Serienrechnung im Detail

Auf dieser Seite richtest du eine einzelne Serienrechnung vollständig ein: Stammdaten, die Positionen, die pro Periode berechnet werden, fällige Perioden abrechnen und die komplette Abrechnungshistorie einsehen. Du landest hier, sobald du in der Übersicht eine Serie anlegst oder öffnest.

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Die Seite öffnen

Die Detailseite erreichst du aus der Übersicht der Serienrechnungen über den Kunden oder über Öffnen im Zeilenmenü. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Rechnungen zu sehen. Zeigt eine Adresse auf eine Serie, die es nicht (mehr) gibt — etwa ein alter Link auf eine gelöschte Serie —, erscheint statt einer leeren Seite der Hinweis „Serienrechnung nicht gefunden". Jede geöffnete Serie landet außerdem in deiner Liste der zuletzt besuchten Einträge.

Die Reiter dieser Seite merken sich ihre Auswahl in der Adresse: Kopierst du sie, während etwa der Reiter Positionen offen ist, öffnet der Link genau diesen Reiter wieder. Ändert ein Kollege die Serie oder ihre Positionen, aktualisiert sich die Seite von selbst. Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt zusätzlich ein Reiter mit einem Uhr-Symbol, ohne eigene Beschriftung: das Änderungsprotokoll, in dem du siehst, wer die Serie wann angelegt oder geändert hat.

Stammdaten der Serie

Der Reiter Details zeigt Name, Status und Kunde, dazu Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise oder jährlich), Abrechnungszeitpunkt, Start- und optionales Enddatum sowie den Erzeugungsmodus. Der Abrechnungszeitpunkt entscheidet, wann eine Periode überhaupt abrechenbar wird: zu Periodenbeginn (Vorschreibung) macht die laufende Periode sofort fällig, nach Periodenende (nach Leistung) erst, sobald sie vorbei ist — bei Letzterem taucht die aktuell laufende Periode deshalb noch nicht unter „Offene Perioden" auf, das ist kein Fehler.

Erzeugungsmodus. Drei Modi steuern, wie viel Automatisierung eine Serie hat: „Entwurf automatisch erstellen" lässt flinkest täglich fällige Perioden als Rechnungsentwurf anlegen, „manuell über die Serienseite abrechnen" überlässt das dir auf dieser Seite, und „automatisch abschließen und per E-Mail versenden" finalisiert und verschickt die Rechnung sogar vollautomatisch. Der tägliche Hintergrundlauf verarbeitet dabei ausschließlich Serien in einem der beiden automatischen Modi; wählst du „manuell", rechnest du ausschließlich selbst über „Offene Perioden" ab.

E-Rechnung beim automatischen Versand. Hat der Kunde in seinen Kundendetails ein E-Rechnungsformat eingestellt, trägt auch die automatisch versendete Mail die E-Rechnung — genau wie ein Versand von Hand. Fehlt dafür noch eine Angabe, verschickt flinkest nichts: Die Rechnung ist trotzdem finalisiert, und im Reiter „Verlauf" steht am Status der Grund mit der Liste der fehlenden Angaben. Ergänze sie und versende die Rechnung danach aus den Rechnungsdetails.

Serie bearbeiten, pausieren oder löschen

Oben rechts auf der Seite bearbeitest oder löschst du die Serie. Der Bearbeiten-Dialog verlangt dieselben Angaben wie beim Anlegen, dazu den Status: Setzt du ihn auf pausiert, stoppt die Abrechnung sofort — automatisch wie von Hand —, und die Serie verschwindet aus der Umsatzvorschau; die Konfiguration bleibt aber vollständig erhalten, ideal wenn ein Kunde seinen Vertrag vorübergehend aussetzt. Beendet stoppt sie endgültig. Optional überschreibst du hier auch den Einleitungs-/Abschlusstext der erzeugten Rechnungen sowie Betreff und Nachricht einer automatisch versendeten Mail. Bleiben Einleitungs- und Abschlusstext leer, bekommt die Rechnung dieselben Texte wie eine von Hand angelegte Rechnung: die Rechnungstexte, die beim Kunden in seinen Kundendetails hinterlegt sind, und wo er keine hat, die aus den Beleg-Einstellungen. Für leere Mail-Felder gelten die normalen Einstellungen aus den Beleg-Einstellungen.

Speichern übernimmt die Änderungen mit „Erfolgreich gespeichert"; eine fehlende Pflichtangabe zeigt das Formular direkt am Feld. Schließt du den Dialog mit noch nicht gespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach, bevor sie verloren gehen.

