Rechnung anlegen

Eine neue Rechnung beginnt immer beim Kunden: Erst wenn ein Empfänger gewählt und gespeichert ist, entsteht der Rechnungsentwurf — vorher gibt es nichts, woran Kopfdaten, Positionen oder Texte hängen könnten. Diese Seite beschreibt den Weg von der Schaltfläche Neu bis zum ersten gespeicherten Entwurf und zeigt, was flinkest dabei von selbst ausfüllt. Wie es danach weitergeht — Positionen ausbauen, Texte anpassen, abschließen —, steht unter Rechnung bearbeiten.

Hierher kommst du so

Der übliche Weg führt über die Rechnungsliste: oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf — ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Daneben liegt Proforma Rechnung; sie führt auf denselben Bildschirm, nur entsteht daraus eine Proforma-Rechnung. Und aus den Serienrechnungen heraus kommst du hierher, wenn du für eine neue Serie erst die Vorlage bauen willst.

Welche Art gerade entsteht, steht in der Überschrift: Neue Rechnung oder Neue Proforma-Rechnung.

Proforma zählt nicht mit. Eine Proforma-Rechnung ist eine unverbindliche Vorab-Aufstellung. Sie bekommt auch beim Abschließen keine Belegnummer und taucht im Nummernkreis nicht auf — sie ist damit kein Beleg im steuerlichen Sinn. Ob eine Rechnung Proforma ist, entscheidet sich hier beim Anlegen und lässt sich später nicht mehr umstellen.

Der noch leere Beleg

Solange kein Kunde gewählt ist, zeigt der Bildschirm bewusst wenig: links den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse und einer Schaltfläche auswählen, rechts unter Vorschau ein leeres PDF-Fenster. Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext fehlen noch — sie brauchen eine gespeicherte Rechnung, an der sie hängen können, und erscheinen erst nach dem ersten Speichern.

Über dem geteilten Bereich liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Schaltest du ihn aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Empfänger definieren

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular, das du auf diesem Bildschirm ausfüllst.

Bestehender Kunde ist das Pflichtfeld. Die Auswahlliste zeigt zunächst die ersten 100 Kunden, jeweils mit Kundennummer und Anschrift; tippst du in das Suchfeld Suchen..., sucht flinkest kurz nach der letzten Eingabe in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Ort — auch mit Tippfehlern im Namen. Sind es mehr Treffer als geladen, weist die Liste unten auf die übrigen hin und bittet, den Filter zu benutzen; durch Scrollen kommst du an sie nicht heran. Über das Symbol rechts neben der Liste legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt: Der Dialog Neuen Kunden anlegen speichert ihn und setzt ihn sofort in die Rechnung ein. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht. Rechnungen bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides in der Benutzerverwaltung.

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift als Rechnungs- und als Lieferadresse und zeigt sie im Dialog an. Darunter stehen die Möglichkeiten, davon abzuweichen:

• Rechnungsadresse ändern — blendet Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Ort und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu lautet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz."
• Kundenstammsatz aktualisieren — schreibt die geänderte Anschrift zusätzlich in die Kundendetails zurück. Übernommen werden dabei nur Straße, Postleitzahl, Ort und Land, nicht der Name. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.
• Abweichende Lieferadresse — öffnet eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt zu tippen; gibt es keinen, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden".

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — ohne Empfänger gibt es keine Rechnung. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest vorher nach. Lässt du die Lieferadresse ganz leer, füllt flinkest sie beim Speichern mit der Rechnungsadresse.

Was beim ersten Speichern passiert

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem die Rechnung entsteht. flinkest legt einen Entwurf an und belegt ihn in einem Zug vor:

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegdatum	der heutige Tag — außer es gibt bereits eine ausgestellte Rechnung mit einem späteren Belegdatum, dann übernimmt flinkest deren Datum
Zahlungsfrist	heutiger Tag plus die Tage netto der Zahlungsbedingung
Zahlungsbedingung	die beim Kunden hinterlegte; sonst die als Standard markierte aus den Zahlungsbedingungen; sonst 30 Tage netto
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern es eine steuerfreie ist (EU, Ausland, Bauleistung)
Einleitungs- und Abschlusstext	die Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Text hinterlegt, gewinnt dieser
Summen	null — Positionen kommen erst danach
Zahlungsstatus	offen

Danach wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs. Der Bildschirm zeigt jetzt zusätzlich die Blöcke Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text, oben rechts kommen die Schaltflächen Entwurf löschen und Rechnung abschließen dazu. Gleichzeitig erzeugt flinkest das Beleg-PDF und zeigt es rechts in der Vorschau — mit dem Wasserzeichen „Entwurf", solange die Rechnung nicht abgeschlossen ist.

