Kostenvoranschlag bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du einen Kostenvoranschlag inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Links arbeitest du am Beleg, rechts liegt die Vorschau auf das fertige PDF. Es ist derselbe Editor, den flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen benutzt — und der Kostenvoranschlag verhält sich darin fast genauso wie ein Angebot: Er bekommt seine Nummer sofort, es gibt keinen Schritt „Finalisieren", und der Editor sperrt sich nie. Diese Seite beschreibt die Kostenvoranschlags-Sicht; für die ausführlich erklärten gemeinsamen Bedienelemente (Positionstypen, Rabatt-Logik, Barcode-Scan, PDF-Splitter) verweist sie auf Angebot bearbeiten, wo dieselbe Mechanik gilt.

Zugriff und Grundgerüst

Kostenvoranschlag im Editor öffnen

Ganz oben steht Kostenvoranschlag editieren, rechts daneben zwei Schaltflächen: Kostenvoranschlag löschen (siehe „Kostenvoranschlag löschen" unten) und Vorschau und senden (siehe „Speichern, Vorschau und senden"). Den Editor öffnet nur, wer Kostenvoranschläge bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein; dasselbe Recht braucht auch das Löschen und jede Änderung an den Positionen.

Warum es keine Schaltfläche zum Abschließen gibt. Ein Kostenvoranschlag ist wie ein Angebot von der ersten Speicherung an ein fertiger Beleg. Den Schritt „Finalisieren", der bei Rechnungen und Lieferscheinen die Nummer vergibt und den Beleg sperrt, gibt es für Kostenvoranschläge nicht — flinkest weist ihn ausdrücklich ab. Die Nummer entsteht schon beim Anlegen (siehe Kostenvoranschlag anlegen); deshalb trägt auch ein ganz frischer Kostenvoranschlag bereits eine. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen, wo der Kostenvoranschlag einen eigenen Nummernkreis hat — getrennt von dem der Angebote. Die Nummer bleibt beim Bearbeiten unverändert, auch wenn du das Belegdatum später noch änderst. Aus demselben Grund bleibt der Editor in jedem Zustand erreichbar und bearbeitbar — anders als bei Rechnung, Lieferschein, Gutschrift und Auftragsbestätigung, wo der Editor abweist, sobald der Beleg ausgestellt ist.

Was den Kostenvoranschlag vom Angebot unterscheidet. In flinkest sind das zwei eigenständige Belegarten mit eigener Liste, eigener Berechtigung, eigenem Nummernkreis und eigenen Standardtexten. Im Editor verhalten sie sich bis auf die Beschriftungen gleich — dieselben Felder, dieselben Positionstypen, dieselbe Vorschau. Du kannst denselben Kunden also mit einem Kostenvoranschlag und einem Angebot bedienen, ohne dass sich die Nummern in die Quere kommen. Eine Ausnahme gibt es: Die Regeln rund um die Gültigkeit stehen für beide Belegarten gemeinsam bei den Angeboten, siehe „Kostenvoranschlagsgültigkeit" unten.

Falsche Belegart aufgerufen

Ruft jemand die Adresse eines Kostenvoranschlags mit der ID eines anderen Belegtyps auf (etwa die eines Angebots), zeigt flinkest keinen falschen Beleg, sondern eine volle 404-Seite mit dem Hinweis, dass die Belegart nicht passt. Die Adresse in der Zeile bleibt dabei unverändert stehen — es ist kein Datenfehler, sondern eine falsche Adresse.

Kopfdaten im Dialog „Beleg Details"

Empfänger wählen und Anschrift anpassen

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick auf die Box öffnet den Dialog Empfänger definieren: Dort wählst du unter Bestehender Kunde einen Kunden — das ist Pflicht, ohne ihn bleibt Speichern gesperrt. flinkest übernimmt Name, „zu Handen", Straße, PLZ, Ort und Land als Empfänger- und Lieferadresse. Über Rechnungsadresse ändern passt du die Anschrift nur für diesen Kostenvoranschlag an; der Haken Kundenstammsatz aktualisieren schreibt sie zusätzlich in den Kundenstamm zurück und erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst. Mit Abweichende Lieferadresse bekommst du eigene Felder für die Lieferanschrift, wahlweise befüllt aus Von der Rechnungsadresse übernehmen oder aus Standorte dieses Kunden. Ausführlich beschrieben ist dieser Dialog — samt UID-Prüfung, Inline-Kundenanlage und der Warnung bei einer beanstandeten UID-Nummer — unter Kostenvoranschlag anlegen, wo er den einzigen Inhalt der Seite bildet.

