Vertragsdetails

Die Vertragsdetails sind die Akte eines einzelnen Wartungsvertrags: Der Reiter Details zeigt ihn als Datenblatt, der Reiter Abrechnung listet jede Abrechnungsperiode seit Vertragsbeginn und sagt dir, welche davon schon verrechnet ist und welche noch offen. Hierher kommst du über einen Klick auf den Vertragsnamen in der Liste der Wartungsverträge.

Kopfbereich und Reiter „Details"

Kopfzeile: Name, Kennzeichen und Bearbeiten

Ganz oben steht der Name des Vertrags, darüber der Weg zurück: Wartungsverträge › Vertragsname. Darunter liegen zwei Kennzeichen — die Vertragsnummer, sofern eine erfasst wurde, und der Status (Entwurf, aktiv, pausiert oder Gekündigt). Rechts steht die Schaltfläche Bearbeiten.

Der Klick auf Bearbeiten öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen in der Vertragsliste, mit den Bereichen Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung — alle Felder sind bei den Wartungsverträgen im Einzelnen beschrieben. Speichern übernimmt die Änderung, Schließen verwirft sie; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest vorher nach.

Berechtigungen. Zum Öffnen der Seite braucht dein Benutzer die Berechtigung, Wartungsverträge zu sehen. Bearbeiten erscheint nur mit dem zusätzlichen Recht, Wartungsverträge zu bearbeiten — ohne dieses Recht ist die Schaltfläche gar nicht da. Vergeben werden die Rechte in den Einstellungen der Benutzer. Ein Löschen gibt es auf dieser Seite nicht; Verträge löschst du im Zeilenmenü der Liste. Wie der ganze Bereich ist auch diese Seite nur erreichbar, solange das Modul Wartungsverträge unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; bei ausgeschaltetem Modul landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet".

Immer aktuell, und wiederzufinden

Ändert jemand anderes den Vertrag, lädt die Seite ihn von selbst nach — ein Neuladen ist dafür nicht nötig. Außerdem merkt sich flinkest den geöffneten Vertrag unter „Zuletzt besucht", erreichbar über die Schaltfläche Verlauf in der Kopfleiste. Rufst du eine Adresse mit einer Vertragsnummer auf, die es nicht gibt, erscheint „Der angeforderte Wartungsvertrag existiert nicht."

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Die rechte Spalte beginnt mit einer Kennzahlen-Box, die die vier Werte zusammenfasst, die den Vertrag ausmachen: Status als farbiges Kennzeichen, Monatspauschale, Abrechnungsintervall und Inkludierte Stunden. Auf schmalen Bildschirmen wandert die Box unter die Reiter, der gesamte Kopfbereich, die Reiter, die Kennzahlen-Box sowie Aktivitäten und Dokumente stapeln sich dort als aufklappbare Panels.

Darunter liegen zwei Bereiche: Aktivitäten mit den Reitern „Bevorstehend" und „durchgeführt" — dort legst du Aufgaben zum Vertrag an, etwa eine Erinnerung an den nächsten Wartungstermin — und Dokumente, wo du Dateien per Ziehen und Ablegen anhängst.

Reiter „Details": das Datenblatt des Vertrags

Der erste Reiter zeigt den Vertrag in Blöcken. Was am Vertrag nicht gefüllt ist, wird weggelassen — ein Vertrag ohne Enddatum hat also gar keine Zeile „Enddatum". Die Blöcke „Zuordnung" und „Laufzeit" erscheinen dabei mit Überschrift, auch wenn keines ihrer Felder gesetzt ist.

Vertrag — Name, Vertragsnummer und Status. Der Name ist zugleich der Text, der später als Pauschal-Position auf der Rechnung steht.

Zuordnung — Kunde, optional Rechnungskontakt und Standort. Kunde und Rechnungskontakt sind Links in die Kundendetails. Ist ein Rechnungskontakt gesetzt, gehen die Rechnungen aus diesem Vertrag an ihn statt an den Kunden, und auch die Anschrift auf der Rechnung stammt dann von ihm.

