Ersteinrichtung

Bevor in flinkest der erste Beleg entsteht, müssen ein paar Angaben feststehen: wer dein Unternehmen ist, wo es sitzt, mit welchem Steuersatz und in welcher Währung gerechnet wird und wie deine Buchhaltung aufgebaut ist. Fehlt davon noch etwas, leitet flinkest dich auf diese Seite um — als Administrator füllst du hier das Formular Erste Schritte aus, ohne Administratorrechte siehst du einen Hinweis, an wen du dich wenden kannst. Sobald alles vollständig gespeichert ist, verschwindet die Seite und du arbeitest ganz normal weiter; jede Angabe lässt sich später in den Allgemeinen Einstellungen ändern.

Zugang und Sperre

Warum du auf dieser Seite landest

Eine Rechnung muss nach § 11 UStG Name und Anschrift des leistenden Unternehmens tragen — fehlt das, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug, und der Beleg lässt sich nur noch über eine Korrektur heilen. Deshalb ist die Ersteinrichtung kein freundlicher Hinweis, sondern eine Sperre: Solange eine der Pflichtangaben fehlt, führt jeder Bereich der Anwendung — Dashboard, Kunden, Artikel, Rechnungen — auf diese Seite. Das gilt bei jedem Navigationsversuch, nicht nur beim Anmelden, und für jeden Benutzer.

Pflicht sind genau diese Angaben:

• Firmenname und Firmen-E-Mail-Adresse — der Absender jedes Belegs und die Antwortadresse beim Belegversand,
• die Adresse mit Straße, Postleitzahl, Stadt und Land — der Absenderblock auf jedem PDF,
• Umsatzsteuer-Satz und Währung — ohne sie hat keine Belegposition eine Rechengrundlage,
• die Unternehmensart — sie entscheidet, wie flinkest deine Buchhaltung aufbaut (siehe Unternehmensart wählen).

Welche Angaben als vollständig gelten, entscheidet allein flinkest auf dem Server; dieselbe Liste steht auch in den Allgemeinen Einstellungen.

Prüfung beim Start. flinkest stellt beim Laden fest, ob die Angaben vollständig sind, und wartet damit, bevor irgendein Bereich öffnet — so kann kein Bildschirm durchrutschen, bevor das Ergebnis da ist. Scheitert diese Prüfung, bringt flinkest dich zur Anmeldeseite zurück, statt eine halb geladene Anwendung zu zeigen. Eine Adresse, die es gar nicht gibt, führt weiterhin auf die Fehlerseite 404 statt auf die Sperre.

Kein Menü, kein Umweg

Die Seite erscheint ohne Kopfleiste, ohne Seitenmenü und ohne Brotkrumen-Navigation. Das ist Absicht: Gäbe es ein Menü, könnte man um die Sperre herumklicken. Es bleiben genau zwei Wege hinaus — die Angaben speichern oder ausloggen; ohne Administratorrechte nur Ausloggen.

Seite ohne Anmeldung aufrufen

Die Seite zeigt Firmendaten und ist deshalb nicht öffentlich. Rufst du sie ohne gültige Anmeldung auf, landest du auf der Anmeldeseite; danach geht es wie gewohnt weiter.

Wenn die Einrichtung schon erledigt ist

Hat ein anderer Administrator die Angaben inzwischen ergänzt, oder rufst du die Seite über ein altes Lesezeichen auf, führt flinkest dich sofort auf die Startseite weiter — eine erledigte Sperre bleibt keine Sackgasse.

Das Formular „Erste Schritte"

Dieses Formular sehen nur Benutzer mit Administratorrechten, weil nur sie die unternehmensweiten Einstellungen speichern dürfen.

