Vertragsdetails

Die Vertragsdetails sind die Arbeitsfläche eines einzelnen Wartungsvertrags. Der Reiter Details zeigt den Vertrag als Datenblatt, der Reiter Abrechnung listet jede Abrechnungsperiode seit Vertragsbeginn und sagt dir, welche davon schon verrechnet ist und welche noch offen. Hierher kommst du über einen Klick auf den Vertragsnamen in der Liste der Wartungsverträge.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Name des Vertrags, darüber der Weg zurück: Wartungsverträge › Vertragsname. Unter dem Namen liegen zwei Kennzeichen — die Vertragsnummer, sofern eine erfasst wurde, und der Status (Entwurf, aktiv, pausiert oder Gekündigt). Rechts steht die Schaltfläche Bearbeiten.

Bearbeiten. Der Klick öffnet den Dialog Wartungsvertrag bearbeiten — denselben Dialog wie beim Anlegen in der Vertragsliste, mit den Bereichen Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung. Alle Felder sind bei den Wartungsverträgen im Einzelnen beschrieben. Speichern übernimmt die Änderung und meldet „Erfolgreich gespeichert", Schließen verwirft sie; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest vorher nach.

Berechtigungen. Zum Öffnen der Seite braucht dein Benutzer die Berechtigung, Wartungsverträge zu sehen. Bearbeiten erscheint nur mit dem zusätzlichen Recht, Wartungsverträge zu bearbeiten — ohne dieses Recht ist die Schaltfläche gar nicht da. Vergeben werden die Rechte in den Benutzer-Einstellungen. Ein Löschen gibt es auf dieser Seite nicht; Verträge löschst du über das Zeilenmenü in der Liste.

Immer aktuell, und wiederzufinden. Ändert jemand anderes den Vertrag, lädt die Seite ihn von selbst nach — ein Neuladen ist dafür nicht nötig. Außerdem merkt sich flinkest den geöffneten Vertrag unter „Zuletzt besucht", erreichbar über die Schaltfläche Verlauf in der Kopfleiste. Rufst du eine Adresse mit einer Vertragsnummer auf, die es nicht gibt, erscheint „Der angeforderte Wartungsvertrag existiert nicht."

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Die rechte Spalte beginnt mit einer Kennzahlen-Box, die die vier Werte zusammenfasst, die den Vertrag ausmachen: Status als farbiges Kennzeichen, Monatspauschale, Abrechnungsintervall und Inkludierte Stunden. Auf schmalen Bildschirmen wandert die Box unter die Reiter.

Darunter liegen zwei Bereiche: Aktivitäten mit den Reitern „Bevorstehend" und „durchgeführt" — dort legst du Aufgaben zum Vertrag an, etwa eine Erinnerung an den nächsten Wartungstermin — und Dokumente, wo du Dateien per Ziehen und Ablegen anhängst.

Reiter „Details"

Der erste Reiter zeigt den Vertrag als Datenblatt in Blöcken. Was am Vertrag nicht gefüllt ist, wird weggelassen — ein Vertrag ohne Enddatum hat also gar keine Zeile „Enddatum".

Vertrag — Name, Vertragsnummer und Status. Der Name ist zugleich der Text, der später als Pauschal-Position auf der Rechnung steht; die Vertragsnummer ist ein freies Textfeld und wird nicht automatisch vergeben.

Zuordnung — Kunde, optional Rechnungskontakt und Standort. Kunde und Rechnungskontakt sind Links in die Kundendetails. Ist ein Rechnungskontakt gesetzt, gehen die Rechnungen aus diesem Vertrag an ihn statt an den Kunden, und auch die Anschrift auf der Rechnung stammt dann von ihm.

Was der Standort bewirkt — und was nicht. Der Standort ist die Filiale oder Anlage aus den Standortdetails und erscheint nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest. Er ist heute eine reine Notiz am Vertrag: Für die Abrechnung wird er nicht ausgewertet. Welche Arbeitsberichte — die Berichte über geleistete Arbeit beim Kunden — in eine Rechnung einfließen, entscheidet allein der Kunde des Vertrags. Zwei Verträge desselben Kunden für zwei Standorte trennen ihre Arbeitsberichte deshalb nicht voneinander.

Laufzeit — Startdatum und Enddatum. Das Startdatum ist der wichtigste Wert der ganzen Seite: Ab ihm zählt flinkest die Abrechnungsperioden, und sein Tag im Monat legt fest, an welchem Tag jede Periode beginnt.

