Erste Schritte — Checkliste

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-11

Fehlen bei deinem Unternehmen noch grundlegende Angaben — Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-Einstellungen und Ähnliches —, begrüßt dich flinkest beim Anmelden mit dem Fenster Erste Schritte, das dich Schritt für Schritt durch genau diese Angaben führt.

Wann das Fenster erscheint

Das Fenster erscheint automatisch, sobald mindestens eine der notwendigen Basis-Einstellungen fehlt — bei einem neu eingerichteten Unternehmen also praktisch immer. Kennt flinkest deinen Vornamen bereits, begrüßt es dich persönlich damit, andernfalls mit einer allgemeinen Begrüßung. Es lässt sich nicht wegklicken, ohne die fehlenden Angaben zu ergänzen: Erst wenn alle Pflichtangaben ausgefüllt sind, schließt es sich von selbst und erscheint bei zukünftigen Anmeldungen nicht mehr.

Ohne Administratorrechte. Speichern der Basis-Einstellungen ist Personen mit Administratorrechten vorbehalten. Meldest du dich ohne Administratorrechte an, während noch Basis-Einstellungen fehlen, bekommst du deshalb nicht das Ausfüllen-Fenster zu sehen, sondern einen kurzen, schließbaren Hinweis mit dem Text „Bitte wende dich an einen Administrator, um die Unternehmenseinstellungen zu vervollständigen." Diesen Hinweis kannst du wegklicken und normal weiterarbeiten — anders als beim Ausfüllen-Fenster selbst erscheint er bei der nächsten Anmeldung einfach wieder, solange die Basis-Angaben weiterhin fehlen.

Was du dort einträgst

Oben im Fenster zeigt dir eine Liste „Noch zu ergänzen", welche Pflichtangaben noch fehlen, und hakt jeden Punkt live ab, sobald du ihn ausfüllst — du musst also nicht bis zum Ende warten, um zu sehen, was noch offen ist. Je nachdem, was bei deinem Unternehmen bereits fehlt, können das sein: Firmenname und Firmen-E-Mail-Adresse, Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Land), Umsatzsteuer-Satz und Währung sowie die Unternehmensart (Einzelunternehmen oder bilanzpflichtige Gesellschaft) — Letztere brauchst du für die Buchhaltung, unabhängig davon, welche Rechtsform dein Unternehmen tatsächlich hat.

Wählst du dein Land aus, schlägt dir flinkest für gängige Länder direkt den passenden Standard-Steuersatz vor (20 % für Österreich, 19 % für Deutschland, 7,7 % für die Schweiz) — du kannst ihn danach trotzdem noch anpassen.

Im selben Fenster kannst du gleich weitere Angaben erfassen, die keine Pflichtangaben sind und sich genauso gut später in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen lassen: Telefon, Webseite, Rechtsform (z. B. Einzelunternehmen, GmbH oder FlexCo), UID-Nummer, Bankverbindung (IBAN, BIC, Name der Bank und Bankleitzahl), die Sprache der Oberfläche sowie das Kästchen für den Kleinunternehmer-Status. Zusätzlich kannst du hier dein Firmenlogo hochladen (erlaubt sind PNG, JPG, SVG und WebP) — ist bereits eines hinterlegt, blendet das Fenster den Upload-Bereich aus, du siehst dann kein Feld dafür. Änderungen werden laufend übernommen, du musst nicht bis zum Ende warten und dann erst speichern.

Logo-Prüfung. flinkest schaut sich die hochgeladene Datei tatsächlich an, statt sich allein auf die Dateiendung zu verlassen — bei SVG wird die Datei als XML-Dokument geprüft, bei den übrigen Formaten die eigentlichen Bilddaten. Passt der Inhalt nicht zum angegebenen Format (etwa eine falsch umbenannte Datei), erscheint die Meldung „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Erlaubt: PNG, JPG, SVG, WebP" und die Datei wird nicht übernommen. Eine hochgeladene WebP-Datei wandelt flinkest serverseitig automatisch in PNG um, weil die PDF-Erzeugung für den Rechnungskopf sonst die Transparenz verlieren würde.

Wenn dir später etwas fehlt

Ergänzt du eine Pflichtangabe nachträglich nicht direkt hier, sondern lässt sie zunächst offen und meldest dich später erneut an, erscheint das Fenster einfach wieder — mit dem bereits Erledigten weiterhin abgehakt. Dieses Fenster ist nur für Angaben zum Unternehmen da; Änderungen an deinem eigenen Konto (z. B. dein Passwort) nimmst du stattdessen über dein Profil vor.

Häufige Fragen

Ich kann das Fenster nicht schließen — ist das ein Fehler? Nein, das ist Absicht — gilt aber nur mit Administratorrechten: Ohne diese Basis-Angaben funktionieren Bereiche wie Rechnungsstellung nicht korrekt, deshalb lässt sich das Ausfüllen-Fenster erst nach dem Vervollständigen schließen. Ohne Administratorrechte bekommst du stattdessen nur einen Hinweis, den du jederzeit wegklicken kannst.

Wer sieht dieses Fenster — jede angemeldete Person oder nur Administratoren? Solange Basis-Einstellungen fehlen, bekommt jede angemeldete Person etwas zu sehen — aber nicht dasselbe: Mit Administratorrechten erscheint das Ausfüllen-Fenster, ohne Administratorrechte nur ein schließbarer Hinweis, der um Hilfe von einer Person mit Administratorrechten bittet. Speichern kannst du die Angaben in jedem Fall nur mit Administratorrechten.

Muss ich auch Bankverbindung, UID-Nummer oder mein Logo hier ausfüllen? Nein, das sind keine Pflichtangaben. Die Checkliste „Noch zu ergänzen" zeigt ausschließlich die Felder, die zum Schließen des Fensters wirklich nötig sind — die übrigen Angaben kannst du hier gleich mit erfassen oder jederzeit später in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen.

Warum wird mir bei der Länderauswahl automatisch ein Steuersatz vorgeschlagen? Als Ausgangspunkt für die gängigsten Länder — du kannst den Wert danach frei anpassen, falls für dein Unternehmen ein anderer Satz gilt.

Warum wird mein hochgeladenes Logo abgelehnt, obwohl der Dateiname richtig aussieht? flinkest prüft nicht nur die Dateiendung, sondern auch den tatsächlichen Inhalt der Datei. Stimmt der Inhalt nicht mit dem angegebenen Format überein — zum Beispiel bei einer falsch umbenannten Datei —, lehnt flinkest den Upload ab, damit kein kaputtes Logo auf deinen Belegen landet.