Ein Fenster, das sich nicht wegklicken lässt

Das Formular steht in einem Fenster mit dem Titel Erste Schritte. Es hat kein Schließen-Kreuz, und weder die Escape-Taste noch ein Klick daneben schließen es — die Sperre hängt an den fehlenden Daten, nicht am Fenster. Weil das Formular lang ist, kannst du es über das Maximieren-Symbol oben im Fenster auf volle Größe ziehen und wieder verkleinern; auf dem Handy öffnet es sich ohnehin bildschirmfüllend. Die beiden Schaltflächen Ausloggen und Los geht's stehen oben rechts im Fenster, nicht am Ende des Formulars.

Persönliche Begrüßung

Oben begrüßt dich flinkest mit deinem Vornamen — „Hallo {Vorname}, willkommen an Bord" — und erklärt in einem Satz, worum es geht: „Richten wir Ihr Konto ein, damit Rechnungen, E-Mails und Buchhaltung sauber laufen. Dauert etwa 2 Minuten — Sie können später alles in den Einstellungen ändern." Ist kein Vorname hinterlegt, lautet die Begrüßung schlicht „Willkommen an Bord".

Die Checkliste „Noch zu ergänzen"

Direkt unter der Begrüßung listet Noch zu ergänzen genau die Pflichtangaben auf, die bei deinem Unternehmen noch fehlen — nicht mehr und nicht weniger. So musst du im langen Formular nicht suchen. Sobald du ein Feld ausfüllst, hakt die Liste den Punkt sofort ab und streicht ihn durch, noch bevor du speicherst; ein Feld, in dem nur Leerzeichen stehen, bleibt offen. Die Punkte bleiben durchgestrichen stehen, bis du mit Los geht's speicherst.

Firmendaten eintragen

Im Abschnitt Ihr Unternehmen („Name, Kontakt und Rechtsform") trägst du Name Ihres Unternehmens und Ihre Email-Adresse ein — beides Pflicht, weil sie als Absender auf jedem Beleg und in jeder Beleg-E-Mail stehen. Telefon, Webseite und Rechtsform sind freiwillig. Die Rechtsform wählst du aus Einzelunternehmen, GmbH, FlexCo, AG, GbR, UG, OHG und KG; ein kleines Kreuz im Auswahlfeld leert sie wieder. Sie gehört zum Firmenwortlaut, ist aber etwas anderes als die Unternehmensart weiter unten.

Adresse eintragen

Der Abschnitt Adresse trägt seine Begründung gleich mit: „Erscheint auf Ihren Rechnungen und Lieferscheinen". Straße, Postleitzahl, Stadt und Land sind Pflicht; das Land wählst du aus einer durchsuchbaren Liste. Diese Anschrift ist die gesetzlich verlangte Absenderangabe auf jedem Beleg.

Steuersatz und Währung festlegen

Im Abschnitt Steuern & UID („Für rechtskonforme Rechnungen") stehen der Umsatzsteuer-Satz in Prozent und die Währung (Euro, USD, CHF oder GBP) — beides Pflicht. Der Steuersatz ist die Voreinstellung deines Unternehmens; wie er an Belegen und Artikeln wirkt, erklären die Allgemeinen Einstellungen.

Wählst du oben bei der Adresse ein Land, trägt flinkest den dortigen Normalsteuersatz gleich hier ein: 20 % für Österreich, 19 % für Deutschland, 7,7 % für die Schweiz. Du kannst den Wert danach überschreiben. Bei allen anderen Ländern bleibt der Steuersatz, wie er ist — trag dann den passenden Satz selbst ein.

UID-Nummer eintragen

Die UID Nummer (Beispiel im Feldhinweis: ATU12345678) ist hier freiwillig. Auf der Rechnung ist sie zwar ein Pflichtmerkmal, aber erst beim Ausstellen — für die Einrichtung soll sie dich nicht aufhalten. Du kannst sie jederzeit in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen.

