Schwellenwerte

Ein Schwellenwert ist eine Mindestmenge für einen Artikel in einem Lager. Sinkt der Bestand durch eine Buchung unter diese Menge — beim Ausliefern, beim Ausbuchen von Hand oder auf einem anderen Weg —, verschickt flinkest automatisch eine E-Mail an die Personen, die du hier hinterlegst. So bekommst du mit, dass nachbestellt werden muss, ohne täglich in die Bestandsliste zu sehen. Die Seite erreichst du in den Details eines Lagers über die Schaltfläche Schwellenwerte oben rechts, neben Lagerübersicht; sie zeigt die Schwellenwerte genau dieses Lagers.

Die Schwellenwertliste

Schwellenwerte eines Lagers ansehen

Oben steht der Titel Schwellenwerte, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Lager bearbeiten darf; ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Die Liste zeigt ausnahmslos die Schwellenwerte des Lagers, aus dessen Lagerdetails du hierhergekommen bist — ein Schwellenwert eines anderen Lagers erscheint hier nie, auch wenn er denselben Artikel betrifft. Für denselben Artikel in mehreren Lagern brauchst du also entsprechend mehrere Einträge, je einen pro Lager.

Jede Zeile ist ein Schwellenwert mit diesen Spalten:

Spalte	Inhalt
Artikel	der Artikel, dessen Bestand überwacht wird — bei mehreren Schwellenwerten desselben Lagers die eigentlich unterscheidende Angabe
Email an	wer benachrichtigt wird, wenn die Menge unterschritten wird
Lieferant	der Standardlieferant des Artikels — so siehst du direkt, bei wem du nachbestellst; bei schmalem Fenster blendet flinkest die Spalte aus; wurde die Spaltenauswahl dieser Liste schon über das Zahnrad angepasst, wählst du sie dort zu
Menge	die Mindestmenge — sinkt der Bestand darunter, wird gemeldet

Deaktivierte Empfänger. Ist ein hinterlegter Empfänger inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen in der Spalte Email an zusätzlich die Markierung Inaktiv — an ihn geht die Meldung dann nicht mehr, die übrigen Empfänger bekommen sie trotzdem. Ein gelöschter Empfänger erscheint dagegen ganz ohne Namen in der Spalte.

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach; danach ist nur die Regel weg, der Bestand selbst bleibt unberührt.

Sortierung

Ein Klick auf die Kopfzeile Menge sortiert danach; ein Pfeil neben dem Titel zeigt die Richtung, ein weiterer Klick dreht sie um. Nach Artikel und Lieferant lässt sich nicht sortieren, weil diese Spalten über die Verknüpfung zum Artikel befüllt werden, nach Email an nicht, weil sie keinem einzelnen Feld entspricht. Deine eigene Sortierung gilt nur für dich, bleibt in diesem Browser gespeichert und schlägt jede mandantenweite Vorgabe. Hast du selbst noch nicht sortiert, greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, falls jemand mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst erscheinen die Einträge in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden.

Spalten konfigurieren und Liste exportieren

Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Das Zahnrad öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Spalten zu- und abwählen, Reihenfolge per Ziehen ändern, eine Standardsortierung für alle festlegen, auf Standard zurücksetzen. Die Auswahl gilt für diese Liste und für den ganzen Mandanten, nicht je Benutzer — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Einstellung sofort von selbst — du musst dafür die Seite nicht neu laden. Über das Download-Symbol exportierst du die Liste als Excel, CSV, PDF oder JSON, wahlweise nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze dieses Lagers.

Schwellenwerte hängen am Artikel. Wird ein Artikel über einen Import ersetzt, verschwinden seine Schwellenwerte mit ihm, ohne Rückfrage oder Hinweis im Import-Ergebnis. Nach einem größeren Artikel-Import lohnt sich deshalb ein Blick in diese Liste.

Schwellenwert anlegen und bearbeiten

Neuen Schwellenwert anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Der Dialog Schwellenwert hinzufügen hat zwei Abschnitte.