Was der Standort bewirkt. Der Standort ist die Filiale oder Anlage aus den Standortdetails und erscheint nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest. Ist er am Vertrag gesetzt, schränkt er die Abrechnung ein: In eine Rechnung fließen dann nur Arbeitsberichte dieses einen Standorts, sowohl bei den Mehrstunden als auch bei Material, Anfahrten und Ressourcen. Ohne gesetzten Standort zählt weiterhin der ganze Kunde: Alle noch offenen Arbeitsberichte fließen ein, unabhängig davon, welchem Standort sie zugeordnet sind. Hat derselbe Kunde mehrere Wartungsverträge für mehrere Standorte, trennt das ihre Abrechnung deshalb nur dann sauber, wenn jeder dieser Verträge seinen eigenen Standort trägt — ein Vertrag ohne Standort zieht weiterhin über alle Standorte des Kunden. Mehr dazu bei „Ein bereits verrechneter Arbeitsbericht fließt nicht doppelt ein" weiter unten.

Laufzeit — Startdatum und Enddatum. Das Startdatum ist der wichtigste Wert der ganzen Seite: Ab ihm zählt flinkest die Abrechnungsperioden, und sein Tag im Monat legt fest, an welchem Tag jede Periode beginnt.

Abrechnung — Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich), Inkludierte Stunden, Monatspauschale, Verrechnung der Mehrstunden und der Artikel für die Mehrstunden. „Verrechnung der Mehrstunden" zeigt, wie Stunden über dem Kontingent auf die Rechnung kommen: Ein Artikel, Nach Tätigkeit oder Nur ausgewählte Tätigkeiten. Eingestellt wird das im Bearbeiten-Dialog — was die drei Möglichkeiten bedeuten, steht bei den Wartungsverträgen; wie sich das auf die Rechnung auswirkt, weiter unten bei „Eine Periode abrechnen". Bei Nur ausgewählte Tätigkeiten folgt zusätzlich die Zeile Tätigkeiten, die ins Kontingent zählen mit den Namen dieser Tätigkeiten, durch Kommas getrennt.

Der Artikel ist ein Link in die Artikeldetails und heißt je nach Einstellung unterschiedlich. Bei Ein Artikel steht er als Mehrstunden-Produkt da: Aus ihm kommen Preis und Einheit für alle Stunden, die über dem Kontingent liegen. Fehlt der Eintrag, entsteht die Mehrstunden-Position trotzdem — dann aber mit Betrag 0,00. Trag ihn also ein, bevor du das erste Mal abrechnest. Bei Nach Tätigkeit und Nur ausgewählte Tätigkeiten heißt er Ersatz-Artikel: Dort kommen die Mehrstunden mit den Artikeln der Tätigkeiten auf die Rechnung, und der Ersatz-Artikel springt nur für Zeiten ein, für die sich sonst kein Artikel findet. Fehlt dann auch er, lehnt flinkest die Rechnung mit einer Meldung ab, statt eine 0,00-Position anzulegen.

Beschreibung — der formatierte Text aus dem Bearbeiten-Dialog. Er erklärt dem Kunden, was die Pauschale abdeckt: Auf der Rechnung steht er als Beschreibung unter der Pauschal-Position. Schreib hier also nichts hinein, was der Kunde nicht lesen soll.

Audit-Log-Tab

Ein dritter, unbeschrifteter Reiter mit Uhr-Icon zeigt die feldgenaue Änderungshistorie des Vertrags — etwa „Datensatz erstellt" mit allen Feldern. Das lohnt sich besonders bei Konditionsänderungen wie einer geänderten Pauschale, weil sie rückwirkend die Abrechnung beeinflussen.

