Finanzübersicht

Die Finanzübersicht ist das Zahlen-Dashboard deiner Buchhaltung: Sie beantwortet auf einen Blick, wie viel Geld auf den Konten liegt, was Kunden noch schulden, was du Lieferanten schuldest und wie viel Umsatz ein Zeitraum gebracht hat. Sie liest nur — gebucht, verknüpft und kontiert wird nichts hier, sondern in der Buchhaltungs-Übersicht. Du findest sie im Menü unter Buchhaltung › Finanzübersicht.

Kopfzeile

Oben steht der Titel Buchhaltungs-Dashboard, rechts daneben drei Schaltflächen:

• Aktualisieren — holt alle Zahlen der Seite neu. Nötig, weil sich die Seite nicht von selbst nachlädt: Was du siehst, ist der Stand vom Öffnen der Seite.
• Buchhaltungs-Übersicht — führt in die Buchhaltungs-Übersicht, die Werkbank für einen Buchungszeitraum.
• Nach BMD Exportieren — führt in den Buchhaltungsexport.

Ist das Fenster schmal, rutschen die Schaltflächen, die nicht mehr passen, in ein Menü mit drei Punkten am rechten Rand. Über der Kopfzeile führt die Brotkrümel-Navigation als Dashboard zur Startseite zurück; dort trägt dieser Screen noch die ältere Bezeichnung „Buchhaltungs-Cockpit" — gemeint ist dieselbe Seite.

Berechtigung. Für die ganze Seite braucht dein Benutzer das Recht, die Buchhaltung zu sehen; ohne dieses Recht kommst du auf eine Seite mit der großen 403 und dem Hinweis „Not allowed.". Für Nach BMD Exportieren brauchst du zusätzlich das Recht, den Buchhaltungsexport auszuführen — die Schaltfläche ist trotzdem immer da, ohne das Recht landest du also auf derselben 403-Seite.

Zeitraum

Unter der Kopfzeile steht Zeitraum: und daneben die Auswahl. Beim Öffnen ist immer der laufende Monat eingestellt; auf der Schaltfläche stehen Von- und Bis-Datum und rechts als kleines Etikett die Anzahl der enthaltenen Tage.

Ein Klick öffnet die Auswahl: links die Vorgaben Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr und Letztes Jahr, rechts die Felder Von und Bis über einem Kalender (die Woche beginnt am Montag). Du kannst also auch zwei beliebige Tage anklicken. Unten liegen Löschen, Abbrechen und Anwenden — erst Anwenden übernimmt die Auswahl und lädt die Zahlen neu.

Der Zeitraum wirkt nur auf einen Teil der Seite. Er steuert Umsatz (Zeitraum), die drei Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben sowie die Grafiken Cashflow, Top 10 Kunden und Top 10 Lieferanten. Unabhängig vom Zeitraum sind Aktuelle Liquidität, Offene Forderungen, Offene Verbindlichkeiten, die Zahlungsstruktur und die beiden Listen am Seitenende — sie zeigen immer den heutigen Gesamtstand. Wer im Januar auf „Letztes Jahr" umstellt und sich wundert, dass die offenen Forderungen gleich bleiben: Das ist Absicht, offen ist offen.

Belegdatum, nicht Zahldatum. Umsatz, Top-Kunden und Top-Lieferanten grenzen nach dem Belegdatum ein, nicht danach, wann das Geld geflossen ist. Nur die drei Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben rechnen mit dem Datum der Bankbuchung.

Hinweisband zu den Bankkonten

Direkt über den Kacheln liegt ein Band mit dem Zustand deiner Bankkonten. Es gibt genau drei Fassungen:

• Ist kein Konto mit einer Bank verbunden: „Kein Bankkonto verbunden. Verbinde eines, um Transaktionen zu importieren." mit der Schaltfläche Bankkonto verbinden.
• Gibt es Handlungsbedarf, nennt das Band die Zahlen — etwa „765 offene Transaktionen" oder „2 Bankkonten benötigen Aufmerksamkeit", beides durch einen Punkt getrennt. Rechts steht dann Buchungsperiode bearbeiten (wenn Transaktionen offen sind) beziehungsweise Bankkonten verwalten.
• Sonst grün: „Alle Bankkonten verbunden und synchronisiert."

