Report-Builder

Mit dem Report-Builder beantwortest du betriebliche Fragen selbst, ohne dass dafür eine eigene Auswertungsseite programmiert werden muss: „Welche Kunden haben dieses Jahr am meisten gekauft?", „Wie entwickelt sich der Umsatz Monat für Monat im Vergleich zum Vorjahr?", „Wer hat wie viele Stunden auf welches Projekt gebucht?". Du wählst einen Datensatz (eine fertig vorbereitete Sicht auf Rechnungen, Kontakte, Lager, Zeiterfassung und mehr), legst fest, wonach gruppiert und was gezählt oder summiert wird, und siehst das Ergebnis sofort als Tabelle, Pivot, Diagramm oder Kennzahlen. Das Ergebnis kannst du exportieren, als eigenen Report speichern, mit Kollegen teilen und dir regelmäßig per E-Mail schicken lassen. Du erreichst den Builder aus der Berichte-Übersicht über Neuer Report, über eine Vorlage oder direkt aus einer Liste.

Der Bildschirm hat drei Bereiche: links Datensatz mit den Feldern zum Gruppieren und den Kennzahlen, in der Mitte das Ergebnis mit den Reitern Tabelle, Pivot, Diagramm und Kennzahlen, rechts das Panel Spalten mit den Einstellungen der jeweiligen Ansicht. Darüber liegt die Werkzeugleiste mit KI-Assistent, Zeitraum, Vergleichen, Filter und Exportieren. Jede Änderung rechnet den Report nach einem kurzen Moment von selbst neu — einen „Ausführen"-Knopf gibt es nicht. Fast jede Beschriftung trägt ein kleines Fragezeichen; es erklärt die Einstellung mit einem Beispiel. Der aktive Reiter steht am Ende der Adresse, ein weitergegebener Link öffnet also dieselbe Ansicht.

Berechtigungen. Den Report-Builder öffnet nur, wer die Berechtigung hat, Reports zu sehen — sonst landest du auf einer Fehlerseite (403). Reports speichern, ändern und löschen braucht zusätzlich die Berechtigung, Reports zu bearbeiten; einen Report für alle freigeben die Berechtigung, Reports zu teilen. Welche Rolle welche Berechtigung hat, legst du unter Rollen fest.

Datensatz und Felder

Datensatz wählen

Jede Frage braucht ihren eigenen Datenrahmen: Umsatz je Kunde rechnet mit Rechnungen, verkaufte Stück je Artikel mit Rechnungspositionen, Stunden je Mitarbeiter mit der Zeiterfassung. Deshalb beginnt jeder Report oben links im Feld Datensatz. Zur Auswahl stehen unter anderem Rechnungsumsatz, Verkaufte Artikel, Offene Forderungen, Ausgangsbelege, Zeiterfassung, Kontakte, Lagerbestand, Buchungszeilen, Fahrtenbuch und Tour-Stopps. Unter dem Feld steht, was der Datensatz enthält — bei Rechnungsumsatz etwa „Finalisierte Ausgangsrechnungen nach Datum, Kunde, Projekt und Bezahlstatus". Entwürfe fließen dort also nicht ein.

Du siehst nur Datensätze, für die du die nötige Berechtigung hast — Rechnungsumsatz etwa nur, wenn du Rechnungen sehen darfst. Gehört ein Datensatz zu einem Modul, erscheint er nur, solange dieses Modul unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; das Fahrtenbuch zum Beispiel nur bei eingeschaltetem Modul Fahrzeuge. Hast du auf keinen einzigen Datensatz Zugriff, zeigt der Builder „Für Ihre Berechtigungen sind keine Report-Datensätze verfügbar".

Datensatz wechseln. Die Felder zweier Datensätze passen nicht zueinander. Ein Wechsel leert deshalb alle Gruppierungen, Kennzahlen, Filter, Sortierungen, den Vergleich und die berechneten Kennzahlen. Danach ist der Report sofort wieder lauffähig: flinkest hakt das Datumsfeld des Datensatzes mit dem Zeitraster Monat und die erste Kennzahl an. Beispiel: Wechselst du von Rechnungsumsatz zu Kontakte, steht danach „Erstellt am" nach Monat mit der Kennzahl „Kontakte" da — also neu angelegte Kontakte je Monat.

Felder suchen

Manche Datensätze haben Dutzende Felder, vor allem nach dem Aufklappen verknüpfter Daten. Das Suchfeld Felder suchen über der Liste filtert Gruppierungsfelder und Kennzahlen gleichzeitig nach dem Namen. Tippst du „plz", bleiben etwa nur noch die Postleitzahl-Felder übrig. Findet die Suche nichts, steht „Keine passenden Felder" da.

