Zeiterfassung der Abteilung
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-15
Die eigene Zeiterfassung zeigt jedem Mitarbeiter nur seine eigenen Stempelzeiten. Für eine Führungskraft reicht das nicht: Sie braucht auf einen Blick, wer aus ihrem Team gerade arbeitet, wer Pause macht, wer heute noch gar nicht eingestempelt hat, und wie der Wochen- oder Monatssaldo jedes Einzelnen aussieht. Diese Seite ist damit das operative Gegenstück zu Zeiten freigeben: Die Freigabeseite ist eine reine Abarbeitungsliste, diese Seite die Kontext-Ansicht — aus ihr heraus korrigierst, genehmigst oder lehnst du einzelne Einträge direkt ab, statt zur Sammel-Freigabeseite wechseln zu müssen.
Zugriff und Sichtbarkeitsbereich
Wer die Seite sieht und welche Abteilungen
Die Seite verlangt die Berechtigung, Abteilungs-Zeiteinträge zu bearbeiten. Mit Administrator-Rechten oder der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu bearbeiten, zeigt das Abteilungs-Dropdown alle Abteilungen des Mandanten, abteilungsunabhängig. Ohne diese weitreichenden Rechte — typischerweise als Abteilungsleitung — zeigt das Dropdown ausschließlich deine eigenen geführten Abteilungen; die Sichtbarkeit der Teamdaten wirkt dabei rekursiv über Unterabteilungen, auch wenn diese im Dropdown nicht einzeln als eigener Eintrag auftauchen. Eine Kombi-Ansicht „alle Abteilungen gleichzeitig" gibt es nicht — du wählst immer genau eine Abteilung, das Dropdown lässt sich nicht auf „leer" zurücksetzen.
Kennzahlen-Kacheln
Live-Status des Teams
Vier Kacheln zeigen unabhängig vom gewählten Zeitraum den aktuellen Stempelstatus der gewählten Abteilung: Teammitglieder (Gesamtzahl), Aktiv (gerade eingestempelt), Auf Pause und Nicht eingestempelt. Das ist der schnellste Soll/Ist-Abgleich, wer gerade arbeitet — unabhängig davon, welchen Zeitraum du dir in der Tabelle darunter gerade ansiehst.
Kachel „Zur Freigabe"
Hast du zusätzlich die Berechtigung, Zeiteinträge zu genehmigen, erscheint eine fünfte Kachel mit der Anzahl offener Freigaben — mandantenweit bei Administrator- bzw. „Alle Zeiteinträge genehmigen"-Rechten, sonst auf deine Abteilung beschränkt. Ein Klick navigiert direkt zu Zeiten freigeben. Die Zahl aktualisiert sich automatisch, sobald du auf dieser Seite selbst einen Eintrag genehmigst, ablehnst oder korrigierst — du musst die Seite dafür nicht neu laden.
Zeitraum und Navigation
Woche oder Monat wählen
Ein Umschalter Woche/Monat bestimmt sowohl die Tabellenstruktur darunter als auch den abgefragten Zeitraum: Die Wochenansicht eignet sich für die Tagesarbeit, die Monatsansicht für den Abrechnungs- bzw. Saldo-Überblick — dieselbe Dualität wie in der eigenen Zeiterfassung, hier aber teamweit statt nur für dich selbst.
Zeitraum durchblättern
Mit den Pfeilen navigierst du eine Woche (±7 Tage) bzw. einen Monat (±1) weiter, ein Klick auf die Zeitraum-Beschriftung selbst springt zurück zur aktuellen Woche bzw. zum aktuellen Monat. Praktisch, um etwa die Vorwoche zu prüfen, ob korrekt gestempelt wurde.
Abteilung auswählen
Über das Dropdown links wählst du, welche Abteilung die Tabelle zeigt — welche Abteilungen dort zur Auswahl stehen, hängt von deinem Sichtbarkeitsbereich ab (siehe oben).
Wochenansicht
Das Team als Wochentabelle
Jede Zeile ist ein Teammitglied mit Status-Tag (Aktiv, Auf Pause oder Nicht eingestempelt), Tagesspalten Montag bis Freitag mit den geleisteten Stunden sowie den Spalten Summe, Soll und Saldo — der klassische Wochenstundenzettel fürs ganze Team auf einen Blick. Samstag- und Sonntag-Spalten blendet die Tabelle nur ein, wenn tatsächlich mindestens ein Teammitglied dort einen Eintrag hat; ist niemand am Wochenende erfasst, bleiben Montag bis Freitag die einzigen Tagesspalten, damit die Tabelle bei den meisten Teams kompakt bleibt.