Was als Handlungsbedarf zählt. „Benötigen Aufmerksamkeit" meint verbundene Bank- und Kreditkartenkonten, die noch nie synchronisiert wurden oder deren letzter Abruf fehlgeschlagen ist, eine neue Freigabe braucht oder nicht zum Kontostand passt. Kassakonten zählen dabei nie mit, sie werden von Hand geführt. Offene Transaktionen sind Bankbuchungen, die in der Buchhaltungs-Übersicht noch nicht abgearbeitet sind — gezählt über den ganzen Bestand, nicht nur über den gewählten Zeitraum. Konten, die du in den Buchhaltungs-Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen hast, zählen hier wie überall auf dieser Seite nicht mit.

Die vier Kennzahlen

Kachel	Was drinsteckt
Aktuelle Liquidität	„Summe der Kontostände" — die Kontostände aller nicht archivierten und nicht ausgeschlossenen Bank- und Kassakonten. Ein negativer Gesamtstand wird rot dargestellt.
Offene Forderungen	alle noch nicht (oder nur teilweise) bezahlten Rechnungen. Darunter steht „Überfällig:" mit dem Anteil, dessen Zahlungsziel schon vorbei ist — oder „Keine überfälligen Forderungen".
Offene Verbindlichkeiten	„Ausstehende Lieferantenzahlungen": alle offenen oder teilbezahlten Eingangsrechnungen.
Umsatz (Zeitraum)	„Gesamtumsatz im gewählten Zeitraum" — die Rechnungen mit Belegdatum im Zeitraum.

Was in diese Zahlen eingeht — und was nicht. Gezählt werden ausschließlich fertige Rechnungen: Entwürfe bleiben außen vor, Proforma-Rechnungen ebenfalls. Gerechnet wird mit dem Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer, und Gutschriften werden nicht abgezogen. Die Kachel Umsatz (Zeitraum) ist damit eine schnelle Hausnummer, keine Umsatzauswertung — dafür gibt es den Umsatzbericht, der auch netto rechnen und nach Kunden aufschlüsseln kann.

Einnahmen, Ausgaben, Überschuss

Führst du eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kommt eine zweite Reihe mit drei Kacheln dazu: Einnahmen (Zeitraum) („Geldeingang über Bank/Kassa"), Ausgaben (Zeitraum) („Geldabgang über Bank/Kassa") und Überschuss (Zeitraum) („Einnahmen minus Ausgaben", grün oder rot).

Diese drei sind die einzigen Zahlen der Seite, die echte Geldbewegungen summieren: alle Buchungen auf den einbezogenen Konten mit Buchungsdatum im Zeitraum, Eingänge und Ausgänge getrennt. Belege spielen dabei keine Rolle.

Wer sie sieht. Die Reihe hängt an der Unternehmensart in den Buchhaltungs-Einstellungen: Bei Einnahmen/Ausgaben-Rechner erscheint sie, bei Bilanzierer nicht.

Grafiken

• Cashflow — eine Linie Eingehend und eine Linie Ausgehend, ein Punkt je Monat des Zeitraums. Achtung bei der Deutung: „Eingehend" sind die als bezahlt geführten Rechnungen, „Ausgehend" alle Eingangsrechnungen des Monats — auch die noch offenen. Beides wird nach dem Belegdatum einsortiert, es ist also keine Kontoauszugs-Ansicht. Ohne Daten steht „Keine Cashflow-Daten verfügbar".
• Zahlungsstruktur — ein Ring aus Bezahlt, Offen (nicht überfällig), 0-30 Tage überfällig, 31-60 Tage überfällig und Über 60 Tage überfällig. Diese Grafik zeigt immer den gesamten Rechnungsbestand, der Zeitraum wirkt auf sie nicht.
• Top 10 Kunden — waagrechte Balken mit der Rechnungssumme je Kunde im Zeitraum, absteigend. Nur Kunden mit positiver Summe erscheinen.
• Top 10 Lieferanten — dasselbe für das Einkaufsvolumen aus den Eingangsrechnungen. Liegt im Zeitraum keine Eingangsrechnung, steht hier „Keine Lieferantendaten verfügbar".

