Tätigkeiten für Arbeitsberichte

Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit, die auf einem Arbeitsbericht erfasst wird — zum Beispiel „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". Jede Tätigkeit ist mit einem Artikel verknüpft, und dieser Artikel wird zur Position auf der Rechnung, wenn aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung entsteht — der Preis steht also am Artikel, nicht an der Tätigkeit. Ohne mindestens eine Tätigkeit lässt sich beim Bearbeiten eines Arbeitsberichts keine Arbeitszeit erfassen; deshalb ist diese Liste eine Voraussetzung für den ganzen Bereich Arbeitsberichte und kein Feinschliff.

Die Seite gehört zu den Arbeitsberichts-Einstellungen und damit zu den Allgemeinen Einstellungen.

Zugriff und Aufbau der Seite

Die Seite finden

In der Seitenleiste der Einstellungen heißt der Punkt Arbeitsbericht-Tätigkeiten und steht unter Arbeitsberichte, direkt neben den Arbeitsberichts-Einstellungen. Die Überschrift der Seite lautet ebenfalls Arbeitsbericht-Tätigkeiten, und auch im Arbeitsbericht selbst heißt das Feld Tätigkeit. Mit den Aktivitäten an Kunden, Projekten oder Belegen — Aufgaben und Anrufe — haben die Tätigkeiten nichts zu tun. Über die globale Suche findest du die Seite mit „Arbeitsbericht-Tätigkeiten" oder auch mit dem Begriff „Leistungsart".

Den Menüpunkt gibt es nur, solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist das Modul ausgeschaltet, verschwindet er zusammen mit den übrigen Arbeitsbericht-Einträgen der Einstellungen. Wer die Seite dann trotzdem direkt aufruft, etwa über ein Lesezeichen, landet auf der Seite Modul ausgeschaltet; auch Programme, die über die Schnittstelle auf die Tätigkeiten zugreifen, bekommen dann nur „Das Modul Arbeitsberichte ist ausgeschaltet" zurück.

Wer diese Seite sieht und bearbeiten darf

Tätigkeiten sind Verrechnungs-Stammdaten — sie entscheiden mit, was auf Rechnungen landet. Deshalb gelten dieselben Hürden wie bei den Arbeitsberichts-Einstellungen: Du musst Administrator sein (wie für den ganzen Einstellungsbereich) und das Recht haben, alle Arbeitsberichte zu sehen. Wer nur seine eigenen Arbeitsberichte sehen darf, kommt nicht auf diese Seite.

Anlegen, Ändern, Duplizieren und Löschen verlangt zusätzlich das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten. Ohne dieses Recht fehlt die Schaltfläche Tätigkeit hinzufügen, und das Menü am rechten Rand der Zeilen bleibt leer — die Liste lässt sich dann nur ansehen. Die Rechte vergibst du unter Rollen.

Liste bleibt von selbst aktuell

Legt ein Kollege eine Tätigkeit an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste bei allen, die sie gerade offen haben, von selbst nach — ohne dass jemand die Seite neu laden muss. Das gilt genauso für deine eigenen Änderungen: Nach dem Speichern oder Löschen steht der neue Stand sofort in der Liste. Willst du trotzdem von Hand neu laden, genügt der Kreispfeil unten rechts in der Blätterleiste — die Seite selbst musst du dafür nicht neu laden.

Leere Liste und Ladefehler

Gibt es noch keine Tätigkeit, zeigt die Liste „Noch keine Einträge vorhanden". In diesem Zustand kann im Arbeitsbericht keine Arbeitszeit erfasst werden (siehe „Ohne Tätigkeit keine Arbeitszeiten") — lege also zuerst eine Tätigkeit an. Scheitert das Laden der Liste, meldet flinkest einen Fehler, und unter der Überschrift bleibt die Fläche leer; lade die Seite dann neu.

Liste anzeigen

Tätigkeit und Artikel in der Liste

Oben steht die Überschrift Arbeitsbericht-Tätigkeiten, rechts daneben die Schaltfläche Tätigkeit hinzufügen. Darunter stehen alle Tätigkeiten auf einmal — ohne eigene Sortierung in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Ein Klick auf den Spaltenkopf Tätigkeit sortiert die Liste alphabetisch nach dem Namen, ein weiterer Klick kehrt die Reihenfolge um. Such- und Filterfelder gibt es nicht — ein Betrieb hat erfahrungsgemäß nur eine Handvoll Tätigkeiten, ein Filter wäre dafür Ballast.

