Auto-Matching

Auf der Seite Auto-Matching ordnest du die Bankbewegungen eines ganzen Buchungszeitraums auf einmal zu, statt jede Bankbuchung einzeln anzuklicken. Sie liest sich wie dein Kontoauszug: alle Zahlungen des Zeitraums, jede mit dem, was deine Bankregeln, Verträge, offene Belege und — wenn eingeschaltet — dein GetMyInvoices-Konto und deine Postfächer vorschlagen. Gebucht wird erst, wenn du buchst. Du öffnest die Seite über Auto-Matching in der Buchhaltungs-Übersicht; sie gehört zur Buchhaltung, die du über die Finanzübersicht erreichst.

Zugang, Kopf und Lauf

Seite öffnen und zurückkehren

Auto-Matching im Kopf der Buchhaltungs-Übersicht (oder das gleichnamige Zauberstab-Symbol über ihrer Liste) öffnet diese Seite für genau den Zeitraum, den du dort gerade siehst. Der Titel nennt ihn, etwa „Auto-Matching · Q4/2026“, und der Zeitraum steht auch in der Adresse der Seite. Es ist dieselbe Arbeitsfläche, mit der deine Kanzlei in ihrem Portal flinkest.tax abgleicht. Laufende Buchhaltung oben rechts und Abbrechen in der Fußleiste bringen dich zurück in die Buchhaltungs-Übersicht desselben Zeitraums.

Die Seite gibt es, solange das Modul Buchhaltung unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und sie braucht die Berechtigung, die Buchhaltung zu sehen. Wer sie betreten darf, darf hier auch buchen.

Vorschau starten und neu abgleichen

Beim Öffnen startet sofort ein Vorschau-Lauf: flinkest prüft jede offene Zahlung des Zeitraums gegen Regeln, Verträge und offene Belege und schreibt dabei noch nichts. Solange er läuft, zeigt ein Balken über dem Auszug den Fortschritt: „Auto-Matching läuft … n % – die fertigen Vorschläge können Sie schon buchen.“ Fertig geprüfte Zahlungen stehen sofort mit ihrem Vorschlag da, sichere sind gleich ausgewählt, und du kannst sie schon buchen, während der Lauf weitergeht; noch nicht geprüfte stehen auf „Wird geprüft …“. Lädst du die Seite während eines Laufs neu, zeigt sie wieder diesen Lauf, statt einen zweiten zu starten.

Neu abgleichen oben rechts startet einen neuen Lauf, etwa nachdem du im Buchungsplatz etwas zugeordnet hast oder neue Bankbewegungen da sind. Auswahl, Ergebnisse und aufgeklappte Zeilen beginnen dann von vorn. Während eines Laufs oder einer Buchung ist der Knopf gesperrt.

Abgeschlossene Perioden. Zahlungen, deren Datum in einer abgeschlossenen Buchungsperiode liegt, lässt der Lauf unverändert; sie stehen grau mit „Bleibt unverändert“ und dem Grund „Buchungsperiode ist abgeschlossen“ im Auszug. Ist der ganze Zeitraum abgeschlossen, startet der Lauf gar nicht.

Wenn der Lauf nicht startet oder scheitert

Lehnt flinkest den Start ab — etwa weil der ganze Zeitraum abgeschlossen ist —, steht statt des Auszugs „Auto-Matching konnte nicht gestartet werden“ mit dem Grund, und es gibt keine Fußleiste zum Buchen. Scheitert ein Lauf, erscheint „Auto-Matching fehlgeschlagen“. In beiden Fällen ist nichts gebucht; Neu abgleichen versucht es noch einmal.

Kontoauszug

Zahlungen lesen wie im Kontoauszug

Die Tabelle zeigt alle Zahlungen des Zeitraums in Datumsreihenfolge, mit den Spalten Datum, Zahlung (Name und Verwendungszweck), Betrag (Eingänge grün, Ausgänge rot), Vorschlag und Danach. Hat die Suche eine Belegnummer im Verwendungszweck gefunden, ist sie im Zweck hervorgehoben — so siehst du, worauf der Vorschlag beruht.