Kritische Elemente

Die linke Liste am Seitenende sammelt, was Geld kostet, wenn man es liegen lässt:

Größte offene Forderungen — die fünf größten unbezahlten Rechnungen. Je Zeile der Kundenname (führt in die Rechnungsdetails), darunter die Belegnummer als kleines Etikett und das Belegdatum, rechts der Betrag und, falls das Zahlungsziel vorbei ist, in Rot „12 Tage überfällig".

Mahnkandidaten — Rechnungen, die seit mehr als 30 Tagen überfällig sind, mit dem Untertitel „Überfällig mehr als 30 Tage". Die Zahl in der Überschrift nennt alle gefundenen Fälle (bis zu 20), aufgelistet werden die drei ältesten; die Beträge stehen hier auf ganze Euro gerundet. Der nächste Schritt sind die Mahnungen.

Gibt es weder große offene Forderungen noch Mahnkandidaten, bleibt die Karte leer.

Aktuelle Aktivität

Die rechte Liste zeigt die Bewegung der letzten Zeit, jeweils die drei jüngsten Einträge:

• Aktuelle Zahlungen — als bezahlt geführte Belege, sortiert nach der letzten Änderung. Das Etikett am Betrag nennt die Belegart, also Rechnung oder Gutschrift.
• Fällig in den nächsten 30 Tagen — offene Rechnungen mit Zahlungsziel innerhalb der nächsten 30 Tage; „7d" heißt: in sieben Tagen fällig.
• Aktuelle Rechnungen — die zuletzt angelegten Rechnungen und Gutschriften, unabhängig davon, ob sie bezahlt sind.

Auch hier sind die Beträge auf ganze Euro gerundet — die Liste ist zum Überfliegen gedacht, nicht zum Abstimmen.

Aktionen

Zahlen neu holen. Aktualisieren in der Kopfzeile. Dieselbe Wirkung hat jede Änderung des Zeitraums.

In einen Beleg springen. In Größte offene Forderungen und bei den Mahnkandidaten sind Kundenname beziehungsweise Belegnummer Links; sie öffnen die Rechnungsdetails.

Kontieren und abschließen. Das passiert nicht hier. Alles, was eine Bankbuchung mit einem Beleg verknüpft, ein Buchungskonto setzt oder eine Buchungszeile anlegt, gehört in die eine Werkbank: die Buchhaltungs-Übersicht. Auch das Hinweisband führt mit Buchungsperiode bearbeiten genau dorthin. Die Finanzübersicht rechnet nur zusammen, was dort entstanden ist.

Exportieren. Nach BMD Exportieren führt in den Buchhaltungsexport. Wichtig zum Verständnis der Reihenfolge: Bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt der Export genau die Buchungszeilen aus, die in der Buchhaltungs-Übersicht stehen — Zeile für Zeile, ohne dabei noch etwas zu rechnen, abzuleiten oder zu ergänzen. Die Buchungszeilen sind die Wahrheit, der Export ist der Abzug daraus; ein Feld, das dort leer ist, bleibt auch in der Ausgabe leer. Wer im Export etwas vermisst, korrigiert es deshalb nicht im Export, sondern in der Werkbank. (Bei Bilanzierer ist es anders: Dort entsteht die Ausgabe direkt aus den Belegen.)

Bankkonten in Ordnung bringen. Bankkonto verbinden beziehungsweise Bankkonten verwalten im Hinweisband öffnet die Bankkonten.

