Formular bearbeiten

Im Formular-Editor baust du ein eigenes Formular zusammen — etwa ein Übergabeprotokoll, eine Prüfliste oder eine Mängelaufnahme, die deine Mitarbeiter bei jedem Einsatz ausfüllen. Du legst Gruppen und Felder an, bestimmst, welche Angaben Pflicht sind, und blendest Felder nur dann ein, wenn eine vorherige Antwort sie nötig macht. Rechts siehst du dabei laufend, wie das Formular beim Ausfüllen aussehen wird. Die Übersicht aller Formulare findest du unter Formulare; wo ein fertiges Formular dann ausgefüllt wird, legst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen fest.

Die Seite ist nur für Administratoren erreichbar; speichern kann nur, wer zusätzlich die Berechtigung Formulare bearbeiten hat (Administratoren haben sie ab Werk).

Kopfbereich: Name, Beschreibung, Aktiv

Ganz oben stehen die Angaben, an denen man das Formular wiedererkennt:

• Name — Pflichtfeld. Unter diesem Namen erscheint das Formular in der Formularliste, in den Arbeitsberichts-Einstellungen und im Arbeitsbericht selbst. Ein neu angelegtes Formular heißt zunächst „Neues Formular".
• Beschreibung — optional, ein Satz dazu, wofür das Formular gedacht ist. Sie erscheint in der Liste der Arbeitsberichts-Einstellungen neben dem Namen und hilft dort bei der Auswahl.
• Aktiv — nur ein aktives Formular wird an Arbeitsberichte angehängt. Nimmst du den Haken heraus, hängt sich das Formular an keinen neuen Arbeitsbericht-Entwurf mehr und sperrt das Abschließen nicht mehr. Was an einem Arbeitsbericht schon vollständig ausgefüllt ist, bleibt dort stehen — in den Arbeitsbericht-Details, im Arbeitsbericht-Editor (nur noch zum Lesen) und im PDF, wenn das Formular ins PDF gedruckt wird. Noch nicht vollständig ausgefüllte Formulare fallen dagegen weg. Setzt du den Haken wieder, hängt sich das Formular wieder an Entwürfe, und die Ausfüllungen lassen sich wieder bearbeiten.

Der Pfeil links oben („Zurück zu den Formularen") bringt dich zur Formularliste, Speichern rechts oben schreibt alle Änderungen auf einmal.

Formular-Struktur: Gruppen und Felder

Ein Formular besteht aus Gruppen (Abschnitten mit eigener Überschrift, z. B. „Übergabe an den Kunden", „Offene Punkte") und darin den einzelnen Feldern. Der Bereich Formular-Struktur zeigt sie untereinander; die Plakette daneben zählt die Gruppen.

Gruppen anlegen, benennen, sortieren

Gruppe hinzufügen hängt unten eine neue Gruppe „Neue Gruppe" an. Den Namen tippst du direkt in den Gruppenkopf. Am Griff links im Kopf ziehst du eine Gruppe an eine andere Stelle; die Reihenfolge hier ist die Reihenfolge beim Ausfüllen und im PDF. Das rote Papierkorb-Symbol („Gruppe entfernen") löscht die Gruppe mitsamt ihren Feldern.

Hängt an einem Feld der Gruppe eine Bedingung eines anderen Felds oder einer anderen Gruppe, fragt flinkest im Dialog Gruppe löschen nach: „Diese Gruppe enthält Felder, von denen andere Felder oder Gruppen abhängen. Beim Löschen werden diese Bedingungen ebenfalls entfernt. Fortfahren?" Mit Ja, löschen verschwinden die Gruppe und die Bedingungen, die sich auf ihre Felder bezogen haben; ein Feld, dessen Bedingung dadurch leer wird, ist danach immer sichtbar.

