Personalakt

Im Personalakt steht alles, was dein Betrieb über eine Person führen muss oder will — getrennt vom Benutzerkonto, das sie zum Anmelden braucht: Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Wohnadresse für die Anmeldung bei der Sozialversicherung, der Aufenthaltsstatus, die Bedingungen des Dienstverhältnisses, Dienstvertrag und Dienstzettel mit Unterschrift und Aushändigung, Unterweisungen mit Nachweis, Vordienstzeiten und die Dokumente dazu. Was sich im Laufe des Dienstverhältnisses ändert, trägst du hier über Bearbeiten nach; was einmal unterschrieben wurde, bleibt unverändert und wird mit einer Änderungsmitteilung ergänzt. Den Akt gibt es nur, solange das Modul Personal unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es aus.

Akt, Person, Aufenthalt und Beschäftigung

Den Personalakt öffnen

Du kommst über die Liste Personal hierher: Ein Klick auf den Namen öffnet den Akt — aufgebaut wie die übrigen Detailansichten in flinkest. Oben steht der Name der Person, rechts daneben Bearbeiten und ein Drei-Punkte-Menü. Darunter liegen die Reiter Übersicht, Verträge, Unterweisungen, Vordienstzeiten und Dienstverhältnisse, am Ende der Reiterleiste ein Symbol für das Änderungsprotokoll; rechts daneben stehen die Dokumente der Person. Alles zu einer Person an einer Stelle zu haben, ist der eigentliche Zweck: Bei einer Kontrolle durch Finanzpolizei oder Arbeitsinspektorat, bei der Anmeldung und für die Lohnverrechnung musst du nicht in drei Programmen suchen.

Die Übersicht zeigt, was gespeichert ist — zum Lesen, nicht zum Tippen, und mit Namen statt Kürzeln: Person (Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Abteilung, E-Mail), Wohnadresse, Aufenthalt, Beschäftigung (Eintritt, bei einem beendeten Dienstverhältnis auch der Austritt, Art, Status, Probezeit und Befristung), Tätigkeit und Einstufung und Arbeitszeit. Zwei Chips machen auf einen Blick klar, was sonst erst beim Nachrechnen auffiele: Abgelaufen neben Gültig bis, wenn ein Aufenthaltstitel nicht mehr gilt, und Unterschriebener Vertrag neben Gültig ab, wenn auf den aktuellen Bedingungen ein unterschriebener Vertrag beruht. Geändert wird nicht hier, sondern bewusst über Bearbeiten bzw. Dienstverhältnis bearbeiten — so verschiebt niemand beim Nachschlagen versehentlich einen Wert.

Beschäftigung, Tätigkeit und Einstufung, Arbeitszeit sowie die Reiter Verträge, Unterweisungen und Vordienstzeiten beziehen sich immer auf ein Dienstverhältnis — das neueste des Akts. Hat eine Person noch kein Dienstverhältnis, gibt es nur die Übersicht mit Person, Wohnadresse und Aufenthalt, die Dokumente und den (leeren) Reiter Dienstverhältnisse.

Reiter in der Adresse. Welcher Reiter offen ist, steht in der Adresse des Browsers. Ein Lesezeichen oder ein weitergegebener Link öffnet den Akt deshalb gleich beim richtigen Reiter. Das Symbol am Ende der Reiterleiste öffnet das Audit-Protokoll dieses Akts: wer wann welches Feld geändert hat.

Am Tablet stehen die Reiter über die ganze Breite, die Dokumente als einklappbarer Bereich darunter.

Wer hereinkommt. Den Bereich Personal öffnet nur, wer mindestens eines der Personalrechte hat — Personalakten sehen, Mitarbeiter:innen aufnehmen oder Personal-Kataloge verwalten; ohne eines davon bekommst du die Hinweisseite, dass du keinen Zugriff hast. Den Akt selbst darfst du mit dem Recht ansehen, Personalakten zu sehen. Ist das Modul Personal ausgeschaltet, landest du stattdessen auf der Seite „Modul ausgeschaltet“ („Das Modul Personal ist für Ihren Betrieb ausgeschaltet.“) — Administratoren führt von dort der Knopf Zu den Moduleinstellungen direkt zum Schalter. Links auf die frühere Adresse eines Akts, etwa aus einer älteren Erinnerungsmail, führen von selbst auf diese Ansicht. Mehr dazu: Berechtigungen — Grundlagen.

Einsehen ohne Änderungsrecht

Wer Personalakten sehen, aber nicht bearbeiten darf — etwa eine Abteilungsleitung, die nachschlagen soll —, sieht die Übersicht und alle Reiter, aber kein Bearbeiten, im Drei-Punkte-Menü kein Dienstverhältnis bearbeiten und in den Reitern keine Erfassen-, Unterschreiben- oder Austritts-Knöpfe; die Dokumente sind nur lesbar, es lässt sich nichts hochladen und nichts löschen. So kann Einsicht gegeben werden, ohne dass jemand versehentlich Stammdaten der Lohnverrechnung verändert.

Person und Wohnadresse pflegen

Bearbeiten rechts oben öffnet den Dialog Personalakt bearbeiten. Er enthält drei Bereiche untereinander: Person mit Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Staatsbürgerschaft, Abteilung und E-Mail, Wohnadresse mit Straße, PLZ, Stadt und Land und darunter den Aufenthalt. Diese Daten braucht die Anmeldung bei der Gesundheitskasse vor Arbeitsantritt — fehlt das Geburtsdatum, bleibt auch das Onboarding stecken. Dieselben Werte füllen später die Platzhalter im Dienstvertrag, du tippst sie also nur einmal. Die Abteilung kommt aus den Abteilungen und ist dieselbe, die am Benutzerkonto der Person hängt.

Speichern übernimmt zuerst Person und Wohnadresse, danach den Aufenthalt; dann schließt der Dialog, eine Meldung bestätigt „Personalakt wurde gespeichert“, und die Übersicht zeigt den neuen Stand. Lässt du Vor- oder Nachnamen leer, bleibt der Dialog offen, der Fehler steht am Feld, und nichts wird gespeichert — ohne Namen ließe sich die Akte niemandem zuordnen. Schließen ohne Änderung schließt sofort; hast du etwas geändert, fragt flinkest nach („Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren.“) — Ja, Änderungen verwerfen schließt, Zurück zur Bearbeitung lässt dich weitermachen. Beim nächsten Öffnen beginnt der Dialog immer beim gespeicherten Stand.

E-Mail. Das Feld ist nur bei Personen ohne Login beschreibbar („Optional – Mitarbeiter:innen ohne Login brauchen keine. Die Login-Adresse eines Benutzers mit Lizenz ändert ein Administrator.“). Bei einem Benutzer mit Lizenz ist es gesperrt, denn diese Adresse ist sein Login: Wer sie hier ändern könnte, könnte das Zurücksetzen seines Passworts auf eine eigene Adresse umleiten. Lizenz, Rollen und Rechte des Benutzers bleiben deshalb bei den Benutzern.

Die Sozialversicherungsnummer wird geprüft

Die österreichische Sozialversicherungsnummer hat zehn Ziffern, und die vierte ist eine Prüfziffer über die übrigen neun. flinkest rechnet sie nach: Stimmt sie nicht, steht im Dialog Personalakt bearbeiten am Feld „Die Sozialversicherungsnummer ist ungültig (10 Ziffern, Prüfziffer).“, und gespeichert wird nichts – auch ein geänderter Name, die Abteilung oder die E-Mail bleiben, wie sie waren, bis die Nummer stimmt. Ist zugleich der Name leer, kommen beide Fehler auf einmal, jeder an seinem Feld. Die Prüfung ist Absicht — ein Zahlendreher fällt sonst erst bei der Anmeldung auf, und dann fehlt Zeit. Leerzeichen, wie man sie zwischen Prüfziffer und Geburtsdatum gern tippt, entfernt flinkest selbst; die Nummer ist im Audit-Protokoll maskiert, protokolliert wird nur, dass sie geändert wurde.