Grau und ohne Auswahl stehen Zahlungen, die dieser Lauf nicht bucht:

• Bereits gebucht mit ihrem Status — die Zahlung ist schon bearbeitet, geprüft, freigegeben oder exportiert.
• Kein Vorschlag · Im Buchungsplatz zuordnen — weder Regel noch Vertrag noch ein offener Beleg passt, und auch in GetMyInvoices oder deinen Postfächern hat sich nichts gefunden.
• Bleibt unverändert mit dem Grund, etwa „Buchungsperiode ist abgeschlossen“, „Seit der Vorschau geändert“ oder „Bereits geprüft oder freigegeben“.
• Konnte nicht geprüft werden — bei dieser Zahlung ist beim Prüfen ein Fehler aufgetreten.

Jede Zeile führt über Im Buchungsplatz öffnen direkt zu dieser Bankbuchung in der Buchhaltungs-Übersicht, damit du sie dort von Hand zuordnest.

Sichere und unsichere Vorschläge erkennen

Ein grüner Punkt heißt sicher: Eine Regel oder ein Vertrag passt genau, oder ein Beleg hat genau den Betrag und seine Nummer steht im Verwendungszweck (bzw. ist er der einzige Kandidat, bei dem Betrag, Partner und Belegdatum zugleich passen). Sicher ist auch ein Beleg aus GetMyInvoices, wenn er der einzige Kandidat ist und seine Nummer im Verwendungszweck steht oder seine IBAN die der Zahlung ist, und eine Rechnung aus dem Postfach, deren gelesene Rechnung genau den Betrag der Zahlung nennt, bestätigt durch den Aussteller oder eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck — solange keine andere gefundene Mail denselben Betrag hat. Sichere Vorschläge sind schon ausgewählt. Ein gelber Punkt heißt bitte ansehen — der Vorschlag muss bewusst angehakt werden. Daneben steht die Art des Vorschlags (AR für eine Ausgangsrechnung, ER für eine Eingangsrechnung, Vertrag, Regel, Beleg, GetMyInvoices oder E-Mail) und das Ziel, etwa die Belegnummer oder der Name der Regel.

Bei unsicheren Vorschlägen nennt eine gelbe Warnung, was du prüfen solltest, zum Beispiel:

• „Betrag weicht ab: Transaktion …, Vertrag …“ — der Vertrag passt über seinen Buchungstext, der Betrag aber nicht. Hat sich der Betrag dauerhaft geändert, etwa durch eine neue Versicherungsprämie, bietet die aufgeklappte Zeile Vertrag bearbeiten an.
• „Dieser Vertrag wurde im aktuellen Intervall bereits gebucht – nur buchen, wenn es sich um eine zusätzliche Zahlung handelt.“
• „Nur der Betrag passt – Beleg vor dem Buchen prüfen.“
• dass die Rechnung bereits als bezahlt markiert ist oder mehrere Belege passen und der beste angeboten wird.
• „Beleg ‹Nummer› ist ‹n›-mal vorhanden – löschen Sie das Duplikat unter Belege und buchen Sie danach.“ — derselbe Beleg (gleiche Nummer, gleicher Partner, gleicher Betrag) wurde doppelt hochgeladen. Diese Warnung steht dann vorn, statt dass flinkest stillschweigend einen der beiden nimmt.

