Projektdetails

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Die Projektdetails sind die Arbeitsfläche eines einzelnen Projekts. Links liegen die Reiter mit allem, was am Projekt hängt — Arbeitsberichte, Belege, Mitarbeiter und Kalkulationen —, rechts eine Kennzahlen-Box mit Status, Zeitraum, Zeitbudget und Kunde. Hierher kommst du über einen Klick auf den Projektnamen in der Liste der Projekte.

Projektdetails mit Kennzahlen rechts und den Reitern Übersicht, Arbeitsberichte, Belege und Zeiterfassung

Kopfzeile

Ganz oben steht der Projektname, darüber der Weg zurück: Projekte › Projektname. Rechts liegt die Schaltfläche Bearbeiten, daneben ein Menü mit drei Punkten und dem Eintrag Löschen.

Bearbeiten. Der Klick öffnet den Dialog Projekt bearbeiten — denselben Dialog wie beim Anlegen in der Projektliste, mit Name, Projektnummer (samt Schalter Auto), Projektnummer des Kunden, Mitarbeiter des Kunden, Referenztext, den Adressfeldern Straße, Postleitzahl und Stadt, dem Zeitbudget (Stunden) und dem Kästchen, mit dem du das Projekt aus den Kalendern ausblendest. Alle Felder sind bei den Projekten im Einzelnen beschrieben. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach.

Berechtigungen. Zum Öffnen der Seite braucht dein Benutzer die Berechtigung, Projekte zu sehen — fehlt sie, landest du auf einem Hinweis, dass du keinen Zugriff hast. Speichern und Löschen setzen zusätzlich das Recht voraus, Projekte zu bearbeiten; die Schaltflächen sind trotzdem sichtbar, das Speichern wird dann nur abgelehnt.

Löschen. Die Rückfrage lautet „Soll das Projekt wirklich gelöscht werden? Alle Referenzen zu diesem Projekt werden auch gelöscht." Nach Ja, löschen landest du wieder in der Projektliste. Belege, Arbeitsberichte und Kalkulationen bleiben erhalten und verlieren nur ihre Projektzuordnung. Mitgelöscht werden dagegen die zugeordneten Mitarbeiter und Ansprechpartner sowie alle Eingangsbelege, die auf dieses Projekt verweisen — prüfe deshalb vorher den Reiter „Belege". Ein gelöschtes Projekt ist endgültig weg, es gibt keinen Papierkorb.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes das Projekt, einen zugeordneten Arbeitsbericht oder eine Mitarbeiterzuordnung, lädt die Seite den betroffenen Bereich von selbst nach. Außerdem merkt sich flinkest das geöffnete Projekt unter „Zuletzt besucht", sodass du schnell zurückfindest.

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Die rechte Spalte beginnt mit einer Kennzahlen-Box, die die wichtigsten Angaben zusammenfasst: Projektnummer, Projektnummer des Kunden, Status als farbiges Kennzeichen (geplant, aktiv, pausiert, abgeschlossen, abgebrochen), Projektzeitraum, Zeitbudget, Zugewiesener Mitarbeiter, Kunde und Adresse. Angaben, die am Projekt nicht gefüllt sind, lässt die Box weg oder zeigt einen Strich; der Kundenname ist ein Link in die Kundendetails. Auf schmalen Bildschirmen und am Tablet wandert die Box über die Reiter.

Wie die Tagesangabe entsteht. Sind Start- und Enddatum gesetzt, steht unter dem Zeitraum die Anzahl der Tage dazwischen — abgerundet auf ganze Tage und rein rechnerisch, also ohne Rücksicht auf Wochenenden oder Feiertage. Fehlt eines der beiden Daten, entfällt die Angabe, und das Projekt erscheint auch nicht als Balken im Kalender.

Darunter liegen zwei Bereiche: Aktivitäten mit den Reitern „Bevorstehend" und „durchgeführt" — über das Symbol rechts oben legst du eine Aufgabe zum Projekt an — und Dokumente, wo du Dateien per Ziehen und Ablegen anhängst. Jede Zeile dort hat ein Menü mit Bearbeiten, per e-mail senden, Download und Löschen; über das Suchfeld filterst du nach dem Dateinamen.

