Globale Suche

Am Telefon nennt dir jemand eine Rechnungsnummer, eine Artikelnummer oder einfach einen Firmennamen — und du weißt nicht, in welchem Bereich von flinkest der Datensatz liegt. Genau dafür gibt es die globale Suche: Sie durchsucht Kunden, Belege, Artikel, Termine und viele weitere Bereiche auf einmal und bringt dich mit einem Klick mitten in den gefundenen Datensatz. Gearbeitet wird danach dort, nicht in der Suche — sie ist dein Absprungpunkt, von jeder Seite aus erreichbar, ohne dass du die aktuelle Arbeit verlassen musst. Diese Seite ist nach den Funktionen der Suche gegliedert.

Öffnen, Schließen und Zugriff

Suche von jeder Seite öffnen

Klicke oben in der Kopfleiste auf das Feld Überall suchen. Die Suche öffnet sich als Overlay mittig über der Seite, auf der du gerade bist — der Hintergrund wird abgedunkelt, und der Cursor steht sofort im Eingabefeld Suche..., du kannst also direkt lostippen. Eine eigene Suchseite mit eigener Adresse gibt es nicht: Die Suche soll überall gleich schnell gehen, ohne dass du erst woandershin wechselst.

Suche auf dem Smartphone öffnen

Auf schmalen Bildschirmen ist in der Kopfleiste kein Platz für das Suchfeld. Dort findest du stattdessen ein Lupen-Symbol, das dieselbe Suche öffnet. Das Overlay nutzt auf dem Smartphone die volle Bildschirmbreite, damit die Treffer lesbar bleiben.

Ohne Suchberechtigung kein Sucheinstieg

Ob du die Suche überhaupt benutzen darfst, entscheidet die Berechtigung Die Suche verwenden. Fehlt sie, zeigt die Kopfleiste weder das Suchfeld noch die Lupe — statt eines Knopfs, der nur zu einer Fehlermeldung führt, gibt es dann gar keinen. Da das Suchfeld in der Kopfleiste sitzt, braucht es außerdem die Berechtigung Die Kopfleiste sehen. Beide vergibt ein Administrator in den Rollen.

Suche schließen

Rechts im Eingabefeld steht dauerhaft der Hinweis ESC zum Schließen: Die Escape-Taste schließt die Suche, ohne dass du zur Maus greifen musst. Alternativ genügt ein Klick neben das Overlay. Öffnest du die Suche danach wieder — egal, ob du sie selbst geschlossen oder über einen Treffer verlassen hast —, beginnt sie im Ausgangszustand: leeres Eingabefeld, keine alten Treffer, keine Filterleiste. Die nächste Suche ist fast nie dieselbe wie die vorige; tippst du denselben Begriff noch einmal, wird er neu gesucht.

Eingabe, Suchlauf und Reihenfolge

Suchen während du tippst

Vor der ersten Eingabe zeigt das Overlay den Hinweis „Tippen, um die Suche zu starten...". Sobald du tippst, startet die Suche von selbst — ein Bestätigen mit Enter ist nicht nötig. Damit nicht jeder einzelne Tastendruck eine eigene Anfrage auslöst, wartet die Suche einen kurzen Moment, bis du eine Pause machst. Während die Treffer geladen werden, zeigt eine Animation, dass gerade gesucht wird. Leerst du das Eingabefeld wieder, kehrt das Overlay in den Ausgangszustand zurück — alte Treffer bleiben nicht stehen.

