Kostenvoranschlag bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du einen Kostenvoranschlag inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Links arbeitest du am Beleg, rechts liegt die Vorschau auf das fertige PDF. Es ist derselbe Editor, den flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen benutzt — und der Kostenvoranschlag verhält sich darin fast genauso wie ein Angebot: Er bekommt seine Nummer sofort, es gibt keinen Schritt „Finalisieren", und der Editor sperrt sich nie. Diese Seite beschreibt die Kostenvoranschlags-Sicht und verweist für die ausführlich erklärten gemeinsamen Teile auf Angebot bearbeiten.

Kopfzeile

Ganz oben steht Kostenvoranschlag editieren, rechts daneben zwei Schaltflächen:

• Kostenvoranschlag löschen — löscht den Kostenvoranschlag nach einer Rückfrage und bringt dich zurück in die Kostenvoranschlagsliste. Mit dem Beleg verschwinden auch seine Positionen. Rückfrage und Erfolgsmeldung sprechen dabei vom „Entwurf" — dieser Text ist für alle Belegarten derselbe, gemeint ist trotzdem genau dieser Kostenvoranschlag.
• Vorschau und senden — führt in die Kostenvoranschlag-Details. Dort siehst du das fertige Dokument, versendest es per E-Mail, hältst fest, ob der Kunde angenommen oder abgelehnt hat, und erstellst daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung.

Warum es keine Schaltfläche zum Abschließen gibt. Ein Kostenvoranschlag ist wie ein Angebot von der ersten Speicherung an ein fertiger Beleg. Den Schritt „Finalisieren", der bei Rechnungen und Lieferscheinen die Nummer vergibt und den Beleg sperrt, gibt es für Kostenvoranschläge nicht — flinkest weist ihn ausdrücklich ab. Die Nummer entsteht schon beim Anlegen; deshalb trägt auch ein ganz frischer Kostenvoranschlag bereits eine. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen, wo der Kostenvoranschlag einen eigenen Nummernkreis hat — getrennt von dem der Angebote. Die Nummer bleibt beim Bearbeiten unverändert, auch wenn du das Belegdatum später noch änderst.

Was den Kostenvoranschlag vom Angebot unterscheidet. In flinkest sind das zwei eigenständige Belegarten mit eigener Liste, eigener Berechtigung, eigenem Nummernkreis und eigenen Standardtexten. Im Editor verhalten sie sich bis auf die Beschriftungen gleich — dieselben Felder, dieselben Positionstypen, dieselbe Vorschau. Du kannst denselben Kunden also mit einem Kostenvoranschlag und einem Angebot bedienen, ohne dass sich die Nummern in die Quere kommen. Eine Ausnahme gibt es: Die Regeln rund um die Gültigkeit stehen für beide Belegarten gemeinsam bei den Angeboten (siehe unten).

Berechtigungen. Den Editor öffnet nur, wer Kostenvoranschläge bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht braucht auch das Löschen und jede Änderung an den Positionen.

Belegvorschau

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ist er an, teilt sich der Bildschirm: links das Formular, rechts das PDF; die Trennlinie lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet, damit das Formular die volle Breite bekommt.

Die Vorschau ist das echte Beleg-PDF und kein Entwurfsbild. flinkest baut es auf dem Server und lädt es erst danach in den Betrachter — bis dahin siehst du rechts eine weiße Fläche und im Seitenzähler eine 0, beim Öffnen des Editors ebenso wie nach jedem Speichern. Ein Kostenvoranschlag trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf"; das gibt es nur bei Belegarten, die einen Entwurfszustand kennen. Wie das Dokument aussieht — Spalten, Reihenfolge, sichtbare Blöcke — legst du im Belegdesign fest, das für Kostenvoranschläge dieselben Einstellmöglichkeiten bietet wie für Angebote. Ändert jemand anderes denselben Beleg, lädt der Editor ihn samt Vorschau von selbst nach. Die Einzelheiten dazu stehen unter Angebot bearbeiten.

Empfänger

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick auf die Box öffnet den Dialog Empfänger definieren: Dort wählst du unter Bestehender Kunde einen Kunden — das ist Pflicht, ohne ihn bleibt Speichern gesperrt. flinkest übernimmt Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort und Land als Empfänger- und Lieferadresse. Über Rechnungsadresse ändern passt du die Anschrift nur für diesen Kostenvoranschlag an; der Haken Kundenstammsatz aktualisieren schreibt sie zusätzlich in den Kundenstamm zurück und erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst. Mit Abweichende Lieferadresse bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift, wahlweise befüllt aus Von der Rechnungsadresse übernehmen oder aus Standorte dieses Kunden.

Hat der Kunde eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig". Das ist nur ein Hinweis — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung des Kostenvoranschlags nichts.