Reiter „Abrechnung": Periodenliste

Die Periodenliste anzeigen

Hier steht jede Abrechnungsperiode des Vertrags, die neueste zuerst, zwölf Zeilen je Seite. Die Zahl am Reiter ist die Gesamtzahl der Perioden — nicht die der offenen; ein Vertrag, der seit fünfzehn Monaten läuft und lückenlos verrechnet wurde, zeigt dort trotzdem 15. Drei Spalten:

• ZEITRAUM — der Name der Periode („März 2026" bei monatlicher, „Q1 2026" bei quartalsweiser, „2026" bei jährlicher Abrechnung) und darunter das genaue Datum von–bis. Ein Klick öffnet die Periode im Detail (siehe „Eine Periode im Detail" weiter unten).
• STATUS — Verrechnet, wenn zu dieser Periode bereits eine Rechnung erzeugt wurde, sonst Nicht verrechnet.
• RECHNUNG — siehe „Wer was in der Spalte RECHNUNG sieht" weiter unten.

Hat der Vertrag noch kein Startdatum, gibt es auch keine Periode; dann steht dort „Noch keine Abrechnungsperioden." Auf schmaleren Bildschirmen blendet sich zuerst die Spalte Status aus, Zeitraum und Rechnung bleiben.

Wer was in der Spalte RECHNUNG sieht

Den Reiter „Abrechnung" selbst siehst du immer, sobald du Wartungsverträge sehen darfst — Zeitraum und Status hängen nicht an einem Rechnungsrecht. Nur die Spalte RECHNUNG braucht eigene Rechte, je nach Zustand der Zeile getrennt: Bei einer bereits verrechneten Periode erscheint die Belegnummer als Link auf die Rechnungsdetails (bzw. „Entwurf" mit Link in die Bearbeitung) nur mit dem Recht, Rechnungen zu sehen — fehlt es, steht dort ein Strich, unabhängig davon, ob du Wartungsverträge abrechnen darfst. Bei einer noch offenen Periode erscheint die Schaltfläche Rechnung erstellen nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen — fehlt dieses, steht ebenfalls nur ein Strich, unabhängig vom Rechnungsrecht. Die beiden Rechte sind also voneinander unabhängig — das jeweils andere hilft für diese Zeile nichts. Steht der Vertrag noch im Entwurf, zeigt eine offene Zeile statt der Schaltfläche den Hinweis „Vertrag zuerst aktivieren" (siehe „Auch pausierte und gekündigte Verträge lassen sich hier abrechnen").

Wie die Perioden entstehen

Aus Startdatum und Abrechnungsintervall entsteht eine lückenlose Kette: monatlich, quartalsweise oder jährlich, jede Periode endet am Tag vor dem Beginn der nächsten. Die Kette läuft bis heute — eine Periode erscheint also, sobald sie begonnen hat, und du kannst im Voraus verrechnen. Ein Enddatum am Vertrag beendet die Kette. Beginnt ein Vertrag am 29., 30. oder 31. eines Monats, weicht nur der jeweils betroffene Kalendermonat auf seinen letzten Tag aus — der ursprüngliche Starttag bleibt für alle folgenden Perioden der Bezugspunkt, die Kette bleibt dabei lückenlos. Diese Liste, die Sammelabrechnung und die Perioden-Detailseite verwenden für ihre Zeiträume denselben Rechenweg, sie stimmen also immer überein — es gibt keine zweite, abweichende Berechnung mehr.

Perioden werden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu berechnet. Änderst du Startdatum oder Abrechnungsintervall im Bearbeiten-Dialog, ändert sich das Periodenraster ab sofort — bereits abgerechnete Perioden bleiben davon unberührt: Sie bleiben mit ihrem tatsächlich verrechneten Zeitraum und dem Vermerk „Verrechnet" in der Liste sichtbar, auch wenn ihr Zeitraum nicht mehr zum neu berechneten Raster passt, und werden nie ein zweites Mal als offene Periode angeboten (eine Nachverrechnung bleibt möglich). Als Nicht verrechnet erscheint nur, was das neue Raster noch nicht abdeckt. Stellst du etwa nach verrechnetem Jänner von monatlich auf quartalsweise um, steht unter „Q1" eine offene Periode 01.02. bis 31.03. — neben der verrechneten Jänner-Periode, unterscheidbar am Datum darunter. Umgekehrt geht es nach einem verrechneten ersten Quartal beim Wechsel auf monatlich mit April weiter; Februar und März werden nicht noch einmal angeboten.