Zeile aufklappen für Detaileinträge
Ein Klick auf eine ganze Zeile klappt sie auf und zeigt die einzelnen Zeiteinträge dieses Mitglieds im gewählten Zeitraum: Datum, Zeit, Dauer, Pause, Standort und Status, dazu die Aktionen zum Genehmigen, Bearbeiten oder Ablehnen. So bleibt die Standardansicht kompakt und du lädst die Detailebene nur, wo sie gebraucht wird. Hat ein Mitglied im Zeitraum keinen Eintrag, steht dort „Keine Einträge in diesem Zeitraum" — das unterscheidet „nichts gebucht" deutlich von einem Ladefehler. Ist die Abteilung insgesamt leer, zeigt die ganze Tabelle „Keine Teammitglieder gefunden".
Monatsansicht
Kompakte Monatsübersicht
Statt Tagesspalten zeigt die Monatsansicht je Mitglied nur Soll-Stunden, geleistete Stunden, Saldo, Anzahl der Einträge und den Status — fürs Monatsende zählt die Summe, nicht die Tagesverteilung, analog zum Übersicht-Reiter der eigenen Zeiterfassung, hier teamweit. Auch hier lässt sich jede Zeile aufklappen, mit derselben Detailtabelle wie in der Wochenansicht. Der angezeigte Stempelstatus (Aktiv/Auf Pause/Nicht eingestempelt) bezieht sich dabei immer auf den aktuellen Moment, nicht auf den betrachteten Zeitraum — bei einem bereits abgeschlossenen Vormonat zeigt er also den heutigen Status des Mitglieds, keine Aussage über den vergangenen Monat.
Einzelne Zeiteinträge direkt bearbeiten
Eintrag genehmigen
Ist ein Eintrag weder bereits genehmigt noch läuft er gerade, liegt in der aufgeklappten Zeile eine Genehmigen-Schaltfläche — die schnelle Einzelfreigabe direkt im Kontext des Mitarbeiters, ohne auf Zeiten freigeben wechseln zu müssen. Dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie für die Kachel „Zur Freigabe".
Eintrag bearbeiten
Bei jedem Eintrag außer einem laufenden liegt eine Bearbeiten-Schaltfläche (Stift). Ist der Eintrag bereits manuell genehmigt — also von einer Führungskraft ausdrücklich freigegeben, nicht nur automatisch beim Ausstempeln —, ist die Schaltfläche stattdessen ein gesperrtes Schloss-Symbol mit dem Hinweis, dass genehmigte Einträge nicht bearbeitet werden können; genau dieselbe Sperrlogik wie in der eigenen Zeiterfassung. Automatisch genehmigte Einträge bleiben dagegen normal bearbeitbar.
Eintrag ablehnen
Nur bei bereits genehmigten Einträgen (und mit derselben Berechtigung wie beim Genehmigen) erscheint zusätzlich eine Ablehnen-Schaltfläche. Die Rückfrage Eintrag ablehnen erklärt: „Der Eintrag wird auf den Status ‚Bearbeitet' zurückgesetzt" — ein genehmigter, aber fehlerhafter Eintrag lässt sich so wieder öffnen, etwa wenn eine falsche Uhrzeit erst nach der Freigabe auffällt. Danach taucht er wieder in der Freigabe-Warteschlange auf.
Der Bearbeiten-Dialog
Fremde Zeiteinträge korrigieren
Es öffnet sich derselbe Dialog wie in der eigenen Zeiterfassung — Standort, Typ, Start- und Endzeit, Pause, Kunde, Projekt und Notiz —, hier fest mit vollem Zugriff auf Zeit- und Pausenfelder: Wer fremde Einträge korrigieren darf, bekommt gleich Zugriff auf alle Korrekturfelder gemeinsam. Serverseitige Validierungsfehler erscheinen wie gewohnt direkt am betroffenen Feld.
Export für die Lohnverrechnung
Zeiteinträge exportieren
Nur mit Administratorrechten bzw. der Berechtigung, die Zeiterfassung zu administrieren, erscheint in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Exportieren. Der Dialog Zeiteinträge exportieren lässt dich zwischen CSV und PDF wählen, den Zeitraum frei anpassen (vorbefüllt mit der gerade angezeigten Woche bzw. dem Monat), über Mitarbeiter eine Auswahl treffen — bleibt das Feld leer, umfasst der Export alle Benutzer des Mandanten, nicht nur die gerade betrachtete Abteilung — und bei PDF zusätzlich eine Gruppierung (Keine, Nach Mitarbeiter, Nach Monat, Nach KW, Nach Typ). Diese Seite ist die einzige mit einem eigenen Bedienelement für diesen Export: Ein mandantenweiter Lohnbüro-Export gehört fachlich zur Verwaltungsebene, nicht zur persönlichen Zeiterfassung oder zur reinen Freigabe-Warteschlange.
