Kassen

Unter Kassen führst du das Bargeld deines Betriebs: die Ladenkasse, die Handkasse im Büro oder die Geldbörse, mit der ein Monteur beim Kunden kassiert. Jede Kassa ist ein eigenes Geldkonto ohne Bankanbindung — eine Barzahlung, die du bei einem Lieferschein, einer Rechnung oder einem bar bezahlten Eingangsbeleg erfasst, landet als Buchung auf einer Kassa, und ihr Saldo zeigt dir jederzeit, wie viel Bargeld darin sein sollte. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist Administratoren vorbehalten.

Zugriff und Menüpunkt

Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten; ohne diese Rolle kommst du auf diese Seite nicht. Innerhalb der Seite entscheidet die Berechtigung Kassen bearbeiten, was du tun kannst: Ohne sie siehst du die Liste, die Salden und die Buchungen einer Kassa, aber die Schaltflächen Neue Kassa und Bearbeiten sowie die Menüpunkte zum Archivieren und Löschen fehlen.

Den Menüpunkt Kassen findest du in den Einstellungen in der Gruppe Buchhaltung. Diese Gruppe gibt es nur, solange das Modul Buchhaltung unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist es ausgeschaltet, verschwindet der Menüpunkt. Deine Kassen und ihre Buchungen werden dabei nicht gelöscht.

Die Kassenliste

Die Liste zeigt alle Kassen deines Betriebs, aktive wie archivierte, mit drei Spalten:

Spalte	Inhalt
Kassa	der Name, unter dem die Kassa in flinkest geführt wird
Zugewiesen an	der Mitarbeiter, dem die Kassa gehört — leer bei einer geteilten Kassa
Saldo	der aktuelle Bestand, grün bei einem positiven, rot bei einem negativen Betrag

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht der Kassa mit allen Buchungen. Ob eine Kassa archiviert ist, siehst du in der Detailansicht im Feld Archiviert; mit der Berechtigung Kassen bearbeiten zeigt auch das Menü am Zeilenende dann Reaktivieren statt Archivieren.

Woher der Saldo kommt. Der Saldo ist der Kontostand zu Beginn der Kassa plus die Summe aller Buchungen darauf — Einnahmen zählen positiv, Auszahlungen negativ. flinkest rechnet ihn bei jeder Buchung neu, auch wenn eine Zahlung nachträglich geändert oder gelöscht wird. Zählst du die echte Kassa und der Betrag weicht ab, fehlt meist eine erfasste Barzahlung oder ein Barbeleg.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Kassa an, ändert oder archiviert sie, oder kommt eine neue Buchung dazu, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Exportieren und Spalten. Über das Download-Symbol unten links exportierst du die Liste, das Zahnrad daneben öffnet die Spaltenkonfiguration. Wie beides funktioniert, ist bei den Bankkonten beschrieben. Die Spaltenauswahl gilt für alle Benutzer; das Zahnrad siehst du nur, wenn du Listenspalten konfigurieren darfst.

Eine Kassa anlegen

Klicke oben rechts auf Neue Kassa. Der Dialog Kassa anlegen fragt nur nach dem Namen — wähle einen, an dem jeder sofort erkennt, welches Geld gemeint ist, etwa „Ladenkasse" oder „Kassa Monteur Huber". Mit Speichern ist die Kassa angelegt und erscheint in der Liste; Abbrechen schließt den Dialog, ohne etwas anzulegen. Der Dialog startet bei jedem Öffnen leer, ein abgebrochener Versuch überträgt sich nicht.

Eine neue Kassa ist zunächst geteilt (keinem Mitarbeiter zugewiesen), hat keinen Kontostand zu Beginn und kein eigenes Buchhaltungskonto — dann gilt das Bar-Sachkonto (Kassa) aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Zuweisung, Anfangsbestand und Konto stellst du danach in der Detailansicht über Bearbeiten ein.

Wo die Kassa danach auftaucht. Sobald es eine aktive Kassa gibt, kannst du Barzahlungen darauf buchen — etwa beim Abschluss eines Lieferscheins oder über „Zahlung erfassen" bei einer Rechnung oder einem Eingangsbeleg. Steht dir dabei genau eine Kassa zur Verfügung, ist sie im Feld Kassa schon vorausgewählt — beim Abschluss eines Lieferscheins blendet flinkest das Feld dann ganz aus. Stehen dir mehrere zur Verfügung, wählst du im Feld Kassa bewusst aus, in welche Kassa das Geld gegangen ist.

