Zeiterfassung der Abteilung

Die eigene Zeiterfassung zeigt jedem Mitarbeiter nur seine eigenen Stempelzeiten. Für eine Führungskraft reicht das nicht: Sie braucht auf einen Blick, wer aus ihrem Team gerade arbeitet, wer Pause macht, wer heute noch gar nicht eingestempelt hat, und wie der Wochen- oder Monatssaldo jedes Einzelnen aussieht. Diese Seite ist damit das operative Gegenstück zu Zeiten freigeben: Die Freigabeseite ist eine reine Abarbeitungsliste, diese Seite die Kontext-Ansicht — aus ihr heraus korrigierst, genehmigst oder lehnst du einzelne Einträge direkt ab, statt zur Sammel-Freigabeseite wechseln zu müssen.

Zugriff und Sichtbarkeitsbereich

Wer die Seite sieht und welche Abteilungen

Die Seite öffnet sich mit einer dieser Berechtigungen: Zeiteinträge der Abteilung bearbeiten, Alle Zeiteinträge bearbeiten oder Zeiterfassung verwalten; entsprechend erscheint auch der Menüpunkt. Die Teamübersicht mit Kacheln, Abteilungsauswahl und Wochen- bzw. Monatstabelle zeigt sie nur mit einer der beiden Bearbeiten-Berechtigungen — mit „Zeiterfassung verwalten“ allein siehst du stattdessen einen Hinweis und die Schaltfläche Exportieren.

Welche Abteilungen du auswählen kannst, hängt an deinen Rechten: Mit Administrator-Rechten oder der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu bearbeiten, zeigt das Abteilungs-Dropdown alle Abteilungen des Betriebs. Ohne diese weitreichenden Rechte — typischerweise als Abteilungsleitung — zeigt es die Abteilungen, die du selbst leitest, samt aller ihrer Unterabteilungen; jede davon ist einzeln wählbar. Wer welche Abteilung leitet und welche Abteilung einer anderen untergeordnet ist, wird unter Abteilungen festgelegt. Eine Kombi-Ansicht „alle Abteilungen gleichzeitig" gibt es nicht — du wählst immer genau eine Abteilung, das Dropdown lässt sich nicht auf „leer" zurücksetzen.

Kennzahlen-Kacheln

Live-Status des Teams

Vier Kacheln zeigen unabhängig vom gewählten Zeitraum den aktuellen Stempelstatus der gewählten Abteilung: Teammitglieder (Gesamtzahl), Aktiv (gerade eingestempelt), Auf Pause und Nicht eingestempelt. Das ist der schnellste Soll/Ist-Abgleich, wer gerade arbeitet — unabhängig davon, welchen Zeitraum du dir in der Tabelle darunter gerade ansiehst.

Kachel „Zur Freigabe"

Hast du zusätzlich die Berechtigung, Zeiteinträge zu genehmigen, erscheint eine fünfte Kachel mit der Anzahl offener Freigaben — mandantenweit bei Administrator- bzw. „Alle Zeiteinträge genehmigen"-Rechten, sonst auf deine Abteilungen beschränkt. Ein Klick navigiert direkt zu Zeiten freigeben. Die Zahl aktualisiert sich automatisch, sobald du auf dieser Seite selbst einen Eintrag genehmigst, ablehnst, korrigierst oder löschst — du musst die Seite dafür nicht neu laden.

Zeitraum und Navigation

Woche oder Monat wählen

Ein Umschalter Woche/Monat bestimmt sowohl die Tabellenstruktur darunter als auch den abgefragten Zeitraum: Die Wochenansicht eignet sich für die Tagesarbeit, die Monatsansicht für den Abrechnungs- bzw. Saldo-Überblick — dieselbe Dualität wie in der eigenen Zeiterfassung, hier aber teamweit statt nur für dich selbst.

Zeitraum durchblättern

Mit den Pfeilen navigierst du eine Woche (±7 Tage) bzw. einen Monat (±1) weiter, ein Klick auf die Zeitraum-Beschriftung selbst springt zurück zur aktuellen Woche bzw. zum aktuellen Monat. Praktisch, um etwa die Vorwoche zu prüfen, ob korrekt gestempelt wurde.