Wiederkehrende Gruppe: eine Tabelle mit beliebig vielen Zeilen

Manche Angaben kommen in unbekannter Anzahl vor — getauschte Teile, verbaute Geräte, gemessene Werte je Raum. Dafür setzt du im Gruppenkopf den Haken Wiederkehrend. Die Gruppe wird grün umrandet, und der Hinweis „Jedes Feld unten wird zu einer Spalte; im ausgefüllten Formular können beliebig viele Zeilen hinzugefügt werden." erklärt, was passiert: Aus den Feldern der Gruppe werden Spalten, und wer das Formular ausfüllt, fügt so viele Zeilen hinzu wie nötig.

• Als Spalte erlaubt sind nur Textfeld, Mehrzeiliger Text, Nummer, Datum und Auswahlliste — das Feld-Menü einer wiederkehrenden Gruppe bietet nur diese an.
• Neben Wiederkehrend erscheint das Kästchen Erforderlich: Ist es gesetzt, muss beim Ausfüllen mindestens eine Zeile vorhanden sein.
• Eine wiederkehrende Gruppe braucht mindestens ein Feld (eine Spalte), sonst lehnt flinkest das Speichern ab („Gruppe 3 ist wiederkehrend und benötigt mindestens ein Feld (Spalte).").
• Felder in einer wiederkehrenden Gruppe haben keine eigene Sichtbarkeitsbedingung, und kein anderes Feld kann sich auf sie beziehen — eine Spalte hat ja keinen einzelnen Wert. Die Gruppe als Ganzes darf aber eine Bedingung haben (siehe unten).

Felder hinzufügen, sortieren, entfernen

Feld hinzufügen unter einer Gruppe öffnet eine Auswahl der Feldtypen:

Feldtyp	Wofür
Textfeld	kurze Angabe in einer Zeile, z. B. Zählernummer
Mehrzeiliger Text	längere Beschreibung; auf Wunsch als formatierter Text
Nummer	Zahlenwert, optional mit Minimum und Maximum
Datum / Datum & Uhrzeit	ein Zeitpunkt, optional mit erlaubtem Zeitfenster
Datumsbereich	Von–Bis, z. B. Zeitraum einer Störung
Auswahlliste	eine (oder mehrere) Antworten aus einer Liste
Umschaltflächen	wenige Antworten als nebeneinanderliegende Schaltflächen, z. B. Ja/Nein
Optionsfelder	eine Antwort aus einer gut sichtbaren Liste
Unterschrift	Unterschrift direkt am Gerät
Datei-Upload	Fotos oder Dateien zum Formular

Das neue Feld erscheint am Ende der Gruppe, trägt den Namen seines Typs und ist sofort zur Bearbeitung ausgewählt. Ein Klick auf eine Feldzeile wählt sie aus (Plakette Fokus, die Gruppe wird blau umrandet). In der Zeile siehst du außerdem die Plakette Erforderlich bei Pflichtfeldern und ein Augen-Symbol, wenn das Feld eine Sichtbarkeitsbedingung hat. Am Griff ziehst du ein Feld innerhalb der Gruppe oder in eine andere Gruppe.

Das Papierkorb-Symbol („Feld entfernen") löscht das Feld. Hängt die Bedingung eines anderen Felds oder einer Gruppe daran, fragt flinkest vorher nach. Der Dialog Feld löschen warnt: „Andere Felder oder Gruppen haben eine Sichtbarkeitsbedingung, die von diesem Feld abhängt. Beim Löschen werden diese Bedingungen ebenfalls entfernt. Fortfahren?" Mit Ja, löschen verschwinden das Feld und die Bedingungen, die sich darauf bezogen haben; ein Feld, dessen Bedingung dadurch leer wird, ist danach immer sichtbar.

Feld-Konfiguration

Der mittlere Bereich Feld-Konfiguration zeigt das ausgewählte Feld mit seiner Gruppe und seinem Typ. Ist kein Feld ausgewählt, steht dort „Wählen Sie ein Feld aus, um seine Eigenschaften zu bearbeiten." Änderungen wirken sofort in der Struktur und in der Vorschau — gespeichert sind sie aber erst mit Speichern oben rechts.