Aufenthalt und Aufenthaltstitel erfassen

Im Bereich Aufenthalt des Dialogs Personalakt bearbeiten wählst du den Aufenthaltsstatus: „EU, EWR oder Schweiz – kein Titel nötig“ oder „Aufenthaltstitel bzw. Beschäftigungsbewilligung nötig“. Der Status entscheidet, ob die Beschäftigung überhaupt zulässig ist: Ohne gültigen Titel darf nach dem Ausländerbeschäftigungsgesetz nicht gearbeitet werden, und der Betrieb muss eine Kopie bereithalten. Genau darauf weist der Hinweis hin: „Bewahren Sie eine Kopie des Aufenthaltstitels bzw. der Beschäftigungsbewilligung im Betrieb auf und laden Sie sie in den Personalakt. Vor dem Ablauf werden Sie erinnert.“ Bei Titelpflicht sind Art des Titels und Gültig bis Pflichtfelder — bleiben sie leer, meldet der Server den Fehler am Feld. Person und Wohnadresse sind in diesem Fall schon gespeichert; der Dialog bleibt offen, bis auch der Aufenthalt passt. In der Übersicht steht ein abgelaufener Titel mit dem Chip Abgelaufen.

Erinnerung vor dem Ablauf. Aus Gültig bis entsteht die Erinnerung: flinkest schickt allen, die Personalakten sehen dürfen und eine E-Mail-Adresse haben, eine Mail eine eingestellte Anzahl Tage vorher und am Ablauftag selbst (Vorgabe 60 Tage, Feld „Erinnerung vor Ablauf eines Aufenthaltstitels (Tage)“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein). Ist ein Titel abgelaufen, kommt er montags in der Sammelmail, bis der verlängerte erfasst ist — eine Beschäftigung ohne gültigen Titel bleibt so nicht unbemerkt. Der Link in der Mail öffnet den Personalakt. Wechselst du den Status zurück auf „EU, EWR oder Schweiz“, werden Art und Gültigkeit beim Speichern geleert.

Beschäftigung, Tätigkeit und Arbeitszeit ändern

Was im Dienstverhältnis vereinbart ist, änderst du über das Drei-Punkte-Menü neben Bearbeiten: Dienstverhältnis bearbeiten öffnet den gleichnamigen Dialog. Unter Beschäftigung stehen Eintrittsdatum, Art des Dienstverhältnisses (Arbeiter:in, Angestellte:r, Lehrling, Geringfügige Beschäftigung, Freie:r Dienstnehmer:in), Probezeit bis und Befristet bis. Unter Tätigkeit und Einstufung wählst du die Tätigkeit — ihre Kurzbeschreibung erscheint direkt unter dem Feld und ist genau die „kurze Beschreibung der Tätigkeit“, die ein Dienstzettel nach § 2 AVRAG braucht —, dazu Zusatzfunktionen, Ausbildungsstufe und Lohngruppe. Unter Arbeitszeit trägst du die Wochenstunden (Vertrag) ein (0 bis 80) und wählst das Arbeitszeitmodell. Den Menüpunkt gibt es, sobald der Akt ein Dienstverhältnis hat, und nur mit dem Recht, Personalakten zu bearbeiten.

Speichern übernimmt alle drei Bereiche gemeinsam, schließt den Dialog („Personalakt wurde gespeichert“) und zeigt den neuen Stand in der Übersicht; Schließen mit Änderungen fragt wie beim Personalakt nach. Probezeit und Befristung dürfen nicht vor dem Eintritt liegen, sonst steht am Feld „Das Datum darf nicht vor dem Eintrittsdatum liegen.“; Tätigkeit, Einstufung und Stunden hängen am Eintrittsdatum: Korrigierst du es, wandern die ersten Bedingungen mit und gelten ab dem neuen Tag — solange auf ihnen noch nichts unterschrieben ist; spätere Bedingungen behalten ihren eigenen Beginn. Ein laufendes oder beendetes Dienstverhältnis braucht ein Eintrittsdatum; leerst du das Feld, lehnt flinkest mit „Bitte das Eintrittsdatum eintragen – Tätigkeit und Stunden gelten ab diesem Tag.“ am Feld Eintrittsdatum ab. Sind noch keine Tätigkeiten angelegt, steht über der leeren Auswahl „Noch keine Tätigkeiten. Legen Sie sie unter Einstellungen → Personal → Tätigkeiten an oder wenden Sie unter Einstellungen → Personal → Allgemein eine Branchenvorlage an.“ — beides beschreiben die Personal-Einstellungen.

Vor der Unterschrift korrigierst du, danach änderst du ab einem Tag. Solange kein Vertrag unterschrieben ist, korrigiert Speichern die eine Bedingungszeile des Dienstverhältnisses — im Onboarding wird ja erst festgelegt, was gelten soll. Beruht dagegen ein unterschriebener Vertrag auf den Bedingungen, bleiben sie, wie sie sind, und eine Änderung wird zu neuen Bedingungen ab einem Tag, den du angibst — siehe „Bedingungen eines unterschriebenen Vertrags ändern“. Eintritt, Art, Probezeit und Befristung des Dienstverhältnisses speicherst du dagegen immer direkt. Und: Ein Tätigkeitswechsel kann neue Unterweisungen fällig machen; die Liste zieht das ab dem Tag, an dem die neuen Bedingungen gelten, von selbst nach.

Arbeitszeitmodell und Wochenstunden sind zwei verschiedene Dinge. Die Wochenstunden sind das vertraglich vereinbarte Ausmaß. Das Arbeitszeitmodell ist die Soll-Zeit, gegen die die Zeiterfassung rechnet; es hängt am Benutzer, nicht am Vertrag, und wird hier nur mitgepflegt.

Bedingungen eines unterschriebenen Vertrags ändern

Ein unterschriebener Vertrag beschreibt, was zum Zeitpunkt der Unterschrift galt — daran soll eine spätere Gehaltserhöhung oder Stundenänderung nichts nachträglich umschreiben. Beruht ein unterschriebener Vertrag auf den aktuellen Bedingungen, trägt die Übersicht bei Tätigkeit und Einstufung den Chip Unterschriebener Vertrag, und im Dialog Dienstverhältnis bearbeiten steht der Hinweis „Auf diesen Bedingungen beruht ein unterschriebener Vertrag – er bleibt, wie er ist. Eine Änderung von Tätigkeit, Einstufung, Zusatzfunktionen oder Stunden wird als neue Bedingungen ab dem Tag unten gespeichert; erstellen Sie danach unter Verträge mit „Änderungsmitteilung erstellen“ eine Änderungsmitteilung.“ und darunter das Pflichtfeld Änderung gilt ab.

Vorgeschlagen ist heute, frühestens aber der Tag nach dem Beginn der unterschriebenen Bedingungen — bis dahin gelten diese. Wählst du einen früheren Tag, steht am Feld „Bis dahin gelten die Bedingungen des unterschriebenen Vertrags – Änderungen können frühestens ab dem Tag nach dem … gelten.“; gibt es ab dem gewählten Tag schon Bedingungen, kommt „Ab diesem Datum gibt es bereits Beschäftigungsdaten.“ Änderst du Tätigkeit, Ausbildungsstufe, Lohngruppe, Zusatzfunktionen oder Wochenstunden und speicherst, entstehen neue Bedingungen ab diesem Tag; die unterschriebenen bleiben daneben unverändert bestehen. Speicherst du, ohne an diesen Feldern etwas geändert zu haben, wird nichts angelegt. Die neuen Bedingungen kannst du korrigieren, solange auf ihnen noch nichts unterschrieben ist. In der Übersicht steht danach unter Gültig ab der neue Tag.

