Formulare

Mit dem Formular-Generator baust du eigene Formulare — etwa ein Übergabeprotokoll, eine Prüfcheckliste oder einen Abnahmebogen —, die deine Mitarbeiter direkt im Arbeitsbericht ausfüllen. Diese Seite ist die Übersicht aller Formulare deines Betriebs: Hier legst du neue an, öffnest bestehende zum Bearbeiten und löschst, was du nicht mehr brauchst. Welches Formular tatsächlich an den Arbeitsberichten hängt, entscheidest du anschließend in den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Seite öffnen

Die Seite liegt in den Einstellungen unter Formulare und heißt in der Kopfzeile ebenfalls Formulare. Wie alle Einstellungsseiten öffnet sie sich nur für Administratoren; ohne Administratorrecht führt der Aufruf auf die Seite „Nicht erlaubt." (Fehler 403). Zurück zur Übersicht aller Bereiche geht es über die Allgemeinen Einstellungen.

Recht zum Bearbeiten. Anlegen, Ändern und Löschen verlangt das Recht, Formulare zu bearbeiten; die Administrator-Rolle hat es immer. Wer die Seite öffnen kann, darf hier also auch anlegen und löschen.

Formularliste

Die Liste zeigt jedes Formular mit drei Spalten:

• Name — der Name, unter dem das Formular im Arbeitsbericht erscheint. Ein Klick darauf öffnet das Formular im Editor (Formular bearbeiten).
• Aktiv — nur aktive Formulare können an Arbeitsberichten hängen. Ein inaktives Formular bleibt hier in der Liste und behält seinen Aufbau, taucht aber in den Arbeitsberichts-Einstellungen nicht mehr zum Zuweisen auf und wird keinem Arbeitsbericht mehr angehängt. Den Schalter Aktiv setzt du im Editor des Formulars.
• Zuletzt geändert — Datum und Uhrzeit der letzten Änderung. So erkennst du auf einen Blick, welche Fassung zuletzt angepasst wurde.

Ändert jemand anderer gleichzeitig ein Formular, legt eines an oder löscht eines, zieht die Liste die Änderung von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Aktionen

Neues Formular anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. flinkest legt sofort ein leeres, aktives Formular mit dem Namen „Neues Formular" an und öffnet es im Editor. Dort vergibst du einen sprechenden Namen und eine Beschreibung und baust das Formular aus Gruppen und Feldern auf — welche Felder Pflicht sind und wann ein Feld überhaupt erscheint, legst du ebenfalls dort fest.

Das Formular existiert ab dem Klick. Weil Neu das Formular gleich speichert, bleibt es in der Liste stehen, auch wenn du den Editor ohne Änderung wieder verlässt. Ein versehentlich angelegtes „Neues Formular" löschst du einfach über das Zeilenmenü (siehe unten). Es stört bis dahin nicht: Ein neues Formular hängt sich erst an Arbeitsberichte, wenn du es in den Arbeitsberichts-Einstellungen zuweist.

Formular deaktivieren statt löschen

Brauchst du ein Formular vorübergehend nicht, nimm im Editor das Häkchen bei Aktiv heraus und speichere. Ein deaktiviertes Formular wird keinem Arbeitsbericht mehr angehängt, beim Duplizieren eines Arbeitsberichts nicht mehr übernommen und sperrt das Abschließen nicht mehr. Was schon ausgefüllt wurde, gilt weiter: War das Formular beim Anhängen aktiv und wurde es am Arbeitsbericht vollständig ausgefüllt, bleibt es dort stehen — in der Ansicht, beim Bearbeiten nur noch zum Lesen mit dem Hinweis „Dieses Formular wird nicht mehr verwendet. Die vollständig ausgefüllten Angaben bleiben am Arbeitsbericht und lassen sich nicht mehr ändern.", und im PDF, wenn Im PDF enthalten gesetzt war. Noch nicht vollständig ausgefüllte Formulare fallen dagegen weg. Seine Zuweisung in den Arbeitsberichts-Einstellungen bleibt erhalten: Aktivierst du es wieder, hängt es sich wieder an Entwürfe, die unvollständigen Ausfüllungen sind wieder da, und vollständig ausgefüllte lassen sich wieder bearbeiten.