Reiter Allgemein

• Bezeichnung — die Frage oder Überschrift des Felds, so wie der Ausfüller sie liest. Pflicht.
• Beschreibung — ein erklärender Satz zum Feld.
• Platzhalter — grauer Beispieltext im leeren Feld, z. B. „z. B. 2 Stück".

Reiter Validierung

Hier legst du fest, was beim Ausfüllen eingegeben werden muss oder darf:

• Pflichtfeld („Eingabe ist zum Absenden zwingend nötig") — ein Arbeitsbericht lässt sich erst abschließen, wenn alle sichtbaren Pflichtfelder seiner Formulare ausgefüllt sind. Ein ausgeblendetes Pflichtfeld zählt nicht. Hat ein Formular gar kein sichtbares Pflichtfeld, gilt es schon beim Anhängen als vollständig. Mehr dazu unter Arbeitsbericht bearbeiten.
• Minimum / Maximum (bei Nummer) — die erlaubte Spanne, z. B. eine Anzahl nicht unter 0. Das Minimum darf nicht über dem Maximum liegen.
• Mehrere Dateien erlauben (bei Datei-Upload).
• Formatierter Text (bei Mehrzeiliger Text) — statt eines einfachen Textfelds bekommt der Ausfüller einen Editor mit Formatierungen.
• Mehrfachauswahl erlauben (bei Auswahlliste und Umschaltflächen).
• Frühestes erlaubtes Datum begrenzen / Spätestes erlaubtes Datum begrenzen (bei Datum und Datum & Uhrzeit) — mit Tage ab heute gibst du an, wie weit das Datum vom Tag des Ausfüllens entfernt sein darf: 0 = heute, eine negative Zahl = Tage in der Vergangenheit, eine positive = Tage in der Zukunft. Darunter steht zur Kontrolle der Klartext, z. B. „Nicht vor heute". Weil das Fenster immer vom Ausfülltag aus gerechnet wird, bleibt es auch Monate später richtig — etwa „Nacharbeit geplant am" frühestens heute.
• Gesperrte Wochentage (bei Datum und Datum & Uhrzeit) — Tage, die im Kalender nicht wählbar sind, z. B. Samstag und Sonntag für einen Wunschtermin.
• Optionen (bei Auswahlliste, Umschaltflächen, Optionsfelder) — die Antwortmöglichkeiten. Ein neues Feld bringt „Option 1" und „Option 2" mit; Option hinzufügen ergänzt weitere, am Griff änderst du die Reihenfolge, das Papierkorb-Symbol entfernt eine. Mindestens eine Option muss bleiben, und keine darf leer sein.

Reiter Logik: Felder nur bei Bedarf einblenden

Ein gutes Formular fragt nur, was gerade relevant ist: „Was ist offen?" soll nur erscheinen, wenn vorher „Ist noch etwas offen?" mit Ja beantwortet wurde. Dafür setzt du im Reiter Logik den Haken Dieses Feld nur anzeigen, wenn eine Bedingung erfüllt ist und baust die Bedingung:

• Jede Bedingung besteht aus Feld (ein anderes Feld des Formulars), Operator und meist einem Wert. Welche Operatoren angeboten werden, hängt vom Feldtyp ab: Textfelder kennen „entspricht", „enthält", „ist leer" usw., Nummer-Felder statt „enthält" die Vergleiche „größer als" oder „kleiner als", Auswahlfelder „entspricht" oder „ist nicht leer" (bei Mehrfachauswahl „enthält" statt „entspricht"), Unterschrift und Datei-Upload nur „ist leer" bzw. „ist nicht leer". Bei Auswahlfeldern wählst du den Wert aus den Optionen des anderen Felds.
• Bedingung hinzufügen ergänzt weitere Bedingungen; mit „Bedingungen verknüpft mit" UND/ODER legst du fest, ob alle oder nur eine davon zutreffen müssen.
• Für verschachtelte Regeln („A und B — oder C") fasst du Bedingungen in mehreren Bedingungsgruppen zusammen: Gruppe hinzufügen im Logik-Reiter legt eine weitere Bedingungsgruppe an (nicht zu verwechseln mit der gleichnamigen Schaltfläche der Formular-Struktur), „Gruppen verknüpfen mit" bestimmt, wie die Gruppen zueinander stehen.

