Textbausteine

Ein Textbaustein ist ein fertig formulierter Textabschnitt, den du mit zwei Klicks in jedes Textfeld mit Formatierungsleiste einfügst — in den Kopf- oder Fußtext einer Rechnung, in eine E-Mail, in die Beschreibung eines Arbeitsberichts. Auf dieser Seite verwaltest du die Bausteine, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten.

Kopfzeile

Oben steht der Titel Textbausteine, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie öffnet den Dialog „Neuer Textbaustein".

Was hier entsteht, ist immer ein geteilter Baustein. Über Neu angelegte Textbausteine gehören niemandem persönlich, sondern stehen allen Benutzern zur Verfügung. Persönliche Bausteine legt jeder Benutzer selbst dort an, wo er sie braucht — direkt im Textfeld (siehe unten).

Die Liste

Die Liste hat zwei Spalten: Name und Bereiche. Unter dem Namen steht ein Kennzeichen, das sagt, wem der Baustein gehört — Geteilt für einen Baustein für alle, Persönlich für einen, der einem Benutzer allein gehört. In der Spalte Bereiche steht je Baustein ein Etikett pro zugeordnetem Bereich, etwa „Allgemein", „Belege" oder „Arbeitsberichte".

Im Menü am Zeilenende liegen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Ein Klick auf den Namen öffnet direkt den Bearbeiten-Dialog. Unter der Liste sitzt die Blätterleiste mit dem Symbol zum Exportieren der Liste; als Administrator mit dem Recht, Listen zu konfigurieren, siehst du daneben ein Zahnrad für die Spaltenauswahl. Diese Auswahl gilt mandantenweit und wird bei anderen Benutzern erst nach dem Neuladen sichtbar.

Du siehst nicht alle persönlichen Bausteine. Aufgelistet werden die geteilten Bausteine und zusätzlich deine eigenen persönlichen. Die persönlichen Bausteine anderer Benutzer erscheinen hier nicht — auch nicht als Administrator. Wer eine Formulierung im ganzen Betrieb einheitlich haben will, legt sie deshalb hier als geteilten Baustein an, statt sie bei jedem Benutzer einzeln zu pflegen.

Sortiert wird nach Sortierreihenfolge, dann nach Name. Diese Reihenfolge steht fest — ein Klick auf einen Spaltenkopf ändert sie nicht. Wenn du die Reihenfolge beeinflussen willst, arbeite mit dem Feld Sortierreihenfolge im Bearbeiten-Dialog. Geblättert wird in dieser Liste nicht: Alle Bausteine stehen untereinander auf einer Seite.

„Duplizieren" macht aus einem persönlichen Baustein einen geteilten. Der Befehl öffnet den Anlegen-Dialog mit Name, Bereichen, Sortierreihenfolge und Inhalt der Vorlage. Beim Speichern entsteht daraus immer ein geteilter Baustein — auch wenn die Vorlage dein persönlicher war. Das ist der bequemste Weg, eine gute persönliche Formulierung für alle freizugeben; änder dabei am besten gleich den Namen, sonst stehen zwei gleichnamige Einträge in der Liste.

Textbaustein anlegen und bearbeiten

Der Dialog hat zwei Blöcke. Unter Details stehen:

• Name — Pflichtfeld, höchstens 200 Zeichen. Dieser Name steht später in der Auswahlliste im Textfeld; nimm etwas Sprechendes wie „Zahlungshinweis 14 Tage".
• Bereiche — Pflichtfeld, Mehrfachauswahl aus „Allgemein", „Belege", „Arbeitsberichte", „Artikel", „Kontakte" und „Email".
• Sortierreihenfolge — eine ganze Zahl, Vorgabe 0. Kleinere Zahlen stehen weiter oben, gleiche Zahlen werden nach Namen sortiert. Das gilt für diese Liste und für die Auswahl im Textfeld gleichermaßen.

Der Block Inhalt enthält ein Pflichtfeld mit voller Formatierungsleiste: fett, kursiv, Listen, Links, Überschriften. Genau diese Formatierung landet später an der Einfügestelle.

Trag den Bereich „Allgemein" immer mit ein. Die Bereichsauswahl ist derzeit ohne Wirkung: Angeboten werden in den Textfeldern ausschließlich Bausteine, die den Bereich Allgemein enthalten. Ein Baustein, der nur „Belege" trägt, taucht deshalb nirgends auf — auch nicht im Beleg. Solange das so ist, behandle die Bereiche als reine Beschriftung zur Sortierung deiner Liste und setz zusätzlich immer „Allgemein", damit der Baustein auch benutzbar ist.

Ohne Namen, Inhalt und mindestens einen Bereich wird nicht gespeichert. Fehlt eines der drei, weist das Speichern den Baustein ab und das betroffene Feld wird rot markiert. Erfolgreich gespeichert bestätigt flinkest mit „Textbaustein erfolgreich gespeichert"; die Liste aktualisiert sich sofort, und der Baustein steht auch in bereits geöffneten Textfeldern zur Verfügung.