Spalte	Inhalt
Tätigkeit	die Bezeichnung, die im Arbeitsbericht zur Auswahl steht
Artikel	der verknüpfte Artikel, über den die Arbeitszeit verrechnet wird
Standard-Tätigkeit	ein grünes Häkchen mit „Standard-Tätigkeit" bei der einen Tätigkeit, die Standard ist (siehe „Standard-Tätigkeit festlegen"); bei allen anderen bleibt die Spalte leer
Artikel für Montage-Partie	der Artikel für gemeinsam erfasste Partie-Zeiten — nur bei eingeschalteten Montage-Partien

Die Liste beantwortet auf einen Blick die wichtigste Frage: Welche Arbeit wird mit welchem Artikel — und damit zu welchem Preis — verrechnet? Bleibt die Spalte Artikel bei einer Tätigkeit leer, wurde der hinterlegte Artikel gelöscht, bevor flinkest das verhindert hat (siehe Löschschutz); trag dann einen anderen ein (siehe „Was auf der Rechnung landet").

Montage-Partien schalten eine weitere Spalte frei

Eine Montage-Partie ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die im Arbeitsbericht gemeinsam als eine Einheit erfasst und verrechnet wird. Ob dein Betrieb damit arbeitet, legst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen mit dem Kästchen Unterstützung für Montage-Partien aktivieren fest. Ist es gesetzt, erscheint hier die Spalte Artikel für Montage-Partie; ist es nicht gesetzt, bleibt die Spalte verborgen. Das gleichnamige Feld im Dialog gibt es dagegen immer — so kannst du den Partie-Artikel schon eintragen, bevor du die Partien einschaltest (siehe „Artikel für Montage-Partie ist bei aktiven Partien Pflicht").

Mit einem Klick bearbeiten oder zum Artikel springen

Ein Klick auf die Bezeichnung in der Spalte Tätigkeit öffnet die Tätigkeit sofort zum Bearbeiten — derselbe Dialog wie Bearbeiten im Zeilenmenü. Der Artikel in der Spalte Artikel (und ebenso der in Artikel für Montage-Partie) ist ein Link: Er führt direkt in die Artikeldetails. Dort prüfst du Preis, Einheit und Steuersatz, mit denen die Tätigkeit auf der Rechnung erscheint.

Das Zeilenmenü

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Die Einträge sind nur da, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst; sonst bleibt das Menü leer. Gibt es nur eine einzige Tätigkeit, fehlt Löschen — ohne Tätigkeit ließe sich im Arbeitsbericht keine Arbeitszeit erfassen. Was die einzelnen Einträge bewirken, steht in den Abschnitten „Bestehende Tätigkeit bearbeiten", „Tätigkeit duplizieren" und „Tätigkeit löschen".

Ansicht auf schmalen Bildschirmen

Auf einem schmalen Bildschirm, etwa am Handy, zeigt die Liste statt der Tabelle eine Karte je Tätigkeit mit den Werten „Tätigkeit" und „Artikel" untereinander; lange Namen werden gekürzt. Bedienung und Zeilenmenü sind dieselben.

Tätigkeit anlegen und bearbeiten

Neue Tätigkeit anlegen

Klicke oben rechts auf Tätigkeit hinzufügen. Der Dialog Neue Arbeitsbericht-Tätigkeit anlegen öffnet sich mit dem Block Allgemein:

Feld	Bedeutung und Wirkung
Name	Pflichtfeld, bis 200 Zeichen. Steht im Arbeitsbericht zur Auswahl und — wenn eingeschaltet — in der Spalte „Tätigkeit" des Arbeitsbericht-PDFs. Muss eindeutig sein.
Artikel	Pflichtfeld. Dieser Artikel wird zur Rechnungsposition für jede Arbeitszeit mit dieser Tätigkeit.
Artikel für Montage-Partie	Pflichtfeld, sobald Montage-Partien eingeschaltet sind, vorher freiwillig. Wird zur Rechnungsposition für eine Partie mit dieser Tätigkeit.
Standard-Tätigkeit	Kästchen, beim Anlegen nicht angehakt. Macht die Tätigkeit zur Vorauswahl und zum Rückfall (siehe „Standard-Tätigkeit festlegen").

Speichern übernimmt die Eingaben; flinkest meldet „Arbeitsbericht-Tätigkeit wurde gespeichert", schließt den Dialog, und die neue Tätigkeit steht sofort in der Liste. Im Arbeitsbericht steht sie beim nächsten Öffnen des Berichts zur Auswahl (das Feld „Tätigkeit" erscheint erst, sobald es mehr als eine Tätigkeit gibt). Schließen verwirft die Eingaben (mit Rückfrage, wenn du schon etwas geändert hast).