Löschen fragt ausdrücklich nach: „Serienrechnung entfernen? Bereits erzeugte Rechnungen bleiben erhalten." — entfernt werden nur Konfiguration, Positionen und Abrechnungshistorie, nicht die bereits erzeugten Rechnungen selbst. Die bleiben als ganz normale Rechnungen in der Rechnungsliste bestehen. Danach bringt dich flinkest zurück zur Übersicht.

Berechtigung. Bearbeiten, Löschen und das Abrechnen auf dieser Seite verlangen, dass dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf.

Kennzahlen in der Seitenleiste

Eine Kennzahlen-Box zeigt Status, Kunde (verlinkt zu seinen Kundendetails), den Betrag pro Periode, das Abrechnungsintervall und Rechnungen senden an — die E-Mail-Adresse, an die eine Rechnung dieser Serie ginge. Diese Adresse steht hier unabhängig vom Erzeugungsmodus, auch bei „Entwurf automatisch erstellen" oder „manuell über die Serienseite abrechnen" — so siehst du schon vorab, wohin ein späterer automatischer Versand ginge, bevor du überhaupt umstellst. Standardmäßig ist das die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden, außer er hat in seinen Kundendetails eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt.

Darunter liegen wie bei anderen Detailseiten zwei Panels: Aktivitäten mit den Aufgaben zu dieser Serie, getrennt nach „Bevorstehend“ und „durchgeführt“ — über das Symbol „Neue Aufgabe“ in der Kopfzeile des Panels legst du eine neue Aufgabe an, etwa eine Erinnerung, die Preise der Serie zum Jahreswechsel zu prüfen —, und Dokumente, in dem du etwa den unterschriebenen Vertrag zur Serie ablegst.

Positionen der Serie

Im Reiter Positionen legst du fest, was pro Periode in Rechnung gestellt wird — Name, Menge, Einheit, Preis, Rabatt und Steuersatz je Zeile, dazu optional Angaben für die spätere Buchhaltung. Jede Zeile zeigt ihre Summe, eine Fußzeile Netto, Umsatzsteuer (je Zeile mit deren eigenem Steuersatz gerechnet) und Gesamtsumme aller Positionen. Hat die Serie noch keine Positionen, steht dort „Noch keine Positionen."; fügst du welche hinzu, aktualisiert sich der Betrag pro Periode in der Kennzahlen-Box gleich mit.

Berechtigung. Positionen anlegen, bearbeiten, löschen und umsortieren kann nur, wer Rechnungen bearbeiten darf. Ohne diese Berechtigung siehst du die Positionen mit ihren Summen nur — Manuell, Katalog, die Symbole zum Bearbeiten und Löschen und der Ziehgriff fehlen dann.

Position manuell hinzufügen

Manuell legt eine leere Position an, die du frei benennst — praktisch für Pauschalen ohne Artikelbezug, etwa „Monatliche Wartung". Vorbelegt sind Menge 1, Preis 0, 20 % Umsatzsteuer und die Standard-Einheit, die du unter Mengeneinheiten festgelegt hast (ohne Vorgabe „Stk"); die Einheit wählst du bei einer manuellen Position frei.

Position aus dem Artikelkatalog übernehmen

Katalog öffnet denselben Artikel-Picker wie an anderen Stellen der Web-Anwendung: mit Kategorienbaum und Namenssuche. Wählst du einen Artikel, übernimmt flinkest Artikelnummer, Name und die Einheit des Artikels fest in die Position — Preis, Beschreibung und die übrigen Felder bearbeitest du direkt im anschließend geöffneten Formular. So bleibt die Position sauber mit dem Artikel verknüpft, ohne Tippfehler bei Nummer oder Einheit.

Position bearbeiten

Ein Klick auf das Bearbeiten-Symbol einer Zeile öffnet dasselbe Formular wie beim Anlegen, in drei Blöcken:

• Artikel: Name und Einheit (nur bei Positionen ohne Artikelbezug änderbar) sowie die Beschreibung. In die Beschreibung — und bei Positionen ohne Artikelbezug auch in den Namen — fügst du über den Baustein-Picker Platzhalter für den Zeitraum ein — Beginn, Ende und Bezeichnung der Periode, Tag, Monat, Quartal und Jahr. Sie werden erst beim Erzeugen der Rechnung durch die Werte der jeweiligen Periode ersetzt, so steht auf jeder Rechnung automatisch der richtige Monat.
• Menge & Preis: Menge, Preis, Rabatt (als Betrag) und Steuersatz; die Summe der Zeile rechnet flinkest beim Tippen mit.
• Buchhaltung: Kostenstelle oder Kostenschlüssel, damit die erzeugten Rechnungen schon richtig vorkontiert in den Buchhaltungsexport gehen. Kostenstelle und Kostenschlüssel schließen sich gegenseitig aus — wählst du eine Kostenstelle, entfernt flinkest einen zuvor gewählten Kostenschlüssel, und umgekehrt; gespeichert wird immer nur eines von beiden. Das Feld Konto erscheint zusätzlich nur, wenn dein Betrieb laut Buchhaltungs-Einstellungen unter „Wer kontiert" selbst kontiert.

