Berichte

Die Seite Berichte ist der Einstieg in den Report-Generator von flinkest. Ein Report ist eine gespeicherte Auswertung: Du legst fest, welche Daten (etwa Rechnungsumsatz oder offene Forderungen) nach welchen Merkmalen zusammengefasst werden, und flinkest rechnet sie auf Knopfdruck neu. Die Seite hat zwei Reiter. Meine Reports zeigt die Auswertungen, die du oder deine Kollegen schon gebaut und gespeichert haben. Vorlagen zeigt fertige Auswertungen von flinkest, die du als Startpunkt nimmst, statt jede Frage selbst zusammenzuklicken. Die Seite siehst du nur mit der Berechtigung Berichte ansehen. Ohne sie landest du auf einer Seite, die dir den Zugriff verweigert. Im Standardmenü erreichst du sie über den Menüpunkt Report-Builder.

Kopfzeile: neue Auswertungen starten

Rechts oben liegen zwei Schaltflächen. Sie führen zu den beiden Wegen, eine Auswertung zu bekommen, die es noch nicht als gespeicherten Report gibt.

Neuen Report anlegen

Ist keine der Vorlagen nah genug an deiner Frage, beginnst du mit Neuer Report bei null. Die Schaltfläche öffnet den leeren Report-Builder. Dort wählst du zuerst den Datensatz, also die Datenquelle, zum Beispiel Rechnungen, Arbeitszeiten oder Lagerbestand. Danach legst du fest, wonach gruppiert wird, welche Kennzahlen berechnet werden und wie das Ergebnis angezeigt wird. Speicherst du den Report dort, steht er ab dann im Reiter Meine Reports.

Die Schaltfläche siehst du nur mit der Berechtigung Berichte bearbeiten, denn nur damit darfst du eigene Reports speichern. Ohne diese Berechtigung kannst du gespeicherte Reports und Vorlagen trotzdem öffnen und ansehen.

Zum Umsatzbericht springen

Umsatzbericht führt zum Umsatzbericht. Das ist eine eigene, fest aufgebaute Seite mit Kennzahlen, Diagrammen und Aufschlüsselung nach Kunde, Standort und Artikel. Brauchst du genau diese Umsatzsicht regelmäßig, ist sie der schnellste Weg. Willst du den Umsatz anders zuschneiden, zum Beispiel mit eigenen Filtern auf eine Kundengruppe, nimmst du stattdessen eine Umsatz-Vorlage im Reiter Vorlagen oder baust einen eigenen Report.

Meine Reports: gespeicherte Auswertungen

Der Reiter Meine Reports ist die Sammlung der Auswertungen, die in deinem Betrieb schon gebaut wurden. Du findest eine Auswertung wieder, ohne sie jedes Mal neu zusammenzustellen.

Gespeicherte Reports im Überblick

Die Liste zeigt jeden Report, den du sehen darfst: deine eigenen und alle, die ein Kollege firmenweit freigegeben hat. Die privaten Reports anderer Benutzer siehst du nicht. Administratoren sind die Ausnahme: Sie sehen hier alle gespeicherten Reports des Betriebs, auch die privaten. Die zuletzt geänderten Reports stehen oben. Die Spalten:

Spalte	Inhalt
Name	der Name des Reports, den der Ersteller beim Speichern vergeben hat
Datensatz	die Datenquelle, die der Report auswertet
Anzeige	wie das Ergebnis dargestellt wird: Tabelle, Diagramm, Pivot oder Kennzahlen
Sichtbarkeit	Privat (nur der Ersteller sieht ihn) oder Firmenweit (alle Benutzer mit Zugriff auf die Berichte sehen ihn)
Aktualisiert	wann der Report zuletzt gespeichert wurde

Die Spalte Sichtbarkeit zeigt, ob du einen Report allein nutzt oder ob andere sich darauf verlassen. Ein firmenweit freigegebener Report erspart es jedem Kollegen, dieselbe Auswertung noch einmal zu bauen. Ob ein Report privat oder firmenweit ist, legst du beim Speichern im Report-Builder fest. Firmenweit freigeben darf nur, wer die Berechtigung dazu hat. In schmalen Fenstern blendet die Liste einzelne Spalten aus, etwa Sichtbarkeit. Ein breiteres Fenster zeigt sie wieder.