Unter Allgemein wählst du:

• Artikel — für welchen Artikel die Regel gilt (Pflicht). Die Auswahl ist nicht auf Artikel eingeschränkt, die überhaupt Bestand führen — wähle bewusst einen Artikel mit Lagerführung, sonst kann der Schwellenwert nie auslösen.
• Menge — die Mindestmenge (Pflicht). Liegt der Bestand beim Anlegen schon darunter, kommt zunächst keine Mail — gemeldet wird erst, wenn der Bestand wieder auf oder über die Menge gestiegen ist und ein späterer Abgang ihn darunter drückt (siehe Gemeldet wird nur das Unterschreiten).
• Lager — für welches Lager sie gilt (Pflicht), vorbelegt mit dem Lager, aus dem du den Dialog geöffnet hast, aber frei änderbar.

Unter Aktionen legst du fest, was passieren soll:

• Aktion wählen — was ausgelöst wird (Pflicht; aktuell ist ausschließlich „E-Mail" wählbar).
• Empfänger — erscheint, sobald die Aktion „E-Mail" ist: die Benutzer, die benachrichtigt werden.

Speichern legt die Regel an, Abbrechen verwirft sie. Ein Schwellenwert gilt immer für genau eine Kombination aus Artikel und Lager — für denselben Artikel in mehreren Lagern brauchst du entsprechend mehrere Einträge. Mehrere Schwellenwerte für dieselbe Kombination aus Artikel und Lager sind ebenfalls erlaubt, zum Beispiel eine frühe Vorwarnung an den Lagerleiter bei einer höheren Menge und eine kritische Meldung an die Geschäftsführung bei einer niedrigeren.

Empfänger auswählen

Im Feld Empfänger wählst du aus einer Baumliste die Benutzer aus, die künftig benachrichtigt werden sollen — angeboten werden dabei nur aktive Benutzerkonten. Das Feld ist optional: Ein Schwellenwert lässt sich auch ganz ohne Empfänger speichern. Wird er später ausgelöst, passiert dann schlicht nichts — keine Mail geht raus, die auslösende Buchung (etwa das Finalisieren eines Lieferscheins) wird davon aber nicht beeinträchtigt. Trage also mindestens einen Empfänger ein, sonst verpufft der Alarm wirkungslos.

Schwellenwert bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich dasselbe Formular wie beim Anlegen, jetzt mit dem Titel Schwellenwert bearbeiten und vorbefüllt mit den aktuellen Werten. Änderst du dabei das Lager, verschwindet der Schwellenwert nach dem Speichern sofort aus der aktuell angezeigten (auf das ursprüngliche Lager begrenzten) Liste, weil er jetzt zu einem anderen Lager gehört.

Schwellenwert löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Ein gelöschter Schwellenwert lässt sich nicht wiederherstellen; der Bestand des betroffenen Artikels bleibt davon unberührt.

Wann und wie die Meldung ausgelöst wird

Welche Buchungen die Meldung auslösen

Geprüft wird bei jeder Buchung, die den Bestand des Artikels in diesem Lager senkt — gleich, woher sie kommt:

• das Finalisieren eines Lieferscheins,
• die Kommissionierung einer Bestellung (bei eingeschaltetem Modul Shop),
• ein von Hand erfasster Abgang, etwa über Lagerbewegungen oder im Reiter Lager der Artikeldetails — auch eine Umlagerung in ein anderes Lager, denn der Bestand dieses Lagers sinkt dabei,
• die Korrektur einer Lagerbewegung und das Zurückbuchen eines Zugangs,
• die Abgänge der Bestandteile einer Bundle-Buchung.

Zugänge — ein Wareneingang, das Stornieren eines Lieferscheins, das Zurückbuchen eines Abgangs — lösen nie eine Meldung aus. Eine wiederkehrende Hintergrundprüfung gibt es nicht: Ohne Buchung meldet sich nichts.

Gemeldet wird nur das Unterschreiten

Eine Mail geht raus, wenn der Bestand vor der Buchung auf oder über der Menge lag und danach darunter. Ein Bestand genau auf der Menge gilt noch nicht als unterschritten. Gerechnet wird mit dem gesamten Bestand des Artikels in diesem Lager über alle Chargen, nicht mit einer einzelnen Charge. Liegt der Bestand schon darunter, bleiben weitere Abgänge still — du bekommst also nicht bei jeder Entnahme eine neue Mail. Ausnahme: Korrigierst du einen Abgang, bucht flinkest zuerst die Gegenbuchung; hebt sie den Bestand auf oder über die Menge und drückt die neue Buchung ihn wieder darunter, kommt erneut eine Mail. Sonst gilt: Erst wenn Zugänge den Bestand wieder auf oder über die Menge gehoben haben, meldet das nächste Unterschreiten erneut.