Danach erstellst du im Reiter Verträge die Änderungsmitteilung: Sie wird aus genau diesen neuen Bedingungen gefüllt, und als Tag, ab dem die Änderung gilt, steht der Tag aus Änderung gilt ab darin. So verlangt es § 2 Abs 6 AVRAG — jede Änderung der Bedingungen wird schriftlich mitgeteilt, der ursprüngliche Vertrag bleibt der Nachweis dessen, was vorher galt.

Zusatzfunktionen und Lohngruppen-Vorschlag

Zusatzfunktionen sind Aufgaben, die zur Tätigkeit dazukommen und an denen eigene Pflichten hängen — Ersthelfer:in, Inkasso beim Kunden, Lenken eines Firmenfahrzeugs. Im Dialog Dienstverhältnis bearbeiten werden nur die Funktionen angeboten, die im Katalog an der gewählten Tätigkeit hinterlegt sind; hat eine Tätigkeit keine hinterlegt, siehst du alle aktiven. Das hält die Auswahl kurz und sachlich richtig: Inkasso gibt es im Service, nicht in der Buchhaltung. Jede angehakte Funktion kann eigene Unterweisungen nach sich ziehen.

Zur Lohngruppe schlägt flinkest die im Katalog hinterlegte Standard-Gruppe der Tätigkeit vor, aber nur in ein leeres Feld („Vorschlag aus der Tätigkeit – prüfen Sie ihn anhand von Ausbildung und Erfahrung.“). Der Vorschlag spart das Suchen, die Entscheidung bleibt bei dir — Ausbildung, Vordienstzeiten und Erfahrung gehören dazu. Wird im Katalog eine Ausbildungsstufe oder Lohngruppe deaktiviert, die hier schon gewählt ist, bleibt sie in der Auswahl sichtbar — für neue Zuordnungen wird sie nicht mehr angeboten, ein bestehender Akt verliert seinen Wert aber nicht. Tätigkeiten, Zusatzfunktionen, Ausbildungsstufen und Lohngruppen pflegst du in den Personal-Einstellungen.

Hinweis, wenn Wochenstunden und Arbeitszeitmodell nicht zusammenpassen

Summieren sich die Tage des gewählten Arbeitszeitmodells auf eine andere Wochenstundenzahl als der Vertrag, erscheint im Dialog Dienstverhältnis bearbeiten unter der Arbeitszeit ein Hinweis in der Form „Das Arbeitszeitmodell sieht 40 Wochenstunden vor, der Vertrag 30. Die Zeiterfassung misst gegen das Arbeitszeitmodell.“ Er blockiert nichts — es gibt Fälle, in denen das so gewollt ist. Er warnt aber vor dem häufigsten stillen Fehler: Die Zeiterfassung rechnet gegen das Modell, eine Abweichung erzeugt also Monat für Monat Über- oder Minusstunden, die niemand vereinbart hat.

Dokumente des Akts

Rechts neben den Reitern liegen unter Dokumente die Dateien zu dieser Person: Ausweiskopien, Zeugnisse, Nachweise, dazu die von flinkest selbst erzeugten PDFs (unterschriebener Vertrag, Unterweisungsnachweise). Sie liegen hier und nicht bei den Benutzern, weil sie nur Personen mit Personalrechten sehen sollen — Lesen verlangt das Recht, Personalakten zu sehen, Hochladen und Löschen das Recht, sie zu bearbeiten. Hochgeladen wird per Ziehen in die Ablagefläche oder über die Dateiauswahl, das Suchfeld filtert nach Namen, und je Zeile gibt es ein Menü mit Bearbeiten, Per E-Mail senden und Download. Ist noch nichts hinterlegt, steht dort „Noch keine Dokumente vorhanden“.

Was flinkest erzeugt, lässt sich nicht löschen. Beim unterschriebenen Vertrag und bei Unterweisungsnachweisen fehlt der Löschen-Knopf — sie sind Nachweise und sollen nicht verschwinden können. Selbst hochgeladene Dateien und Fotos einer Fehlaufnahme kannst du dagegen entfernen.

Ausweisfotos werden nach dem Austritt gelöscht. Fotos von Ausweis, Pass, e-card, Meldezettel sowie Aufenthalts- und Arbeitstitel löscht flinkest automatisch eine eingestellte Zahl Monate nach dem letzten Austritt einer Person, die nicht wieder beschäftigt ist (Vorgabe 12 Monate, Feld „Ausweisfotos nach dem Austritt löschen (Monate)“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein). Verträge, Unterweisungsnachweise und alles Lohnrelevante bleiben.

Dienstverhältnisse und ein unterbrochenes Onboarding

Der Reiter Dienstverhältnisse listet alle Dienstverhältnisse dieses Akts: Eintrittsdatum, bei einem beendeten auch das Austrittsdatum, dazu ein Chip mit der Art und ein Status-Chip — Onboarding, Aktiv oder Beendet. Saisonkräfte haben je Saison ein eigenes Dienstverhältnis zum gleichen Akt, deshalb gibt es diese Liste überhaupt. Ist kein Eintrittsdatum erfasst, steht dort „Kein Eintrittsdatum“.

Steht eine Zeile auf Onboarding, führt Onboarding fortsetzen zurück in den Onboarding-Assistenten — dort, wo das Onboarding zuletzt stand. Den Knopf sieht nur, wer Mitarbeiter:innen aufnehmen darf. Übersicht und die übrigen Reiter zeigen immer das neueste Dienstverhältnis; ist eines im Onboarding, siehst du also dessen Daten, nicht die des abgelaufenen davor.

Austritt erfassen

Mit dem Austritt endet das Dienstverhältnis — und ab dem letzten Austritt einer Person läuft die Löschfrist für die Fotos ihrer Ausweisdokumente. Bei einem aktiven Dienstverhältnis steht im Reiter Dienstverhältnisse in seiner Zeile Austritt erfassen; darunter öffnet sich das Feld Austrittsdatum, vorgeschlagen mit heute („Beendet das Dienstverhältnis. Fotos von Ausweisdokumenten werden die eingestellte Zahl Monate nach dem letzten Austritt gelöscht.“). Das Datum darf nicht vor dem Eintritt liegen, sonst steht am Feld „Das Datum darf nicht vor dem Eintrittsdatum liegen.“ Mit Speichern ist das Dienstverhältnis Beendet, die Zeile zeigt Eintritt und Austritt, und die Übersicht nennt unter Beschäftigung das Austrittsdatum; Abbrechen schließt das Feld ohne Änderung.

Ist ein Austritt irrtümlich erfasst, nimmt Austritt entfernen in der Zeile eines beendeten Dienstverhältnisses ihn nach einer Rückfrage („Austritt entfernen? Das Dienstverhältnis ist dann wieder aktiv.“) zurück. Beide Knöpfe gibt es nur mit dem Recht, Personalakten zu bearbeiten. Kommt die Person später wieder, ist das kein Fall fürs Entfernen des Austritts, sondern ein neues Dienstverhältnis — so bleibt die Zeit dazwischen sichtbar.

