Personal

Unter Personal liegen die Personalakten deines Betriebs: wer beschäftigt ist oder gerade aufgenommen wird, seit wann und in welchem Stand. Eine Personalakte ist bewusst vom Benutzerkonto getrennt — Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Privatadresse und Aufenthaltstitel gehören nicht zu den Benutzerdaten, die jede Kollegin und jeder Kollege überall dort sieht, wo in der Software ein Benutzer ausgewählt wird. Von dieser Liste aus nimmst du neue Mitarbeiter:innen auf, steigst in ein unterbrochenes Onboarding wieder ein und springst zu den Katalogen unter Einstellungen → Personal, aus denen der Aufnahme-Assistent seine Tätigkeiten, Lohngruppen und Vorlagen zieht.

Die Liste der Personalakten

Den Bereich Personal öffnen

Im Menü steht Personal mit dem Eintrag Personalakten (diese Seite). Den Block sieht, wer Personalakten sehen darf; die Kataloge stehen nicht hier, sondern in den Einstellungen unter Personal (siehe Personal-Einstellungen) — wer nur die Personal-Kataloge verwalten darf, findet sie dort und sieht den Menüblock Personal gar nicht. Den Block gibt es, solange das Modul Personal unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es aus, weil nicht jeder Betrieb seine Personalverwaltung hier führt. Öffnen darf die Liste, wessen Benutzer die Berechtigung hat, Personalakten zu sehen; Administratoren haben sie wie jede andere Berechtigung automatisch.

Was ohne Recht oder ohne Modul passiert. Geprüft wird in drei Stufen. Zuerst, ob dein Benutzer überhaupt eine Personal-Berechtigung hat: Fehlt jede Personal-Berechtigung, landest du auf der 403-Seite mit dem Hinweis „Nicht erlaubt.“ — auch dann, wenn das Modul eingeschaltet ist. Danach das Modul: Ist es ausgeschaltet, erscheint die Seite Modul ausgeschaltet mit dem Satz „Das Modul Personal ist für Ihren Betrieb ausgeschaltet.“; Administratoren kommen von dort mit Zu den Moduleinstellungen direkt zum Schalter. Zuletzt verlangt die Liste selbst die Berechtigung, Personalakten zu sehen — wer nur die Kataloge verwalten darf, bekommt hier die 403-Seite.

Berechtigungen vergeben. Die vier Personal-Berechtigungen hängen zusammen und werden wie alle anderen über Rollen oder direkt am Benutzer vergeben: „Personalakten sehen“ zum Lesen, „Personalakten bearbeiten“ zum Ändern, „Mitarbeiter:innen aufnehmen“ für das Onboarding und „Personal-Kataloge verwalten“ für Tätigkeiten, Lohngruppen und Vorlagen. Die ersten drei bauen aufeinander auf — wer aufnehmen darf, bekommt Bearbeiten und Sehen beim Zuweisen automatisch mit; die Kataloge sind davon unabhängig. Mehr dazu auf der Seite Berechtigungen — Grundlagen.

Ist das Modul ausgeschaltet. Der Menüblock verschwindet, die Personaldokumente eines Akts sind gesperrt, die Schnittstelle lehnt jede Personal-Abfrage ab und die täglichen Erinnerungen (ablaufende Aufenthaltstitel, fällige Unterweisungen, Nachweisfristen) tun nichts. Gelöscht wird dabei nichts: Nach dem Einschalten stehen alle Akten unverändert da.

Name, E-Mail, Eintritt und Status in der Liste

Die Liste zeigt genau das, was du zum Weiterarbeiten brauchst, und nicht mehr — die schützenswerten Daten stehen erst im Personalakt:

Spalte	Inhalt
Name	Nachname und Vorname der Person
E-Mail	die E-Mail-Adresse, falls eine erfasst ist
Eintrittsdatum	der Eintritt des aktuellen Dienstverhältnisses als TT.MM.JJJJ; ist er noch nicht erfasst, bleibt das Feld leer
Status	farbiges Kennzeichen des aktuellen Dienstverhältnisses: Onboarding (blau), Aktiv (grün), Beendet (grau) — auf Beendet springt es, sobald im Personalakt mit Austritt erfassen der Austritt eingetragen ist; Austritt entfernen nimmt das wieder zurück

Die zuletzt angelegte Akte steht oben. Ab mehr als zehn Akten erscheint unten der Seitenbalken; voreingestellt sind 50 Akten je Seite, umstellen lässt sich auf 10, 20, 100 oder 200. Wird das Fenster schmal — etwa am Tablet —, lässt die Liste zuerst die E-Mail-Adresse und dann das Eintrittsdatum weg; Name und Status bleiben immer sichtbar.