Hast du für dieselbe Kombination aus Artikel und Lager mehrere Schwellenwerte mit unterschiedlichen Mengen, meldet jeder für sich, sobald der Bestand unter seine Menge fällt. Ein großer Abgang, der den Bestand auf einmal unter beide Mengen drückt, löst beide aus.

Versand nach dem Speichern der Buchung

Die Mail wird erst verschickt, wenn die Buchung endgültig gespeichert ist. Scheitert die Buchung — etwa weil beim Finalisieren eines Lieferscheins eine andere Position nicht gebucht werden kann —, geht keine Mail raus. Umgekehrt macht ein fehlgeschlagener Versand die Buchung nicht rückgängig: Der Lieferschein bleibt finalisiert, die Lagerbewegung gebucht.

Was in der Mail steht

Betreff und Text nennen Artikel und Lager, für die der Schwellenwert erreicht wurde. Sie geht an jeden hinterlegten Empfänger einzeln.

Empfänger, die keine Mail mehr bekommen

Die Empfänger werden unabhängig voneinander abgearbeitet: Ist ein hinterlegter Benutzer deaktiviert oder sein Konto inzwischen gelöscht, wird nur dieser eine Empfänger übersprungen — alle anderen bekommen ihre Mail wie gewohnt. Einen deaktivierten Empfänger erkennst du bereits vorab in der Liste dieser Seite an der Markierung Inaktiv neben seinem Namen; ein gelöschter Empfänger zeigt dort gar keinen Namen mehr.

Verwandte Seiten

• Lager
• Lagerdetails
• Lagerbewegungen
• Lagerübersicht
• Artikel
• Lieferscheine
• Kommissionierung

Häufige Fragen

Warum kommt keine Mail, obwohl der Bestand unter der Menge liegt? Gemeldet wird nur der Moment, in dem eine Buchung den Bestand von auf oder über der Menge darunter drückt. Lag der Bestand schon darunter — etwa weil du den Schwellenwert erst angelegt hast, als der Bestand bereits zu niedrig war, oder weil das Unterschreiten schon gemeldet wurde —, bleiben weitere Abgänge still. Erst wenn Zugänge den Bestand wieder auf oder über die Menge gebracht haben, meldet der nächste Abgang darunter erneut. Prüfe außerdem, ob unter Empfänger jemand eingetragen und nicht als Inaktiv markiert ist.

Gilt ein Schwellenwert für alle Lager? Nein. Ein Eintrag gilt für genau einen Artikel in genau einem Lager. Soll derselbe Artikel in mehreren Lagern überwacht werden, legst du je Lager einen eigenen Schwellenwert an.

Wer bekommt die Benachrichtigung? Die Benutzer, die du im Dialog unter Empfänger ausgewählt hast — nicht automatisch alle Benutzer und nicht der Lieferant. Das Feld erscheint nur, wenn als Aktion „E-Mail" gewählt ist, und ist optional: Ohne Empfänger löst der Schwellenwert nie eine Mail aus. Ist ein Empfänger inzwischen deaktiviert, erkennst du das in der Liste an der Markierung Inaktiv neben seinem Namen — an ihn geht die Mail dann nicht mehr, die übrigen Empfänger bekommen sie weiterhin.

Bekomme ich bei jedem Abgang erneut eine Mail? Nein. Die Mail kommt einmal, wenn der Bestand unter die Menge fällt. Weitere Lieferscheine oder Abgänge, solange der Bestand darunter bleibt, lösen keine zweite Mail aus. Ausnahme: Korrigierst du einen Abgang, bucht flinkest zuerst die Gegenbuchung; hebt sie den Bestand auf oder über die Menge und drückt die neue Buchung ihn wieder darunter, kommt erneut eine Mail. Sonst gilt: Erst nachdem der Bestand wieder auf oder über die Menge aufgefüllt wurde, meldet das nächste Unterschreiten erneut.

Meine Schwellenwerte sind nach einem Artikel-Import verschwunden. Werden Artikel über einen Import ersetzt, entfernt flinkest die daran hängenden Schwellenwerte mit. Prüfe diese Liste nach einem größeren Import und lege die Regeln neu an.