Dokumentvorlagen

Hier liegen die Dateien, die du immer wieder mitschicken willst: die AGB, ein Datenblatt, ein Wartungsvertrag als PDF, eine Anfahrtsskizze. Einmal hochgeladen, stehen sie in jedem E-Mail-Fenster von flinkest unter Dokumentvorlagen zur Auswahl und lassen sich mit einem Klick an eine Rechnung, einen Arbeitsbericht oder eine Kalkulation anhängen — ohne sie jedes Mal neu hochzuladen. Im Menü findest du die Seite unter Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Belege als Dokumentvorlagen; die Überschrift der Seite selbst lautet Dokumente. Sie ist Administratoren vorbehalten — lesen darf die Vorlagen dagegen jeder eingeloggte Benutzer, weil sonst der Mail-Versand für alle anderen ins Leere liefe.

Dateiablage: Hochladen, Anzeigen, Sortieren

Dateien per Klick oder Drag & Drop hochladen

Ganz oben liegt der Ablagebereich mit dem Hinweis „Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen". Du kannst mehrere Dateien auf einmal ablegen; ein Dateityp ist nicht vorgeschrieben — PDF, Bild, Tabelle, alles wird angenommen, denn Mail-Anhänge kommen in jedem denkbaren Format. Während des Uploads legt sich ein Schleier über den Bereich, mit „Hochladen..." und „Bitte warten, während Ihre Dateien hochgeladen werden...". Danach bestätigt flinkest jede Datei mit „erfolgreich hochgeladen" und die Liste springt auf die erste Seite zurück.

Der Dateiname wird zum Namen des Dokuments. Er lässt sich danach im Bearbeiten-Dialog ändern — behalte dabei die Endung bei, denn genau dieser Name landet unverändert als Dateiname im Anhang, ganz gleich ob du das Dokument an eine Beleg- oder Arbeitsbericht-Mail anhängst oder direkt über Per E-Mail senden aus dieser Liste verschickst. Aus „AGB" ohne Endung wird beim Empfänger überall ein Anhang, den sein Programm nicht zuordnen kann.

Die 5-MB-Grenze gilt für beide Wege gleichermaßen. Egal ob du eine Datei über den Dateidialog auswählst oder in den Ablagebereich ziehst — alles darüber weist flinkest ab, mit der Meldung „One or more files exceed the maximum file size" (dieser Text ist nicht übersetzt und erscheint deshalb auch in der deutschen Oberfläche englisch).

Die Liste der hinterlegten Dokumente

Jede Zeile zeigt den Namen des Dokuments, daneben seine Größe und das Datum, an dem es hochgeladen wurde — Vorgabesortierung ist die gezogene Reihenfolge (siehe unten). Ein Klick auf den Namen öffnet die Vorschau. Im Menü am Zeilenende liegen Bearbeiten, Per E-Mail senden, Download und Löschen. Die Blätterleiste unter der Liste zeigt fünf Zeilen pro Seite; über die Auswahl daneben stellst du auf 10, 20, 50, 100 oder 200 um.

Ist noch kein Dokument hinterlegt, zeigt der Bereich unterhalb des Ablagefeldes den Hinweis „Noch keine Dokumente vorhanden"; liefert eine Suche keinen Treffer, erscheint stattdessen „Keine Dokumente entsprechen Ihrer Suche" — beide Male bleiben Suchfeld und Ablagebereich weiterhin bedienbar, du kannst die Suche also jederzeit direkt wieder leeren.

Nach Namen suchen

Über der Liste steht ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Tippen um nach Namen zu filtern...". Die Suche greift nach kurzer Verzögerung und filtert nach dem Namen des Dokuments — praktisch, sobald mehrere Vorlagen (AGB, Preislisten, Broschüren pro Sprache, …) den Bestand füllen.

Reihenfolge per Ziehen ändern

Ganz links an jeder Zeile sitzt ein Griff mit waagrechten Balken: Damit ziehst du eine Zeile an eine andere Stelle und legst so die Reihenfolge fest. Sie wird sofort gespeichert („Dokumentenreihenfolge erfolgreich gespeichert"). Ziehen kannst du innerhalb der Seite, die gerade angezeigt wird, oder innerhalb der Suchtreffer — alle übrigen Dokumente behalten dabei ihren Platz in der Gesamtreihenfolge. Ein neu hochgeladenes Dokument reiht sich am Ende ein; soll es weiter nach vorne, ziehst du es danach an seinen Platz.