Verwandte Seiten
Häufige Fragen
Warum sehe ich im Abteilungs-Dropdown nicht alle Abteilungen? Ohne Administrator- oder „Alle Zeiteinträge bearbeiten"-Rechte zeigt das Dropdown ausschließlich deine eigenen geführten Abteilungen. Die Sichtbarkeit wirkt dabei rekursiv über Unterabteilungen, auch wenn diese dort nicht einzeln aufgelistet sind.
Was bedeuten die vier Kacheln oben? Sie zeigen den aktuellen, live-Status deines Teams — wie viele Mitglieder es gibt, wie viele gerade eingestempelt sind, wie viele Pause machen und wie viele nicht eingestempelt sind. Das gilt unabhängig davon, welchen Zeitraum die Tabelle darunter gerade zeigt.
Warum kann ich einen Eintrag nicht bearbeiten? Der Stift ist durch ein Schloss-Symbol ersetzt, sobald eine Führungskraft den Eintrag bereits ausdrücklich genehmigt hat. Lehne ihn über die Ablehnen-Schaltfläche ab, dann ist er wieder bearbeitbar.
Kann ich hier auch Zeiten von Mitarbeitern exportieren, die nicht in der gerade gewählten Abteilung sind? Ja — der Export-Dialog ist bewusst nicht auf die gerade angezeigte Abteilung beschränkt. Lässt du das Feld Mitarbeiter leer, enthält die Datei die Zeiten aller Benutzer des Mandanten.
Warum sehe ich in der Monatsansicht bei allen Mitgliedern „Nicht eingestempelt", obwohl ich einen vergangenen Monat ansehe? Der Status-Tag zeigt immer den aktuellen, jetzigen Stempelstatus, unabhängig vom betrachteten Zeitraum. Für einen abgeschlossenen Vormonat ist er deshalb nicht aussagekräftig.
Häufige Fragen zu dieser Seite
Warum steht die Abteilungsübersicht bei „Keine Teammitglieder gefunden", obwohl es die Abteilung gibt?
Weil du für keine Abteilung zuständig bist. Die Auswahlliste zeigt nur Abteilungen, in denen dein Benutzer als Leiter eingetragen ist — die Berechtigung allein genügt nicht. Der Eintrag als Leiter wird in den Abteilungen gepflegt. Wer die Zeiterfassung verwalten oder alle Zeiten freigeben darf, bekommt dagegen jede Abteilung zur Auswahl.
Warum ist der Saldo meiner Leute mitten in der Woche so stark im Minus?
Weil in der Spalte SOLL immer die Sollstunden des ganzen angezeigten Zeitraums stehen, nicht nur die bis heute. Am Mittwoch werden also fünf Tage Soll gegen zweieinhalb Tage Ist gerechnet. Aussagekräftig wird der Saldo erst am Ende der Woche bzw. des Monats.
Warum ergeben die Tageswerte einer Zeile nicht die Spalte SUMME?
Die Tagesspalten zählen jeden Zeiteintrag, die Summe nur Einträge, deren Zeitart als Arbeitszeit gilt. Steht in der Woche zum Beispiel eine Zeitart, die nicht als Arbeitszeit zählt, taucht sie im Tag auf, in der Summe aber nicht.
Der Mitarbeiter sieht in seiner Zeiterfassung einen anderen Saldo als ich hier. Wer hat recht?
Beide rechnen richtig, nur unterschiedlich. Diese Übersicht vergleicht ausschließlich erfasste Arbeitszeit mit dem Soll und zieht Feiertage vom Soll ab. Das persönliche Zeitkonto in der Zeiterfassung rechnet zusätzlich genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub als geleistete Zeit mit und führt einen Übertrag aus den Vormonaten. Für die Beurteilung eines Monats ist das Zeitkonto der Person der verbindliche Wert.
Warum sehe ich die Schaltfläche „Exportieren" nicht?
Dann fehlt deinem Benutzer das Recht, die Zeiterfassung zu administrieren. Zeiten ansehen, korrigieren und freigeben kannst du trotzdem. Welche Rolle welches Recht mitbringt, steht in den Rollen.
Exportiert der Export nur meine Abteilung?
