Bestelldetails

Die Bestelldetails zeigen eine einzelne Bestellung aus deinem Shop-Portal von allen Seiten: die bestellten Artikel, die Adressen, die Zahlungsangaben und alle Belege, die daraus entstanden sind. Von hier stellst du den Bestellstatus um und erzeugst mit einem Klick eine Rechnung oder einen Lieferschein zu dieser Bestellung. Die Liste aller Bestellungen findest du unter Bestellungen.

Wann die Seite erreichbar ist

Die Bestelldetails gehören zum Modul Shop und gibt es nur, solange es unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Bestellungen zu sehen, wirst du auf die Hinweisseite „403" umgeleitet; ist bei vorhandener Berechtigung das Modul Shop ausgeschaltet, zeigt flinkest die Seite „Modul ausgeschaltet“. Wer welches Recht hat, stellst du bei den Benutzern ein.

Kopfzeile

Links oben stehen ein Warenkorb-Symbol und der Name der Bestellung, zum Beispiel Bestellung #2 — die Zahl ist die Bestellnummer. Darüber führt die Brotkrumen-Leiste mit Bestellungen ▸ #2 zurück in die Liste.

Rechts liegen die Schaltflächen: Beleg erstellen öffnet ein kleines Menü, E-Mail Historie zeigt die E-Mails zu dieser Bestellung. Was in der Zeile nicht mehr Platz findet, wandert in das Menü hinter dem …-Symbol; die Aktionen bleiben also auch im schmalen Fenster erreichbar.

Ganz außen rechts steht der aktuelle Bestellstatus — farbig hinterlegt und mit dem Status als Text, etwa Kommissioniert. Ein Klick auf den kleinen Pfeil daneben öffnet die Liste aller acht Status: Neu, In Bearbeitung, Kommissionierung, Kommissioniert, Versendet, Zurückgestellt, Storniert und Erledigt. Darfst du Bestellungen nicht bearbeiten, steht dort nur eine unveränderliche Statusmarkierung ohne Auswahlliste.

Der Status entscheidet über die Bestandsreservierung. Solange eine Bestellung auf Neu, In Bearbeitung oder Kommissionierung steht, gelten ihre Mengen im Shop-Portal als reserviert: Bei Artikeln, die nur mit Bestand verkauft werden dürfen, zieht flinkest sie von der bestellbaren Menge ab. Setzt du die Bestellung auf Zurückgestellt, Storniert oder Erledigt, wird die Reservierung frei — die Ware ist im Shop-Portal wieder bestellbar.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf der Bestelldetails wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest. Ändert jemand anderes die Bestellung, lädt die Seite sich von selbst nach.

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern steht ein Kasten mit den wichtigsten Werten auf einen Blick:

Zeile	Inhalt
Bestell-Nr.	die Bestellnummer
Status	der Bestellstatus als farbige Markierung
Betrag	der Bruttobetrag der Bestellung, also Nettosumme plus Umsatzsteuer
Datum	Tag des Bestelleingangs
Zahlung	Zahlungseingang: offen, teilweise bezahlt oder bezahlt
Empfänger	Name des Bestellers, verlinkt auf die Kundendetails

Woher der Wert bei „Zahlung" kommt. Von Hand setzen lässt er sich nicht — flinkest leitet ihn aus den echten Zahlungen ab. Bei einer online bezahlten Bestellung springt er auf bezahlt, sobald der Zahlungsdienst die Zahlung bestätigt, und die Bestellung gleichzeitig auf den Status In Bearbeitung. Bei allen anderen Zahlungsmethoden — etwa Kauf auf Rechnung oder Vorauskasse — bleibt er auf offen, bis an der Rechnung oder am Lieferschein dieser Bestellung eine Zahlung erfasst oder zugeordnet wird; dann zeigt er teilweise bezahlt oder bezahlt, je nachdem, ob der Bestellbetrag schon ganz gedeckt ist. Das gilt auch, wenn der Lieferschein der Bestellung in einem Rechnungslauf in eine Sammelrechnung eingeflossen ist: Zahlungen auf diese Sammelrechnung werden anteilig auf die enthaltenen Bestellungen verteilt.

Darunter liegen zwei Bereiche, die es auf jeder Detailseite gibt: Aktivitäten — Aufgaben und Anrufe zu dieser Bestellung, aufgeteilt in die Reiter Bevorstehend und durchgeführt; über das Symbol oben rechts legst du eine neue Aufgabe an. Solange nichts erfasst ist, steht dort „Noch keine Aktivität". Und Dokumente für Dateien, die du an die Bestellung hängst: Du ziehst sie in das Feld oben oder wählst sie über den Dateidialog aus, mehrere auf einmal sind erlaubt.

