Kalkulation

Die Kalkulation ist die Vorstufe zum Angebot: Du planst einen Auftrag tageweise durch — an welchem Tag wie viele Stunden welcher Leistung anfallen — und flinkest rechnet daraus die Summe. Auf diese Summe legst du Aufschläge, und aus dem Ergebnis entsteht mit einem Klick ein Angebot, ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung. Diese Seite beschreibt die Übersicht aller Kalkulationen.

Wann sich eine Kalkulation lohnt

Eine Kalkulation ist kein Beleg. Sie bekommt keine Belegnummer, geht nicht an den Kunden und taucht in der Buchhaltung nicht auf — sie ist deine interne Vorüberlegung: „Was kostet mich dieser Auftrag, wenn drei Tage lang zwei Leute vor Ort sind?" Erst der daraus erzeugte Beleg wird zum Dokument, das der Kunde sieht.

Kalkulation ist ein Zusatzmodul. Der Bereich ist nur da, wenn er für deinen Betrieb freigeschaltet ist. Fehlt die Freischaltung, führt der Aufruf der Adresse auf die Fehlerseite, und in den Allgemeinen Einstellungen fehlt der Punkt zur Kalkulation. Zusätzlich braucht dein Benutzer das Recht, Kalkulationen zu sehen — sonst landest du ebenfalls auf der Fehlerseite. Vergeben wird das Recht über die Rollen in der Benutzerverwaltung.

Wo der Punkt im Hauptmenü steht, entscheidet dein Betrieb. Das Menü links ist frei zusammenstellbar; ein Eintrag für die Kalkulation ist nicht von vornherein enthalten. Fehlt er, erreichst du die Übersicht über die Suche oben oder über die Projektdetails — und ein Administrator kann den Eintrag in den Menüs ergänzen.

Kopfzeile

Oben steht Kostenkalkulationen, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Kalkulationen bearbeiten darf, und führt auf Kalkulation anlegen. Weitere Schaltflächen gibt es hier nicht: Die Kalkulation kennt keine Schnellfilter und keine Filterleiste.

Die Liste

Die Tabelle zeigt drei Spalten:

Spalte	Was drinsteht
Name	die Bezeichnung der Kalkulation, darunter in Grau der zugeordnete Kunde. Ein Klick auf den Namen öffnet die Kalkulationsdetails
Zeitraum	der Abstand zwischen Von- und Bis-Datum als lesbarer Text, nicht die beiden Datumsangaben. Eine Kalkulation über die fünf Tage vom 7. bis zum 11. September steht hier als „4 Tage"
Summe	der gespeicherte Endbetrag inklusive aller Aufschläge, netto

Über die Spaltenköpfe lässt sich sortieren; deine Sortierung bleibt erhalten, bis du sie änderst. Ist für deinen Betrieb eine Standardsortierung hinterlegt, greift die nur so lange, wie du nicht selbst sortiert hast.

Rechts an jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Bearbeiten führt allerdings auf die Detailansicht, nicht direkt in die Erfassung — von dort kommst du über Bearbeiten in der Kopfzeile weiter zu Kalkulation bearbeiten. Löschen erscheint nur, wenn du Kalkulationen bearbeiten darfst, und fragt vorher nach.

Löschen ist endgültig. Eine gelöschte Kalkulation landet nicht im Papierkorb, sie ist weg — samt der daran hängenden Aufgaben und hochgeladenen Dokumente. Bereits erzeugte Belege bleiben davon unberührt: Sie sind eigenständige Dokumente und kennen ihre Herkunft nicht.

Gibt es noch keine Kalkulation, steht statt der Tabelle „Noch keine Einträge vorhanden".

Die Liste hält sich selbst aktuell. Legt jemand anderes eine Kalkulation an, ändert oder löscht sie, lädt die Liste von allein nach — ein Neuladen der Seite ist dafür nicht nötig.

Blättern, Exportieren, Spalten

Unten sitzt der Paginator; voreingestellt sind 20 Zeilen pro Seite. Links daneben liegen zwei Symbole:

• Liste exportieren öffnet den Export-Dialog. Du wählst die Spalten und das Format; große Listen erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, wenn die Datei fertig ist. Sind Filter gesetzt, exportiert flinkest nur die gefilterten Zeilen.
• Spalten konfigurieren (Zahnrad) legt fest, welche Spalten die Liste zeigt und in welcher Reihenfolge. Diese Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht nur für dich, und ändern darf sie nur, wer Administrator ist — allen anderen wird das Zahnrad gar nicht erst angezeigt. Andere Benutzer sehen eine geänderte Spaltenauswahl erst, wenn sie die Seite neu laden.

Aktionen

Neue Kalkulation anlegen. Oben rechts auf Neu. Weiter geht es unter Kalkulation anlegen.

Kalkulation öffnen. Klick auf den Namen — oder im Zeilenmenü auf Bearbeiten. Beides führt in die Kalkulationsdetails.

Kalkulation löschen. Zeilenmenü, Löschen, Rückfrage bestätigen.

Liste exportieren. Symbol links unten im Paginator.

Kalkulationen eines Projekts sehen. In den Projektdetails gibt es den Reiter Kostenkalkulationen mit allen Kalkulationen, die diesem Projekt zugeordnet sind.

Verwandte Seiten

• Kalkulation anlegen
• Kalkulation bearbeiten
• Kalkulationsdetails
• Kalkulations-Einstellungen
• Angebote
• Kostenvoranschläge
• Rechnungen
• Projekte
• Projektdetails
• Benutzerverwaltung
• Rollen

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Bereich Kalkulation gar nicht? Die Kalkulation ist ein Zusatzmodul und muss für deinen Betrieb freigeschaltet sein. Ist sie das nicht, führt der direkte Aufruf der Adresse auf die Fehlerseite. Ist sie freigeschaltet und du siehst sie trotzdem nicht, fehlt deinem Benutzer das Recht, Kalkulationen zu sehen.

Was bedeutet die Spalte „Zeitraum" in der Liste? Sie zeigt den Abstand zwischen dem ersten und dem letzten Tag der Kalkulation, nicht die beiden Datumsangaben — und auch nicht die Anzahl der Tage. Eine Kalkulation vom 7. bis zum 11. September umfasst fünf Tage, in dieser Spalte steht aber „4 Tage". Die konkreten Daten stehen in den Kalkulationsdetails.

Ist die Summe in der Liste netto oder brutto? Netto. Es ist der gespeicherte Endbetrag inklusive aller Aufschläge. Umsatzsteuer kommt erst dazu, wenn aus der Kalkulation ein Beleg wird.

Ich habe im Zeilenmenü auf „Bearbeiten" geklickt und lande in der Detailansicht — ist das richtig? Ja, so verhält sich die Liste derzeit. Von der Detailansicht kommst du über Bearbeiten oben rechts in die eigentliche Erfassung.

Kann ich eine gelöschte Kalkulation wiederherstellen? Nein. Eine gelöschte Kalkulation wird wirklich gelöscht, zusammen mit den Aufgaben und Dokumenten, die daran hängen. Belege, die du vorher daraus erzeugt hast, bleiben bestehen.

Warum hat meine Kalkulation keine Nummer? Weil sie kein Beleg ist. Nummern vergibt flinkest nur für Angebote, Kostenvoranschläge, Rechnungen und die übrigen Belegarten — die Kalkulation ist eine interne Vorüberlegung ohne steuerliche Wirkung.