Pflichtfelder und Fehlermeldungen

Geprüft wird beim Speichern — vorher lässt dich der Dialog alles eintippen. Fehlt etwas, bleibt der Dialog offen, das Feld wird markiert und die Meldung steht direkt darunter, zusätzlich als Hinweis am Bildschirmrand:

• „Name darf nicht leer sein." — die Tätigkeit braucht eine Bezeichnung.
• „Artikel-ID darf nicht leer sein." — ohne Artikel ließe sich die Arbeitszeit später nicht verrechnen.
• „Wählen Sie einen Artikel für Montage-Partie aus – Montage-Partien sind in den Arbeitsbericht-Einstellungen aktiviert." — am Feld Artikel für Montage-Partie, nur bei eingeschalteten Montage-Partien (siehe unten).
• „Eine Tätigkeit mit diesem Namen existiert bereits." — siehe „Namen müssen eindeutig sein".

Korrigiere das markierte Feld und speichere erneut; deine übrigen Eingaben bleiben erhalten.

Artikel auswählen oder gleich neu anlegen

Das Feld Artikel ist ein Suchfeld: Tippe einen Teil des Artikelnamens oder der Artikelnummer, und die Auswahl filtert mit. Bei einem großen Artikelstamm geht es oft schneller über das Zauberstab-Symbol daneben: Es öffnet die Auswahl Artikel auswählen mit den Kategorien links und der Artikelliste rechts — du klickst dich zur passenden Kategorie durch und wählst den Artikel dort.

Darfst du Artikel bearbeiten, gibt es zwei weitere Abkürzungen. Gibt es den passenden Verrechnungsartikel noch gar nicht, legst du ihn über das Plus-Symbol rechts neben dem Feld direkt hier an: Es öffnet Neuen Artikel anlegen mit dem vollständigen Artikel-Formular. Nach dem Speichern ist der neue Artikel gleich eingetragen — ohne Umweg über die Artikelliste. Ist schon ein Artikel gewählt, wird aus dem Plus ein Stift, und du öffnest damit Artikel bearbeiten, um zum Beispiel den Preis des Artikels anzupassen. Das wirkt auf den Artikel selbst, also überall, wo er verwendet wird. Ohne das Recht, Artikel zu bearbeiten, fehlt das Plus- bzw. Stift-Symbol; auswählen kannst du trotzdem.

Für das Feld Artikel für Montage-Partie gilt dasselbe.

Löschschutz. Ein Artikel, der bei einer Tätigkeit als Artikel oder als Artikel für Montage-Partie hinterlegt ist, lässt sich in der Artikelverwaltung nicht löschen, bis die Tätigkeit einen anderen hat; Löschen wird dort gar nicht angeboten. Für eine gelöschte (ausgeblendete) Tätigkeit gilt das weiter, solange noch nicht verrechnete Arbeitsberichte ihre Arbeitszeiten (für den Artikel) bzw. Partien (für den Artikel für Montage-Partie) enthalten — die werden weiter mit diesen Artikeln verrechnet.

Artikel für Montage-Partie ist bei aktiven Partien Pflicht

Ist Unterstützung für Montage-Partien aktivieren in den Arbeitsberichts-Einstellungen gesetzt, verlangt flinkest beim Speichern jeder Tätigkeit einen Artikel für Montage-Partie — auch beim Ändern einer bestehenden Tätigkeit. Das Feld ist dann im Dialog mit einem Stern als Pflichtfeld markiert; ohne Wert erscheint beim Speichern „Wählen Sie einen Artikel für Montage-Partie aus – Montage-Partien sind in den Arbeitsbericht-Einstellungen aktiviert."

Warum ein zweiter Artikel? Eine Partie wird anders verrechnet als ein einzelner Mitarbeiter: Statt einer Position je Person entsteht eine gemeinsame Position (siehe „Montage-Partien auf der Rechnung"), und dafür hinterlegst du typischerweise einen eigenen Partie-Artikel mit eigenem Preis.

Auch bei ausgeschalteten Partien. Gibt es noch nicht verrechnete Arbeitsberichte mit einer Partie dieser Tätigkeit, lässt sich ihr Artikel für Montage-Partie auch nach dem Ausschalten nicht leeren — diese Partien werden weiter mit ihm verrechnet. Dann erscheint „Diese Tätigkeit wird in noch nicht verrechneten Montage-Partien verwendet und braucht deshalb einen Artikel für Montage-Partie."

Löschschutz. Auch der Artikel für Montage-Partie lässt sich in der Artikelverwaltung nicht löschen, solange eine Tätigkeit ihn nutzt — unabhängig davon, ob die Partien an sind (siehe Löschschutz).