Begründung und geplante Buchung aufklappen

Ein Klick auf eine Vorschlagszeile — oder Leertaste bzw. Enter — klappt sie auf. Warum dieser Vorschlag listet die Gründe mit ✓ oder ! (Betrag genau, Belegnummer im Zweck, Partner passt, Regelbedingungen treffen zu, Zahlung passt zum Vertrag …). Wird so gebucht zeigt die Buchungszeilen, die beim Buchen entstehen, mit allen Feldern, die später in den Export gehen: Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Steuer, Betrag, Text, Kostenstelle und mehr. Fehlt ein Konto, steht dort „Fehlt“. Darunter steht, was danach mit der Zahlung passiert, etwa „Zahlung danach ausgeglichen“ oder dass sie als Privatentnahme markiert wird. Kontiert deine Kanzlei („Unser Buchhalter“ in den Buchhaltungs-Einstellungen), zeigt Wird so gebucht keine Buchungszeilen — die legt die Kanzlei an —, sondern nur, was danach mit der Zahlung passiert; ist da nichts, fehlt der Abschnitt. Graue Zeilen klappen nicht auf.

Schlägt die Zeile einen Beleg vor, öffnet Beleg öffnen dessen PDF in einem eigenen Fenster, damit du ihn vor dem Buchen ansiehst. Bezahlt die Zahlung mehrere Rechnungen auf einmal (eine Sammelzahlung), gibt es stattdessen je Rechnung einen Knopf mit ihrer Nummer. Weicht der Betrag von einem vorgeschlagenen Vertrag ab, öffnet Vertrag bearbeiten diesen Vertrag in der Toolbox — ohne die Berechtigung dazu sucht die Toolbox nur nach ihm.

Filter, Konten und Hinweise

Nach Sicherheit und Art filtern

Über dem Auszug steht, wie viele Zahlungen der Zeitraum hat und wie viele davon einen Vorschlag. Die Filter Alle, Sicher, Bitte ansehen und je eine Schaltfläche pro vorkommender Art (etwa ER, Vertrag, Regel) zeigen jeweils ihre Anzahl. So winkst du zuerst die sicheren durch und siehst dir danach die unsicheren einzeln an. Ein zweiter Klick auf denselben Filter führt zurück zu Alle.

Zahlungen ohne Vorschlag ausblenden verdichtet den Auszug auf das, was sich hier buchen lässt; Zahlungen ohne Vorschlag einblenden holt sie zurück. Den Schalter gibt es nur, wenn es solche Zahlungen gibt.

Bleibt die Liste leer, unterscheidet die Seite zwei Fälle: „Zu keiner offenen Zahlung dieser Periode passt eine Regel, ein Vertrag oder ein offener Beleg.“ heißt, es gibt nichts vorzuschlagen; „Keine Zahlung in dieser Ansicht.“ heißt, der gewählte Filter ist zu eng.

Mehrere Bankkonten über Reiter

Sind mehr als ein Konto in die Buchhaltung einbezogen (auch die Kassa), bekommt jedes einen Reiter mit der Zahl seiner offenen Vorschläge. Vorausgewählt ist der erste Reiter mit Vorschlägen. Filter, Auswahl, Alle sicheren auswählen und der Buchen-Knopf gelten immer für den offenen Reiter; die Auswahl in den anderen bleibt erhalten. Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite. Einbezogen sind alle nicht archivierten Konten (und archivierte, solange sie noch nicht exportierte Zahlungen haben) außer denen, die du in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Von der Vollständigkeitsprüfung ausgeschlossene Bankkonten ausgenommen hast; die Kassa ist immer dabei.

Hinweis bei nicht aktuellen Bankkonten

Deckt der letzte Bankabruf eines Kontos den Zeitraum nicht ab, steht über dem Auszug ein Hinweis und im Reiter ein Warnsymbol — etwa „… zuletzt synchronisiert am … – Zahlungen nach diesem Datum fehlen im Abgleich. Lassen Sie das Konto synchronisieren.“ Meldet die Bankverbindung ein Problem oder wurde das Konto noch nie abgerufen, sagt der Hinweis das. Der Abgleich läuft trotzdem, aber ihm fehlen die Zahlungen nach diesem Datum. Synchronisieren kannst du in der Buchhaltungs-Übersicht oder am Bankkonto; danach Neu abgleichen. Konten ohne Bankanbindung (von Hand gepflegt, per Kontoauszug-Import oder die Kassa) bekommen keinen Hinweis.