Nach Feldern gruppieren

Ohne Gruppierung ist ein Report nur eine einzige Summenzeile. Unter Gruppieren nach hakst du deshalb die Felder an, nach denen die Zeilen gebildet werden: Jedes angehakte Feld wird eine Spalte, und der Report zeigt eine Zeile je Wert — bei mehreren Feldern je Wertekombination. Beispiel mit Rechnungsumsatz: Nur Kunde angehakt ergibt eine Zeile je Kunde. Kunde plus Rechnungsdatum nach Monat ergibt eine Zeile je Kunde und Monat — hat ein Kunde in drei Monaten gekauft, sind das drei Zeilen. Mehr Felder machen den Report feiner, aber auch länger.

Felder mit einem Schloss-Symbol („Keine Berechtigung für dieses Feld") sind ausgegraut: Sie gehören zu Daten, die du nicht sehen darfst, etwa Kundenfelder ohne die Berechtigung, Kunden zu sehen.

Datumsfelder nach Zeitraster gruppieren

Ein Datum Tag für Tag zu gruppieren ergibt schnell Hunderte Zeilen. Sobald du ein Datumsfeld anhakst, erscheint in seiner Zeile deshalb ein Auswahlfeld für das Zeitraster: Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Dasselbe Feld liefert so je nach Frage die passende Körnung, ohne dass du ein anderes Feld wählen musst. Beispiel: Rechnungsdatum nach Monat zeigt „Jan 2026", „Feb 2026" und so weiter; nach Quartal werden aus neun Monatszeilen drei Quartalszeilen.

Verknüpfte Felder aufklappen

Oft steckt das Merkmal, nach dem du auswerten willst, nicht direkt im Datensatz, sondern im verknüpften Datensatz — das Land steht am Kunden, nicht an der Rechnung. Felder mit einem Pfeil davor (etwa Kunde) lassen sich deshalb aufklappen: Darunter erscheinen die Felder des verknüpften Kunden, und du hakst sie an wie jedes andere Feld. Unter dem aufgeklappten Kunden liegen wiederum aufklappbare Verknüpfungen wie das Land oder der Hauptkontakt; darunter geht es nicht weiter. Beispiel: Umsatz je Land entsteht mit Rechnungsumsatz, Kunde aufgeklappt, darunter Land aufgeklappt und dessen Name angehakt. Felder, für die du keine Berechtigung hast, erscheinen auch hier mit Schloss.

Spalte ausblenden

Manchmal soll ein Feld die Zeilen zwar aufteilen, aber keine eigene Spalte belegen. Neben jedem angehakten Feld sitzt dafür ein Augen-Symbol (Spalte ausblenden bzw. Spalte einblenden). Das Feld bleibt Teil der Gruppierung, nur seine Spalte verschwindet aus Tabelle und Export. Beispiel: Du gruppierst nach Kunde und Projekt, willst in der Liste aber nur den Projektnamen sehen — dann blendest du Kunde aus; die Zeilen bleiben je Kunde und Projekt getrennt.

Kennzahlen wählen

Die Gruppierung legt die Zeilen fest, die Kennzahlen liefern die Werte darin: eine Summe, eine Anzahl oder einen Durchschnitt über alle Datensätze der Zeile. Jede angehakte Kennzahl wird eine Spalte. Beispiel mit Rechnungsumsatz: Nettoumsatz und Rechnungen je Kunde zeigen, dass Kunde A mit 12 Rechnungen 24.000 € Umsatz gemacht hat. Die Summenzeile ganz unten rechnet dabei über den gesamten gefilterten Bestand, nicht über die angezeigten Zeilen — auch wenn die Liste gekürzt ist, stimmt die Gesamtsumme. Ohne jede Gruppierung liefert der Report genau eine Zeile mit den Gesamtwerten.

Manche Kennzahlen hängen an einer eigenen Berechtigung und erscheinen ohne diese mit Schloss. Viele Kennzahlen tragen ein Fragezeichen mit einer Erklärung — Offen (brutto) etwa zählt den vollen Bruttobetrag jeder nicht vollständig bezahlten Rechnung, Teilzahlungen werden nicht abgezogen.

Weitere Kennzahlen

Fragen wie „In wie vielen Monaten hatte dieser Kunde überhaupt Umsatz?" oder „Wie viele verschiedene Artikel hat er gekauft?" lassen sich mit einer Summe nicht beantworten. Unter der Kennzahlenliste klappst du dafür Weitere Kennzahlen auf. Diese Kennzahlen leitet flinkest für jeden Datensatz selbst ab: Tage, Wochen und Monate mit Daten (etwa Monate mit Daten (Rechnungsdatum)), das früheste und späteste Datum sowie die Zahl verschiedener Kunden, Artikel usw. Die Liste klappt von selbst auf, sobald eine davon gewählt ist.

Beispiel: Eine Filiale mit 420 € Umsatz und Monate mit Daten = 3 hat in nur drei Monaten eingekauft — mit einer berechneten Kennzahl „Nettoumsatz ÷ Monate mit Daten" ergibt das 140 € je aktivem Monat. Die meisten dieser Kennzahlen lassen sich nicht aufsummieren: Eine Pivot-Zelle zeigt sie nur, wenn genau eine Zeile hineinfällt.

