Vertragsdetails

Die Vertragsdetails sind die Akte eines einzelnen Wartungsvertrags: Der Reiter Details zeigt ihn als Datenblatt, der Reiter Abrechnung listet jede Abrechnungsperiode seit Vertragsbeginn und sagt dir, welche davon schon verrechnet ist und welche noch offen. Hierher kommst du über einen Klick auf den Vertragsnamen in der Liste der Wartungsverträge.

Kopfbereich und Reiter „Details"

Kopfzeile: Name, Kennzeichen und Bearbeiten

Ganz oben steht der Name des Vertrags, darüber der Weg zurück: Wartungsverträge › Vertragsname. Darunter liegen zwei Kennzeichen — die Vertragsnummer, sofern eine erfasst wurde, und der Status (Entwurf, aktiv, pausiert oder Gekündigt). Rechts steht die Schaltfläche Bearbeiten.

Der Klick auf Bearbeiten öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen in der Vertragsliste, mit den Bereichen Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung — alle Felder sind bei den Wartungsverträgen im Einzelnen beschrieben. Speichern übernimmt die Änderung, Schließen verwirft sie; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest vorher nach.

Berechtigungen. Zum Öffnen der Seite braucht dein Benutzer die Berechtigung, Wartungsverträge zu sehen. Bearbeiten erscheint nur mit dem zusätzlichen Recht, Wartungsverträge zu bearbeiten — ohne dieses Recht ist die Schaltfläche gar nicht da. Vergeben werden die Rechte in den Einstellungen der Benutzer. Ein Löschen gibt es auf dieser Seite nicht; Verträge löschst du im Zeilenmenü der Liste.

Immer aktuell, und wiederzufinden

Ändert jemand anderes den Vertrag, lädt die Seite ihn von selbst nach — ein Neuladen ist dafür nicht nötig. Außerdem merkt sich flinkest den geöffneten Vertrag unter „Zuletzt besucht", erreichbar über die Schaltfläche Verlauf in der Kopfleiste. Rufst du eine Adresse mit einer Vertragsnummer auf, die es nicht gibt, erscheint „Der angeforderte Wartungsvertrag existiert nicht."

Kennzahlen, Aktivitäten und Dokumente

Die rechte Spalte beginnt mit einer Kennzahlen-Box, die die vier Werte zusammenfasst, die den Vertrag ausmachen: Status als farbiges Kennzeichen, Monatspauschale, Abrechnungsintervall und Inkludierte Stunden. Auf schmalen Bildschirmen wandert die Box unter die Reiter, der gesamte Kopfbereich, die Reiter, die Kennzahlen-Box sowie Aktivitäten und Dokumente stapeln sich dort als aufklappbare Panels.

Darunter liegen zwei Bereiche: Aktivitäten mit den Reitern „Bevorstehend" und „durchgeführt" — dort legst du Aufgaben zum Vertrag an, etwa eine Erinnerung an den nächsten Wartungstermin — und Dokumente, wo du Dateien per Ziehen und Ablegen anhängst.

Reiter „Details": das Datenblatt des Vertrags

Der erste Reiter zeigt den Vertrag in Blöcken. Was am Vertrag nicht gefüllt ist, wird weggelassen — ein Vertrag ohne Enddatum hat also gar keine Zeile „Enddatum". Die Blöcke „Zuordnung" und „Laufzeit" erscheinen dabei mit Überschrift, auch wenn keines ihrer Felder gesetzt ist.

Vertrag — Name, Vertragsnummer und Status. Der Name ist zugleich der Text, der später als Pauschal-Position auf der Rechnung steht.

Zuordnung — Kunde, optional Rechnungskontakt und Standort. Kunde und Rechnungskontakt sind Links in die Kundendetails. Ist ein Rechnungskontakt gesetzt, gehen die Rechnungen aus diesem Vertrag an ihn statt an den Kunden, und auch die Anschrift auf der Rechnung stammt dann von ihm.

Was der Standort bewirkt. Der Standort ist die Filiale oder Anlage aus den Standortdetails und erscheint nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest. Ist er am Vertrag gesetzt, schränkt er die Abrechnung ein: In eine Rechnung fließen dann nur Arbeitsberichte dieses einen Standorts, sowohl bei den Mehrstunden als auch bei Material, Anfahrten und Ressourcen. Ohne gesetzten Standort zählt weiterhin der ganze Kunde: Alle noch offenen Arbeitsberichte fließen ein, unabhängig davon, welchem Standort sie zugeordnet sind. Hat derselbe Kunde mehrere Wartungsverträge für mehrere Standorte, trennt das ihre Abrechnung deshalb nur dann sauber, wenn jeder dieser Verträge seinen eigenen Standort trägt — ein Vertrag ohne Standort zieht weiterhin über alle Standorte des Kunden. Mehr dazu bei „Ein bereits verrechneter Arbeitsbericht fließt nicht doppelt ein" weiter unten.