Auch pausierte und gekündigte Verträge lassen sich hier abrechnen

Rechnung erstellen steht auch bei pausiert und Gekündigt zur Verfügung und erzeugt eine echte Rechnung — etwa für die letzte Periode eines gekündigten Vertrags. Die Sammelabrechnung dagegen berücksichtigt ausschließlich Verträge mit dem Status aktiv. „Pausiert" ist hier also eine Absprache im Team, keine Sperre.

Anders der Entwurf: Ein Vertrag im Entwurf läuft noch nicht und wird nicht abgerechnet. In der Spalte RECHNUNG und im Reiter Rechnung der Perioden-Detailseite steht bei ihm statt der Schaltfläche „Vertrag zuerst aktivieren", ebenso im Reiter Details statt Nachverrechnen, wenn in eine schon verrechnete Periode des auf Entwurf zurückgestellten Vertrags noch Arbeitsberichte nachgekommen sind. Stell den Status über Bearbeiten auf aktiv, dann lassen sich seine Perioden abrechnen.

Eine Periode im Detail

Die Perioden-Detailseite öffnen

Ein Klick auf den Zeitraum in der Periodenliste öffnet die Periode als eigene Seite unter der Adresse /servicecontracts/<Vertrag>/billing/<Zeitraum>. Diese Seite hat keinen eigenen Menüpunkt und keine eigene Hilfeseite — sie ist nur von hier aus (oder direkt über ihre Adresse) erreichbar. Oben stehen der Periodenname und darunter Vertrag und Kunde als Kennzeichen; der Vertragsname führt zurück auf diese Vertragsdetails-Seite. Es gibt bis zu vier Reiter — Details, Arbeitsberichte, Zusammenfassung und Rechnung —, ausführlich beschrieben auf der Seite Sammelabrechnung, zusammen mit der Rechnungs- und Leistungsnachweis-Erzeugung von dort aus.

Welche Reiter du siehst. Den Reiter Arbeitsberichte gibt es nur, wenn du Arbeitsberichte sehen darfst — alle oder nur deine eigenen — und solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Den Reiter Zusammenfassung siehst du nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen. Darfst du Arbeitsberichte bearbeiten, hat jede Zeile im Reiter Arbeitsberichte ein Menü wie in der Liste der Arbeitsberichte: Duplizieren immer, Bearbeiten und Löschen bei Entwürfen, Archivieren bei abgeschlossenen Berichten. Nach dem Löschen oder Archivieren lädt die Periode samt ihren Arbeitsberichten von selbst neu.

Eine Periode abrechnen

Sowohl in der Periodenliste dieser Seite (Spalte RECHNUNG, Schaltfläche Rechnung erstellen) als auch auf der Perioden-Detailseite selbst löst du das Erzeugen der Rechnung so aus: Erst eine Rückfrage mit der Überschrift Rechnung erstellen, die den Zeitraum nennt — „Soll eine Rechnung für den Zeitraum März 2026 erstellt werden?", statt „März 2026" steht dort immer der Name der jeweiligen Periode. Nach Ja, ausführen entsteht die Rechnung, und flinkest springt direkt in die Bearbeitung der neuen Rechnung.