Abteilung auswählen

Über das Dropdown links wählst du, welche Abteilung die Tabelle zeigt — welche Abteilungen dort zur Auswahl stehen, hängt von deinem Sichtbarkeitsbereich ab (siehe oben). Beim Öffnen ist die Abteilung vorausgewählt, die du selbst leitest, sonst die erste der Liste. Die Tabelle zeigt die aktiven Mitarbeiter genau dieser einen Abteilung; die Mitarbeiter einer Unterabteilung siehst du, indem du die Unterabteilung im Dropdown auswählst.

Soll und Saldo

Wie Soll und Saldo entstehen

Die Spalten Soll und Saldo stehen in der Wochen- wie in der Monatsansicht und rechnen in beiden gleich. Das Soll kommt aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters — ist ihm keines (oder ein inaktives) zugewiesen, gilt das erste aktive Modell — und umfasst immer den ganzen angezeigten Zeitraum, auch die Tage, die noch kommen. Feiertage zählen nicht zum Soll; ist in deiner Firmenadresse ein Land eingetragen, gelten die Feiertage dieses Landes. In die Summe bzw. die geleisteten Stunden fließen nur Zeitarten ein, die als Arbeitszeit gelten, während die Tagesspalten der Wochenansicht alle Einträge zählen; ein laufender Eintrag zählt mit der bisher gelaufenen Zeit. Der Saldo ist Summe minus Soll — mitten in der Woche oder im Monat steht er deshalb meist im Minus. Abwesenheiten und der Übertrag aus dem Vormonat fließen hier nicht ein. Dieser Saldo ist also nicht dasselbe wie das Arbeitszeitkonto in der eigenen Zeiterfassung: Dort zählt das Soll im laufenden Monat nur bis heute, und angerechnete Abwesenheiten sowie der Übertrag kommen dazu.

Wochenansicht

Das Team als Wochentabelle

Jede Zeile ist ein Teammitglied mit Status-Tag (Aktiv, Auf Pause oder Nicht eingestempelt), Tagesspalten Montag bis Freitag mit den geleisteten Stunden sowie den Spalten Summe, Soll und Saldo — der klassische Wochenstundenzettel fürs ganze Team auf einen Blick. Samstag- und Sonntag-Spalten blendet die Tabelle nur ein, wenn tatsächlich mindestens ein Teammitglied dort einen Eintrag hat; ist niemand am Wochenende erfasst, bleiben Montag bis Freitag die einzigen Tagesspalten, damit die Tabelle bei den meisten Teams kompakt bleibt.

Zeile aufklappen für Detaileinträge

Ein Klick auf eine ganze Zeile klappt sie auf und zeigt die einzelnen Zeiteinträge dieses Mitglieds im gewählten Zeitraum: Datum, Zeit, Dauer, Pause, Standort und Status, dazu die Aktionen zum Genehmigen, Bearbeiten oder Ablehnen. So bleibt die Standardansicht kompakt und du lädst die Detailebene nur, wo sie gebraucht wird. Hat ein Mitglied im Zeitraum keinen Eintrag, steht dort „Keine Einträge in diesem Zeitraum" — das unterscheidet „nichts gebucht" deutlich von einem Ladefehler. Ist die Abteilung insgesamt leer, zeigt die ganze Tabelle „Keine Teammitglieder gefunden".

Monatsansicht

Kompakte Monatsübersicht

Statt Tagesspalten zeigt die Monatsansicht je Mitglied nur Soll-Stunden, geleistete Stunden, Saldo, Anzahl der Einträge und den Status — fürs Monatsende zählt die Summe, nicht die Tagesverteilung, analog zum Übersicht-Reiter der eigenen Zeiterfassung, hier teamweit. Auch hier lässt sich jede Zeile aufklappen, mit derselben Detailtabelle wie in der Wochenansicht. Der angezeigte Stempelstatus (Aktiv/Auf Pause/Nicht eingestempelt) bezieht sich dabei immer auf den aktuellen Moment, nicht auf den betrachteten Zeitraum — bei einem bereits abgeschlossenen Vormonat zeigt er also den heutigen Status des Mitglieds, keine Aussage über den vergangenen Monat.