Zeitraum und Vergleich

Zeitraum festlegen

Hat der Datensatz ein Datumsfeld, begrenzt das Auswahlfeld links in der Werkzeugleiste den Report auf einen Zeitraum dieses Felds — bei Rechnungsumsatz auf das Rechnungsdatum. Voreingestellt ist Dieses Jahr; daneben stehen die aufgelösten Daten, etwa „1.1.2026 – 31.12.2026". Zur Wahl stehen:

• relative Zeiträume wie Dieses Jahr, Jahr bis heute, Letztes Jahr, Dieses Quartal, Letzter Monat, Diese Woche sowie Letzte … Tage/Wochen/Monate mit einem Zahlenfeld von 1 bis 365. Sie wandern mit dem Kalender: Ein gespeicherter Report mit „Letzter Monat" zeigt im Oktober den September und im November den Oktober. Genau das willst du bei einem Report, der dir jeden Monat zugestellt wird.
• Fester Zeitraum mit Kalender und Schnellwahl. Er bleibt so, wie du ihn gewählt hast — etwa für den Abschluss 2025, der sich nie mehr ändern soll.
• Gesamter Zeitraum hebt die Begrenzung auf.

Auch der Vergleich und die Kennzahlen „… mit Daten" richten sich nach diesem Zeitraum. Datensätze ohne Datumsfeld (etwa Lagerbestand) zeigen kein Zeitraum-Feld.

Mit Vorjahr oder Vorperiode vergleichen

Eine Zahl allein sagt wenig — 120.000 € Umsatz sind gut oder schlecht, je nachdem, was im Vorjahr war. Ein Klick auf Vergleichen blendet ein Auswahlfeld ein: Vorjahr rechnet denselben Report noch einmal für dieselben Tage ein Jahr früher, Vorheriger Zeitraum für den gleich langen Zeitraum direkt davor. Je Kennzahl kommen zwei Spalten dazu: der frühere Wert und die Veränderung in Prozent. Beispiel: Nettoumsatz 120.000 €, Vorjahr 100.000 € ergibt „+20 %". Mit Umsatz je Kunde für März und Vorheriger Zeitraum steht der Februar daneben. Zeilen, die es nur im früheren Zeitraum gab — ein Kunde, der heuer nichts gekauft hat —, werden mit leeren aktuellen Werten angehängt. Kein Vergleich schaltet ihn wieder ab.

Bei einem festen Zeitraum mit nur einem Ende steht nur Vorjahr zur Wahl. Ohne Datumsfeld oder bei Gesamter Zeitraum gibt es den Knopf Vergleichen nicht.

Filtern und Sortieren

Report filtern

Zusätzlich zum Zeitraum schränkst du den Report über Filter in der Werkzeugleiste auf einen Teilbestand ein — etwa nur einen Kunden, nur unbezahlte Rechnungen oder nur eine Warengruppe. Das Panel Filter & Sortierung bietet im Reiter Filter zu jedem filterbaren Feld die passende Eingabe: Datumsfelder mit Kalender, Auswahllisten wie Bezahlstatus, Zahlenbereiche, Kunden-, Projekt-, Benutzer-, Länder- und Warengruppen-Auswahl sowie Textfelder. Mit Anwenden übernimmst du die Auswahl.

Die Zahl der aktiven Filter steht als Zähler am Knopf Filter. Unter der Werkzeugleiste erscheint jeder aktive Filter als eigener Eintrag, der sich einzeln wieder entfernen lässt — so siehst du jederzeit, warum der Report kleiner ist als erwartet. Beispiel: Rechnungsumsatz nach Kunde, im Filter Bezahlstatus auf die noch nicht bezahlten Werte eingeschränkt, zeigt, bei wem wie viel Umsatz noch offen ist.

Gespeicherte Filter

Wer dieselbe Filterkombination immer wieder braucht, speichert sie im Panel Filter & Sortierung über Filter speichern unter einem Namen. Oben im Panel wählst du sie später unter Gespeicherte Filter wieder aus oder löschst sie. Die gespeicherten Filter gelten je Datensatz — Filter für Rechnungsumsatz erscheinen nicht bei Kontakte, weil die Felder dort nicht existieren.

Ergebnis sortieren

Im selben Panel legt der Reiter Sortieren die Reihenfolge der Zeilen fest. Sortieren kannst du nach jedem angehakten Feld und jeder gewählten Kennzahl, auf- oder absteigend. Mehrere Sortierungen stehen unter Aktive Sortierungen und lassen sich am Griff in ihre Rangfolge ziehen. Beispiel: Nettoumsatz absteigend macht aus der Kundenliste eine Rangliste der besten Kunden. Die Vorlage „Top-Kunden" ist genau so gebaut und bringt zusätzlich ein eigenes Zeilenlimit von 20 mit, sodass nur die besten 20 Kunden erscheinen.

Ansichten

Tabelle

Der Reiter Tabelle zeigt eine Zeile je Gruppe, jedes Feld und jede Kennzahl als Spalte, Beträge und Zahlen deutsch formatiert (etwa 23.665,23). Lange Ergebnisse blättert die Tabelle seitenweise, darunter steht die Anzahl, etwa „128 Gruppen". Der Export enthält alle Zeilen bis zum Zeilenlimit, nicht nur die angezeigte Seite. Beispiel: Kunde, Monat, Nettoumsatz und Rechnungen — eine Detailliste, die du nach Excel übernehmen kannst.