Was auf dieser Rechnung steht. Es entsteht immer ein Entwurf mit der Periode als Leistungszeitraum und dem heutigen Tag als Rechnungsdatum. Empfänger ist der Rechnungskontakt, sofern einer gesetzt ist, sonst der Kunde. Kopf- und Fußtext sowie Zahlungsziel und Zahlungskondition kommen zuerst von diesem Empfänger — hat er in den Kundendetails eigene Rechnungstexte bzw. eine eigene Zahlungskondition hinterlegt, gelten diese —, sonst aus den Beleg-Einstellungen bzw. der Standard-Zahlungskondition. Die Positionen: zuerst die Pauschale mit dem Vertragsnamen, der Vertragsbeschreibung als Positionsbeschreibung und der Einheit „pauschal" — ihre Menge entspricht der Taktlänge: 1 bei monatlicher, 3 bei quartalsweiser, 12 bei jährlicher Abrechnung. Eine kürzere Periode — der Rest nach einem Wechsel des Abrechnungsintervalls oder die letzte Periode, die das Enddatum abschneidet — zählt nur ihre Monate, ein angebrochener Monat als ganzer; das inkludierte Kontingent bekommt sie im selben Verhältnis (quartalsweise mit 30 Stunden, Rest 01.02. bis 31.03.: Pauschale für zwei Monate und 20 inkludierte Stunden). Ist die Monatspauschale 0 €, steht statt einer Preiszeile mit 0,00 eine unnummerierte Textposition mit Vertragsname und Beschreibung am Anfang; die folgenden Positionen beginnen dann bei 1. Dann die Mehrstunden, sofern die Stunden aus den abgeschlossenen Arbeitsberichten des Kunden, die auf keiner gültigen — nicht stornierten — Rechnung stehen und nicht von Hand als verrechnet markiert sind (bei gesetztem Standort nur dieses Standorts), das Kontingent übersteigen — angerechnet wie auf einer Arbeitsbericht-Rechnung: ohne Zeiten mit dem Kennzeichen Garantie oder verrechnungsfrei, eine Montage-Partie mit ihrer Einsatzdauer statt mit der Summe der Mitarbeiterstunden, bei eingeschalteter Einstellung Fahrzeit ist Arbeitszeit in den Arbeitsberichts-Einstellungen samt der Dauer der verrechenbaren Fahrten; mit welchem Artikel die Mehrstunden auf der Rechnung stehen, regelt die Einstellung Verrechnung der Mehrstunden (siehe den nächsten Absatz), dabei zählen für jeden dieser Artikel die für diesen Kunden hinterlegten Kundenpreise. Ob ein individueller Kundenpreis als Rabatt auf den Normalpreis oder direkt als Einzelpreis erscheint, bestimmt die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen bzw. am Kunden; liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis, steht er immer als Einzelpreis da. Zuletzt Material, Anfahrten und Ressourcen aus denselben Arbeitsberichten — die reinen Arbeitszeiten nicht noch einmal, sie sind über Pauschale und Mehrstunden abgegolten. Zu einer Periode gehört ein Arbeitsbericht als Ganzes, und zwar zu der, in der er beginnt: Ein Einsatz vom 31. Jänner bis 1. Februar steht samt allen Zeiten und Material auf der Jänner-Rechnung, nicht auf der Februar-Rechnung. Ob gleiche Artikel aller Arbeitsberichte zu einer Position zusammengefasst werden und ob neben einer Anfahrtspauschale auch Kilometer verrechnet werden, regeln Einstellungen — beschrieben in der Sammelabrechnung.

Wie die Mehrstunden auf der Rechnung stehen. Das hängt von der Einstellung Verrechnung der Mehrstunden am Vertrag ab (erklärt bei den Wartungsverträgen):

• Ein Artikel (Standard): Alle Stunden über dem Kontingent stehen zusammen in einer Position mit dem Mehrstunden-Produkt; Preis, Einheit und Steuersatz kommen von diesem Artikel.
• Nach Tätigkeit: Jede Zeit wird mit dem Artikel verrechnet, mit dem sie auch auf einer Rechnung aus dem Arbeitsbericht stünde — in der Regel dem Artikel ihrer Tätigkeit. Statt einer Mehrstunden-Position entsteht eine Position je Artikel, jede mit Preis, Einheit und Steuersatz ihres Artikels. Das Kontingent wird dabei in zeitlicher Reihenfolge verbraucht: Die zuerst geleisteten Stunden der Periode sind inkludiert, verrechnet wird, was danach kommt. Welche Artikel die Mehrstunden tragen, hängt also davon ab, welche Tätigkeiten nach dem Ausschöpfen des Kontingents erfasst wurden.
• Nur ausgewählte Tätigkeiten: Nur die Zeiten der am Vertrag ausgewählten Tätigkeiten verbrauchen das Kontingent, ebenfalls in zeitlicher Reihenfolge. Alle anderen Tätigkeiten werden immer voll verrechnet — auch dann, wenn vom Kontingent noch Stunden übrig sind. Die Positionen entstehen wie bei Nach Tätigkeit, eine je Artikel.

