Textbausteine

Eine Zahlungserinnerung, ein Versandhinweis, ein AGB-Verweis — solche Standardformulierungen willst du nicht jedes Mal neu tippen. Textbausteine sind wiederverwendbare Textfragmente, die du an vielen Stellen im System per Klick in ein Rich-Text-Feld einfügst. Diese Seite ist das mandantenweite Verwaltungswerk für die geteilten, für alle Benutzer sichtbaren Bausteine — vergleichbar mit den Textvorlagen der Beleg-Einstellungen, nur belegtyp-unabhängig und für beliebige Rich-Text-Felder im System nutzbar. Du findest sie in den Allgemeinen Einstellungen unter System → Textbausteine; wie der gesamte Einstellungsbereich ist sie Administratoren vorbehalten — Lesen dürfen dagegen alle eingeloggten Benutzer, sonst könnte niemand ohne Admin-Rolle einen geteilten Baustein einfügen.

Liste

Geblättert wird nicht: Die Liste zeigt bis zu 900 Bausteine auf einer Seite, die Gesamtzahl steht unten in der Fußzeile.

Geteilte und persönliche Bausteine anzeigen

Jede Zeile zeigt den Namen mit einem Chip Geteilt oder Persönlich darunter sowie eine zweite Spalte Bereiche mit einem Chip je zugewiesenem Bereich. Sichtbar sind hier alle geteilten Bausteine (für jeden Benutzer im Editor-Popover verfügbar) sowie zusätzlich deine eigenen persönlichen Bausteine — persönliche Bausteine anderer Benutzer, auch anderer Administratoren, siehst du auf dieser Seite nicht. So verwaltest du den geteilten Katalog und behältst nebenbei deine eigenen privaten Notizen im Blick, ohne in die privaten Bausteine von Kollegen einsehen zu können.

Sortierung

Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Name sortiert auf- oder absteigend, wirkt aber nur innerhalb gleicher Sortierreihenfolge: Führendes Kriterium ist immer die von dir im Bearbeiten-Dialog gesetzte Sortierreihenfolge, die Namenssortierung entscheidet nur, in welcher Reihenfolge Bausteine mit demselben Wert erscheinen. So bleibt eine bewusst gesetzte Vorzugsreihenfolge (z. B. „wichtigste Bausteine zuerst" im Einfüge-Popover) erhalten, auch wenn jemand nach Name sortiert. Deine eigene Sortierwahl gilt nur für die laufende Sitzung; ohne eigene Sortierung greift die Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog.

Spalten konfigurieren und Liste exportieren

Das Zahnrad öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — zusätzlich zu Name und Bereiche stehen dort ID, Inhalt, Sortierreihenfolge, Erstellt-/Geändert-am/-von zur Auswahl, dazu die mandantenweite Standardsortierung. Das Download-Symbol daneben exportiert den Katalog als Excel, CSV, PDF oder JSON — etwa für eine Freigabe-Prüfung durch die Rechtsabteilung, bevor eine neue Formulierung geteilt wird.

Live-Aktualisierung

Legt jemand anderes im System einen geteilten Baustein an, ändert oder löscht ihn, aktualisiert sich diese Liste von selbst — praktisch, wenn zwei Administratoren gleichzeitig am Katalog arbeiten.

Neuer Textbaustein / Bearbeiten

Neuen Textbaustein anlegen

Neu oben rechts öffnet den Dialog Neuer Textbaustein, vorbefüllt mit Bereich Allgemein und Sortierreihenfolge 0 — die meisten Bausteine sollen schließlich überall einsetzbar sein.

Bestehenden Textbaustein bearbeiten

Bearbeiten im Zeilenmenü oder ein Klick auf den Namen öffnet denselben Dialog mit dem Titel Textbaustein bearbeiten und vorbefüllten Werten. Bearbeitest du hier einen deiner eigenen persönlichen Bausteine, bleibt er nach dem Speichern weiterhin persönlich — dieser Dialog verändert die Eigentümerschaft nicht.