Details

Die Box Details fasst zusammen, was gesetzt ist: Belegdatum, dazu Referenz und Umsatzart, sofern du sie ausgefüllt hast. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details:

• Belegdatum — Pflichtfeld. Wie beim Angebot darfst du jedes Datum wählen; die Regel, dass eine Rechnung nicht vor der zuletzt ausgestellten datiert sein darf, gilt für Kostenvoranschläge nicht.
• Angebotsgültigkeit → Gültig bis — das Datum, bis zu dem dein Kostenvoranschlag gilt. Der Block heißt auch hier „Angebotsgültigkeit"; er gehört zu beiden Belegarten. Der Datumswähler bietet die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten und lässt kein Datum vor dem Belegdatum zu.
• Angebotsgültigkeit → Erinnerung Tage vor Ablauf — wie viele Tage vor dem Ablauf du erinnert wirst. Der Hinweis am Feld sagt es: „Leer lassen, um den globalen Standardwert aus den Einstellungen zu verwenden".
• Projekt — ordnet den Kostenvoranschlag einem Projekt des Kunden zu. Die Details-Box zeigt ein gesetztes Projekt bei dieser Belegart nicht an; nachsehen lässt es sich im Dialog.
• Buchhaltung → Exportlieferungen — die Umsatzart des Belegs: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung, Exportlieferung oder Bauleistung. Jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei; bei der innergemeinschaftlichen Lieferung wählst du zusätzlich zwischen Waren und Dienstleistungen. Ohne Auswahl wird normal mit Umsatzsteuer gerechnet.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint, etwa eine Anfragenummer des Kunden.
• Interne Notizen — nur für euch intern, erscheint nie auf dem PDF.

Gültigkeit und Erinnerung kommen aus den Angebots-Einstellungen. In den Beleg-Einstellungen gibt es diese beiden Stellschrauben nur einmal, beim Angebot — sie wirken aber ebenso auf Kostenvoranschläge: die Pflicht, „Gültig bis" zu setzen, und die Vorgabe, wie viele Tage vor Ablauf erinnert wird. Nur wenn du im Dialog eine eigene Zahl einträgst, weicht dieser eine Kostenvoranschlag davon ab.

Warum „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein." erscheint. Ist die eben genannte Pflicht aktiv und lässt du „Gültig bis" leer, lehnt flinkest das Speichern mit dieser Meldung am Feld ab — trotz der Formulierung schon beim ganz normalen Speichern, denn ein Kostenvoranschlag ist von Anfang an ein fertiger Beleg. Die Meldung nennt das Angebot, weil beide Belegarten sich diese Einstellung teilen. Trage ein Datum ein, oder nimm die Pflicht in den Einstellungen wieder heraus.

Was aus „Gültig bis" folgt. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Angebote und Kostenvoranschläge mit diesem Datum: Liegt es in der Vergangenheit, wechselt der Status auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Benutzer, der den Beleg erstellt hat — genau einmal je Beleg, und zwar so viele Tage vorher, wie es hier oder in den Einstellungen steht. Ist kein Wert gesetzt, erinnert flinkest drei Tage vorher. Bleibt „Gültig bis" leer, gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Kein Leistungszeitraum, kein Zahlungsziel. Beide Blöcke fehlen hier mit Absicht — ein Kostenvoranschlag legt weder Liefertermin noch Zahlungsfrist fest. Diese Felder erscheinen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die daraus entsteht.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Beim Anlegen übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom Kunden; danach ist die Angabe in diesem Dialog maßgeblich. Änderst du sie hier, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch — Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei.

Einleitungstext und Abschlusstext

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind beim Anlegen aus den Standardtexten für Kostenvoranschläge in den Beleg-Einstellungen vorbelegt — Kostenvoranschläge haben dort eigene Texte, unabhängig von denen der Angebote. Ist beim Kunden ein eigener Kostenvoranschlags-Text hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog für genau diesen Beleg; ist noch kein Text da, steht in der Box „Einleitungstext hinzufügen" beziehungsweise „Abschlusstext hinzufügen".

Positionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste, rechts darüber der Umschalter zwischen Kompakt (Menge, Einheit, Bezeichnung, Positionssumme) und Erweitert (zusätzlich Kennzeichen für Einheit, Artikelnummer, Charge, Seriennummer, Kostenstelle, Kostenschlüssel und Buchungskonto sowie eine Rechenzeile mit Menge, Einzelpreis und Summe). Jede Zeile hat links einen Anfasser zum Ziehen und die Positionsnummer, rechts Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

Unter der Liste liegt die Leiste zum Hinzufügen: Katalog öffnet die Artikelauswahl Artikel auswählen, Manuell legt eine freie Position an, und hinter Weitere Optionen (drei Punkte) stecken Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren. Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, kommt rechts der Umschalter Barcodescanner an / Barcodescanner aus dazu.

Positionsarten, Gruppen mit Zwischensumme, Alternativposition und Fixpreis, der Import aus einem anderen Beleg und die Bedienung des Scanners funktionieren im Kostenvoranschlag genau wie im Angebot und sind dort ausführlich beschrieben: Angebot bearbeiten. Gerade für einen Kostenvoranschlag lohnt sich der Blick auf zwei Gruppen-Optionen: Zwischensumme anzeigen gliedert eine umfangreiche Kostenaufstellung, und Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt zeigt eine mögliche Zusatzleistung, ohne die veranschlagte Summe zu erhöhen.

