Dokumentvorlagen

Hier liegen die Dateien, die du immer wieder mitschicken willst: die AGB, ein Datenblatt, ein Wartungsvertrag als PDF, eine Anfahrtsskizze. Einmal hochgeladen, stehen sie in jedem E-Mail-Fenster von flinkest unter Dokumentvorlagen zur Auswahl und lassen sich mit einem Klick an eine Rechnung, einen Arbeitsbericht oder eine Kalkulation anhängen. Im Menü findest du die Seite unter Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Belege als Dokumentvorlagen; die Überschrift der Seite selbst lautet Dokumente. Sie ist Administratoren vorbehalten.

Dateien hochladen

Ganz oben liegt der Ablagebereich mit dem Hinweis „Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen". Du kannst mehrere Dateien auf einmal ablegen; ein Dateityp ist nicht vorgeschrieben — PDF, Bild, Tabelle, alles wird angenommen. Während des Uploads legt sich ein Schleier über den Bereich, mit „Hochladen..." und „Bitte warten, während Ihre Dateien hochgeladen werden...". Danach bestätigt flinkest jede Datei mit „erfolgreich hochgeladen" und die Liste springt auf die erste Seite zurück.

Der Dateiname wird zum Namen des Dokuments. Er lässt sich danach im Bearbeiten-Dialog ändern — behalte dabei die Endung bei, denn genau dieser Name landet als Dateiname im Anhang deiner E-Mails. Aus „AGB" ohne Endung wird beim Empfänger ein Anhang, den sein Programm nicht zuordnen kann.

Nutz den Weg über den Dateidialog für Dateien bis 5 MB. Wählst du eine Datei über das Klicken aus, weist flinkest alles darüber ab. Große Dateien sind ohnehin unpraktisch: Sie hängen an jeder E-Mail mit, die du damit verschickst, und laufen beim Empfänger leicht in die Größenbegrenzung seines Postfachs.

Die Liste

Sobald mindestens ein Dokument hinterlegt ist, erscheint über der Liste eine Leiste: links ein Kontrollkästchen, das alle Einträge der aktuellen Seite auswählt, in der Mitte ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Tippen um nach Namen zu filtern...". Die Suche greift nach kurzer Verzögerung und filtert nach dem Namen des Dokuments. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint links daneben Löschen für den Sammelvorgang.

Jede Zeile zeigt den Namen des Dokuments, daneben seine Größe und das Datum, an dem es hochgeladen wurde. Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Ganz links sitzt ein Griff mit waagrechten Balken: Damit ziehst du eine Zeile an eine andere Stelle und legst so die Reihenfolge fest. Sie wird sofort gespeichert („Dokumentenreihenfolge erfolgreich gespeichert").

Im Menü am Zeilenende liegen Bearbeiten, per e-mail senden, Download und Löschen. Die Blätterleiste unter der Liste zeigt fünf Zeilen pro Seite; über die Auswahl daneben stellst du auf 10, 20, 50, 100 oder 200 um. Rechts sitzt eine Schaltfläche zum Neuladen.

Die Reihenfolge wirkt nur auf dieser Seite. In der Anhang-Auswahl der E-Mail-Fenster stehen die Dokumentvorlagen nach Alter sortiert, das zuletzt hochgeladene zuoberst. Die hier gezogene Reihenfolge ändert daran nichts — verlass dich also nicht darauf, dass „das wichtigste Dokument" auch beim Anhängen oben steht. Ein sprechender Name hilft dort mehr, weil die Auswahl ein Suchfeld hat.

Download öffnet einen zeitlich begrenzten Link. Der Befehl Download öffnet die Datei in einem neuen Browserfenster. Der Link gilt rund eine Stunde und läuft danach ab; zum Weitergeben an Dritte ist er deshalb nicht geeignet.

Löschen entfernt die Datei endgültig. Es gibt keinen Papierkorb: Mit dem Dokument verschwindet auch die Datei selbst aus dem Speicher. Bereits versendete E-Mails sind davon nicht betroffen — der Anhang ist dort längst beim Empfänger.

Dokument bearbeiten

Bearbeiten öffnet einen Dialog mit zwei Blöcken. Unter Allgemein stehen Name und Notiz — die Notiz ist ein Textfeld mit Formatierungsleiste für interne Vermerke, etwa „Fassung ab 01.01., ersetzt die alte AGB". Der Block Sonstiges zeigt Dateiname, Größe, Hochgeladen am, Erweiterung und Typ; diese Felder sind nur zur Ansicht und lassen sich nicht ändern.

Geändert wird also ausschließlich der Name und die Notiz. Speichern bestätigt mit „Dokument wurde gespeichert". Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest nach.

Die Datei selbst lässt sich nicht austauschen. Für eine neue Fassung lädst du die neue Datei hoch und löschst die alte. Solange beide in der Liste stehen, sind auch beide in der Anhang-Auswahl sichtbar — achte deshalb auf eindeutige Namen, damit niemand versehentlich die veraltete Fassung mitschickt.