Ist die Liste leer, steht dort „Noch keine gespeicherten Reports“ mit dem Hinweis „Eine Vorlage von flinkest öffnen oder einen neuen Report starten und speichern.“

Nur die eigenen Reports zeigen

Über der Liste liegt ein Schnellfilter mit Alle und Meine Reports. Er heißt genauso wie der Reiter, ist aber etwas anderes. Alle zeigt jeden Report, den du sehen darfst. Der Schnellfilter Meine Reports blendet die Reports aus, die andere Benutzer angelegt haben. Übrig bleiben nur die, die du selbst erstellt hast. Das hilft, wenn viele Kollegen Reports firmenweit freigeben und du deine eigenen zwischen fremden Auswertungen suchen müsstest.

Reports durchsuchen

Im Suchfeld Reports durchsuchen... tippst du einen Begriff ein. Die Liste zeigt dann sofort nur noch Reports, deren Name oder Beschreibung diesen Begriff enthält. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Suche und Schnellfilter wirken zusammen: Mit Meine Reports und dem Suchbegriff „Monat“ siehst du nur deine eigenen Reports, in deren Name oder Beschreibung „Monat“ vorkommt.

Gespeicherten Report öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Report im Report-Builder, und zwar zum Ansehen: Du siehst sofort das Ergebnis, zum Beispiel das Diagramm, ohne vorher etwas einzustellen. Gerade das macht einen gespeicherten Report aus. Die Auswertung, die du einmal gebaut hast, rufst du mit einem Klick auf dem aktuellen Datenstand wieder ab. Ändern kannst du den Report von dort aus nur mit der Berechtigung, Berichte zu bearbeiten, und nur wenn er dir gehört oder du Administrator bist.

Hinweis „Berechtigung fehlt“

Steht an einem Report der Hinweis Berechtigung fehlt, kannst du diesen Report nicht vollständig sehen. Dafür gibt es zwei Gründe:

• Dir fehlt eine Berechtigung für die Datenquelle oder für einzelne Felder, die der Report verwendet. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Kollege einen Report mit Kundendaten firmenweit freigibt und du selbst keine Kunden sehen darfst.
• Die Datenquelle gehört zu einem Modul, das unter Einstellungen → Module ausgeschaltet ist.

Der Report wird deshalb nicht versteckt, damit du weißt, dass es ihn gibt. Öffnest du ihn, nennt dir flinkest oben genau, was fehlt: „Dieser Report kann nicht vollständig angezeigt werden – dir fehlt: …“. Die fehlende Berechtigung vergibt ein Administrator über die Rollen oder direkt am Benutzer.

Vorlagen: fertige Auswertungen von flinkest

Viele Fragen stellt fast jeder Betrieb: Wie viel Umsatz pro Monat? Wer sind die besten Kunden? Welche Rechnungen sind wie lange offen? Wie viele Stunden liefen auf welches Projekt? Für solche Fragen bringt flinkest fertige Auswertungen mit, damit niemand sie selbst von Grund auf bauen muss.

Vorlagen durchsehen

Der Reiter Vorlagen listet diese Auswertungen, zum Beispiel „Umsatz nach Monat“, „Top-Kunden“, „Offene Forderungen nach Alter“ oder „Stunden nach Projekt“. Jede Zeile zeigt Name, Beschreibung, den Datensatz, auf dem die Vorlage beruht, und – in breiten Fenstern – die Anzeige. Das Symbol vor dem Namen zeigt die Darstellung (Tabelle, Diagramm, Pivot oder Kennzahlen) auch dann, wenn die Spalte ausgeblendet ist. Alle Vorlagen stehen auf einer Seite.