Formular löschen

Öffne das Zeilenmenü des Formulars und wähle Löschen. Der Dialog Formular löschen fragt „Möchten Sie das ausgewählte Formular wirklich löschen? Vollständig ausgefüllte Formulare bleiben an ihren Arbeitsberichten und im PDF erhalten." — mit Ja, löschen ist das Formular gelöscht, Abbrechen schließt den Dialog ohne Änderung. Nach dem Löschen bestätigt flinkest „Das ausgewählte Formular wurde gelöscht".

Was beim Löschen wegfällt und was bleibt. Ein gelöschtes Formular lässt sich nicht zurückholen. Es verschwindet aus dieser Liste und aus dem Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen und wird keinem Arbeitsbericht mehr angehängt. Was damit schon vollständig ausgefüllt wurde, bleibt aber: Diese Formulare stehen weiter an ihren Arbeitsberichten, in der Ansicht wie beim Bearbeiten, und werden, wenn das Formular ins PDF gedruckt wurde, auch weiter ins PDF gedruckt. Ändern lassen sie sich danach nicht mehr: Beim Bearbeiten des Arbeitsberichts erscheinen sie nur noch zum Lesen, mit dem Hinweis „Dieses Formular wird nicht mehr verwendet. Die vollständig ausgefüllten Angaben bleiben am Arbeitsbericht und lassen sich nicht mehr ändern." Nur angehängte, noch nicht vollständig ausgefüllte Formulare an Entwürfen fallen weg und sperren das Abschließen nicht mehr. Ein Formular, das noch an keinem Arbeitsbericht hing, entfernt flinkest vollständig. Willst du ein Formular nur vorübergehend nicht verwenden, schalte stattdessen Aktiv aus — das lässt sich jederzeit rückgängig machen, und unvollständige Ausfüllungen kommen dabei zurück.

Verwandte Seiten

• Formular bearbeiten
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Arbeitsberichte
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie lege ich ein eigenes Formular für Arbeitsberichte an?

In den Einstellungen unter Formulare auf Neu klicken. flinkest legt sofort ein leeres Formular „Neues Formular" an und öffnet den Editor, in dem du Namen, Beschreibung, Gruppen und Felder festlegst. Damit das Formular an den Arbeitsberichten erscheint, weist du es danach in den Arbeitsberichts-Einstellungen im Reiter Formulare zu.

Warum steht in meiner Formularliste ein „Neues Formular", obwohl ich nichts gespeichert habe?

Die Schaltfläche Neu legt das Formular sofort an, noch bevor du im Editor etwas änderst. Hast du den Editor gleich wieder verlassen, bleibt dieses leere Formular in der Liste. Du kannst es über das Zeilenmenü der Zeile mit Löschen entfernen; solange es keinem Arbeitsbericht zugewiesen ist, hat es keine Auswirkungen.

Soll ich ein Formular, das ich nicht mehr brauche, löschen oder deaktivieren?

Wenn du es vielleicht wieder brauchst, deaktivieren: Im Editor das Häkchen bei Aktiv herausnehmen. Das Formular hängt sich dann an keinen Arbeitsbericht mehr, bleibt aber mit Aufbau und Zuweisung erhalten und lässt sich jederzeit wieder aktivieren. Löschen lässt sich nicht rückgängig machen — das Formular verschwindet aus der Liste und aus den Arbeitsberichts-Einstellungen. In beiden Fällen bleiben bereits vollständig ausgefüllte Formulare an ihren Arbeitsberichten und im PDF, lassen sich aber nicht mehr ändern; noch nicht vollständig ausgefüllte fallen weg — nach dem Wiederaktivieren eines deaktivierten Formulars sind sie wieder da.

Warum kann ich ein Formular in den Arbeitsberichts-Einstellungen nicht zuweisen?

Dort erscheinen nur aktive Formulare. Prüfe in der Formularliste die Spalte Aktiv und setze bei Bedarf im Editor des Formulars das Häkchen bei Aktiv.

Wer darf Formulare anlegen und ändern?

Die Seite ist nur für Administratoren erreichbar. Anlegen, Ändern und Löschen verlangt das Recht, Formulare zu bearbeiten; die Administrator-Rolle hat es immer. Für das Ausfüllen im Arbeitsbericht gibt es ein eigenes Recht, das ab Werk auch Benutzer ohne Administratorrecht haben.