Schwellenwerte

Ein Schwellenwert ist eine Mindestmenge für einen Artikel in einem Lager. Fällt der Bestand beim Ausliefern unter diese Menge, verschickt flinkest automatisch eine E-Mail an die Personen, die du hier hinterlegst. So bekommst du mit, dass nachbestellt werden muss, ohne täglich in die Bestandsliste zu sehen. Die Seite erreichst du aus den Details eines Lagers und zeigt die Schwellenwerte genau dieses Lagers.

Die Schwellenwertliste

Schwellenwerte eines Lagers ansehen

Oben steht der Titel Schwellenwerte, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Lager bearbeiten darf; ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Die Liste zeigt ausnahmslos die Schwellenwerte des Lagers, aus dessen Lagerdetails du hierhergekommen bist — ein Schwellenwert eines anderen Lagers erscheint hier nie, auch wenn er denselben Artikel betrifft. Für denselben Artikel in mehreren Lagern brauchst du also entsprechend mehrere Einträge, je einen pro Lager.

Jede Zeile ist ein Schwellenwert mit diesen Spalten:

Spalte	Inhalt
Lager	das Lager, für das die Regel gilt
Email an	wer benachrichtigt wird, wenn die Menge unterschritten wird
Menge	die Mindestmenge, ab deren Unterschreitung gemeldet wird

Deaktivierte Empfänger. Ist ein hinterlegter Empfänger inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen in der Spalte Email an zusätzlich die Markierung Inaktiv — an ihn geht die Meldung dann nicht mehr, die übrigen Empfänger bekommen sie trotzdem. Ein gelöschter Empfänger erscheint dagegen ganz ohne Namen in der Spalte.

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach; danach ist nur die Regel weg, der Bestand selbst bleibt unberührt.

Sortierung

Ein Klick auf die Kopfzeile Menge sortiert danach; ein Pfeil neben dem Titel zeigt die Richtung, ein weiterer Klick dreht sie um. Nach Lager lässt sich nicht sortieren, weil die Spalte über die Verknüpfung zum Lager befüllt wird, nach Email an nicht, weil sie keinem einzelnen Feld entspricht. Deine eigene Sortierung gilt nur für dich, bleibt in diesem Browser gespeichert und schlägt jede mandantenweite Vorgabe. Hast du selbst noch nicht sortiert, greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, falls jemand mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst erscheinen die Einträge in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden.

Spalten konfigurieren und Liste exportieren

Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Das Zahnrad öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Spalten zu- und abwählen — etwa den Artikel, der standardmäßig nicht in der Liste steht, aber bei mehreren Schwellenwerten desselben Lagers die eigentlich unterscheidende Angabe ist —, Reihenfolge per Ziehen ändern, eine Standardsortierung für alle festlegen, auf Standard zurücksetzen. Die Auswahl gilt für diese Liste und für den ganzen Mandanten, nicht je Benutzer — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Einstellung sofort von selbst — du musst dafür die Seite nicht neu laden. Über das Download-Symbol exportierst du die Liste als Excel, CSV, PDF oder JSON, wahlweise nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze dieses Lagers.

Schwellenwerte hängen am Artikel. Wird ein Artikel über einen Import ersetzt, verschwinden seine Schwellenwerte mit ihm, ohne Rückfrage oder Hinweis im Import-Ergebnis. Nach einem größeren Artikel-Import lohnt sich deshalb ein Blick in diese Liste.

Schwellenwert anlegen und bearbeiten

Neuen Schwellenwert anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Der Dialog Schwellenwert hinzufügen hat zwei Abschnitte.

Unter Allgemein wählst du:

• Artikel — für welchen Artikel die Regel gilt (Pflicht). Die Auswahl ist nicht auf Artikel eingeschränkt, die überhaupt Bestand führen — wähle bewusst einen Artikel mit Lagerführung, sonst kann der Schwellenwert nie auslösen.
• Menge — die Mindestmenge (Pflicht).
• Lager — für welches Lager sie gilt (Pflicht), vorbelegt mit dem Lager, aus dem du den Dialog geöffnet hast, aber frei änderbar.

Unter Aktionen legst du fest, was passieren soll:

• Aktion wählen — was ausgelöst wird (Pflicht; aktuell ist ausschließlich „E-Mail" wählbar).
• Empfänger — erscheint, sobald die Aktion „E-Mail" ist: die Benutzer, die benachrichtigt werden.

Speichern legt die Regel an, Abbrechen verwirft sie. Ein Schwellenwert gilt immer für genau eine Kombination aus Artikel und Lager — für denselben Artikel in mehreren Lagern brauchst du entsprechend mehrere Einträge. Mehrere Schwellenwerte für dieselbe Kombination aus Artikel und Lager sind ebenfalls erlaubt, zum Beispiel eine frühe Vorwarnung an den Lagerleiter bei einer höheren Menge und eine kritische Meldung an die Geschäftsführung bei einer niedrigeren.