Wiedereintritt: neues Dienstverhältnis

Kommt eine bekannte Person zurück — die nächste Saison, ein zweites Dienstverhältnis nach einer Pause —, legt Neues Dienstverhältnis im Drei-Punkte-Menü neben Bearbeiten ohne weitere Rückfrage ein neues Dienstverhältnis zu diesem Akt an und öffnet den Onboarding-Assistenten damit. Personendaten und Dokumente bleiben erhalten, frühere Unterweisungsnachweise als PDF unter Dokumente; die Unterweisungen für das neue Dienstverhältnis erfasst du neu — Nachweise hängen je Dienstverhältnis. Die Person wird nicht neu erfasst, und ihr Benutzerkonto bleibt dasselbe. Den Menüpunkt gibt es nur mit dem Recht, Mitarbeiter:innen aufzunehmen. Wird dieses Onboarding wieder abgebrochen, werden das neue Dienstverhältnis mit Bedingungen, Verträgen, Unterweisungsnachweisen und Vordienstzeiträumen samt den PDFs bzw. Scans von Verträgen und Nachweisen entfernt; Personendaten und hochgeladene Dokumente bleiben im Akt. Läuft zu dieser Person bereits ein Onboarding, lehnt flinkest ab: „Für diese Person läuft bereits ein Onboarding.“ — in diesem Fall ist Onboarding fortsetzen im Reiter Dienstverhältnisse der richtige Weg.

Dokumente vom Foto

Daten vom Ausweis, der e-card oder dem Meldezettel übernehmen

Im Dialog Personalakt bearbeiten steht über den Feldern der Person „Vom Foto übernehmen:“ mit drei Schaltflächen: Ausweis oder Pass, e-card und Meldezettel. Am Tablet oder Handy öffnet sich die Kamera, am Rechner die Dateiauswahl. Während des Lesens steht auf dem Knopf „Wird gelesen …“, danach stehen die erkannten Werte in den Feldern — Name, Geburtsdatum und Staatsbürgerschaft vom Ausweis, die Sozialversicherungsnummer von der e-card, die Adresse vom Meldezettel — und darüber der Hinweis „Die Felder wurden aus dem Foto befüllt – bitte vor dem Speichern prüfen.“ Das Abtippen beim Arbeitsantritt kostet Zeit und erzeugt genau die Zahlendreher, die später bei der Anmeldung auffallen; die Entscheidung bleibt trotzdem beim Menschen.

Gespeichert ist noch nichts. Erst dein Speichern im Dialog schreibt die Werte in den Akt — der Hinweis bleibt bis dahin stehen. Das Foto selbst geht zum Auslesen an einen KI-Dienst und wird dabei nicht im Akt abgelegt, solange das in den Optionen nicht ausdrücklich eingeschaltet ist („Fotos von Ausweis, e-card und Meldezettel aufbewahren“, ab Werk aus). Du brauchst dafür das Recht, Personalakten zu bearbeiten.

Wenn das Foto nicht zum gewählten Dokument passt

flinkest prüft, ob das Foto zu der Art passt, die du angeklickt hast. Hältst du versehentlich den Meldezettel vor die Kamera, nachdem du Ausweis oder Pass gewählt hast, wird nichts übernommen und es erscheint „Das sieht nicht nach dem gewählten Dokument aus. Bitte erneut fotografieren.“ Lieber gar keine Daten als falsche in den Feldern: Ein Meldezettel trägt keine Staatsbürgerschaft, ein Ausweis keine Wohnadresse. Ausweis und Pass gelten dabei gegenseitig als passend. Lässt sich das Bild gar nicht lesen (unscharf, abgeschnitten), kommt „Das Dokument konnte nicht gelesen werden. Bitte erneut versuchen oder die Daten eintippen.“

Aufenthaltstitel fotografieren

Im Bereich Aufenthalt desselben Dialogs gibt es dieselbe Hilfe mit Aufenthaltstitel fotografieren. Übernommen werden Art des Titels und Gültigkeitsdatum, der Status springt auf „Aufenthaltstitel bzw. Beschäftigungsbewilligung nötig“. Dieses Foto wird — anders als Ausweis, e-card und Meldezettel — immer als Dokument des Akts abgelegt, mit dem Ablaufdatum daran: „Das Foto wird als gesetzlich verlangte Kopie im Personalakt abgelegt.“ Das Ausländerbeschäftigungsgesetz verlangt diese Kopie im Betrieb, und das Ablaufdatum ist zugleich die Grundlage der Erinnerung vor dem Ablauf.

Ohne KI-Auslesen: Daten eintippen

Das Auslesen per KI lässt sich abschalten („Dokumente vom Foto lesen“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein). Dann gibt es im Dialog Personalakt bearbeiten keine Foto-Schaltflächen und du trägst die Daten von Hand ein — gedacht für Betriebe, die keine Bilder von Ausweisdokumenten an einen KI-Dienst geben wollen. Alles andere im Akt funktioniert unverändert; eine Kopie des Aufenthaltstitels kannst du weiterhin unter Dokumente hochladen.

Vertrag

Die Liste der Verträge und Änderungsmitteilungen

Der Reiter Verträge listet alles, was zu diesem Dienstverhältnis vereinbart wurde: den Dienstvertrag bzw. Dienstzettel und jede spätere Änderungsmitteilung, das Neueste oben. So bleibt der Verlauf nachvollziehbar — was ursprünglich vereinbart war und was seither mitgeteilt wurde. Die Spalten:

• Vertrag — der Titel, darunter die Art (etwa Dienstvertrag oder Änderungsmitteilung); bei einer Änderungsmitteilung zusätzlich, welches Dokument sie ändert („ändert Dienstvertrag …“).
• Status — Entwurf, Unterschrieben oder Ausgehändigt.
• Unterschrift — Tag und Uhrzeit der Unterschrift und wie unterschrieben wurde (Am Tablet oder Auf Papier (Scan)); vorher „Noch nicht unterschrieben“.
• Ausgehändigt — wann und wie die Person ihre Ausfertigung bekommen hat (Als Ausdruck oder Per E-Mail); ist sie noch nicht ausgehändigt, steht hier ihr Wunsch aus der Unterschrift („Möchte ihn auf Papier“ bzw. „Möchte ihn per E-Mail“), sonst „–“.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument in einem Dialog. Oben stehen der Titel und Chips für Art und Status; was darunter folgt, hängt vom Status ab: Ein Entwurf zeigt Text, Pflichtangaben und die beiden Wege zur Unterschrift, ein unterschriebener Vertrag zeigt die Unterschrift und das Aushändigen — beides ist unten beschrieben. Schließen schließt den Dialog und führt zurück zur Liste. Ohne das Recht, Personalakten zu bearbeiten, öffnet sich der Dialog nur zum Lesen: Text und Pflichtangaben sind zu sehen, die Knöpfe zum Speichern, Unterschreiben und Aushändigen fehlen, und ein Dienstverhältnis ohne Vertrag zeigt nur „Noch kein Vertrag.“

Einen Entwurf aus einer Vorlage erstellen

Hat das Dienstverhältnis noch keinen Vertrag, steht im Reiter Verträge statt der Liste der Kasten Noch kein Vertrag („Wählen Sie eine Vertragsvorlage – flinkest füllt sie mit den Daten des Personalakts. Sie prüfen den Entwurf, danach wird er am Tablet oder auf Papier unterschrieben.“). Dort wählst du eine Vorlage und erzeugst mit Entwurf erstellen den Entwurf; gibt es nur eine Vorlage, ist sie vorausgewählt. Der neue Entwurf öffnet sich sofort im Dialog — der nächste Schritt ist ja, ihn zu prüfen und unterschreiben zu lassen.

flinkest füllt dabei die Platzhalter der Vorlage mit dem, was schon erfasst ist: Firmendaten, Name und Geburtsdatum der Person, Wohnadresse, Eintritt, Art des Dienstverhältnisses, Probezeit, Befristung, Tätigkeit samt Kurzbeschreibung, Einstufung, Wochenstunden und Zusatzfunktionen — in dem Stand, der am Eintrittstag gilt. Deshalb lohnt es, Person und Beschäftigung vorher fertig zu pflegen. Fehlt noch jede Vorlage, steht im Kasten „Noch keine Vertragsvorlagen. Legen Sie unter Einstellungen → Personal → Vertragsvorlagen eine an oder wenden Sie unter Einstellungen → Personal → Allgemein eine Branchenvorlage an.“ — beides beschreiben die Personal-Einstellungen.