Pflichtfelder und Bereichsauswahl

Pflicht sind Name (höchstens 200 Zeichen) und Inhalt, dazu mindestens ein Bereich — ein Baustein ohne Bereich wäre nirgends einfügbar, einer ohne Inhalt sinnlos. Lässt du eines davon leer, meldet flinkest direkt am Feld z. B. „Name darf nicht leer sein. Inhalt darf nicht leer sein.". Bei Bereiche stehen bewusst nur Allgemein, Arbeitsberichte und E-Mail zur Wahl, denn nur diese drei Bereiche liest aktuell ein Rich-Text-Feld im System aus — ein Baustein mit einem anderen Bereich wäre nirgends erreichbar. Allgemein wird von praktisch jedem Rich-Text-Feld angeboten, auch im Nachrichtenfeld beim E-Mail-Versand und in den Textfeldern der Arbeitsberichte; Arbeitsberichte erscheint nur in den Textfeldern des Arbeitsbericht-Editors — Notiz und Interne Notiz, Details einer Arbeitszeit sowie Beschreibung bei Artikel und Ressource; E-Mail erscheint nur im Nachrichtenfeld beim E-Mail-Versand. Sortierreihenfolge legt fest, an welcher Stelle ein Baustein im Einfüge-Popover und in dieser Liste erscheint (siehe Sortierung oben).

Rich-Text-Inhalt

Der Inhalt ist ein formatierbares Textfeld mit Fett/Kursiv/Unterstrichen, Farben, Listen und Ausrichtung. Anders als andere Rich-Text-Felder im System, die über die KI-Einstellungen Textvorschläge einblenden können, bietet dieses Feld bewusst keine KI-Textvorschläge und kein eigenes Textbaustein-Einfüge-Popover — ein Baustein darf nicht rekursiv einen anderen Baustein enthalten.

Das Mikrofon Diktieren in der Formatierungsleiste gibt es dagegen auch hier: Darfst du KI-Funktionen benutzen und ist die Spracheingabe eingeschaltet, sprichst du den Bausteintext im Fenster Diktat ein, und der aufbereitete Text landet an der Cursorposition.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen über Schließen, fragt flinkest nach: „Zurück zur Bearbeitung" bricht das Schließen ab, „Ja, Änderungen verwerfen" verwirft sie.

Speichern

Speichern bestätigt mit „Textbaustein erfolgreich gespeichert" und schließt den Dialog automatisch.

Duplizieren

Textbaustein duplizieren

Duplizieren im Zeilenmenü öffnet den Anlegen-Dialog, vorbefüllt mit einer 1:1-Kopie von Name, Bereichen, Inhalt und Sortierreihenfolge des Quellbausteins — praktisch für eine zweite Sprachfassung oder Variante, ohne alles neu zu tippen. Das Original bleibt dabei unverändert erhalten.

Aus einem persönlichen Baustein wird beim Duplizieren ein geteilter. Das ist kein Versehen, sondern der vorgesehene Weg, einen privaten Baustein für alle freizugeben: Das Duplikat erscheint danach mit dem Chip Geteilt, während dein ursprünglicher, persönlicher Baustein unverändert Persönlich bleibt.

Löschen

Textbaustein löschen

Löschen im Zeilenmenü fragt zurück: „Möchten Sie diesen Textbaustein wirklich löschen?" — der Dialogtitel nennt zusätzlich den Namen. Gelöscht wird endgültig, es gibt keinen Papierkorb: Ein Textbaustein ist eine reine Vorlage ohne rechtliche Aufbewahrungspflicht, anders als ein Beleg.