Partien einschalten? Trag zuerst bei jeder Tätigkeit den Partie-Artikel ein — vorher lässt sich Unterstützung für Montage-Partien aktivieren nicht speichern; flinkest nennt dann die Tätigkeiten, bei denen er fehlt. Eintragen kannst du ihn im Bearbeiten-Dialog jeder Tätigkeit, auch solange die Partien noch aus sind. Ab Werk trägt die Tätigkeit „Arbeit" den Artikel „Partiestunde" (180,00 € netto je Stunde) als Artikel für Montage-Partie, sodass du die Partien ohne Vorarbeit einschalten kannst; den Preis passt du in den Artikeldetails an. Eine Tätigkeit, die du neu anlegst, bekommt ihn nicht von selbst.

Standard-Tätigkeit festlegen

Das Kästchen Standard-Tätigkeit macht eine Tätigkeit zum Standard. Ab Werk trägt die Tätigkeit „Arbeit" mit dem Artikel „Arbeitsstunde" diese Markierung. Es gibt immer genau eine Standard-Tätigkeit: Die erste Tätigkeit eines Betriebs wird von selbst Standard, weitere neu angelegte Tätigkeiten nicht — das Kästchen ist beim Anlegen nicht angehakt.

Was die Standard-Tätigkeit bewirkt:

• Vorauswahl: Beim Erfassen einer neuen Arbeitszeit im Arbeitsbericht ist sie bereits eingetragen.
• Montage-Partien: Eine neue Partie startet mit ihr.
• Rückfall beim Verrechnen: Trägt eine Arbeitszeit keine Tätigkeit, und gibt es mehr als eine Tätigkeit, nimmt flinkest den Artikel der Standard-Tätigkeit (siehe „Ersatzregel für Zeiten ohne Tätigkeit"). Dasselbe gilt für Fahrzeit, die als Arbeitszeit verrechnet wird.

Lege deshalb als Standard die Tätigkeit fest, die in deinem Betrieb am häufigsten vorkommt, und achte darauf, dass sie einen gültigen Artikel trägt.

Es gibt nur eine Standard-Tätigkeit

Hakst du Standard-Tätigkeit bei einer anderen Tätigkeit an und speicherst, nimmt flinkest der bisherigen Standard-Tätigkeit die Markierung von selbst weg — du musst sie dort nicht erst entfernen. Es gibt also genau eine Standard-Tätigkeit, und zwar die zuletzt als Standard gespeicherte; so muss sich weder die Vorauswahl noch der Rückfall zwischen zwei Kandidaten entscheiden. Das gilt beim Anlegen und beim Bearbeiten, auch bei einer Kopie, in der du das Kästchen setzt.

Nimmst du den Haken bei der Standard-Tätigkeit weg, ohne eine andere zu markieren, wird beim Speichern die älteste andere Tätigkeit Standard. Der Dialog nennt sie unter dem Kästchen: „Wenn Sie das Häkchen entfernen, wird … zur Standard-Tätigkeit." Gibt es nur eine einzige Tätigkeit, ist sie immer Standard — das Kästchen ist gesperrt, darunter steht „Die einzige Tätigkeit ist immer die Standard-Tätigkeit."

Bestehende Tätigkeit bearbeiten

Wähle im Zeilenmenü Bearbeiten oder klicke auf die Bezeichnung. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Arbeitsbericht-Tätigkeit bearbeiten", mit den gespeicherten Werten. Speichern übernimmt die Änderung sofort für alle.

Umbenennen. Arbeitszeiten verweisen auf die Tätigkeit und tragen keine Kopie ihres Namens. Nach einer Umbenennung zeigen deshalb der Arbeitsbericht und seine Detailansicht auch bei alten Berichten den neuen Namen, ebenso jedes neu erzeugte Arbeitsbericht-PDF — ein Entwurf sofort, ein ohne Unterschrift abgeschlossener Bericht erst, wenn sein PDF neu gebaut wird, etwa beim Versand per E-Mail. Ausnahme: Ein unterschriebener Arbeitsbericht behält sein PDF mit der Unterschrift unverändert — dort steht weiter der alte Name. Auf der Rechnung taucht der Name der Tätigkeit ohnehin nicht auf (siehe „Was auf der Rechnung landet").

Preis ändern. Willst du nur den Stundensatz anheben, brauchst du die Tätigkeit nicht anzufassen: Ändere den Preis am Artikel (Link in der Spalte Artikel). Das wirkt dann auf alle Tätigkeiten mit diesem Artikel.