Alle Bereiche auf einmal durchsuchen

Ein Suchbegriff durchsucht gleichzeitig Kunden, Lieferanten und deren Mitarbeiter, alle Belegarten, Eingangsrechnungen, Artikel, Standorte, Inventar, Dokumente, Projekte, Arbeitsberichte, Lager, Bankkonten, Zahlungen, Fahrzeuge, Wartungen, Ressourcen, Termine, Anrufe, Aufgaben, Lieferanten-Lieferscheine, Bestellungen, Benutzer und Kommentare. Du musst also nicht wissen, in welchem Bereich der Treffer liegt — genau das beantwortet die Suche. Welche dieser Bereiche du tatsächlich zu sehen bekommst, hängt für die meisten Bereiche von deinen Berechtigungen und von den Modulen deines Betriebs ab; Bankkonten, Zahlungen und Fahrzeuge bekommen nur Administratoren angezeigt (siehe „Was die Suche dir zeigt" weiter unten).

Nach Nummern suchen

Am Telefon wird meist eine Nummer genannt, kein Name. Die Nummernfelder zählen deshalb am stärksten: Belegnummer, Kunden- bzw. Lieferantennummer, Artikelnummer, Projektnummer, Arbeitsbericht-Nummer, Seriennummer eines Inventars, IBAN, Kennzeichen eines Fahrzeugs, Transaktionsnummer einer Zahlung und die Lieferscheinnummer eines Lieferanten-Lieferscheins. Daneben findet die Suche auch EAN-Codes von Artikeln sowie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und UID-Nummern von Kontakten.

Positionstexte in Belegen finden

„Wir hatten doch einmal etwas mit Dichtband für diesen Kunden" — so eine Frage trifft nicht den Belegkopf, sondern eine Position. Die Suche durchsucht deshalb auch die Positionen von Belegen (Artikelname, Beschreibung, Artikelnummer), Eingangsrechnungen und Bestellungen sowie den Kunden, an den der Beleg ging. So findest du den Beleg, auch wenn du nur weißt, was darauf stand.

Wortanfang und Wortformen

Gesucht wird wortweise: Tippst du mehrere Wörter, müssen alle im Treffer vorkommen. Deutsche Wortformen werden dabei zusammengeführt, sodass etwa Einzahl und Mehrzahl oder eine verlängerte Form eines Namens denselben Datensatz finden. Es genügt der Anfang eines Wortes („Zellh" findet „Zellhof").

In Namen findet die Suche auch ein Stück aus der Wortmitte, sobald es drei bis 15 Buchstaben hat. Das hilft bei zusammengesetzten Wörtern, die im Deutschen häufig sind: „Therme" findet den Artikel „Gas-Brennwerttherme", „Sanierung" das Projekt „Dachsanierung Betriebsgebäude". Wortteile gelten für die Namen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern (auch den Alias-Namen), Artikeln, Projekten, Standorten, Inventar, Dokumenten, Lagern, Ressourcen, Fahrzeugen, Wartungen, Terminen, Aufgaben, Rezepten und Rohstoffen, für das Objekt eines Arbeitsberichts, für die Positionsnamen von Belegen und Bestellungen sowie für den Namen des Kunden bzw. Lieferanten an Belegen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Projekten, Arbeitsberichten, Standorten und Inventar. Nummern, Beschreibungen und die übrigen Freitexte findet die Suche dagegen über ganze Wörter und Wortanfänge, ein Stück aus der Wortmitte in der Regel nicht. Tippfehler werden nicht ausgeglichen. Findest du etwas nicht, tippe den Wortanfang oder die vollständige Nummer.

Reihenfolge der Treffer

Die Treffer sind nach Relevanz sortiert; bei gleicher Relevanz steht der neuere Datensatz oben — von zwei gleich passenden Belegen ist der jüngere meist der gesuchte. Tragen ein Kunde und ein Lieferant denselben Namen, rückt der Kunde nach vorn, denn meistens ist er gemeint. Bei Datensätzen derselben Art (etwa zwei Kunden) steht ein Name, der mit dem Suchbegriff beginnt oder ihn als ganzes Wort enthält, vor einem, der ihn nur als Wortteil enthält — „Therme" bringt „Therme Wien GmbH" vor „Gas-Brennwerttherme Service GmbH".

