Inventareintrag

Diese Seite ist die Akte zu genau einem Gerät oder einer Anlage, die bei einem Kunden steht — eine Maschine, ein Fahrzeug, ein technisches Gerät, das du verkauft oder vermietet hast. Neben Stammdaten wie Standort und Seriennummer hältst du hier auch fällige Wartungstermine für genau dieses Gerät fest, damit kein Service unbemerkt verfällt. Du kommst hierher über einen Klick auf einen Eintrag im Reiter Inventar der Kundendetails.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Geräteakte öffnen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Geräts, daneben — sofern erfasst — die Seriennummer als kleines Kennzeichen. Über der Kopfzeile führt der Pfad zurück: Kunden, der Kundenname, „Inventare" und der Name dieses Geräts.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Die Seite bleibt aktuell

Ändert jemand anderes das Gerät oder einen Wartungstermin — etwa über einen anderen Arbeitsplatz —, lädt sich die betroffene Ansicht von selbst nach; neu laden musst du nicht.

Gerät eines gelöschten Kunden: nur noch lesbar

Ist der zugehörige Kunde inzwischen als gelöscht markiert, verschwinden Bearbeiten und das Menü mit Löschen aus dem Kopfbereich — unabhängig von deiner Berechtigung. Das Gerät selbst ist ja nicht gelöscht, nur sein Besitzer; deshalb bleibt es weiterhin vollständig einsehbar. Anders als bei den Kundendetails selbst zeigt diese Seite dabei keinen eigenen Hinweisbanner — das Fehlen der beiden Schaltflächen ist der einzige sichtbare Unterschied. Der Reiter Wartung, die Aktivitäten und die Dokumente bleiben davon unberührt: Wartungstermine anlegen, ändern und löschen, Aufgaben erfassen und Dateien hochladen funktioniert an einem Gerät eines gelöschten Kunden weiterhin ganz normal — diese Bereiche richten sich ausschließlich nach ihren eigenen Berechtigungen, nicht nach dem Status des Kunden.

Direkter Link funktioniert auch ohne aktives Inventar

Der Reiter Inventar in den Kundendetails — der übliche Weg hierher — erscheint nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist und das Inventar in den Kontakt-Einstellungen aktiviert ist. Ist das Inventar in den Kontakt-Einstellungen ausgeschaltet, verschwindet zwar dieser Einstiegspunkt — ein direkter Link auf ein schon vorhandenes Gerät öffnet die Geräteakte aber trotzdem vollständig, etwa aus einer älteren Erinnerungsmail. Die Berechtigung, Lager anzusehen, bleibt dabei in jedem Fall Voraussetzung.

Aktionen im Kopfbereich

Gerät bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Der Dialog Inventareintrag bearbeiten hat drei Abschnitte:

• Details — Name (Pflichtfeld), Seriennummer und Beschreibung.
• Kunde — Kunde (Pflichtfeld, trotz Vorbelegung änderbar — ein Inventareintrag lässt sich damit auf einen anderen Kunden umhängen; er erscheint danach nur noch im Reiter Inventar des neuen Kunden), wahlweise ein Lieferant und, bei eingeschalteter Standortverwaltung, der Standort. Fehlt der gewünschte Kunde oder Lieferant noch im Stamm, legst du ihn über das Plus-Symbol direkt neben dem Auswahlfeld an, ohne den Dialog zu verlassen.
• Geschäftlich — die verknüpfte Rechnung sowie, ob das Gerät verkauft oder vermietet ist; bei einer Vermietung zusätzlich Beginn und Ende des Mietzeitraums.

Speichern übernimmt die Änderung und meldet „Inventar-Eintrag wurde erfolgreich gespeichert". Lässt du das Namensfeld leer, meldet flinkest „Name darf nicht leer sein" direkt am Feld. Schließen verwirft; hast du bereits etwas geändert, fragt flinkest unter der Überschrift Ungespeicherte Änderungen nach, ob du wirklich verwerfen willst. Beide Schaltflächen — Bearbeiten hier wie Löschen unten — siehst du nur, wenn du zusätzlich Lager bearbeiten darfst; fehlt dir nur diese Berechtigung, kannst du das Gerät weiterhin einsehen, aber nicht ändern oder löschen.

Gerät löschen

Öffne oben rechts über das Symbol mit den drei Punkten das Menü und wähle Löschen, dann die Rückfrage Inventareintrag löschen bestätigen. Anschließend meldet flinkest „Inventareintrag wurde erfolgreich gelöscht" und du landest zurück in den Kundendetails. Das Gerät wird dabei wirklich entfernt, es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung.