Fahrten, die bei eingeschalteter Einstellung Fahrzeit ist Arbeitszeit mitzählen, haben keine eigene Tätigkeit: Sie zählen und verrechnen mit der Standard-Tätigkeit. Bei Nur ausgewählte Tätigkeiten verbrauchen sie also nur dann Kontingent, wenn die Standard-Tätigkeit zu den ausgewählten gehört. Die Kundenpreise gelten in allen drei Fällen wie oben beschrieben.

Warum „Die Tätigkeit „…“ hat keinen Artikel, mit dem ihre Mehrstunden verrechnet werden können." erscheint. Bei Nach Tätigkeit und Nur ausgewählte Tätigkeiten braucht jede Zeit, die verrechnet wird, einen Artikel. Hat weder der Mitarbeiter einen eigenen Artikel für Stundensatz noch die Tätigkeit oder die Standard-Tätigkeit einen Artikel — bei einer Montage-Partie: hat ihre Tätigkeit keinen Artikel für Montage-Partie — und ist am Vertrag auch kein Ersatz-Artikel hinterlegt, lehnt flinkest die Rechnung mit der vollständigen Meldung „Die Tätigkeit „{Tätigkeit}“ hat keinen Artikel, mit dem ihre Mehrstunden verrechnet werden können. Hinterlegen Sie bei der Tätigkeit einen Artikel oder am Wartungsvertrag einen Mehrstunden-Artikel." ab — statt „{Tätigkeit}" steht dort der Name der betroffenen Tätigkeit; bei einer Zeit ohne eigene Tätigkeit ist das die Standard-Tätigkeit. Es entsteht dann gar keine Rechnung, auch kein unvollständiger Entwurf. Hinterlege bei dieser Tätigkeit in den Tätigkeiten einen Artikel oder im Bearbeiten-Dialog des Vertrags einen Ersatz-Artikel — das ist der „Mehrstunden-Artikel", von dem die Meldung spricht — und erstelle die Rechnung erneut.

Nach dem Erzeugen springt flinkest sofort in die Bearbeitung der neuen Rechnung; die Vertragsdetails selbst werden dabei nicht neu geladen — kommst du über den Zurück-Weg auf den Reiter „Abrechnung", siehst du die Periode gegebenenfalls noch als offen, bis die Seite neu geladen wird.

Ein bereits verrechneter Arbeitsbericht fließt nicht doppelt ein

Für Mehrstunden, Material, Anfahrten und Ressourcen zählen nur Arbeitsberichte, die auf keiner gültigen — nicht stornierten — Rechnung stehen und nicht von Hand als verrechnet markiert sind — ein Bericht, der schon auf einem Beleg steht, wird kein zweites Mal verrechnet. Hat derselbe Kunde mehrere Wartungsverträge, teilen sie sich den Bestand an noch offenen Arbeitsberichten nur dann vollständig, wenn keiner von ihnen einen Standort trägt: Welcher Vertrag zuerst abgerechnet wird, beansprucht sie dann für sich, dem später abgerechneten fehlen sie. Trägt jeder der Verträge seinen eigenen Standort, bleiben ihre Arbeitsberichte dagegen von vornherein getrennt; nur ein Vertrag ohne Standort greift weiterhin über alle Standorte des Kunden, auch über die eines standortgebundenen Schwestervertrags. Bei mehreren Verträgen desselben Kunden lohnt sich also ein Blick in den Entwurf, ob die erwarteten Einsätze wirklich darauf stehen.

Danach ist es ein ganz normaler Rechnungsentwurf: Du kannst Positionen ergänzen, korrigieren und ihn finalisieren; die Belegnummer bekommt er erst dabei.