Abrechnung — Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich), Inkludierte Stunden, Monatspauschale und das Mehrstunden-Produkt. Letzteres ist ein Link in die Artikeldetails: Aus diesem Artikel kommen Preis und Einheit für Stunden, die über dem Kontingent liegen. Fehlt der Eintrag, entsteht die Mehrstunden-Position trotzdem — dann aber mit Betrag 0,00. Trag ihn also ein, bevor du das erste Mal abrechnest.

Beschreibung — der formatierte Text aus dem Bearbeiten-Dialog. Er ist eine interne Notiz und erscheint nicht auf der Rechnung.

Reiter „Abrechnung"

Hier steht jede Abrechnungsperiode des Vertrags, die neueste zuerst, zwölf Zeilen je Seite. Die Zahl am Reiter ist die Gesamtzahl der Perioden — nicht die der offenen. Drei Spalten:

• ZEITRAUM — der Name der Periode („März 2026" bei monatlicher, „Q1 2026" bei quartalsweiser, „2026" bei jährlicher Abrechnung) und darunter das genaue Datum von–bis. Ein Klick öffnet die Periode im Detail.
• STATUS — Verrechnet, wenn zu dieser Periode bereits eine Rechnung erzeugt wurde, sonst Nicht verrechnet.
• RECHNUNG — bei verrechneten Perioden die Belegnummer als Link auf die Rechnungsdetails; ist die Rechnung noch ein Entwurf, steht dort Entwurf und der Link führt in die Bearbeitung der Rechnung. Bei offenen Perioden steht dort die Schaltfläche Rechnung erstellen.

Hat der Vertrag noch kein Startdatum, gibt es auch keine Periode; dann steht dort „Noch keine Abrechnungsperioden."

Wer den Reiter sieht. Der Reiter „Abrechnung" erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen sehen darf. Fehlt dieses Recht, bleibt von der Seite nur der Reiter „Details" — auch dann, wenn du Wartungsverträge abrechnen dürftest. Rechnung erstellen setzt zusätzlich das Recht voraus, Wartungsverträge abzurechnen; ohne dieses Recht steht in der Spalte nur ein Strich.

Wie die Perioden entstehen. Aus Startdatum und Abrechnungsintervall entsteht eine lückenlose Kette: monatlich, quartalsweise oder jährlich, jede Periode endet am Tag vor dem Beginn der nächsten. Die Kette läuft bis heute — eine Periode erscheint also, sobald sie begonnen hat, und du kannst im Voraus verrechnen. Ein Enddatum am Vertrag beendet die Kette.

Wenn der Vertrag nicht am Monatsersten beginnt. Diese Liste rechnet die Perioden im Browser aus, die Sammelabrechnung rechnet sie im Hintergrund — und beide kommen nur dann zum selben Ergebnis, wenn das Startdatum auf den 1. bis 28. eines Monats fällt. Beginnt der Vertrag am 29., 30. oder 31., verschieben sich die Grenzen in dieser Liste um einige Tage; bei einem Start am 31. Jänner fehlt hier zusätzlich die Februar-Periode ganz. Auch ein Enddatum kürzt die letzte Periode hier nicht ab — sie läuft in der Anzeige über das Vertragsende hinaus, und genau diese zu lange Periode landet dann als Leistungszeitraum auf der Rechnung. Für Verträge mit solchen Startdaten ist die Sammelabrechnung derzeit der verlässlichere Weg; ein Startdatum am Monatsersten vermeidet das Thema ganz.

Auch pausierte und gekündigte Verträge lassen sich hier abrechnen. Der Status wird für diese Liste nicht ausgewertet — Rechnung erstellen steht auch bei Entwurf, pausiert und Gekündigt zur Verfügung und erzeugt eine Rechnung. Die Sammelabrechnung dagegen berücksichtigt ausschließlich Verträge mit dem Status aktiv. „Pausiert" ist hier also eine Absprache im Team, keine Sperre.