Tab Übersicht

Status verkauft oder vermietet ansehen

Der erste Block Allgemein zeigt den Status: entweder verkauft oder vermietet, jeweils mit einem Link zur verknüpften Rechnung, sofern eine hinterlegt ist — der Linktext zeigt Belegart und Nummer, etwa „Rechnung #…". Ist nichts ausgewählt, steht dort ein Strich. Bei einer Vermietung kommt der Mietzeitraum mit Beginn und Ende dazu — die vertragliche Grundlage dafür, wann eine Rücknahme fällig wird.

Kein Automatismus beim Verkauf. Ein Inventareintrag entsteht ausschließlich, indem ihn jemand von Hand im Reiter Inventar anlegt — es gibt keine automatische Verknüpfung, die beim Verkauf eines Artikels oder beim Finalisieren einer Rechnung von selbst einen Eintrag erzeugt. Die verknüpfte Rechnung im Feld Geschäftlich ist eine reine, manuell gesetzte Referenz.

Herkunft und Standort ansehen

Im Block Sonstiges stehen die Seriennummer und, falls hinterlegt, der Lieferant mit Link zu dessen Lieferantendetails — praktisch, um bei einem Defekt oder einer Garantiefrage sofort im Lieferantenstamm nachzuschlagen. Der Block Standort erscheint nur, wenn dem Gerät ein Standort zugeordnet ist: Straße, Postleitzahl und Ort als reiner Text, ohne Link zur eigenen Standortdetails-Seite. Ist die Anschrift damit vollständig, zeigt flinkest darunter zusätzlich eine Karte mit dieser Adresse — hilfreich für die Tourenplanung eines Servicetechnikers.

Beschreibung ansehen

Der Block Beschreibung zeigt den formatierten Freitext aus dem Gerät, falls einer erfasst ist — Platz für Zubehör, Auffälligkeiten oder interne Notizen.

Tab Wartung

Wartungstermine dieses Geräts ansehen

Zweiter Reiter, nur sichtbar mit der passenden Berechtigung (siehe „Wer den Reiter sieht und bedienen darf" unten). Die Zahl daneben zeigt, wie viele Wartungstermine zu diesem Gerät erfasst sind. Die Liste zeigt Name — darunter bei einer wiederkehrenden Wartung klein „alle X Jahr(e)/Monat(e)/Woche(n)"; Typ als Kennzeichen, ein frei eintippbares Feld wie „Service" oder „Plakette"; Mitarbeiter, dem die Wartung zugewiesen ist; und rechts das Datum mit der verbleibenden Zeit bis zum Termin darunter. Ist der zugewiesene Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich die Markierung Inaktiv — die Zuordnung selbst bleibt davon unberührt und gültig, nur eine neue oder geänderte Zuweisung auf einen deaktivierten Mitarbeiter lehnt flinkest ab.

Wartungstermin anlegen

Über das Plus-Symbol im Reiter öffnest du den Dialog. Das Formular fragt Name, Typ (frei eintippbar, mit dem Hinweis „z. B. Plakette, Service" — ein selbst getippter Wert wird als neue Option übernommen), den zuständigen Mitarbeiter — zur Auswahl stehen nur aktive Mitarbeiter, ein Schnellwahl-Button setzt direkt dich selbst ein —, das Datum der nächsten Wartung sowie zwei Schalter: wiederkehrend (dann zusätzlich Intervall und Häufigkeit, etwa „alle 3 Monate") und Erinnerung senden (dann zusätzlich die Anzahl Tage vor Fälligkeit). Speichern meldet „Wartung wurde erfolgreich gespeichert"; ein leeres Formular weist flinkest mit einem Sammel-Hinweis und je einem Fehler am Feld zurück.

Erinnerungsmail. Ist die Erinnerung aktiviert, prüft flinkest einmal täglich, ob der Termin innerhalb der eingestellten Anzahl Tage vor Fälligkeit liegt, und verschickt dann eine E-Mail an den zugewiesenen Mitarbeiter — vorausgesetzt, der hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt und ist nicht deaktiviert. Pro Termin geht nur eine Erinnerung raus. Ist die Wartung als wiederkehrend markiert, verschiebt flinkest das Datum nach dem Fälligkeitstag automatisch um das eingestellte Intervall, und für den neuen Termin kann wieder eine Erinnerung ausgelöst werden — bei einer einmaligen Wartung bleibt ein überfälliger Termin dagegen unverändert stehen, bis ihn jemand von Hand ändert oder löscht.