Du siehst nur die Vorlagen, die du auch wirklich nutzen kannst. Vorlagen, deren Daten du ohne passende Berechtigung nicht sehen dürftest oder deren Modul ausgeschaltet ist, fehlen in der Liste. Wie viele Vorlagen du siehst, hängt also von deinen Berechtigungen und von den eingeschalteten Modulen ab. Bleibt nichts übrig, erscheint „Für Ihre Berechtigungen sind keine Report-Vorlagen verfügbar“.

Vorlage als Startpunkt öffnen

Ein Klick auf eine Vorlage öffnet den Report-Builder. Datensatz, Gruppierung, Kennzahlen und Anzeige sind dort schon so eingestellt, wie die Vorlage es vorsieht. Oben steht der Hinweis „Das ist eine Report-Vorlage von flinkest. Anpassen und als eigenen Report speichern.“ Die Vorlage selbst bleibt unverändert. Du passt sie an, zum Beispiel mit einem Filter auf eine Kundengruppe, und speicherst das Ergebnis als eigenen Report. Der erscheint danach im Reiter Meine Reports.

Vorlagen haben kein festes Datum. Bei Vorlagen mit Datumsbezug wertet der Report-Builder zunächst das laufende Jahr aus; diesen Zeitraum kannst du dort ändern. Speichern kannst du eine angepasste Vorlage nur mit der Berechtigung Berichte bearbeiten. Ansehen und auswerten kannst du sie auch ohne.

Navigation

Zwischen den Reitern wechseln

Welcher Reiter offen ist, steht in der Adresse der Seite: #mine für Meine Reports, #templates für Vorlagen. Schickst du einem Kollegen den Link oder legst ihn als Lesezeichen an, öffnet sich derselbe Reiter wieder. Ohne Angabe oder mit einer unbekannten Angabe startet die Seite mit Meine Reports.

Zurück zur Übersicht

Aus dem Report-Builder und dem Umsatzbericht kommst du über den Eintrag Berichte in der Navigationsleiste oben zurück auf diese Übersicht. So wechselst du schnell zwischen einem geöffneten Report und der Liste aller Reports und Vorlagen.

Verwandte Seiten

• Report-Builder: einen Report bauen, ansehen, speichern und freigeben
• Umsatzbericht: die feste Umsatzauswertung mit Kennzahlen und Drilldown
• Startseite: gespeicherte Reports als Kachel
• Rollen: Berechtigungen für Berichte vergeben
• Module: Module ein- und ausschalten
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Report eines Kollegen nicht?

Die Seite Berichte zeigt dir nur deine eigenen Reports und die, die ein Kollege Firmenweit freigegeben hat. Hat dein Kollege seinen Report als Privat gespeichert, sieht ihn außer ihm nur ein Administrator. Er muss ihn im Report-Builder firmenweit freigeben. Dafür braucht er die Berechtigung zum Freigeben.

Warum fehlt bei mir die Schaltfläche „Neuer Report“?

Die Schaltfläche Neuer Report erscheint nur mit der Berechtigung, Berichte zu bearbeiten. Ohne sie kannst du gespeicherte Reports und Vorlagen öffnen und ansehen, aber nichts speichern. Die Berechtigung vergibt ein Administrator über die Rollen.

Was bedeutet „Berechtigung fehlt“ an einem Report?

Der Report verwendet Daten, die du nicht sehen darfst, oder seine Datenquelle gehört zu einem ausgeschalteten Modul. Öffne den Report: flinkest nennt dir oben, welche Berechtigung oder welches Modul fehlt.

Warum sehe ich weniger Vorlagen als mein Kollege?

Der Reiter Vorlagen zeigt nur Vorlagen, die du mit deinen Berechtigungen auch öffnen kannst, und nur für eingeschaltete Module. Wer weniger Berechtigungen hat, sieht entsprechend weniger Vorlagen.

Ändere ich die Vorlage, wenn ich sie anpasse?

Nein. Eine Vorlage von flinkest bleibt immer unverändert. Du bearbeitest eine Kopie im Report-Builder und speicherst sie als eigenen Report unter Meine Reports.