Zeiterfassung der Abteilung

Die Abteilungsübersicht ist der Blick der Führungskraft auf die Arbeitszeiten ihres Teams: Für eine Woche oder einen Monat siehst du, wer wie lange gearbeitet hat, wie das Ergebnis zum Soll aus dem Arbeitszeitmodell steht und wer gerade eingestempelt ist. Aus derselben Ansicht klappst du die einzelnen Zeiteinträge auf, korrigierst sie, gibst sie frei oder lehnst sie ab und ziehst die Zeiten als Datei heraus. Deine eigenen Zeiten pflegst du dagegen in der Zeiterfassung.

Kopfzeile und Kacheln

Oben steht der Bereichstitel „Abteilungsübersicht", darunter liegen die Kacheln zum aktuellen Zustand des Teams:

Kachel	Bedeutung
Teammitglieder	Anzahl der Personen in der gewählten Abteilung
Aktiv	wer gerade eingestempelt ist
Auf Pause	wer eingestempelt ist, gerade aber Pause macht
Nicht eingestempelt	alle übrigen

Woran der Zustand hängt. „Aktiv" und „Auf Pause" ergeben sich aus laufenden Zeiteinträgen im angezeigten Zeitraum. Blätterst du in eine vergangene Woche, stehen deshalb alle auf „Nicht eingestempelt" — dort läuft ja nichts mehr.

Darfst du Zeiten freigeben, kommt eine fünfte Kachel Zur Freigabe dazu. Sie nennt die Zahl der Zeiteinträge, die auf deine Freigabe warten, und führt mit einem Klick zu Zeiten freigeben. Die Zahl gilt für deinen ganzen Zuständigkeitsbereich: Sie richtet sich weder nach der gewählten Abteilung noch nach dem angezeigten Zeitraum, und nach einer Freigabe auf dieser Seite aktualisiert sie sich erst beim nächsten Laden der Seite.

Abteilung, Ansicht und Zeitraum

Die Werkzeugleiste darunter steuert, was die Tabelle zeigt:

• Abteilung (links) — die Auswahlliste der Abteilungen. Wer die Zeiterfassung verwalten oder alle Zeiten freigeben darf, findet hier alle Abteilungen des Betriebs; als Abteilungsleitung siehst du genau die Abteilungen, in denen du selbst als Leiter eingetragen bist. Vorausgewählt ist die erste Abteilung, die du leitest, sonst die erste der Liste.
• Woche / Monat — schaltet zwischen Wochen- und Monatstabelle um.
• Pfeile und Zeitraum-Schaltfläche (Mitte) — die Pfeile blättern eine Woche bzw. einen Monat zurück und vor. Die Schaltfläche dazwischen nennt den Zeitraum: in der Wochenansicht als Kalenderwoche mit Datum, etwa „KW 32: 03.08. – 09.08.2026", in der Monatsansicht als Monat und Jahr. Ein Klick darauf springt zurück auf heute.
• Exportieren (rechts) — öffnet den Export-Dialog, siehe Aktionen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer die Zeiterfassung administrieren darf.

Die Woche läuft von Montag bis Sonntag, der Monat vom Ersten bis zum Letzten. Jeder Wechsel von Abteilung, Ansicht oder Zeitraum lädt die Tabelle sofort neu; von selbst aktualisiert sie sich nicht — stempelt jemand in diesem Moment ein, siehst du das erst nach einem Neuladen.

Immer genau eine Abteilung. Die Übersicht zeigt nur die Personen der ausgewählten Abteilung. Unterabteilungen sind nicht mitgezählt, sie werden eigens ausgewählt. Bleibt die Auswahlliste leer, weil du in keiner Abteilung als Leiter eingetragen bist, meldet die Tabelle „Keine Teammitglieder gefunden". Wer eine Abteilung leitet, legst du in den Abteilungen fest.

Die Wochentabelle

Jede Zeile ist eine Person der Abteilung, sortiert nach Vornamen. Neben dem Namen steht ein Schild mit ihrem aktuellen Zustand — Aktiv, Auf Pause oder Nicht eingestempelt.