Auswählen und buchen

Auswahl und „geprüft“

Sichere Vorschläge sind vorausgewählt, unsichere nicht. Mit der Checkbox an jeder Vorschlagszeile wählst du frei aus, die Checkbox im Tabellenkopf wählt alle gerade sichtbaren an oder ab. Alle sicheren auswählen in der Fußleiste holt abgewählte sichere Vorschläge zurück.

Daneben setzt du je Zeile geprüft: Die Zahlung wird nach dem Buchen gleich als geprüft markiert. Angeboten wird das nur, wenn die Zahlung danach ausgeglichen ist — sonst steht dort „Nach dem Buchen nicht ausgeglichen – bleibt zur Prüfung“. Bei sicheren Vorschlägen, deren Buchung ausgleicht, ist geprüft schon gesetzt. Für Treffer aus GetMyInvoices oder dem Postfach gibt es geprüft nicht; dort steht „Der importierte Beleg wird beim Buchen ausgelesen – prüfen Sie ihn danach“. Die Fußleiste zählt mit: wie viele Vorschläge ausgewählt sind, ihre Summe und wie viele als geprüft markiert werden.

Auswahl oder eine einzelne Zahlung buchen

Der Buchen-Knopf in der Fußleiste (etwa 3 buchen, oder ⌥/Alt+Enter außerhalb von Textfeldern) bucht die Auswahl des offenen Reiters. Sofort buchen an einer Zeile bucht nur diese eine Zahlung; der Rest deiner Auswahl bleibt, wie er ist. Gebucht wird genau der Vorschlag, den du in der Vorschau gesehen hast — hat sich eine Zahlung seither geändert oder passt eine Regel nicht mehr, bleibt sie unverändert („Seit der Vorschau geändert“).

Während der Buchung stehen die Zeilen auf „Wird gebucht …“. Nach dem Buchen über die Fußleiste meldet flinkest „n Zahlungen gebucht“ und bringt dich zurück in die Buchhaltungs-Übersicht — außer der Vorschau-Lauf prüft noch: Dann bleibst du für die Vorschläge, die noch kommen, auf der Seite, wie nach Sofort buchen. Nach Sofort buchen bleibst du immer auf der Seite: Die Zeile zeigt ihr Ergebnis — „Gebucht“, „Gebucht · geprüft“, „Gebucht · nicht ausgeglichen, bleibt zur Prüfung“, „Gebucht · offene Hinweise, bleibt zur Prüfung“ oder „Konnte nicht gebucht werden – nicht verändert“ —, die Fußleiste meldet „n gebucht · m Vorschläge offen“, und der Auszug lädt neu. Schlägt eine einzelne Buchung fehl, bleiben die übrigen gebucht.

Laufenden Lauf abbrechen

Vorschau und Buchung laufen im Hintergrund und stehen deshalb auch unter Hintergrund-Jobs in der Kopfleiste, als „Auto-Matching“ mit dem Zeitraum. Dort beendest du einen Lauf mit Job abbrechen; bis er anhält, steht dort „Wird abgebrochen…“. Er hält zwischen zwei Zahlungen an.

• Buchung abgebrochen: Was bis dahin gebucht ist, bleibt gebucht und zeigt sein Ergebnis. Die Seite meldet „Auto-Matching abgebrochen – n Zahlungen gebucht“, du bleibst auf der Seite, und die übrigen Zahlungen bleiben ausgewählt — mit dem Buchen-Knopf buchst du sie, wenn du willst, noch einmal.
• Vorschau abgebrochen: Statt des Auszugs steht „Auto-Matching abgebrochen“; Neu abgleichen prüft den Zeitraum noch einmal.

Abbrechen in der Fußleiste der Seite ist etwas anderes: Es hält keinen Lauf an, sondern bringt dich zurück in die Buchhaltungs-Übersicht.