Pivot

Eine Kreuztabelle beantwortet Fragen wie „Welcher Kunde hat in welchem Monat wie viel gekauft?" auf einen Blick. Der Reiter Pivot stellt zwei Felder gegenüber: eines links als Zeilen, eines oben als Spalten, die Kennzahlen in den Zellen, dazu Zeilen-, Spalten- und Gesamtsummen. Welche Felder das sind, wählst du im rechten Panel unter Pivot; flinkest schlägt die ersten beiden Gruppierungsfelder vor. Steht Spalten auf Keine, entsteht eine einfache Tabelle mit den Kennzahlen als Spalten. Beispiel: Kunden als Zeilen, Rechnungsdatum nach Monat als Spalten, Nettoumsatz in den Zellen — die Vorlage „Umsatz nach Kunde und Monat".

Die Pivot-Ansicht braucht mindestens ein Gruppierungsfeld. Hätte die Spaltenachse mehr als 200 verschiedene Werte, erscheint „Die Pivot-Tabelle hätte mehr als 200 Spalten. Bitte eine gröbere Zeitgruppierung oder eine Dimension mit weniger Werten für die Spalten wählen." — dann nimmst du etwa Monat statt Tag oder tauschst Zeilen und Spalten.

Diagramm

Entwicklungen über die Zeit erkennt man in einem Diagramm schneller als in einer Zahlenkolonne. Der Reiter Diagramm zeichnet eine Kennzahl über einem Feld als Balken, Linie, Kreis oder Ring (Auswahl oben im rechten Panel). Balken und Linie tragen die Werte über der X-Achse auf. Kreis und Ring zeigen eine Momentaufnahme: ein Stück je Wert der X-Achse. Weitere Kennzahlen gibt es dort nicht; eine gewählte Serie und Gestapelt bleiben im Panel stehen, wirken bei Kreis und Ring aber nicht. Beispiel: Umsatz je Monat als Balken oder Linie; der Anteil je Kunde am Jahresumsatz passt als Kreis. Das Diagramm lädt alle Gruppen auf einmal, ohne Blättern. Wie du es genauer einstellst, steht unter Diagramm einstellen.

Kennzahlen-Kacheln

Für den schnellen Überblick reicht oft die Gesamtsumme. Der Reiter Kennzahlen zeigt je gewählter Kennzahl eine Kachel mit dem Gesamtwert über den ganzen gefilterten Bestand. Ist ein Vergleich eingeschaltet, steht darunter der frühere Wert mit der Veränderung, etwa „Vorjahr: 100.000,00 € (+20,0 %)" — Zuwächse grün, Rückgänge rot. Beispiel: Nettoumsatz, Rechnungen und Offen (brutto) für dieses Jahr, jeweils gegen das Vorjahr.

Zeilenlimit erhöhen

Sehr feine Gruppierungen — etwa Artikel × Tag über ein ganzes Jahr — ergeben schnell Tausende Zeilen. Ein Report zeigt deshalb standardmäßig höchstens 1.000 Gruppen. Wird diese Grenze erreicht, erscheint über dem Ergebnis „Nur die ersten 1000 Gruppen werden gezeigt - Filter eingrenzen, gröberes Zeitraster wählen oder das Zeilenlimit erhöhen", daneben ein Auswahlfeld mit 1.000, 5.000 und 10.000. Die Summenzeile rechnet trotzdem über alle Daten. Oft ist ein gröberes Raster die bessere Lösung: Artikel × Monat statt Artikel × Tag passt meist in die Grenze. Manche Vorlagen setzen ein eigenes, kleineres Limit — „Top-Kunden" zum Beispiel 20.

Diagramm einstellen

X-Achse und Wert wählen

Im Diagramm-Reiter liegen die Einstellungen im rechten Panel unter Diagramm. X-Achse ist das Feld entlang der Unterkante (bei horizontalen Balken links) — ein Balken, Punkt oder Kreisstück je Wert. Wert ist die Kennzahl, die die Höhe bestimmt. Beispiel: X-Achse Rechnungsdatum nach Monat, Wert Nettoumsatz — jeder Balken ist ein Monat, ein höherer Balken bedeutet mehr Umsatz. Zur Auswahl stehen nur Felder, die unter Gruppieren nach angehakt sind, und nur Kennzahlen mit Zahlenwerten (ein Datum wie „spätestes Rechnungsdatum" lässt sich nicht zeichnen).

Mehrere Kennzahlen als Serie

Um zwei Kennzahlen im selben Diagramm zu vergleichen, brauchst du kein zusätzliches Gruppierungsfeld. Unter Weitere Kennzahlen als Serie hakst du die übrigen gewählten Kennzahlen an; jede wird eine eigene Balken- oder Linienreihe mit eigener Farbe und Legende. Beispiel: Nettoumsatz als Wert und Bruttoumsatz angehakt zeigt beide Umsätze je Monat nebeneinander. Das Feld Serie darunter verschwindet dabei, denn beides lässt sich nicht kombinieren. Bei Kreis und Ring gibt es diese Option nicht.