Den Entwurf bearbeiten und speichern

Solange der Vertrag ein Entwurf ist, steht im Dialog zuerst der Bereich Text mit Titel und Text im Editor — „Aus der Vorlage mit den Daten des Personalakts gefüllt. Passen Sie den Text bei Bedarf an – der Entwurf lässt sich bis zur Unterschrift bearbeiten.“ Jeder Betrieb hat eigene Klauseln, und manches steht nur in diesem einen Fall so. Entwurf speichern oben im Dialog übernimmt die Änderung („Der Entwurf wurde gespeichert“) und prüft die Pflichtangaben gleich neu. Schließen ohne Änderung schließt sofort; hast du Titel oder Text geändert und noch nicht gespeichert, fragt flinkest nach („Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren.“) — Ja, Änderungen verwerfen schließt und verwirft sie, Zurück zur Bearbeitung lässt dich weitermachen. Beide Wege zur Unterschrift speichern den Entwurf von selbst, bevor es weitergeht.

Checkliste der Pflichtangaben

Unter dem Text steht der Bereich Pflichtangaben — „Was ein Dienstzettel enthalten muss (§ 2 AVRAG) – gegen den Text geprüft, nach jedem Speichern erneut.“ Geprüft werden die Mindestangaben, die ein Dienstvertrag bzw. Dienstzettel nach § 2 AVRAG enthalten muss (bei freien Dienstnehmer:innen nach § 1164a ABGB, bei einem Lehrvertrag nach § 12 BAG, bei einer Ausbildungskosten-Vereinbarung nach § 2d AVRAG). Fehlt etwas, steht dort „Checkliste der Pflichtangaben – bitte vor dem Unterschreiben prüfen:“ und darunter je Punkt eine Zeile wie „Pflichtangabe „Kollektivvertrag“ fehlt – ergänzen Sie sie in der Vorlage „…“ oder in diesem Entwurf.“; ist alles da, bestätigt „Alle Pflichtangaben der Checkliste stehen im Text.“ Probezeit und Befristung fragt die Liste nur ab, wenn das Dienstverhältnis welche hat.

Zusätzlich nennt die Liste leere Platzhalter samt dem Ort, an dem der Wert einzutragen ist — „„Kollektivvertrag“ ist in diesem Entwurf leer – unter Einstellungen → Personal → Allgemein oder in den Firmeneinstellungen ausfüllen.“ Ohne diese Zeile fällt erst beim Unterschreiben auf, dass im Vertrag „Es gilt der Kollektivvertrag .“ steht. Einen Platzhalter, den flinkest nicht kennt — ein Tippfehler in der Vorlage —, meldet sie mit „Der Platzhalter {…} ist unbekannt – er bleibt so im Text stehen.“ Die Checkliste prüft, ob ein Punkt vorkommt, nicht ob er gut formuliert ist; ein unvollständiger Dienstzettel ist nach § 7a AVRAG strafbar, das Nachsehen lohnt sich also.

Minderjährige: der gesetzliche Vertreter unterschreibt mit

Ist die Person am Eintrittstag noch nicht 18, trägt der Vertrag oben im Dialog den Chip „Minderjährig – der gesetzliche Vertreter unterschreibt mit“. Im Unterschriftsmodus werden dann drei Unterschriften verlangt — Person, gesetzliche Vertretung, Dienstgeber —, und auch der Ausdruck für den Papierweg hat eine dritte Unterschriftszeile. Fehlt sie, lehnt flinkest ab: „Die Person ist unter 18 – der gesetzliche Vertreter unterschreibt mit.“ Hintergrund sind die Zustimmungserfordernisse bei Minderjährigen, etwa nach § 12 BAG beim Lehrvertrag.

Vorlagen, bei denen das Gesetz die Schriftform verlangt

Bei Vorlagen, für die das Gesetz die Schriftform verlangt — Lehrvertrag (§ 12 BAG) und Ausbildungskostenrückersatz (§ 2d AVRAG) —, steht im Bereich Am Tablet unterschreiben: „Hier verlangt das Gesetz die Schriftform. Drucken Sie den Vertrag, lassen Sie ihn auf Papier unterschreiben und laden Sie den Scan hoch – eine Unterschrift am Tablet ist bei dieser Vertragsart rechtlich umstritten.“ Entsprechend ist Für Unterschrift auf Papier drucken hervorgehoben und Am Tablet unterschreiben zurückgenommen. Gesperrt ist nichts — ob eine einfache elektronische Signatur die Schriftform erfüllt, ist strittig, und die Entscheidung bleibt beim Betrieb. Bei einer Ausbildungskosten-Vereinbarung ist das Risiko besonders groß: Eine formwidrige Vereinbarung ist unwirksam.

Am Tablet unterschreiben

Im Bereich Am Tablet unterschreiben des Entwurfs speichert der gleichnamige Knopf den Entwurf und schaltet den Bildschirm in den gesperrten Unterschriftsmodus — ein Vollbild ohne Menü, hinter dem die Seite nicht erreichbar ist. Zuerst wird die Person gefragt, wie sie den Vertrag erhalten will („Wie möchten Sie Ihren Vertrag erhalten?“, Auf Papier oder Per E-Mail); diese Wahl verlangt § 2 AVRAG und wird mitgespeichert. Danach erscheint der Vertragstext und direkt darunter das Unterschriftsfeld, je Unterzeichner einmal („Unterschrift 1 von 2“), mit vorbelegtem Namen: die Person aus dem Akt, als Dienstgeber der angemeldete Benutzer. Dass die Unterschrift unmittelbar unter dem angezeigten Text geleistet wird, ist der Grund für diesen Aufbau — ein separates Signaturpad ohne Text davor wäre als Nachweis wertlos.

Mit der letzten Unterschrift erzeugt flinkest das PDF mit den Unterschriften unter dem Text, legt es in den Dokumenten des Akts ab und setzt den Vertrag auf Unterschrieben („Der Vertrag wurde unterschrieben“). Ab dann ist der Text gesperrt. Der Dialog bleibt danach offen und zeigt den unterschriebenen Vertrag — so kannst du ihn gleich aushändigen. Lehnt der Server ab — etwa weil in der Zwischenzeit von einem zweiten Gerät unterschrieben wurde: „Dieser Vertrag ist bereits unterschrieben.“ —, beginnt der Modus wieder bei der ersten Unterschrift und nennt oben den Grund.