Rechnungen aus GetMyInvoices

GetMyInvoices-Suche einschalten

Sammelst du Rechnungen aus Online-Portalen in GetMyInvoices, findet das Auto-Matching sie dort: Für Ausgaben, zu denen weder Regel noch Vertrag noch ein offener Beleg in flinkest passt, sucht es im GetMyInvoices-Konto deines Unternehmens nach einem Beleg mit genau dem Betrag der Zahlung. Dafür hinterlegst du in den Buchhaltungs-Einstellungen den GetMyInvoices-Zugang und schaltest dort GetMyInvoices nach Belegen durchsuchen ein; fehlt eines von beiden, sucht flinkest nicht in GetMyInvoices. Was dort gefunden wird, sucht flinkest nicht mehr zusätzlich in deinen Postfächern. Deine Kanzlei sucht in ihrem Portal nie in GetMyInvoices.

GetMyInvoices-Treffer ansehen und buchen

Ein Treffer aus GetMyInvoices hat die Art GetMyInvoices (mit eigenem Filter). Der Betrag stimmt immer genau; was ihn zusätzlich bestätigt, steht unter Warum dieser Vorschlag: die Belegnummer im Verwendungszweck, die IBAN des Belegs als IBAN der Zahlung oder ein Lieferant, der zur Zahlung passt. Sicher und vorausgewählt ist ein Treffer nur, wenn er der einzige Kandidat ist und Nummer oder IBAN ihn bestätigen; sonst steht er unter Bitte ansehen. Aufgeklappt zeigt In GetMyInvoices gefunden bis zu drei Belege zur Wahl, je mit Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und einer Einschätzung — „Nummer oder IBAN bestätigt den Betrag“, „Lieferant und Betrag passen“ oder „Nur der Betrag passt – bitte prüfen“. PDF zeigen lädt den Beleg aus GetMyInvoices und zeigt ihn direkt in der Zeile.

Erst beim Buchen holt flinkest den gewählten Beleg (ohne Wahl den besten) aus GetMyInvoices, legt ihn als Eingangsrechnung an, lässt ihn von der KI auslesen und verknüpft ihn mit der Zahlung; seine Positionen werden zu den Buchungszeilen. Einen Beleg, den flinkest schon aus GetMyInvoices übernommen hat, schlägt es nicht noch einmal vor. Ist der Zugang seit der Vorschau entfernt worden, bleibt die Zahlung unverändert. geprüft gibt es für diese Treffer nicht — sieh dir den importierten Beleg nach dem Buchen an.

Wenn GetMyInvoices nicht durchsucht werden konnte

Konnte flinkest GetMyInvoices nicht durchsuchen, steht an der Zahlung unter „Kein Vorschlag“ statt „Im Buchungsplatz zuordnen“ ein gelber Hinweis. „GetMyInvoices hat den Zugang abgelehnt – bitte API-Key und Konto-ID unter Einstellungen > Buchhaltung prüfen.“ heißt, der hinterlegte Zugang stimmt nicht; prüfe ihn in den Buchhaltungs-Einstellungen, etwa mit Verbindung testen. „GetMyInvoices konnte nicht durchsucht werden – bitte Auto-Matching erneut ausführen.“ heißt, GetMyInvoices war gerade nicht erreichbar; gleiche später neu ab. Die Suche in deinen Postfächern läuft in beiden Fällen trotzdem — findet sie die Rechnung, steht stattdessen ihr Treffer an der Zahlung.