Reiter „Übersicht"

Der erste Reiter zeigt das Projekt als Datenblatt in Blöcken: Allgemein (Status, Projektnummer, Projektnummer des Kunden, Projektzeitraum, Kunde, Referenztext, Zeitbudget), Adresse, Mitarbeiter (der Ansprechpartner beim Kunden und der interne, zugewiesene Mitarbeiter) und Beschreibung. Auch hier gilt: Was leer ist, wird nicht angezeigt. Ist eine vollständige Adresse hinterlegt, blendet flinkest darunter eine Karte mit dem Einsatzort ein.

Ganz unten steht der Bereich Diskussion. Dort schreibst du Kommentare zum Projekt, die alle Kolleginnen und Kollegen mit Zugriff auf das Projekt lesen können — gedacht für Absprachen, die nicht in einen Arbeitsbericht gehören.

Reiter „Arbeitsberichte"

Hier stehen alle Arbeitsberichte — die Berichte über geleistete Arbeit beim Kunden —, die diesem Projekt zugeordnet sind. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele es aktuell sind. Die Umschaltleiste darüber schränkt die Liste ein: Alle, Entwürfe, nicht verrechnet, verrechnet, mir zugewiesen und archiviert. „Alle" blendet archivierte Berichte aus; „verrechnet" heißt, dass zu dem Bericht bereits ein Beleg existiert.

Jede Zeile zeigt die Nummer des Berichts (bei noch nicht abgeschlossenen Berichten stattdessen das Kennzeichen Entwurf), den Kunden und das Datum. Ein Klick auf die Zeile öffnet einen Entwurf zum Bearbeiten, einen abgeschlossenen Bericht dagegen in den Arbeitsbericht-Details. Im Zeilenmenü rechts liegt Aus Projekt entfernen: Das löst nur die Zuordnung, der Arbeitsbericht selbst bleibt bestehen.

Bestehenden Bericht anhängen. Die Schaltfläche Arbeitsbericht verknüpfen öffnet eine Auswahl, in der du nach Nummer, Kunde oder Beschreibung suchst. Angeboten werden ausschließlich Arbeitsberichte ohne Projekt — ein Bericht, der schon zu einem anderen Projekt gehört, taucht dort nicht auf. Erst dadurch zählen seine Stunden in der Projektauswertung mit.

Neuen Bericht anlegen. Das Pluszeichen fragt „Soll ein Arbeitsbericht für diesen Kunden und das Projekt erstellt werden?". Nach dem Bestätigen legt flinkest einen Entwurf an und übernimmt Kunde, Referenztext und Adresse aus dem Projekt; danach landest du direkt in der Bearbeitungsmaske des neuen Berichts.

Mehrere Berichte gemeinsam verrechnen. Das Kästchen links in der Leiste schaltet die Mehrfachauswahl ein. Sobald Zeilen markiert sind, erscheint „n ausgewählt" und die Schaltfläche Beleg erstellen mit den Möglichkeiten Rechnung und Lieferschein. Verrechnen lassen sich nur abgeschlossene, nicht archivierte Berichte desselben Kunden — bei gemischten Kunden erscheint der Hinweis „Arbeitsberichte unterschiedlicher Kunden können nicht gemeinsam verrechnet werden", und die Schaltfläche bleibt weg. flinkest erzeugt daraus einen Beleg im Entwurfsstadium: pro Arbeitsbericht eine Zwischenüberschrift „Arbeitsbericht #Nummer:" und darunter dessen Positionen. Anschließend öffnet sich der neue Beleg. Die verrechneten Berichte gelten ab sofort als „verrechnet". Achtung: Dieser Beleg ist nicht automatisch dem Projekt zugeordnet — wenn er im Reiter „Belege" auftauchen soll, verknüpfe ihn dort von Hand.

Reiter „Belege"

Dieser Reiter versammelt zwei Listen: Ausgangsbelege — also Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und alles andere, was an den Kunden geht — mit Nummer, Kunde, Datum und Summe, und darunter Eingangsbelege, die Rechnungen deiner Lieferanten, mit Nummer, Lieferant, Datum und Summe. Jede Liste hat ein eigenes Suchfeld (Nummer oder Name) und blättert getrennt.