Kostenvoranschlagsgültigkeit: Gültig bis und Erinnerung

Die Box Details fasst zusammen, was gesetzt ist: Belegdatum, dazu Referenz und Umsatzart, sofern du sie ausgefüllt hast. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details mit dem Block Kostenvoranschlagsgültigkeit:

• Gültig bis — das Datum, bis zu dem dein Kostenvoranschlag gilt. Der Datumswähler bietet die Schnellwahl in 2 Wochen, in 1 Monat und in 3 Monaten und lässt kein Datum vor dem Belegdatum zu.
• Erinnerung Tage vor Ablauf — wie viele Tage vor dem Ablauf du erinnert wirst. Der Hinweis am Feld sagt es: „Leer lassen, um den globalen Standardwert aus den Einstellungen zu verwenden".

Eigene Überschrift, gemeinsame Einstellung. Der Block heißt bei einem Kostenvoranschlag „Kostenvoranschlagsgültigkeit" und bei einem Angebot „Angebotsgültigkeit" — jede Belegart trägt hier ihre eigene Beschriftung. Die dahinterstehenden Regeln kommen trotzdem aus einer gemeinsamen Quelle: In den Beleg-Einstellungen gibt es die Pflicht, „Gültig bis" zu setzen, die Standard-Gültigkeit in Tagen für die automatische Vorbelegung und die Vorgabe, wie viele Tage vor Ablauf erinnert wird, nur einmal — beim Angebot. Sie wirken aber ebenso auf Kostenvoranschläge. Nur wenn du im Dialog eine eigene Erinnerungs-Zahl einträgst, weicht dieser eine Kostenvoranschlag vom globalen Wert ab.

Was passiert, wenn „Gültig bis" leer bleibt. Ist „Gültigkeitsdatum Pflicht" in den Beleg-Einstellungen aktiv, lehnt flinkest das Speichern nicht ab, wenn du das Feld leer lässt: Es trägt selbst ein Datum ein — Belegdatum plus die Anzahl Tage aus Standard-Gültigkeit in Tagen (ohne eigenen Wert dort 14). Das gilt bei jedem Speichern, nicht nur beim allerersten, weil ein Kostenvoranschlag von Anfang an ein fertiger Beleg ist. Das automatisch gesetzte Datum kannst du danach im Dialog jederzeit auf einen anderen Wert ändern.

Was aus „Gültig bis" folgt. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Angebote und Kostenvoranschläge mit diesem Datum: Liegt es in der Vergangenheit, wechselt der Status auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht eine Erinnerungs-E-Mail an den Benutzer, der den Beleg erstellt hat — genau einmal je Beleg, und zwar so viele Tage vorher, wie es hier oder in den Einstellungen steht. Ist kein Wert gesetzt, erinnert flinkest drei Tage vorher. Bleibt „Gültig bis" leer — was nur möglich ist, wenn „Gültigkeitsdatum Pflicht" ausgeschaltet ist —, gibt es weder Ablauf noch Erinnerung. Details zum Status selbst stehen unter Kostenvoranschlagsdetails.

Steuerbefreiung, Referenz und interne Notizen

Im selben Dialog Beleg Details liegen außerdem:

• Projekt — ordnet den Kostenvoranschlag einem Projekt des Kunden zu. Die Details-Box in der Editor-Ansicht zeigt ein gesetztes Projekt bei dieser Belegart nicht an; nachsehen lässt es sich im Dialog.
• Buchhaltung → Steuerbefreiung / Reverse Charge — die Umsatzart des Belegs: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland). Jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei; bei der innergemeinschaftlichen Lieferung wählst du zusätzlich zwischen Waren und Dienstleistungen. Ohne Auswahl wird normal mit Umsatzsteuer gerechnet.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint, etwa eine Anfragenummer des Kunden.
• Interne Notizen — nur für euch intern, erscheint nie auf dem PDF.

Kein Leistungszeitraum, kein Zahlungsziel. Beide Blöcke fehlen hier mit Absicht — ein Kostenvoranschlag legt weder Liefertermin noch Zahlungsfrist fest. Diese Felder erscheinen erst im Lieferschein beziehungsweise in der Rechnung, die daraus entsteht.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Beim Anlegen übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom Kunden — bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt ist; fehlt sie, bleibt der Kostenvoranschlag vorerst umsatzsteuerpflichtig. Danach ist die Angabe in diesem Dialog maßgeblich. Änderst du sie hier, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch — Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei.

Positionen, Speichern und Löschen

Einleitungs- und Abschlusstext

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind beim Anlegen aus den Standardtexten für Kostenvoranschläge in den Beleg-Einstellungen vorbelegt — Kostenvoranschläge haben dort eigene Texte, unabhängig von denen der Angebote. Ist beim Kunden ein eigener Kostenvoranschlags-Text hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog für genau diesen Beleg; ist noch kein Text da, steht in der Box „Einleitungstext hinzufügen" beziehungsweise „Abschlusstext hinzufügen".