Unternehmensart wählen

Im Abschnitt Buchhaltung („Wir passen das System an Ihre Unternehmensform an") wählst du die Unternehmensart: Einnahmen/Ausgaben-Rechner oder Bilanzierer — dieselben Begriffe wie in den Buchhaltungs-Einstellungen. Das ist keine Rechtsform (die Rechtsform „Einzelunternehmen" wählst du oben getrennt), sondern die Art, wie du deinen Gewinn ermittelst. Davon hängt vieles ab: was die Buchhaltungs-Übersicht von dir verlangt, auf welcher Grundlage der Buchhaltungsexport entsteht und welche Felder die Buchhaltungs-Einstellungen anbieten. Weil eine spätere Umstellung schon erfasste Belege anders behandeln würde, muss sie vor dem ersten Beleg feststehen — deshalb ist sie Pflicht.

Kleinunternehmer kennzeichnen

Das Kästchen Kleinunternehmer (steuerbefreit) setzt du, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt — das Kennzeichen gilt unabhängig von Rechtsform und Unternehmensart. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus; die Kennzeichnung wirkt auf deine Belege, den Hinweistext im Beleg-PDF und den Buchhaltungsexport. Diesen Text und die Regelung selbst pflegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen.

Bankdaten eintragen

Der Abschnitt Bankdaten sagt es selbst: „Können Sie auch später eintragen". IBAN, BIC, Name der Bank und Bankleitzahl gehören auf deine Rechnungen, damit Kunden wissen, wohin sie zahlen — ein Hindernis fürs Ausstellen sind sie aber nicht. Die IBAN darfst du in Vierergruppen eintippen: flinkest entfernt beim Speichern die Leerzeichen und schreibt alles groß, damit spätere Zahlungsdateien sie maschinell lesen können. Ist das Format falsch, siehe Ungültige IBAN oder BIC.

Sprache wählen

Unter Programmeinstellungen wählst du die Sprache — Deutsch oder English. Sie bestimmt die Sprache der Oberfläche und der Belegtexte.

Module ein- oder ausschalten

Im Abschnitt Module steht jedes Modul mit einer kurzen Beschreibung und einem Kästchen. Schalte aus, was dein Betrieb nicht braucht — so bleiben die Menüs übersichtlich. Das sind dieselben Schalter wie unter Einstellungen → Module: Ist ein Modul ausgeschaltet, verschwinden seine Menüpunkte, und du kannst es dort jederzeit wieder einschalten. Daten gehen dabei nicht verloren. Was Module sind, erklärt Module und Erweiterungen.

Module, die ein anderes Modul brauchen. Manche Module funktionieren nur zusammen: Der Shop braucht das Modul Lager, weil die Kommissionierung die gepickte Ware aus dem Lager ausbucht. Im Formular gelten dafür dieselben Regeln wie unter Einstellungen → Module:

• Einschalten. Hakst du Shop an, setzt flinkest das Häkchen bei Lager gleich mit — ohne eigene Meldung.
• Ausschalten. Nimmst du das Häkchen bei Lager heraus, solange Shop angehakt ist oder eine für deinen Betrieb freigeschaltete Erweiterung das Lager braucht, springt es sofort zurück. Unter den Modulen steht dann, wer es braucht, etwa „Bleibt eingeschaltet, benötigt von: Shop (Modul)". Der Hinweis verschwindet, sobald du das nächste Modul-Kästchen umschaltest. Um das Lager auszuschalten, nimmst du zuerst das Häkchen bei Shop heraus; eine Erweiterung kann nur flinkest abschalten.
• Speichern abgelehnt. Wäre beim Speichern trotzdem ein benötigtes Modul ausgeschaltet, lehnt flinkest Los geht's mit „Das Modul Lager muss eingeschaltet sein, es wird benötigt von: …" ab. Dann wird nichts gespeichert, auch keine der übrigen Angaben — schalte das Modul wieder ein und speichere erneut.

Logo

Logo hochladen

Das Logo steht auf allen deinen Belegen — deshalb kannst du es gleich hier mitnehmen, statt später eigens zu den Logo-Einstellungen zu gehen. Im Abschnitt Logo („Erscheint auf all Ihren Dokumenten") ziehst du eine Datei auf die Ablagefläche oder klickst darauf und wählst sie aus; erlaubt sind PNG, JPG, SVG und WebP. Der Upload startet sofort und speichert nur das Logo — unabhängig von Los geht's und auch dann, wenn noch Pflichtangaben fehlen. Danach ersetzt eine Vorschau des Bildes die Ablagefläche, darunter steht „Logo erfolgreich hochgeladen!" — genau dieses Bild erscheint künftig auf deinen Belegen.