Im Zeilenmenü stehen Beleg öffnen und Aus Projekt entfernen. Über Beleg verknüpfen hängst du einen bestehenden Beleg an das Projekt; auch hier zeigt die Auswahl nur Belege, die noch keinem Projekt zugeordnet sind.

Verknüpfen ändert den Beleg nicht. Beim Verknüpfen und Entfernen wird ausschließlich die Projektzuordnung gespeichert — Positionen, Summen und Status bleiben unangetastet. Deshalb funktioniert das auch bei bereits abgeschlossenen Rechnungen und bei fertig kontierten Eingangsbelegen. Diese Zuordnung ist zugleich der Grund, warum ein Eingangsbeleg beim Löschen des Projekts mit verschwindet.

Reiter „Mitarbeiter"

Der Reiter erklärt sich mit einem Hinweis selbst: Hier verknüpfst du interne und externe Mitarbeiter mit dem Projekt und gibst jedem eine Rolle darin. Die Zahl am Reiter ist die Summe aus beiden Listen.

Mitarbeiter (intern) sind Benutzer deines Unternehmens. Über das Pluszeichen wählst du den Mitarbeiter (Pflichtfeld), trägst eine Rolle ein — das Feld schlägt bereits verwendete Rollen wie „Monteur" oder „Projektleiter" vor, du kannst aber frei schreiben — und optional eine Beschreibung. Mitarbeiter (des Kunden) sind die Ansprechpartner beim Kunden; dort ist der Kunde fest vorgegeben und du wählst aus seinen hinterlegten Ansprechpartnern. Ohne Kunde am Projekt bleibt diese Auswahl leer.

Jede Zeile zeigt Name und Rolle und hat ein Menü mit Bearbeiten und Löschen; gelöscht wird nur die Zuordnung, weder der Benutzer noch der Ansprechpartner. Für diesen Reiter braucht es keine gesonderte Berechtigung — wer das Projekt öffnen darf, darf hier auch zuordnen.

Der zugewiesene Mitarbeiter aus der Kennzahlen-Box ist übrigens etwas anderes als diese Liste: Er ist der eine Verantwortliche und wird im Bearbeiten-Dialog gesetzt, während hier beliebig viele Beteiligte stehen dürfen.

Reiter „Kostenkalkulationen"

Zeigt die Kalkulationen, die auf dieses Projekt verweisen, mit der Anzahl am Reiter. Dieser Reiter erscheint nur, wenn das Kalkulations-Modul für deinen Mandanten aktiviert ist.

Reiter „Zeiterfassung"

Reiter Zeiterfassung mit Gesamtstunden, nicht verrechneten Stunden und der Budgetauslastung

Dieser Reiter beantwortet die Frage „Wie viel Zeit ist in das Projekt geflossen?". Ganz oben steht der Hinweis, den man wörtlich nehmen sollte: „Die Zeiterfassung zeigt die in den Arbeitsberichten erfassten Zeiten an, nicht die einzelnen Zeiteinträge."

Woher die Stunden kommen. Gezählt werden ausschließlich die Arbeitszeiten aus Arbeitsberichten, die diesem Projekt zugeordnet sind. Die Stempeluhr der Zeiterfassung fließt hier nicht ein — wer nur stempelt, ohne dass ein Arbeitsbericht auf das Projekt zeigt, taucht in dieser Auswertung nicht auf. Fehlen Stunden, ist fast immer ein Arbeitsbericht ohne Projektzuordnung der Grund; nachhängen kannst du ihn im Reiter „Arbeitsberichte".

Oben wählst du den Zeitraum, wahlweise über die Voreinstellungen „Letzte 7 Tage", „Letzte 30 Tage", „Dieser Monat", „Letzter Monat", „Dieses Quartal" oder „Gesamter Zeitraum". Beim Öffnen ist der Zeitraum vom Projektbeginn bis heute eingestellt; hat das Projekt kein Startdatum, sind es die letzten 30 Tage. Eine Arbeitszeit zählt mit, sobald sie in den gewählten Zeitraum hineinragt.