Balken und Linie mischen

Sobald eine weitere Kennzahl angehakt ist, erscheint darunter eine eigene Auswahl Balken / Linie nur für diese Reihe. So entsteht ein gemischtes Diagramm, in dem eine Kennzahl als Trendlinie über den Balken der anderen liegt. Beispiel: Nettoumsatz als Balken, Rechnungen als Linie — du siehst, ob mehr Umsatz aus mehr Rechnungen kommt oder aus größeren.

Eigene Achse

Liegen zwei Kennzahlen in ganz verschiedenen Größenordnungen, verschwindet die kleinere am Nullpunkt: 9 Monate mit 300 bis 700 Rechnungen neben 2 bis 7 Millionen Euro Umsatz wären eine flache Linie am Boden. Mit Eigene Achse unter der angehakten Kennzahl bekommt sie eine eigene Werteachse rechts, mit eigener Skala und Beschriftung. Beispiel: Links die Achse Nettoumsatz von 0 bis 7.000.000, rechts die Achse Rechnungen von 0 bis 800 — beide Verläufe sind gleich gut lesbar.

Nach einem zweiten Feld aufteilen

Statt nach Kennzahlen kannst du nach den Werten eines zweiten Felds aufteilen. Serie macht aus jedem Wert dieses Felds einen eigenen Balken bzw. eine eigene Linie neben der X-Achse. Beispiel: X-Achse Monat, Serie Kunde — eine Linie je Kunde mit seinem Monatsumsatz. Das Feld muss unter Gruppieren nach angehakt sein; mit Keine schaltest du die Aufteilung ab. Sobald eine weitere Kennzahl als Serie angehakt ist, gibt es Serie nicht.

Gestapelt und horizontal

Gestapelt (nur mit Serie oder weiteren Kennzahlen) stellt die Reihen übereinander statt nebeneinander: Die Gesamthöhe zeigt die Summe, jede Reihe ist ein farbiges Band darin. Beispiel: gestapelter Monatsumsatz je Kunde zeigt den Gesamtumsatz je Monat und darin den Anteil jedes Kunden. Horizontal (nur bei Balken) legt die Balken quer; das Diagramm wächst dabei mit der Zahl der Einträge. Beispiel: 40 Lieferadressen sind als waagrechte Balken lesbar, an der Unterkante gedrängt wären sie es nicht.

Drilldown aus dem Diagramm

Ein auffälliger Balken wirft sofort die Frage auf: Welche Belege stecken dahinter? Bei Datensätzen mit passender Liste führt ein Klick auf einen Balken, Punkt oder ein Kreisstück direkt in diese Liste, gefiltert auf genau diese Daten: der angeklickte Wert (bei Datumsfeldern der ganze Monat bzw. die Woche, das Quartal), eine eventuelle Serie, der Zeitraum und deine Report-Filter. Beispiel: Ein Klick auf den März-Balken von Rechnungsumsatz nach Kunde öffnet die Rechnungen, gefiltert auf diesen Kunden und März. Das funktioniert unter anderem bei Rechnungsumsatz und Offene Forderungen (Rechnungen), Kontakte (Kunden), Artikel, Shop-Bestellungen, Mahnungen, Wartungsverträge und Arbeitsberichte.

Kann die Liste nach einem der beteiligten Felder nicht filtern, springt flinkest nicht, sondern meldet „Die Liste kann nicht nach … filtern, daher können die Zeilen hinter diesem Element nicht angezeigt werden." (an der Stelle der Punkte steht das Feld) — sonst würde die Liste mehr zeigen, als hinter dem Balken steckt.

Spalten-Panel

Spalten-Panel ein- und ausklappen

Das Panel Spalten rechts hält die Einstellungen der aktuellen Ansicht: Pivot-Achsen, Diagramm-Optionen, Spaltenbeschriftungen, Anteil/Rang/kumuliert und berechnete Kennzahlen. Brauchst du den Platz für ein breites Ergebnis, klappst du es über den Knopf Eigenschaften ganz rechts in der Werkzeugleiste oder über den schmalen Griff am Panelrand (Spaltenpanel einklappen / Spaltenpanel ausklappen) weg; die Einstellungen bleiben erhalten. Dein Browser merkt sich, ob das Panel offen ist. Die einzelnen Abschnitte darin sind eingeklappt, solange sie leer sind, und öffnen sich von selbst, sobald sie etwas enthalten — ein geladener Report versteckt nie eine seiner Einstellungen.

Panelbreite verstellen

Lange Feldnamen links oder eine breite Tabelle in der Mitte brauchen unterschiedlich viel Platz. Zwischen linkem Bereich und Ergebnis sowie zwischen Ergebnis und Spalten-Panel liegt je ein Ziehgriff, mit dem du die Breiten verschiebst. Dein Browser merkt sich die Breiten auch über einen Neustart hinweg.