Höchstens 150 Treffer

Eine Suche liefert höchstens 150 Treffer. Bei einem sehr allgemeinen Begriff kann es also mehr passende Datensätze geben, als angezeigt werden. Dann hilft ein genauerer Begriff — etwa die vollständige Nummer statt eines Namensteils. Für Auswertungen über viele Datensätze sind die Listen der einzelnen Bereiche mit ihren Filtern das richtige Werkzeug.

Keine Treffer

Findet die Suche nichts, zeigt das Overlay „Leider nichts gefunden..." statt einer leeren Fläche. Prüfe dann den Suchbegriff (Wortanfang, vollständige Nummer) — und bedenke, dass Bereiche ohne Berechtigung oder mit ausgeschaltetem Modul gar nicht durchsucht werden.

Einstellungen, Menüpunkte und Kurzbefehle

Neben Datensätzen findet die Suche auch Orte in flinkest. Diese Treffer stehen ganz oben, noch vor den gruppierten Datensätzen.

Einstellungsseiten finden

Der Einstellungsbaum ist tief, und kaum jemand merkt sich, unter welcher Kategorie ein Schalter liegt. Tippst du etwa „bmd", zeigt die Suche Einstellungen › Buchhaltung › Buchhaltung Allgemein › Buchhaltungsexport mit dem vollständigen Pfad — ein Klick öffnet die Seite direkt auf dem richtigen Reiter. Einstellungs-Treffer bekommen nur Administratoren angezeigt, denn nur sie können die Einstellungen öffnen. Einstellungen zu ausgeschalteten Modulen oder nicht freigeschalteten Erweiterungen tauchen nicht auf.

Treffer über ein Stichwort

Viele Einstellungen sind zusätzlich unter Stichwörtern hinterlegt, die man im Alltag benutzt. Passt dein Suchbegriff nur zu einem solchen Stichwort und nicht zum sichtbaren Namen, zeigt die Zeile das Stichwort als kleinen Chip dazu — etwa „farben" beim Treffer Erscheinungsbild oder „BMD Export" beim Treffer Buchhaltungsexport. So ist klar, warum dieser Treffer erscheint. Treffer im sichtbaren Namen stehen dabei vor Stichwort-Treffern.

Weitere Einstellungs-Treffer aufklappen

Ein Begriff wie „rechnung" trifft viele Einstellungsseiten. Damit sie die eigentlichen Datensätze nicht aus dem Blickfeld schieben, zeigt die Suche zunächst höchstens drei Einstellungs-Treffer; der Rest steckt hinter einer Schaltfläche wie „2 weitere Einstellungen", die ihn mit einem Klick aufklappt.

Menüpunkte finden

Auch die Einträge deines Hauptmenüs werden durchsucht, samt Menüpfad — etwa Stammdaten › Kunden. Das hilft, wenn du einen Menüpunkt kennst, ihn im (für deinen Betrieb angepassten) Menü aber gerade nicht findest. Einige Menüpunkte findest du auch unter gebräuchlichen anderen Wörtern, etwa die Arbeitsberichte unter „stundenzettel“ oder „tätigkeitsbericht“. Angeboten werden nur Menüpunkte, die du auch im Menü sehen würdest: Fehlt dir die Berechtigung für einen Bereich oder ist sein Modul ausgeschaltet, erscheint er auch hier nicht. Wird das Menü geändert, zieht die Suche die Änderung von selbst nach.