Summen. Der Editor hat keine eigene Summenzeile — die Summen stehen dort, wo der Kunde sie sieht: in der Belegvorschau. flinkest rechnet sie nach jeder gespeicherten Änderung neu und speichert Netto-, Steuer- und Gesamtsumme am Beleg; von dort holt sie auch die Kostenvoranschlagsliste. Gezählt werden alle Positionen der obersten Ebene; Positionen innerhalb einer Gruppe fließen über ihre Gruppe ein, Gruppen mit dem Haken „Alternativposition" bleiben außen vor.

Aktionen

Es gibt kein globales „Speichern". Jeder Dialog speichert für sich: Sobald du im Empfänger-, Details-, Text- oder Positionsdialog auf Speichern klickst, steht die Änderung im Kostenvoranschlag. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Position hinzufügen, bearbeiten, duplizieren, löschen. Über die Leiste unter der Liste beziehungsweise über Stift-, Kopier- und Papierkorb-Symbol in der Zeile. Löschen fragt nach; beim Löschen einer Gruppe verschwinden auch ihre Unterpositionen. Danach vergibt flinkest die Positionsnummern lückenlos neu und erzeugt das PDF frisch.

Positionen sortieren. Zeile am Anfasser an ihren neuen Platz ziehen — in der Hauptliste wie innerhalb einer Gruppe. Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine Positionsnummer.

Vorschau und senden. Schaltfläche oben rechts. Sie führt in die Kostenvoranschlag-Details — der Weg zum E-Mail-Versand, zum Festhalten von Annahme und Ablehnung und zum Folgebeleg. Der Kostenvoranschlag bleibt auch nach dem Versand hier bearbeitbar; schickst du danach eine geänderte Fassung, geht das aktuelle PDF mit.

Kostenvoranschlag löschen. Schaltfläche oben rechts, mit Rückfrage. Der Beleg verschwindet samt seinen Positionen; bereits erstellte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschläge
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Häufige Fragen

Was ist in flinkest der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot? Es sind zwei eigenständige Belegarten. Jede hat ihre eigene Liste, ihre eigene Berechtigung, ihren eigenen Nummernkreis und ihre eigenen Standardtexte in den Beleg-Einstellungen. Im Beleg-Editor verhalten sie sich bis auf die Beschriftungen gleich: dieselben Felder, dieselben Positionstypen, dieselbe Vorschau. Beide bekommen ihre Nummer sofort und lassen sich nicht „finalisieren".

Warum heißt der Block im Kostenvoranschlag „Angebotsgültigkeit"? Weil Angebot und Kostenvoranschlag sich die Gültigkeitsregeln teilen. Der Block mit „Gültig bis" und „Erinnerung Tage vor Ablauf" trägt deshalb in beiden Belegarten dieselbe Überschrift, und auch die zugehörigen Einstellungen stehen in den Beleg-Einstellungen nur einmal — beim Angebot. Sie wirken trotzdem auf deine Kostenvoranschläge.

Warum finde ich keine Schaltfläche, um den Kostenvoranschlag abzuschließen? Weil er diesen Schritt nicht braucht. Ein Kostenvoranschlag bekommt seine Nummer schon beim Anlegen und ist damit ein fertiger Beleg; ein „Finalisieren" lehnt flinkest für diese Belegart ausdrücklich ab. An der Stelle, an der bei einer Rechnung „Rechnung abschließen" steht, steht hier Vorschau und senden — das führt in die Detailansicht zum Versenden.

Warum steht in der Löschabfrage „Entwurf", obwohl mein Kostenvoranschlag eine Nummer hat? Rückfrage und Erfolgsmeldung beim Löschen sind für alle Belegarten dieselben und sprechen deshalb vom Entwurf. Gelöscht wird trotzdem genau dieser Kostenvoranschlag samt seinen Positionen. Schon erzeugte Folgebelege bleiben bestehen.

Wie mache ich aus einem angenommenen Kostenvoranschlag einen Auftrag? Klicke oben rechts auf Vorschau und senden. In der Detailansicht hältst du fest, dass der Kunde angenommen hat, und erzeugst daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Der Kostenvoranschlag selbst bleibt erhalten und wird dabei auf „angenommen" gesetzt.

Wo stelle ich Nummernkreis und Standardtexte für Kostenvoranschläge ein? In den Beleg-Einstellungen, im eigenen Abschnitt für Kostenvoranschläge. Dort legst du Aufbau und Startnummer des Nummernkreises, einen monatlichen oder jährlichen Neustart des Zählers sowie Einleitungs- und Abschlusstext fest. Diese Werte gelten nur für Kostenvoranschläge und sind von denen der Angebote unabhängig.