Spalte	Inhalt
NAME	Kürzel, Vor- und Nachname sowie das Zustandsschild
MO. bis FR.	die erfassten Stunden dieses Tages mit einer Dezimalstelle; ein Strich heißt „kein Eintrag". Der heutige Tag ist farbig hervorgehoben
SUMME	die Arbeitszeit des Zeitraums
SOLL	die Sollstunden des Zeitraums
SALDO	Summe minus Soll, mit Vorzeichen — grün im Plus, rot im Minus

Samstag und Sonntag bekommen nur dann eine Spalte, wenn in dieser Woche jemand am Wochenende einen Eintrag hat. Eine Woche ohne Wochenendarbeit bleibt damit schmal.

Warum die Tageswerte nicht immer die Summe ergeben. Die Tagesspalten zählen alle Zeiteinträge, auch solche, deren Zeitart nicht als Arbeitszeit gilt. In die Spalte SUMME fließen dagegen nur Einträge ein, deren Zeitart als Arbeitszeit zählt. Ein noch laufender Eintrag wird mit der bis jetzt gelaufenen Zeit mitgerechnet.

Woher das Soll kommt. Aus dem Arbeitszeitmodell der jeweiligen Person, das ihr in den Benutzer-Einstellungen zugewiesen wird. flinkest addiert die Sollstunden jedes Tages im Zeitraum; hinterlegte Feiertage werden nicht mitgezählt. Hat jemand kein eigenes Modell, rechnet flinkest mit dem ersten aktiven Arbeitszeitmodell.

Das Soll gilt für den ganzen Zeitraum, nicht nur bis heute. Am Mittwoch stehen also schon die Sollstunden der ganzen Woche in der Spalte — der Saldo ist mitten in der Woche zwangsläufig im Minus und wird erst am Ende der Woche aussagekräftig. In der Monatsansicht gilt dasselbe für den ganzen Monat.

Wer in der Tabelle steht. Alle aktiven Benutzer der Abteilung — auch Personen, für die die Zeiterfassung gar nicht eingeschaltet ist. Sie erscheinen mit null Stunden, aber mit dem vollen Soll und damit einem stark negativen Saldo. Wer keine Zeiten stempeln soll, gehört daher besser in eine eigene Abteilung.

Die Monatstabelle

In der Monatsansicht entfallen die Tagesspalten, dafür stehen dort:

Spalte	Inhalt
Name	Kürzel, Vor- und Nachname
Soll-Stunden	Sollstunden des Monats
Geleistete Stunden	Arbeitszeit des Monats
Saldo	Geleistete Stunden minus Soll-Stunden
Entries	Anzahl der Zeiteinträge im Monat — die Überschrift steht dort noch englisch
Status	das Zustandsschild der Person

Die Zeiteinträge einer Person

Ein Klick auf eine Zeile klappt darunter alle Zeiteinträge dieser Person im gewählten Zeitraum auf, nach Datum und Beginn sortiert. Ein zweiter Klick schließt sie wieder; die geöffneten Zeilen bleiben auch dann offen, wenn die Tabelle zwischendurch neu lädt.

Spalte	Inhalt
Datum	Tag des Eintrags
Zeit	Beginn und Ende; bei einem laufenden Eintrag stehen statt des Endes drei Punkte
Dauer	Arbeitszeit in Stunden, also Ende minus Beginn minus Pause
Pause	Pausenzeit in Minuten bzw. Stunden; ein Strich heißt „keine Pause"
Standort	Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden oder Sonstiges, jeweils mit Symbol
Status	Laufend, Zur Freigabe oder Genehmigt
Aktionen	die Schaltflächen zum Freigeben, Bearbeiten und Ablehnen

Was „Zur Freigabe" umfasst. Das Schild steht sowohl für abgeschlossene als auch für nachträglich bearbeitete Einträge — beide warten auf eine Freigabe. Genehmigt heißt: freigegeben und für den Mitarbeiter schreibgeschützt.

Welche Schaltflächen in der Spalte Aktionen erscheinen, hängt vom Status und von deinen Rechten ab: das Häkchen zum Freigeben bei allem, was noch nicht genehmigt ist und nicht läuft, das Kreuz zum Ablehnen nur bei genehmigten Einträgen — beide nur, wenn du Zeiten freigeben darfst. Der Stift zum Bearbeiten erscheint bei jedem Eintrag, der nicht gerade läuft.

