Projektdetails

Die Projektdetails sind die Projektakte: Hier laufen alle Vorgänge eines Kundenauftrags zusammen — Arbeitsberichte, Ausgangs- und Eingangsbelege, beteiligte Mitarbeiter und die aus den Arbeitsberichten aggregierte Projektzeit. Ihr Kern ist die Nachverfolgung und Verrechnung von Dienstleistungsarbeit: Techniker erfassen ihre Zeiten in Arbeitsberichten, die Akte zeigt daraus Gesamtstunden, noch nicht verrechnete Stunden und die Budgetauslastung, und aus offenen Arbeitsberichten heraus wird eine Rechnung oder ein Lieferschein erzeugt — ohne die Berichte einzeln abzutippen.

Kopf, Gerüst und Navigation

Die Projektakte öffnen

Oben stehen Icon und Name des Projekts, darunter die Kennzahlen-Box mit Projektnummer, Projektnummer des Kunden, Status-Chip, Zeitraum samt Tagesanzahl, Zeitbudget in Stunden, verantwortlichem Mitarbeiter, dem Kunden als Link sowie der Projektadresse — die wichtigsten Steuerdaten des Auftrags auf einen Blick, ohne einen Reiter wechseln zu müssen. Die Tagesanzahl unter dem Zeitraum ist eine reine Differenz zwischen Start- und Enddatum, abgerundet auf ganze Tage; Wochenenden und Feiertage werden nicht abgezogen, und ohne beide Daten entfällt die Angabe.

Zwischen den Reitern wechseln

Jeder Reiter trägt seinen eigenen Anker in der Adresszeile (z. B. #workreports, #timetracking). Ein geteilter Link führt die Empfängerin also direkt auf denselben Reiter, den du gerade offen hast, und ein Neuladen der Seite bleibt auf dem zuletzt geöffneten Reiter stehen.

Wenn ein Projekt nicht gefunden wird

Ruft eine Adresse eine nicht existierende oder unzugängliche Projekt-ID auf, erscheint ein Fehlerhinweis und die Seite bleibt bis auf das Grundgerüst leer.

Zuletzt besucht und Live-Aktualisierung

Jede geöffnete Projektakte landet im „Zuletzt besucht“-Bereich der Startseite, damit du schnell zurückfindest. Ändert jemand anderes das Projekt selbst, eine Mitarbeiterzuordnung oder einen verknüpften Arbeitsbericht, aktualisiert sich die betroffene Stelle der Akte von selbst — ein Neuladen der Seite ist dafür nicht nötig.

Projekt löschen

Im „…“-Kopfmenü liegt Löschen. Die Rückfrage lautet „Soll das Projekt wirklich gelöscht werden? Alle Referenzen zu diesem Projekt werden auch gelöscht.“ Nach der Bestätigung landest du wieder auf der Projektliste. Kopfmenü und die Schaltfläche Bearbeiten daneben erscheinen nur, wenn du Projekte bearbeiten darfst — ohne dieses Recht ist die Akte reine Ansicht.

Was beim Löschen erhalten bleibt

Die Rückfrage oben ist strenger formuliert, als es tatsächlich zutrifft: Arbeitsberichte, Belege jeder Art, Eingangsrechnungen und Kalkulationen bleiben bestehen und verlieren nur ihre Projektzuordnung — sie sind eigenständige, teils rechtlich bindende Datensätze. Mitgelöscht werden dagegen die Zuordnungen von internen Mitarbeitern und von Ansprechpartnern des Kunden zum Projekt sowie am Projekt hängende Dokumente und Aufgaben. Läuft gerade eine Zeiterfassung auf dieses Projekt, verliert der laufende Eintrag ebenfalls nur den Projektbezug. Ein gelöschtes Projekt selbst ist endgültig weg, es wandert nicht in einen Papierkorb.