Rechnungen aus dem Postfach

Postfach-Suche einschalten

Viele Ausgaben haben keinen Beleg in flinkest, die Rechnung liegt aber als PDF in deinem Postfach — Online-Einkäufe, Abos, Tankkarten. Für Ausgaben ohne passende Regel, Vertrag oder Beleg — und ohne Treffer in GetMyInvoices — sucht das Auto-Matching deshalb auch in deinen verbundenen Postfächern nach der Rechnung (Rechnungsnummer, Lieferant, Zeitraum um das Zahldatum). Dafür müssen in den Buchhaltungs-Einstellungen E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen eingeschaltet und mindestens ein Postfach unter E-Mail-Konten verbunden sein. Nur dann nennt der Text unter dem Titel auch „Ihre Postfächer“. Deine Kanzlei sucht in ihrem Portal nie in deinen Postfächern.

E-Mail-Treffer ansehen und buchen

Ein Treffer aus dem Postfach hat die Art E-Mail (mit eigenem Filter). Von jeder gefundenen Mail liest die KI die Rechnung im Anhang (ohne lesbares PDF den Mailtext): Belegart, Rechnungsnummer, Betrag und Aussteller. Ob sie zur Zahlung passt, entscheidet flinkest danach selbst; was keine Rechnung und kein Kassenbeleg ist — etwa eine Bestellbestätigung, Mahnung oder Gutschrift —, fällt weg. Sicher und vorausgewählt ist ein Mail-Treffer, wenn die gelesene Rechnung genau den Betrag der Zahlung nennt, der Aussteller oder eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck ihn bestätigen und keine andere gefundene Mail denselben Betrag hat; sonst steht er unter Bitte ansehen. geprüft wird dafür nicht angeboten. Aufgeklappt nennt Warum dieser Vorschlag Absender, Betreff, eine gefundene Rechnungsnummer und was in der Rechnung steht; In Ihrem Postfach gefunden zeigt bis zu drei Anhänge zur Wahl, je mit einer Einschätzung — „Sehr wahrscheinlich die Rechnung“, „Möglicherweise die Rechnung“ oder „Unsicher – bitte prüfen“. PDF zeigen lädt den Anhang aus dem Postfach und zeigt ihn direkt in der Zeile, damit du vor dem Buchen siehst, ob es wirklich die Rechnung zu dieser Zahlung ist.

Erst beim Buchen übernimmt flinkest den gewählten Anhang (ohne Wahl den besten) als Eingangsrechnung, lässt ihn von der KI auslesen und verknüpft ihn mit der Zahlung; die Positionen der Rechnung werden zu den Buchungszeilen. Denselben Anhang importiert flinkest nie doppelt. Ist das Postfach seit der Vorschau getrennt worden, bleibt die Zahlung unverändert. Sieh dir den importierten Beleg danach an — er bleibt zur Prüfung.

Wenn ein Postfach nicht durchsucht werden konnte

Konnte ein Postfach nicht durchsucht werden, steht an der Zahlung unter „Kein Vorschlag“ statt „Im Buchungsplatz zuordnen“ ein gelber Hinweis, etwa dass die E-Mail-Suche vorübergehend fehlgeschlagen oder die Verbindung zum Postfach nicht mehr gültig ist. Ein Fehler beim Anbieter ist eben kein „nichts gefunden“: Verbinde das Postfach unter E-Mail-Konten neu oder gleiche später neu ab.

Regeln, Verträge und Fahrzeuge

Fehlende Regeln und Verträge in der Toolbox anlegen

Rechts liegt die Toolbox — dieselbe wie in der Buchhaltungs-Übersicht, mit denselben Reitern Kunden, Lieferanten, Konten, Fahrzeuge, Kostenstellen, Regeln und Verträge, egal ob du selbst kontierst oder deine Kanzlei. Übernommen wird hier nichts in eine Buchung; die Toolbox dient dazu, die Stammdaten zu pflegen, mit denen der Abgleich arbeitet — „Regeln, Verträge und Fahrzeuge, die der Abgleich verwendet – nach einer Änderung neu abgleichen.“ Fehlt für eine wiederkehrende Zahlung eine Bankregel oder ein Vertrag, legst du sie hier an oder bearbeitest sie, ohne die Seite zu verlassen. Konten, Fahrzeuge, Kostenstellen, Regeln und Verträge anlegen oder bearbeiten kannst du hier nur mit Administratorrechten oder der Berechtigung, Bankkonten zu bearbeiten; gespeichert wird immer mit deinen Berechtigungen für diese Stammdaten.