Hat eine Person im Zeitraum nichts erfasst, steht dort „Keine Einträge in diesem Zeitraum".

Aktionen

Einen Zeiteintrag freigeben. Klappe die Person auf und klicke in der Zeile auf das Häkchen. flinkest meldet „Zeiteintrag genehmigt", vermerkt dich als Freigeber samt Zeitpunkt und hält die Freigabe mit Mitarbeiter, Datum und Stundenzahl im Protokoll fest. Danach ist der Eintrag für den Mitarbeiter schreibgeschützt; ändern kann ihn nur noch jemand mit dem Recht, alle Zeiteinträge zu bearbeiten. Mehrere Einträge auf einmal gibst du bequemer unter Zeiten freigeben frei.

Eine Freigabe zurücknehmen. Klicke bei einem genehmigten Eintrag auf das Kreuz. Die Rückfrage Eintrag ablehnen weist darauf hin, dass der Eintrag auf den Status „Bearbeitet" zurückgesetzt wird; bestätige mit Ja. flinkest meldet „Zeiteintrag abgelehnt", entfernt den Freigabevermerk, und der Eintrag ist für den Mitarbeiter wieder änderbar und wartet erneut auf eine Freigabe.

Einen Zeiteintrag korrigieren. Klicke auf den Stift. Der Dialog Zeiteintrag bearbeiten zeigt oben Beginn, Ende und die daraus errechnete Dauer, darunter den Standort als Kachelreihe sowie Startzeit, Endzeit, Typ, Pause in Minuten, Kunde, Projekt und Notiz. Aus dieser Übersicht übernimmt flinkest beim Speichern Startzeit, Endzeit, Typ, Pause, Standort und Notiz; anschließend erscheint „Zeiteintrag gespeichert" und die Tabelle rechnet sich neu. Ein noch laufender Eintrag lässt sich hier nicht öffnen — bei ihm gibt es den Stift nicht.

Warum eine Korrektur abgewiesen wird. Einen Eintrag, den jemand ausdrücklich freigegeben hat, darf nur noch ändern, wer die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten darf — sonst lehnt flinkest das Speichern mit dem Hinweis ab, dass du diese Aktion nicht ausführen darfst. Nimm in diesem Fall zuerst die Freigabe zurück. Als Abteilungsleitung greift dein Bearbeitungsrecht außerdem nur für Personen aus deinen eigenen Abteilungen.

Zeiten exportieren. Klicke rechts in der Werkzeugleiste auf Exportieren.

• Exportformat — zwei Kacheln, CSV oder PDF.
• Zeitraum — vorbelegt mit dem gerade angezeigten Zeitraum. Die Schaltfläche nennt Von- und Bis-Datum und die Zahl der Tage; im Auswahlfeld dahinter liegen die Vorschläge Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat und Letzter Monat, daneben kannst du zwei Tage im Kalender anklicken und mit Anwenden übernehmen.
• Mitarbeiter — eine Mehrfachauswahl aller Benutzer. Lässt du sie leer, bleibt der Export ohne Einschränkung auf Personen.
• Gruppieren nach — erscheint nur beim Format PDF: Keine Gruppierung, Nach Mitarbeiter, Nach Monat, Nach KW oder Nach Typ.

Was in der Datei landet. Alle Zeiteinträge des gewählten Zeitraums, unabhängig davon, ob sie freigegeben sind; nur laufende Einträge bleiben außen vor. Wichtig: Die Abteilungsauswahl der Seite wirkt hier nicht. Ohne Einschränkung im Feld Mitarbeiter enthält die Datei die Zeiten aller Mitarbeiter des Betriebs — wer nur seine Abteilung braucht, wählt die Personen dort ausdrücklich aus.

Wie du die Datei bekommst. Der Download startet direkt im Browser, danach schließt sich der Dialog. Der Dateiname besteht aus „zeiterfassung" und dem Zeitraum. Es wird nichts per E-Mail verschickt und nichts in eine Warteschlange gestellt. Fehlt ein Zeitraum, meldet flinkest „Bitte wählen Sie einen Zeitraum"; geht beim Erzeugen etwas schief, „Export fehlgeschlagen".