Warum eine Kachel oder Karte leer bleibt. Lässt sich ein Block nicht laden, erscheint eine rote Meldung und der betroffene Bereich bleibt leer — der Rest der Seite lädt weiter. Die Meldungen sind je Block verschieden: „Die Cashflow-Daten konnten nicht geladen werden", „Die Daten zur Zahlungsstruktur konnten nicht geladen werden", „Die Top-Kunden konnten nicht geladen werden", „Die Top-Lieferanten konnten nicht geladen werden". Für die Karte Kritische Elemente lautet sie „Die kritischen Artikel konnten nicht geladen werden" und für Aktuelle Aktivität „Die letzten Lagerbewegungen konnten nicht geladen werden" — beide Formulierungen sind irreführend, gemeint sind diese beiden Karten. Bleiben die vier oberen Kacheln leer, steht in der Meldung „Failed to retrieve KPI data". In allen Fällen ist Aktualisieren der erste Versuch.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Bankkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Rechnungen
• Eingangsrechnungen
• Mahnungen
• Umsatzbericht
• Startseite

Häufige Fragen

Ich habe den Zeitraum umgestellt, aber die offenen Forderungen ändern sich nicht. Ist das ein Fehler? Nein. Der Zeitraum wirkt nur auf „Umsatz (Zeitraum)", auf die Kacheln zu Einnahmen und Ausgaben sowie auf die Grafiken Cashflow, Top 10 Kunden und Top 10 Lieferanten. Aktuelle Liquidität, offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten, Zahlungsstruktur und die beiden Listen am Seitenende zeigen immer den heutigen Gesamtstand.

Warum weicht „Umsatz (Zeitraum)" von meiner Umsatzauswertung ab? Weil die Kachel mit dem Bruttobetrag rechnet, also einschließlich Umsatzsteuer, und weil Gutschriften nicht abgezogen werden. Entwürfe und Proforma-Rechnungen bleiben außen vor. Für eine belastbare Auswertung nimm den Umsatzbericht — der kann netto rechnen und nach Kunden und Monaten aufschlüsseln.

Kann ich hier Belege zuordnen oder Buchungskonten setzen? Nein, diese Seite zeigt nur. Kontiert wird ausschließlich in der Buchhaltungs-Übersicht: dort verknüpfst du Belege mit Bankbuchungen, setzt Konten und schließt Buchungen ab. Die Finanzübersicht fasst das Ergebnis zusammen.

Warum steht im Hinweisband eine so große Zahl offener Transaktionen? Weil dort alle noch nicht abgearbeiteten Bankbuchungen gezählt werden, über den ganzen Bestand und nicht nur über den gewählten Zeitraum. Nach dem ersten Anbinden eines Bankkontos ist diese Zahl deshalb hoch. Mit Buchungsperiode bearbeiten kommst du in die Buchhaltungs-Übersicht und arbeitest sie Zeitraum für Zeitraum ab.

„Top 10 Lieferanten" ist leer, obwohl ich Eingangsrechnungen habe. Die Grafik zeigt nur Eingangsrechnungen, deren Belegdatum im gewählten Zeitraum liegt — nicht die, die in diesem Zeitraum bezahlt wurden. Stell den Zeitraum auf das Quartal oder das Jahr um, dann erscheinen sie.

Die Grafiken zeigen Zahlen, meine Kontostände fehlen aber. „Aktuelle Liquidität" summiert die Kontostände der Bank- und Kassakonten. Steht dort nichts, ist entweder kein Konto angelegt oder jedes vorhandene ist archiviert oder in den Buchhaltungs-Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen. Ausgeschlossene Konten fließen in keine Zahl dieser Seite ein.

Warum sehe ich „Einnahmen", „Ausgaben" und „Überschuss" nicht? Weil in den Buchhaltungs-Einstellungen als Unternehmensart Bilanzierer hinterlegt ist. Die drei Kacheln gehören zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und erscheinen nur bei der Unternehmensart Einnahmen/Ausgaben-Rechner.