Tätigkeiten für Arbeitsberichte

Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit, die auf einem Arbeitsbericht erfasst wird — zum Beispiel „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". Jede Tätigkeit ist mit genau einem Artikel verknüpft, und dieser Artikel ist es, der später als Position auf der Rechnung landet — nicht ein Preis an der Tätigkeit selbst. Ohne mindestens eine Tätigkeit lässt sich im Arbeitsbericht-Editor gar keine Arbeitszeit erfassen: Der Bereich meldet dann einen Fehler und lädt nicht. Deshalb ist diese Pflege ein eigener Menüpunkt, keine Einstellung unter vielen.

Drei Namen für dieselbe Sache. In der Seitenleiste der Einstellungen heißt der Punkt „Arbeitsbericht-Tätigkeiten", die Überschrift der Seite lautet „Aktivitäten für die Arbeitsberichte", und die Dialoge sprechen von „Arbeitsbericht-Aktivität". Im Arbeitsbericht selbst steht am Feld nur „Aktivität". Gemeint ist überall dasselbe.

Die Seite gehört zu den Arbeitsberichts-Einstellungen und damit zu den Allgemeinen Einstellungen.

Liste anzeigen

Wer diese Seite sieht und bearbeiten darf

Diese Seite verlangt dieselben Rechte wie die Arbeitsberichts-Einstellungen: Administrator und das Recht, Arbeitsberichte zu sehen. Anlegen, Ändern und Löschen verlangt darüber hinaus das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten — ohne dieses Recht fehlt die Schaltfläche Aktivität hinzufügen, und das Menü am rechten Rand der Zeilen bleibt leer.

Aktivität und Artikel in der Liste

Oben steht der Titel Aktivitäten für die Arbeitsberichte, rechts daneben die Schaltfläche Aktivität hinzufügen. Darunter stehen alle Tätigkeiten. Such- und Filterfelder gibt es nicht, die Liste lädt alle Einträge auf einmal:

Spalte	Inhalt
Aktivität	die Bezeichnung, die im Arbeitsbericht zur Auswahl steht
Artikel	der verknüpfte Artikel als Link auf die Artikeldetails
Artikel für Montage-Partie	der Artikel für Sammel-Zeiteinträge einer Partie — die Spalte erscheint nur, wenn Montage-Partien eingeschaltet sind

Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet dieselbe Tätigkeit zum Bearbeiten wie Bearbeiten im Zeilenmenü. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem das Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen.

Wie der Artikel wirkt. Wird aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung erzeugt, bestimmt die Tätigkeit den Artikel der Positionszeile: Der bei ihr hinterlegte Artikel wird zur Position, samt Bezeichnung, Einheit, Preis und Steuersatz aus dem Artikelstamm. Über die Tätigkeit steuerst du damit indirekt den Stundensatz einer Arbeit — der Satz selbst steht am Artikel, nicht an der Tätigkeit. Trägt ein Zeiteintrag keine Tätigkeit, greift flinkest auf eine Ersatz-Tätigkeit zurück (siehe „Standard-Tätigkeit festlegen" weiter unten); findet sich auch dort kein Artikel, bricht das Erzeugen der Rechnung mit einer Fehlermeldung ab. Auf dem Arbeitsbericht-PDF erscheint der Name der Tätigkeit nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen Aktivitätsspalte im Arbeitsbericht anzeigen gesetzt ist — ab Werk aus.

Montage-Partien schalten eine dritte Spalte frei

Das Kästchen Unterstützung für Montage-Partien aktivieren liegt in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Ist es gesetzt, erscheint hier die Spalte Artikel für Montage-Partie und im Dialog das gleichnamige Pflichtfeld. Ist es nicht gesetzt, bleiben beide verborgen.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes eine Tätigkeit an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach — ohne dass du die Seite neu laden musst.

Tätigkeit anlegen und bearbeiten

Neue Tätigkeit anlegen

Klicke oben rechts auf Aktivität hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog „Neue Arbeitsbericht-Aktivität anlegen" mit dem Block Allgemein:

Feld	Bedeutung
Name	Pflichtfeld, bis 200 Zeichen — die Bezeichnung im Arbeitsbericht
Artikel	Pflichtfeld — der Artikel, der bei der Verrechnung zur Position wird
Artikel für Montage-Partie	nur bei eingeschalteten Montage-Partien sichtbar, dann ebenfalls Pflicht
Default activity	Kästchen, markiert diese Tätigkeit als Standard — beim Anlegen nicht angehakt

Speichern übernimmt die Eingaben, flinkest meldet „Arbeitsbericht-Aktivität wurde gespeichert". Fehlt ein Pflichtfeld, bleibt der Dialog offen und markiert das Feld direkt.

