Rechnung anlegen

Eine freie Rechnung ohne Vorgängerbeleg legst du hier an — der Weg für Dienstleistungsrechnungen (Beratung, Wartung, Arbeitszeit) und für die Proforma-Rechnung, die ohne Zahlungsaufforderung vor der eigentlichen Lieferung oder Zahlung ausgestellt wird. Anders als der reguläre Weg über die Belegkette (Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung) entsteht der Beleg hier direkt, ohne Vorgänger. Diese Seite endet, sobald du den Empfänger gespeichert hast — ab dann läufst du nahtlos im selben Bildschirm weiter, der jetzt Rechnung bearbeiten heißt.

Der leere Bildschirm

Nur der Empfänger ist aktiv

Beim Öffnen zeigt der Bildschirm ausschließlich die Box Empfänger mit der Schaltfläche auswählen und – sofern die Belegvorschau eingeschaltet ist – eine leere Vorschau — Details-Block, Positionen, Kopf-/Fußtext sowie die Schaltflächen Entwurf löschen und Rechnung abschließen gibt es noch nicht. Der Grund: praktisch jedes andere Feld der Rechnung (Zahlungsziel, Steuerstatus, Kopf-/Fußtext) hängt vom gewählten Kunden ab — ohne Empfänger gäbe es nichts sinnvoll vorzubelegen. Sobald du einen Kunden gespeichert hast, legt flinkest den Beleg im Hintergrund an, die Adresse wechselt in die Empfänger-Box, und die restliche Seite — Details, Positionen, Kopf-/Fußtext, Abschließen — erscheint. Ab diesem Moment bist du inhaltlich auf Rechnung bearbeiten, auch wenn sich die Seite nicht neu lädt.

Die Vorschau rechts blendest du mit dem Schalter Belegvorschau anzeigen oberhalb der Boxen ein oder aus — auf dem Tablet ist sie anfangs ausgeblendet. Schaltest du sie aus, merkt sich flinkest das für deinen Benutzer in diesem Browser: Sie bleibt auch nach dem Speichern des Empfängers im Editor aus und ebenso bei jedem weiteren Beleg, den du öffnest, bis du den Schalter wieder einschaltest. Solange noch kein Beleg existiert, bleibt sie leer; mit Inhalt füllt sie sich erst im Editor.

Titel zeigt den Modus

Oben steht Neue Rechnung bzw. bei einer Proforma-Rechnung Neue Proforma-Rechnung — sobald ein Kunde gewählt ist, bleibst du technisch auf derselben Seite, der Titel wechselt aber auf Rechnung bearbeiten/Proforma-Rechnung bearbeiten. Die Brotkrumen-Navigation oben zeigt von Anfang an „Rechnungen → Neue Rechnung erstellen" — so findest du auch aus dem leeren Zustand mit einem Klick zurück zur Rechnungsliste.

Proforma-Rechnung anlegen

Rufst du diese Seite über den Link Proforma Rechnung aus dem Kopfmenü der Rechnungsliste auf, hängt an der Adresse ?proforma=1 — der Beleg wird dadurch als Proforma-Rechnung angelegt: eine Rechnung ohne echte Zahlungsaufforderung, wie sie etwa bei einer Zollabwicklung oder als Vorkasse-Nachweis gebraucht wird. Proforma-Rechnungen bekommen beim Abschließen nie eine fortlaufende Belegnummer — Details dazu, warum das so ist und was das für die Liste bedeutet, stehen auf Rechnungen. Bearbeitest du eine bereits angelegte Rechnung, wird dieser Parameter ignoriert; der Proforma-Status kommt dann aus dem gespeicherten Beleg selbst, nicht mehr aus der URL.

Empfänger auswählen & Beleg anlegen

Empfänger-Dialog öffnen

Ein Klick auf die Box Empfänger oder die Schaltfläche auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren — auf dieser Seite der einzige Einstiegspunkt. Er bleibt offen, bis du speicherst oder auf Schließen klickst.

Bestehenden Kunden wählen

Im Feld Bestehender Kunde tippst du den Namen — bei einem Kundenstamm mit maximal 100 Einträgen filtert flinkest lokal ohne Serveranfrage, bei mehr Kunden läuft eine serverseitige Suche mit kurzer Verzögerung. Ein Treffer übernimmt Adresse, Rabatt- und Zahlungskonditionen sowie Kopf-/Fußtexte automatisch aus dem Kundenstamm — du musst sie beim Anlegen nicht selbst eintragen.