Hast du etwas gespeichert, erscheint über dem Auszug der Hinweis „In der Toolbox wurden Stammdaten geändert – gleichen Sie erneut ab, um die Wirkung zu sehen.“ mit Neu abgleichen — eine Regel, die du nur speicherst, wirkt erst im nächsten Lauf.

Regel vorschlagen lassen

An einer Zahlung ohne Vorschlag bietet die Zeile Regel vorschlagen an: „Die KI schlägt eine Bankregel für Buchungen wie diese vor – Sie prüfen sie vor dem Speichern“. Das lohnt sich für wiederkehrende Zahlungen ohne Beleg, etwa eine Versicherung oder Abgaben. Die KI baut die Bedingungen aus Gegenpartei, IBAN, Verwendungszweck oder Betrag und die Buchungszeilen aus früheren, bestätigten Buchungen derselben Gegenpartei. Es öffnet sich der Dialog Regel erstellen, derselbe wie unter Einstellungen → Bankregeln, vorbefüllt mit Name und Bedingungen des Vorschlags und — wenn du selbst kontierst — seinen Buchungszeilen; kontiert deine Kanzlei, enthält der Vorschlag keine Buchungszeilen. Gespeichert wird erst im Dialog: Mit Speichern wirkt die Regel erst im nächsten Lauf (Neu abgleichen); mit Speichern & Ausführen wendet flinkest sie sofort auf die offenen Zahlungen des Zeitraums an, und der Auszug lädt neu. Trifft der Vorschlag die Zahlung selbst nicht, warnt flinkest „Die vorgeschlagenen Bedingungen treffen diese Buchung nicht – bitte prüfen.“ Den Knopf gibt es mit Administratorrechten oder der Berechtigung, Bankkonten zu bearbeiten.

Vertrag vorschlagen lassen

Leasingraten, Miete oder Versicherungsprämien kommen jeden Monat oder jedes Quartal wieder, oft ohne eigenen Beleg. Ein Vertrag ordnet jede künftige Rate von selbst zu — deshalb bietet eine Abbuchung ohne Vorschlag neben Regel vorschlagen auch Vertrag vorschlagen an: „Die KI schlägt für diese wiederkehrende Zahlung (Leasing, Miete, Versicherung) einen Vertrag vor – Sie prüfen ihn vor dem Speichern“. Bei Gutschriften fehlt der Knopf.

Die KI liest die Zahlung und die früheren Zahlungen derselben Gegenpartei und füllt den Dialog Neuer Vertrag vor: Name, Betrag, Zahlungsintervall, ein Aufwandskonto und den Buchungstext, an dem der Abgleich künftige Raten erkennt. Als Buchungstext schlägt sie nur etwas vor, das wörtlich im Verwendungszweck steht und nicht bloß der Name des Lieferanten ist; findet sie nichts dergleichen, warnt der Dialog „Der Verwendungszweck enthält keine Referenz, die bei jeder Zahlung wiederkommt – bitte einen Buchungstext eintragen, sonst ordnet der Vertrag keine Zahlung zu.“ Steht das Kennzeichen eines deiner Fahrzeuge im Verwendungszweck, trägt sie dieses Fahrzeug ein („Fahrzeug am Kennzeichen … im Verwendungszweck erkannt.“). Den Lieferanten findet flinkest über die IBAN der Zahlung oder seinen Namen; gibt es ihn noch nicht, steht im Dialog „Den Lieferanten „‹Name›“ dieser Zahlung gibt es noch nicht.“ mit Lieferant anlegen. Im Kasten KI-Vorschlag stehen die Begründung und, wie weit der Buchungstext reicht, etwa „Der Buchungstext trifft auch 5 frühere Zahlungen.“