Kurzbefehle

Für die häufigsten Sprungziele und die zwei häufigsten Neuanlagen erkennt die Suche Stichwörter (deutsch und englisch; schon ein Wortanfang genügt):

Stichwort	Kurzbefehl	Wann er erscheint
„kalender", „calendar"	Kalender öffnen...	mit der Berechtigung, den Kalender zu sehen, und eingeschaltetem Modul Kalender und Termine
„dashboard"	Dashboard öffnen...	immer
„einstellungen", „settings"	Einstellungen öffnen...	nur für Administratoren — nur sie können die Einstellungen öffnen
„resources"	Ressourcen-Kalender öffnen...	mit der Berechtigung, Ressourcen zu sehen, und eingeschaltetem Modul Ressourcen
„angebot", „offer", „offert"	Neues Angebot erstellen...	mit der Berechtigung, Angebote zu bearbeiten
„rechnung", „invoice"	Neue Rechnung erstellen	mit der Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten

Neues Angebot erstellen... und Neue Rechnung erstellen öffnen direkt die Anlage eines neuen Belegs — der Umweg über Liste und „Neu" entfällt. Kalender öffnen... wechselt zu deinem persönlichen Kalender. Ist deinem Benutzer noch kein Kalender zugeordnet, bleibst du auf der Seite und bekommst den Hinweis „Deinem Benutzer ist noch kein Kalender zugeordnet".

Treffer gruppieren und filtern

Treffer nach Art gruppiert

Die Datensatz-Treffer stehen nicht bunt gemischt, sondern in Gruppen mit Überschrift und Trefferzahl, etwa „Kunden (2)" oder „Artikel (12)". Kontakte sind dabei nach Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern getrennt, Belege nach Belegart (Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften) — so beantwortet die Trefferliste zuerst die Frage „welche Art Ding?". Die Lieferscheine deiner Lieferanten stehen in einer eigenen Gruppe Lieferanten-Lieferscheine, getrennt von deinen eigenen Lieferscheinen unter „Lieferscheine" — Wareneingang und Warenausgang sind verschiedene Vorgänge.

Weitere Treffer einer Gruppe aufklappen

Jede Gruppe zeigt zunächst nur ihre ersten zwei Treffer. So siehst du auf einen Blick, in welchen Bereichen etwas gefunden wurde, statt dass eine große Gruppe alle anderen nach unten drückt. Gibt es mehr, holt eine Schaltfläche wie „10 weitere Artikel" den Rest dieser Gruppe hervor. Aufgeklappte Gruppen bleiben aufgeklappt, solange du beim selben Suchbegriff bleibst; ein neuer Suchbegriff beginnt wieder mit zwei Treffern je Gruppe.

Treffer nach Art filtern

Über den Treffern steht eine Filterleiste: Alle plus je ein Eintrag pro gefundener Art mit Trefferzahl, etwa „Artikel(3)". Ein Klick blendet alle anderen Arten aus — ohne neue Suche, gefiltert wird die schon geladene Trefferliste. Im Filter „Beleg" bleiben die Gruppen nach Belegart erhalten. Solange ein Filter aktiv ist, entfällt der Art-Chip an jeder Zeile, weil ohnehin nur diese Art angezeigt wird. Treffer aus Einstellungen und Menü sowie Kurzbefehle sind dann ebenfalls ausgeblendet. Alle zeigt wieder die vollständige Liste.

Ein Treffer schließt die Suche

Sobald du einen Treffer oder einen Kurzbefehl anklickst, schließt sich das Overlay von selbst — du landest direkt auf dem Ziel, ohne ein offenes Fenster darüber. Dasselbe gilt für die Symbole Bearbeiten und PDF ansehen in einer Trefferzeile und für einen Beleg, den du über Beleg erstellen anlegst.

Was ein Treffer öffnet

Kunden und Lieferanten öffnen

Die Zeile zeigt Name, Art des Kontakts, Kunden- bzw. Lieferantennummer, einen eventuellen Alias-Namen sowie E-Mail-Adresse und Telefonnummer. E-Mail und Telefonnummer sind anklickbar — du kannst also direkt aus der Suche heraus anrufen oder schreiben. Ein Klick auf den Namen öffnet die Kundendetails bzw. die Lieferantendetails.