Eine bereits gespeicherte Einheit bleibt beim Öffnen erhalten, auch wenn es sie in deiner Einheitenliste nicht gibt; die Standard-Einheit gilt nur für neue Positionen.

Speichern übernimmt die Position mit „Position gespeichert". Ohne Namen weist flinkest das Speichern mit „Name ist erforderlich" zurück. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach.

Position löschen

Das Löschen-Symbol einer Zeile entfernt die Position, nach der Sicherheitsabfrage „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?". Die Änderung wirkt nur auf künftig erzeugte Rechnungen — bereits abgerechnete Perioden bleiben unverändert.

Reihenfolge per Drag & Drop ändern

Über den Ziehgriff am linken Rand jeder Zeile sortierst du die Positionen per Drag & Drop neu — praktisch, um die Reihenfolge auf der später generierten Rechnung festzulegen. flinkest bestätigt den neuen Stand mit „Reihenfolge gespeichert".

Offene Perioden abrechnen

Der Reiter Offene Perioden (mit einer Zahl im Reiter-Titel, sobald etwas fällig ist) listet jede Periode, die laut Abrechnungsintervall und -zeitpunkt bereits abrechenbar, aber noch nicht abgerechnet ist — mit ihrer Bezeichnung und dem Zeitraum. Er ist dein Kontrollpunkt vor der Rechnungsstellung. Ist nichts fällig oder die Serie nicht aktiv, steht dort „Keine offenen Perioden.". Die offenen Perioden und ihre Vorschau siehst du schon mit der Berechtigung, Rechnungen zu sehen; die Schaltfläche Entwurf erstellen erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf.

Fällige Periode als Entwurf abrechnen

Entwurf erstellen wandelt eine offene Periode in einen echten Rechnungsentwurf um — mit dem passenden Leistungszeitraum, aufgelösten Platzhaltern im Kopf- und Fußtext (etwa der Periode oder dem Monat) und den Positionen der Serie. Nur die Platzhalter für Belegnummern (etwa die Rechnungsnummer) und für den Rechnungstitel bleiben im Text stehen und werden erst beim Drucken oder Versenden eingesetzt — ein Entwurf hat ja noch keine Nummer, und der Titel richtet sich nach dem Beleg, auf dem der Text gedruckt wird. flinkest bestätigt mit „Rechnungs-Entwurf erstellt", die Periode wandert in den Reiter „Verlauf". Den Entwurf prüfst und finalisierst du anschließend wie jede andere Rechnung.

Doppelte Abrechnung ausgeschlossen. Denselben Zeitraum ein zweites Mal abzurechnen, weist flinkest mit „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" zurück — eine Leistungsperiode darf laut § 11 UStG nicht doppelt verrechnet werden. Das gilt auch, wenn der Hintergrundlauf und ein Klick praktisch gleichzeitig dieselbe Periode abrechnen wollen. Während eine Abrechnung oder Vorschau läuft, sind die Schaltflächen aller Perioden kurz gesperrt.

Rechnung vorab als PDF prüfen

Vorschau neben jeder offenen Periode öffnet in einem neuen Fenster, wie die Rechnung dieser konkreten Periode aussehen würde, ohne etwas zu speichern oder eine Nummer zu verbrauchen — die Periode bleibt offen. Praktisch, um vor der echten Abrechnung noch einmal zu kontrollieren, ob Positionen und Beträge stimmen.

Vorschau der aktuellen Periode

Die aktuelle Periode als PDF ansehen

Der Reiter Vorschau dieser Serie — nicht zu verwechseln mit der Umsatzvorschau über alle Serien auf der Übersichtsseite — zeigt die früheste noch nicht abgerechnete Periode, die noch nicht vorbei ist, als PDF mit einem „Entwurf"-Wasserzeichen, unabhängig davon, ob diese Periode gerade unter „Offene Perioden" auftaucht. Auch hier wird nichts gespeichert oder nummeriert. Bei jedem Öffnen des Reiters lädt flinkest die Vorschau neu, sie zeigt also immer den aktuellen Stand deiner Positionen; ist der Reiter offen, erneuert sie sich nur, wenn sich genau diese Serie ändert. Ist die Serie pausiert oder beendet, hat sie noch nicht begonnen oder ist sie für ein Jahr im Voraus komplett abgerechnet, erscheint „Für diese Serie ist aktuell keine Vorschau verfügbar.".