Laufzeit — Startdatum und Enddatum. Das Startdatum ist der wichtigste Wert der ganzen Seite: Ab ihm zählt flinkest die Abrechnungsperioden, und sein Tag im Monat legt fest, an welchem Tag jede Periode beginnt.

Abrechnung — Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich), Inkludierte Stunden, Monatspauschale und das Mehrstunden-Produkt. Letzteres ist ein Link in die Artikeldetails: Aus diesem Artikel kommen Preis und Einheit für Stunden, die über dem Kontingent liegen. Fehlt der Eintrag, entsteht die Mehrstunden-Position trotzdem — dann aber mit Betrag 0,00. Trag ihn also ein, bevor du das erste Mal abrechnest.

Beschreibung — der formatierte Text aus dem Bearbeiten-Dialog. Er ist eine interne Notiz und erscheint nicht auf der Rechnung.

Audit-Log-Tab

Ein dritter, unbeschrifteter Reiter mit Uhr-Icon zeigt die feldgenaue Änderungshistorie des Vertrags — etwa „Datensatz erstellt" mit allen Feldern. Das lohnt sich besonders bei Konditionsänderungen wie einer geänderten Pauschale, weil sie rückwirkend die Abrechnung beeinflussen.

Reiter „Abrechnung": Periodenliste

Die Periodenliste anzeigen

Hier steht jede Abrechnungsperiode des Vertrags, die neueste zuerst, zwölf Zeilen je Seite. Die Zahl am Reiter ist die Gesamtzahl der Perioden — nicht die der offenen; ein Vertrag, der seit fünfzehn Monaten läuft und lückenlos verrechnet wurde, zeigt dort trotzdem 15. Drei Spalten:

• ZEITRAUM — der Name der Periode („März 2026" bei monatlicher, „Q1 2026" bei quartalsweiser, „2026" bei jährlicher Abrechnung) und darunter das genaue Datum von–bis. Ein Klick öffnet die Periode im Detail (siehe „Eine Periode im Detail" weiter unten).
• STATUS — Verrechnet, wenn zu dieser Periode bereits eine Rechnung erzeugt wurde, sonst Nicht verrechnet.
• RECHNUNG — siehe „Wer was in der Spalte RECHNUNG sieht" weiter unten.

Hat der Vertrag noch kein Startdatum, gibt es auch keine Periode; dann steht dort „Noch keine Abrechnungsperioden." Auf schmaleren Bildschirmen blendet sich zuerst die Spalte Status aus, Zeitraum und Rechnung bleiben.

Wer was in der Spalte RECHNUNG sieht

Den Reiter „Abrechnung" selbst siehst du immer, sobald du Wartungsverträge sehen darfst — Zeitraum und Status hängen nicht an einem Rechnungsrecht. Nur die Spalte RECHNUNG braucht eigene Rechte, je nach Zustand der Zeile getrennt: Bei einer bereits verrechneten Periode erscheint die Belegnummer als Link auf die Rechnungsdetails (bzw. „Entwurf" mit Link in die Bearbeitung) nur mit dem Recht, Rechnungen zu sehen — fehlt es, steht dort ein Strich, unabhängig davon, ob du Wartungsverträge abrechnen darfst. Bei einer noch offenen Periode erscheint die Schaltfläche Rechnung erstellen nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen — fehlt dieses, steht ebenfalls nur ein Strich, unabhängig vom Rechnungsrecht. Die beiden Rechte sind also voneinander unabhängig — das jeweils andere hilft für diese Zeile nichts.

Wie die Perioden entstehen

Aus Startdatum und Abrechnungsintervall entsteht eine lückenlose Kette: monatlich, quartalsweise oder jährlich, jede Periode endet am Tag vor dem Beginn der nächsten. Die Kette läuft bis heute — eine Periode erscheint also, sobald sie begonnen hat, und du kannst im Voraus verrechnen. Ein Enddatum am Vertrag beendet die Kette. Beginnt ein Vertrag am 29., 30. oder 31. eines Monats, weicht nur der jeweils betroffene Kalendermonat auf seinen letzten Tag aus — der ursprüngliche Starttag bleibt für alle folgenden Perioden der Bezugspunkt, die Kette bleibt dabei lückenlos. Diese Liste, die Sammelabrechnung und die Perioden-Detailseite verwenden für ihre Zeiträume denselben Rechenweg, sie stimmen also immer überein — es gibt keine zweite, abweichende Berechnung mehr.

