E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface)

Immer mehr Auftraggeber wollen Rechnungen nicht mehr nur als PDF, sondern als E-Rechnung: eine Datei mit strukturierten Daten, die ihre Buchhaltung ohne Abtippen einliest — Behörden verlangen sie sogar. flinkest erzeugt aus jeder ausgestellten Rechnung und Gutschrift eine E-Rechnung in drei Formaten: ZUGFeRD, XRechnung und ebInterface. Du stellst beim Kunden einmal ein, welches Format er bekommt; danach geht die E-Rechnung beim Mailversand automatisch mit, und auf der Rechnung kannst du sie jederzeit selbst herunterladen.

Welches Format für wen

Welches Format richtig ist, entscheidet der Empfänger, nicht du. Frag im Zweifel nach — öffentliche Auftraggeber nennen das Format meist schon in der Bestellung.

ZUGFeRD für Geschäftskunden

ZUGFeRD ist dein gewohntes Rechnungs-PDF mit den Rechnungsdaten als eingebetteter Datei. Wer kein Buchhaltungsprogramm dafür hat, liest einfach das PDF; wer eines hat, übernimmt die Daten automatisch. Damit ist ZUGFeRD das Format für Geschäftskunden, vor allem in Deutschland, wo Unternehmen untereinander E-Rechnungen austauschen müssen. Weil jeder Empfänger es lesen kann, schlägt flinkest beim Herunterladen ZUGFeRD vor, wenn beim Kunden kein Format eingestellt ist.

XRechnung für deutsche Behörden

XRechnung ist eine reine Datendatei (XML) für deutsche Behörden und öffentliche Auftraggeber. Sie braucht die Leitweg-ID — eine Kennung, die dir die Behörde mitteilt und über die sie die Rechnung intern zur richtigen Stelle leitet. Beim Mailversand kommt die XRechnung zusätzlich zum PDF in den Anhang.

ebInterface für die österreichische öffentliche Hand

ebInterface ist das österreichische Format für Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden, die über e-rechnung.gv.at eingereicht werden. Für Rechnungen an den Bund brauchst du die Auftragsreferenz aus der Bestellung — eine Einkäufergruppe wie „Z01" oder eine 10-stellige Bestellnummer — und meist deine Lieferantennummer beim Bund. Beim Mailversand kommt die ebInterface-Datei zusätzlich zum PDF in den Anhang.

Einrichten in fünf Schritten

Die Angaben für die E-Rechnung liegen dort, wo sie hingehören: beim Unternehmen, bei den Einheiten, beim Kunden, am Beleg und an der Position. Gehst du sie einmal in dieser Reihenfolge durch, sind die meisten Angaben für alle E-Rechnungen erledigt.

Firmendaten und E-Rechnungs-Kontakt pflegen

Eine E-Rechnung nennt dich als Verkäufer mit Name, Adresse, UID-Nummer und — bei XRechnung — mit IBAN und einem Ansprechpartner. All das kommt aus den Allgemeinen Einstellungen, Reiter „Unternehmen". Im Block E-Rechnung trägst du Ansprechpartner, Telefon und Email-Adresse der Person ein, die Rückfragen zu Rechnungen beantwortet. Lässt du die Felder leer, nimmt flinkest den CEO-Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Unternehmens von weiter oben.

Einheiten mit E-Rechnungs-Code versehen

Eine E-Rechnung schreibt Einheiten nicht als Text („Std", „lfm"), sondern als international genormten Code (z. B. HUR für Stunde, MTR für Meter). Für gängige Namen wie Stk, Std, lfm, kg, m² oder pauschal kennt flinkest den Code selbst. Für alle anderen hinterlegst du ihn bei der Einheit unter Mengeneinheiten im Feld E-Rechnungs-Einheitencode — zwei bis drei Buchstaben oder Ziffern, etwa H87 für Stück oder LS für Pauschale. Einen Code, der nicht so aussieht, lehnt flinkest beim Speichern mit „Der Einheitencode muss ein UN/ECE-Code aus 2 bis 3 Buchstaben oder Ziffern sein, z. B. H87" ab.