Die gezogene Reihenfolge wirkt auch in der Anhang-Auswahl. Die E-Mail-Fenster im ganzen System übernehmen genau diese Reihenfolge für die Gruppe „Dokumentvorlagen": Ziehst du dein wichtigstes Dokument in dieser Liste nach oben, steht es auch in jeder Anhang-Auswahl oben — praktisch, um zum Beispiel die AGB immer an erster Stelle anzubieten.

Dokument-Vorschau öffnen

Ein Klick auf den Namen eines Dokuments öffnet eine Vorschau — je nach Dateityp als PDF, Bild, Office-Dokument oder über einen externen Viewer. So wirfst du einen schnellen Blick in den Inhalt, ohne die Datei erst herunterzuladen.

Bearbeiten, Herunterladen, Löschen

Name und Notiz bearbeiten

Bearbeiten im Zeilenmenü öffnet einen Dialog mit zwei Blöcken. Unter Allgemein stehen Name (Pflichtfeld, höchstens 250 Zeichen) und Notiz — die Notiz ist ein Textfeld mit Formatierungsleiste für interne Vermerke, etwa „Fassung ab 01.01., ersetzt die alte AGB", und hat auf den Versand selbst keinen Einfluss. Der Block Sonstiges zeigt Dateiname, Größe, Hochgeladen am, Erweiterung und Typ; diese Felder sind nur zur Ansicht und lassen sich nicht ändern.

Geändert wird also ausschließlich der Name und die Notiz. Speichern bestätigt mit „Dokument wurde gespeichert". Lässt du den Namen leer, erscheint direkt am Feld „Name darf nicht leer sein." — ein Dokument ohne Namen hätte schließlich keinen sinnvollen Anhangnamen beim Versand. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen").

Die Datei selbst lässt sich nicht austauschen. Für eine neue Fassung lädst du die neue Datei hoch und löschst die alte. Solange beide in der Liste stehen, sind auch beide in der Anhang-Auswahl sichtbar — achte deshalb auf eindeutige Namen, damit niemand versehentlich die veraltete Fassung mitschickt.

Herunterladen

Download im Zeilenmenü öffnet die Datei in einem neuen Browserfenster. Der Link ist rund eine Stunde gültig und läuft danach ab; zum Weitergeben an Dritte ist er deshalb nicht geeignet.

Einzelnes Dokument löschen

Löschen im Zeilenmenü fragt zurück: „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?" Löschen ist hier immer möglich und endgültig — es gibt keinen Papierkorb, mit dem Dokument verschwindet auch die Datei selbst aus dem Speicher. Bereits versendete E-Mails sind davon nicht betroffen; ihr Anhang ist längst beim Empfänger. Anders als bei signierten Beleg- oder Arbeitsbericht-PDFs gibt es hier keinen rechtlichen Aufbewahrungsgrund, der ein Dokument vor dem Löschen schützt.

Mehrere Dokumente auf einmal löschen

Das Kontrollkästchen links oben in der Werkzeugleiste markiert alle Einträge der aktuellen Seite; einzelne Zeilen lassen sich über ihr eigenes Kästchen an- und abwählen. Sobald mindestens ein Dokument ausgewählt ist, erscheint links daneben Löschen — ein Klick öffnet den Dialog „Löschen N Dokumente" mit der Rückfrage „Möchten Sie die ausgewählten Einträge wirklich löschen?" und entfernt beim Bestätigen alle ausgewählten Dokumente in einem Zug, quittiert mit dem gemeinsamen Erfolgstoast „Dokumente erfolgreich gelöscht".

Anhang-Versand per E-Mail

Dokument direkt versenden

Per E-Mail senden im Zeilenmenü öffnet der Dialog Dokument per E-Mail senden. Darin füllst du Empfänger, Betreff und bei Bedarf Nachricht aus. Pflicht sind mindestens ein Empfänger und der Betreff; die Nachricht darf leer bleiben, denn der eigentliche Inhalt ist das angehängte Dokument. Der Betreff ist beim Öffnen bereits auf „Ihr Dokument" gefolgt vom Namen des Dokuments vorbelegt — sieh ihn dir trotzdem an, bevor du sendest. Unter Anhänge steht das Dokument selbst bereits fest in der Liste, gekennzeichnet mit dem Chip Wird immer gesendet und einem Schloss-Symbol: flinkest hängt es bei diesem Weg immer mit, ohne Abwahl-Option. Senden verschickt eine einzige Mail an alle eingetragenen Empfänger — jeder sieht dabei, an wen sie sonst noch ging.