Direkt über der PDF-Ansicht steht dieselbe E-Mail-Adresse wie in der Kennzahlen-Box — so siehst du im selben Moment, wie die Rechnung aussieht und wohin sie ginge.

Abrechnungshistorie

Verlauf der erzeugten Rechnungen

Der Reiter Verlauf (ebenfalls mit einer Zahl im Titel) zeigt jede bereits abgerechnete Periode, die neueste zuerst, mit Zeitraum, Status (etwa „Entwurf", „finalisiert" oder „versendet") und einem Link zur erzeugten Rechnung — mit ihrer Nummer oder, solange sie noch nicht finalisiert ist, als Entwurf. Schlägt das automatische Abschließen fehl, steht der Status rot auf „Fehler“; klappt nur der Versand nicht, bleibt er auf „finalisiert“ — in beiden Fällen steht der Grund als Hinweis daran. So bleibt jede Serie lückenlos nachvollziehbar — welche Periode wann wie abgerechnet wurde. Ohne bisherige Abrechnung steht dort „Noch keine Rechnungen erstellt.".

Stornierte Periode erneut abrechnen

War eine Rechnung der Serie falsch und du hast sie in den Rechnungsdetails storniert, steht ihre Periode im Verlauf mit dem Status storniert und daneben der Schaltfläche Erneut abrechnen. Ein Klick erzeugt für diesen Zeitraum einen neuen Rechnungsentwurf — genauso wie „Entwurf erstellen" bei einer offenen Periode —, und der Verlaufseintrag zeigt danach die neue Rechnung. Die stornierte Rechnung bleibt als Beleg erhalten.

Warum der automatische Lauf das nicht selbst übernimmt. Eine stornierte Periode rechnet flinkest nie von sich aus neu ab, auch nicht in einem der automatischen Erzeugungsmodi. Sonst würde bei „automatisch abschließen und per E-Mail versenden" genau die Rechnung, die du gerade storniert hast, sofort wieder erzeugt und an den Kunden geschickt. Ob und wann die Periode neu abgerechnet wird, entscheidest also immer du. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf, und wie jede Abrechnung klappt sie nur bei einer aktiven Serie.

Verwandte Seiten

• Serienrechnungen
• Rechnungen
• Kundendetails
• E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface)
• Artikel

Häufige Fragen

Warum sehe ich in „Offene Perioden" die laufende Periode nicht? Das hängt vom Abrechnungszeitpunkt der Serie ab. Bei „nach Periodenende (nach Leistung)" wird eine Periode erst abrechenbar, sobald sie vorbei ist — die noch laufende Periode taucht deshalb bewusst noch nicht auf. Auch eine pausierte oder beendete Serie hat keine offenen Perioden.

Kann ich dieselbe Periode zweimal abrechnen? Nein. Eine bereits abgerechnete Periode lässt sich nicht ein zweites Mal in Rechnung stellen — flinkest weist den Versuch mit „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" zurück, damit keine Leistung doppelt verrechnet wird. Die einzige Ausnahme ist eine Periode, deren Rechnung storniert wurde: Sie steht im Verlauf als „storniert" und lässt sich dort über „Erneut abrechnen" neu in Rechnung stellen.

Woher weiß ich, an welche E-Mail-Adresse diese Serie ihre Rechnungen schicken würde? Die Kennzahlen-Box zeigt sie dir unter „Rechnungen senden an", unabhängig vom Erzeugungsmodus. Dieselbe Adresse steht auch noch einmal direkt über der PDF-Vorschau im Reiter „Vorschau".

Was passiert, wenn ich eine Serie pausiere statt sie zu löschen? Die Abrechnung stoppt sofort, egal ob automatisch oder manuell, und die Serie fällt aus der Umsatzvorschau — die komplette Konfiguration inklusive Positionen bleibt aber erhalten. Praktisch, wenn ein Kunde seinen Vertrag nur vorübergehend aussetzt und du die Serie später wieder aktivieren willst.

Wie bekommt jede Rechnung automatisch den richtigen Monat in den Text? Über die Platzhalter für den Zeitraum. Im Positionsdialog fügst du sie über den Baustein-Picker in die Beschreibung ein, bei Positionen ohne Artikelbezug auch in den Namen; beim Erzeugen jeder Rechnung ersetzt flinkest sie durch die Werte der abgerechneten Periode.

Wie unterscheiden sich die beiden Vorschauen auf dieser und der Übersichtsseite? Der Reiter „Vorschau" hier zeigt die aktuelle Periode dieser einen Serie als fertiges PDF. Die Umsatzvorschau auf der Übersichtsseite zeigt stattdessen den erwarteten Umsatz über alle deine Serien hinweg als Kennzahlen und Diagramm — beide heißen „Vorschau", meinen aber etwas anderes.