Wenn schon ein Logo hinterlegt ist

Hast du bereits ein Logo, fehlt der Abschnitt Logo hier ganz — die Ersteinrichtung zeigt nur, was noch offen ist. Ein vorhandenes Logo tauschst du in den Logo-Einstellungen aus.

Wenn das Logo abgelehnt wird

Wählst du eine Datei in einem anderen Format, lehnt flinkest sie sofort ab, ohne sie hochzuladen: „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt". flinkest schaut sich außerdem den tatsächlichen Inhalt der Datei an, nicht nur die Endung — eine falsch umbenannte Datei wird nach dem Hochladen abgelehnt mit „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Erlaubt: PNG, JPG, SVG, WebP". So landet nichts Kaputtes im Kopf deiner Belege. Wähle in beiden Fällen ein echtes Bild in einem der vier Formate. Dieselbe Meldung erscheint bei einer SVG-Datei mit DOCTYPE-Zeile, wie sie ältere Grafikprogramme schreiben; eine angenommene SVG-Datei bereinigt flinkest beim Hochladen von Skripten, Links und Verweisen auf fremde Dateien — Details und Abhilfe in den Logo-Einstellungen.

Speichern

Einrichtung abschließen

Los geht's speichert alles, was im Formular steht, in die Einstellungen deines Unternehmens. Andere Einstellungen, die hier nicht vorkommen, bleiben dabei unberührt. Sind alle Pflichtangaben vollständig, erscheint „Einstellungen wurden gespeichert", und flinkest bringt dich direkt auf die Startseite — die Sperre ist aufgehoben. Andere Benutzer, die gerade auf der Seite warten, kommen nach einem Neuladen der Anwendung ebenfalls weiter.

Wenn noch etwas fehlt

Fehlt nach dem Speichern noch Firmenname, Firmen-E-Mail, eine Adressangabe oder die Unternehmensart, bleibt das Fenster offen, und unter jedem betroffenen Feld erscheint ein Hinweis, dass es nicht leer sein darf. So siehst du am Feld selbst, was noch zu tun ist, statt nur in der Checkliste.

Leerer Steuersatz oder leere Währung. Diese beiden Felder dürfen beim Speichern nie leer sein. Ist eines davon leer, bricht flinkest das Speichern ab und meldet „tax_rate darf nicht leer sein" bzw. „currency darf nicht leer sein" — dann wird nichts gespeichert, und am Feld selbst erscheint kein Hinweis. Trag Umsatzsteuer-Satz und Währung ein und speichere erneut.

Teilweise ausgefüllt speichern

Was du eingetragen hast, wird auch dann gespeichert, wenn noch Firmenname, Firmen-E-Mail, eine Adressangabe oder die Unternehmensart fehlt — vorausgesetzt, Umsatzsteuer-Satz und Währung sind ausgefüllt und IBAN bzw. BIC haben ein gültiges Format (siehe Wenn noch etwas fehlt und Ungültige IBAN oder BIC). Musst du die Einrichtung unterbrechen — etwa weil dir die UID-Nummer oder die Adresse gerade nicht vorliegt —, fängst du beim nächsten Mal nicht bei null an; die Sperre bleibt bis zur letzten Pflichtangabe bestehen.

Ungültige IBAN oder BIC

Passt das Format der IBAN oder des BIC nicht, bricht flinkest das Speichern ab und meldet „Ungültiges IBAN-Format …" bzw. „Ungültiges BIC-Format …" mit dem erwarteten Aufbau. In diesem Fall wird nichts gespeichert, auch keine der übrigen Angaben — korrigiere die Bankdaten oder lass die Felder vorerst leer und speichere erneut. So fällt eine falsche IBAN sofort auf und nicht erst beim ersten Zahlungslauf.