Reiter „Artikel"

Der erste Reiter listet auf, was bestellt wurde:

Spalte	Inhalt
Art.Nr.	die Artikelnummer
Artikel	die Bezeichnung, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung galt
Menge	die bestellte Menge
Einheit	die Einheit des Artikels, etwa Stk
Summe	der Nettobetrag der Position, also ohne Umsatzsteuer

Ein Klick auf Artikelnummer oder Bezeichnung öffnet die Artikeldetails. Angezeigt werden 10 Positionen pro Seite, längere Bestellungen blätterst du unten durch. Ist keine Position vorhanden, steht dort „Noch keine Einträge vorhanden".

Die Preise sind eingefroren. Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz werden beim Bestelleingang in die Position kopiert und danach nicht mehr angetastet. Ändert sich später der Artikelpreis oder der Kundenrabatt, bleibt die Bestellung so stehen, wie der Kunde sie abgeschickt hat.

Reiter „Details"

Hier stehen die Kopfdaten in Blöcken:

• Empfänger — der Kontakt als Link auf die Kunden und darunter die Rechnungsanschrift, so wie sie beim Bestelleingang gegolten hat.
• Bestellt von — der Shop-Zugang, über den bestellt wurde. Hängt an ihm ein Kontakt, steht die Zeile Mitarbeiter mit einem Link auf diesen Kontakt und darunter die Email-Adresse; sonst erscheint stattdessen Benutzer mit dem Namen. Der Block fehlt, wenn die Bestellung keinem Benutzer zugeordnet ist.
• Bestelldetails — Bestellnummer, Datum mit vorangestelltem Wochentag und die Zahlungsmethode (etwa Rechnung, Online oder Vorauskasse). Bei online bezahlten Bestellungen kommt die Stripe-Transaktions-ID dazu: ein Kopier-Symbol legt sie in die Zwischenablage, das Info-Symbol daneben öffnet den Dialog Stripe-Transaktionsdetails mit Zahlungsstatus, Betrag, Zahlungsart, Kartendaten und — falls die Zahlung gescheitert ist — der Fehlermeldung des Zahlungsdienstes samt Grund. Das ist der schnellste Weg, einer Bestellung nachzugehen, bei der die Zahlung offen geblieben ist.
• Beträge — Summe (netto), Umsatzsteuer und Gesamtsumme.
• Sonstiges — die Lieferart: Lieferung oder Abholung. Bei einer Lieferung steht daneben die Lieferadresse; eine Abholung hat keine Lieferadresse, weil der Kunde die Ware bei dir holt. Hat der Kunde einen Wunschtermin angegeben — bei einer Lieferung den Liefertag, bei einer Abholung den Abholtag —, erscheint er als gewünschtes Lieferdatum.
• Notizen — nur vorhanden, wenn der Kunde beim Bestellen eine Anmerkung hinterlassen hat.

Ist eine vollständige Lieferadresse hinterlegt, zeigt flinkest darunter eine Karte mit dem Lieferort.

Reiter „Belege"

Dieser Reiter sammelt alle Belege, die zu dieser Bestellung gehören — die Zahl am Reiter nennt ihre Anzahl. Die Spalten sind Nr., Kunde, Belegdatum, Typ, Lieferadresse und Summe; die jüngsten Belege stehen oben. Ist in den Beleg-Einstellungen Entwürfe in den Beleglisten immer oben anzeigen eingeschaltet, stehen auch hier die Entwürfe vor allen anderen Belegen. Das Download-Symbol unten links exportiert die Aufstellung nach Excel, CSV, PDF oder JSON — exportiert werden dabei nur die Belege dieser Bestellung, nicht alle Belege des Betriebs.

Was hier landet. Jede Rechnung und jeder Lieferschein, den du unten über Beleg erstellen anlegst, und zusätzlich jeder Lieferschein, den die Kommissionierung beim Abschluss erzeugt. Den Reiter gibt es nur, wenn du mindestens eine Belegart sehen darfst — und die Liste zeigt ausschließlich Belegarten, für die du das Recht hast. Ein Kollege ohne Rechnungsrecht sieht hier also die Lieferscheine der Bestellung, aber nicht deren Rechnung.