Ein getauschter Artikel gilt für alle noch nicht verrechneten Berichte

Der Artikel einer Tätigkeit wird erst gelesen, wenn aus einem Arbeitsbericht ein Beleg erzeugt wird — die Arbeitszeiten speichern nur die Tätigkeit, nicht ihren Artikel. Tauschst du den Artikel, gilt der neue deshalb für jede Rechnung und jeden Lieferschein, die ab jetzt erzeugt werden, auch aus älteren Berichten, die noch nicht verrechnet sind. Bereits erzeugte Belege bleiben unverändert, denn ihre Positionen werden beim Erzeugen fest geschrieben. Soll ein schon verrechneter Bericht mit dem neuen Artikel abgerechnet werden, musst du den bestehenden Beleg stornieren und neu erzeugen.

Tätigkeit duplizieren

Praktisch, wenn eine neue Tätigkeit fast wie eine bestehende aussieht — etwa „Arbeit" und „Arbeit Wochenende" mit einem anderen Artikel. Wähle im Zeilenmenü Duplizieren. Der Dialog öffnet sich als Neue Arbeitsbericht-Tätigkeit anlegen mit dem Artikel und dem Artikel für Montage-Partie der Vorlage. Das Kästchen Standard-Tätigkeit ist in der Kopie nicht angehakt, auch wenn die Vorlage Standard ist. Der Name ist mit dem der Vorlage und dem Zusatz „(Kopie)" vorbelegt, etwa „Arbeit (Kopie)", denn jeder Name darf nur einmal vorkommen (siehe „Namen müssen eindeutig sein"). Gib der Kopie eine passende Bezeichnung und ändere, was sich unterscheiden soll — meist den Artikel. Gespeichert wird eine neue, eigenständige Tätigkeit; die Vorlage bleibt unverändert.

Kopie der Standard-Tätigkeit. Das Original bleibt Standard. Soll stattdessen die Kopie Standard werden, hake Standard-Tätigkeit in der Kopie vor dem Speichern an — dann verliert das Original die Markierung.

Namen müssen eindeutig sein

Jeder Name darf nur einmal vorkommen — zwei gleichnamige Tätigkeiten wären in der Auswahl im Arbeitsbericht nicht zu unterscheiden. Die Prüfung läuft beim Neuanlegen, beim Umbenennen und beim Duplizieren: Ist der Name schon vergeben, bleibt der Dialog offen und das Feld Name zeigt „Eine Tätigkeit mit diesem Namen existiert bereits.". Der Name einer gelöschten Tätigkeit ist wieder frei.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Hast du im Dialog etwas geändert und klickst auf Schließen, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach: Zurück zur Bearbeitung bringt dich in den Dialog zurück, Ja, Änderungen verwerfen schließt ihn ohne zu speichern. Ohne Änderung schließt der Dialog sofort.

Löschen

Tätigkeit löschen

Wähle im Zeilenmenü Löschen. Die Rückfrage mit der Überschrift „Löschen von" und dem Namen der Tätigkeit lautet: „Soll die ausgewählte Arbeitsbericht-Tätigkeit wirklich gelöscht werden?" — Abbrechen lässt alles, wie es ist; erst Ja, löschen führt es aus. Danach meldet flinkest „Die Arbeitsbericht-Tätigkeit wurde gelöscht", und die Tätigkeit verschwindet aus der Liste. In der Auswahl eines Arbeitsberichts fehlt sie, sobald der Bericht das nächste Mal geöffnet wird.

Ausgeblendet oder wirklich gelöscht

Was im Hintergrund passiert, hängt davon ab, ob die Tätigkeit schon verwendet wird:

• Noch nirgends verwendet — keine Arbeitszeit und keine Montage-Partie trägt sie: Sie wird endgültig gelöscht.
• Bereits verwendet — mindestens eine Arbeitszeit oder Partie in irgendeinem Arbeitsbericht trägt sie: Sie wird nur ausgeblendet. Der Datensatz selbst bleibt erhalten.

Die Rückfrage unterscheidet die beiden Fälle nicht, und eine ausgeblendete Tätigkeit lässt sich über die Oberfläche weder zurückholen noch bearbeiten. In beiden Fällen ist ihr Name danach wieder frei.

Arbeitszeiten und Montage-Partien, die eine ausgeblendete Tätigkeit schon tragen, behalten sie: Beim Verrechnen gilt weiter ihr Artikel (bei Partien ihr Artikel für Montage-Partie), und auf dem Arbeitsbericht-PDF steht weiter ihr Name. Neu auswählen lässt sie sich dagegen nicht mehr — in der Auswahl eines Arbeitsberichts fehlt sie.

Die Standard-Tätigkeit löschen

Löschst du die Tätigkeit, die als Standard-Tätigkeit markiert ist, wird die älteste verbleibende Tätigkeit Standard — das gilt auch, wenn die gelöschte Tätigkeit nur ausgeblendet wird. Vorauswahl, neue Montage-Partien und der Rückfall beim Verrechnen funktionieren also weiter. Soll eine andere Tätigkeit Standard sein, markiere sie danach. Die einzige Tätigkeit lässt sich nicht löschen; bei ihr bietet das Zeilenmenü Löschen gar nicht erst an.