Perioden werden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu berechnet. Änderst du Startdatum oder Abrechnungsintervall im Bearbeiten-Dialog, ändert sich das Periodenraster ab sofort — bereits abgerechnete Perioden bleiben davon unberührt: Sie bleiben mit ihrem tatsächlich verrechneten Zeitraum und dem Vermerk „Verrechnet" in der Liste sichtbar, auch wenn ihr Zeitraum nicht mehr zum neu berechneten Raster passt.

Auch pausierte und gekündigte Verträge lassen sich hier abrechnen

Der Status wird für diese Liste nicht ausgewertet — Rechnung erstellen steht auch bei Entwurf, pausiert und Gekündigt zur Verfügung und erzeugt eine echte Rechnung. Die Sammelabrechnung dagegen berücksichtigt ausschließlich Verträge mit dem Status aktiv. „Pausiert" ist hier also eine Absprache im Team, keine Sperre.

Eine Periode im Detail

Die Perioden-Detailseite öffnen

Ein Klick auf den Zeitraum in der Periodenliste öffnet die Periode als eigene Seite unter der Adresse /servicecontracts/<Vertrag>/billing/<Zeitraum>. Diese Seite hat keinen eigenen Menüpunkt und keine eigene Hilfeseite — sie ist nur von hier aus (oder direkt über ihre Adresse) erreichbar. Oben stehen der Periodenname und darunter Vertrag und Kunde als Kennzeichen; der Vertragsname führt zurück auf diese Vertragsdetails-Seite. Es gibt vier Reiter — Details, Arbeitsberichte, Zusammenfassung und Rechnung —, ausführlich beschrieben auf der Seite Sammelabrechnung, zusammen mit der Rechnungs- und Leistungsnachweis-Erzeugung von dort aus.

Eine Periode abrechnen

Sowohl in der Periodenliste dieser Seite (Spalte RECHNUNG, Schaltfläche Rechnung erstellen) als auch auf der Perioden-Detailseite selbst löst du das Erzeugen der Rechnung so aus: Erst eine Rückfrage mit der Überschrift Rechnung erstellen, die den Zeitraum nennt — „Soll eine Rechnung für den Zeitraum März 2026 erstellt werden?", statt „März 2026" steht dort immer der Name der jeweiligen Periode. Nach Ja, ausführen entsteht die Rechnung, und flinkest springt direkt in die Bearbeitung der neuen Rechnung.

Was auf dieser Rechnung steht. Es entsteht immer ein Entwurf mit der Periode als Leistungszeitraum und dem heutigen Tag als Rechnungsdatum; Kopf- und Fußtext kommen aus den Beleg-Einstellungen, Zahlungsziel und Zahlungskondition vom Kunden. Die Positionen: zuerst die Pauschale mit dem Vertragsnamen und der Einheit „pauschal" — ihre Menge entspricht der Taktlänge: 1 bei monatlicher, 3 bei quartalsweiser, 12 bei jährlicher Abrechnung, sodass die Pauschale in jedem Fall die volle Periode abdeckt. Dann die Mehrstunden, sofern die Stunden aus den abgeschlossenen, noch nicht anderweitig verrechneten Arbeitsberichten des Kunden (bei gesetztem Standort nur dieses Standorts) das Kontingent übersteigen; Preis und Einheit kommen aus dem Mehrstunden-Produkt, dabei zählen die für diesen Kunden hinterlegten Kundenpreise. Zuletzt Material, Anfahrten und Ressourcen aus denselben Arbeitsberichten — die reinen Arbeitszeiten nicht noch einmal, sie sind über Pauschale und Mehrstunden abgegolten.

Nach dem Erzeugen springt flinkest sofort in die Bearbeitung der neuen Rechnung; die Vertragsdetails selbst werden dabei nicht neu geladen — kommst du über den Zurück-Weg auf den Reiter „Abrechnung", siehst du die Periode gegebenenfalls noch als offen, bis die Seite neu geladen wird.

Ein bereits verrechneter Arbeitsbericht fließt nicht doppelt ein

Für Mehrstunden, Material, Anfahrten und Ressourcen zählen nur Arbeitsberichte, die noch keiner anderen Rechnung zugeordnet sind — ein Bericht, der schon auf einem Beleg steht, wird kein zweites Mal verrechnet. Hat derselbe Kunde mehrere Wartungsverträge, teilen sie sich den Bestand an noch offenen Arbeitsberichten nur dann vollständig, wenn keiner von ihnen einen Standort trägt: Welcher Vertrag zuerst abgerechnet wird, beansprucht sie dann für sich, dem später abgerechneten fehlen sie. Trägt jeder der Verträge seinen eigenen Standort, bleiben ihre Arbeitsberichte dagegen von vornherein getrennt; nur ein Vertrag ohne Standort greift weiterhin über alle Standorte des Kunden, auch über die eines standortgebundenen Schwestervertrags. Bei mehreren Verträgen desselben Kunden lohnt sich also ein Blick in den Entwurf, ob die erwarteten Einsätze wirklich darauf stehen.