Mitarbeiter eines Kontakts öffnen

Ein Mitarbeiter hat keine eigene Detailseite — er gehört immer zu einem Kunden oder einem Lieferanten. Die Zeile zeigt deshalb auch, zu wem er gehört. Ein Klick öffnet die Detailseite dieser Firma und springt gleich auf den Reiter Mitarbeiter, statt dich erst über die Übersicht klicken zu lassen. Ob die Firma ein Kunde oder ein Lieferant ist, erkennt die Suche dabei selbst.

Beleg aus einem Kunden-Treffer erstellen

„Kunde gefunden, jetzt ein Angebot" ist der häufigste nächste Schritt am Telefon. Kunden-Treffer haben deshalb die Schaltfläche Beleg erstellen mit den Belegarten Angebot, Kostenvoranschlag, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift. Angeboten werden nur die Arten, die du bearbeiten darfst; darfst du keine davon, fehlt die Schaltfläche ganz. Lieferanten- und Mitarbeiter-Treffer haben sie nicht.

Ein Klick legt den Beleg sofort an und öffnet ihn zum Bearbeiten. Vorbelegt sind die Anschrift des Kunden, das Zahlungsziel (das des Kunden, sonst das Standard-Zahlungsziel) und die Kopf- und Fußtexte — die des Kunden, sonst die aus den Beleg-Einstellungen. Auch die Umsatzart des Kunden wird übernommen: Bei Ausfuhr, Bauleistung und EU-Kunden mit UID-Nummer startet der Beleg steuerfrei, bei EU-Kunden ohne UID-Nummer und im Inland mit Mehrwertsteuer — du musst das also nicht erst im Beleg umstellen. Als Belegdatum gilt heute; darf ein Beleg dieser Art wegen bereits vergebener Nummern erst ab einem späteren Datum ausgestellt werden, nimmt der neue Beleg dieses Datum.

Beleg aus einem Standort-Treffer erstellen

Ein Lieferschein geht an eine Lieferadresse, nicht an die Firmenanschrift. Standort-Treffer — die Zeile zeigt Name, Firma, Adresse und Telefonnummer — haben deshalb bei Standorten von Kunden dieselbe Schaltfläche Beleg erstellen, mit denselben Regeln wie am Kunden-Treffer: nur die Belegarten, die du bearbeiten darfst, und gar keine Schaltfläche, wenn du keine davon bearbeiten darfst. Standorte von Lieferanten haben sie nicht. Der neue Beleg bekommt zusätzlich zur Anschrift der Firma den Standort als Lieferadresse; die Umsatzart des Kunden wird wie beim Kunden-Treffer übernommen. Ein Klick auf den Standort selbst öffnet die Standortdetails bzw. den Lieferantenstandort.

Belege öffnen

Die Zeile zeigt Kunde, Belegnummer, Belegart, Bruttosumme und Belegdatum — die Belegnummer ist die Kennung, unter der im Betrieb über einen Beleg gesprochen wird. Entwürfe haben noch keine Nummer. Ein Klick öffnet die Detailseite des Belegs.

Beleg-Entwurf direkt bearbeiten

Bei Entwürfen steht in der Zeile zusätzlich das Symbol Bearbeiten, das dich direkt in die Bearbeitung des Belegs führt. Das Symbol erscheint nur bei Entwürfen. Bei ausgestellten Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften fehlt es, weil sie nicht mehr geändert werden; Angebote und Kostenvoranschläge öffnest du über die Detailseite.

PDF ansehen

Bei Belegen und Arbeitsberichten öffnet das Symbol PDF ansehen das PDF in einem neuen Browser-Tab. Das ist der schnelle Blick „ist das der richtige?", ohne die Detailseite zu öffnen.

