Finanzübersicht

Die Finanzübersicht ist die Finanz-Landingpage deiner Buchhaltung: der erste Blick beim Einstieg ins Menü Buchhaltung. Sie beantwortet auf einen Blick, wie viel Geld auf den Konten liegt, was Kunden noch schulden, was du Lieferanten schuldest und wie der Cashflow im gewählten Zeitraum gelaufen ist. Die Seite liest nur — gebucht, verknüpft und kontiert wird nichts hier, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht, der eigentlichen Kontierungs-Werkbank.

Kopfzeile und Navigation

Seitenkopf und Brotkrümel

Menüpunkt, Seitenkopf und Brotkrümel-Navigation tragen denselben Namen: Finanzübersicht. Über den Brotkrümel Dashboard kommst du zurück zur Startseite.

Berechtigung und Modul. Für die ganze Seite braucht dein Benutzer das Recht, die Buchhaltung zu sehen; ohne dieses Recht kommst du auf eine Seite mit der großen 403 und dem Hinweis „Nicht erlaubt.". Außerdem gibt es die Seite nur, solange das Modul Buchhaltung unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul Buchhaltung ausgeschaltet, landest du beim Aufruf auf der Seite „Modul ausgeschaltet" — vorausgesetzt, das Recht ist vorhanden; fehlt das Recht, gewinnt die 403-Seite.

Zahlen aktualisieren

Rechts in der Kopfzeile holt Aktualisieren alle Zahlen der Seite neu — KPI-Kacheln, Grafiken, die beiden Tabellen am Seitenende und das Bankkonten-Hinweisband. Das ist nötig, weil sich die Seite nicht von selbst nachlädt: Was du siehst, ist der Stand vom Öffnen der Seite, auch wenn zwischenzeitlich in einem anderen Tab eine Zahlung eingetragen wurde.

Weiter in die Buchhaltungs-Übersicht oder den Export

Zwei weitere Schaltflächen führen dich von der Landingpage in die Arbeitsseiten: Buchhaltungs-Übersicht öffnet die Buchhaltungs-Übersicht, die Werkbank für den aktuellen Buchungszeitraum; Nach BMD Exportieren führt direkt in den Buchhaltungsexport. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen als Exportformat RZL gewählt, heißt dieselbe Schaltfläche Nach RZL exportieren — sie führt in denselben Buchhaltungsexport. Die Export-Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer zusätzlich das Recht hat, den Buchhaltungsexport auszuführen — ohne dieses Recht wird sie gar nicht angeboten.

Ist das Fenster schmal (unter rund 1024 Pixel), rutschen die Schaltflächen, die nicht mehr passen, in ein Menü mit drei Punkten am rechten Rand; Aktualisieren bleibt dabei immer sichtbar.

Zeitraum wählen

Den Betrachtungszeitraum einstellen

Unter der Kopfzeile steht Zeitraum: und daneben die Auswahl. Beim Öffnen ist immer der laufende Monat eingestellt; auf der Schaltfläche stehen Von- und Bis-Datum und rechts als kleines Etikett die Anzahl der enthaltenen Tage. Ein Klick öffnet die Auswahl: links die Vorgaben Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr und Letztes Jahr, rechts die Felder Von und Bis über einem Kalender (die Woche beginnt am Montag) — du kannst also auch zwei beliebige Tage anklicken. Unten liegen Löschen, Abbrechen und Anwenden; erst Anwenden übernimmt die Auswahl und lädt Kennzahlen und Grafiken neu. Klickst du Löschen und danach Anwenden, rechnet flinkest im Hintergrund trotzdem mit dem laufenden Monat weiter — nur die Anzeige zeigt dann übergangsweise nur „Zeitraum" ohne Datumsbereich, bis du die Seite neu lädst.

Deine Wahl bleibt bewusst nicht erhalten: Jeder erneute Aufruf der Seite setzt auf den laufenden Monat zurück — anders als in der Buchhaltungs-Übersicht, wo der gewählte Buchungszeitraum in der Adresse steht und gemerkt wird. Diese Seite ist eine Landingpage, kein Arbeitszustand, zu dem man zurückkehren müsste.