Projekt bearbeiten

Der Bearbeiten-Dialog

Über die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts öffnet sich derselbe Dialog wie auf der Projektliste: oben Name und Projektnummer, darunter sechs Reiter für Beschreibung, Status und Zeitraum, Kunde, Adresse, Zeitbudget und verantwortlichen Mitarbeiter sowie die Kalenderdarstellung. Aufbau und Felder sind dort ausführlich beschrieben, ebenso die automatische Übernahme der Kundenadresse und der Schutz vor ungespeicherten Änderungen beim Schließen.

Projektnummer bei einem bestehenden Projekt

Weil hier immer ein bereits existierendes Projekt bearbeitet wird, zeigt der Dialog die Projektnummer nur noch schreibgeschützt an — den Schalter Auto aus der Neuanlage gibt es an dieser Stelle nicht. Wie die Nummer beim Anlegen vergeben wird, steht auf der Projektliste.

Reiter „Übersicht“

Stammdaten der Akte

Der Reiter zeigt dieselben Angaben wie die Kennzahlen-Box, ausführlicher gruppiert: Block „Allgemein“ mit Status, Projektnummer, Projektnummer des Kunden, Zeitraum, dem Kunden als Link in die Kundendetails, Referenztext und Zeitbudget; Block „Adresse“; Block „Mitarbeiter“ mit dem Ansprechpartner beim Kunden und dem intern verantwortlichen Mitarbeiter; und die Beschreibung, falls eine hinterlegt ist. Leere Felder blendet flinkest komplett aus, statt sie leer anzuzeigen.

Anfahrt zur Projektadresse

Sind Straße, PLZ und Ort am Projekt gefüllt, zeigt der Reiter darunter einen Kartenausschnitt der Adresse — praktisch für die Anfahrt zur Baustelle oder zum Einsatzort. Die Projektadresse ist dabei unabhängig von der Adresse des Kunden: Sie wird beim Auswählen des Kunden im Bearbeiten-Dialog einmalig übernommen und danach nicht mehr automatisch nachgeführt.

Diskussion

Am Ende des Reiters liegt ein Kommentarfeld für die projektbezogene Abstimmung im Team — direkt an der Akte statt in einem Mail-Thread ohne Aktenbezug. Ein Klick ins Feld öffnet den formatierbaren Editor, jeder Kommentar zeigt Avatar, Autor und eine relative Zeitangabe wie „schrieb gerade eben“.

Reiter „Arbeitsberichte“

Die Projektzeit stammt aus diesen Berichten — der Reiter ist zugleich das Arbeitsvorrats- und Verrechnungs-Cockpit des Projekts.

Verknüpfte Arbeitsberichte auflisten

Die Liste zeigt Nummer, Kunde und Datum jedes mit dem Projekt verknüpften Arbeitsberichts; ein Entwurf ohne Nummer trägt statt der Nummer den Chip „Entwurf“. Der Badge an der Reiter-Überschrift zählt die Treffer. Zum Ansehen brauchst du das Recht, Arbeitsberichte zu sehen; mit nur der schwächeren Berechtigung, eigene Arbeitsberichte zu sehen, zeigt der Reiter ausschließlich die Berichte, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Fehlen beide Rechte, bleibt die Liste ungeladen — der Rest der Akte baut sich davon unabhängig auf.

Nach Status filtern

Der Schnellfilter über der Liste schränkt auf Alle, Entwürfe, nicht verrechnet, verrechnet, mir zugewiesen oder archiviert ein. „Alle“ zeigt dabei alles außer archivierten Berichten — ein vermisster Bericht steht meist unter „archiviert“. „Nicht verrechnet“ ist die Arbeitsliste der Fakturierung: geleistete, noch nicht abgerechnete Arbeit; „verrechnet“ die Kontrollsicht danach.

Einen Arbeitsbericht öffnen

Ein Klick auf einen Entwurf führt in die Bearbeitung, ein Klick auf einen bereits abgeschlossenen Bericht in seine Nur-Lese-Details — abgeschlossene Berichte sind fixiert, ggf. bereits unterschrieben, und lassen sich nicht mehr still nachbearbeiten.