Weitere Datensätze öffnen

Die übrigen Treffer führen mit einem Klick auf ihre jeweilige Seite:

• Artikel — Zeile mit Artikelnummer, Verkaufspreis und Lagerbestand je Lager; öffnet die Artikeldetails.
• Projekte — mit Status, Kunde und Zeitraum; öffnet das Projekt.
• Arbeitsberichte — Zeile „Arbeitsbericht für #“ mit Einsatzadresse, Entwürfe (noch ohne Nummer) mit dem Kennzeichen Entwurf; öffnet die Details des Arbeitsberichts, das Symbol PDF ansehen das PDF. Gefunden wird ein Bericht über seine Nummer, die Beschreibung, das Objekt sowie Name und Kundennummer des Kunden.
• Eingangsrechnungen — mit Lieferant, Belegnummer und Datum.
• Lager — mit Adresse; öffnet die Lagerdetails.
• Inventar — mit Firma und Adresse; öffnet den Inventareintrag beim Kunden bzw. Lieferanten.
• Fahrzeuge — mit Kennzeichen, Fahrgestellnummer und Kilometerstand; öffnet das Fahrzeug in den Einstellungen. Weil nur Administratoren die Einstellungen öffnen können, bekommen auch nur sie Fahrzeug-Treffer angezeigt.
• Bankkonten — mit IBAN, BIC und Bankname; öffnet das Bankkonto in den Einstellungen und erscheint deshalb ebenfalls nur für Administratoren.
• Lieferanten-Lieferscheine — mit Lieferscheinnummer, Datum und Lieferant; öffnet den Lieferanten auf dem Reiter mit seinen Lieferscheinen.
• Bestellungen aus dem Shop — mit Status, Bestellnummer, Summe und Datum; öffnet die Bestellung.

Benutzer, Ressourcen und Kommentare werden als Treffer angezeigt, führen aber auf keine eigene Seite. Ein Kommentar-Treffer zeigt den Kommentartext mit Verfasser und dem Bereich, in dem der Kommentar steht.

Zahlungen öffnen

Eine Zahlung betrachtest du im Zusammenhang mit dem Kontoauszug. Die Zeile zeigt Buchungstext, Zahlungsstatus, Betrag und Datum; ein Klick öffnet das zugehörige Bankkonto in den Einstellungen auf dem Reiter mit den Umsätzen und dort gleich die Seitenleiste mit dieser Zahlung. Zahlungen, die keinem Bankkonto zugeordnet sind, haben kein Sprungziel. Weil das Ziel in den Einstellungen liegt, bekommen nur Administratoren Zahlungs-Treffer angezeigt.

Wartungen öffnen

Eine Wartung hängt immer an dem Objekt, das gewartet wird. Die Zeile zeigt Name, Status und die Art dieses Objekts; ein Klick öffnet den Artikel, den Kontakt oder den Inventareintrag direkt auf dem Wartungs-Reiter. Wartungen an Fahrzeugen führen in die Fahrzeug-Einstellungen und erscheinen deshalb nur für Administratoren.

Termine und Anrufe bearbeiten

Termine und Anrufe haben keine eigene Seite — ihre Heimat ist der Kalender. Ein Klick auf einen Termin- oder Anruf-Treffer öffnet deshalb gleich den Bearbeiten-Dialog, ohne die aktuelle Seite zu verlassen. Termin-Zeilen zeigen Status, Kunde und Beginn, Anruf-Zeilen den Gesprächspartner, Status und Zeitpunkt.

Aufgaben öffnen

Aufgaben erledigt man nebenbei. Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet deshalb die Aufgaben-Seitenleiste mit Fälligkeit, Status und Zuweisung — die Seite, auf der du gerade arbeitest, bleibt darunter offen. Überfällige geplante Aufgaben sind in der Trefferzeile mit einem Warnsymbol markiert.

Dokumente ansehen und herunterladen

Dokumente werden angesehen oder heruntergeladen, nicht bearbeitet. Die Zeile zeigt Dateiname, Größe, Dateityp und den Kontakt, an dem das Dokument hängt. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Dokument-Vorschau, die Schaltfläche Download lädt die Datei in einem neuen Browser-Tab.