Danach ist es ein ganz normaler Rechnungsentwurf: Du kannst Positionen ergänzen, korrigieren und ihn finalisieren; die Belegnummer bekommt er erst dabei.

Warum „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet" erscheint

Jede Periode ist genau einmal verrechenbar; ein zweiter Versuch wird mit dieser Meldung abgelehnt. Die vorhandene Rechnung findest du in derselben Zeile in der Spalte RECHNUNG. Soll die Periode wirklich neu abgerechnet werden, lösche zuerst die alte Rechnung — danach gilt die Periode wieder als offen.

Leistungsnachweis erzeugen

Zeitraum anklicken → Reiter Zusammenfassung → Bericht erstellen. Anschließend erscheint das PDF im Reiter und lässt sich über Download speichern; Bericht neu erstellen überschreibt den vorhandenen Stand — es gibt keine Versionen. Inhaltlich fasst der Leistungsnachweis je Tag zusammen: Mitarbeiter, Arbeitszeiten mit Stundenzahl und Tätigkeitsbeschreibung, verwendete Artikel, gefahrene Kilometer und eingesetzte Ressourcen; am Ende stehen Gesamtstunden, Anzahl Einsatztage, beteiligte Mitarbeiter und Gesamtkilometer. Er lässt sich in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail anhängen.

Verwandte Seiten

• Wartungsverträge
• Sammelabrechnung
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Arbeitsberichte
• Kundendetails
• Kundenpreise
• Artikeldetails
• Serienrechnungen

Häufige Fragen

Warum steht in der Spalte RECHNUNG nur ein Strich? Der Reiter „Abrechnung" ist immer sichtbar, sobald du Wartungsverträge sehen darfst. Der Strich bedeutet, dass dir für den Zustand dieser Zeile das passende Recht fehlt: Bei einer bereits verrechneten Periode brauchst du das Recht, Rechnungen zu sehen; bei einer noch offenen Periode brauchst du für „Rechnung erstellen" das Recht, Wartungsverträge abzurechnen. Die beiden Rechte sind unabhängig voneinander.

Was bedeutet die Zahl neben dem Reiter „Abrechnung"? Sie ist die Anzahl aller Abrechnungsperioden seit Vertragsbeginn, nicht die der noch offenen.

Kann ich einen pausierten Wartungsvertrag hier trotzdem abrechnen? Ja. Der Reiter „Abrechnung" wertet den Status nicht aus — „Rechnung erstellen" funktioniert auch bei den Status Entwurf, pausiert und Gekündigt und erzeugt eine echte Rechnung. Nur die Sammelabrechnung berücksichtigt ausschließlich aktive Verträge.

Was ist der Unterschied zwischen dem Leistungsnachweis und der Rechnung? Die Rechnung ist der Beleg mit Pauschale, Mehrstunden und Material. Der Leistungsnachweis ist ein zusätzliches PDF, das Tag für Tag zeigt, wer wann wie lange vor Ort war und was dabei verbraucht wurde. Beides entsteht getrennt: Der Leistungsnachweis wird im Reiter „Zusammenfassung" einer Periode erzeugt und kann in der Sammelabrechnung an die Rechnungs-E-Mail angehängt werden.

Die Rechnung zu einer Periode zeigt keine Mehrstunden, obwohl gearbeitet wurde. Dafür gibt es mehrere häufige Gründe: Die Stunden liegen noch im inkludierten Kontingent, die Arbeitsberichte sind noch Entwürfe oder schon archiviert — gezählt werden nur abgeschlossene Berichte —, die Arbeitszeiten liegen außerhalb der Periode, die Stunden wurden bereits über eine andere Rechnung verrechnet, oder sie gehören — falls am Vertrag ein Standort gesetzt ist — zu einem anderen Standort dieses Kunden. Steht die Position mit 0,00 auf der Rechnung, fehlt am Vertrag das Mehrstunden-Produkt.

Kann ich den Wartungsvertrag von dieser Seite aus löschen? Nein. Auf den Vertragsdetails gibt es nur „Bearbeiten". Zum Löschen gehst du zurück in die Liste der Wartungsverträge und nimmst dort im Zeilenmenü den Eintrag „Löschen".