Neuen Arbeitsbericht aus dem Projekt anlegen

Das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste fragt „Soll ein Arbeitsbericht für diesen Kunden und das Projekt erstellt werden?“ und legt danach einen Entwurf an, der Kunde, Projekt, Referenztext und Projektadresse bereits übernommen hat — du startest also ohne erneute Stammdaten-Suche direkt in der Berichtsbearbeitung.

Bestehenden Arbeitsbericht verknüpfen

Arbeitsbericht verknüpfen öffnet einen Dialog mit einer Suche über Nummer, Kunde oder Beschreibung; die Liste zeigt ausschließlich Arbeitsberichte, die noch keinem Projekt zugeordnet sind. Ein Klick auf eine Zeile verknüpft den Bericht sofort mit diesem Projekt. So schlägst du nachträglich die Brücke für Berichte, die mobil ohne Projektbezug entstanden sind.

Arbeitsbericht aus dem Projekt entfernen

Im Zeilenmenü löst Aus Projekt entfernen nur die Zuordnung — die Rückfrage macht das ausdrücklich klar: „Möchten Sie diesen Arbeitsbericht aus dem Projekt entfernen? Der Arbeitsbericht selbst wird nicht gelöscht.“ Danach ist der Bericht wieder projektlos und taucht in den Verknüpfen-Auswahllisten anderer Projekte auf.

Mehrere Arbeitsberichte gemeinsam verrechnen

Das Kästchen in der Werkzeugleiste schaltet die Mehrfachauswahl ein. Sind mehrere Berichte markiert, erscheint die Splitschaltfläche Beleg erstellen — ein Klick auf den Haupttext legt bevorzugt eine Rechnung an, über den Pfeil daneben wählst du stattdessen einen Lieferschein; angeboten wird jeweils nur, wofür du auch die Berechtigung hast. Verrechnet werden können ausschließlich abgeschlossene, nicht archivierte Arbeitsberichte desselben Kunden — eine gemischte Auswahl zeigt den Hinweis „Arbeitsberichte unterschiedlicher Kunden können nicht gemeinsam verrechnet werden“ und die Schaltfläche verschwindet. Aus der Auswahl entsteht ein Beleg im Entwurfsstadium; Kopf- und Fußtext sowie die Zahlungsbedingungen kommen aus den Einstellungen beziehungsweise vom Kunden, und alle beteiligten Arbeitsberichte gelten danach als verrechnet. Dieser neue Beleg trägt selbst noch keine Projektzuordnung — er erscheint deshalb nicht automatisch im Reiter „Belege“, bis du ihn dort von Hand verknüpfst.

Spalten, Sortierung und Export der Arbeitsberichte-Liste

Wie an der Projektliste öffnet das Zahnrad im Fuß der Liste einen Dialog für Spaltenauswahl, -reihenfolge und eine mandantenweite Standardsortierung; ein Klick auf einen Spaltenkopf sortiert selbst und schlägt diesen Mandanten-Standard. Über das Export-Symbol exportierst du die aktuelle Auswahl (Format, Umfang und Spalten wie gewohnt) — respektiert wird dabei sowohl die Projektzuordnung als auch der gerade aktive Schnellfilter.

Reiter „Belege“

Ausgangs- und Eingangsbelege des Projekts

Der Reiter zeigt zwei getrennte Abschnitte: Ausgangsbelege (Nummer, Kunde, Datum, Bruttosumme) und Eingangsbelege (Nummer, Lieferant, Datum, Summe) — die Erlös- und die Kostenseite des Auftrags an einem Ort, praktisch für die Nachkalkulation. Jeder Abschnitt hat eine eigene Sofortsuche über Nummer und Kunde bzw. Lieferant sowie eine eigene Blätterleiste.