Warum nur das letzte Dienstverhältnis zählt. Eine Person kann im Laufe der Jahre mehrere Dienstverhältnisse haben — Saisonkräfte treten jedes Jahr neu ein, und jedes Mal entsteht ein neues Dienstverhältnis zur gleichen Akte. Eintritt und Status in der Liste beziehen sich deshalb immer auf das jüngste; die ganze Abfolge siehst du im Personalakt.

Noch keine Personalakte angelegt

Solange noch niemand aufgenommen wurde, steht in der Liste „Noch keine Personalakten.“ mit dem Hinweis „Starten Sie mit „Neue:r Mitarbeiter:in“ – das Onboarding führt durch Personendaten, Aufenthalt und Beschäftigung.“ Das ist der normale Zustand direkt nach dem Einschalten des Moduls: Bestehende Teammitglieder bekommen nicht automatisch eine Akte — eine Personalakte entsteht über Neue:r Mitarbeiter:in. Für alle, die schon als Benutzer:in in flinkest arbeiten, wählst du dort Bestehende:r Benutzer:in (siehe „Eine Akte für ein bestehendes Teammitglied anlegen“) — so bekommt niemand ein zweites Benutzerkonto.

Eine Zeile öffnen: Personalakt oder Onboarding

Ein Klick auf die Zeile führt dorthin, wo du weitermachst. Bei Aktiv und Beendet öffnet sich der Personalakt als Detailansicht — mit der Übersicht der gespeicherten Angaben, den Verträgen, Unterweisungen, Vordienstzeiten und Dienstverhältnissen. Steht die Zeile auf Onboarding, öffnet sich das Onboarding genau an dem Schritt, bei dem es unterbrochen wurde — so bleibt kein halb erfasstes Onboarding liegen, etwa weil die Person am Tablet nur bis zum Vertrag gekommen ist. Wer das Onboarding nicht selbst führen darf, landet auch bei dieser Zeile in der Detailansicht des Personalakts und kann dort lesen, was bisher erfasst ist.

Wiedereintritt. Kommt eine Saisonkraft in der nächsten Saison zurück, legst du im Personalakt ein neues Dienstverhältnis an statt einer zweiten Akte — die Zeile in der Liste wechselt damit wieder auf Onboarding und führt in den Assistenten. Zwei Onboardings gleichzeitig verhindert die Software: Läuft für die Person schon eines, meldet sie „Für diese Person läuft bereits ein Onboarding.“

Die Liste bleibt auf dem Stand aller Beteiligten

Startet, beendet oder bricht jemand anderes ein Onboarding ab, zieht die Liste von selbst nach — ohne die Seite neu zu laden. Das ist kein Luxus, sondern der Normalfall: Die Aufnahme läuft am Tablet beim Empfang, während im Büro jemand dieselbe Liste offen hat. Was dort gerade passiert, siehst du hier wenige Augenblicke später mit dem neuen Status.

Neue Mitarbeiter:innen aufnehmen und Kataloge pflegen

Das Onboarding einer neuen Person starten

Vor dem ersten Arbeitstag muss einiges beisammen sein: Den Dienstzettel bekommt die Person nach § 2 AVRAG nach ihrer Wahl auf Papier oder elektronisch, unterwiesen wird nach § 14 ASchG vor Arbeitsbeginn, und wer einen Aufenthaltstitel braucht, darf ohne gültigen Titel nicht beschäftigt werden (AuslBG). Genau dafür gibt es die Schaltfläche Neue:r Mitarbeiter:in oben rechts — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Mitarbeiter:innen aufnehmen darf.