Format und Referenzen beim Kunden einstellen

Welche E-Rechnung ein Kunde bekommt, legst du in den Kundendetails fest: Bearbeiten öffnet den Dialog Kunde bearbeiten, im Reiter Kommunikation stehen im Block Belegversand drei Felder:

• E-Rechnungsformat — ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface. Leer („Nur PDF") heißt: der Kunde bekommt wie bisher nur das PDF.
• Leitweg-ID / Auftragsreferenz — die Leitweg-ID der deutschen Behörde bzw. die Auftragsreferenz des österreichischen Bundes. Sie gilt als Vorgabe für alle Rechnungen und Gutschriften an diesen Kunden.
• Unsere Lieferantennummer beim Kunden — die Nummer, unter der dich der Kunde als Lieferanten führt, etwa die Lieferantennummer beim Bund.

flinkest liest diese Angaben erst, wenn die E-Rechnung entsteht. Trägst du eine fehlende Leitweg-ID also nachträglich beim Kunden ein, gilt sie auch für bereits ausgestellte Rechnungen.

Leitweg-ID oder Auftragsreferenz am Beleg überschreiben

Vergibt der Auftraggeber je Bestellung eine eigene Referenz, trägst du sie direkt an der Rechnung oder Gutschrift ein: Im Editor (Rechnung bearbeiten, Gutschrift bearbeiten) gibt es im Kopf das Feld Leitweg-ID / Auftragsreferenz. Ist es leer, gilt die Vorgabe des Kunden. Das Feld gibt es nur bei Rechnungen und Gutschriften und — wie alles im Editor — nur, solange der Beleg ein Entwurf ist.

Bestellposition bei einer 10-stelligen Bestellnummer des Bundes

Ist die Auftragsreferenz eine 10-stellige Bestellnummer, will der Bund zu jeder Rechnungsposition wissen, zu welcher Zeile seiner Bestellung sie gehört. Dafür hat jede Position einer Rechnung oder Gutschrift das Feld Bestellposition — bei Artikeln aus dem Katalog in der Gruppe E-Rechnung des Positionsdialogs, bei frei erfassten Positionen direkt im Formular. Bei einer Einkäufergruppe wie „Z01" brauchst du keine Bestellpositionen.

Vorab-Prüfung: flinkest sagt, was fehlt

Eine ungültige E-Rechnung lehnt der Empfänger ab — oft Tage später und mit einer Fehlermeldung voller Regelnummern. Deshalb prüft flinkest jede E-Rechnung, bevor sie entsteht, gegen die Regeln des gewählten Formats. Fehlt etwas, bekommst du statt einer fehlerhaften Datei eine Liste mit dem, was zu ergänzen ist; die meisten Einträge nennen auch, wo du es einträgst.

Was die Prüfung meldet

Die häufigsten Meldungen und was sie bedeuten:

• „Die Einheit „…" hat keinen E-Rechnungs-Einheitencode – bitte unter Einstellungen → Einheiten hinterlegen" — eine Position hat eine Einheit, deren Code flinkest nicht kennt. Hinterlege ihn unter Mengeneinheiten bei der Einheit mit genau diesem Namen.
• „UID-Nummer der Firma fehlt (Einstellungen → Firma)", „IBAN der Firma fehlt (Einstellungen → Firma)", „Postleitzahl der Firma fehlt (Einstellungen → Firma)", „E-Rechnungs-Kontakt (Name, Telefon, E-Mail) ist unvollständig (Einstellungen → Firma)" — die Angabe fehlt in den Allgemeinen Einstellungen, Reiter „Unternehmen".
• „UID-Nummer oder Steuernummer der Firma fehlt (Einstellungen → Firma)" — als Kleinunternehmer genügt eine der beiden Angaben; trag sie in den Allgemeinen Einstellungen, Reiter „Unternehmen", ein.
• „Die Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt – bitte am Beleg oder beim Kunden eintragen" (XRechnung) bzw. „Die Auftragsreferenz fehlt – bitte am Beleg oder beim Kunden eintragen" (ebInterface).
• „Jede Position braucht die Bestellposition aus der Bestellung … des Kunden" — die Auftragsreferenz ist eine 10-stellige Bestellnummer, mindestens einer Position fehlt die Bestellposition.
• „Der Kunde hat keine UID-Nummer – die ist bei Reverse Charge und innergemeinschaftlicher Lieferung Pflicht" — bei steuerfreien EU-Lieferungen und -Leistungen sowie bei Bauleistungen muss die UID-Nummer des Kunden in der E-Rechnung stehen.
• „Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse für E-Rechnungen" (XRechnung) — beim Kunden fehlt sowohl „Rechnungen senden an" als auch die allgemeine E-Mail-Adresse.
• „Die Postleitzahl des Empfängers am Beleg fehlt", „Die Empfängeradresse (Ort, Land) am Beleg ist unvollständig" — die Anschrift kommt aus dem Beleg selbst, nicht aus den aktuellen Kundendaten.

E-Rechnung herunterladen

Brauchst du die Datei selbst — zum Hochladen in ein Behördenportal wie e-rechnung.gv.at oder weil der Kunde sie noch einmal anfordert —, holst du sie auf der Rechnung oder Gutschrift.

Der Dialog „E-Rechnung herunterladen"

In den Rechnungsdetails bzw. Gutschriftdetails öffnest du in der Kopfzeile das Menü mit den drei Punkten und wählst E-Rechnung herunterladen. Der Dialog E-Rechnung herunterladen zeigt das Format — vorbelegt mit dem Format des Kunden, ohne eingestelltes Format mit ZUGFeRD — und prüft sofort, ob alle Angaben da sind:

• „Alle Angaben für diese E-Rechnung sind vollständig." — Download lädt die Datei herunter. Eine ZUGFeRD-Datei heißt wie das Rechnungs-PDF, XRechnung und ebInterface sind XML-Dateien.
• „Bitte zuerst Folgendes ergänzen:" mit einer Liste — Download bleibt gesperrt, bis du die Punkte erledigt hast (siehe Was die Prüfung meldet).

Wählst du ein anderes Format, prüft flinkest neu. So kannst du einem Kunden auch einmalig ein anderes Format geben, ohne seine Einstellung zu ändern. Den Menüeintrag und den Dialog nutzt jeder, der die Rechnung bzw. Gutschrift sehen darf.

Download zählt wie der PDF-Download

Mit dem Download kann die Datei beim Kunden sein. flinkest behandelt ihn deshalb wie das Herunterladen des PDFs: Die Rechnung lässt sich danach nicht mehr per Sofortstorno zurück in den Entwurf setzen, sondern nur noch regulär stornieren. Scheitert der Download an der Vorab-Prüfung, bleibt Sofortstorno möglich.

E-Rechnung per E-Mail versenden

Automatisch im Format des Kunden

Hat der Kunde ein E-Rechnungsformat, musst du beim Versand nichts weiter tun: Jede Rechnung und Gutschrift, die flinkest an ihn mailt — von Hand aus dem Beleg oder automatisch, etwa im Rechnungslauf oder bei Serienrechnungen mit automatischem Versand —, trägt die E-Rechnung. Bei ZUGFeRD ersetzt das ZUGFeRD-PDF das normale PDF im Anhang; bei XRechnung und ebInterface hängt flinkest die XML-Datei zusätzlich an das PDF.