Nein. Der Export richtet sich allein nach dem Zeitraum und nach der Auswahl im Feld Mitarbeiter — die Abteilung der Seite spielt keine Rolle. Lässt du das Feld leer, sind die Zeiten aller Mitarbeiter in der Datei.
Sind im Export nur freigegebene Zeiten enthalten?
Nein. Der Export nimmt alle Einträge des Zeitraums mit, egal ob sie noch auf eine Freigabe warten; die Spalte „Status" nennt dir zu jedem Eintrag den Stand. Nur laufende, also noch nicht beendete Einträge bleiben draußen.
Warum lässt sich ein Zeiteintrag nicht mehr bearbeiten?
Weil er ausdrücklich freigegeben wurde. Solche Einträge sind gesperrt; ändern darf sie nur, wer die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten darf. Nimm die Freigabe mit dem Kreuz zurück — danach ist der Eintrag wieder änderbar und wartet erneut auf deine Freigabe.
Warum sehe ich bei einem Zeiteintrag statt des Stifts ein Schloss-Symbol?
Weil der Eintrag ausdrücklich freigegeben wurde. Solche Einträge sind gesperrt; öffnen und ändern darf sie nur noch, wer die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten darf — für alle anderen bleibt der Bearbeiten-Dialog dafür geschlossen. Nimm die Freigabe mit dem Kreuz zurück — danach steht dort wieder der Stift, und der Eintrag wartet erneut auf deine Freigabe.
Was zeigen mir die Kacheln oben auf der Abteilungsübersicht?
Vier Kacheln fassen den aktuellen Stand des Teams in der ausgewählten Abteilung zusammen: Teammitglieder (Anzahl der Personen), Aktiv (wer gerade eingestempelt ist), Auf Pause (wer eingestempelt ist, aber gerade Pause macht) und Nicht eingestempelt (der Rest). Aktiv und Auf Pause ergeben sich aus laufenden Zeiteinträgen im gerade angezeigten Zeitraum — blätterst du in eine vergangene Woche, stehen deshalb alle auf Nicht eingestempelt.
Wofür ist die Kachel „Zur Freigabe“ auf der Abteilungsübersicht?
Sie erscheint nur, wenn du Zeiten freigeben darfst, und nennt die Zahl der Zeiteinträge, die in deinem gesamten Zuständigkeitsbereich auf eine Freigabe warten — unabhängig von der gerade gewählten Abteilung und dem angezeigten Zeitraum. Ein Klick führt direkt zu Zeiten freigeben. Freigibst, lehnst oder korrigierst du einen Eintrag auf der Abteilungsübersicht selbst, zieht die Zahl sofort mit, ohne dass du die Seite neu laden musst.
Welche Abteilungen kann ich in der Abteilungsübersicht auswählen?
Das hängt von deinen Rechten ab. Bist du Administrator oder darfst du alle Zeiteinträge bearbeiten, stehen dir alle Abteilungen des Betriebs zur Auswahl. Als Abteilungsleitung siehst du dagegen nur die Abteilungen, in denen du selbst als Leiter eingetragen bist, dazu automatisch alle ihre Unterabteilungen. Vorausgewählt ist immer die erste Abteilung, die du leitest, sonst die erste der Liste — es ist stets genau eine Abteilung ausgewählt, die Auswahl lässt sich nicht leeren.
Wie wechsle ich zwischen Wochen- und Monatsansicht?
Über die beiden Schaltflächen Woche und Monat in der Werkzeugleiste. Die Woche läuft von Montag bis Sonntag, der Monat vom Ersten bis zum Letzten. Beide Ansichten zeigen dieselben Personen der ausgewählten Abteilung, nur mit unterschiedlicher Spaltenaufteilung — die Wochenansicht mit Tagesspalten, die Monatsansicht als reine Summenübersicht.
Warum fehlen Samstag und Sonntag manchmal in der Wochentabelle?
Die Spalten für Samstag und Sonntag erscheinen nur, wenn mindestens ein Mitglied der Abteilung in dieser Woche tatsächlich einen Eintrag am Wochenende hat. Ohne Wochenendarbeit bleibt die Tabelle bei den fünf Werktagsspalten Montag bis Freitag, damit sie nicht unnötig breit wird.
Warum stehen in der Tabelle auch Personen ohne eigene Zeiterfassung?
Die Tabelle listet alle aktiven Benutzer der ausgewählten Abteilung, unabhängig davon, ob für sie die Zeiterfassung überhaupt eingeschaltet ist. Solche Personen erscheinen mit null erfassten Stunden, aber mit dem vollen Soll aus ihrem Arbeitszeitmodell — und damit mit einem stark negativen Saldo. Das betrifft auch Zugänge, die keine Mitarbeiter sind, etwa ein Kundenzugang für das Bestellportal, sobald ihm eine Abteilung zugeordnet ist. Wer solche Zugänge nicht in der Übersicht sehen will, gibt ihnen eine eigene Abteilung.