Eine Periode im Detail

Ein Klick auf den Zeitraum öffnet die Periode als eigene Seite. Oben stehen der Periodenname und darunter Vertrag und Kunde als Kennzeichen; der Vertragsname führt zurück auf diese Seite. Es gibt vier Reiter:

• Details — die Blöcke Zeitraum (Periodenname, Startdatum, Enddatum), Stunden (inkludierte Stunden, Abrechnungsintervall, Monatspauschale) und, sobald abgerechnet, Rechnung mit dem Link auf den Beleg.
• Arbeitsberichte — die abgeschlossenen Arbeitsberichte dieses Kunden aus der Periode, mit der Anzahl am Reiter. Das ist die Vorschau darauf, was beim Abrechnen an Material, Anfahrten und Ressourcen auf die Rechnung wandert.
• Zusammenfassung — der Leistungsnachweis: ein PDF, das jeden Tag der Periode als Zeitleiste auflistet, mit Mitarbeitern, Arbeitszeiten, Tätigkeitsbeschreibung, verwendeten Artikeln, gefahrenen Kilometern und Ressourcen. Solange es ihn noch nicht gibt, steht dort „Erstelle einen Leistungsnachweis für diese Periode." und die Schaltfläche Bericht erstellen. Danach zeigt der Reiter das PDF, dazu Download und Bericht neu erstellen. Je Vertrag und Periode wird genau ein Leistungsnachweis abgelegt; Bericht neu erstellen überschreibt den vorhandenen. Er lässt sich in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail anhängen. Erstellen und Neuerstellen setzen das Recht voraus, Wartungsverträge abzurechnen.
• Rechnung — die fertige Rechnung als PDF. Ist die Periode noch offen, steht dort „Für diese Periode wurde noch keine Rechnung erstellt." und ebenfalls eine Schaltfläche Rechnung erstellen.

Der letzte Tag der Periode fällt heraus. Ein Arbeitsbericht, der am letzten Tag einer Periode endet, erscheint weder in dieser Vorschau noch mit seinem Material, seinen Anfahrten und Ressourcen auf der Rechnung — und die nächste Periode holt ihn auch nicht nach. Seine Stunden werden dagegen mitgezählt. Bei einem Vertrag mit Monatsabrechnung betrifft das alles, was am Monatsletzten gearbeitet wurde. Kommt das bei dir vor, ergänze das Material vor dem Finalisieren von Hand im Rechnungsentwurf.

Die Reihenfolge im Leistungsnachweis stimmt nicht immer. Die Tagesblöcke werden derzeit nach dem englischen Wochentagsnamen sortiert statt nach dem Datum — im PDF folgt auf „Friday…" also „Monday…", dann „Saturday…". Der Inhalt je Tag ist vollständig und richtig, nur die Reihenfolge der Blöcke ist es nicht.

Aktionen

Vertrag ändern. Oben rechts auf Bearbeiten, Felder anpassen, Speichern. Änderst du Startdatum oder Abrechnungsintervall, verschiebt sich das ganze Periodenraster — bereits abgerechnete Perioden bleiben davon unberührt und können danach erneut als offen erscheinen. Eine geänderte Monatspauschale gilt ab der nächsten Abrechnung; bestehende Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Eine Periode abrechnen. Reiter Abrechnung → in der Zeile der Periode auf Rechnung erstellen. Die Rückfrage trägt die Überschrift Rechnung erstellen und lautet „Möchtest du eine Rechnung für den Zeitraum {März 2026} erstellen?" — die geschweiften Klammern um den Monatsnamen sind ein Anzeigefehler, der Vorgang selbst ist der richtige. Nach Ja, ausführen entsteht die Rechnung, und flinkest springt direkt in die Bearbeitung der neuen Rechnung.

Was auf dieser Rechnung steht. Es entsteht immer ein Entwurf mit der Periode als Leistungszeitraum und dem heutigen Tag als Rechnungsdatum; Kopf- und Fußtext kommen aus den Beleg-Einstellungen, Zahlungsziel und Zahlungskondition vom Kunden. Die Positionen: zuerst die Pauschale mit dem Vertragsnamen, Menge 1 und der Einheit „pauschal" — sie wird je Periode genau einmal verrechnet, bei quartalsweiser Abrechnung also nicht dreifach. Dann die Mehrstunden, sofern die Stunden aus den abgeschlossenen Arbeitsberichten des Kunden das Kontingent übersteigen; Preis und Einheit kommen aus dem Mehrstunden-Produkt, dabei zählen die für diesen Kunden hinterlegten Kundenpreise. Zuletzt Material, Anfahrten und Ressourcen aus denselben Arbeitsberichten — die reinen Arbeitszeiten nicht noch einmal, sie sind über Pauschale und Mehrstunden abgegolten.

Sieh den Entwurf durch, bevor du ihn finalisierst. Für Mehrstunden und Material zählen alle abgeschlossenen Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum — auch solche, die bereits über einen anderen Weg verrechnet wurden, und auch solche, die zu einem zweiten Wartungsvertrag desselben Kunden gehören. Doppelt Verrechnetes fällt nur beim Durchsehen auf. Danach ist es ein ganz normaler Rechnungsentwurf: Du kannst Positionen ergänzen, korrigieren und ihn finalisieren; die Belegnummer bekommt er erst dabei.