Empfänger auswählen

Im Feld Empfänger wählst du aus einer Baumliste die Benutzer aus, die künftig benachrichtigt werden sollen — angeboten werden dabei nur aktive Benutzerkonten. Das Feld ist optional: Ein Schwellenwert lässt sich auch ganz ohne Empfänger speichern. Wird er später ausgelöst, passiert dann schlicht nichts — keine Mail geht raus, das Finalisieren des auslösenden Lieferscheins wird davon aber nicht beeinträchtigt. Trage also mindestens einen Empfänger ein, sonst verpufft der Alarm wirkungslos.

Schwellenwert bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — derselbe Dialog wie beim Anlegen öffnet sich, vorbefüllt mit den aktuellen Werten. Änderst du dabei das Lager, verschwindet der Schwellenwert nach dem Speichern sofort aus der aktuell angezeigten (auf das ursprüngliche Lager begrenzten) Liste, weil er jetzt zu einem anderen Lager gehört.

Schwellenwert löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Ein gelöschter Schwellenwert lässt sich nicht wiederherstellen; der Bestand des betroffenen Artikels bleibt davon unberührt.

Wann und wie die Meldung ausgelöst wird

Auslöser ist ausschließlich das Finalisieren eines Lieferscheins

Nicht laufend, sondern genau beim Finalisieren eines Lieferscheins. flinkest rechnet dabei je Position aus, wie viel nach der Ausbuchung noch im betroffenen Lager liegt, und vergleicht diesen Wert mit den Schwellenwerten für genau diese Kombination aus Artikel und Lager. Liegt er darunter, geht die Mail raus. Andere Wege, auf denen Bestand abgeht — eine manuelle Bestandskorrektur, eine Kommissionierung ohne Lieferscheinfinalisierung —, lösen keine Meldung aus. Es gibt auch keine wiederkehrende Hintergrundprüfung: Bewegt sich nichts über einen Lieferschein, meldet sich nichts, selbst wenn der Bestand längst zu niedrig ist.

Gemeldet wird bei jedem Unterschreiten

Es gibt keine Sperre, die eine zweite Meldung für eine Weile unterdrückt: Bleibt der Bestand unter der Menge, meldet jeder weitere Lieferschein mit diesem Artikel erneut. Setze die Menge deshalb bewusst — ein zu hoher Wert bei einem viel bewegten Artikel erzeugt viele Mails.

Was in der Mail steht

Betreff und Text nennen Artikel und Lager, für die der Schwellenwert erreicht wurde. Sie geht an jeden hinterlegten Empfänger einzeln.

Empfänger, die keine Mail mehr bekommen

Die Empfänger werden unabhängig voneinander abgearbeitet: Ist ein hinterlegter Benutzer deaktiviert oder sein Konto inzwischen gelöscht, wird nur dieser eine Empfänger übersprungen — alle anderen bekommen ihre Mail wie gewohnt. Einen deaktivierten Empfänger erkennst du bereits vorab in der Liste dieser Seite an der Markierung Inaktiv neben seinem Namen; ein gelöschter Empfänger zeigt dort gar keinen Namen mehr.

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Häufige Fragen

Warum kommt keine Mail, obwohl der Bestand unter der Menge liegt? Geprüft wird ausschließlich beim Finalisieren eines Lieferscheins, und nur für die Artikel und Lager, die auf diesem Lieferschein stehen. Ist der Bestand über einen anderen Weg gesunken — etwa über eine Bestandskorrektur —, hat nichts die Prüfung ausgelöst. Der nächste Lieferschein mit diesem Artikel meldet dann nach.

Gilt ein Schwellenwert für alle Lager? Nein. Ein Eintrag gilt für genau einen Artikel in genau einem Lager. Soll derselbe Artikel in mehreren Lagern überwacht werden, legst du je Lager einen eigenen Schwellenwert an.

Wer bekommt die Benachrichtigung? Die Benutzer, die du im Dialog unter Empfänger ausgewählt hast — nicht automatisch alle Benutzer und nicht der Lieferant. Das Feld erscheint nur, wenn als Aktion „E-Mail" gewählt ist, und ist optional: Ohne Empfänger löst der Schwellenwert nie eine Mail aus. Ist ein Empfänger inzwischen deaktiviert, erkennst du das in der Liste an der Markierung Inaktiv neben seinem Namen — an ihn geht die Mail dann nicht mehr, die übrigen Empfänger bekommen sie weiterhin.

Bekomme ich bei jedem Lieferschein erneut eine Mail? Ja, solange der Bestand unter der eingestellten Menge bleibt. Es gibt keine Wartezeit zwischen zwei Meldungen. Bei viel bewegten Artikeln lohnt es sich, die Menge niedriger anzusetzen oder den Bestand zügig aufzufüllen.

Meine Schwellenwerte sind nach einem Artikel-Import verschwunden. Werden Artikel über einen Import ersetzt, entfernt flinkest die daran hängenden Schwellenwerte mit. Prüfe diese Liste nach einem größeren Import und lege die Regeln neu an.