Eigene Spaltenbeschriftung

Die Feldnamen des Datensatzes passen nicht immer zur Sprache im Betrieb. Unter Spaltenbeschriftung trägst du für jede sichtbare Spalte eine Eigene Überschrift ein, etwa „Umsatz" statt „Nettoumsatz". Die Überschrift gilt in der Anzeige, im Export, in der geplanten Zustellung und im Dashboard; Vergleichsspalten behalten ihren Zusatz („Umsatz (Vorjahr)"). Welche Spalten hier aufgelistet sind, hängt von der Ansicht ab — im Diagramm etwa nur die Kennzahlen. Ein leeres Feld stellt die ursprüngliche Beschriftung wieder her.

Anteil, Rang und kumulierte Summe

„Welchen Anteil hat Kunde A am Gesamtumsatz?", „Auf welchem Platz liegt er?", „Wie viel machen die ersten zehn Kunden zusammen aus?" — dafür gibt es im Abschnitt Anteil, Rang, kumuliert je Kennzahl drei Kästchen:

• Anteil an Gesamt — Prozent der Gesamtsumme. Beispiel: 30.000 € von 120.000 € sind 25 %.
• Rang — der Platz in der aktuellen Sortierung.
• Kumuliert — die laufende Summe von oben nach unten. Beispiel: Die ersten drei Kunden mit 30.000, 20.000 und 10.000 € ergeben 30.000, 50.000 und 60.000 €.

Jede angehakte Option bringt eine zusätzliche Spalte. Weil eine laufende Summe die ganze Liste braucht, blättert die Tabelle nicht mehr, solange Kumuliert aktiv ist. In der Diagramm-Ansicht gibt es diesen Abschnitt nicht.

Berechnete Kennzahl anlegen

Kennzahlen wie „Durchschnittsumsatz je Rechnung" oder „Umsatz je aktivem Monat" gibt es nicht fertig — du baust sie im Abschnitt Berechnete Kennzahlen aus zwei Kennzahlen des Datensatzes zusammen:

1. Erste Kennzahl wählen, etwa Nettoumsatz.
2. Operator wählen: ÷, −, + oder ×.
3. Zweite Kennzahl wählen, etwa Rechnungen.
4. Unter Bezeichnung einen Namen eintippen, etwa „Ø Netto je Rechnung". Der graue Vorschlag im Feld ist nur ein Platzhalter — erst ein eingetippter Name gibt den Knopf frei.
5. Unter Format das Format wählen oder auf Automatisch lassen, dann Berechnete Kennzahl hinzufügen.

Beispiel: 120.000 € Nettoumsatz ÷ 48 Rechnungen = 2.500 € je Rechnung. Automatisch ergibt bei ÷ eine Dezimalzahl (2.500,00), bei den übrigen Operatoren das Format der ersten Kennzahl — für einen Eurobetrag wählst du bei der Division deshalb Währung. Die neue Kennzahl verhält sich wie jede andere: Sie erscheint in Tabelle, Sortierung und Diagramm, und die Summenzeile rechnet das Verhältnis der Gesamtwerte. Das Mülleimer-Symbol an der Karte entfernt sie wieder.

KI-Assistent

Report beschreiben lassen

Nicht jeder kennt die Feldnamen und Datensätze auswendig. Der KI-Assistent in der Werkzeugleiste übersetzt eine Frage in normaler Sprache in einen fertigen Report. Du tippst etwa „Zeig mir die Top 5 Kunden nach Umsatz dieses Jahr" und schickst mit Enter oder senden ab (Umschalt+Enter für eine neue Zeile). Der Assistent wählt den passenden Datensatz selbst, stellt Gruppierung, Kennzahlen, Filter, Sortierung und Ansicht ein und erklärt kurz, was er gebaut hat. Unter Erkannt zeigt er, welche Kunden, Artikel oder Projekte er aus deinen Namen herausgelesen hat. Ist etwas unklar, stellt er Rückfragen, die du im selben Fenster beantwortest.

Jede Antwort ersetzt den aktuellen Report — du verfeinerst also Schritt für Schritt: „nur Kunden aus Österreich", „als Balkendiagramm", „mit Vorjahr". Dabei geht immer der Report mit, der gerade am Bildschirm steht, auch wenn du ihn zwischendurch von Hand geändert hast. Prüfe das Ergebnis trotzdem kurz in Feldern und Filtern.

Schlägt eine Anfrage fehl, erscheint „Der KI-Assistent konnte daraus keinen Report bauen" — formuliere dann genauer. „Der KI-Assistent ist vorübergehend nicht verfügbar" heißt, dass der Dienst gerade nicht erreichbar ist; der übrige Builder funktioniert weiter.

Neu beginnen

Wechselst du im Chat das Thema, würden Reste des alten Reports (Gruppierung, Ansicht) in den neuen hineinwirken. Neu beginnen oben im Fenster leert deshalb den Chat und schickt bei der nächsten Frage den Report am Bildschirm nicht mit — der Assistent baut wirklich von vorn. Der sichtbare Report selbst bleibt dabei unverändert, bis die nächste Antwort kommt.