Was der Zeitraum beeinflusst — und was nicht

Der Zeitraum wirkt nur auf einen Teil der Seite. Er steuert Umsatz (Zeitraum), die drei Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben sowie die Grafiken Cashflow, Top 10 Kunden und Top 10 Lieferanten. Unabhängig vom Zeitraum sind Aktuelle Liquidität, Offene Forderungen, Offene Verbindlichkeiten, die Zahlungsstruktur und die beiden Listen am Seitenende — sie zeigen immer den heutigen Gesamtstand, weil ein offener Posten unabhängig vom gewählten Betrachtungsfenster offen bleibt. Wer im Januar auf „Letztes Jahr" umstellt und sich wundert, dass die offenen Forderungen gleich bleiben: Das ist Absicht.

Belegdatum, nicht Zahldatum. Umsatz, Top-Kunden und Top-Lieferanten grenzen nach dem Belegdatum ein, nicht danach, wann das Geld geflossen ist. Nur die drei Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben rechnen mit dem Datum der Bankbuchung.

Hinweisband zu den Bankkonten

Zustand der Bankkonten auf einen Blick

Direkt über den Kennzahlen-Kacheln liegt ein Band mit dem Zustand deiner Bankkonten. Es erscheint, solange das Modul Bankkonten unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist das Modul ausgeschaltet, fehlt das Band, der Rest der Seite bleibt gleich. Es gibt genau drei Fassungen:

• Ist kein Konto mit einer Bank verbunden: „Kein Bankkonto verbunden. Verbinde eines, um Transaktionen zu importieren." mit der Schaltfläche Bankkonto verbinden, die zu den Bankkonten führt.
• Gibt es Handlungsbedarf, nennt das Band die Zahlen — etwa „765 offene Transaktionen" oder „2 Bankkonten benötigen Aufmerksamkeit", beides durch einen Punkt getrennt. Rechts steht dann Buchungsperiode bearbeiten (wenn Transaktionen offen sind, führt in die Buchhaltungs-Übersicht) beziehungsweise Bankkonten verwalten.
• Sonst grün: „Alle Bankkonten verbunden und synchronisiert."

Was als Handlungsbedarf zählt. „Benötigen Aufmerksamkeit" meint verbundene Bank- und Kreditkartenkonten, die noch nie synchronisiert wurden oder deren letzter Abruf fehlgeschlagen ist, eine neue Freigabe braucht oder nicht zum Kontostand passt. Kassakonten zählen dabei nie mit, sie werden von Hand geführt. Offene Transaktionen sind Bankbuchungen, die in der Buchhaltungs-Übersicht noch nicht abgearbeitet sind — gezählt über den ganzen Bestand, nicht nur über den gewählten Zeitraum. Konten, die du in den Buchhaltungs-Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen hast, zählen hier nicht mit — eine ausgeschlossene Kasse ausgenommen: Ihre offenen Transaktionen zählen trotzdem, weil es bar bezahlte Belege sind, die sonst lautlos verschwinden würden. Dieselbe Kassa-Ausnahme gilt für jede Kennzahl dieser Seite, die sich auf ausgeschlossene Konten bezieht.

Die Kennzahlen-Kacheln

Die vier Kennzahlen-Kacheln

Kachel	Was drinsteckt
Aktuelle Liquidität	„Summe der Kontostände" — die Kontostände aller nicht archivierten Bank- und Kassakonten, abzüglich der in den Buchhaltungs-Einstellungen ausdrücklich ausgeschlossenen — eine Kasse zählt dabei immer mit, auch wenn sie auf der Ausschlussliste steht. Ein negativer Gesamtstand wird rot dargestellt.
Offene Forderungen	was auf deinen Rechnungen noch offen ist: offene Rechnungen mit ihrem vollen Betrag, teilweise bezahlte nur mit dem offenen Rest. Darunter steht „Überfällig:" mit dem Teil davon, dessen Zahlungsziel schon vorbei ist — oder „Keine überfälligen Forderungen".
Offene Verbindlichkeiten	„Ausstehende Lieferantenzahlungen": was auf deinen Eingangsrechnungen vom Belegtyp Rechnung noch offen ist — offene mit ihrem vollen Bruttobetrag, teilweise bezahlte nur mit dem offenen Rest. Belege in Fremdwährung werden über ihren Kurs in Euro umgerechnet; Eingangsgutschriften zählen nicht mit.
Umsatz (Zeitraum)	„Gesamtumsatz im gewählten Zeitraum" — die Rechnungen mit Belegdatum im Zeitraum.

