Tätigkeiten für Arbeitsberichte

Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit, die auf einem Arbeitsbericht erfasst wird — zum Beispiel „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". Jede Tätigkeit ist mit genau einem Artikel verknüpft, und dieser Artikel ist es, der später als Position auf der Rechnung landet. Auf dieser Seite legst du fest, welche Tätigkeiten es im Betrieb gibt und welcher Artikel dahintersteht.

Die Seite gehört zu den Arbeitsberichts-Einstellungen und damit zu den Allgemeinen Einstellungen: Sie ist Administratoren vorbehalten und setzt zusätzlich das Recht voraus, Arbeitsberichte zu sehen. Anlegen, Ändern und Löschen verlangt darüber hinaus das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten — ohne dieses Recht fehlt die Schaltfläche Aktivität hinzufügen, und das Menü am rechten Rand der Zeilen bleibt leer.

Drei Namen für dieselbe Sache. In der Seitenleiste der Einstellungen heißt der Punkt „Arbeitsbericht-Tätigkeiten", die Überschrift der Seite lautet „Aktivitäten für die Arbeitsberichte", und die Dialoge sprechen von „Arbeitsbericht-Aktivität". Im Arbeitsbericht selbst steht am Feld nur „Aktivität". Gemeint ist überall dasselbe.

Kopfzeile und Liste

Oben steht der Titel Aktivitäten für die Arbeitsberichte, rechts daneben die Schaltfläche Aktivität hinzufügen. Darunter stehen alle Tätigkeiten. Such- und Filterfelder gibt es nicht, die Liste lädt alle Einträge auf einmal:

Spalte	Inhalt
Aktivität	die Bezeichnung, die im Arbeitsbericht zur Auswahl steht
Artikel	der verknüpfte Artikel als Link auf die Artikeldetails
Artikel für Montage-Partie	der Artikel für Sammel-Zeiteinträge einer Partie — die Spalte erscheint nur, wenn Montage-Partien eingeschaltet sind

Bearbeitet wird über das Menü am rechten Rand jeder Zeile: Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Ein Klick auf die Bezeichnung selbst bewirkt hier nichts — nimm das Zeilenmenü.

Einen Listen-Export und das Zahnrad für die Spaltenauswahl gibt es auf dieser Seite nicht.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Tätigkeit an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach.

Montage-Partien schalten die dritte Spalte frei. Das Kästchen Unterstützung für Montage-Partien aktivieren liegt in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Ist es gesetzt, erscheint hier die Spalte Artikel für Montage-Partie und im Dialog das gleichnamige Pflichtfeld. Ist es nicht gesetzt, bleiben beide verborgen.

Wozu eine Tätigkeit dient

Im Arbeitsbericht. Beim Erfassen einer Arbeitszeit im Arbeitsbericht steht das Feld Aktivität zur Wahl. Es erscheint nur, wenn es mehr als eine Tätigkeit gibt — bei genau einer Tätigkeit blendet flinkest das Feld aus und verwendet sie stillschweigend. Vorausgewählt ist die als Standard hinterlegte Tätigkeit. Gibt es überhaupt keine Tätigkeit, lässt sich der Arbeitszeiten-Bereich des Berichts nicht laden.

In der Rechnung. Wird aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung erzeugt, bestimmt die Tätigkeit den Artikel der Positionszeile: Der bei ihr hinterlegte Artikel wird zur Position, samt Bezeichnung, Einheit, Preis und Steuersatz aus dem Artikelstamm. Bei einem Sammel-Zeiteintrag einer Montage-Partie greift stattdessen der Artikel für Montage-Partie. Über die Tätigkeit steuerst du damit indirekt, mit welchem Stundensatz eine Arbeit verrechnet wird — der Satz selbst steht am Artikel, nicht hier.

Trägt ein Zeiteintrag keine Tätigkeit, greift flinkest auf eine Ersatz-Tätigkeit zurück: auf die einzige vorhandene, wenn es nur eine gibt, sonst auf die als Standard markierte. Findet sich auch dort kein Artikel, bricht das Erzeugen der Rechnung mit einer Fehlermeldung ab. Lösch deshalb nie den Artikel, der an der Standard-Tätigkeit hängt, ohne einen Ersatz einzutragen.

Auf dem Arbeitsbericht-PDF. Der Name der Tätigkeit erscheint dort nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen Aktivitätsspalte im Arbeitsbericht anzeigen gesetzt ist. Ab Werk ist es aus — dann bleibt die Tätigkeit eine reine Innenangabe, die den Rechnungsartikel steuert, aber nicht gedruckt wird.

Die Standard-Tätigkeit lässt sich hier nicht umstellen. flinkest liefert eine Tätigkeit namens „Arbeit" mit dem Artikel „Arbeitsstunde" aus und markiert sie als Standard. Diese Markierung wird in dieser Oberfläche weder angezeigt noch geändert — es gibt kein Feld und keinen Menüeintrag dafür. Wer eine andere Vorauswahl braucht, ändert Name und Artikel der bestehenden Standard-Tätigkeit, statt eine neue anzulegen.

Mit den Zeitarten der Zeiterfassung haben Tätigkeiten nichts zu tun. Die Zeitart kategorisiert einen Stempel-Eintrag und entscheidet, ob er als Arbeitszeit zählt; die Tätigkeit kategorisiert eine Arbeitszeile im Arbeitsbericht und entscheidet, welcher Artikel verrechnet wird. Beide Listen sind unabhängig voneinander.

