Serienrechnung im Detail

Auf dieser Seite richtest du eine einzelne Serienrechnung vollständig ein: Stammdaten, die Positionen, die pro Periode berechnet werden, fällige Perioden abrechnen und die komplette Abrechnungshistorie einsehen. Du landest hier, sobald du in der Übersicht eine Serie anlegst oder öffnest.

Kopf der Seite

Stammdaten der Serie

Der Reiter Details zeigt Name, Status und Kunde, dazu Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise oder jährlich), Abrechnungszeitpunkt, Start- und optionales Enddatum sowie den Erzeugungsmodus. Der Abrechnungszeitpunkt entscheidet, wann eine Periode überhaupt abrechenbar wird: zu Periodenbeginn (Vorschreibung) macht die laufende Periode sofort fällig, nach Periodenende (nach Leistung) erst, sobald sie vorbei ist — bei Letzterem taucht die aktuell laufende Periode deshalb noch nicht unter „Offene Perioden" auf, das ist kein Fehler.

Erzeugungsmodus. Drei Modi steuern, wie viel Automatisierung eine Serie hat: „Entwurf automatisch erstellen" lässt flinkest täglich fällige Perioden als Rechnungsentwurf anlegen, „manuell abrechnen" überlässt das dir auf dieser Seite, und „automatisch abschließen und per E-Mail versenden" finalisiert und verschickt die Rechnung sogar vollautomatisch. Der tägliche Hintergrundlauf verarbeitet dabei ausschließlich Serien im Modus „automatisch"; wählst du „manuell", rechnest du ausschließlich selbst über „Offene Perioden" ab.

Serie bearbeiten, pausieren oder löschen

Oben rechts auf der Seite bearbeitest oder löschst du die Serie. Der Bearbeiten-Dialog verlangt dieselben Angaben wie beim Anlegen, dazu den Status: Setzt du ihn auf pausiert, stoppt die Abrechnung sofort — die Konfiguration bleibt aber vollständig erhalten, ideal wenn ein Kunde seinen Vertrag vorübergehend aussetzt. Beendet stoppt sie endgültig. Optional überschreibst du hier auch den Einleitungs-/Abschlusstext der erzeugten Rechnungen sowie Betreff und Nachricht einer automatisch versendeten Mail. Bleiben Einleitungs- und Abschlusstext leer, bekommt die Rechnung dieselben Texte wie eine von Hand angelegte Rechnung: die Rechnungstexte, die beim Kunden in seinen Kundendetails hinterlegt sind, und wo er keine hat, die aus den Beleg-Einstellungen. Für leere Mail-Felder gelten die normalen Einstellungen aus den Beleg-Einstellungen.

Löschen fragt ausdrücklich nach: „Serienrechnung entfernen? Bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten." — entfernt werden nur Konfiguration, Positionen und Abrechnungshistorie, nicht die bereits erzeugten Rechnungen selbst. Die bleiben als ganz normale Rechnungen in der Rechnungsliste bestehen.

Berechtigung. Bearbeiten, Löschen und alle Aktionen auf dieser Seite verlangen, dass dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf.

Kennzahlen in der Seitenleiste

Eine Kennzahlen-Box zeigt Status, Kunde (verlinkt zu seinen Kundendetails), den Betrag pro Periode, das Abrechnungsintervall und Rechnungen senden an — die E-Mail-Adresse, an die eine Rechnung dieser Serie ginge. Diese Adresse steht hier unabhängig vom Erzeugungsmodus, auch bei „Entwurf automatisch erstellen" oder „manuell abrechnen" — so siehst du schon vorab, wohin ein späterer automatischer Versand ginge, bevor du überhaupt umstellst. Standardmäßig ist das die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden, außer er hat in seinen Kundendetails eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt.

Positionen der Serie

Im Reiter Positionen legst du fest, was pro Periode in Rechnung gestellt wird — Name, Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz je Zeile, dazu optional Kostenstelle oder Kostenschlüssel für die spätere Buchhaltung. Am Ende der Liste zeigt eine Fußzeile Netto, Umsatzsteuer und Gesamtsumme aller Positionen.

Position manuell hinzufügen

Manuell legt eine leere Position an, die du frei benennst — praktisch für Pauschalen ohne Artikelbezug, etwa „Monatliche Wartung".

Position aus dem Artikelkatalog übernehmen

Katalog öffnet denselben Artikel-Picker wie an anderen Stellen der App: mit Kategorienbaum und Namenssuche. Wählst du einen Artikel, übernimmt flinkest Artikelnummer, Name und Einheit fest in die Position — Preis, Beschreibung und die übrigen Felder bearbeitest du direkt im anschließend geöffneten Formular.

Position bearbeiten

Ein Klick auf das Bearbeiten-Symbol einer Zeile öffnet dasselbe Formular wie beim Anlegen: Beschreibung (mit einem Baustein-Picker für Platzhalter wie den Zeitraum), Menge, Preis, Rabatt, Steuersatz und optional Kostenstelle oder Kostenschlüssel. Kostenstelle und Kostenschlüssel schließen sich gegenseitig aus — wählst du eine Kostenstelle, wird ein zuvor gewählter Kostenschlüssel automatisch wieder entfernt, und umgekehrt.

Position löschen

Das Löschen-Symbol einer Zeile entfernt die Position, nach einer Sicherheitsabfrage.

Reihenfolge per Drag & Drop ändern

Über den Ziehgriff am linken Rand jeder Zeile sortierst du die Positionen per Drag & Drop neu — praktisch, um die Reihenfolge auf der später generierten Rechnung festzulegen.

Offene Perioden abrechnen

Der Reiter Offene Perioden (mit einer Zahl im Reiter-Titel, sobald etwas fällig ist) listet jede Periode, die laut Abrechnungsintervall und -zeitpunkt bereits abrechenbar, aber noch nicht abgerechnet ist.