Export und Spalten konfigurieren

Liste exportieren

Das Export-Symbol unten in der Blätterleiste öffnet den Export: Du wählst das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang und die Spalten — neben ID, Name, Standard und Erstellungsdatum auch die Felder des Artikels und des Artikels für Montage-Partie als aufklappbare Gruppen. Einen Umfang „gefilterte Datensätze" gibt es nicht, weil diese Liste keine Filter kennt. Praktisch zum Beispiel, um einem neuen Kollegen oder dem Steuerberater eine Übersicht zu geben, welche Arbeit mit welchem Artikel und Preis verrechnet wird.

Spalten konfigurieren

Neben dem Export-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet Spalten konfigurieren: Dort holst du aus den Verfügbaren Spalten weitere in die Angezeigten Spalten — unter Weitere Felder etwa ID und Erstellt am, in den aufklappbaren Gruppen darunter Angaben des verknüpften Artikels —, entfernst Spalten und änderst ihre Reihenfolge per Ziehen; Auf Standard zurücksetzen stellt die Standardspalten wieder her, Speichern übernimmt die Auswahl.

• Die Auswahl gilt für diese Liste im ganzen Betrieb, für alle Benutzer — nicht nur für dich („Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer.").
• Das Zahnrad sehen nur Benutzer mit der Berechtigung, Listen zu konfigurieren.
• Wer die Liste gerade offen hat, sieht die geänderte Spaltenauswahl sofort, ohne die Seite neu zu laden. Eingeblendete Artikel-Felder werden dabei gleich mit Werten nachgeladen.

Standardsortierung

Im Zahnrad-Dialog Spalten konfigurieren legst du unter Standardsortierung fest, wie die Liste sortiert ist, wenn jemand sie öffnet: Zur Wahl stehen die angezeigten Spalten, nach denen sich sortieren lässt — etwa Tätigkeit —, wahlweise Aufsteigend oder Absteigend. Sie gilt für alle Benutzer, die die Liste nicht selbst über einen Spaltenkopf sortiert haben; der Export folgt derselben Reihenfolge wie die Liste.

Zusammenspiel mit dem Arbeitsbericht

Die Tätigkeiten pflegst du hier, wirken aber an anderer Stelle: beim Erfassen der Arbeitszeiten (siehe Arbeitsbericht bearbeiten), auf dem Arbeitsbericht-PDF und auf der Rechnung, die aus dem Bericht entsteht.

Auswahlfeld „Tätigkeit" nur bei mehr als einer Tätigkeit

Im Dialog einer Arbeitszeit (siehe Arbeitsbericht bearbeiten) erscheint das Feld Tätigkeit nur, wenn es mehr als eine Tätigkeit gibt — bei nur einer gäbe es nichts auszuwählen. Gibt es genau eine, bleibt das Feld ausgeblendet, und beim Verrechnen wird automatisch diese eine verwendet. Dasselbe gilt für die Auswahl der Tätigkeit im Kopf einer Montage-Partie. Legst du eine zweite Tätigkeit an, erscheint das Feld, sobald der Arbeitsbericht das nächste Mal geöffnet wird; vorausgewählt ist dann die Standard-Tätigkeit.

Ohne Tätigkeit keine Arbeitszeiten

Gibt es überhaupt keine Tätigkeit, lädt der Bereich Arbeitszeiten im Arbeitsbericht nicht und meldet „Keine Tätigkeiten in den Einstellungen definiert". Lege hier mindestens eine Tätigkeit mit Artikel an, dann funktioniert der Bereich wieder.

Was auf der Rechnung landet

Erzeugst du aus einem abgeschlossenen Arbeitsbericht eine Rechnung oder einen Lieferschein, werden die Arbeitszeiten zu Positionen mit dem Artikel ihrer Tätigkeit:

• Bezeichnung, Artikelnummer und Einheit kommen aus dem Artikel — nicht der Name der Tätigkeit.
• Menge sind die gearbeiteten Stunden.
• Preis ist der Artikelpreis; hat der Kunde für diesen Artikel einen eigenen Preis, gilt dieser — je nach Beleg-Einstellungen als Einzelpreis oder als Rabatt auf den Artikelpreis.
• Steuersatz kommt aus dem Artikel; bei einem steuerbefreiten Kunden ist er 0.
• Positionstext ist ab Werk der Name des Mitarbeiters mit Datum und Uhrzeit der Arbeitszeit, darunter ihre Notiz. Wie ausführlich dieser Text ist — mit Uhrzeit, nur mit dem Datum oder ganz ohne Zeitangabe, mit oder ohne Namen und Notizen —, legst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen im Block Positionstexte auf der Rechnung fest. Dabei ändert sich nur der Text, nie Menge oder Preis.