Änderungsprotokoll

Rechts neben den Reitern liegt ein Reiter, der statt einer Beschriftung nur ein Uhr-Symbol trägt; zeigst du mit der Maus darauf, erscheint der Kurzhinweis „Änderungsprotokoll". Er zeigt als Zeitleiste, wer wann was an dieser Bestellung geändert hat — Feld für Feld mit altem und neuem Wert, also auch jeden Statuswechsel. Dazu kommen die Vorgänge: Bestellung zu Beleg umgewandelt mit Bestellnummer, Belegnummer, Belegart und Kunde und Bestellung versendet für eine abgeschlossene Kommissionierung, mit der Nummer des dabei entstandenen Lieferscheins. Ältere Einträge lädst du über die Schaltfläche am Ende nach.

Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresszeile — ein Link auf diese Seite öffnet also wieder denselben Reiter.

Aktionen

Bestellstatus ändern. Wähle den neuen Status aus der Liste hinter dem Statusfeld. flinkest fragt unter der Überschrift „Status der Bestellung ändern" noch einmal „Soll der Status der Bestellung wirklich geändert werden?"; nach Ja meldet es „Status der Bestellung wurde geändert" und die Anzeige springt sofort um. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Bestellungen zu bearbeiten. Von Hand darfst du jeden der acht Status setzen — auch einen, den flinkest sonst selbst vergibt.

Rechnung erstellen. Beleg erstellen ▸ Rechnung erstellen, dann die Rückfrage „Soll eine Rechnung aufgrund dieser Bestellung erstellt werden?" bestätigen. flinkest legt einen Rechnungs-Entwurf an, meldet „Rechnung wurde erstellt" und öffnet ihn sofort zum Bearbeiten. Der Eintrag erscheint nur, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst.

Lieferschein erstellen. Derselbe Weg über Beleg erstellen ▸ Lieferschein erstellen und die Rückfrage „Soll ein Lieferschein aufgrund dieser Bestellung erstellt werden?". Der Entwurf öffnet sich anschließend im Lieferschein-Editor. Zusätzlich trägt flinkest bei jeder Position mit lagergeführtem Artikel schon dessen Standardlager ein, damit beim Finalisieren die Lagerbewegung gebucht werden kann. Hat ein solcher Artikel kein Standardlager, bleibt das Lager an der Position zunächst leer: Du wählst es im Lieferschein-Editor nach — solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, lässt sich der Lieferschein vorher nicht finalisieren („Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …“). Der Eintrag braucht die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten.

Was in den neuen Beleg übernommen wird. Rechnungs- und Lieferadresse, der Kunde und alle Positionen der Bestellung — sortiert nach Artikelnummer und neu durchnummeriert. Das Belegdatum steht auf heute, ein gewünschtes Lieferdatum wird als Lieferdatum eingetragen. Kopf- und Fußtext kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Ist der Kunde von der Umsatzsteuer befreit (etwa bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung oder einer Ausfuhr), entsteht der Beleg ohne Umsatzsteuer. Eine Belegnummer bekommt der Entwurf bewusst nicht — die vergibt flinkest erst beim Finalisieren.

Online bezahlte Bestellungen. War die Bestellung online bezahlt, verbucht flinkest die Zahlung gleich an dem neuen Beleg: Die Rechnung ist damit sofort als bezahlt gekennzeichnet und trägt auf dem Ausdruck den Hinweistext, den du dafür in den Shop-Einstellungen hinterlegt hast. Voraussetzung ist, dass unter Bankkonten genau ein aktives Konto für Online-Zahlungen angelegt ist — fehlt es oder gibt es mehrere, entsteht der Beleg trotzdem, aber ohne verbuchte Zahlung.

⚠️ Die Preise werden neu gerechnet. Anders als die Positionen der Bestellung selbst berechnet flinkest Einzelpreis und Rabatt im neuen Beleg mit den Konditionen, die heute für diesen Kunden gelten. Ob ein Kundenpreis dabei als Normalpreis mit Rabatt oder direkt als Einzelpreis erscheint, richtet sich nach der Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise — am Kunden, falls dort festgelegt, sonst in den Beleg-Einstellungen. Haben sich Preise oder Rabatte seit der Bestellung geändert, weicht der Beleg von der Bestellsumme ab. Prüfe den Entwurf deshalb, bevor du ihn finalisierst.

Du kannst denselben Beleg mehrfach erzeugen — flinkest hält dich nicht auf. Jeder Aufruf legt einen weiteren Entwurf an, und alle erscheinen im Reiter Belege. Ein Entwurf, den du nicht brauchst, wird in der Belegliste gelöscht.