Den Unterschriftsmodus wieder verlassen

Das Tablet liegt in der Hand einer Person, die im Personalbereich nichts zu suchen hat. Deshalb führt aus dem Unterschriftsmodus innerhalb von flinkest nur ein Weg zurück: Zurückgeben oben rechts fragt „Geben Sie Ihre PIN oder Ihr Passwort ein, um den Unterschriftsmodus zu verlassen.“ — gemeint ist die PIN oder das Passwort des angemeldeten Benutzers, nicht der neuen Person. Falsche Eingaben melden „Falsche PIN bzw. falsches Passwort“; nach fünf Fehlversuchen kommt „Zu viele Fehlversuche. Bitte warten Sie zehn Minuten.“ Die Zurück-Taste des Browsers führt nicht hinaus, die Seite dahinter ist auch per Tabulator nicht erreichbar, und Neuladen oder Schließen des Tabs geht erst nach einer Rückfrage des Browsers. Wer Personalakten bearbeiten darf und den Modus damit öffnen kann, kann ihn auf diesem Weg auch wieder verlassen.

Papierweg: drucken und den Scan hochladen

Der Bereich Auf Papier unterschreiben ist der Weg, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt oder einfach kein Tablet da ist. Für Unterschrift auf Papier drucken speichert den Entwurf und lädt ihn als PDF mit leeren Unterschriftszeilen herunter. Unterschrieben kommt das Blatt als Scan oder Foto zurück: Darunter wählst du bei Die Person erhält ihn, wie sie ihre Ausfertigung bekommen will (Auf Papier oder Per E-Mail), und lädst die Datei über Unterschriebenen Scan hochladen hoch. Der Scan wird damit zum unterschriebenen Vertrag („Der unterschriebene Vertrag wurde erfasst“), liegt in den Dokumenten des Akts und ist dort nicht mehr löschbar; der Vertrag selbst ist gesperrt. Im Dialog und in der Liste steht danach als Art der Unterschrift „Auf Papier (Scan)“.

Den unterschriebenen Vertrag aushändigen

Der Dienstzettel muss ausgehändigt werden, und der Akt soll zeigen, wann und wie. Ein unterschriebener Vertrag zeigt im Dialog statt des Texts zwei Bereiche. Unterschrift hält fest, was geschehen ist: Unterschrieben am, Unterschrieben (Am Tablet bzw. Auf Papier (Scan)) und die Namen unter Mitarbeiter, gegebenenfalls Gesetzliche:r Vertreter:in, und Dienstgeber; Unterschriebenes PDF öffnen zeigt die unterschriebene Fassung. Der Hinweis dazu sagt, warum hier nichts mehr zu bearbeiten ist: „Ein unterschriebener Vertrag lässt sich nicht mehr ändern. Änderungen bei Tätigkeit, Stunden oder Lohngruppe werden mit einer Änderungsmitteilung mitgeteilt.“

Darunter steht Aushändigen — „Die Person erhält eine Ausfertigung – auf Papier oder elektronisch, wie bei der Unterschrift gewählt (§ 2 AVRAG). flinkest vermerkt, wann und wie.“ Wunsch der Person zeigt, was sie bei der Unterschrift gewählt hat. Ausdruck übergeben öffnet das PDF und vermerkt die Übergabe. Per E-Mail senden schickt es als Anhang an die Adresse im Feld E-Mail der Person — vorbelegt mit der E-Mail aus dem Akt, überschreibbar; eine unbrauchbare Adresse meldet „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein.“ Danach meldet flinkest „Die Aushändigung wurde vermerkt“, im Bereich steht „Am … als Ausdruck übergeben“ bzw. „Am … per E-Mail an … gesendet“, die Knöpfe verschwinden, und der Status wechselt auf Ausgehändigt. Den E-Mail-Weg gibt es nur, solange die Option „Versand unterschriebener Verträge per E-Mail anbieten“ in den Personal-Einstellungen eingeschaltet ist; sonst wird im Unterschriftsmodus nur „Auf Papier“ angeboten und hier nur der Ausdruck.

Eine Änderungsmitteilung erstellen

Ein unterschriebener Vertrag bleibt, wie er ist. Ändert sich etwas an den Bedingungen, speicherst du zuerst im Dialog Dienstverhältnis bearbeiten die neuen Bedingungen mit dem Tag unter Änderung gilt ab (siehe „Bedingungen eines unterschriebenen Vertrags ändern“) und klickst dann im Reiter Verträge oben rechts auf Änderungsmitteilung erstellen. Der Dialog Änderungsmitteilung erstellen nennt unter Ändert das Dokument, zu dem die Mitteilung gehört — das neueste schon unterschriebene Dokument dieses Dienstverhältnisses (zuletzt angelegt), also den Vertrag oder eine frühere, schon unterschriebene Änderungsmitteilung —, und darunter wählst du die Vorlage (bei nur einer ist sie vorausgewählt). Der Hinweis am Feld erklärt die Reihenfolge: „Die Vorlage setzt die Bedingungen ein, die ab dem Tag der Änderung gelten – ändern Sie zuerst das Dienstverhältnis, dann erstellen Sie die Änderungsmitteilung.“ Gefüllt wird sie aus den neuesten Bedingungen des Dienstverhältnisses; als Tag, ab dem die Änderung gilt, steht dort der Beginn dieser Bedingungen.

Änderungsmitteilung erstellen im Dialog legt den Entwurf an und öffnet ihn sofort; Abbrechen schließt ohne Änderung. In der Liste steht die Mitteilung danach mit „ändert …“ unter dem Titel. Sie läuft denselben Weg wie ein Vertrag: bearbeiten, Pflichtangaben prüfen, unterschreiben oder drucken, aushändigen. § 2 Abs 6 AVRAG verlangt genau diese schriftliche Mitteilung („Ein unterschriebener Vertrag bleibt, wie er ist – Änderungen (Tätigkeit, Stunden, Lohngruppe) werden mit einer Änderungsmitteilung bekanntgegeben (§ 2 Abs 6 AVRAG).“). Den Knopf gibt es nur mit dem Recht, Personalakten zu bearbeiten, sobald ein Dokument des Dienstverhältnisses unterschrieben ist und im Katalog eine Vorlage der Art Änderungsmitteilung vorhanden ist — anlegen kannst du sie in den Personal-Einstellungen unter Vertragsvorlagen.

Unterweisungen

Welche Unterweisungen nötig sind

§ 14 ASchG verlangt, Mitarbeiter:innen vor Arbeitsbeginn, bei einem Tätigkeitswechsel und regelmäßig zu unterweisen — verständlich und nachweislich. Der Reiter Unterweisungen zeigt deshalb oben unter Erforderliche Unterweisungen nicht alle Unterweisungen des Betriebs, sondern genau die, die für dieses Dienstverhältnis nötig sind: die für alle plus die der Tätigkeit und der Zusatzfunktionen aus den aktuellen Bedingungen. Ändert sich die Tätigkeit, ändert sich die Liste mit — ab dem Tag, an dem die neuen Bedingungen gelten. Die Spalten:

• Unterweisung — der Name, darunter der Grund: Für alle, Tätigkeit oder Funktion.
• Zuletzt — der Tag des letzten Nachweises, sonst „–“.
• Wieder fällig — der Tag der nächsten Wiederholung; steht keiner fest, das Intervall („Alle 12 Monate“) oder „Einmalig“, wenn die Unterweisung nicht wiederholt wird.
• Status — Noch nicht unterwiesen, Überfällig, Bald fällig oder Unterwiesen.
• Dazu der Knopf Unterweisung erfassen.

Ist der Platz schmal — am Rechner neben den Dokumenten oder am Tablet —, zeigen diese Liste und die der Nachweise jede Zeile als Karte mit denselben Angaben untereinander.