Offener Rest statt Rechnungssumme. Zahlst du eine Eingangsrechnung in Raten oder überweist ein Kunde nur einen Teil, sinkt die offene Zahl um das, was schon bezahlt ist — die Rechnung fällt erst heraus, wenn sie ganz bezahlt ist. Als bezahlt zählen die Zahlungen, die mit dem Beleg verknüpft sind, etwa über die Buchhaltungs-Übersicht.

Was in Forderungen und Umsatz eingeht — und was nicht. Offene Forderungen und Umsatz (Zeitraum) zählen ausschließlich fertige Rechnungen: Entwürfe bleiben außen vor, Proforma-Rechnungen ebenfalls. Gerechnet wird mit dem Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer, und Gutschriften werden bei „Umsatz (Zeitraum)" nicht abgezogen. Die Kachel Umsatz (Zeitraum) ist damit eine schnelle Hausnummer, keine Umsatzauswertung — dafür gibt es den Umsatzbericht, der auch netto rechnen und nach Kunden aufschlüsseln kann.

Einnahmen, Ausgaben, Überschuss

Führst du eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kommt eine zweite Kachelreihe dazu: Einnahmen (Zeitraum) („Geldeingang über Bank/Kassa"), Ausgaben (Zeitraum) („Geldabgang über Bank/Kassa") und Überschuss (Zeitraum) („Einnahmen minus Ausgaben", grün oder rot). Diese drei sind die einzigen Zahlen der Seite, die echte Geldbewegungen summieren: alle Buchungen auf den einbezogenen Konten mit Buchungsdatum im Zeitraum, Eingänge und Ausgänge getrennt — Belege spielen dabei keine Rolle.

Wer sie sieht. Die Reihe hängt an der Unternehmensart in den Buchhaltungs-Einstellungen: Bei Einnahmen/Ausgaben-Rechner erscheint sie, bei Bilanzierer nicht — die E/A-Logik (Geldfluss über Bank/Kassa) ist für Bilanzierer fachlich nicht das maßgebliche Buchhaltungsprinzip, alle übrigen Kacheln bleiben für beide Rechtsformen gleich.

Grafiken

Cashflow

Eine Linie Eingehend und eine Linie Ausgehend, ein Punkt je Monat des Zeitraums. Achtung bei der Deutung, trotz des Namens „Cashflow": „Eingehend" sind die vollständig bezahlten Rechnungen mit ihrem Rechnungsbetrag, einsortiert nach Belegdatum — eine erst teilweise bezahlte Rechnung erscheint hier noch gar nicht, auch nicht mit dem schon bezahlten Teil. „Ausgehend" sind alle Eingangsrechnungen des Monats vom Belegtyp Rechnung mit ihrem Bruttobetrag in Euro (Fremdwährung über den Kurs umgerechnet) — auch die noch offenen, aber ohne Eingangsgutschriften. Es ist damit keine Kontoauszugs-Ansicht, sondern beleg-, nicht bankbasiert; den echten Geldfluss zeigen die Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben. Ohne Daten steht „Keine Cashflow-Daten verfügbar".

Zahlungsstruktur

Ein Ring aus Bezahlt, Offen (nicht überfällig), 0-30 Tage überfällig, 31-60 Tage überfällig und Über 60 Tage überfällig. Diese Grafik zeigt immer den gesamten Rechnungsbestand — der Zeitraum wirkt auf sie nicht, obwohl sie in derselben Reihe steht wie die zeitraumabhängigen Grafiken.