Der Reiter Logik trägt einen grünen Punkt, solange das Feld eine Bedingung hat. Gibt es noch kein anderes Feld, auf das sich eine Bedingung beziehen könnte — oder liegt das Feld in einer wiederkehrenden Gruppe —, steht dort stattdessen „Es gibt noch keine anderen Felder, auf die sich eine Bedingung stützen könnte."

Ganze Gruppe nur bei Bedarf einblenden

Dasselbe geht für eine ganze Gruppe: Im Gruppenkopf steht Diese Gruppe nur anzeigen, wenn eine Bedingung erfüllt ist, sobald es außerhalb der Gruppe ein Feld gibt, auf das sie sich beziehen kann. Felder der Gruppe selbst und Felder aus wiederkehrenden Gruppen stehen dafür nicht zur Auswahl. Auch eine wiederkehrende Gruppe kann so als Ganzes ein- und ausgeblendet werden.

Interaktive Live-Vorschau

Rechts zeigt die Interaktive Live-Vorschau das Formular so, wie es beim Ausfüllen aussieht — jede Änderung links erscheint sofort. Du kannst dort Antworten wählen und so prüfen, ob deine Bedingungen die richtigen Felder ein- und ausblenden, und in einer wiederkehrenden Gruppe Zeilen hinzufügen. Unterschriften und Datei-Uploads werden in der Vorschau nicht erfasst („Unterschriften werden in der Vorschau nicht erfasst.", „Dateien werden in der Vorschau nicht hochgeladen."). Was du in der Vorschau eingibst, wird nirgends gespeichert.

Die drei Symbole oben rechts schalten zwischen Desktop-Ansicht, Tablet-Ansicht und Smartphone-Ansicht um — praktisch, weil Formulare oft unterwegs am Handy ausgefüllt werden. Das ändert nur die Breite der Vorschau, nicht das Formular.

Aktionen

Speichern

Speichern oben rechts schreibt Name, Beschreibung, Aktiv-Haken und die gesamte Struktur in einem Schritt; danach meldet flinkest „Formular erfolgreich gespeichert". Bis dahin ist nichts gespeichert — verlässt du die Seite vorher, etwa über den Zurück-Pfeil, gehen die Änderungen ohne Rückfrage verloren.

Prüfung beim Speichern. flinkest prüft die Struktur vor dem Speichern. Stimmt etwas nicht, erscheint über der Struktur der rote Kasten „Die Formulardefinition ist ungültig:" mit einer Liste der Probleme, und nichts wird gespeichert. Typische Einträge:

• „Gruppe 2 benötigt eine Bezeichnung." — der Gruppenname ist leer.
• „Gruppe 3 ist wiederkehrend und benötigt mindestens ein Feld (Spalte)."
• „Feld „…“: Dieser Feldtyp ist als Spalte einer wiederkehrenden Gruppe nicht erlaubt." — die Gruppe wurde nachträglich auf Wiederkehrend gestellt oder das Feld in eine wiederkehrende Gruppe gezogen, und es ist z. B. eine Unterschrift oder ein Datei-Upload. Feld entfernen, in eine andere Gruppe ziehen oder den Haken wieder herausnehmen.
• „Feld „…“: Felder innerhalb einer wiederkehrenden Gruppe können keine Sichtbarkeitsbedingung haben." bzw. „… darf in seiner Sichtbarkeitsbedingung nicht auf ein Feld innerhalb einer wiederkehrenden Gruppe verweisen." — ebenfalls Folge einer nachträglich wiederkehrend gemachten Gruppe oder eines dorthin gezogenen Felds.
• „Feld „…“: der minimale Datums-Versatz darf nicht nach dem maximalen liegen."

Fehlt der Name, lehnt flinkest das Speichern mit einer Meldung oben am Bildschirm ab.