Darunter liegen fünf Kacheln:

Kachel	Bedeutung
Gesamtstunden	alle Arbeitsstunden im gewählten Zeitraum
Nicht verrechnet	davon der Anteil aus Arbeitsberichten, zu denen noch kein Beleg existiert
Mitarbeiter	wie viele verschiedene Personen Zeit gebucht haben
Budgetauslastung	Prozent des Zeitbudgets, darunter „geleistet / Budget"
Ø Stunden/Tag	Gesamtstunden geteilt durch die Tage, an denen tatsächlich gebucht wurde

Was die Budgetauslastung wirklich sagt. Das Projektbudget ist ein Stundenbudget, kein Geldbetrag — im Bearbeiten-Dialog heißt das Feld „Zeitbudget (Stunden)". Die Prozentanzeige färbt sich ab 70 % orange und ab 90 % rot, ist aber bei 100 % gedeckelt: Ein überzogenes Projekt zeigt trotzdem 100 %. Die Wahrheit steht in der Zeile darunter, die geleistete Stunden und Budget gegenüberstellt — dort stehen bei einem überzogenen Projekt mehr geleistete Stunden, als das Budget hergibt. Der farbige Balken teilt die Stunden zusätzlich in verrechnet (grün) und nicht verrechnet (orange). Ist am Projekt kein Budget hinterlegt, steht dort „Kein Budget festgelegt". Ein Geldbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation.

Der Reiter Liste darunter zeigt jede einzelne Zeitbuchung. Die Spaltenüberschriften lauten Datum, Typ, Arbeitsbericht, Verrechnet und Stunden. In der Datums-Zelle stehen dabei mehr als nur das Datum: darunter der Name der Person und die Uhrzeit von–bis. Typ ist die Tätigkeit aus dem Arbeitsbericht, in der Spalte Verrechnet steht die Belegnummer, sobald der zugehörige Arbeitsbericht verrechnet wurde — sie und der Eintrag in der Spalte Arbeitsbericht sind Links. Wird der Bereich schmal, lässt die Liste zuerst Arbeitsbericht und dann Typ weg; in einem breiten Fenster sind alle fünf Spalten da. Über die Auswahl links filterst du auf einzelne Mitarbeiter. Der Reiter Statistiken stellt dieselben Daten als Diagramme dar: Stunden nach Zeitraum (gestapelt je Mitarbeiter, ab dem achten Mitarbeiter zusammengefasst als „Anderes"), nach Mitarbeiter, nach Typ und die Standortverteilung. Der Standort ist der am Bericht hinterlegte Einsatzort; fehlt die Angabe, erscheint „Keine Tätigkeit" beziehungsweise „Kein Standort".

Was der Export liefert. Die Schaltfläche Exportieren rechts oben öffnet einen Dialog mit Format (CSV oder PDF), Zeitraum, Mitarbeitern und — nur bei PDF — einer Gruppierung nach Mitarbeiter, Monat, Woche oder Typ. Wichtig: Diese Datei enthält die gestempelten Zeiten aus der Zeiterfassung im gewählten Zeitraum, nicht die Arbeitsberichtszeiten, die der Reiter anzeigt — und sie ist nicht auf dieses Projekt eingeschränkt. Für die Projektstunden nimmst du deshalb besser den Listen-Export im Reiter „Arbeitsberichte". Der Export gelingt außerdem nur, wenn dein Benutzer die Zeiterfassung verwalten darf; sonst bricht er mit einer Fehlermeldung ab.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter ohne Beschriftung, nur mit einem kleinen Symbol: einer Uhr, von der zwei Linien nach unten zu zwei Kästchen abzweigen. Er zeigt das Änderungsprotokoll des Projekts als Zeitleiste: was geändert wurde, von wem und wann, bei der Anlage zusätzlich die Startwerte. Jeder angemeldete Benutzer, der das Projekt öffnen darf, kann es einsehen.

Aktionen

Projekt ändern. Oben rechts auf Bearbeiten, Felder anpassen, Speichern. Der Reiter, in dem du gerade stehst, steht auch in der Adresszeile — du kannst also einen Link direkt auf „Arbeitsberichte" oder „Zeiterfassung" eines Projekts weitergeben.