Beleg verknüpfen

Beleg verknüpfen (je Abschnitt eine eigene Schaltfläche) öffnet einen Dialog mit Suche, der ausschließlich Belege ohne Projektzuordnung anzeigt — ein Klick verknüpft den gewählten Beleg mit diesem Projekt, quittiert mit dem Hinweis „Beleg mit Projekt verknüpft“. Praktisch, wenn ein Beleg direkt in der Belegmaske angelegt wurde, ohne dass dabei schon ein Projekt gewählt war. Dazu brauchst du die Bearbeiten-Berechtigung der jeweiligen Belegart (z. B. für eine Rechnung), keine gesonderte Projekt-Berechtigung.

Beleg aus dem Projekt entfernen

Im Zeilenmenü löst Aus Projekt entfernen nur die Zuordnung: „Möchten Sie diesen Beleg aus dem Projekt entfernen? Der Beleg selbst wird nicht gelöscht.“ Das funktioniert auch bei bereits abgeschlossenen Rechnungen und fertig kontierten Eingangsbelegen — geändert wird ausschließlich die Projektzuordnung, nicht der Beleg selbst.

Ausgangsbelege exportieren

Über das Export-Symbol des Ausgangsbelege-Abschnitts exportierst du die dort angezeigte, projekt- und suchtreue Liste als Excel, CSV, PDF oder JSON.

Reiter „Mitarbeiter“

Interne und externe Mitarbeiter im Überblick

Der Reiter trennt zwei Listen: „Mitarbeiter (intern)“ für deine eigenen Benutzer und „Mitarbeiter (des Kunden)“ für die Ansprechpartner beim Kunden — der Badge an der Reiter-Überschrift zählt beide zusammen. Ein Hinweisband erklärt den Zweck: „Hier können Sie interne und externe Mitarbeiter mit diesem Projekt verknüpfen und ihnen jeweils eine Rolle innerhalb dieses Projekts zuweisen.“

Internen Mitarbeiter zuordnen

Das Plus-Symbol über der internen Liste öffnet einen Dialog mit einem Pflichtfeld für den Benutzer, einem frei eintippbaren Rollenfeld mit Vorschlägen aus bereits vergebenen Rollennamen (z. B. „Bauleitung“, „Montage“) und einer formatierbaren Beschreibung. Zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer.

Externen Mitarbeiter (Ansprechpartner des Kunden) zuordnen

Das Plus-Symbol über der externen Liste öffnet einen entsprechenden Dialog mit dem Kunden schreibgeschützt vorbefüllt, einem Pflicht-Dropdown „Mitarbeiter des Kunden“ und demselben Rollen- und Beschreibungsfeld. Existiert der gewünschte Ansprechpartner beim Kunden noch nicht, legt eine Schaltfläche direkt im Dropdown einen neuen Kontakt an — Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Rolle, Telefon und E-Mail —, ohne den Umweg über die Kundenakte. Diese Zuordnung lässt sich nur anlegen, wenn das Projekt überhaupt einen Kunden hat.

Zuordnung bearbeiten oder lösen

Im Zeilenmenü jeder der beiden Listen liegen Bearbeiten und Löschen; Löschen fragt vorher „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?“ — wie an den übrigen Stellen der Software wird also auch hier zurückgefragt, nicht sofort gelöscht. Entfernt wird ausschließlich die Zuordnung zum Projekt, nie der Benutzer oder der Kontakt selbst.

Reiter „Zeiterfassung“

Datenquelle sind ausschließlich die Zeiten aus den Arbeitsberichten — ein Hinweisband oben im Reiter macht das ausdrücklich klar: „Die Zeiterfassung zeigt die in den Arbeitsberichten erfassten Zeiten an, nicht die einzelnen Zeiteinträge.“ Gestempelte Kommen/Gehen-Zeiten aus der Zeiterfassung fließen hier nicht ein, auch dann nicht, wenn beim Stempeln ein Projekt ausgewählt war.