Der Zurück-Pfeil des Browsers führt von hier auf den leeren Anlegen-Bildschirm zurück, nicht auf den eben angelegten Entwurf. Der steht ab sofort in der Rechnungsliste unter dem Schnellfilter Entwurf.

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Ändert sich der Kunde später, wird diese Rechnung dadurch nicht nachträglich anders besteuert; maßgeblich ist von hier an die Angabe im Dialog Beleg Details.

Platzhalter in den Texten. Enthalten Einleitungs- oder Abschlusstext Platzhalter wie {contact_name} oder {due_date}, setzt flinkest beim Anlegen die passenden Werte ein. Ein Platzhalter ohne Wert — etwa die Belegnummer, die es beim Entwurf noch nicht gibt — bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst.

Wenn das Belegdatum abgelehnt wird. Eine Rechnung darf kein Belegdatum vor der jüngsten bereits ausgestellten Rechnung tragen, sonst wäre die Nummernfolge nicht mehr chronologisch. Diese Prüfung greift schon beim Anlegen. Sie meldet sich mit dem englischen Text „Receipt Date must be equal or greater than" und dem frühesten zulässigen Datum dahinter — trage dieses oder ein späteres Datum ein. Beim regulären Weg über Neu kann das kaum passieren, weil flinkest das Datum selbst passend setzt. Legst du eine Rechnung kurz nach Mitternacht an, kann als Belegdatum noch der Vortag vorbelegt sein; prüfe es in dem Fall im Dialog Beleg Details nach.

Kopfdaten prüfen

Nach dem Speichern erscheint der Block Details mit Belegdatum, Zahlungsfrist und Leistungszeitraum — Letzterer zunächst ohne Wert. Projekt, Referenz und Umsatzart stehen dort, sobald sie gesetzt sind; die Umsatzart also gleich, wenn der Kunde eine steuerfreie Erlösart mitgebracht hat. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details. Hier korrigierst du das vorbelegte Belegdatum, trägst den Leistungszeitraum ein, wählst eine andere Zahlungsbedingung, ordnest die Rechnung einem Projekt zu oder stellst die Umsatzart um. Der Kalender lässt kein Datum vor der jüngsten ausgestellten Rechnung zu; gibt es noch gar keine, reicht er drei Monate zurück. Alle Felder dieses Dialogs sind ausführlich unter Rechnung bearbeiten beschrieben.

Der Leistungszeitraum ist zu Beginn leer. flinkest belegt ihn nicht vor. Willst du ihn auf der Rechnung sehen, trägst du ihn hier ein — die Schnellwahl bietet heute, gestern, diesen und letzten Monat.

Die ersten Positionen

Unter Positionen steht zunächst der Hinweis, eine der Schaltflächen darunter anzuklicken. Es gibt drei Wege hinein:

• Katalog — öffnet die Artikelauswahl mit Kategorien und Suchfeld. Ein Klick auf einen Artikel legt die Position an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten.
• Manuell — legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht. Der Steuersatz ist mit dem Standardsatz aus den Einstellungen vorbelegt.
• Weitere Optionen (Symbol mit drei Punkten) — Gruppe, Überschrift, Textposition und Von anderem Beleg importieren.

Was eine Katalogposition mitbringt. Verkaufspreis, Steuersatz, Einheit, Beschreibung und Standardlager kommen vom Artikel, Menge ist 1. Den Rabatt zieht flinkest aus den Kundenpreisen und prüft dabei in dieser Reihenfolge, wobei der erste Treffer gewinnt: Sonderpreis für genau diesen Artikel, dann Rabatt auf die Artikelkategorie, dann der generelle Kundenrabatt. Sind beim Kunden Kostenstelle oder Kostenschlüssel hinterlegt, werden sie ebenfalls vorbelegt. Alle Werte werden einmalig übernommen — ändert sich später etwas am Artikel oder an den Kundenkonditionen, wirkt das nicht rückwirkend auf bestehende Positionen.