Was eine Änderung an bestehenden Ausfüllungen ändert. Wird ein Formular an einen Arbeitsbericht angehängt, merkt sich flinkest die Struktur dieses Moments. Änderst du das Formular später, bekommen nur Ausfüllungen die neue Fassung, die danach angehängt werden — bereits angehängte, auch noch offene, behalten ihre Felder. So bleibt ein schon ausgefülltes Protokoll lesbar, auch wenn du Felder umbenennst oder löschst.

Verwandte Seiten

• Formulare — Übersicht aller Formulare, neues Formular anlegen
• Arbeitsberichts-Einstellungen — Formulare den Arbeitsberichten zuweisen und ins PDF übernehmen
• Arbeitsbericht bearbeiten — wo die Formulare ausgefüllt werden
• Arbeitsbericht-Details — ausgefüllte Formulare eines abgeschlossenen Berichts ansehen

Häufige Fragen

Warum taucht mein neues Formular nicht im Arbeitsbericht auf?

Ein Formular erscheint nur dann im Arbeitsbericht, wenn es gespeichert, als Aktiv markiert und in den Arbeitsberichts-Einstellungen im Reiter Formulare bei Zugewiesen angehakt ist. Angehängt wird es an Arbeitsbericht-Entwürfe: bei einem neuen Bericht sofort, bei einem bestehenden Entwurf beim nächsten Öffnen. Abgeschlossene Berichte bekommen nachträglich nichts dazu.

Ich habe das Formular geändert — warum zeigt ein Arbeitsbericht noch die alten Felder?

Beim Anhängen an einen Arbeitsbericht übernimmt flinkest die Struktur des Formulars in diesem Moment. Spätere Änderungen gelten nur für Ausfüllungen, die danach angehängt werden; bereits angehängte behalten ihre Felder, damit Ausgefülltes lesbar bleibt.

Wie mache ich eine Frage nur dann sichtbar, wenn vorher „Ja" gewählt wurde?

Wähle im Formular-Editor das Feld aus, das nur bedingt erscheinen soll, öffne in der Feld-Konfiguration den Reiter Logik und setze den Haken „Dieses Feld nur anzeigen, wenn eine Bedingung erfüllt ist". Wähle als Feld die Ja/Nein-Frage, als Operator „entspricht" und als Wert „Ja". In der Live-Vorschau rechts kannst du es sofort ausprobieren.

Wie erfasse ich eine Liste mit beliebig vielen Einträgen, etwa getauschte Teile?

Lege dafür eine eigene Gruppe an und setze in ihrem Kopf den Haken Wiederkehrend. Jedes Feld dieser Gruppe wird zu einer Spalte, und beim Ausfüllen können beliebig viele Zeilen hinzugefügt werden. Als Spalten erlaubt sind Textfeld, Mehrzeiliger Text, Nummer, Datum und Auswahlliste; mit Erforderlich verlangst du mindestens eine Zeile.

Warum lässt sich der Arbeitsbericht nicht abschließen, obwohl das Formular fast fertig ist?

Ein Arbeitsbericht lässt sich erst abschließen, wenn in jedem zugewiesenen, aktiven Formular alle sichtbaren Pflichtfelder ausgefüllt sind. Welche Felder Pflicht sind, legst du im Formular-Editor im Reiter Validierung mit Pflichtfeld fest. Ein Pflichtfeld, das durch eine Bedingung ausgeblendet ist, zählt nicht.

Kann ich ein Formular vorübergehend außer Betrieb nehmen, ohne es zu löschen?

Ja: Nimm im Formular-Editor den Haken Aktiv heraus und speichere. Das Formular wird dann an keinen neuen Arbeitsbericht mehr angehängt und sperrt das Abschließen nicht mehr. Bereits vollständig ausgefüllte Formulare bleiben an ihren Arbeitsberichten und im PDF, lassen sich aber nicht mehr ändern; noch nicht vollständig ausgefüllte fallen weg. Setzt du den Haken wieder, hängt sich das Formular wieder an Entwürfe, und alle Ausfüllungen lassen sich wieder bearbeiten.