Die Detailansicht einer Kassa

Die Detailansicht zeigt oben den Namen der Kassa, daneben Bearbeiten und ein Menü mit Archivieren bzw. Reaktivieren und Löschen.

Der Block Allgemeine Informationen fasst die Kassa zusammen: Name, Zugewiesen an (bei einer geteilten Kassa steht dort „Geteilt (kein User zugeordnet)"), den aktuellen Saldo und ob die Kassa Archiviert ist.

Darunter listet Transaktionen jede Buchung auf dieser Kassa mit Text, Datum und Summe — die neueste zuerst, 25 pro Seite. Hier siehst du sowohl die Barzahlungen deiner Kunden als auch bar bezahlte Eingangsbelege. Die Liste ist eine reine Ansicht: Eine falsch erfasste Zahlung korrigierst oder löschst du am Beleg selbst, im Reiter mit den Zahlungen. Kommt eine Buchung dazu oder ändert sich eine, aktualisiert sich die Liste von selbst.

Eine Kassa bearbeiten

Klicke in der Detailansicht auf Bearbeiten. Der Dialog Kassa bearbeiten zeigt den Namen der Kassa im Titel und enthält diese Felder:

Name ist Pflicht und erscheint überall, wo die Kassa zur Auswahl steht.

Buchhaltungskonto ist das Sachkonto, auf das die Buchungen dieser Kassa im Buchhaltungsexport laufen, etwa 2700 Kassa aus deinen Sachkonten. Bleibt es leer, gilt das Bar-Sachkonto aus den Buchhaltungs-Einstellungen — ein eigenes Konto brauchst du nur, wenn deine Steuerberatung mehrere Kassen getrennt sehen will. Änderst du das Konto später, baut flinkest im Hintergrund die Buchungen dieser Kassa neu auf, die noch nicht exportiert und nicht von Hand bearbeitet sind; bereits exportierte bleiben, wie sie sind.

Buchungssymbol kennzeichnet die Buchungen dieser Kassa im Export als eigenes Journal (etwa K1, K2) — bei BMD das Buchsymbol (höchstens vier Zeichen), bei RZL der Belegkreis (höchstens drei Zeichen, ein längeres Symbol wird gekürzt). Leer gilt das Kassa-Buchsymbol aus den Buchhaltungs-Einstellungen (Vorgabe ka). Eine Änderung zieht flinkest bei den Buchungen nach, die noch nicht exportiert sind und in keinem freigegebenen Buchungszeitraum liegen.

Kontostand zu Beginn ist das Bargeld, das schon in der Kassa war, bevor du sie in flinkest geführt hast — etwa der Wechselgeldbestand der Ladenkasse. Der Saldo der Kassa rechnet sich ab diesem Betrag.

Zugewiesen an legt fest, wem die Kassa gehört — siehe den nächsten Abschnitt. Leer bleibt sie geteilt.

Mit Speichern übernimmst du die Änderungen. Schließen beendet den Dialog; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest vorher nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen.

Eine Kassa einem Mitarbeiter zuweisen

Kassiert ein Mitarbeiter selbst — der Monteur beim Kunden, die Verkäuferin an ihrer eigenen Lade —, soll sein Geld nicht mit dem der anderen vermischt werden. Dafür weist du ihm eine eigene Kassa zu: In Kassa bearbeiten wählst du ihn unter Zugewiesen an aus. Danach gilt:

• Eine zugewiesene Kassa wird beim Erfassen einer Barzahlung nur diesem Mitarbeiter angeboten. Kollegen sehen im Feld Kassa nur ihre eigenen und die geteilten Kassen.
• Eine geteilte Kassa (ohne Zuweisung) steht allen offen, die Zahlungen erfassen dürfen.

So zeigt der Saldo einer persönlichen Kassa, wie viel Bargeld der Mitarbeiter gerade bei sich haben müsste — die Grundlage für die Abrechnung am Abend.

Warum „Diese Kassa ist einem anderen User zugeordnet" erscheint. Die Meldung kommt beim Erfassen einer Barzahlung, wenn es zwar Kassen gibt, aber keine, die dir gehört oder geteilt ist. Abhilfe: Weise dir eine eigene Kassa zu oder lege eine geteilte an.

Automatisch gebuchte Barbelege. Lädst du einen Barbeleg in der Buchhaltungs-Übersicht hoch, oder bucht flinkest bar bezahlte Eingangsbelege laut den Einstellungen für Eingangsrechnungen selbst als bezahlt, braucht es eine eindeutige Kassa: Gibt es genau eine aktive Kassa, nimmt flinkest diese — auch wenn sie jemandem zugewiesen ist. Gibt es mehrere, nimmt flinkest die eine geteilte. Gibt es keine oder unter mehreren keine bzw. mehrere geteilte, bleibt der Beleg offen und du ordnest ihn von Hand zu. Führst du persönliche Kassen, lass deshalb genau eine Kassa geteilt.