E-Mail Historie ansehen. Die Schaltfläche öffnet einen Dialog mit dem Titel Bestellung #… ▸ E-mail Historie. Links stehen die verschickten Nachrichten mit Empfänger, Zeitpunkt, Betreff und Zustellstatus — von Zugestellt über Geöffnet bis Unzustellbar (Bounce) —, rechts die ausgewählte Nachricht in der Vorschau. Über das Suchfeld und die Zeitraum-Auswahl grenzt du lange Verläufe ein. Für eine Bestellung aus dem Shop-Portal stehen hier in der Regel zwei Nachrichten: die Bestellbestätigung an den Kunden und eine interne Kopie an die Adresse, die du dafür in den Shop-Einstellungen hinterlegt hast — fehlt sie, geht die Kopie an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens. Ist noch nichts verschickt, steht dort „Es wurden noch keine E-Mails versendet.". Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer das E-Mail-Protokoll sehen darf.

Kommissionieren. Das passiert nicht hier, sondern im eigenen Bereich Kommissionierung. Von dort entsteht am Ende der zugehörige Lieferschein, und die Bestellung wandert auf Kommissioniert.

Bearbeiten und Löschen gibt es auf dieser Seite nicht: Eine Bestellung ist das, was der Kunde abgeschickt hat, und bleibt unverändert stehen. Weicht die Lieferung davon ab, hältst du das im Lieferschein fest.

Verwandte Seiten

• Bestellungen
• Kommissionierung
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Kundendetails
• Artikeldetails
• Lagerbewegungen
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Ist der „Betrag" im Kennzahlen-Kasten netto oder brutto? Brutto: Die Zeile Betrag zeigt den Gesamtbetrag der Bestellung — Nettosumme plus Umsatzsteuer. Die Aufteilung in Summe, Umsatzsteuer und Gesamtsumme findest du im Reiter Details unter Beträge, die bestellten Mengen im Reiter Artikel.

Warum weicht die Rechnung aus einer Bestellung im Betrag von der Bestellung ab? Beim Erzeugen der Rechnung rechnet flinkest Einzelpreise und Rabatte mit den Konditionen neu, die aktuell für diesen Kunden hinterlegt sind. Die Positionen der Bestellung selbst bleiben dagegen auf dem Preis stehen, der zum Bestellzeitpunkt gegolten hat. Haben sich Preise oder Rabatte dazwischen geändert, unterscheiden sich die Summen. Prüfe den Entwurf, bevor du ihn finalisierst.

Der Kunde hat bezahlt, aber bei „Zahlung" steht „offen" — warum? Den Wert leitet flinkest aus den Zahlungen an den Belegen der Bestellung ab. Bei Kauf auf Rechnung oder Vorauskasse springt er erst um, wenn die Zahlung an der Rechnung oder am Lieferschein dieser Bestellung erfasst oder zugeordnet ist. Gibt es noch keinen solchen Beleg oder ist die Zahlung einem Beleg zugeordnet, der nicht zu dieser Bestellung gehört, bleibt die Bestellung auf offen. Zahlungen auf eine Sammelrechnung, in die der Lieferschein der Bestellung eingeflossen ist, zählen dagegen anteilig mit. Online bezahlte Bestellungen stehen dagegen schon mit der Bestätigung des Zahlungsdienstes auf bezahlt.

Ich sehe den Reiter „Belege" nicht. Dann darf dein Benutzer keine einzige Belegart sehen. Sobald du mindestens eine sehen darfst — Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften oder Kostenvoranschläge — erscheint der Reiter. Angezeigt werden dann auch nur die Belegarten, für die du das Recht hast.

Kann ich eine Bestellung löschen oder eine Position ändern? Nein. Eine Bestellung ist das, was der Kunde im Shop-Portal abgeschickt hat, und bleibt genau so erhalten. Passt sie nicht, setze den Status auf Storniert oder Zurückgestellt — damit wird auch die Bestandsreservierung wieder frei. Abweichende Mengen erfasst du im Lieferschein oder in der Rechnung, die du aus der Bestellung erzeugst.

Wieso kann ich den Bestellstatus nicht umstellen? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Bestellungen zu bearbeiten. Statt der Auswahlliste steht in der Kopfzeile nur eine unveränderliche Statusmarkierung. Ansehen darfst du die Bestellung trotzdem.