Fällige Periode als Entwurf abrechnen

Rechnung erstellen wandelt eine offene Periode in einen echten Rechnungsentwurf um — mit dem passenden Leistungszeitraum, aufgelösten Platzhaltern im Kopf- und Fußtext (etwa der Periode oder dem Monat) und den Positionen der Serie. Nur Nummern-Platzhalter wie die Rechnungsnummer bleiben im Text stehen und werden erst beim Drucken oder Versenden eingesetzt — ein Entwurf hat ja noch keine Nummer. Die Periode wandert danach in den Reiter „Verlauf". Denselben Zeitraum ein zweites Mal abzurechnen, weist flinkest zurück — eine Leistungsperiode darf laut § 11 UStG nicht doppelt verrechnet werden.

Rechnung vorab als PDF prüfen

Vorschau neben jeder offenen Periode zeigt, wie die Rechnung dieser konkreten Periode aussehen würde, ohne etwas zu speichern oder eine Nummer zu verbrauchen — praktisch, um vor der echten Abrechnung noch einmal zu kontrollieren, ob Positionen und Beträge stimmen.

Vorschau der aktuellen Periode

Die aktuelle Periode als PDF ansehen

Der Reiter Vorschau dieser Serie — nicht zu verwechseln mit der Umsatzvorschau über alle Serien auf der Übersichtsseite — zeigt die laufende Abrechnungsperiode als PDF mit einem „Entwurf"-Wasserzeichen, unabhängig davon, ob diese Periode gerade unter „Offene Perioden" auftaucht. Auch hier wird nichts gespeichert oder nummeriert; hat die Serie noch nicht begonnen oder ist sie für ein Jahr im Voraus komplett abgerechnet, weist flinkest darauf hin, dass gerade keine Vorschau verfügbar ist. Direkt über der PDF-Ansicht steht dieselbe E-Mail-Adresse wie in der Kennzahlen-Box — so siehst du im selben Moment, wie die Rechnung aussieht und wohin sie ginge.

Abrechnungshistorie

Verlauf der erzeugten Rechnungen

Der Reiter Verlauf (ebenfalls mit einer Zahl im Titel) zeigt jede bereits abgerechnete Periode mit Zeitraum, Status (etwa „Entwurf" oder „Versendet") und einem Link zur erzeugten Rechnung. Bei einem Fehler beim automatischen Versand siehst du den Grund als Hinweis auf dem Status. So bleibt jede Serie lückenlos nachvollziehbar — welche Periode wann wie abgerechnet wurde.

Stornierte Periode erneut abrechnen

War eine Rechnung der Serie falsch und du hast sie in den Rechnungsdetails storniert, steht ihre Periode im Verlauf mit dem Status storniert und daneben der Schaltfläche Erneut abrechnen. Ein Klick erzeugt für diesen Zeitraum einen neuen Rechnungsentwurf — genauso wie „Rechnung erstellen" bei einer offenen Periode —, und der Verlaufseintrag zeigt danach die neue Rechnung. Die stornierte Rechnung bleibt als Beleg erhalten.

Warum der automatische Lauf das nicht selbst übernimmt. Eine stornierte Periode rechnet flinkest nie von sich aus neu ab, auch nicht im Erzeugungsmodus „automatisch". Sonst würde bei „automatisch abschließen und per E-Mail versenden" genau die Rechnung, die du gerade storniert hast, sofort wieder erzeugt und an den Kunden geschickt. Ob und wann die Periode neu abgerechnet wird, entscheidest also immer du. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf, und wie jede Abrechnung nur bei einer aktiven Serie.

Verwandte Seiten

• Serienrechnungen
• Rechnungen
• Kundendetails
• Artikel

Häufige Fragen

Warum sehe ich in „Offene Perioden" die laufende Periode nicht? Das hängt vom Abrechnungszeitpunkt der Serie ab. Bei „nach Periodenende (nach Leistung)" wird eine Periode erst abrechenbar, sobald sie vorbei ist — die noch laufende Periode taucht deshalb bewusst noch nicht auf.

Kann ich dieselbe Periode zweimal abrechnen? Nein. Eine bereits abgerechnete Periode lässt sich nicht ein zweites Mal in Rechnung stellen — flinkest weist den Versuch zurück, damit keine Leistung doppelt verrechnet wird. Die einzige Ausnahme ist eine Periode, deren Rechnung storniert wurde: Sie steht im Verlauf als „storniert" und lässt sich dort über „Erneut abrechnen" neu in Rechnung stellen.

Woher weiß ich, an welche E-Mail-Adresse diese Serie ihre Rechnungen schicken würde? Die Kennzahlen-Box zeigt sie dir unter „Rechnungen senden an", unabhängig vom Erzeugungsmodus. Dieselbe Adresse steht auch noch einmal direkt über der PDF-Vorschau im Reiter „Vorschau".

Was passiert, wenn ich eine Serie pausiere statt sie zu löschen? Die Abrechnung stoppt sofort, egal ob automatisch oder manuell — die komplette Konfiguration inklusive Positionen bleibt aber erhalten. Praktisch, wenn ein Kunde seinen Vertrag nur vorübergehend aussetzt und du die Serie später wieder aktivieren willst.

Wie unterscheiden sich die beiden Vorschauen auf dieser und der Übersichtsseite? Der Reiter „Vorschau" hier zeigt die aktuelle Periode dieser einen Serie als fertiges PDF. Die Umsatzvorschau auf der Übersichtsseite zeigt stattdessen den erwarteten Umsatz über alle deine Serien hinweg als Kennzahlen und Diagramm — beide heißen „Vorschau", meinen aber etwas anderes.