Wartungsvertrags-Einstellungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-24

Zu jeder Abrechnungsperiode eines Wartungsvertrags kann flinkest einen Leistungsnachweis erzeugen — ein PDF, das dem Kunden Tag für Tag zeigt, was für seine Pauschale geleistet wurde. Auf dieser Seite legst du fest, wie dieser Bericht aussieht: welche Kennzahlen oben stehen, wie Stunden geschrieben werden, ob Mitarbeiter mit Namen erscheinen und welche Details (Material, Anfahrten, Ressourcen, Unterschriftszeile) dazukommen. Rechts siehst du bei jeder Änderung sofort eine Vorschau mit Beispieldaten; wirksam wird die Einstellung erst mit Speichern und gilt dann für alle Wartungsverträge.

Du findest die Seite in den Einstellungen unter Wartungsverträge. Sie steht nur Administratoren offen, und der Menüpunkt erscheint nur, solange der Bereich Wartungsverträge unter Module eingeschaltet ist.

Leistungsnachweis

Der erste Block bestimmt die Texte des Berichts.

Titel — die Überschrift im Kopf des PDFs. Bleibt das Feld leer, steht dort „Leistungsnachweis". Ein eigener Titel lohnt sich, wenn deine Kunden das Dokument anders kennen, etwa als „Tätigkeitsnachweis".
Einleitungstext — erscheint direkt unter dem Kopf, zum Beispiel eine Anrede oder ein Satz, wofür der Bericht gedacht ist.
Schlusstext — steht nach dem letzten Tag, etwa ein Dankeschön oder ein Hinweis, bis wann Einwände gemeldet werden sollen.

Zeilenumbrüche in den beiden Texten bleiben im PDF erhalten.

Format

Stundenformat legt fest, wie jede Dauer im Bericht erscheint — bei den einzelnen Einsätzen, den Ressourcen und in den Kennzahlen. Zur Wahl stehen 3h 42min (Stunden und Minuten) und 3:42 (wie auf einer Uhr). Eine Dezimalschreibweise gibt es bewusst nicht: „3.42h" wird leicht als 3 Stunden 42 Minuten gelesen, gemeint sind aber 3 Stunden 25 Minuten — das führt zu Rückfragen, obwohl die Zahl stimmt.

Reihenfolge der Tage sortiert die Tagesabschnitte mit Älteste zuerst chronologisch oder mit Neueste zuerst so, dass der jüngste Einsatz oben steht.

Kennzahlen

Die Kacheln oben im Bericht geben dem Kunden den Überblick, bevor er die Einzelheiten liest. Jede lässt sich einzeln ein- oder ausschalten:

Gesamtstunden — die Summe aller Zeiteinträge der Periode.
Kontingent — die im Vertrag inkludierten Stunden, darunter die Mehrstunden (wenn mehr gearbeitet wurde) oder die verbleibenden Stunden (wenn das Kontingent nicht ausgeschöpft ist). Ohne inkludierte Stunden zeigt die Kachel „Keine Stunden inkludiert". So sieht der Kunde auf einen Blick, warum eine Rechnung Mehrstunden enthält.
Einsätze — an wie vielen Tagen gearbeitet wurde.
Gesamtkilometer — die Summe der Anfahrten.
Techniker — wie viele verschiedene Mitarbeiter im Einsatz waren. Gezählt werden Personen, auch wenn sie im Bericht nur mit Initialen oder einem generischen Text erscheinen.

Zeiteinträge

Hier steuerst du, was in jeder Zeile eines Einsatzes steht. Die Dauer selbst ist immer zu sehen.

Uhrzeit von – bis — Beginn und Ende des Einsatzes.
Mitarbeiter — wie der Mitarbeiter genannt wird: Vollständiger Name, Initialen, Generischer Text oder Nicht anzeigen. Mit „Nicht anzeigen" entfällt die Spalte ganz.
Tätigkeitsbeschreibung — der Text, den der Mitarbeiter im Arbeitsbericht zum Einsatz geschrieben hat.
Arbeitsbericht-Nummer — die Nummer des Arbeitsberichts, aus dem der Eintrag stammt, so wie sie der Nummernkreis für Arbeitsberichte vergibt. Hilfreich, wenn der Kunde zu einem Einsatz den unterschriebenen Arbeitsbericht sehen will.

Generischer Text statt Namen. Manche Kunden sollen keine Klarnamen sehen, oder ein Vertrag verlangt das. Wählst du Generischer Text, erscheint darunter das Feld Generischer Text — was du dort einträgst (etwa „Servicetechniker"), steht statt des Namens. Bleibt es leer, steht „Techniker". Das funktioniert wie der alternative Anzeigename auf dem Arbeitsbericht in den Arbeitsberichts-Einstellungen: Hat ein Mitarbeiter in seinen Benutzerdetails einen eigenen Name am Arbeitsbericht hinterlegt, wird dieser verwendet statt des generischen Textes.