Neuen Kunden direkt anlegen

Kennt der Kundenstamm den Rechnungsempfänger noch nicht, sparst du dir den Umweg über die Kundenliste: Das Symbol rechts neben dem Suchfeld öffnet den Dialog Neuen Kunden anlegen — dasselbe vollständige Formular wie beim regulären Anlegen eines Kunden, mit allen Reitern (Kommunikation, Zahlung & Konditionen, Belege, Buchhaltung & Sonstiges und — sofern Rechnungslauf oder Shop in Gebrauch sind — Shop & Rechnungslauf). Speicherst du dort, legt flinkest den Kontakt an und übernimmt ihn sofort als gewählten Empfänger im Suchfeld — der Empfänger-Dialog bleibt dabei offen. Praktisch bei einer spontanen Direktrechnung an einen neuen Kunden, für den sich eine separate Stammdatenpflege vorher nicht lohnt. Das Symbol erscheint nur, wenn dein Benutzer Kunden bearbeiten darf.

Validierungsfehler bleiben im Dialog sichtbar

Lässt du beim Schnellanlegen ein Pflichtfeld leer (z. B. den Namen) und speicherst, meldet flinkest den Fehler direkt am Feld — der Dialog bleibt offen, nichts geht verloren.

Speichern legt den Beleg an

Die Schaltfläche Speichern ist erst aktiv, sobald ein Kunde gewählt ist — ein Beleg ohne Empfänger ergibt fachlich keinen Sinn. Ein Klick legt die Rechnung als Entwurf an: Belegdatum ist der heutige Tag, die Zahlungsfrist kommt aus der Zahlungsbedingung des Kunden bzw. der betrieblichen Standardbedingung, und die Lieferadresse wird zunächst 1:1 von der Rechnungsadresse übernommen — im nun folgenden Editor kannst du sie bei Bedarf abweichend setzen. Ohne die Seite neu zu laden, wechselst du direkt in Rechnung bearbeiten, wo du Positionen erfasst und den Beleg abschließt.

Wie du hierher kommst

Mehrere Wege führen auf diese Seite: die Schaltfläche Neu und der Kopfmenüpunkt Proforma Rechnung auf der Rechnungsliste sowie die Direktaktion Neue Rechnung erstellen, die die globale Suche anbietet, sobald der Suchbegriff zu „Rechnung" passt. Ein anderer, kürzerer Weg überspringt diese Seite komplett: Die Zeilenaktion Rechnung erstellen auf der Kundenliste legt den Beleg mit dem bereits bekannten Kunden direkt im Hintergrund an und öffnet sofort den Editor. Serienrechnungen beginnen nicht hier, sondern werden auf ihrer eigenen Seite angelegt.

Verwandte Seiten

• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Rechnung bearbeiten
• Serienrechnungen
• Kunden
• Gutschrift anlegen
• Angebot anlegen

Häufige Fragen

Wie lege ich eine Proforma-Rechnung an? Über den Kopfmenüpunkt Proforma Rechnung auf der Rechnungsliste — er ruft diese Seite mit dem Zusatz ?proforma=1 auf. Der Titel wechselt dann auf „Neue Proforma-Rechnung", und der Beleg bekommt beim Abschließen nie eine fortlaufende Nummer.

Ich finde meinen Kunden im Empfänger-Dialog nicht — was tun? Existiert er im Kundenstamm noch nicht, legst du ihn direkt hier an: Klicke auf das Symbol rechts neben dem Suchfeld „Bestehender Kunde" — es öffnet den Dialog „Neuen Kunden anlegen" mit dem vollständigen Kundenformular. Nach dem Speichern ist der neue Kunde sofort als Empfänger ausgewählt.

Warum sehe ich nach dem Anlegen des Empfängers plötzlich viel mehr auf dem Bildschirm? Sobald du im Dialog „Empfänger definieren" speicherst, legt flinkest den Beleg an und du wechselst inhaltlich auf den Editor Rechnung bearbeiten — Details, Positionen, Kopf-/Fußtext und die Schaltflächen zum Abschließen erscheinen erst ab diesem Zeitpunkt.

Kann ich eine Rechnung ohne Kunden anlegen? Nein. Die Schaltfläche „Speichern" im Empfänger-Dialog bleibt deaktiviert, bis ein Kunde ausgewählt ist — jede Rechnung braucht von Anfang an einen Empfänger.

Wo lege ich die Positionen der neuen Rechnung an? Positionen, Kopf-/Fußtext und das Abschließen gehören zum Editor, nicht zu dieser Seite — sobald der Empfänger gespeichert ist, findest du sie auf Rechnung bearbeiten.