Dokument per E-Mail senden

per e-mail senden im Zeilenmenü öffnet ein Fenster mit dem Titel „Send Document via Email" — dieser Text ist nicht übersetzt und erscheint deshalb auch in der deutschen Oberfläche englisch. Darin füllst du Empfänger, Betreff und Nachricht aus; unter Anhänge kannst du über Bestehendes Dokument wählen weitere Dokumentvorlagen dazulegen. senden verschickt die Mail und bestätigt mit „E-Mail(s) wurde(n) gesendet".

Betreff und Anhangname sind hier vorbelegt — sieh sie dir an. Der Betreff steht beim Öffnen auf „Your Document" gefolgt vom Namen des Dokuments; überschreib ihn, bevor du sendest. Und das angehängte Dokument bekommt auf diesem Weg immer die Endung .pdf angehängt, unabhängig davon, was es wirklich ist: Aus „Preisliste.xlsx" wird beim Empfänger „Preisliste.xlsx.pdf". Für andere Dateitypen als PDF ist dieser Weg deshalb nicht geeignet — häng die Datei stattdessen an eine Beleg- oder Arbeitsbericht-Mail an, dort bleibt der Name unverändert.

Wo die Dokumente wieder auftauchen

Jedes Fenster, aus dem flinkest eine E-Mail verschickt — die Rechnung aus den Rechnungsdetails, der Arbeitsbericht, eine Kalkulation — hat den Bereich Anhänge mit der Schaltfläche Bestehendes Dokument wählen. Der Auswahldialog gruppiert nach Dokumentvorlagen — das sind genau die Dateien dieser Seite — und Dokumente an diesem Beleg. Angehakte Dateien erscheinen in der Liste darunter und gehen mit der Mail hinaus.

Diese Auswahl ist der einzige Weg, auf dem die Dokumentvorlagen den Betrieb verlassen: Automatisch angehängt wird nichts. Wer die AGB bei jeder Rechnung mitschicken will, muss sie in jedem Versandfenster einmal anhaken.

Aktionen

Dokument hinterlegen. Datei in den Ablagebereich ziehen oder hineinklicken und auswählen. Nach dem Upload steht sie in der Liste und in jeder Anhang-Auswahl.

Dokument umbenennen. Zeilenmenü Bearbeiten, Namen anpassen (Endung stehen lassen), Speichern.

Reihenfolge ändern. Zeile am Griff links anfassen und an die gewünschte Stelle ziehen. Die Reihenfolge gilt nur für diese Seite.

Mehrere Dokumente löschen. Kontrollkästchen links oben setzt alle Einträge der Seite; einzelne Zeilen lassen sich über ihr eigenes Kästchen an- und abwählen. Dann auf Löschen und die Rückfrage bestätigen.

Dokument verschicken. Zeilenmenü per e-mail senden, Empfänger eintragen, Betreff überschreiben, Text schreiben, senden.

Verwandte Seiten

• Rechnungsdetails
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsbericht-Details
• E-Mail-Konten
• Belegdesign
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie hänge ich meine AGB automatisch an jede Rechnung? Automatisch geht das nicht. Lade die AGB hier einmal hoch; beim Versand einer Rechnung wählst du sie im Bereich Anhänge über Bestehendes Dokument wählen unter „Dokumentvorlagen" aus. Dieser Schritt ist bei jeder Mail nötig.

Warum heißt mein Anhang plötzlich „Datei.xlsx.pdf"? Das passiert nur beim Weg per e-mail senden aus dieser Liste: Dort hängt flinkest dem Dateinamen immer .pdf an. Verschick andere Dateitypen deshalb über das Versandfenster eines Belegs oder Arbeitsberichts — dort wird der Name unverändert übernommen.

Kann ich eine hinterlegte Datei durch eine neue Fassung ersetzen? Nein, die Datei selbst lässt sich nicht austauschen. Lade die neue Fassung hoch und lösch die alte. Achte auf eindeutige Namen, solange beide in der Liste stehen.

Ich habe die Reihenfolge per Ziehen geändert, in der Anhang-Auswahl steht sie trotzdem anders. Die gezogene Reihenfolge gilt nur für diese Einstellungsseite. Die Anhang-Auswahl sortiert nach Alter, das zuletzt hochgeladene Dokument zuoberst. Nutz dort das Suchfeld und sprechende Dateinamen.

Was passiert mit meinen E-Mails, wenn ich hier ein Dokument lösche? Bereits verschickte E-Mails bleiben unverändert — ihr Anhang ist längst beim Empfänger. Nur für künftige Sendungen steht das Dokument nicht mehr zur Auswahl. Gelöscht wird endgültig, einen Papierkorb gibt es nicht.