Kennzahlen und Budgetauslastung

Fünf Kacheln fassen den gewählten Zeitraum zusammen: Gesamtstunden, nicht verrechnete Stunden, Anzahl beteiligter Mitarbeiter, durchschnittliche Stunden pro Einsatztag und — sofern am Projekt ein Zeitbudget hinterlegt ist — die Budgetauslastung in Prozent mit einem Balken für bereits fakturierte und noch offene Stunden; ohne Budget steht dort „Kein Budget festgelegt“. Die Prozentzahl ist geleistete Stunden geteilt durch Budgetstunden, gedeckelt bei 100 % — eine Überschreitung siehst du also nur an der Zeile „Ist-Stunden / Budget“ darunter, nicht am Prozentwert selbst. Die Färbung wechselt ab 70 % auf Orange, ab 90 % auf Rot.

Zeitraum filtern

Der Zeitraumfilter steht beim Öffnen auf „Projektbeginn bis heute“ (ohne Startdatum: die letzten 30 Tage) und lässt sich über Voreinstellungen wie Letzte 7/30 Tage, Dieser/Letzter Monat, Dieses Quartal oder den gesamten Zeitraum umstellen. Ein Zeiteintrag zählt mit, sobald er in den gewählten Zeitraum hineinragt, nicht erst, wenn er vollständig darin liegt.

Liste der Zeiteinträge

Der Unterreiter „Liste“ zeigt jeden Zeiteintrag mit Datum und Mitarbeiter, der genauen Von-bis-Zeit darunter, der Tätigkeit, einem Link auf den zugehörigen Arbeitsbericht und — in der Spalte „Fakturiert“ — einem Link auf die Rechnung, falls der Arbeitsbericht bereits abgerechnet ist, sonst einem Minus-Symbol. So findest du vom Aggregat zur Einzelzeit: welcher Einsatz steckt hinter der Zahl, und wo wurde er abgerechnet.

Nach Mitarbeiter filtern

Über der Liste lässt sich zusätzlich nach einem oder mehreren Mitarbeitern filtern, um die Leistung Einzelner im Projekt zu prüfen.

Statistiken

Der Unterreiter „Statistiken“ zeigt ein gestapeltes Balkendiagramm der Stunden je Zeitabschnitt (aufgeteilt nach den größten Mitarbeitern, der Rest gesammelt unter „Anderes“) sowie drei Ringdiagramme: Stunden nach Mitarbeiter, nach Tätigkeitstyp (in den hinterlegten Tätigkeitsfarben) und nach Einsatzort.

Projekt-Zeiterfassung exportieren

Die Schaltfläche Export öffnet einen Dialog mit Format (CSV oder PDF), Zeitraum (vorbelegt aus dem Reiter-Filter) und einem Mitarbeiterfilter; bei PDF kommt zusätzlich eine Gruppierung dazu (keine, nach Mitarbeiter, Monat, Woche oder Typ) mit Zwischensummen je Gruppe. Der Export ist projektscharf — er liefert exakt die Arbeitsberichtszeiten dieses Projekts im gewählten Zeitraum, dieselben, die auch der Reiter zeigt, unter dem Dateinamen projekt-zeiterfassung-<von>-<bis>.<Format>. Eine eigene Berechtigung braucht der Export nicht: Wer den Reiter „Zeiterfassung“ öffnen darf, darf auch exportieren.

Reiter „Kostenkalkulationen“

Dieser Reiter erscheint nur, wenn das Kalkulations-Modul für deinen Mandanten aktiv ist, und listet die dem Projekt zugeordneten Kalkulationen als reine Übersicht ohne eigene Bedienelemente — die Pflege der Kalkulationen selbst passiert im Kalkulations-Modul. Der Badge an der Reiter-Überschrift zählt die zugeordneten Kalkulationen.

Zuletzt besucht, Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Aufgabe aus dem Projekt anlegen

Im Seitenbereich „Aktivitäten“ legt das Plus-Symbol eine neue Aufgabe an — das Overlay öffnet bereits mit dem Bezug zu diesem Projekt vorbefüllt, du musst nur noch Betreff und Bis-Datum ergänzen (beides Pflichtfelder). Die Aufgabe erscheint danach in der Aktivitätenliste der Akte und im Kalender.