Teilweise bezahlte Rechnungen werden aufgeteilt. Der schon bezahlte Teil zählt zu Bezahlt, nur der offene Rest landet im Abschnitt, der zu ihrem Zahlungsziel passt. So passen die offenen Abschnitte zusammen zur Kachel Offene Forderungen oben.

Top 10 Kunden

Waagrechte Balken mit der Rechnungssumme je Kunde im Zeitraum, absteigend; die Legende heißt Umsatz. Nur Kunden mit positiver Summe erscheinen. Gutschriften werden gegen den Umsatz eines Kunden nicht gegengerechnet.

Top 10 Lieferanten

Dasselbe für das Einkaufsvolumen aus den Eingangsrechnungen vom Belegtyp Rechnung; Eingangsgutschriften zählen nicht mit. Liegt im Zeitraum keine Eingangsrechnung, steht hier „Keine Lieferantendaten verfügbar".

Kritische Elemente und aktuelle Aktivität

Größte offene Forderungen

Die linke Karte am Seitenende beginnt mit den fünf Rechnungen, auf denen am meisten Geld offen ist — offene und teilweise bezahlte, absteigend nach dem offenen Rest. Eine fast vollständig bezahlte Großrechnung rutscht dadurch hinter eine kleinere, die noch ganz offen ist. Je Zeile der Kundenname (führt in die Rechnungsdetails), darunter die Belegnummer als kleines Etikett und das Belegdatum, rechts der offene Betrag und, falls das Zahlungsziel vorbei ist, in Rot „X Tage überfällig".

Mahnkandidaten

Darunter folgen Rechnungen, die seit mehr als 30 Tagen überfällig sind, mit dem Untertitel „Überfällig mehr als 30 Tage". Die Zahl in der Überschrift nennt alle gefundenen Fälle (bis zu 20), aufgelistet werden die drei ältesten, sortiert nach Fälligkeitsdatum. Der Betrag ist auch hier der offene Rest, auf ganze Euro gerundet — gemahnt wird, was noch aussteht. Hat eine Rechnung keine Belegnummer, steht statt der Nummer „ID: …" mit dem Zusatz „(Keine Belegnummer)". Der nächste Schritt sind die Mahnungen — dieselbe 30-Tage-Schwelle nutzen auch sie, um Kandidaten vorzuschlagen.

Wenn nichts Kritisches vorliegt. Gibt es weder große offene Forderungen noch Mahnkandidaten, zeigt die Karte Kritische Elemente „Keine kritischen Elemente gefunden" — alles im grünen Bereich. Schlägt das Laden dagegen fehl, zeigt die Karte zusätzlich zur kurzen Meldung am Bildschirmrand (siehe unten) dauerhaft den Hinweis „Kritische Elemente konnten nicht geladen werden" in Rot — so lässt sich ein Ladefehler von einer tatsächlich leeren Karte unterscheiden.

Aktuelle Zahlungen

Die rechte Karte zeigt als erstes die drei jüngsten vollständig bezahlten Belege, sortiert nach der letzten Änderung, jeweils mit dem Belegbetrag. Das farbige Etikett am Betrag nennt die Belegart, also Rechnung oder Gutschrift — keinen Zahlungsstand; Rechnungen und Gutschriften sind dabei unterschiedlich eingefärbt, damit eine Gutschrift zwischen den Rechnungen auffällt.

Fällig in den nächsten 30 Tagen

Darunter bis zu drei offene oder teilweise bezahlte Rechnungen mit Zahlungsziel innerhalb der nächsten 30 Tage, mit dem noch offenen Rest als Betrag; „7d" heißt: in sieben Tagen fällig. Das ist die Vorausschau zu den Mahnkandidaten oben — was bald fällig wird, bevor es überfällig ist.

Aktuelle Rechnungen

Zuletzt die drei zuletzt angelegten Rechnungen und Gutschriften, unabhängig davon, ob sie bezahlt sind — damit frisch gestellte Belege im Blick bleiben. Auch hier sind die Beträge auf ganze Euro gerundet, die Liste ist zum Überfliegen gedacht, nicht zum Abstimmen.