Ohne weitere Einstellung entsteht je Arbeitszeit eine Position. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen Gleiche Artikel summieren gesetzt, fasst flinkest Arbeitszeiten mit demselben Artikel zu einer Position zusammen — getrennt nach verrechenbaren, verrechnungsfreien und Garantie-Zeiten. Verrechnungsfreie und Garantie-Zeiten erscheinen nur, wenn Garantie-/verrechnungsfreie Arbeitszeiten mit 0 EUR anzeigen gesetzt ist, sonst fehlen sie auf dem Beleg.

Zwei Tätigkeiten mit demselben Artikel ergeben auf der Rechnung also gleich aussehende Positionen — und werden beim Summieren sogar zu einer zusammengefasst. Brauchst du unterschiedliche Preise oder getrennte Positionen, verknüpfe die Tätigkeiten mit unterschiedlichen Artikeln.

Überstunden und Zuschläge (Abend, Nacht, Samstag, Sonn- und Feiertag) entstehen als eigene Positionen mit den Artikeln, die du dafür in den Arbeitsberichts-Einstellungen hinterlegst — die Tätigkeit spielt dafür keine Rolle.

Auch bei Wartungsverträgen. Rechnet ein Wartungsvertrag seine Mehrstunden Nach Tätigkeit oder mit Nur ausgewählte Tätigkeiten ab, werden die Stunden über dem Kontingent ebenfalls mit dem Artikel der Tätigkeit verrechnet (bzw. dem Stundensatz-Artikel des Mitarbeiters oder bei Montage-Partien dem Artikel für Montage-Partie). Welcher Artikel genau greift und was gilt, wenn keiner hinterlegt ist, steht beim Wartungsvertrag.

Wenn das Verrechnen abbricht. Wurde der Artikel einer Tätigkeit gelöscht — etwa bevor der Löschschutz galt —, erscheint „Eine Arbeitsbericht-Tätigkeit verweist auf einen gelöschten Artikel. Weisen Sie der Tätigkeit vor dem Verrechnen einen anderen Artikel zu." — trag dann bei der Tätigkeit einen anderen Artikel ein und verrechne erneut.

Ersatzregel für Zeiten ohne Tätigkeit

Eine Arbeitszeit kann ohne Tätigkeit gespeichert sein — etwa wenn der Arbeitsbericht aus einem Termin erstellt wurde. Beim Verrechnen greift dann eine Ersatzregel:

1. Gibt es im Betrieb genau eine Tätigkeit, wird deren Artikel verwendet.
2. Gibt es mehrere, wird der Artikel der Standard-Tätigkeit verwendet — eine Standard-Tätigkeit gibt es immer.

Stundensatz je Mitarbeiter geht vor

Nicht jeder Mitarbeiter wird gleich verrechnet: Eine Hilfskraft kostet den Kunden weniger als eine erfahrene Fachkraft. Dafür hat jeder Benutzer im Reiter Arbeitsberichte seiner Einstellungen (unter Benutzer) das Feld Artikel für Stundensatz. Ist es gesetzt, ersetzt sein Artikel den Artikel der Tätigkeit — unabhängig davon, welche Tätigkeit er gewählt hat; das gilt auch für Fahrzeit, die als Arbeitszeit verrechnet wird. Trägt die Arbeitszeit (oder Fahrt) keine Tätigkeit, liefert zuerst die Ersatzregel den Artikel; erst danach ersetzt ihn der Stundensatz-Artikel.

Für Montage-Partien gilt der Stundensatz-Artikel nicht (siehe nächster Abschnitt).

Montage-Partien auf der Rechnung

Eine Montage-Partie wird nicht je Mitarbeiter, sondern als eine gemeinsame Position verrechnet: mit dem Artikel für Montage-Partie ihrer Tätigkeit, als Menge die durchschnittlichen Stunden der Partie-Mitglieder, und im Positionstext stehen die Mitglieder mit ihren Zeiträumen — so ausführlich, wie es die Positionstexte auf der Rechnung vorsehen. Als Garantie oder verrechnungsfrei gekennzeichnete Zeiten der Partie werden dabei herausgerechnet, geteilt wird weiter durch alle Mitglieder; ob sie als eigene Position mit 0 EUR erscheinen, steuert Garantie-/verrechnungsfreie Arbeitszeiten mit 0 EUR anzeigen in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Der Stundensatz-Artikel einzelner Mitarbeiter spielt hier keine Rolle. Überstunden und Zuschläge entstehen trotzdem je Mitglied wie bei Einzelzeiten — mit den Artikeln aus den Arbeitsberichts-Einstellungen, nicht mit dem Partie-Artikel; dort lässt sich das abschalten, wenn der Partie-Satz die Zuschläge schon enthält. Fehlt der Partie-Artikel an der Tätigkeit trotzdem — das kann nur noch bei Daten aus der Zeit vor diesen Prüfungen vorkommen —, bricht das Verrechnen mit „Kein Artikel für die Montage-Partie der Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt" ab.

