen Anfang an, siehst du alles ab diesem Tag; gibst du nur ein Ende an, alles bis dahin. Der letzte Tag zählt vollständig mit, bis Mitternacht. Ein angewendeter Zeitraum steht danach als Beschriftung auf der Schaltfläche selbst, damit du auf einen Blick siehst, dass die Liste gerade eingeschränkt ist.

Suche und Zeitraum kombinieren

Beide Filter lassen sich gleichzeitig verwenden und wirken dann UND-verknüpft — praktisch etwa für „alle Mahnungen an einen bestimmten Kunden im letzten Quartal". Eine Sortierung lässt sich nicht einstellen: Die Liste zeigt immer die neueste Nachricht zuerst.

Detailansicht und Zustellstatus

Die Nachricht lesen

Rechts steht die gewählte Nachricht. Ganz oben der Betreff als Überschrift, darunter die Kopfdaten: An mit der E-Mail-Adresse des Empfängers, bei Kopie- oder Blindkopie-Empfängern die Zeilen CC und BCC, dann Zeit mit Datum und Uhrzeit des Versands und Status mit dem Ergebnis des Versands selbst — Versendet (grün) oder Versand fehlgeschlagen (rot). Anders als die Zustellverfolgung weiter unten liegt dieser Status für jede Nachricht vor, unabhängig davon, über welches E-Mail-Konto sie rausging; ist der Versand fehlgeschlagen und liegt ein Grund vor, steht er direkt darunter im Klartext. Das gilt auch, wenn der Mailserver gar nicht erreichbar war: Auch eine solche Nachricht steht als Versand fehlgeschlagen im Verlauf, mit der Fehlermeldung des Versandwegs als Grund, und lässt sich erneut versenden. Darunter folgt der Nachrichtentext genau so, wie er verschickt wurde — mit Formatierung, Logo und Signatur.

Fehlgeschlagene Nachricht erneut versenden

Ist der Versand fehlgeschlagen, steht neben Versand fehlgeschlagen der Button Erneut versenden — das Recht dazu (E-Mails erneut versenden) haben standardmäßig nur Administratoren. Nach einer Rückfrage mit der Empfängeradresse schickt flinkest dieselbe Nachricht noch einmal: an dieselben Empfänger samt Kopie und Blindkopie, mit demselben Betreff, Text und denselben Anhängen. Die neue Nachricht erscheint oben in der Liste und rechts in der Detailansicht, mit ihrem eigenen Status; der fehlgeschlagene Eintrag bleibt unverändert im Verlauf stehen, damit nachvollziehbar bleibt, dass der erste Versuch nicht durchging. Sie hängt an denselben Belegen und Kontakten wie die ursprüngliche und taucht deshalb auch in deren E-Mail-Verlauf auf. Scheitert auch der zweite Versuch, meldet flinkest den Grund; ist ein Anhang nicht mehr vorhanden oder kein E-Mail-Postfach verbunden, wird gar nicht erst versendet. Ist der Mailserver beim zweiten Versuch immer noch nicht erreichbar, erscheint nur die allgemeine Meldung „Es ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später erneut.“ — der neue fehlgeschlagene Eintrag mit Grund steht erst nach dem Aktualisieren der Liste im Verlauf.

Mehrere Empfänger, Kopie und Blindkopie

Schickst du über den E-Mail-Dialog an mehrere Empfänger, verschickt flinkest eine einzige gemeinsame Nachricht an alle — sie steht im Verlauf deshalb nur einmal. Unter An stehen dann alle Adressen durch Komma getrennt, in der Liste links entsprechend alle Namen. Andere Versandwege verteilen die Empfänger anders: Ein geplanter Bericht etwa geht an den ersten Empfänger unter An, alle weiteren stehen unter CC. Haben weitere Personen eine Kopie bekommen, steht darunter die Zeile CC mit deren Adressen; haben welche eine Blindkopie bekommen — also eine Kopie, die für die übrigen Empfänger unsichtbar ist —, folgt die Zeile BCC. Beide Zeilen erscheinen nur, wenn es solche Empfänger gab. So siehst du im Nachhinein, wer eine Nachricht tatsächlich erhalten hat, auch wenn jemand nur still in Kopie war.

Anhänge herunterladen

Hing der Nachricht eine Datei an — etwa das PDF eines Belegs —, steht sie im Bereich Anhänge direkt unter den Kopfdaten: Dateiname, Größe und ein Download-Symbol. Ein Klick öffnet die archivierte Datei in einem neuen Tab, über einen befristet gültigen Link. So lässt sich im Nachhinein belegen, dass ein bestimmtes Dokument tatsächlich mitgeschickt wurde, ohne den Beleg selbst noch einmal aufsuchen zu müssen. Hatte die Nachricht keinen Anhang, entfällt der Bereich komplett. Lässt sich die archivierte Datei nicht abrufen, öffnet sich kein Tab, sondern es erscheint die Meldung „Anhang konnte nicht geladen werden“.

Zustellstatus verfolgen

Wurde die Nachricht über ein E-Mail-Konto verschickt, das Rückmeldungen des Empfänger-Servers unterstützt, erscheint über dem Text eine Umschaltleiste mit Nachricht und Verfolgung. Ohne solche Rückmeldungen fehlt die Leiste — die Nachricht ist trotzdem korrekt archiviert, nur eben ohne Zustellnachweis.

