Erste Schritte — Checkliste

Zuletzt aktualisiert: 2026-11-01

Fehlen bei deinem Unternehmen noch grundlegende Angaben — Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-Einstellungen und Ähnliches —, führt dich flinkest nach dem Anmelden nicht in die Anwendung, sondern zuerst zum Fenster Erste Schritte, das dich durch genau diese Angaben führt. Diese Seite gibt den Überblick; jedes Feld und jeden Sonderfall erklärt die Seite Ersteinrichtung.

Wann das Fenster erscheint

Das Fenster erscheint, sobald mindestens eine der notwendigen Basis-Einstellungen fehlt — bei einem neu eingerichteten Unternehmen also praktisch immer. Es ist keine Einblendung über der Anwendung, sondern eine eigene Seite ohne Menü und Kopfleiste: Solange eine Pflichtangabe fehlt, führt jeder Bereich von flinkest hierher zurück, egal welche Adresse du aufrufst. Kennt flinkest deinen Vornamen bereits, begrüßt es dich persönlich damit, andernfalls mit einer allgemeinen Begrüßung. Wegklicken lässt sich das Fenster nicht — der Weg hinaus führt über das Vervollständigen der Angaben oder über Ausloggen.

Ohne Administratorrechte. Speichern der Basis-Einstellungen ist Personen mit Administratorrechten vorbehalten. Meldest du dich ohne Administratorrechte an, während noch Basis-Einstellungen fehlen, siehst du deshalb kein Formular, sondern nur den Hinweis „Bitte wenden Sie sich an einen Administrator, um die Unternehmenseinstellungen zu vervollständigen." mit der Schaltfläche Ausloggen. Arbeiten kannst du erst, wenn eine Person mit Administratorrechten die Angaben ergänzt hat.

Was du dort einträgst

Oben im Fenster zeigt dir eine Liste Noch zu ergänzen, welche Pflichtangaben noch fehlen, und hakt jeden Punkt live ab, sobald du ihn ausfüllst — du musst also nicht bis zum Ende warten, um zu sehen, was noch offen ist. Je nachdem, was bei deinem Unternehmen bereits fehlt, können das sein: Firmenname und Firmen-E-Mail-Adresse, Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land), Umsatzsteuer-Satz und Währung sowie die Unternehmensart. Die Unternehmensart legt fest, wie deine Buchhaltung aufgebaut wird: Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer — dieselbe Wahl wie in den Buchhaltungs-Einstellungen. Sie ist nicht dasselbe wie die Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen oder GmbH), die du weiter oben getrennt auswählst.

Wählst du dein Land aus, schlägt dir flinkest für gängige Länder direkt den passenden Standard-Steuersatz vor (20 % für Österreich, 19 % für Deutschland, 7,7 % für die Schweiz) — du kannst ihn danach trotzdem noch anpassen.

Im selben Fenster kannst du gleich weitere Angaben erfassen, die keine Pflichtangaben sind und sich genauso gut später in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen lassen: Telefon, Webseite, Rechtsform, UID-Nummer, Bankverbindung (IBAN, BIC, Name der Bank und Bankleitzahl) und die Sprache der Oberfläche. Dazu kommt das Kästchen Kleinunternehmer (steuerbefreit): Es gilt unabhängig von Rechtsform und Unternehmensart, und dieselbe Kennzeichnung wirkt später auf deine Belege (keine Umsatzsteuer), den Hinweis auf dem Beleg-PDF und den Buchhaltungsexport.

Im Abschnitt Module schaltest du gleich zu Beginn aus, was dein Betrieb nicht braucht — so bleiben die Menüs übersichtlich. Das sind dieselben Schalter wie unter Einstellungen → Module, du kannst sie dort jederzeit wieder ändern.

Zusätzlich kannst du hier dein Firmenlogo hochladen (erlaubt sind PNG, JPG, SVG und WebP) — ist bereits eines hinterlegt, blendet das Fenster den Upload-Bereich aus, du siehst dann kein Feld dafür. Das Logo wird sofort beim Hochladen gespeichert, auch wenn andere Pflichtangaben noch fehlen.