Positionen erfassen und bearbeiten

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste, rechts darüber der Umschalter zwischen Kompakt (Menge, Einheit, Bezeichnung, Positionssumme) und Erweitert (zusätzlich Kennzeichen für Einheit, Artikelnummer, Charge, Seriennummer, Kostenstelle, Kostenschlüssel und Buchungskonto sowie eine Rechenzeile mit Menge, Einzelpreis und Summe). Jede Zeile hat links einen Anfasser zum Ziehen und die Positionsnummer, rechts Bearbeiten, Duplizieren und Löschen — beim Ziehen an den Anfasser lässt sich die Position an eine andere Stelle setzen, in der Hauptliste wie innerhalb einer Gruppe; Überschriften und Textzeilen bekommen dabei bewusst keine eigene Positionsnummer.

Unter der Liste liegt die Leiste zum Hinzufügen: Katalog öffnet die Artikelauswahl Artikel auswählen, Manuell legt eine freie Position an, und hinter Weitere Optionen (drei Punkte) stecken Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren. Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, kommt rechts der Umschalter Barcodescanner an / Barcodescanner aus dazu.

Positionsarten, Gruppen mit Zwischensumme, Alternativposition und Fixpreis, der Import aus einem anderen Beleg und die Bedienung des Scanners funktionieren im Kostenvoranschlag genau wie im Angebot und sind dort ausführlich beschrieben: Angebot bearbeiten. Gerade für einen Kostenvoranschlag lohnt sich der Blick auf zwei Gruppen-Optionen: Zwischensumme anzeigen gliedert eine umfangreiche Kostenaufstellung, und Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt zeigt eine mögliche Zusatzleistung, ohne die veranschlagte Summe zu erhöhen — sie lässt sich später beim Weiterführen in einen Lieferschein oder eine Rechnung gezielt auswählen.

Löschen fragt nach; beim Löschen einer Gruppe verschwinden auch ihre Unterpositionen. Danach vergibt flinkest die Positionsnummern lückenlos neu und erzeugt das PDF frisch. Summen. Der Editor hat keine eigene Summenzeile — die Summen stehen dort, wo der Kunde sie sieht: in der Belegvorschau (siehe unten). flinkest rechnet sie nach jeder gespeicherten Änderung neu und speichert Netto-, Steuer- und Gesamtsumme am Beleg; von dort holt sie auch die Kostenvoranschlagsliste. Gezählt werden alle Positionen der obersten Ebene; Positionen innerhalb einer Gruppe fließen über ihre Gruppe ein, Gruppen mit dem Haken „Alternativposition" bleiben außen vor.

Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel an der Position

Anders als bei einer Rechnung zeigt der Positionsdialog eines Kostenvoranschlags kein Feld für Buchungskonto, Kostenstelle oder Kostenschlüssel — das gibt es erst bei der Rechnung. flinkest setzt diese drei Werte trotzdem beim Anlegen einer Position automatisch: Kostenstelle und Kostenschlüssel aus den Buchhaltungs-Einstellungen des Kunden, das Konto aus der beim Kunden hinterlegten Umsatzart. Kostenstelle und Kostenschlüssel siehst du dafür als Kennzeichen in der erweiterten Positionsansicht immer, das Buchungskonto zusätzlich nur, wenn dein Unternehmen laut Buchhaltungs-Einstellungen selbst kontiert; übernimmt eure Kanzlei die Kontierung, fehlt das Konto-Kennzeichen. Ändern lässt sich das erst, sobald aus dem Kostenvoranschlag eine Rechnung wird.

Speichern, Vorschau und senden

Unter der Kopfzeile liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ist er an, teilt sich der Bildschirm: links das Formular, rechts das PDF; die Trennlinie lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet, damit das Formular die volle Breite bekommt. Die Vorschau ist das echte Beleg-PDF und kein Entwurfsbild: flinkest baut es auf dem Server und lädt es erst danach in den Betrachter — bis dahin siehst du rechts eine weiße Fläche und im Seitenzähler eine 0, beim Öffnen des Editors ebenso wie nach jedem Speichern. Ein Kostenvoranschlag trägt dabei nie das Wasserzeichen „Entwurf"; das gibt es nur bei Belegarten, die einen Entwurfszustand kennen. Wie das Dokument aussieht — Spalten, Reihenfolge, sichtbare Blöcke — legst du im Belegdesign fest, das für Kostenvoranschläge dieselben Einstellmöglichkeiten bietet wie für Angebote. Ändert jemand anderes denselben Beleg, lädt der Editor ihn samt Vorschau von selbst nach.