Verfolgung lädt den Zustellstatus nach (erst beim Umschalten, nicht schon beim Öffnen der Nachricht) und zeigt zuoberst ein Urteil in einem Wort:

Anzeige	Bedeutung
Zugestellt	Der Server des Empfängers hat die Nachricht angenommen.
Gesendet, warte auf Zustellbestätigung	Rausgegangen, aber noch keine Rückmeldung.
Geöffnet	Die Nachricht wurde beim Empfänger geöffnet.
Link geklickt	Ein Link in der Nachricht wurde angeklickt.
Unzustellbar (Bounce)	Der Empfänger-Server hat die Nachricht zurückgewiesen.
Versand fehlgeschlagen	Die Nachricht hat flinkest gar nicht erst verlassen.
Zustellstatus unbekannt	Es liegt keine auswertbare Rückmeldung vor.

Ist etwas schiefgegangen, steht darunter rot hinterlegt der Grund — meist der Klartext des Empfänger-Servers, etwa dass die Adresse nicht existiert oder das Postfach voll ist. Danach folgen Gesendet am und eine Nachrichten-ID, die du bei einer Rückfrage an den Support angeben kannst.

Den Abschluss macht der Verfolgungsverlauf: eine Zeitleiste mit allem, was zu dieser Nachricht gemeldet wurde — Zur Zustellung angenommen, Unzustellbar (Bounce), Geöffnet, Link geklickt, Beantwortet oder Versand fehlgeschlagen, jeweils mit Zeitpunkt. Ist noch nichts eingetroffen, steht dort „Noch keine Verfolgungsereignisse." — Rückmeldungen treffen zeitversetzt ein, direkt nach dem Versand ist der Verlauf oft noch leer.

Öffnungen und Klicks sind Anhaltspunkte, keine Beweise. Viele Mail-Programme laden Bilder nicht nach oder blockieren die Rückmeldung; „Zugestellt" ohne „Geöffnet" heißt also nicht, dass niemand hineingesehen hat.

Ganz unten liegt der Schalter Rohdaten anzeigen. Er klappt die unbearbeitete Rückmeldung auf — technischer Text, gedacht für den Support. Im Alltag brauchst du ihn nicht.

Doppelversand-Schutz. Geht dieselbe Nachricht — gleiche Empfänger, gleicher Betreff, gleicher Datensatz — innerhalb von 30 Sekunden ein zweites Mal raus, wird sie nicht verschickt und erscheint folglich auch nicht ein zweites Mal im Verlauf; die Oberfläche meldet trotzdem Erfolg. Wer bewusst erneut senden will, wartet kurz oder ändert den Betreff. Nachrichten ohne Bezug zu einem Datensatz — Passwort-Zurücksetzen, Verbindungstest, Systembenachrichtigungen — sind von dieser Sperre ausgenommen.

Verwandte Seiten

• E-Mail-Konten
• Belege per E-Mail
• Rechnungsdetails
• Mahnungen
• Mahnungsdetails
• Kundendetails
• Benutzer
• Rollen
• Systemprotokoll

Häufige Fragen

Kann ich von hier aus eine Nachricht noch einmal verschicken? Ja, wenn ihr Versand fehlgeschlagen ist und du das Recht „E-Mails erneut versenden" hast: Erneut versenden neben dem Status. Eine erfolgreich verschickte Nachricht sendest du weiterhin aus dem Datensatz heraus neu, aus dem sie stammt — bei einer Rechnung also in den Rechnungsdetails über die Schaltfläche zum Versand.

Warum sehe ich bei manchen Nachrichten keine Verfolgung? Weil die Umschaltleiste Nachricht / Verfolgung nur bei Nachrichten erscheint, die über ein E-Mail-Konto mit Rückmeldungen verschickt wurden. Bei den übrigen wird der Versand protokolliert, aber es gibt keine Zustellinformationen aus dem Netz. Welche Art von Konto bei dir eingerichtet ist, siehst du unter E-Mail-Konten.

Was bedeutet „Unzustellbar (Bounce)"? Der Server des Empfängers hat die Nachricht abgelehnt und zurückgeschickt. Der häufigste Grund ist eine falsch geschriebene oder nicht mehr existierende Adresse, gefolgt von einem vollen Postfach und einem Spamfilter. Der genaue Wortlaut steht im roten Feld Grund. Korrigiere die Adresse beim Kunden und verschicke erneut.

Sehe ich hier auch die E-Mails, die an mich hereinkommen? Nein, hier stehen ausschließlich Nachrichten, die flinkest verschickt hat. Belege, die dir per E-Mail zugehen, laufen über einen anderen Weg — beschrieben unter Belege per E-Mail.

Wie lange bleiben die Einträge stehen? Unbegrenzt. Es gibt keine automatische Bereinigung und keine Möglichkeit, einzelne Einträge zu entfernen. Ältere Nachrichten findest du über das Suchfeld und die Einschränkung auf einen Zeitraum.

Wer darf den E-Mail-Verlauf sehen? Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung. Weil der Verlauf jede verschickte Nachricht im vollen Wortlaut enthält, ist er bewusst eng gefasst — üblicherweise für Administratoren und die Buchhaltung. Eingerichtet wird das über die Rollen.