Dokumente ablegen

Im Seitenbereich „Dokumente“ legst du Dateien per Ziehen-und-Ablegen oder Klick direkt an der Akte ab — Pläne, Fotos, ein Aufmaß —, statt sie getrennt im Dateisystem zu verwalten.

Änderungsprotokoll

Ein eigener Reiter mit Uhr-Symbol (Tooltip „Änderungsprotokoll“) zeigt eine Zeitleiste aller Änderungen am Projekt mit Benutzer, Zeitstempel und dem geänderten Feld samt altem und neuem Wert — praktisch, um nachzuvollziehen, wer wann Status, Budget oder Kunde geändert hat.

Auf kleinen Bildschirmen

Unter Tablet-Breite wandert die Kennzahlen-Box über die Reiterleiste, und „Aktivitäten“ sowie „Dokumente“ werden zu einklappbaren Bereichen unterhalb der Reiter statt einer festen Seitenspalte.

Verwandte Seiten

• Projekte
• Arbeitsberichte
• Zeiterfassung
• Kunden
• Kundendetails
• Eingangsrechnungen
• Rechnungen
• Kalender
• Startseite

Häufige Fragen

Warum zeigt die Zeiterfassung im Projekt keine Stunden, obwohl gearbeitet wurde? Die Auswertung liest ausschließlich die Zeiten von Arbeitsberichten, die diesem Projekt zugeordnet sind — gestempelte Zeiten aus der Zeiterfassung zählen nicht mit. Prüfe im Reiter „Arbeitsberichte“, ob der betreffende Bericht wirklich mit dem Projekt verknüpft ist, und hole es bei Bedarf über „Arbeitsbericht verknüpfen“ nach.

Ist die Budgetauslastung ein Geldwert? Nein. Das Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden, die Kachel „Budgetauslastung“ setzt geleistete Stunden ins Verhältnis dazu. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation (nur mit aktiviertem Kalkulations-Modul).

Was bedeutet „nicht verrechnet“ bei einem Arbeitsbericht? Der Bericht ist zwar abgeschlossen, hängt aber noch an keinem Beleg. Über die Mehrfachauswahl im Reiter „Arbeitsberichte“ lässt er sich zusammen mit anderen offenen Berichten desselben Kunden zu einer Rechnung oder einem Lieferschein verdichten.

Warum finde ich meinen Arbeitsbericht nicht in der Verknüpfen-Auswahl? Die Auswahl zeigt ausschließlich Arbeitsberichte ohne Projektzuordnung. Hängt der gesuchte Bericht bereits an einem anderen Projekt, musst du ihn dort zuerst über „Aus Projekt entfernen“ lösen, bevor er hier auswählbar ist. Für Belege gilt dieselbe Regel im Reiter „Belege“.

Warum lässt sich ein Ansprechpartner des Kunden nicht zuordnen? Externe Mitarbeiter setzen voraus, dass dem Projekt überhaupt ein Kunde zugeordnet ist. Fehlt der Kunde, bleibt die Auswahl im Dialog leer — trag den Kunden zuerst über Bearbeiten nach.

Kann ich die exportierte Zeiterfassung als Rechnungsbeilage verwenden? Ja, dafür ist der Export im Reiter „Zeiterfassung“ gedacht: Er liefert wahlweise als CSV oder PDF genau die Arbeitsberichtszeiten dieses Projekts im gewählten Zeitraum, bei PDF zusätzlich gruppiert nach Mitarbeiter, Monat, Woche oder Typ mit Zwischensummen.

Was verschwindet wirklich, wenn ich ein Projekt lösche? Weniger als die Rückfrage vermuten lässt: Arbeitsberichte, Belege, Eingangsbelege und Kalkulationen bleiben vollständig erhalten und verlieren nur die Projektzuordnung. Entfernt werden ausschließlich die Zuordnungen von internen Mitarbeitern und Ansprechpartnern des Kunden sowie am Projekt hängende Dokumente und Aufgaben.