Assistenten-Fenster anordnen

Damit du Chat und Ergebnis gleichzeitig im Blick hast, schwebt das Fenster des KI-Assistenten über dem Builder. Du verschiebst es an der Kopfzeile, änderst Breite und Höhe am Rand und kannst es rechts andocken. Der Browser merkt sich Position und Größe. Das Kreuz schließt das Fenster; der Chat bleibt erhalten, bis du die Seite verlässt oder Neu beginnen wählst.

Speichern, Teilen, Ansehen und Bearbeiten

Report speichern

Eine gute Auswertung baust du nicht jedes Mal neu. Report speichern oben rechts öffnet den Dialog Report speichern mit Name (Pflicht, z. B. „Umsatz nach Kunde") und Beschreibung. Nach dem Speichern erscheint „Report gespeichert", und der Report öffnet in der Ansicht. Du findest ihn danach in der Berichte-Übersicht und kannst ihn als Kachel Gespeicherter Report auf die Startseite legen. Gespeichert wird alles: Datensatz, Felder, Kennzahlen, Filter, Sortierung, Zeitraum, Vergleich, Ansicht und alle Einstellungen im Spalten-Panel.

Den Knopf gibt es nur mit der Berechtigung, Reports zu bearbeiten. Solange noch kein Feld und keine Kennzahl gewählt ist, bleibt er gesperrt.

Geplante Zustellung

Wer jede Woche dieselbe Zahl braucht, soll nicht jede Woche exportieren müssen. Im Dialog Report speichern wählst du unter Geplante Zustellung Täglich, Wöchentlich (montags) oder Monatlich (am 1.). Dann trägst du unter Empfänger eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein (durch Komma getrennt) und wählst das Dateiformat: Excel (XLSX), CSV oder PDF. flinkest verschickt den Report ab dann am Morgen des jeweiligen Tages als Anhang. Ohne Empfänger lässt sich nicht speichern. Bei einem bereits zugestellten Report steht im Dialog, wann er Zuletzt gesendet wurde.

Der Report läuft dabei mit deinen Berechtigungen und deinem relativen Zeitraum. Beispiel: „Umsatz je Filiale", Zeitraum Letzter Monat, Monatlich (am 1.) als Excel an den Vertrieb — am 1. November kommt der Oktober, am 1. Dezember der November. Keine geplante Zustellung schaltet den Versand wieder ab.

Für alle in der Firma freigeben

Ein Report, den nur du siehst, hilft den Kollegen nicht. Mit dem Schalter Für alle in der Firma sichtbar im Dialog Report speichern erscheint er bei allen Benutzern in der Übersicht. Den Schalter gibt es nur mit der Berechtigung, Reports zu teilen. Teilen erweitert nie, was jemand sehen darf: Der Report läuft beim Betrachter immer mit dessen eigenen Berechtigungen. Fehlt ihm eine, steht über dem Report „Dieser Report kann nicht vollständig angezeigt werden – dir fehlt: …" mit dem Namen der fehlenden Berechtigung. Ändern und löschen können einen geteilten Report weiterhin nur du und Administratoren.

Gespeicherten Report ansehen

Ein gespeicherter Report öffnet sich als reine Datenansicht — aus der Übersicht, einem Link oder einer Startseiten-Kachel. Links gibt es dann keinen Feldbereich, keinen KI-Assistenten und kein Spalten-Panel; so ändert niemand beim bloßen Ansehen versehentlich die Definition. Zeitraum, Vergleichen, Filter, Exportieren und die vier Ansichts-Reiter bleiben nutzbar — du kannst also kurz auf „Letztes Jahr" umschalten oder das Diagramm statt der Tabelle ansehen, ohne etwas zu speichern. Oben rechts stehen Löschen und Bearbeiten, sofern du den Report ändern darfst.

Gespeicherten Report bearbeiten

Bearbeiten öffnet denselben Report wieder mit allen Bereichen. Oben rechts stehen jetzt Löschen, Abbrechen und Speichern. Du kannst gefahrlos ausprobieren, etwa testweise einen anderen Datensatz wählen — Abbrechen verwirft alles Ungespeicherte und kehrt zur Ansicht zurück. Speichern öffnet den Dialog Report speichern mit den bisherigen Werten. Bearbeiten dürfen nur der Ersteller und Administratoren, und nur mit der Berechtigung, Reports zu bearbeiten.

Report löschen

Nicht mehr benötigte Reports räumst du aus der Übersicht, indem du den Report öffnest und oben rechts Löschen wählst. Der Dialog Report löschen fragt „Diesen Report löschen?"; nach dem Bestätigen erscheint „Report gelöscht" und du landest in der Übersicht. Löschen dürfen nur der Ersteller und Administratoren mit der Berechtigung, Reports zu bearbeiten. Eine geplante Zustellung endet damit.