Ohne Administratorrechte

Hinweis statt Formular

Ohne Administratorrechte kannst du die Unternehmenseinstellungen nicht speichern — deshalb bekommst du kein Formular, sondern eine Karte mit einem Schloss-Symbol, dem Titel Erste Schritte und dem Text „Bitte wenden Sie sich an einen Administrator, um die Unternehmenseinstellungen zu vervollständigen." Darunter steht nur Ausloggen. Bis ein Administrator die Einrichtung abgeschlossen hat, kommst du auch in keinen anderen Bereich; danach reicht es, die Anwendung neu zu laden oder dich wieder anzumelden.

Abmelden

Ausloggen

Weil die Seite kein Benutzermenü hat, gibt es hier einen eigenen Knopf Ausloggen — für Administratoren oben rechts im Fenster, ohne Administratorrechte unter dem Hinweis. Er beendet deine Sitzung auch auf dem Server, meldet „Erfolgreich abgemeldet" und bringt dich zur Anmeldeseite — etwa um dich mit einem Administrator-Konto neu anzumelden. Schlägt das Abmelden fehl, erscheint „Abmeldung fehlgeschlagen", und du bleibst angemeldet auf der Seite: flinkest löscht die Anmeldung nicht nur im Browser, solange sie auf dem Server noch gültig wäre. Versuch es dann einfach noch einmal.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Logo
• Module
• Erste Schritte — Checkliste
• Login, Passwort vergessen & Sitzung

Häufige Fragen

Warum komme ich nach dem Anmelden nirgendwo hin außer auf „Erste Schritte"?

Bei deinem Unternehmen fehlt noch mindestens eine Pflichtangabe — Firmenname, Firmen-E-Mail, Adresse, Umsatzsteuer-Satz, Währung oder Unternehmensart. Ohne diese Angaben kann flinkest keine korrekten Belege erstellen — Name und Anschrift verlangt § 11 UStG auf jeder Rechnung, Steuersatz, Währung und Unternehmensart braucht flinkest für Berechnung und Buchhaltung. Deshalb sperrt flinkest jeden Bereich, bis ein Administrator die Angaben unter Erste Schritte ausgefüllt und mit Los geht's gespeichert hat.

Ich bin kein Administrator und sehe nur einen Hinweis — was kann ich tun?

Nichts direkt: Die Unternehmenseinstellungen darf nur ein Administrator speichern. Sag einem Administrator deines Unternehmens Bescheid; sobald er die Einrichtung abgeschlossen hat, lädst du die Anwendung neu oder meldest dich wieder an. Mit Ausloggen kannst du die Seite in der Zwischenzeit verlassen.

Muss ich Bankdaten, UID-Nummer und Logo gleich jetzt eintragen?

Nein. Pflicht sind nur die Angaben, die in der Checkliste „Noch zu ergänzen" stehen. Bankdaten, UID-Nummer, Logo, Telefon, Webseite und Rechtsform kannst du hier gleich mit erfassen oder später in den Allgemeinen Einstellungen nachtragen.

Ich habe „Los geht's" geklickt, aber das Fenster bleibt offen — warum?

Dann fehlt noch eine Pflichtangabe; unter dem betroffenen Feld steht ein Hinweis, und das bereits Eingetragene ist gespeichert. Erscheint stattdessen „tax_rate darf nicht leer sein", „currency darf nicht leer sein" oder eine Meldung zum IBAN- oder BIC-Format, wurde nichts gespeichert — trag Umsatzsteuer-Satz und Währung ein bzw. korrigiere oder leere die Bankdaten und speichere erneut.

Kann ich die Angaben später noch ändern?

Ja, alles. Firmendaten, Adresse, Steuersatz, Währung, Sprache und Bankdaten findest du in den Allgemeinen Einstellungen, Unternehmensart und Kleinunternehmer-Kennzeichen in den Buchhaltungs-Einstellungen, das Logo in den Logo-Einstellungen und die Module unter Einstellungen → Module.