„Bald fällig“ beginnt eine eingestellte Zahl Tage vor der Fälligkeit (Vorgabe 14 Tage, Feld „Erinnerung vor der Wiederholung einer Unterweisung (Tage)“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein). Alle, die Personalakten sehen dürfen, bekommen genau zwei Erinnerungsmails: die eingestellte Zahl Tage vor der Fälligkeit und am Stichtag selbst. Danach erscheinen überfällige und fehlende Unterweisungen nur noch montags in der Sammelmail. Ist für die Tätigkeit nichts hinterlegt, steht statt der Liste „Für diese Tätigkeit ist keine Unterweisung hinterlegt. Unterweisungen pflegen Sie unter Einstellungen → Personal → Unterweisungen.“ Hat eine Unterweisung noch in keiner Sprache einen Inhalt, steht statt des Knopfs „Noch kein Inhalt – im Katalog ergänzen“ — ohne Text gibt es nichts zu unterweisen und nichts nachzuweisen.

Eine Unterweisung erfassen

Unterweisung erfassen in der Zeile öffnet den Dialog Unterweisung erfassen. Oben steht der Name der Unterweisung mit dem Hinweis „Unterweisen Sie in einer Sprache, die die Person versteht. Der Nachweis hält diesen Text und seine Fassung fest.“ Du wählst die Sprache — angeboten werden nur Sprachen, für die es einen Inhalt gibt; Deutsch ist vorbelegt, wenn vorhanden — und den Tag unter Unterwiesen am (heute vorbelegt, nicht in der Zukunft: sonst „Geben Sie den Tag der Unterweisung ein (nicht in der Zukunft).“). Darunter steht der Inhalt der gewählten Sprache zum Durchgehen. Unter Wer unterwiesen hat ist Unterwiesen von mit dem angemeldeten Benutzer vorbelegt und überschreibbar — es zählt, wer tatsächlich unterwiesen hat. Dolmetsch trägst du nur ein, wenn übersetzt wurde.

Im Bereich Verständnis ist Verständnis geprüft durch ein Pflichtfeld: Rückfragen beantwortet, Wissenstest oder Praktisch geübt, dazu optional eine Notiz zur Prüfung. Eine Unterschrift allein belegt nicht, dass die Unterweisung verstanden wurde — genau das will § 14 ASchG dokumentiert sehen. Ohne Angabe steht am Feld „Halten Sie fest, wie Sie geprüft haben, dass die Unterweisung verstanden wurde.“ und nichts wird gespeichert.

Ohne Unterschrift speichern legt den Nachweis sofort an („Die Unterweisung wurde erfasst“), schließt den Dialog, und die Liste zeigt den neuen Stand unter Zuletzt, Wieder fällig und Status. Abbrechen schließt ohne Nachweis. Die nächste Fälligkeit rechnet flinkest aus dem Tag der Unterweisung plus dem Wiederholungsintervall, das im Katalog an der Unterweisung steht; ohne Intervall ist sie einmalig.

Bestätigung der Person am Tablet

Mitarbeiter:in bestätigt am Tablet im Dialog Unterweisung erfassen schaltet in denselben gesperrten Vollbildmodus wie beim Vertrag — hier mit dem Inhalt der Unterweisung und dem Unterschriftsfeld darunter, beschriftet mit „Unterwiesen und verstanden“. Nach einer Zustellart wird nicht gefragt. Mit der Unterschrift wird der Nachweis gespeichert, der Dialog schließt, und die Liste zeigt den neuen Stand unter Zuletzt, Wieder fällig und Status. Lehnt der Server ab — zum Beispiel, weil die Verständnisprüfung fehlt —, schließt der Modus, der Dialog ist wieder da und zeigt den Grund am Feld; die Angaben bleiben erhalten. Verlassen lässt sich der Modus wie beim Vertrag nur mit PIN oder Passwort des angemeldeten Benutzers.

Nachweise und ihre PDFs

Unter der ersten Liste steht Nachweise — die erfassten Unterweisungen dieses Dienstverhältnisses, die jüngste oben: „Jeder Nachweis hält genau den Text fest, über den unterwiesen wurde, als PDF im Personalakt – der Beleg für das Arbeitsinspektorat.“ Die Spalten:

• Unterwiesen am — der Tag, darunter wer unterwiesen hat und gegebenenfalls „Dolmetsch: …“.
• Unterweisung — der Name, darunter Fassung und Sprache („Fassung 1 · Deutsch“).
• Verständnis — wie geprüft wurde, darunter die Notiz zur Prüfung.
• Bestätigung — „Am Tablet unterschrieben“, wenn die Person bestätigt hat, sonst „Ohne Unterschrift“.
• Dazu PDF und das Löschen-Symbol.

PDF öffnet den Nachweis — mit dem Inhalt genau jener Fassung, die unterwiesen wurde. Dasselbe PDF liegt auch unter Dokumente im Akt. Das ist der Nachweis, den das Arbeitsinspektorat sehen will: nicht „wurde unterwiesen“, sondern worüber, womit geprüft, von wem und in welcher Sprache. Ist noch nichts erfasst, steht dort „Noch kein Nachweis erfasst“.

Deshalb ist ein Nachweis nachträglich nicht änderbar — ein falscher Nachweis wird gelöscht und die Unterweisung neu erfasst (siehe unten). Und die Fassung, auf die ein Nachweis zeigt, bleibt im Katalog unverändert — eine Textänderung legt dort die nächste Fassung an, statt die alte zu überschreiben.

Einen falschen Nachweis löschen

Steht ein Nachweis bei der falschen Person, mit dem falschen Datum oder der falschen Prüfart, wird er nicht geändert, sondern gelöscht: Jede Zeile unter Nachweise hat dafür ein Löschen-Symbol (Nachweis löschen). Nach der Rückfrage „Diesen Nachweis löschen? Erfassen Sie die Unterweisung danach neu, falls sie stattgefunden hat.“ und Löschen meldet flinkest „Der Nachweis wurde gelöscht“, und die Unterweisung steht unter Erforderliche Unterweisungen wieder so, als wäre dieser Nachweis nie erfasst worden — fand sie tatsächlich statt, erfasst du sie richtig neu. Das PDF des gelöschten Nachweises bleibt als Dokument im Akt; so ist nachvollziehbar, was ursprünglich erfasst war. Das Löschen-Symbol gibt es nur mit dem Recht, Personalakten zu bearbeiten.

Vordienstzeiten

Die Bekanntgabe vermerken

Viele Kollektivverträge rechnen Zeiten bei früheren Dienstgebern für die Einstufung an — und verlangen dafür, dass die Person sie spätestens am ersten Arbeitstag bekanntgibt. Genau daran erinnert der Reiter Vordienstzeiten mit „Die Person gibt frühere Dienstgeber spätestens am ersten Arbeitstag bekannt.“ Mit Heute bekanntgegeben hältst du fest, dass das Gespräch stattgefunden hat; danach steht dort der Chip „Bekanntgegeben am …“. Der Vermerk gilt auch dann, wenn es keine Vordienstzeiten gibt — dokumentiert ist die Bekanntgabe, nicht ihr Ergebnis.

Einen Zeitraum erfassen und den Nachweis hinterlegen

Zeitraum hinzufügen öffnet das Formular: Früherer Dienstgeber und Von/Bis sind Pflicht, dazu kommen Adresse des Dienstgebers, Tätigkeit dort, Art des Nachweises (Dienstzeugnis, Lohnzettel, Versicherungsdatenauszug, Anderer Nachweis), Status (Bekanntgegeben, Nachgewiesen, Nicht angerechnet), Angerechnete Monate und eine Notiz. Über Nachweis hinzufügen lädst du Zeugnis oder Auszug hoch; die Datei wird ein Dokument dieses Personalakts und ist in der Zeile über Nachweis erreichbar. Speichern übernimmt den Zeitraum („Vordienstzeit wurde gespeichert“), Bearbeiten in der Zeile öffnet ihn wieder.