Arbeitsbericht anhängen oder lösen. Reiter „Arbeitsberichte" → Arbeitsbericht verknüpfen beziehungsweise Zeilenmenü → Aus Projekt entfernen.

Aus Arbeitsberichten abrechnen. Reiter „Arbeitsberichte" → Mehrfachauswahl einschalten → Berichte markieren → Beleg erstellen → Rechnung oder Lieferschein.

Beleg anhängen oder lösen. Reiter „Belege" → Beleg verknüpfen im jeweiligen Block beziehungsweise Zeilenmenü → Aus Projekt entfernen.

Mitarbeiter zuordnen. Reiter „Mitarbeiter" → Pluszeichen im Block „Mitarbeiter (intern)" oder „Mitarbeiter (des Kunden)" → Mitarbeiter und Rolle wählen → Speichern.

Spalten der Unterlisten festlegen. Unter den Listen der Reiter „Arbeitsberichte" und „Mitarbeiter" sitzt neben dem Download-Symbol ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du Spalten zu- und abwählst und ihre Reihenfolge ziehst. Die Auswahl gilt pro Liste für den ganzen Mandanten, nicht je Benutzer — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Andere sehen die geänderten Spalten erst, nachdem sie die Seite neu geladen haben. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung. Jede Liste wird dabei getrennt eingestellt, auch getrennt von der Liste der Projekte.

Projekt löschen. Menü mit den drei Punkten oben rechts → Löschen → Ja, löschen.

Häufige Fragen

Warum zeigt der Reiter „Zeiterfassung" eines Projekts keine Stunden, obwohl gearbeitet und gestempelt wurde? Die Projektstunden stammen ausschließlich aus den Zeiten von Arbeitsberichten, die dem Projekt zugeordnet sind. Gestempelte Zeiten aus der Zeiterfassung zählen dort nicht mit. Prüfe also, ob die Arbeitsberichte wirklich auf das Projekt verweisen — im Reiter „Arbeitsberichte" kannst du sie über Arbeitsbericht verknüpfen nachträglich anhängen. Der zweite häufige Grund ist der Zeitraum oben im Reiter: Voreingestellt ist Projektbeginn bis heute, ältere Buchungen fallen dann heraus.

Ist das Projektbudget ein Geldbetrag? Nein. Das Budget eines Projekts ist ein Zeitbudget in Stunden — im Bearbeiten-Dialog heißt das Feld „Zeitbudget (Stunden)". Die Kachel „Budgetauslastung" vergleicht damit die geleisteten Stunden. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation.

Warum bleibt die Budgetauslastung bei 100 % stehen, obwohl das Projekt überzogen ist? Die Prozentanzeige ist bei 100 % gedeckelt. Wie weit das Budget überschritten ist, siehst du in der Zeile direkt darunter, die die geleisteten Stunden dem Budget gegenüberstellt.

Wie hänge ich eine bestehende Rechnung oder einen bestehenden Arbeitsbericht an ein Projekt? Im Projekt in den Reiter „Belege" beziehungsweise „Arbeitsberichte" wechseln und dort auf Beleg verknüpfen beziehungsweise Arbeitsbericht verknüpfen klicken. Die Auswahl zeigt nur Datensätze, die noch keinem Projekt zugeordnet sind — hängt der Beleg schon an einem anderen Projekt, musst du ihn dort zuerst über Aus Projekt entfernen lösen.

Warum taucht die Rechnung, die ich aus mehreren Arbeitsberichten erstellt habe, nicht im Reiter „Belege" auf? Weil beim gemeinsamen Verrechnen zwar ein Beleg aus den Arbeitsberichten entsteht, dieser aber keine Projektzuordnung bekommt. Verknüpfe ihn im Reiter „Belege" über Beleg verknüpfen mit dem Projekt, dann erscheint er dort.

Was passiert mit Belegen und Arbeitsberichten, wenn ich ein Projekt lösche? Rechnungen, Lieferscheine, Arbeitsberichte und Kalkulationen bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Anders bei Eingangsbelegen: Ein Eingangsbeleg, der auf das Projekt verweist, wird zusammen mit dem Projekt gelöscht. Ebenfalls entfernt werden die Zuordnungen von internen Mitarbeitern und Ansprechpartnern.