Es gibt kein globales „Speichern". Jeder Dialog speichert für sich: Sobald du im Empfänger-, Details-, Text- oder Positionsdialog auf Speichern klickst, steht die Änderung im Kostenvoranschlag. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Vorschau und senden. Schaltfläche oben rechts. Sie führt in die Kostenvoranschlag-Details — der Weg zum E-Mail-Versand, zum Festhalten von Annahme und Ablehnung und zum Folgebeleg — löst dabei selbst weder eine Statusänderung noch das Finalisieren aus, sondern ist ein reiner Absprung. Der Kostenvoranschlag bleibt auch nach dem Versand hier bearbeitbar; schickst du danach eine geänderte Fassung, geht das aktuelle PDF mit.

Kostenvoranschlag löschen

Schaltfläche oben rechts, mit Rückfrage „Soll der Kostenvoranschlag wirklich gelöscht werden?" — Rückfrage und Erfolgsmeldung sprechen dabei korrekt vom Kostenvoranschlag, nicht generisch vom „Beleg" oder „Entwurf". Löschen ist in jedem Zustand möglich, auch bei einem bereits nummerierten, langjährig offenen Kostenvoranschlag — anders als bei einer Rechnung gibt es keinen Entwurfsstatus, der das einschränken könnte. Der Beleg verschwindet samt seinen Positionen; bereits erstellte Folgebelege (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis. Danach landest du in der Kostenvoranschlagsliste.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschläge
• Kostenvoranschlag anlegen
• Kostenvoranschlag-Details
• Angebot bearbeiten
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
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• Beleg-Einstellungen
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• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kostenstellen
• Projekte

Häufige Fragen

Was ist in flinkest der Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Angebot? Es sind zwei eigenständige Belegarten. Jede hat ihre eigene Liste, ihre eigene Berechtigung, ihren eigenen Nummernkreis und ihre eigenen Standardtexte in den Beleg-Einstellungen. Im Beleg-Editor verhalten sie sich bis auf die Beschriftungen gleich: dieselben Felder, dieselben Positionstypen, dieselbe Vorschau. Beide bekommen ihre Nummer sofort und lassen sich nicht „finalisieren".

Warum finde ich keine Schaltfläche, um den Kostenvoranschlag abzuschließen? Weil er diesen Schritt nicht braucht. Ein Kostenvoranschlag bekommt seine Nummer schon beim Anlegen und ist damit ein fertiger Beleg; ein „Finalisieren" lehnt flinkest für diese Belegart ausdrücklich ab. An der Stelle, an der bei einer Rechnung „Rechnung abschließen" steht, steht hier Vorschau und senden — das führt in die Detailansicht zum Versenden.

Warum wirkt die Einstellung „Gültigkeitsdatum Pflicht" der Angebote auch auf meine Kostenvoranschläge? Weil beide Belegarten sich die Gültigkeitsregeln teilen: Pflicht, Standard-Gültigkeit in Tagen und Erinnerungstage stehen in den Beleg-Einstellungen nur einmal, beim Angebot, wirken aber ebenso auf Kostenvoranschläge. Der Dialog Beleg Details selbst zeigt bei jeder Belegart trotzdem ihre eigene Überschrift — „Kostenvoranschlagsgültigkeit" beim Kostenvoranschlag, „Angebotsgültigkeit" beim Angebot.

Wie mache ich aus einem angenommenen Kostenvoranschlag einen Auftrag? Klicke oben rechts auf Vorschau und senden. In der Detailansicht hältst du fest, dass der Kunde angenommen hat, und erzeugst daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung. Der Kostenvoranschlag selbst bleibt erhalten und wird dabei auf „angenommen" gesetzt.

Wo stelle ich Nummernkreis und Standardtexte für Kostenvoranschläge ein? In den Beleg-Einstellungen, im eigenen Abschnitt für Kostenvoranschläge. Dort legst du Aufbau und Startnummer des Nummernkreises, einen monatlichen oder jährlichen Neustart des Zählers sowie Einleitungs- und Abschlusstext fest. Diese Werte gelten nur für Kostenvoranschläge und sind von denen der Angebote unabhängig.

Wo stelle ich Buchungskonto oder Kostenstelle an einer Position ein? Im Kostenvoranschlag gar nicht — flinkest übernimmt beide automatisch aus den Buchhaltungs-Einstellungen des Kunden und zeigt sie nur als Info in der erweiterten Ansicht (das Buchungskonto nur, wenn dein Unternehmen selbst kontiert). Bearbeitbar wird der Block erst, sobald aus dem Kostenvoranschlag eine Rechnung wird.