Was die Suche dir zeigt

Nur Bereiche, die du sehen darfst

flinkest filtert die Treffer schon beim Suchen nach deinen Rechten, nicht erst bei der Anzeige: Für die Bereiche brauchst du die passende „Ansehen"-Berechtigung, etwa um Kunden, Artikel, Projekte, Lager oder Termine zu sehen. Welche Berechtigungen es gibt, steht unter Berechtigungen — Grundlagen.

Treffer aus den Einstellungen nur für Administratoren

Fahrzeuge, Bankkonten, Zahlungen und Wartungen an Fahrzeugen öffnen sich in den Einstellungen, und dorthin kommt nur, wer die Rolle „admin" hat. Damit niemand einen Treffer anklickt, der dann nur auf „Nicht erlaubt." führt, bekommen andere Benutzer diese Treffer gar nicht angezeigt — ebenso wenig den Kurzbefehl Einstellungen öffnen....

Belege nur der erlaubten Belegarten

Bei Belegen gilt jede Belegart für sich: Wer nur Lieferscheine sehen darf, findet bei den Belegen auch nur Lieferscheine. So kann etwa das Lager die Suche benutzen, ohne Angebote und Rechnungen zu sehen.

Kunden- und Lieferantendaten getrennt

Kontakte, Dokumente und Inventar folgen dem Recht, Kunden bzw. Lieferanten zu sehen: Wer nur Lieferanten sehen darf, findet keine Kunden und keine Dokumente oder Inventareinträge von Kunden. Mitarbeiter von Kontakten erscheinen mit dem Recht, Kunden zu sehen. Für Standorte gibt es eigene Berechtigungen für Kunden- und für Lieferantenstandorte.

Nur eigene Arbeitsberichte

Darfst du nicht alle, sondern nur deine eigenen Arbeitsberichte sehen, findet die Suche ausschließlich Berichte, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind — ein Mitarbeiter findet so seine Berichte wieder, aber nicht die der Kollegen.

Kommentare nur zu Datensätzen, die du sehen darfst

Ein Kommentar verrät oft genauso viel wie der Datensatz, an dem er hängt. Kommentar-Treffer erscheinen deshalb in der Regel nur, wenn du diesen Datensatz selbst sehen darfst — einen Kommentar an einem Projekt also nur mit der Berechtigung, Projekte zu sehen. Kommentare an Terminen folgen dem Termin selbst: Du findest sie nur mit der Berechtigung, den Kalender zu sehen, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, und nicht an privaten Terminen von Kollegen (siehe Private Termine). Bist du als mobiler Benutzer geführt, findest du nur Kommentare an Terminen, an denen du teilnimmst. Kommentare an Fahrzeugen bekommen — wie die Fahrzeuge selbst — nur Administratoren angezeigt. Kommentare an Zahlungen findest du mit der Berechtigung Bankkonten ansehen oder Buchhaltung ansehen — auch ohne Administratorrechte, anders als die Zahlung selbst.

Private Termine

Ein als privat markierter Termin taucht für Kollegen, die ihn weder angelegt haben noch daran teilnehmen, gar nicht in der Suche auf — und mit ihm auch die Kommentare, die daran hängen, denn sie würden genauso verraten, worum es geht. Dasselbe gilt für Termine, die aus einem externen Kalender stammen, dessen Abgleich die importierten Termine als privat behandelt.