Ist unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten noch kein Konto verbunden, zeigt der Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …", und Senden bleibt gesperrt — ebenso, solange eine eingetragene Adresse kein gültiges Format hat. Sind die Anhänge zusammen größer als 22 MB, warnt der Dialog, dass der Mailanbieter die E-Mail möglicherweise ablehnt.

Was meldet flinkest nach dem Senden? Wurde die Mail verschickt, schließt sich der Dialog mit „E-Mail(s) wurde(n) gesendet". Schlug der Versand fehl, bleibt der Dialog offen und meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden", gefolgt von den Empfängeradressen und dem Grund — so kannst du die Angaben prüfen und es sofort noch einmal versuchen.

Weitere Empfänger in Kopie (CC und BCC)

Soll jemand die Mail zur Kenntnis bekommen — etwa die Buchhaltung oder ein Kollege —, klickst du neben dem Empfängerfeld auf CC / BCC. Darunter erscheinen zwei weitere Felder: Empfänger unter CC bekommen dieselbe E-Mail und sind für alle sichtbar, die sie bekommen; Empfänger unter BCC bekommen sie ebenfalls, aber niemand sonst sieht, dass sie sie erhalten haben. Jede Adresse in diesen Feldern muss wie die Hauptempfänger ein gültiges Format haben, sonst lässt sich die Mail nicht senden.

Vorlagen im Anhang-Picker jedes anderen Mail-Fensters auswählen

Jedes Fenster, aus dem flinkest sonst eine E-Mail verschickt — die Rechnung aus den Rechnungsdetails, der Arbeitsbericht, eine Kalkulation — hat den Bereich Anhänge mit der Schaltfläche Bestehendes Dokument wählen. Der Auswahldialog gruppiert nach Dokumentvorlagen — das sind genau die Dateien dieser Seite — und, sofern der Beleg selbst eigene Dokumente hat, zusätzlich nach Dokumente an diesem Beleg. Angehakte Dateien erscheinen in der Liste darunter und gehen mit der Mail hinaus.

Diese Auswahl ist der einzige Weg, auf dem die Dokumentvorlagen den Betrieb verlassen: Automatisch angehängt wird nichts. Wer die AGB bei jeder Rechnung mitschicken will, muss sie in jedem Versandfenster einmal anhaken.

Sendest du direkt über Per E-Mail senden aus dieser Liste, sorgt flinkest dafür, dass sich das ohnehin schon fest angehängte Dokument nicht zusätzlich über Bestehendes Dokument wählen ein zweites Mal auswählen und mitschicken lässt.

Verwandte Seiten

• Rechnungsdetails
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsbericht-Details
• E-Mail-Konten
• Belegdesign
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie hänge ich meine AGB automatisch an jede Rechnung? Automatisch geht das nicht. Lade die AGB hier einmal hoch; beim Versand einer Rechnung wählst du sie im Bereich Anhänge über Bestehendes Dokument wählen unter „Dokumentvorlagen" aus. Dieser Schritt ist bei jeder Mail nötig.

Was passiert, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann? Schlägt der Versand über Per E-Mail senden fehl, bleibt der Dialog offen und meldet „E-Mail konnte nicht gesendet werden" mit den betroffenen Adressen und dem Grund. Prüfe die Angaben und versuche es direkt noch einmal — die Mail geht als eine gemeinsame Nachricht an alle Empfänger, ein erneuter Versuch erreicht also wieder alle.

Kann ich das Dokument beim direkten Versand aus dieser Liste abwählen? Nein. Beim Versand über Per E-Mail senden steht das Dokument selbst fest in der Anhangliste, erkennbar am Chip Wird immer gesendet und dem Schloss-Symbol — flinkest hängt es bei diesem Weg immer an.

Kann ich eine hinterlegte Datei durch eine neue Fassung ersetzen? Nein, die Datei selbst lässt sich nicht austauschen. Lade die neue Fassung hoch und lösch die alte. Achte auf eindeutige Namen, solange beide in der Liste stehen.

Was passiert mit meinen E-Mails, wenn ich hier ein Dokument lösche? Bereits verschickte E-Mails bleiben unverändert — ihr Anhang ist längst beim Empfänger. Nur für künftige Sendungen steht das Dokument nicht mehr zur Auswahl. Gelöscht wird endgültig, einen Papierkorb gibt es nicht.

Warum finde ich die Seite nicht? Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Lesen dürfen die Dokumentvorlagen dagegen alle eingeloggten Benutzer, sonst könnte niemand ohne Admin-Rolle eine Rechnung mit AGB verschicken — nur Hochladen, Bearbeiten und Löschen bleiben Administratoren vorbehalten.