Der Dialog Neue:r Mitarbeiter:in beginnt im Abschnitt Person mit einem Umschalter: Neue Person (voreingestellt) für jemanden, den es in flinkest noch nicht gibt, oder Bestehende:r Benutzer:in für ein Teammitglied mit vorhandenem Benutzerkonto (eigene Sektion unten). Für eine neue Person fragt der Dialog nur das Minimum, das jeder weitere Schritt braucht:

• Vorname und Nachname — Pflicht, ohne Namen gibt es keine Akte. Bleibt eines der beiden leer, bleibt der Dialog beim Klick auf Onboarding starten offen und am Feld steht, dass es nicht leer sein darf.
• E-Mail — optional, mit dem Hinweis „Optional – Mitarbeiter:innen ohne Login brauchen keine.“ Eine Adresse brauchst du nur, wenn die Person sich später anmelden oder Unterlagen per E-Mail bekommen soll.
• Abteilung — die Abteilung, in der die Person arbeitet.
• Eintrittsdatum — der geplante erste Arbeitstag. Du kannst ihn hier offen lassen und im Assistenten nachtragen; für den Abschluss des Onboardings ist er aber Pflicht, weil die ersten Beschäftigungsbedingungen mit diesem Tag beginnen.

Onboarding starten legt alles in einem Zug an — Benutzer, Personalakte und ein Dienstverhältnis im Status Onboarding — und öffnet sofort den Onboarding-Assistenten mit den Schritten Person, Aufenthalt, Beschäftigung, Vertrag, Unterweisungen, Vordienstzeiten und Fertig. Schließen verwirft den Dialog, ohne etwas anzulegen.

Das Benutzerkonto dahinter. Bei Neue Person legt die Aufnahme auch ein Benutzerkonto an, denn Name, Abteilung und Arbeitszeitmodell der Person liegen dort — anmelden kann sich die Person damit aber nicht: Das Konto bekommt keine Lizenz und bleibt inaktiv, bis das Onboarding abgeschlossen ist. Soll die Person flinkest später selbst benutzen, vergibt ein Administrator Lizenz und Zugang unter Benutzer. So kann die Personalverwaltung aufnehmen, ohne Administratorrechte zu brauchen.

Abteilung weggelassen. Jeder Benutzer gehört einer Abteilung, deshalb trägt die Software die erste vorhandene Abteilung ein, wenn du das Feld leer lässt. Prüfe den Eintrag im Schritt Person des Assistenten, sonst steht die Person in der falschen Abteilung.

Eine Akte für ein bestehendes Teammitglied anlegen

Wer das Modul Personal einführt, hat sein Team meist längst in flinkest — als Benutzer:innen mit Zeiterfassung, Terminen oder Arbeitsberichten. Würdest du diese Leute als Neue Person aufnehmen, bekäme jede:r ein zweites Benutzerkonto neben dem bisherigen. Dafür gibt es im Dialog Neue:r Mitarbeiter:in den Umschalter Bestehende:r Benutzer:in mit dem Hinweis „Für jemanden, der schon Benutzer:in in flinkest ist – der Personalakt gehört dann zu diesem Benutzer, die Anmeldung bleibt, wie sie ist.“

Im Pflichtfeld Benutzer wählst du die Person aus; die Auswahl ist durchsuchbar und zeigt Nachname, Vorname und in Klammern die E-Mail-Adresse, bei deaktivierten Konten mit dem Zusatz „– inaktiv“. Angeboten werden nur Benutzer:innen deines Betriebs, die noch keinen Personalakt haben — haben schon alle einen, steht dort „Alle Benutzer:innen haben bereits einen Personalakt.“ Darunter trägst du wie bei einer neuen Person das Eintrittsdatum ein. Klickst du ohne Auswahl auf Onboarding starten, bleibt der Dialog offen und am Feld steht „Bitte wählen Sie eine:n Benutzer:in.“

Name, E-Mail-Adresse und Abteilung kommen in diesem Fall vom vorhandenen Benutzerkonto, Lizenz und Anmeldung bleiben, wie sie sind. Onboarding starten legt nur Personalakte und Dienstverhältnis im Status Onboarding an und öffnet den Onboarding-Assistenten — für den Rest (Vertrag, Unterweisungen, Aufenthalt) gilt dasselbe wie bei jeder Aufnahme.