Eine Kassa archivieren oder reaktivieren

Wird eine Kassa nicht mehr gebraucht — der Mitarbeiter ist ausgeschieden, die Filiale geschlossen —, archivierst du sie über das Menü am Zeilenende in der Liste oder in der Detailansicht mit Archivieren. flinkest meldet „Kassa archiviert". Die Kassa bleibt mit allen Buchungen erhalten, wird aber in keinem Zahlungsdialog mehr angeboten und nicht mehr für automatisch gebuchte Barbelege herangezogen.

Archivierte Kassen zählen außerdem in der Buchhaltungs-Übersicht und im Buchhaltungsexport nicht mehr mit. Archiviere eine Kassa deshalb erst, wenn ihre Buchungen exportiert sind.

Über Reaktivieren an derselben Stelle holst du eine archivierte Kassa zurück; flinkest meldet „Kassa reaktiviert", und sie steht wieder zur Auswahl.

Eine Kassa löschen

Löschen findest du im Menü am Zeilenende der Liste und im Menü der Detailansicht. Nach der Rückfrage „Soll die ausgewählte Kassa wirklich gelöscht werden?" (in der Detailansicht: „Soll diese Kassa wirklich gelöscht werden?") entfernt flinkest die Kassa samt ihren Buchungen endgültig.

Warum „Dieses Bankkonto hat mit Belegen verknüpfte Transaktionen und kann nicht gelöscht werden" erscheint. Sobald auch nur eine Buchung der Kassa mit einem Beleg verknüpft ist — also praktisch jede erfasste Barzahlung —, lehnt flinkest das Löschen ab, damit keine Zahlung aus deiner Buchhaltung verschwindet. Die Meldung spricht von einem Bankkonto, gilt aber genauso für Kassen. Archiviere die Kassa stattdessen. Löschen ist nur für eine Kassa gedacht, die versehentlich angelegt und nie benutzt wurde.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Bankkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Einstellungen: Eingangsrechnungen
• Lieferscheindetails
• Rechnungsdetails
• Sachkonten
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Wie lege ich eine eigene Kassa für einen Mitarbeiter an? Klicke unter Einstellungen → Kassen auf Neue Kassa, gib einen Namen ein und speichere. Öffne die neue Kassa, klicke auf Bearbeiten und wähle unter Zugewiesen an den Mitarbeiter aus. Ab dann wird die Kassa beim Erfassen einer Barzahlung nur noch ihm angeboten, und ihr Saldo zeigt, wie viel Bargeld er bei sich haben sollte.

Warum stimmt der Saldo meiner Kassa nicht mit dem gezählten Bargeld überein? Der Saldo ist der Kontostand zu Beginn plus alle in flinkest erfassten Buchungen auf dieser Kassa. Weicht er vom gezählten Betrag ab, fehlt meist eine Barzahlung oder ein Barbeleg, oder eine Zahlung wurde auf eine andere Kassa gebucht. Die einzelnen Buchungen siehst du in der Detailansicht der Kassa unter Transaktionen.

Warum wird mir beim Erfassen einer Barzahlung keine Kassa zur Auswahl angeboten? Angeboten werden dir nur deine eigenen und die geteilten Kassen; Kassen, die einem Kollegen zugewiesen oder archiviert sind, fehlen in der Auswahl. Steht dir genau eine Kassa zur Verfügung, ist sie vorausgewählt — beim Abschluss eines Lieferscheins blendet flinkest das Feld Kassa dann ganz aus. Fehlt eine Kassa, die du erwartest, prüfe unter Einstellungen → Kassen ihre Zuweisung und ob sie archiviert ist.

Warum kann ich eine Kassa nicht löschen? Sobald eine Buchung der Kassa mit einem Beleg verknüpft ist, lehnt flinkest das Löschen ab — sonst würde die Zahlung aus der Buchhaltung verschwinden. Archiviere die Kassa stattdessen: Sie bleibt mit allen Buchungen erhalten, wird aber nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Wofür brauche ich ein eigenes Buchhaltungskonto und Buchungssymbol je Kassa? Nur wenn deine Steuerberatung mehrere Kassen getrennt sehen will. Ohne eigene Angaben laufen alle Kassen auf das Bar-Sachkonto und das Kassa-Buchsymbol aus den Buchhaltungs-Einstellungen.