Einzelne Zeiteinträge direkt bearbeiten

Eintrag genehmigen

Ist ein Eintrag weder bereits genehmigt noch läuft er gerade, liegt in der aufgeklappten Zeile eine Genehmigen-Schaltfläche — die schnelle Einzelfreigabe direkt im Kontext des Mitarbeiters, ohne auf Zeiten freigeben wechseln zu müssen. Dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie für die Kachel „Zur Freigabe". Die Schaltfläche erscheint nur bei Mitarbeitern, deren Einträge du tatsächlich freigeben darfst: Mit dem Recht für die eigene Abteilung fehlt sie bei Mitarbeitern außerhalb deiner geführten Abteilungen — und auf deinen eigenen Zeilen, solange über dir jemand freigeben kann (die Leitung einer übergeordneten Abteilung mit Freigaberecht oder ein Vorgesetzter mit dem Recht, alle Zeiteinträge zu genehmigen). Deine eigenen Einträge gibt dann diese Person frei.

Eintrag bearbeiten

Bei jedem Eintrag außer einem laufenden liegt eine Bearbeiten-Schaltfläche (Stift). Ist der Eintrag bereits manuell genehmigt — also von einer Führungskraft ausdrücklich freigegeben, nicht nur automatisch beim Ausstempeln —, ist sie für Abteilungsleitungen stattdessen ein gesperrtes Schloss-Symbol mit dem Hinweis „Genehmigte Einträge können nicht bearbeitet werden": Eine Freigabe soll nicht still überschrieben werden. Um so einen Eintrag zu korrigieren, lehnst du ihn ab und bearbeitest ihn danach. Ausgenommen von der Sperre sind Administratoren und alle mit der Berechtigung Alle Zeiteinträge bearbeiten: Sie sehen auch bei manuell genehmigten Einträgen den Stift und können sie direkt ändern — dieselbe Regel wie in der eigenen Zeiterfassung. Automatisch genehmigte Einträge bleiben für alle normal bearbeitbar.

Eintrag ablehnen

Nur bei bereits genehmigten Einträgen (und nur bei Mitarbeitern, bei denen du auch genehmigen darfst) erscheint zusätzlich eine Ablehnen-Schaltfläche. Die Rückfrage Eintrag ablehnen erklärt: „Der Eintrag wird auf den Status ‚Bearbeitet' zurückgesetzt" — ein genehmigter, aber fehlerhafter Eintrag lässt sich so wieder öffnen, etwa wenn eine falsche Uhrzeit erst nach der Freigabe auffällt. Danach taucht er wieder in der Freigabe-Warteschlange auf und ist wieder bearbeitbar.

Der Bearbeiten-Dialog

Fremde Zeiteinträge korrigieren

Es öffnet sich derselbe Dialog wie in der eigenen Zeiterfassung — Standort, Typ, Start- und Endzeit, Pause, Kunde, Projekt und Notiz —, hier fest mit vollem Zugriff auf Zeit- und Pausenfelder: Wer fremde Einträge korrigieren darf, bekommt gleich Zugriff auf alle Korrekturfelder gemeinsam. Die Felder Kunde und Projekt erscheinen nur, wenn du Kunden bzw. Projekte sehen darfst. Serverseitige Validierungsfehler erscheinen wie gewohnt direkt am betroffenen Feld.

Auch Kunde und Projekt werden dabei mitgespeichert. Verschiebst du die Startzeit über Mitternacht in einen anderen Kalendertag, wandert der Eintrag mit und erscheint in der Tabelle unter dem neuen Tag.

Keine Zeit während einer genehmigten Abwesenheit. Verschiebst du einen Eintrag in eine genehmigte Abwesenheit des Mitarbeiters, lehnt flinkest das Speichern mit „Während einer genehmigten Abwesenheit kann keine Zeit erfasst werden." an der Startzeit ab. Ein ganzer Abwesenheitstag sperrt den ganzen Tag, ein halber Tag nur seine Hälfte (Vormittag bzw. Nachmittag). Administratoren und alle mit der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu bearbeiten, dürfen trotzdem speichern. Änderst du nur Standort, Typ, Pause oder Notiz und lässt die Zeiten stehen, greift die Sperre nicht.