Material, Anfahrten und Ressourcen

In jedem Tagesabschnitt kann der Bericht zusätzlich zeigen, was sonst angefallen ist:

Verwendete Produkte — das Material aus den Arbeitsberichten, mit Menge. Ist es eingeschaltet, lässt sich darunter die Artikelnummer zu- oder abschalten.
Anfahrt — die gefahrenen Kilometer des Tages. Darunter kann zusätzlich das Fahrzeug genannt werden.
Ressourcen — eingesetzte Geräte oder Räume mit ihrer Dauer.

Was hier ausgeschaltet ist, fehlt nur im Leistungsnachweis. Auf der Rechnung ändert sich dadurch nichts — Material, Anfahrt und Ressourcen werden weiterhin wie bisher verrechnet.

Abschluss

Unterschriftszeile fügt am Ende des Berichts zwei Linien ein: „Ort, Datum" und „Leistungen bestätigt (Unterschrift Kunde)". Damit kann der Kunde den Nachweis ausgedruckt gegenzeichnen — praktisch, wenn Einsätze vor Ort abgenommen werden.

Vorschau mit Beispieldaten

Rechts neben dem Formular zeigt flinkest den Leistungsnachweis so, wie er mit den aktuellen Einstellungen aussehen würde — mit erfundenen Beispieldaten, damit jede Option sichtbar wird: mehrere Tage, zwei Techniker, Material, eine Anfahrt, eine Ressource und ein überschrittenes Kontingent. Kopf- und Fußzeile kommen aus deinem Briefpapier wie bei den echten Berichten. Die Vorschau baut sich kurz nach jeder Änderung neu auf; währenddessen steht dort „Vorschau wird erstellt…". Klappt das einmal nicht, erscheint „Vorschau konnte nicht erstellt werden" — deine Eingaben bleiben erhalten, und die nächste Änderung versucht es erneut.

Die Vorschau speichert nichts und verändert keine echten Berichte.

Aktionen

Speichern

Speichern oben rechts übernimmt die Einstellungen; es erscheint „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Ab jetzt entstehen alle neuen Leistungsnachweise mit diesen Einstellungen — auf der Seite einer Abrechnungsperiode genauso wie in der Sammelabrechnung und beim Mailversand mit Leistungsnachweis im Anhang.

Bereits erstellte Berichte. Ein gespeicherter Leistungsnachweis wird nicht von selbst neu erzeugt. flinkest merkt aber, dass er nicht mehr zu den Einstellungen passt: Auf der Seite der Abrechnungsperiode steht dann über dem PDF der Hinweis, dass der Bericht möglicherweise veraltet ist, und Bericht neu erstellen übernimmt den neuen Stand. In der Vorschau der Sammelabrechnung wird ein solcher Bericht beim Öffnen der Zeile automatisch neu erzeugt.

Auf Standard zurücksetzen

Auf Standard zurücksetzen am Ende des Formulars stellt alle Felder auf die Voreinstellung zurück: Stunden als „3h 42min", älteste Tage zuerst, alle Kennzahlen, Uhrzeit, vollständiger Name, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitsbericht-Nummer, Material mit Artikelnummer, Anfahrten ohne Fahrzeug und Ressourcen sichtbar, keine Unterschriftszeile, leere Texte. Die Vorschau zeigt das sofort — gespeichert ist es aber erst nach Speichern.

Häufige Fragen

Warum steht im Leistungsnachweis „9h 23min" und nicht 9,38 Stunden? Dezimalstunden werden leicht als Stunden und Minuten gelesen — „3.42h" hält man für 3 Stunden 42 Minuten, gemeint sind 3 Stunden 25 Minuten. Der Leistungsnachweis schreibt Dauern deshalb immer als Stunden und Minuten, wahlweise im Format „9:23". Das Format stellst du unter Einstellungen → Wartungsverträge ein.

Kann ich die Namen der Mitarbeiter im Leistungsnachweis ausblenden? Ja. Unter Mitarbeiter wählst du Initialen, einen generischen Text wie „Servicetechniker" oder „Nicht anzeigen". Beim generischen Text gilt ein persönlicher „Name am Arbeitsbericht" des Mitarbeiters vorrangig.

Gelten die Einstellungen auch für bereits erstellte Leistungsnachweise? Nicht automatisch. Neue Berichte entstehen mit den neuen Einstellungen; ein schon gespeicherter Bericht wird auf der Seite der Abrechnungsperiode als möglicherweise veraltet markiert und mit Bericht neu erstellen aktualisiert. Die Sammelabrechnung erzeugt ihn beim Öffnen automatisch neu.

Kann ich die Einstellungen pro Vertrag unterschiedlich setzen? Nein. Die Einstellungen gelten für alle Wartungsverträge gleich.

Ändert das Ausblenden von Material oder Anfahrten die Rechnung? Nein. Die Optionen wirken nur auf den Leistungsnachweis. Was auf der Rechnung steht, bleibt unverändert.