Arbeit nach der Verrechnung nachverrechnen

Rechnest du eine Periode ab, bevor sie zu Ende ist, landen spätere Einsätze derselben Periode nicht auf dieser Rechnung. Sobald in eine bereits verrechnete Periode noch abgeschlossene, nicht verrechnete Arbeitsberichte fallen, zeigt die Perioden-Detailseite im Reiter Details den Hinweis „{Anzahl} Arbeitsbericht(e) dieser Periode kamen nach der Verrechnung dazu." mit der Schaltfläche Nachverrechnen (mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen). Steht der Vertrag inzwischen wieder im Entwurf, steht dort statt der Schaltfläche „Vertrag zuerst aktivieren" — auch nachverrechnet wird ein Entwurf nicht. Die Nachverrechnung entsteht als eigener Rechnungsentwurf ohne zweite Pauschale; Mehrstunden nur über dem Rest des Kontingents. Steht die Verrechnung der Mehrstunden auf Nur ausgewählte Tätigkeiten, zählt als schon verbraucht nur, was diese Tätigkeiten auf den früheren Rechnungen der Periode an Kontingent verbraucht haben; die übrigen Tätigkeiten werden ohnehin voll verrechnet. Dieselbe Periode steht dann auch in der Sammelabrechnung als Nachverrechnung. In der Periodenliste dieser Seite bleibt die Periode dabei auf Verrechnet; die Nachverrechnungen siehst du auf der Perioden-Detailseite.

Warum „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" erscheint

Die reguläre Rechnung mit Pauschale gibt es pro Periode genau einmal; ein zweiter Versuch wird mit dieser Meldung abgelehnt. Die vorhandene Rechnung findest du in derselben Zeile in der Spalte RECHNUNG. Sind nur Arbeitsberichte nachgekommen, nutze die Nachverrechnung. Soll die Periode wirklich neu abgerechnet werden, lösche die alte Rechnung, solange sie noch ein Entwurf ist, oder storniere sie, wenn sie schon finalisiert ist (siehe den nächsten Abschnitt) — danach gilt die Periode wieder als offen.

Eine stornierte Rechnung gibt die Periode wieder frei

Stellt sich nach dem Finalisieren heraus, dass die Rechnung falsch war — falscher Betrag, falscher Empfänger —, stornierst du sie wie jede andere Rechnung in den Rechnungsdetails. Dafür braucht dein Benutzer das Recht, Rechnungen zu stornieren. Mit dem Storno gibt flinkest die Periode frei: Sie steht im Reiter „Abrechnung" wieder auf Nicht verrechnet mit der Schaltfläche Rechnung erstellen, und die Arbeitsberichte, die über diese Rechnung verrechnet waren, gelten wieder als offen und fließen in die neue Rechnung erneut ein. Die stornierte Rechnung selbst bleibt als Beleg erhalten.

Leistungsnachweis erzeugen

Zeitraum anklicken → Reiter Zusammenfassung → Bericht erstellen. Anschließend erscheint das PDF im Reiter und lässt sich über Download speichern; Bericht neu erstellen überschreibt den vorhandenen Stand — es gibt keine Versionen. Inhaltlich listet der Leistungsnachweis Tag für Tag die Einsätze der abgeschlossenen Arbeitsberichte auf, darüber stehen Kennzahlen wie Gesamtstunden und Kontingent. Die Kachel Kontingent zählt dabei wie die Rechnung nur verrechenbare Stunden; bei Nur ausgewählte Tätigkeiten nur die der ausgewählten Tätigkeiten. Die Zeiten der übrigen stehen weiterhin in der Liste und in den Gesamtstunden, aber nicht in den Mehrstunden der Kachel, obwohl sie auf der Rechnung voll verrechnet werden. Was genau erscheint — etwa Mitarbeiter, Uhrzeiten, Tätigkeitsbeschreibung, Material, Kilometer und Ressourcen —, legt ein Administrator in den Wartungsvertrags-Einstellungen fest. Stornierte Fahrten erscheinen darin nicht — sie wurden für den Kunden nicht gefahren und werden auch nicht verrechnet. Der Leistungsnachweis lässt sich in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail anhängen.