Fahrzeit als Arbeitszeit

Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen Fahrzeit ist Arbeitszeit gesetzt, wird jede verrechenbare Fahrt mit Fahrer zusätzlich als Arbeitszeit verrechnet. Eine Fahrt trägt nie eine eigene Tätigkeit, deshalb liefert die Ersatzregel den Artikel (bei mehreren Tätigkeiten den der Standard-Tätigkeit). Hat der Fahrer einen eigenen Artikel für Stundensatz, ersetzt dieser anschließend den Artikel der Ersatzregel.

Tätigkeit auf dem Arbeitsbericht-PDF

Auf dem Arbeitsbericht-PDF, das der Kunde bekommt, erscheint der Name der Tätigkeit nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen Tätigkeitsspalte im Arbeitsbericht anzeigen gesetzt ist — ab Werk ist es aus. Dann hat die Tabelle der Arbeitszeiten eine eigene Spalte „Tätigkeit" mit dem Namen je Arbeitszeit; bei einer Montage-Partie steht er bei den einzelnen Mitarbeiterzeilen, die Kopfzeile der Partie bleibt in dieser Spalte leer. Eine Arbeitszeit, die ohne Tätigkeit gespeichert ist, hat dort ebenfalls ein leeres Feld. Ohne das Kästchen steuert die Tätigkeit nur still im Hintergrund den Rechnungsartikel.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Arbeitsberichte
• Artikel
• Artikeldetails
• Rechnungen
• Wartungsverträge
• Benutzer
• Rollen
• Zeitarten
• Module
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wozu sind Tätigkeiten gut? Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit auf einem Arbeitsbericht — etwa „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". An jeder Tätigkeit hängt ein Artikel, und genau dieser Artikel wird zur Position, wenn aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung entsteht. So legst du einmal fest, mit welchem Artikel und Preis eine Arbeit verrechnet wird, statt es in jedem Bericht neu zu entscheiden.

Wo stelle ich den Stundensatz einer Tätigkeit ein? Nicht an der Tätigkeit. Sie verweist nur auf einen Artikel; Preis, Einheit und Steuersatz stehen am Artikel selbst. Ändere den Preis des Artikels oder verknüpfe die Tätigkeit mit einem anderen Artikel. Hat ein Mitarbeiter in seinen Benutzer-Einstellungen einen eigenen „Artikel für Stundensatz", gilt für seine Arbeitszeiten dieser Artikel statt dem der Tätigkeit.

Steht der Name der Tätigkeit auf der Rechnung? Nein. Die Position auf der Rechnung trägt den Namen, die Nummer, die Einheit und den Preis des Artikels, der an der Tätigkeit hängt; im Positionstext stehen ab Werk Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit sowie die Notiz der Arbeitszeit — wie ausführlich, stellst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen unter „Positionstexte auf der Rechnung“ ein. Wer auf der Rechnung unterscheidbare Positionen will, verknüpft die Tätigkeiten mit unterschiedlichen Artikeln.

Brauche ich für jeden Stundensatz eine eigene Tätigkeit? Nicht unbedingt. Unterschiedliche Arten von Arbeit legst du als Tätigkeiten mit eigenen Artikeln an. Unterschiedliche Sätze je Person dagegen hinterlegst du beim Benutzer im Reiter „Arbeitsberichte" als „Artikel für Stundensatz" — dieser Artikel geht bei den Arbeitszeiten dieser Person dem Artikel der Tätigkeit vor (nicht bei Montage-Partien).

Wie bekomme ich zwei Tätigkeiten als getrennte Positionen auf die Rechnung? Indem du sie mit unterschiedlichen Artikeln verknüpfst. Auf der Rechnung steht der Artikel, nicht die Tätigkeit — zwei Tätigkeiten mit demselben Artikel sehen dort gleich aus und werden bei eingeschaltetem „Gleiche Artikel summieren" sogar zu einer Position zusammengefasst.

Wird die Tätigkeit auf dem Arbeitsbericht ausgedruckt? Nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen „Tätigkeitsspalte im Arbeitsbericht anzeigen" gesetzt ist. Ab Werk ist es aus. Dann steht der Name je Arbeitszeit in einer eigenen Spalte „Tätigkeit".