Artikel auswählen oder gleich neu anlegen

Das Feld Artikel ist ein Such-Dropdown, das beim Tippen filtert. Über das Zauberstab-Icon daneben öffnest du stattdessen den Dialog Artikel auswählen mit Kategorienbaum und Preisliste — praktisch bei einem großen Artikelstamm, wenn Browsen nach Kategorie schneller geht als Tippen. Existiert der passende Artikel noch gar nicht, legst du ihn über das Stift-/Plus-Icon direkt hier neu an, mit dem vollständigen Artikel-Formular (Reiter Allgemein, Details, Lager, Buchhaltung) — ohne den Umweg über die Artikelliste.

Artikel für Montage-Partie ist bei aktiven Partien Pflicht

Ist die Unterstützung für Montage-Partien eingeschaltet, wird das Feld Artikel für Montage-Partie zum Pflichtfeld — auch beim Bearbeiten einer bereits bestehenden Tätigkeit, die vor dem Einschalten angelegt wurde. Wer Montage-Partien nachträglich aktiviert, muss also bei jeder vorhandenen Tätigkeit den zweiten Artikel nachtragen, bevor sie sich wieder speichern lässt. Bei einem Sammel-Zeiteintrag einer Montage-Partie wird dieser Artikel statt des normalen Artikels zur Position auf der Rechnung.

Standard-Tätigkeit festlegen

Das Kästchen Default activity (die Beschriftung ist derzeit nicht übersetzt und erscheint deshalb englisch) markiert eine Tätigkeit als Standard. Ab Werk trägt „Arbeit" mit dem Artikel „Arbeitsstunde" diese Markierung. Neu angelegte Tätigkeiten sind nie automatisch Standard — das Kästchen ist beim Anlegen nicht angehakt.

Wozu das gut ist. Trägt eine Arbeitszeile im Arbeitsbericht keine eigene Tätigkeit, greift flinkest auf eine Ersatzregel zurück: Gibt es im Betrieb genau eine Tätigkeit, wird diese automatisch verwendet; gibt es mehrere, die als Standard markierte. Findet sich auch so kein Artikel, bricht das Erzeugen der Rechnung mit einer Fehlermeldung ab — lösche deshalb nie den Artikel an der Standard-Tätigkeit, ohne einen Ersatz einzutragen.

Es gibt keine Sperre gegen mehrere gleichzeitig markierte Standard-Tätigkeiten. Hakst du „Default activity" bei einer zweiten Tätigkeit an, ohne es bei der ersten zu entfernen, sind beide gleichzeitig Standard — welche davon die Ersatzregel dann tatsächlich zieht, hängt von der Ladereihenfolge der Liste ab, nicht von einer bewussten Priorität.

Bestehende Tätigkeit bearbeiten

Wähle im Zeilenmenü Bearbeiten oder klicke auf die Bezeichnung in der Liste. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Arbeitsbericht-Aktivität bearbeiten".

Umbenennen wirkt überall. Bereits erfasste Zeilen in Arbeitsberichten verweisen auf die Tätigkeit und tragen keine Kopie ihrer Bezeichnung — nach einer Umbenennung zeigen auch alte Berichte den neuen Namen.

Ein getauschter Artikel wirkt nicht rückwirkend. Änderst du den hinterlegten Artikel, betrifft das alle Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt aus einem Arbeitsbericht erzeugt werden — auch aus alten Berichten, die noch nicht verrechnet sind. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert, denn deren Positionen sind fest geschrieben.

Tätigkeit duplizieren

Wähle im Zeilenmenü Duplizieren. Der Dialog öffnet sich als Neuanlage mit denselben Werten — auch mit demselben Namen und, falls gesetzt, mit angehaktem Default activity. Vergib deshalb sofort eine eigene Bezeichnung, sonst stehen zwei gleichnamige Tätigkeiten in der Auswahl (eine Eindeutigkeitsprüfung für den Namen gibt es nicht); duplizierst du die Standard-Tätigkeit, hake Default activity in der Kopie wieder ab, sonst sind zwei Tätigkeiten gleichzeitig als Standard markiert.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Löschen

Tätigkeit löschen — ausgeblendet oder wirklich weg

Wähle im Zeilenmenü Löschen. flinkest fragt unter der Überschrift „Löschen von " samt Namen der Tätigkeit: „Soll die ausgewählte Arbeitsbericht-Aktivität wirklich gelöscht werden?" — erst Ja, löschen führt es aus, danach erscheint „Die Arbeitsbericht-Aktivität wurde gelöscht".