Aus einer Vorlage starten

Die häufigsten Fragen hat flinkest schon als Vorlage vorbereitet: „Umsatz nach Monat", „Top-Kunden", „Umsatz nach Kunde und Monat" und viele mehr. Du öffnest sie in der Berichte-Übersicht im Reiter Vorlagen. Die Vorlage kommt vollständig eingerichtet im Builder an, darüber steht „Das ist eine Report-Vorlage von flinkest. Anpassen und als eigenen Report speichern." — du änderst, was du brauchst, und speicherst sie unter eigenem Namen. Die Vorlage selbst bleibt unverändert. Vorlagen zu Datensätzen, die du nicht nutzen darfst, siehst du gar nicht.

Aus einer Liste heraus auswerten

Oft beginnt eine Auswertung in einer Liste: Du hast die Rechnungen schon auf einen Kunden gefiltert und willst jetzt den Umsatz je Monat sehen. Unten links im Paginator der Rechnungsliste, der Bestellungen und der Eingangsrechnungen sitzt dafür das Symbol Im Report-Builder auswerten. Es öffnet einen neuen Report mit dem passenden Datensatz, dem Datumsfeld nach Monat, der ersten Kennzahl und deinen Listenfiltern. Filter auf Felder, die der Datensatz nicht kennt, fallen dabei weg. Umgekehrt führt der Drilldown aus dem Diagramm vom Report zurück in die Liste.

Exportieren

Report exportieren

Für Präsentationen, die Steuerberatung oder die Weiterverarbeitung holst du das Ergebnis aus flinkest heraus: Exportieren öffnet den Dialog Report exportieren. Unter Dateiformat wählst du Excel (XLSX), PDF, CSV oder JSON, unter Inhalt, was in die Datei kommt:

• Excel und PDF: Tabelle, Pivot, Diagramm oder Kennzahlen. In Excel wird das Diagramm ein echtes Excel-Diagramm, das du weiter gestalten kannst; bei Pivot, Diagramm und Kennzahlen legt Excel die einzelnen Zeilen zusätzlich als zweites Blatt „Daten" an — die Grundlage für eine eigene Excel-Pivot-Tabelle. Im PDF erscheint das Diagramm als Bild.
• CSV: Tabelle oder Pivot.
• JSON: immer die Tabelle; das Feld Inhalt entfällt.

Vorausgewählt ist die Ansicht, die du gerade offen hast. Die Tabelle enthält alle Zeilen bis zum Zeilenlimit, nicht nur die angezeigte Seite, mit deinen eigenen Spaltenbeschriftungen. Beispiel: PDF mit dem Diagramm für die Monatsbesprechung, CSV für eine Weiterverarbeitung. Kann dein Browser das Diagramm für ein PDF nicht zeichnen, erscheint „Das Diagramm konnte für den Export nicht gezeichnet werden"; dann hilft ein Export als Excel.

Verwandte Seiten

• Berichte
• Umsatzbericht
• Rechnungen
• Bestellungen
• Eingangsrechnungen
• Startseite
• Module
• Rollen

Häufige Fragen

Warum fehlt ein Datensatz in der Auswahl? Du siehst nur Datensätze, für die du die nötigen Berechtigungen hast, und bei Datensätzen eines Moduls nur solange das Modul unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — das Fahrtenbuch etwa nur bei eingeschaltetem Modul Fahrzeuge. Fehlt dir eine Berechtigung, kann sie ein Administrator in deiner Rolle ergänzen.

Warum ist ein Feld ausgegraut und hat ein Schloss? Das Feld gehört zu Daten, die du nicht sehen darfst, etwa Kundenfelder ohne die Berechtigung, Kunden zu sehen. Es bleibt sichtbar, damit klar ist, dass es existiert, lässt sich aber nicht anhaken.

Warum zeigt mein Report „Keine Daten für diese Auswahl"? Für den gewählten Zeitraum und die gesetzten Filter gibt es keine Datensätze. Prüfe zuerst den Zeitraum in der Werkzeugleiste — voreingestellt ist Dieses Jahr — und dann die aktiven Filter unter der Werkzeugleiste, die sich dort einzeln entfernen lassen.

Wie bekomme ich jeden Monat automatisch die Zahlen des Vormonats? Zeitraum auf „Letzter Monat" stellen, Report speichern, im Dialog Geplante Zustellung auf Monatlich (am 1.) setzen, Empfänger und Dateiformat eintragen. Am 1. jedes Monats kommt der gerade abgeschlossene Monat per E-Mail.

Sieht ein Kollege in meinem geteilten Report mehr, als er darf? Nein. Ein geteilter Report läuft immer mit den Berechtigungen des Betrachters. Fehlt ihm eine, zeigt flinkest über dem Report, welche Berechtigung ihm fehlt.

Wo finde ich meine gespeicherten Reports wieder? In der Berichte-Übersicht. Dort stehen deine eigenen und alle für die Firma freigegebenen Reports. Ein Klick öffnet den Report als Datenansicht; zum Ändern wählst du oben rechts Bearbeiten.