Tätigkeiten, Lohngruppen und Vorlagen vorbereiten

Die Schaltfläche Kataloge führt in die Personal-Einstellungen, genauer auf Einstellungen → Personal → Tätigkeiten, und erscheint nur, wenn dein Benutzer die Personal-Kataloge verwalten darf — eine Administratorrolle braucht er dafür nicht. Dort stehen die Bausteine, aus denen der Assistent die Beschäftigung und den Vertrag füllt: Tätigkeiten mit der Kurzbeschreibung der Arbeit (die der Dienstzettel nach § 2 AVRAG verlangt), Zusatzfunktionen, Ausbildungsstufen, Lohngruppen, Vertragsvorlagen und die Unterweisungen samt Inhalt je Sprache. Jeder Katalog hat dort eine eigene Seite; dazu kommt die Seite Allgemein mit den Optionen des Bereichs — etwa wie viele Tage vorher die Software an einen ablaufenden Aufenthaltstitel oder eine fällige Unterweisung erinnert.

Deshalb lohnt sich der Weg über Kataloge vor dem ersten Onboarding: Ist noch keine Tätigkeit angelegt, gibt es im Schritt Beschäftigung nichts zu wählen — und ohne Tätigkeit und Wochenstunden lässt sich das Onboarding nicht abschließen. Dasselbe gilt für den Vertrag: Ohne Vertragsvorlage gibt es im Schritt Vertrag nichts zu erzeugen, und ohne unterschriebenen Vertrag oder Dienstzettel bleibt der Abschluss gesperrt. Für das Hotel- und Gastgewerbe gibt es auf der Seite Allgemein eine Branchenvorlage, die die Kataloge in einem Schritt mit passenden Zeilen füllt.

Verwandte Seiten

• Personalakt — die vollständige Akte einer Person mit Dokumenten, Verträgen und Dienstverhältnissen
• Onboarding — der Assistent, der von hier aus startet
• Personal-Einstellungen — Kataloge, Vorlagen, Unterweisungen und Optionen des Bereichs Personal unter Einstellungen → Personal
• Benutzer — Lizenz und Zugang für eine aufgenommene Person
• Abteilungen — die Abteilungen, aus denen der Startdialog wählt
• Module — das Modul Personal ein- und ausschalten
• Rollen — die Personal-Berechtigungen vergeben
• Berechtigungen — Grundlagen — wie Rechte und Rollen zusammenspielen

Häufige Fragen

Warum kann sich eine aufgenommene Person nicht anmelden?

Die Aufnahme als Neue Person legt ein Benutzerkonto ohne Lizenz an, das bis zum Abschluss des Onboardings inaktiv bleibt — gewollt, denn für den Personalakt braucht niemand einen Zugang. Soll die Person flinkest selbst benutzen, vergibt ein Administrator Lizenz und Zugangsdaten unter Benutzer.

Sehen alle Kolleginnen und Kollegen die Personaldaten?

Nein. Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Privatadresse, Aufenthaltstitel und die Dokumente eines Akts sieht nur, wer die Berechtigung hat, Personalakten zu sehen. Von einem fremden Benutzerkonto bekommen Kolleginnen und Kollegen nur die Namensfelder zu sehen — genau deshalb liegt die Personalakte getrennt vom Benutzerkonto.

Eine Mitarbeiterin kommt nach der Saison zurück — lege ich sie neu an?

Nein, sonst hast du dieselbe Person zweimal im Haus. Öffne ihre vorhandene Akte und lege dort ein neues Dienstverhältnis an; Stammdaten, Dokumente und Unterweisungsnachweise bleiben erhalten, die Zeile in der Liste zeigt wieder Onboarding.

Wo trage ich Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Aufenthaltstitel ein?

Nicht in dieser Liste — sie bleibt bewusst schlank. Diese Angaben erfasst du im Onboarding oder später im Personalakt, wo du die Felder auch vom Foto eines Ausweises füllen lassen kannst.

Lässt sich eine Personalakte löschen?

Nein, eine Personalakte lässt sich nicht löschen: Verträge und Unterweisungsnachweise hängen daran, und beides muss der Betrieb aufbewahren. Die einzige Ausnahme ist ein Onboarding, das du im Assistenten abbrichst, solange es noch nicht abgeschlossen ist und die Person vorher nie beschäftigt war — dann verschwindet die Akte wieder, samt allem, was dieser Durchlauf angelegt hat (auch bereits unterschriebene Verträge). Das Benutzerkonto geht nur mit, wenn es erst mit diesem Onboarding für eine Neue Person entstanden ist; wurde die Akte für eine:n Bestehende:n Benutzer:in angelegt, bleibt das Konto samt Anmeldung unangetastet. Bei einem Wiedereintritt nimmt der Abbruch nur das neue Dienstverhältnis mit.