Ausgeschaltete Module und Erweiterungen

Zusätzlich zu den Berechtigungen zählen die Module deines Betriebs. Treffer aus Lager, Bankkonten, Arbeitsberichten, Projekten, Eingangsrechnungen, Ressourcen und Fahrzeugen erscheinen nur, solange das gleichnamige Modul unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; Zahlungen hängen am Modul Bankkonten, Bestellungen am Modul Shop, Termine am Modul Kalender und Termine. Ist ein Modul ausgeschaltet, findet die Suche daraus auch mit Berechtigung nichts — gelöscht wird dabei nichts. Anrufe und Aufgaben gehören zu keinem Modul und bleiben mit der Berechtigung, den Kalender zu sehen, auch bei ausgeschaltetem Modul Kalender und Termine auffindbar. Rezepte und Rohstoffe erscheinen nur, wenn die Erweiterung Lebensmittel für deinen Betrieb freigeschaltet ist. Mehr dazu unter Module und Erweiterungen.

Fehler und Grenzen

Wenn die Suche nicht antwortet

Die Suche läuft über einen eigenen Suchindex. Ist er gerade nicht erreichbar, erscheint die allgemeine Fehlermeldung von flinkest, und es werden keine Datensätze gefunden. Die Suche bleibt dabei benutzbar: Der nächste Suchbegriff wird wieder ganz normal gesucht, ein Neuladen der Seite ist nicht nötig. Tritt der Fehler dauerhaft auf, melde ihn über die Schaltfläche in der Fehlermeldung.

Gerade gelöschte Datensätze

Der Suchindex wird laufend nachgeführt, kann dem Datenbestand aber kurz hinterherhinken. Findet die Suche einen Datensatz, der inzwischen gelöscht wurde, lässt sie ihn einfach weg — die übrigen Treffer erscheinen trotzdem.

Verwandte Seiten

• Berechtigungen — Grundlagen
• Module und Erweiterungen
• Module
• Kundendetails
• Lieferantendetails
• Standortdetails
• Lieferantenstandort
• Arbeitsberichte
• Kalender

Häufige Fragen

Warum finde ich einen bestimmten Kunden oder Beleg nicht über die Suche? Für die meisten Bereiche brauchst du die passende Ansehen-Berechtigung — bei Belegen sogar je Belegart. Bereiche mit ausgeschaltetem Modul (etwa Eingangsrechnungen bei ausgeschaltetem Modul Eingangsrechnungen) werden gar nicht durchsucht. Prüfe außerdem den Suchbegriff: In Namen genügt ein Wortteil mit drei bis 15 Buchstaben, in Nummern und Freitexten brauchst du den Wortanfang oder die vollständige Nummer.

Kann ich nach einer Belegnummer, Telefonnummer oder IBAN suchen? Ja. Nummern zählen sogar am stärksten: Beleg-, Kunden-, Artikel- und Projektnummern, Seriennummern, IBAN, Kennzeichen und Lieferscheinnummern von Lieferanten werden durchsucht, ebenso E-Mail-Adressen, Telefonnummern und UID-Nummern von Kontakten. Treffer auf Bankkonten und Fahrzeuge bekommen dabei allerdings nur Administratoren angezeigt.

Warum sehe ich bei einer Gruppe nicht sofort alle Treffer? Jede Gruppe zeigt zunächst nur zwei Treffer, damit du auf einen Blick siehst, in welchen Bereichen etwas gefunden wurde. Die Schaltfläche unter der Gruppe (etwa „3 weitere Rechnungen") klappt den Rest auf. Insgesamt liefert eine Suche höchstens 150 Treffer — bei sehr vielen passenden Datensätzen hilft ein genauerer Begriff.

Kann ich direkt aus der Suche einen Beleg für einen Kunden anlegen? Ja. Kunden-Treffer und Treffer auf Standorte von Kunden haben die Schaltfläche Beleg erstellen. Der Beleg wird mit Anschrift, Zahlungsziel, Kopf- und Fußtexten sowie der Umsatzart des Kunden angelegt und öffnet sich sofort zum Bearbeiten; beim Standort kommt die Lieferadresse dazu.

Ich sehe das Suchfeld in der Kopfleiste nicht — woran liegt das? Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung „Die Suche verwenden". Wende dich an einen Administrator in deinem Betrieb; er kann sie in den Rollen vergeben.