Logo-Prüfung. flinkest schaut sich die hochgeladene Datei tatsächlich an, statt sich allein auf die Dateiendung zu verlassen — bei SVG wird die Datei als XML-Dokument geprüft, bei den übrigen Formaten die eigentlichen Bilddaten. Passt der Inhalt nicht zum angegebenen Format (etwa eine falsch umbenannte Datei), erscheint die Meldung „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Erlaubt: PNG, JPG, SVG, WebP" und die Datei wird nicht übernommen. Eine hochgeladene WebP-Datei wandelt flinkest serverseitig automatisch in PNG um, weil die PDF-Erzeugung für den Rechnungskopf sonst die Transparenz verlieren würde.

Speichern mit „Los geht's"

Alle übrigen Angaben speicherst du gemeinsam mit Los geht's oben rechts im Fenster. Sind damit alle Pflichtangaben vollständig, bestätigt flinkest das und bringt dich in die Anwendung — das Fenster erscheint danach nicht mehr. Fehlt noch etwas, bleibt das Fenster offen und markiert die betroffenen Felder; was du schon eingetragen hast, ist in der Regel trotzdem gespeichert. Nichts gespeichert wird, wenn Umsatzsteuer-Satz oder Währung leer sind oder IBAN bzw. BIC ein ungültiges Format haben — welche Meldung dann erscheint, steht unter Ersteinrichtung.

Wenn dir später etwas fehlt

Hast du gespeichert, aber noch nicht alles ausgefüllt, und meldest dich später erneut an, erscheint das Fenster einfach wieder — mit dem bereits Erledigten weiterhin abgehakt. Ausloggen ohne Los geht's verwirft dagegen, was du seit dem letzten Speichern eingetippt hast. Dieses Fenster ist nur für Angaben zum Unternehmen da; Änderungen an deinem eigenen Konto (z. B. dein Passwort) nimmst du stattdessen über dein Profil vor.

Häufige Fragen

Ich kann das Fenster nicht schließen — ist das ein Fehler? Nein, das ist Absicht: Ohne diese Basis-Angaben kann flinkest keine korrekten Belege erstellen, deshalb führt jeder Bereich hierher, bis alle Pflichtangaben gespeichert sind. Willst du später weitermachen, verlässt du das Fenster über Ausloggen.

Wer sieht dieses Fenster — jede angemeldete Person oder nur Administratoren? Solange Basis-Einstellungen fehlen, landet jede angemeldete Person hier — aber nicht jede sieht dasselbe: Mit Administratorrechten erscheint das Formular, ohne Administratorrechte nur ein Hinweis, sich an eine Person mit Administratorrechten zu wenden, und die Schaltfläche Ausloggen. Speichern kannst du die Angaben nur mit Administratorrechten.

Muss ich auch Bankverbindung, UID-Nummer oder mein Logo hier ausfüllen? Nein, das sind keine Pflichtangaben. Die Checkliste „Noch zu ergänzen" zeigt ausschließlich die Felder, die für den Start wirklich nötig sind — die übrigen Angaben kannst du hier gleich mit erfassen oder jederzeit später in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechtsform und Unternehmensart? Die Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen, GmbH, FlexCo) ist die rechtliche Form deines Betriebs und keine Pflichtangabe. Die Unternehmensart ist Pflicht und sagt, wie du deinen Gewinn ermittelst — als Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder als Bilanzierer; danach richtet flinkest die Buchhaltung aus.

Warum wird mir bei der Länderauswahl automatisch ein Steuersatz vorgeschlagen? Als Ausgangspunkt für die gängigsten Länder — du kannst den Wert danach frei anpassen, falls für dein Unternehmen ein anderer Satz gilt.

Warum wird mein hochgeladenes Logo abgelehnt, obwohl der Dateiname richtig aussieht? flinkest prüft nicht nur die Dateiendung, sondern auch den tatsächlichen Inhalt der Datei. Stimmt der Inhalt nicht mit dem angegebenen Format überein — zum Beispiel bei einer falsch umbenannten Datei —, lehnt flinkest den Upload ab, damit kein kaputtes Logo auf deinen Belegen landet.