Fehlt etwas, wird nicht gesendet

Wer eine E-Rechnung verlangt, soll keine PDF-Rechnung bekommen, die er nicht verarbeiten kann. Scheitert die Vorab-Prüfung, versendet flinkest deshalb gar nichts und meldet „Die E-Rechnung kann nicht erstellt werden: …" mit der Liste der fehlenden Angaben. Im Rechnungslauf bleibt die Rechnung ausgestellt, ihre Zeile im Protokoll zeigt Versand fehlgeschlagen mit genau dieser Meldung. Ergänze die Angaben und versende die Rechnung danach aus den Rechnungsdetails erneut.

Welche Belege eine E-Rechnung werden

Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften

E-Rechnungen gibt es für ausgestellte Rechnungen und Gutschriften — also mit Belegnummer, nicht storniert und keine Proforma-Rechnung. Bei Entwürfen, stornierten Belegen und Proforma-Rechnungen fehlt der Menüeintrag, und der Mailversand hängt nur das PDF an. Auch Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen gehen als E-Rechnung; die Art der Rechnung steht in der Datei. Ist eine Gutschrift aus einer Rechnung entstanden, verweist ihre E-Rechnung auf diese Rechnung.

Verwandte Seiten

• Rechnungsdetails — E-Rechnung herunterladen und versenden
• Gutschriftdetails — dasselbe für Gutschriften
• Rechnung bearbeiten — Leitweg-ID / Auftragsreferenz und Bestellposition am Beleg
• Gutschrift bearbeiten
• Kundendetails — E-Rechnungsformat, Referenz und Lieferantennummer des Kunden
• Allgemeine Einstellungen — Firmendaten und E-Rechnungs-Kontakt
• Mengeneinheiten — E-Rechnungs-Einheitencodes
• Rechnungsläufe — Versand im Rechnungslauf
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung

Häufige Fragen

Welches E-Rechnungsformat brauche ich für eine Rechnung an den österreichischen Bund?

ebInterface. Stell beim Kunden unter Bearbeiten → Kommunikation das E-Rechnungsformat auf ebInterface und trag die Auftragsreferenz aus der Bestellung (z. B. „Z01" oder die 10-stellige Bestellnummer) sowie deine Lieferantennummer ein. Die Datei lädst du dann auf der Rechnung über „E-Rechnung herunterladen" herunter und reichst sie über e-rechnung.gv.at ein.

Warum ist der Download im Dialog „E-Rechnung herunterladen" gesperrt?

Die Vorab-Prüfung hat etwas gefunden, das in der E-Rechnung fehlt — etwa die Leitweg-ID, einen Einheitencode oder die UID-Nummer. Der Dialog listet unter „Bitte zuerst Folgendes ergänzen:" jeden fehlenden Punkt auf. Sind alle Punkte erledigt, öffne den Dialog erneut.

Bekommt mein Kunde beim Mailversand automatisch die E-Rechnung?

Ja, sobald beim Kunden ein E-Rechnungsformat eingestellt ist — bei jedem Versand einer ausgestellten Rechnung oder Gutschrift, auch im Rechnungslauf. ZUGFeRD ersetzt das PDF, XRechnung und ebInterface kommen als XML-Datei zusätzlich zum PDF.

Warum wurde eine Rechnung im Rechnungslauf nicht versendet?

Steht in der Zeile „Versand fehlgeschlagen" mit „Die E-Rechnung kann nicht erstellt werden: …", verlangt der Kunde eine E-Rechnung, und dafür fehlte noch eine Angabe. flinkest schickt in diesem Fall bewusst kein reines PDF. Die Rechnung ist trotzdem ausgestellt; ergänze die genannten Angaben und versende sie aus den Rechnungsdetails erneut.

Kann ich eine Rechnung nach dem Download der E-Rechnung noch per Sofortstorno zurücksetzen?

Nein. Der Download der E-Rechnung zählt wie der PDF-Download: Die Datei kann beim Kunden sein, deshalb bleibt nur noch das reguläre Storno.