Jede Position wird sofort gespeichert. Es gibt kein globales „Speichern": Der Dialog schreibt die Position direkt in die Rechnung, danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch. Deshalb aktualisiert sich die Vorschau nach jeder Änderung.

Aus dem Entwurf wird eine Rechnung

Solange die Rechnung Entwurf ist, hat sie keine Belegnummer — in der Rechnungsliste steht bei ihr „Entwurf". Die Nummer entsteht genau einmal, beim Klick auf Rechnung abschließen oben rechts. flinkest fragt vorher nach, vergibt dann die Nummer, setzt den Status auf „Beleg" und führt dich in die Rechnungsdetails. Ab da ist der Beleg inhaltlich gesperrt.

Aufbau der Nummer, Startnummer und ein eventueller monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt ausgestellte und stornierte Rechnungen, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt; für den Moment der Vergabe sperrt flinkest sie gegen gleichzeitige Zugriffe.

Der Entwurf kostet nichts. Ein Entwurf, den du wieder verwirfst, hinterlässt keine Lücke im Nummernkreis — genau deshalb wird die Nummer erst am Ende vergeben. Über Entwurf löschen oben rechts verschwindet er samt seinen Positionen.

Aktionen

Rechnung anlegen. Kunde im Dialog Empfänger definieren wählen, Speichern — fertig ist der Entwurf.

Proforma-Rechnung anlegen. In der Rechnungsliste auf Proforma Rechnung statt auf Neu. Der weitere Weg ist identisch.

Abbrechen. Solange kein Kunde gespeichert ist, ist noch nichts entstanden: Der Bildschirm lässt sich einfach verlassen, es bleibt kein Entwurf zurück.

Kunde anlegen, der noch fehlt. Im Dialog Empfänger definieren über das Symbol neben der Kundenauswahl. Der neue Kunde wird gespeichert und gleich in die Rechnung übernommen.

Weiterarbeiten. Nach dem Speichern bist du im Beleg-Editor. Alles Weitere — Positionen, Texte, Summen, Abschließen — steht unter Rechnung bearbeiten.

Verwandte Seiten

• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungsdetails
• Serienrechnungen
• Kunden
• Kundendetails
• Kundenpreise
• Artikel
• Beleg-Einstellungen
• Zahlungsbedingungen
• Benutzerverwaltung

Häufige Fragen

Warum kann ich beim Anlegen einer Rechnung nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil die Rechnung noch nicht existiert. Positionen, Kopfdaten und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext.

Welches Belegdatum trägt eine frisch angelegte Rechnung? Den heutigen Tag. Gibt es bereits eine ausgestellte Rechnung mit einem späteren Belegdatum, übernimmt flinkest deren Datum, damit die Nummernfolge chronologisch bleibt. Ändern lässt sich das Datum im Dialog Beleg Details.

Woher kommt die Zahlungsfrist der neuen Rechnung? Aus der Zahlungsbedingung: zuerst der beim Kunden hinterlegten, sonst der als Standard markierten, und wenn es gar keine gibt, aus 30 Tagen netto. Als „zahlbar bis" trägt flinkest den heutigen Tag plus die Tage netto ein. Eine andere Bedingung wählst du im Dialog Beleg Details.

Warum hat meine neue Rechnung keine Rechnungsnummer? Ein Entwurf bekommt nie eine Nummer. Vergeben wird sie genau einmal, beim Abschließen der Rechnung. Würde flinkest schon Entwürfe nummerieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld: Gesucht wird in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Ort, angezeigt werden die ersten 100 Treffer. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Kann ich eine Proforma-Rechnung nachträglich in eine normale Rechnung umwandeln? Nein. Ob eine Rechnung Proforma ist, entscheidet sich beim Anlegen — über die Schaltfläche Proforma Rechnung in der Rechnungsliste. Brauchst du eine echte Rechnung, legst du sie neu über Neu an.

Ich habe den Bildschirm verlassen, ohne zu speichern — ist jetzt ein halber Entwurf da? Nein. Vor dem Speichern im Empfänger-Dialog ist noch nichts angelegt. Erst dieses Speichern erzeugt den Entwurf; ab da findest du ihn in der Rechnungsliste unter dem Schnellfilter Entwurf.