Was danach mit den Berichten passiert. Wird die Tätigkeit noch in keinem Arbeitsbericht verwendet, verschwindet sie endgültig. Ist sie dagegen bereits in Arbeitszeiten oder in Sammel-Zeiteinträgen einer Partie im Einsatz, wird sie nur ausgeblendet: Sie verschwindet aus dieser Liste und aus der Auswahl im Arbeitsbericht, die bestehenden Berichte behalten sie aber mitsamt Namen und Artikel — und lassen sich weiterhin verrechnen. Die Rückfrage weist auf diesen Unterschied nicht hin; nachträglich zurückholen lässt sich eine ausgeblendete Tätigkeit über die Oberfläche nicht.

Export und Spalten konfigurieren

Liste exportieren

Das Symbol links in der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog: Format (Excel, CSV, PDF, JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze — einen Filter-Umfang gibt es nicht, weil diese Liste keine Nutzerfilter kennt) und die gewünschten Spalten, darunter Artikel und Artikel für Montage-Partie als aufklappbare Gruppen.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Export-Symbol liegt für Administratoren mit dem Recht, Listen zu konfigurieren, ein Zahnrad: Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du zusätzliche Felder (ID, Is Default, Erstellt am) einblendest und die Reihenfolge sowie die Standardsortierung festlegst. Die Auswahl gilt für den ganzen Mandanten und wird bei anderen Benutzern erst nach dem Neuladen der Seite sichtbar.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Artikel
• Artikeldetails
• Zeitarten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wozu sind Tätigkeiten gut? Eine Tätigkeit ist die Art der Arbeit auf einem Arbeitsbericht — etwa „Arbeit", „Anfahrt" oder „Inbetriebnahme". An jeder Tätigkeit hängt ein Artikel, und genau dieser Artikel wird zur Positionszeile, wenn aus dem Arbeitsbericht eine Rechnung entsteht. Damit steuert die Tätigkeit, mit welchem Stundensatz eine Arbeit verrechnet wird.

Im Arbeitsbericht sehe ich gar kein Feld „Aktivität". Warum? Weil es nur eine einzige Tätigkeit gibt. In diesem Fall blendet flinkest das Auswahlfeld aus und verwendet sie automatisch. Sobald du eine zweite Tätigkeit anlegst, erscheint das Feld beim Erfassen einer Arbeitszeit.

Wo stelle ich den Stundensatz einer Tätigkeit ein? Nicht hier. Die Tätigkeit verweist nur auf einen Artikel; Preis, Einheit und Steuersatz stehen am Artikel selbst. Wenn du einen anderen Satz brauchst, ändere entweder den Preis des Artikels oder verknüpfe die Tätigkeit mit einem anderen Artikel.

Kann ich festlegen, welche Tätigkeit vorausgewählt ist? Ja, über das Kästchen Default activity im Bearbeiten-Dialog der jeweiligen Tätigkeit. Es gibt keine Sperre gegen mehrere gleichzeitig markierte Standard-Tätigkeiten — hakst du es bei einer zweiten an, ohne es bei der ersten zu entfernen, entscheidet die Ladereihenfolge der Liste, welche davon tatsächlich vorausgewählt wird.

Was passiert, wenn ich eine Tätigkeit lösche, die schon in Berichten steht? Sie wird nur ausgeblendet. Aus dieser Liste und aus der Auswahl im Arbeitsbericht verschwindet sie, die bestehenden Berichte behalten sie aber samt Namen und Artikel und lassen sich normal weiterverrechnen. Nur eine Tätigkeit, die nirgends verwendet wird, verschwindet wirklich.

Wird die Tätigkeit auf dem Arbeitsbericht ausgedruckt? Nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Kästchen „Aktivitätsspalte im Arbeitsbericht anzeigen" gesetzt ist. Ab Werk ist es aus; die Tätigkeit steuert dann still im Hintergrund den Rechnungsartikel, ohne im PDF aufzutauchen.

Wozu ist der „Artikel für Montage-Partie" da? Für Sammel-Zeiteinträge, bei denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam als Partie erfasst werden. Solche Zeilen werden nicht mit dem normalen Artikel verrechnet, sondern mit diesem zweiten. Das Feld erscheint nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen „Unterstützung für Montage-Partien aktivieren" gesetzt ist — dann ist es aber Pflicht.