Wo Textbausteine eingefügt werden

Im Einfüge-Popover jedes Rich-Text-Feldes

Überall im System, wo ein formatierbares Textfeld einen Textbaustein-Button zeigt — etwa Beleg-Kopf-/Fußtexte, das Nachrichtenfeld beim E-Mail-Versand, Arbeitsberichte, Notizen — öffnet ein Klick ein Popover mit den Gruppen Geteilte Textbausteine und Meine Textbausteine. Ein Klick auf einen Eintrag fügt seinen Inhalt an der Cursorposition ein. Welche Bausteine das Popover anbietet, hängt vom Feld ab: Jedes Feld zeigt die Bausteine mit Bereich Allgemein, das Nachrichtenfeld beim E-Mail-Versand zusätzlich die mit E-Mail, die Textfelder im Arbeitsbericht-Editor zusätzlich die mit Arbeitsberichte. Gibt es weder geteilte noch eigene Bausteine für den jeweiligen Bereich, zeigt das Popover „Keine Textbausteine verfügbar".

Eigene Textbausteine direkt aus dem Popover verwalten

Besitzt du die passende Berechtigung, zeigt das Popover neben jedem deiner eigenen Bausteine ein Stift- und ein Papierkorb-Symbol zum direkten Bearbeiten und Löschen. Beide sind ständig sichtbar, nicht erst beim Darüberfahren mit der Maus — so erreichst du sie auch auf Touch-Geräten. Unten liegt zusätzlich die Schaltfläche Neuer Textbaustein — so legst du dir eine private Signatur oder Standardformulierung an, ohne Zugriff auf diese Einstellungsseite zu benötigen. Als Bereich ist dabei der Bereich des Feldes vorbelegt, aus dem du das Popover geöffnet hast — der neue Baustein erscheint also sofort wieder in diesem Feld. Ein geteilter Baustein lässt sich aus dem Popover heraus nicht bearbeiten oder löschen, dafür ist diese Seite hier zuständig.

Verwandte Seiten

• Beleg-Einstellungen
• E-Mail-Konten
• Rechnungen
• Arbeitsberichte

Häufige Fragen

Warum sehe ich beim Anlegen eines Textbausteins nur „Allgemein", „Arbeitsberichte" und „E-Mail" als Bereich? Weil aktuell nur diese drei Bereiche von einem Rich-Text-Feld im System ausgelesen werden: „Allgemein" praktisch überall, „Arbeitsberichte" in den Textfeldern des Arbeitsbericht-Editors, „E-Mail" im Nachrichtenfeld beim E-Mail-Versand. Ein Baustein mit einem anderen Bereich wäre nirgends einfügbar — das Formular bietet deshalb nur Bereiche an, die auch wirklich irgendwo wirken.

Wieso sehe ich die persönlichen Textbausteine meiner Kollegen nicht? Diese Seite zeigt geteilte Bausteine für alle sowie deine eigenen persönlichen — private Bausteine anderer Benutzer bleiben auch für Administratoren unsichtbar. Das schützt zum Beispiel eine private Signatur oder eine persönliche Notizvorlage.

Wie mache ich einen persönlichen Textbaustein für alle sichtbar? Dupliziere ihn über das Zeilenmenü. Das entstehende Duplikat wird automatisch geteilt, dein ursprünglicher persönlicher Baustein bleibt unverändert erhalten.

Warum wirkt die Sortierung, die ich in den Spaltenüberschriften einstelle, nicht immer? Sie wirkt nur innerhalb gleicher Sortierreihenfolge — führend bleibt immer der im Bearbeiten-Dialog gesetzte Wert Sortierreihenfolge. Willst du eine bestimmte, dauerhafte Reihenfolge im Einfüge-Popover, setze sie dort statt dich auf die Spaltensortierung zu verlassen.

Kann ich mir einen privaten Textbaustein anlegen, ohne Administrator zu sein? Ja, über das Einfüge-Popover eines beliebigen Rich-Text-Feldes: die Schaltfläche Neuer Textbaustein dort legt einen persönlichen Baustein an, ohne dass du Zugriff auf diese Einstellungsseite brauchst.

Kann ich einen gelöschten Textbaustein wiederherstellen? Nein. Löschen ist hier immer endgültig, es gibt keinen Papierkorb.