Wartungstermin bearbeiten und löschen

Über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du einen Eintrag; ein Klick auf die Zeile selbst öffnet ebenfalls den Bearbeiten-Dialog — vorausgesetzt, du darfst Wartungen bearbeiten. Ohne dieses Recht bleibt ein Klick auf die Zeile wirkungslos, und das Zeilenmenü zeigt ohnehin keine Einträge. Löschen fragt vorher nicht extra nach; flinkest meldet danach „Wartung wurde gelöscht".

Wer den Wartungs-Reiter sieht und bedienen darf

Zwei eigene Berechtigungen entscheiden, unabhängig von der Berechtigung, Lager anzusehen, die im Reiter Inventar der Kundendetails über den Zugang zu diesem Gerät entscheidet: Sehen kannst du die Wartungen mit dem Recht, Wartungen anzusehen; anlegen, ändern und löschen zusätzlich mit dem Recht, Wartungen zu bearbeiten. Dieselben beiden Rechte steuern auch die Wartungen an Fahrzeugen — es ist ein und dieselbe Funktion für alle Module, die Wartung kennen. Diese Berechtigung gilt unabhängig davon, ob der Kunde des Geräts noch aktiv oder bereits gelöscht ist.

Wartungsliste exportieren

Unten neben der Paginierung liegt das Download-Symbol für den Export der Wartungstermine dieses Geräts (Excel, CSV, PDF oder JSON) — praktisch, um den Wartungsplan einem Servicetechniker oder einer externen Stelle mitzugeben.

Seitenpanels: Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Aufgaben zum Gerät anlegen

Rechts neben den Reitern sammelt Aktivitäten Aufgaben zu diesem Gerät — etwa „Ersatzteil bestellen", unabhängig vom formalen Wartungsplan; über das Symbol in der Kopfzeile legst du eine neue an. Ein Häkchen-Symbol in der Zeile markiert eine Aufgabe direkt als erledigt, ohne eigenen Dialog.

Dokumente zum Gerät ablegen

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Gerät auf, etwa ein Übergabeprotokoll, eine Garantiebescheinigung oder ein Foto der Anlage — zieh sie in das Feld oder klick es an. Über das Zeilenmenü einer Datei stehen Bearbeiten, Per E-Mail senden, Download und Löschen zur Verfügung.

Auf schmalen Bildschirmen rutschen Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter und lassen sich dort auf- und zuklappen.

Änderungsprotokoll ansehen

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Gerät geändert hat: bei der Neuanlage die Startwerte, danach jedes geänderte Feld mit altem und neuem Wert.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Kunden
• Standortdetails
• Kontakt-Einstellungen
• Module
• Lieferanten
• Lieferantendetails
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Fahrzeugdetails

Häufige Fragen

Wo finde ich die Inventareinträge eines Kunden? In den Kundendetails im Reiter Inventar. Der Reiter erscheint nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, in den Kontakt-Einstellungen das Inventar aktiviert ist und du die Berechtigung hast, Lager anzusehen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet diese Seite.

Wird ein Inventareintrag automatisch angelegt, wenn ich ein Gerät an einen Kunden verkaufe? Nein. Es gibt keine automatische Verknüpfung zwischen einem verkauften Artikel und einem Inventareintrag — du legst den Eintrag im Reiter Inventar von Hand an und wählst dort optional eine bereits erstellte Rechnung aus.

An wen geht die Erinnerungsmail zu einer Wartung? An den Mitarbeiter, der beim Termin unter Mitarbeiter eingetragen ist — nicht an den Kunden. Voraussetzung ist, dass für diesen Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, er nicht deaktiviert ist und die Erinnerung am Termin aktiviert ist.

Verschwindet das Gerät, wenn ich den zugehörigen Standort lösche? Nein. Der Inventareintrag bleibt erhalten und verliert dabei nur die Standortangabe.

Was passiert mit dem Inventareintrag, wenn ich den zugehörigen Kunden lösche? Der Eintrag bleibt vollständig erhalten und weiterhin ansehbar. Hat der Kunde bereits Belege, Termine oder eben Inventareinträge, entfernt flinkest ihn beim Löschen ohnehin nicht endgültig, sondern markiert ihn nur als gelöscht (siehe Kundendetails). Auf dieser Seite verschwinden dadurch Bearbeiten und Löschen aus dem Kopfbereich; der Wartungs-Reiter bleibt davon unberührt und richtet sich weiterhin allein nach deiner Berechtigung dafür.