Aktionen

Tätigkeit anlegen. Klicke oben rechts auf Aktivität hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog „Neue Arbeitsbericht-Aktivität anlegen" mit dem Block Allgemein:

Feld	Bedeutung
Name	Pflichtfeld, bis 200 Zeichen — die Bezeichnung im Arbeitsbericht
Artikel	Pflichtfeld — der Artikel, der bei der Verrechnung zur Position wird. Über die Schaltfläche im Auswahlfeld legst du bei Bedarf gleich einen neuen Artikel an
Artikel für Montage-Partie	nur bei eingeschalteten Montage-Partien sichtbar, dann ebenfalls Pflicht

Speichern übernimmt die Eingaben, flinkest meldet „Arbeitsbericht-Aktivität wurde gespeichert". Schließen bricht ab — hast du schon etwas eingegeben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und du wählst zwischen „Ja, Änderungen verwerfen" und „Zurück zur Bearbeitung". Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt der Dialog offen und markiert das Feld.

Tätigkeit bearbeiten. Wähle im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Arbeitsbericht-Aktivität bearbeiten".

Umbenennen wirkt überall. Bereits erfasste Zeilen in Arbeitsberichten verweisen auf die Tätigkeit und tragen keine Kopie ihrer Bezeichnung — nach einer Umbenennung zeigen auch alte Berichte den neuen Namen.

Ein getauschter Artikel wirkt nicht rückwirkend. Änderst du den hinterlegten Artikel, betrifft das alle Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt aus einem Arbeitsbericht erzeugt werden — auch aus alten Berichten, die noch nicht verrechnet sind. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert, denn deren Positionen sind fest geschrieben.

Tätigkeit duplizieren. Wähle im Zeilenmenü Duplizieren. Der Dialog öffnet sich als Neuanlage mit denselben Werten — auch mit demselben Namen. Vergib deshalb sofort eine eigene Bezeichnung, sonst stehen zwei gleichnamige Tätigkeiten in der Auswahl.

Tätigkeit löschen. Wähle im Zeilenmenü Löschen. flinkest fragt unter der Überschrift „Löschen von " samt Namen der Tätigkeit: „Soll die ausgewählte Arbeitsbericht-Aktivität wirklich gelöscht werden?" — erst Ja, löschen führt es aus, danach erscheint „Die Arbeitsbericht-Aktivität wurde gelöscht".

Was beim Löschen mit den Berichten passiert. Wird die Tätigkeit noch in keinem Arbeitsbericht verwendet, verschwindet sie endgültig. Ist sie dagegen bereits in Arbeitszeiten oder in Sammel-Zeiteinträgen einer Partie im Einsatz, wird sie nur ausgeblendet: Sie verschwindet aus dieser Liste und aus der Auswahl im Arbeitsbericht, die bestehenden Berichte behalten sie aber mitsamt Namen und Artikel — und lassen sich weiterhin verrechnen. Die Rückfrage weist auf diesen Unterschied nicht hin; nachträglich zurückholen lässt sich eine ausgeblendete Tätigkeit über die Oberfläche nicht.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Artikel
• Artikeldetails
• Zeitarten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wozu sind Tätigkeiten gut? Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit auf einem Arbeitsbericht — etwa „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". An jeder Tätigkeit hängt ein Artikel, und genau dieser Artikel wird zur Positionszeile, wenn aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung entsteht. Damit steuert die Tätigkeit, mit welchem Stundensatz eine Arbeit verrechnet wird.

Im Arbeitsbericht sehe ich gar kein Feld „Aktivität". Warum? Weil es nur eine einzige Tätigkeit gibt. In diesem Fall blendet flinkest das Auswahlfeld aus und verwendet sie automatisch. Sobald du eine zweite Tätigkeit anlegst, erscheint das Feld beim Erfassen einer Arbeitszeit.

Wo stelle ich den Stundensatz einer Tätigkeit ein? Nicht hier. Die Tätigkeit verweist nur auf einen Artikel; Preis, Einheit und Steuersatz stehen am Artikel selbst. Wenn du einen anderen Satz brauchst, ändere entweder den Preis des Artikels oder verknüpfe die Tätigkeit mit einem anderen Artikel.

Kann ich festlegen, welche Tätigkeit vorausgewählt ist? In dieser Oberfläche nicht. Die Standard-Tätigkeit ist ab Werk „Arbeit"; ein Feld oder einen Menüeintrag, um eine andere zum Standard zu machen, gibt es hier nicht. Der praktikable Weg ist, Name und Artikel der bestehenden Standard-Tätigkeit anzupassen.

Was passiert, wenn ich eine Tätigkeit lösche, die schon in Berichten steht? Sie wird nur ausgeblendet. Aus dieser Liste und aus der Auswahl im Arbeitsbericht verschwindet sie, die bestehenden Berichte behalten sie aber samt Namen und Artikel und lassen sich normal weiterverrechnen. Nur eine Tätigkeit, die nirgends verwendet wird, verschwindet wirklich.

Wird die Tätigkeit auf dem Arbeitsbericht ausgedruckt? Nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen „Aktivitätsspalte im Arbeitsbericht anzeigen" gesetzt ist. Ab Werk ist es aus; die Tätigkeit steuert dann still im Hintergrund den Rechnungsartikel, ohne im PDF aufzutauchen.

Wozu ist der „Artikel für Montage-Partie" da? Für Sammel-Zeiteinträge, bei denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam als Partie erfasst werden. Solche Zeilen werden nicht mit dem normalen Artikel verrechnet, sondern mit diesem zweiten. Das Feld erscheint nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen „Unterstützung für Montage-Partien aktivieren" gesetzt ist — dann ist es aber Pflicht.