Gespeichert wird erst im Dialog. Speichern legt den Vertrag an („Vertrag angelegt“); er wirkt mit dem nächsten Lauf (Neu abgleichen). Speichern & zuordnen legt ihn an und bucht diese Zahlung gleich über ihn, und der Auszug lädt neu: „Vertrag angelegt und zugeordnet – die Buchung ist gebucht“. Hat der Vertrag kein Buchungskonto, wird die Zahlung zwar zugeordnet, bleibt aber ungebucht („Vertrag zugeordnet – er hat kein Buchungskonto, die Buchung bleibt ungebucht“). Den Knopf gibt es wie Regel vorschlagen mit Administratorrechten oder der Berechtigung, Bankkonten zu bearbeiten.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Finanzübersicht
• Bankregeln
• Verträge
• Eingangsrechnungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• E-Mail-Konten
• Bankkonten
• Fahrzeuge

Häufige Fragen

Bucht das Auto-Matching etwas, ohne dass ich es bestätige? Nein. Die Seite Auto-Matching zeigt zuerst nur eine Vorschau; gebucht wird erst, wenn du die Auswahl mit dem Buchen-Knopf in der Fußleiste oder eine einzelne Zahlung mit Sofort buchen buchst. Anders das automatische Zuordnen nach der Bank-Synchronisation, das du in den Buchhaltungs-Einstellungen einschaltest: Es läuft ohne diese Seite; Regeln, die als erledigt markieren, und Verträge mit passendem Betrag schließt es selbst ab, alles andere bleibt offen.

Warum ist ein Vorschlag nicht vorausgewählt? Vorausgewählt sind nur sichere Vorschläge: Regel oder Vertrag passt genau, ein Beleg passt im Betrag und seine Nummer steht im Verwendungszweck, ein Beleg aus GetMyInvoices ist der einzige Kandidat und Nummer oder IBAN bestätigen ihn, oder die gelesene Rechnung aus dem Postfach nennt genau den Betrag, bestätigt durch den Aussteller oder eine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, und keine andere Mail hat denselben Betrag. Alles andere ist gelb markiert, unter Bitte ansehen gesammelt und trägt eine Warnung, was zu prüfen ist — etwa ein Vertragsbetrag, der abweicht. Diese Vorschläge hakst du bewusst an.

Warum findet das Auto-Matching keine Rechnungen aus meinem Postfach? Die Postfach-Suche läuft nur, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen „E-Mail-Konten nach Eingangsrechnungen durchsuchen“ eingeschaltet und mindestens ein E-Mail-Konto verbunden ist, und nur für Ausgaben, zu denen weder Regel noch Vertrag noch ein offener Beleg passt und für die GetMyInvoices nichts gefunden hat. Konnte ein Postfach nicht durchsucht werden, steht der Hinweis direkt an der Zahlung.

Warum kann ich bei einer Zahlung „geprüft“ nicht setzen? „geprüft“ gibt es nur, wenn die Zahlung nach dem Buchen ausgeglichen ist. Bleibt ein Rest offen — etwa weil der Vertragsbetrag abweicht —, steht dort „Nach dem Buchen nicht ausgeglichen – bleibt zur Prüfung“, und du prüfst die Zahlung später in der Buchhaltungs-Übersicht. Für Rechnungen aus GetMyInvoices oder dem Postfach gibt es „geprüft“ nie, weil der Beleg erst beim Buchen ausgelesen wird.

Ich habe eine Regel angelegt — warum ändert sich der Auszug nicht? Eine neue oder geänderte Regel, ein Vertrag oder ein Fahrzeug, die du nur speicherst, wirken erst im nächsten Lauf. Nach dem Speichern zeigt die Seite deshalb den Hinweis mit Neu abgleichen; ein Klick darauf prüft den Zeitraum neu. Nur Speichern & Ausführen im Regel-Dialog wendet eine Regel sofort an.