Die Monate trägst du ein, flinkest rechnet sie nicht. Wie viele Monate einer früheren Beschäftigung für die Einstufung zählen, regelt der Kollektivvertrag — Branche, Verwandtschaft der Tätigkeit und Unterbrechungen spielen hinein. Deshalb steht am Feld „Wie viele Monate für die Einstufung zählen, regelt Ihr Kollektivvertrag – tragen Sie das Ergebnis hier ein.“; das Ergebnis wirkt dann über die Lohngruppe, die du im Dialog Dienstverhältnis bearbeiten wählst.

Was ein Zeitraum braucht

Zwei Prüfungen greifen beim Speichern. Steht der Status auf Nachgewiesen, ist die Art des Nachweises Pflicht — sonst „Geben Sie an, wie der Zeitraum nachgewiesen wurde.“; ein nachgewiesener Zeitraum ohne Beleg wäre nur eine Behauptung. Und das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen: „Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.“ Die angerechneten Monate nimmt flinkest von 0 bis 600 an — mehr als 50 Jahre sind sicher ein Tippfehler.

Einen Zeitraum löschen

Das Löschen-Symbol in der Zeile entfernt einen falsch erfassten Zeitraum, nach einer Rückfrage („Diesen Vordienstzeitraum löschen?“, Knopf Ja, löschen). Ein hochgeladener Nachweis bleibt dabei als Dokument im Akt — brauchst du ihn nicht mehr, löschst du ihn dort.

Den Nachweis anfordern und die Frist

Sobald mindestens ein Zeitraum erfasst ist, erscheint Nachweis heute schriftlich angefordert. Der Knopf hält fest, dass du die Nachweise schriftlich verlangt hast — damit beginnt die Frist des Kollektivvertrags (im Hotel- und Gastgewerbe etwa vier Monate, danach ist nicht mehr anzurechnen). Danach steht dort „Nachweis angefordert am … · fällig bis …“. Das Fälligkeitsdatum entsteht aus der Option „Nachweisfrist für Vordienstzeiten (Monate)“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein; ab Werk ist keine Frist eingestellt, dann wird nur das Datum der Aufforderung vermerkt. Eine spätere Änderung der Option verschiebt eine schon laufende Frist nicht — sonst ließe sich eine versäumte Frist nachträglich verlängern.

Ist die Frist vorbei und sind noch Zeiträume offen, wird der Chip rot und darunter steht „Die Nachweisfrist ist abgelaufen – markieren Sie Zeiträume ohne Nachweis als nachgewiesen oder nicht angerechnet.“ Erinnert wird wie bei den Unterweisungen: Alle, die Personalakten sehen dürfen, bekommen eine Mail die eingestellte Zahl Tage vor dem Fristende und eine am Stichtag; ist die Frist mit offenen Zeiträumen abgelaufen, steht das danach nur noch montags in der Sammelmail.

Insgesamt angerechnete Monate

Unter den Zeiträumen steht „Insgesamt angerechnet: … Monate“. Gezählt werden ausschließlich Zeiträume im Status Nachgewiesen — das ist genau die Zahl, mit der du die Einstufung begründest. Bekanntgegebene, aber noch nicht belegte Zeiten bleiben also draußen, bis der Nachweis da ist.

Verwandte Seiten

• Personal — die Liste aller Personalakten
• Onboarding — derselbe Akt als Schritt-Assistent für neue Mitarbeiter:innen
• Personal-Einstellungen — Kataloge, Vertragsvorlagen, Unterweisungen und die Optionen des Moduls
• Benutzer und Benutzerdetails — Login, Lizenz, Rollen und Rechte derselben Person
• Abteilungen — die Auswahl bei der Person
• Arbeitszeitmodelle und Zeiterfassung — die Soll-Zeit hinter dem Arbeitszeitmodell
• Einstellungen → Module — das Modul Personal ein- und ausschalten
• Berechtigungen — Grundlagen — wer Personalakten sehen und bearbeiten darf
• Audit-Protokoll — wer wann was im Akt geändert hat

Häufige Fragen

Warum hat eine Person einen Personalakt und zusätzlich ein Benutzerkonto?

Weil beides unterschiedlich schützenswert ist. Das Benutzerkonto darf jeder eingeloggte Kollege in Grundzügen sehen — sonst funktionierten Auswahllisten und Zuordnungen nicht. Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Wohnadresse, Aufenthaltstitel und Personaldokumente liegen deshalb im Personalakt hinter eigenen Rechten. Lizenz, Rollen und die Login-Adresse bleiben beim Benutzer und damit beim Administrator; Name, Abteilung und Arbeitszeitmodell pflegst du in beiden Ansichten mit derselben Wirkung.

Kann ich einen unterschriebenen Vertrag nachträglich ändern?

Nein. Mit der Unterschrift werden Titel und Text gesperrt, das PDF liegt unveränderlich in den Dokumenten des Akts, und auch die Bedingungen, auf denen er beruht, bleiben so. Ändern sich Tätigkeit, Stunden oder Einstufung, speicherst du sie über Dienstverhältnis bearbeiten als neue Bedingungen mit einem Tag unter Änderung gilt ab und erstellst danach im Reiter Verträge über Änderungsmitteilung erstellen eine Änderungsmitteilung — sie wird aus den neuesten Bedingungen gefüllt, steht in der Liste mit „ändert …“ unter dem Titel und wird wie ein Vertrag unterschrieben und ausgehändigt. § 2 Abs 6 AVRAG verlangt genau diese schriftliche Mitteilung.

Zählt eine Unterschrift am Tablet als Schriftform?

Bei einem Dienstvertrag gibt es keine Formvorschrift — die Unterschrift dient als Beweis, und das Tablet genügt dafür; den Dienstzettel bekommt die Person nach ihrer Wahl auf Papier oder elektronisch. Schriftform verlangen aber der Lehrvertrag (§ 12 BAG) und die Vereinbarung über einen Ausbildungskostenrückersatz (§ 2d AVRAG); ob eine einfache elektronische Signatur sie erfüllt, ist strittig. Vorlagen dieser Art zeigen deshalb einen Hinweis und stellen den Papierweg in den Vordergrund: drucken, auf Papier unterschreiben lassen, Scan hochladen.

Was passiert mit dem Foto von Ausweis oder e-card?

Es geht zum Auslesen an einen KI-Dienst und wird danach nicht im Akt behalten, solange die Option „Fotos von Ausweis, e-card und Meldezettel aufbewahren“ aus ist (so ist sie ab Werk). Ein fotografierter Aufenthaltstitel wird dagegen immer abgelegt — das Ausländerbeschäftigungsgesetz verlangt diese Kopie im Betrieb. Gespeicherte Ausweisfotos löscht flinkest automatisch eine eingestellte Zahl Monate nach dem letzten Austritt; Verträge und Unterweisungsnachweise bleiben. Wer gar keine Bilder an einen KI-Dienst geben will, schaltet „Dokumente vom Foto lesen“ in den Personal-Einstellungen unter Allgemein ab und tippt die Daten ein.

Warum verlangt flinkest bei einer Unterweisung, wie ich das Verständnis geprüft habe?

Weil § 14 ASchG eine nachweislich verständliche Unterweisung fordert — eine Unterschrift allein belegt das nicht. Du hältst deshalb fest, ob du Rückfragen beantwortet, einen Wissenstest gemacht oder praktisch geübt hast, und kannst eine Notiz dazu schreiben. Ohne diese Angabe wird kein Nachweis gespeichert. Im Nachweis-PDF steht das später neben Datum, Sprache, Fassung des Inhalts und dem Namen der unterweisenden Person.