Wenn die Karte leer ist. Gibt es weder aktuelle Zahlungen noch bald fällige noch frisch angelegte Rechnungen, zeigt die Karte Aktuelle Aktivität „Keine aktuellen Aktivitäten gefunden". Schlägt das Laden fehl, zeigt die Karte stattdessen in Rot „Aktuelle Aktivitäten konnten nicht geladen werden" — ein leerer Hinweis bedeutet also wirklich, dass nichts vorliegt. Zusätzlich erscheint kurz die Meldung „Die letzten Lagerbewegungen konnten nicht geladen werden"; die Formulierung ist irreführend — mit Lagerbewegungen hat die Karte nichts zu tun, gemeint ist die Karte Aktuelle Aktivität selbst.

Weitere Fehlermeldungen der Kachel-Reihen. Lässt sich ein Block nicht laden, erscheint kurz eine Meldung am Bildschirmrand, und der betroffene Bereich bleibt leer — der Rest der Seite lädt weiter: „Die Cashflow-Daten konnten nicht geladen werden", „Die Daten zur Zahlungsstruktur konnten nicht geladen werden", „Die Top-Kunden konnten nicht geladen werden", „Die Top-Lieferanten konnten nicht geladen werden", für die oberen Kennzahlen-Kacheln „KPI-Daten konnten nicht geladen werden". In allen Fällen ist Aktualisieren der erste Versuch.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Bankkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Rechnungen
• Eingangsrechnungen
• Mahnungen
• Umsatzbericht
• Startseite

Häufige Fragen

Ich habe den Zeitraum umgestellt, aber die offenen Forderungen ändern sich nicht. Ist das ein Fehler? Nein. Der Zeitraum wirkt nur auf „Umsatz (Zeitraum)", auf die Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben sowie auf die Grafiken Cashflow, Top 10 Kunden und Top 10 Lieferanten. Aktuelle Liquidität, offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten, Zahlungsstruktur und die beiden Listen am Seitenende zeigen immer den heutigen Gesamtstand.

Warum weicht „Umsatz (Zeitraum)" von meiner Umsatzauswertung ab? Weil die Kachel mit dem Bruttobetrag rechnet, also einschließlich Umsatzsteuer, und weil Gutschriften nicht abgezogen werden. Entwürfe und Proforma-Rechnungen bleiben außen vor. Für eine belastbare Auswertung nimm den Umsatzbericht — der kann netto rechnen und nach Kunden und Monaten aufschlüsseln.

Kann ich hier Belege zuordnen oder Buchungskonten setzen? Nein, diese Seite zeigt nur. Kontiert wird ausschließlich in der Buchhaltungs-Übersicht: dort verknüpfst du Belege mit Bankbuchungen, setzt Konten und schließt Buchungen ab. Die Finanzübersicht fasst das Ergebnis zusammen.

Warum fehlt bei mir die Schaltfläche „Nach BMD Exportieren" bzw. „Nach RZL exportieren"? Welche der beiden Beschriftungen du siehst, hängt vom Exportformat in den Buchhaltungs-Einstellungen ab. Die Schaltfläche erscheint aber nur, wenn dein Benutzer das Recht hat, den Buchhaltungsexport auszuführen. Fehlt dieses Recht, wird die Schaltfläche gar nicht angeboten; die Finanzübersicht selbst und der Sprung in die Buchhaltungs-Übersicht funktionieren trotzdem.

Warum steht im Hinweisband eine so große Zahl offener Transaktionen? Weil dort alle noch nicht abgearbeiteten Bankbuchungen gezählt werden, über den ganzen Bestand und nicht nur über den gewählten Zeitraum. Nach dem ersten Anbinden eines Bankkontos ist diese Zahl deshalb hoch. Mit Buchungsperiode bearbeiten kommst du in die Buchhaltungs-Übersicht und arbeitest sie Zeitraum für Zeitraum ab.

Warum sehe ich „Einnahmen", „Ausgaben" und „Überschuss" nicht? Weil in den Buchhaltungs-Einstellungen als Unternehmensart Bilanzierer hinterlegt ist. Die drei Kacheln gehören zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und erscheinen nur bei der Unternehmensart Einnahmen/Ausgaben-Rechner.