Wie sehe ich die einzelnen Zeiteinträge einer Person?
Klicke auf die Zeile der Person — darunter klappen alle ihre Zeiteinträge im gewählten Zeitraum auf, sortiert nach Datum und Beginn, mit Zeit, Dauer, Pause, Standort, Status und den Aktionsschaltflächen. Ein zweiter Klick auf die Zeile klappt sie wieder zu. Aufgeklappte Zeilen bleiben auch dann offen, wenn die Tabelle zwischendurch neu lädt, etwa nach einer Freigabe.
Wie gebe ich einen einzelnen Zeiteintrag direkt in der Abteilungsübersicht frei?
Klappe die Person auf und klicke in ihrer Zeile auf das grüne Häkchen. flinkest setzt den Eintrag auf „Genehmigt“, vermerkt dich als Freigeber samt Zeitpunkt und protokolliert die Freigabe mit Mitarbeiter, Datum und Stundenzahl. Der Eintrag ist danach für den Mitarbeiter schreibgeschützt. Mehrere Einträge auf einmal freizugeben ist über Zeiten freigeben bequemer, dort gibt es eine Sammel-Freigabe.
Wie nehme ich eine erteilte Freigabe wieder zurück?
Bei einem genehmigten Eintrag steht statt des Häkchens ein rotes Kreuz. Ein Klick darauf öffnet die Rückfrage „Eintrag ablehnen“; nach Bestätigung mit „Ja“ setzt flinkest den Eintrag zurück auf „Bearbeitet“, entfernt den Freigabevermerk, und der Eintrag ist für den Mitarbeiter wieder änderbar und wartet erneut auf eine Freigabe. Eine Begründung lässt sich dabei nicht eingeben.
Wie korrigiere ich einen fremden Zeiteintrag als Führungskraft?
Klicke in der aufgeklappten Zeile auf den Stift, um den Dialog Zeiteintrag bearbeiten zu öffnen. Er zeigt Startzeit, Endzeit, Standort, Typ, Pause, Kunde, Projekt und Notiz; beim Speichern übernimmt flinkest davon Startzeit, Endzeit, Typ, Pause, Standort und Notiz. Bei einem ausdrücklich freigegebenen (genehmigten) Eintrag steht statt des Stifts ein deaktiviertes Schloss-Symbol — solche Einträge darf nur noch öffnen und ändern, wer die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten darf. Nimm zuerst die Freigabe zurück, dann lässt sich der Eintrag wieder korrigieren.
Wie exportiere ich Zeiteinträge aus der Abteilungsübersicht?
Über die Schaltfläche Exportieren rechts in der Werkzeugleiste — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer die Zeiterfassung administrieren darf. Im Dialog wählst du das Format (CSV oder PDF), einen Zeitraum (vorbelegt mit dem gerade angezeigten), optional bestimmte Mitarbeiter und bei PDF eine Gruppierung. Der Download startet direkt im Browser.
Exportiert die Abteilungsübersicht nur die Zeiten meiner gewählten Abteilung?
Nein. Der Export ignoriert die auf der Seite gewählte Abteilung vollständig — er richtet sich ausschließlich nach dem im Dialog eingestellten Zeitraum und der Mehrfachauswahl im Feld Mitarbeiter. Lässt du das Feld leer, enthält die Datei die Zeiten aller Mitarbeiter des Betriebs; wer nur seine eigene Abteilung braucht, muss die Personen dort ausdrücklich auswählen.
Was steht in der CSV- bzw. PDF-Datei des Zeiterfassungs-Exports?
Die CSV-Datei ist mit Semikolon getrennt und listet je Zeile Datum, Mitarbeiter, Einstempeln, Ausstempeln, Pause in Minuten, Arbeitszeit in Stunden, Typ, Standort, Notiz und Status. Das PDF ist im Querformat und führt je Eintrag Datum, Mitarbeiter, Ein, Aus, Pause, Netto-Stunden, Typ, Standort und Status auf; mit einer Gruppierung (nach Mitarbeiter, Monat, Kalenderwoche oder Typ) bekommt jede Gruppe zusätzlich eine Zwischensumme, am Ende steht die Gesamtsumme. Enthalten sind alle Einträge des Zeitraums unabhängig vom Freigabestand, nur laufende Einträge bleiben außen vor.
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