Anlegen, Ändern und Löschen geteilter Bausteine brauchen ein eigenes Recht. Dein Benutzer muss geteilte Textbausteine verwalten dürfen — das ist eine eigene Berechtigung, die du in den Rollen vergibst. Für persönliche Bausteine gibt es eine zweite, davon getrennte Berechtigung.

Textbausteine im Textfeld einfügen

Überall dort, wo ein Textfeld eine Formatierungsleiste hat, sitzt rechts in dieser Leiste ein Symbol mit einem beschrifteten Kästchen. Ein Klick darauf öffnet eine Liste mit der Überschrift Textbausteine, darunter zwei Gruppen: Geteilte Textbausteine und Meine Textbausteine. Ein Klick auf einen Eintrag fügt seinen Inhalt an der Stelle ein, an der der Textcursor steht; ist Text markiert, wird er dabei ersetzt.

Gibt es weder geteilte noch eigene Bausteine, steht dort „Keine Textbausteine verfügbar". Das Symbol erscheint überhaupt nur, wenn es etwas einzufügen gibt oder du persönliche Bausteine anlegen darfst.

Persönliche Bausteine entstehen hier. Ganz unten in der Liste liegt Neuer Textbaustein. Damit legst du einen Baustein an, der nur dir gehört und in keiner anderen Ansicht auftaucht. Über die kleinen Symbole rechts neben deinen eigenen Bausteinen — sie erscheinen, sobald du mit der Maus darüberfährst — kannst du sie bearbeiten und löschen. Beides setzt die Berechtigung für persönliche Textbausteine voraus; fremde Bausteine lassen sich auf diesem Weg nicht ändern.

Der eingefügte Text ist danach eigenständig. Ein Baustein ist eine Vorlage, keine Verknüpfung: Sein Inhalt wird beim Einfügen kopiert. Änderst du den Baustein später, bleiben bereits geschriebene Belege, E-Mails und Berichte unverändert. Umgekehrt darfst du einen Baustein bedenkenlos löschen — an den Texten, in die er einmal eingefügt wurde, ändert das nichts.

Aktionen

Textbaustein für alle anlegen. Oben rechts auf Neu, Namen eintragen, unter Bereiche mindestens „Allgemein" wählen, Text schreiben, Speichern.

Textbaustein ändern. Zeilenmenü Bearbeiten oder Klick auf den Namen, Änderungen eintragen, Speichern. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest nach.

Einen persönlichen Baustein für alle freigeben. Zeilenmenü Duplizieren am persönlichen Baustein, Namen anpassen, Speichern — das Duplikat ist ein geteilter Baustein.

Reihenfolge festlegen. Trag im Feld Sortierreihenfolge kleinere Zahlen für die Bausteine ein, die oben stehen sollen. Die Reihenfolge wirkt in dieser Liste und in der Auswahl im Textfeld.

Textbaustein löschen. Zeilenmenü Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie diesen Textbaustein wirklich löschen?" bestätigen. Bereits eingefügte Texte bleiben erhalten.

Verwandte Seiten

• Rechnung bearbeiten
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• KI-Einstellungen
• Rollen
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Mein Textbaustein taucht im Beleg nicht auf, obwohl ich den Bereich „Belege" gewählt habe. Angeboten werden derzeit nur Bausteine, die den Bereich Allgemein enthalten — die übrigen Bereiche haben noch keine Wirkung. Öffne den Baustein, setz unter Bereiche zusätzlich „Allgemein" und speichere; danach steht er in allen Textfeldern zur Verfügung.

Wie lege ich einen Textbaustein an, den nur ich sehe? Nicht auf dieser Seite, sondern direkt im Textfeld: Klick in der Formatierungsleiste auf das Textbaustein-Symbol und dann unten auf Neuer Textbaustein. Was du dort anlegst, erscheint nur bei dir unter „Meine Textbausteine". Dafür brauchst du die Berechtigung für persönliche Textbausteine.

Warum sehe ich die persönlichen Textbausteine meiner Kollegen nicht? Persönliche Bausteine sind ausdrücklich privat — sie erscheinen weder in dieser Liste noch in den Textfeldern anderer Benutzer, auch nicht für Administratoren. Soll eine Formulierung allen zur Verfügung stehen, leg sie hier als geteilten Baustein an oder lass den Kollegen seinen Baustein über Duplizieren freigeben.

Ich klicke auf einen Spaltenkopf, die Reihenfolge ändert sich aber nicht. Diese Liste sortiert fest nach dem Feld Sortierreihenfolge und bei gleichen Werten nach dem Namen. Nutze die Sortierreihenfolge im Bearbeiten-Dialog, um die Anordnung zu steuern.

Ändert sich eine schon geschriebene Rechnung, wenn ich den Textbaustein ändere? Nein. Beim Einfügen wird der Inhalt kopiert; danach ist der Text im Beleg eigenständig. Änderungen am Baustein wirken nur auf künftige Einfügungen.

Was passiert mit meinen Texten, wenn ich einen Baustein lösche? Nichts. Bereits eingefügte Textabschnitte bleiben in Belegen, E-Mails und Berichten stehen. Der Baustein verschwindet lediglich aus der Auswahlliste.