Was in den beiden Formaten steht. Die CSV-Datei ist mit Semikolon getrennt und für Tabellenprogramme kodiert; ihre Spalten sind Datum, Mitarbeiter, Einstempeln, Ausstempeln, Pause (min), Arbeitszeit (h), Typ, Standort, Notiz und Status. Das PDF ist im Querformat und führt je Eintrag Datum, Mitarbeiter, Ein, Aus, Pause, Netto (h), Typ, Standort und Status auf. Mit einer Gruppierung bekommt jede Gruppe eine Überschrift und eine Zwischensumme; am Ende steht die Gesamtsumme aus Stunden, Pausenminuten und Anzahl der Einträge.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeiten freigeben
• Abteilungen
• Arbeitszeitmodelle
• Zeitarten
• Abwesenheiten
• Benutzer
• Rollen

Häufige Fragen

Warum steht die Abteilungsübersicht bei „Keine Teammitglieder gefunden", obwohl es die Abteilung gibt? Weil du für keine Abteilung zuständig bist. Die Auswahlliste zeigt nur Abteilungen, in denen dein Benutzer als Leiter eingetragen ist — die Berechtigung allein genügt nicht. Der Eintrag als Leiter wird in den Abteilungen gepflegt. Wer die Zeiterfassung verwalten oder alle Zeiten freigeben darf, bekommt dagegen jede Abteilung zur Auswahl.

Warum ist der Saldo meiner Leute mitten in der Woche so stark im Minus? Weil in der Spalte SOLL immer die Sollstunden des ganzen angezeigten Zeitraums stehen, nicht nur die bis heute. Am Mittwoch werden also fünf Tage Soll gegen zweieinhalb Tage Ist gerechnet. Aussagekräftig wird der Saldo erst am Ende der Woche bzw. des Monats.

Warum ergeben die Tageswerte einer Zeile nicht die Spalte SUMME? Die Tagesspalten zählen jeden Zeiteintrag, die Summe nur Einträge, deren Zeitart als Arbeitszeit gilt. Steht in der Woche zum Beispiel eine Zeitart, die nicht als Arbeitszeit zählt, taucht sie im Tag auf, in der Summe aber nicht.

Der Mitarbeiter sieht in seiner Zeiterfassung einen anderen Saldo als ich hier. Wer hat recht? Beide rechnen richtig, nur unterschiedlich. Diese Übersicht vergleicht ausschließlich erfasste Arbeitszeit mit dem Soll und zieht Feiertage vom Soll ab. Das persönliche Zeitkonto in der Zeiterfassung rechnet zusätzlich genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub als geleistete Zeit mit und führt einen Übertrag aus den Vormonaten. Für die Beurteilung eines Monats ist das Zeitkonto der Person der verbindliche Wert.

Warum sehe ich die Schaltfläche „Exportieren" nicht? Dann fehlt deinem Benutzer das Recht, die Zeiterfassung zu administrieren. Zeiten ansehen, korrigieren und freigeben kannst du trotzdem. Welche Rolle welches Recht mitbringt, steht in den Rollen.

Exportiert der Export nur meine Abteilung? Nein. Der Export richtet sich allein nach dem Zeitraum und nach der Auswahl im Feld Mitarbeiter — die Abteilung der Seite spielt keine Rolle. Lässt du das Feld leer, sind die Zeiten aller Mitarbeiter in der Datei.

Sind im Export nur freigegebene Zeiten enthalten? Nein. Der Export nimmt alle Einträge des Zeitraums mit, egal ob sie noch auf eine Freigabe warten; die Spalte „Status" nennt dir zu jedem Eintrag den Stand. Nur laufende, also noch nicht beendete Einträge bleiben draußen.

Warum lässt sich ein Zeiteintrag nicht mehr bearbeiten? Weil er ausdrücklich freigegeben wurde. Solche Einträge sind gesperrt; ändern darf sie nur, wer die Zeiten aller Mitarbeiter bearbeiten darf. Nimm die Freigabe mit dem Kreuz zurück — danach ist der Eintrag wieder änderbar und wartet erneut auf deine Freigabe.