Warum „This period has already been billed" erscheint. Jede Periode ist genau einmal verrechenbar; ein zweiter Versuch wird mit dieser noch unübersetzten Meldung abgelehnt. Die vorhandene Rechnung findest du in derselben Zeile in der Spalte RECHNUNG. Soll die Periode wirklich neu abgerechnet werden, lösche zuerst die alte Rechnung — danach gilt die Periode wieder als offen.

Leistungsnachweis erzeugen. Zeitraum anklicken → Reiter Zusammenfassung → Bericht erstellen. Anschließend erscheint das PDF im Reiter und lässt sich über Download speichern.

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Häufige Fragen

Warum sehe ich beim Wartungsvertrag nur den Reiter „Details" und keine Abrechnung? Der Reiter „Abrechnung" erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen sehen darf. Das ist eine eigene Berechtigung, unabhängig von der, Wartungsverträge zu sehen oder abzurechnen. Fehlt sie, bleibt die Seite beim Datenblatt — auch dann, wenn du Wartungsverträge abrechnen dürftest. Vergeben wird das Recht in den Benutzer-Einstellungen.

Was bedeutet die Zahl neben dem Reiter „Abrechnung"? Sie ist die Anzahl aller Abrechnungsperioden seit Vertragsbeginn, nicht die der noch offenen. Ein Vertrag, der seit fünfzehn Monaten läuft und lückenlos verrechnet wurde, zeigt dort trotzdem 15.

Warum zeigt der Reiter „Abrechnung" andere Zeiträume als die Sammelabrechnung? Das passiert bei Verträgen, die am 29., 30. oder 31. eines Monats beginnen. Die Periodenliste in den Vertragsdetails wird im Browser gerechnet und verschiebt sich dann um einige Tage, während die Sammelabrechnung den Starttag beibehält. Bei einem Start am 31. Jänner fehlt in den Vertragsdetails außerdem die Februar-Periode. Für solche Verträge ist die Sammelabrechnung der verlässlichere Weg; ein Startdatum am Monatsersten vermeidet das Problem ganz.

Kann ich einen pausierten Wartungsvertrag hier trotzdem abrechnen? Ja. Der Reiter „Abrechnung" wertet den Status nicht aus — Rechnung erstellen funktioniert auch bei den Status Entwurf, pausiert und Gekündigt und erzeugt eine echte Rechnung. Nur die Sammelabrechnung berücksichtigt ausschließlich aktive Verträge.

Was ist der Unterschied zwischen dem Leistungsnachweis und der Rechnung? Die Rechnung ist der Beleg mit Pauschale, Mehrstunden und Material. Der Leistungsnachweis ist ein zusätzliches PDF, das Tag für Tag zeigt, wer wann wie lange vor Ort war und was dabei verbraucht wurde — gedacht als Nachweis für den Kunden. Beides entsteht getrennt: Der Leistungsnachweis wird im Reiter „Zusammenfassung" einer Periode erzeugt und kann in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail angehängt werden.

Die Rechnung zu einer Periode zeigt keine Mehrstunden, obwohl gearbeitet wurde. Dafür gibt es vier häufige Gründe: Die Stunden liegen noch im inkludierten Kontingent, die Arbeitsberichte sind noch Entwürfe oder schon archiviert — gezählt werden nur abgeschlossene Berichte —, die Arbeitszeiten liegen außerhalb der Periode, oder die Berichte sind auf einen anderen Kunden gebucht als den Kunden des Vertrags. Steht die Position mit 0,00 auf der Rechnung, fehlt am Vertrag das Mehrstunden-Produkt.

Ein Einsatz vom Monatsletzten fehlt auf der Rechnung. Das ist derzeit so: Arbeitsberichte, die am letzten Tag der Periode enden, werden für Material, Anfahrten und Ressourcen nicht herangezogen — ihre Stunden dagegen schon. Ergänze diese Positionen vor dem Finalisieren von Hand im Rechnungsentwurf, oder lege den Vertragsbeginn so, dass Einsatztage nicht regelmäßig auf den Periodenletzten fallen.

Kann ich den Wartungsvertrag von dieser Seite aus löschen? Nein. Auf den Vertragsdetails gibt es nur Bearbeiten. Zum Löschen gehst du zurück in die Liste der Wartungsverträge und nimmst dort im Zeilenmenü den Eintrag Löschen.