Zeiteintrag aus dem Dialog löschen

Unten links im Dialog liegt die Schaltfläche Löschen — gedacht für Fehlbuchungen, die sich nicht sinnvoll korrigieren lassen, etwa eine doppelt erfasste Zeit. Ein Klick schließt den Dialog und fragt mit der Rückfrage Zeiteintrag löschen nach („Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?"). Erst nach Ja, löschen verschwindet der Eintrag, „Zeiteintrag gelöscht" erscheint, und die Ansicht lädt neu — inklusive der Kachel „Zur Freigabe". Ein gelöschter Eintrag lässt sich nicht wiederherstellen; korrigieren ist deshalb meist der bessere Weg.

Export für die Lohnverrechnung

Zeiteinträge exportieren

Nur mit Administratorrechten bzw. der Berechtigung, die Zeiterfassung zu administrieren, erscheint in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Exportieren. Der Dialog Zeiteinträge exportieren lässt dich zwischen CSV und PDF wählen, den Zeitraum frei anpassen (vorbefüllt mit der gerade angezeigten Woche bzw. dem Monat), über Mitarbeiter eine Auswahl treffen — bleibt das Feld leer, umfasst der Export alle Benutzer des Betriebs, nicht nur die gerade betrachtete Abteilung — und bei PDF zusätzlich eine Gruppierung (Keine, Nach Mitarbeiter, Nach Monat, Nach KW, Nach Typ). Laufende Einträge sind nicht enthalten; ob ein Eintrag schon freigegeben ist, spielt für den Export keine Rolle. Die Datei lädt direkt im Browser herunter. Beginn und Ende stehen in beiden Formaten in Ortszeit (Wien), also genau so, wie sie auch auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese Seite ist die einzige mit einem eigenen Bedienelement für diesen Export: Ein betriebsweiter Lohnbüro-Export gehört fachlich zur Verwaltungsebene, nicht zur persönlichen Zeiterfassung oder zur reinen Freigabe-Warteschlange.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeiten freigeben
• Abteilungen
• Abwesenheiten
• Arbeitszeitmodelle
• Pausenregeln
• Zeitarten

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Abteilungs-Dropdown nicht alle Abteilungen? Ohne Administrator- oder „Alle Zeiteinträge bearbeiten"-Rechte zeigt das Dropdown nur die Abteilungen, die du selbst leitest, und deren Unterabteilungen. Fehlt eine Abteilung, bist du weder bei ihr noch bei einer übergeordneten Abteilung als Leitung eingetragen — das wird in den Einstellungen unter Abteilungen festgelegt.

Was bedeuten die vier Kacheln oben? Sie zeigen den aktuellen, live-Status deines Teams — wie viele Mitglieder es gibt, wie viele gerade eingestempelt sind, wie viele Pause machen und wie viele nicht eingestempelt sind. Das gilt unabhängig davon, welchen Zeitraum die Tabelle darunter gerade zeigt.

Warum kann ich einen Eintrag nicht bearbeiten? Der Stift ist durch ein Schloss-Symbol ersetzt, sobald eine Führungskraft den Eintrag bereits ausdrücklich genehmigt hat. Lehne ihn über die Ablehnen-Schaltfläche ab, dann ist er wieder bearbeitbar — bei deinen eigenen Einträgen fehlt sie, solange über dir jemand freigeben kann; dann lehnt diese Person ihn ab. Administratoren und Benutzer mit der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu bearbeiten, sehen kein Schloss: Sie können auch genehmigte Einträge direkt ändern.

Kann ich einen fremden Zeiteintrag von hier aus löschen? Ja. Der Bearbeiten-Dialog hat unten links eine Löschen-Schaltfläche mit Sicherheitsabfrage. Korrigieren ist aber meist der bessere Weg, weil eine gelöschte Zeit nicht wiederherstellbar ist.

Kann ich hier auch Zeiten von Mitarbeitern exportieren, die nicht in der gerade gewählten Abteilung sind? Ja — der Export-Dialog ist bewusst nicht auf die gerade angezeigte Abteilung beschränkt. Lässt du das Feld Mitarbeiter leer, enthält die Datei die Zeiten aller Benutzer des Betriebs.

Warum sehe ich in der Monatsansicht bei allen Mitgliedern „Nicht eingestempelt", obwohl ich einen vergangenen Monat ansehe? Der Status-Tag zeigt immer den aktuellen, jetzigen Stempelstatus, unabhängig vom betrachteten Zeitraum. Für einen abgeschlossenen Vormonat ist er deshalb nicht aussagekräftig.