Verwandte Seiten

• Wartungsverträge
• Sammelabrechnung
• Wartungsvertrags-Einstellungen
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Arbeitsberichte
• Kundendetails
• Kundenpreise
• Artikeldetails
• Serienrechnungen

Häufige Fragen

Warum steht in der Spalte RECHNUNG nur ein Strich? Der Reiter „Abrechnung" ist immer sichtbar, sobald du Wartungsverträge sehen darfst. Der Strich bedeutet, dass dir für den Zustand dieser Zeile das passende Recht fehlt: Bei einer bereits verrechneten Periode brauchst du das Recht, Rechnungen zu sehen; bei einer noch offenen Periode brauchst du für „Rechnung erstellen" das Recht, Wartungsverträge abzurechnen. Die beiden Rechte sind unabhängig voneinander.

Was bedeutet die Zahl neben dem Reiter „Abrechnung"? Sie ist die Anzahl aller Abrechnungsperioden seit Vertragsbeginn, nicht die der noch offenen.

Kann ich einen pausierten Wartungsvertrag hier trotzdem abrechnen? Ja. „Rechnung erstellen" funktioniert im Reiter „Abrechnung" auch bei den Status pausiert und Gekündigt und erzeugt eine echte Rechnung. Nur die Sammelabrechnung berücksichtigt ausschließlich aktive Verträge. Einen Vertrag im Entwurf rechnet flinkest dagegen gar nicht ab — dort steht „Vertrag zuerst aktivieren".

Was ist der Unterschied zwischen dem Leistungsnachweis und der Rechnung? Die Rechnung ist der Beleg mit Pauschale, Mehrstunden und Material. Der Leistungsnachweis ist ein zusätzliches PDF, das Tag für Tag zeigt, wer wann wie lange vor Ort war und was dabei verbraucht wurde. Beides entsteht getrennt: Der Leistungsnachweis wird im Reiter „Zusammenfassung" einer Periode erzeugt und kann in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail angehängt werden.

Die Rechnung zu einer Periode zeigt keine Mehrstunden, obwohl gearbeitet wurde. Dafür gibt es mehrere häufige Gründe: Die Stunden liegen noch im inkludierten Kontingent — Garantie- und verrechnungsfreie Zeiten zählen dabei gar nicht, eine Montage-Partie nur mit ihrer Einsatzdauer —, die Arbeitsberichte sind noch Entwürfe oder schon archiviert — gezählt werden nur abgeschlossene Berichte —, der Arbeitsbericht beginnt außerhalb der Periode — er zählt ganz zu der Periode, in der er beginnt —, die Stunden wurden bereits über eine andere Rechnung verrechnet oder der Arbeitsbericht wurde von Hand als verrechnet markiert, oder sie gehören — falls am Vertrag ein Standort gesetzt ist — zu einem anderen Standort dieses Kunden. Steht die Verrechnung der Mehrstunden auf Nur ausgewählte Tätigkeiten, verbrauchen außerdem nur die ausgewählten Tätigkeiten das Kontingent — liegen ihre Stunden darunter, gibt es dafür keine Mehrstunden, auch wenn insgesamt mehr gearbeitet wurde (die übrigen Tätigkeiten stehen dann voll verrechnet auf der Rechnung). Steht die Position mit 0,00 auf der Rechnung, fehlt bei der Einstellung Ein Artikel am Vertrag das Mehrstunden-Produkt; bei Nach Tätigkeit und Nur ausgewählte Tätigkeiten gibt es keine 0,00-Position — fehlt dort ein Artikel, wird die Rechnung mit einer Meldung abgelehnt (siehe Wartungsverträge für die Einstellung).

Kann ich den Wartungsvertrag von dieser Seite aus löschen? Nein. Auf den Vertragsdetails gibt es nur „Bearbeiten". Zum Löschen gehst du zurück in die Liste der Wartungsverträge und nimmst dort im Zeilenmenü den Eintrag „Löschen".