Abwesenheitsarten

Eine Abwesenheitsart ist das, was deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Abwesenheiten beantragen — Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich und so weiter. Auf dieser Seite legst du fest, welche Arten es im Betrieb gibt und wie jede davon behandelt wird: wer einen Antrag genehmigt, welche Regeln beim Beantragen gelten und was ein genehmigter Antrag bewirkt — etwa, ob er vom Urlaubskonto abgeht oder im Zeitkonto als Arbeitszeit zählt. Beantragt und genehmigt wird nicht hier, sondern unter Abwesenheiten und Abwesenheiten verwalten; diese Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen.

Zugriff

Nur mit Administratorrolle und Urlaubsverwaltung

Eine Abwesenheitsart wirkt auf Genehmigung, Urlaubskonten und Zeitkonto aller Mitarbeiter — deshalb ist die Seite wie der übrige Einstellungsbereich der Administratorrolle vorbehalten und verlangt zusätzlich die Berechtigung, Urlaube zu verwalten. Fehlt eines von beiden, landet ein direkter Aufruf auf der Seite „Nicht erlaubt.". Jedes Administrator-Konto hat die Berechtigung standardmäßig; vergeben wird sie über die Rollen. Lesen darf die Abwesenheitsarten dagegen jeder angemeldete Benutzer — sonst könnte niemand einen Antrag stellen.

Die Seite hängt an keinem Modul: Abwesenheiten gibt es unabhängig davon, ob das Modul Zeiterfassung eingeschaltet ist.

Abwesenheitsarten im Menü und in der Suche finden

Im Einstellungsmenü steht Abwesenheitsarten als eigener Eintrag (bei eingeschaltetem Modul Zeiterfassung direkt unter „Zeiterfassung"). Die Suche über dem Einstellungsmenü findet die Seite auch über Begriffe wie „Urlaub", „Krankenstand" oder „Abwesenheit". Ohne die Berechtigung, Urlaube zu verwalten, fehlt der Eintrag in Menü und Suche.

Liste

Alle Abwesenheitsarten auf einen Blick

Die Liste zeigt alle Abwesenheitsarten des Betriebs — aktive und deaktivierte —, sortiert nach ihrer Reihenfolge. Jede Zeile enthält einen Farbpunkt (die Farbe der Art im Abwesenheitskalender), den Namen, den Code, die Genehmigung, unter Regeln die Kennzeichen „Urlaubskonto", „Zählt als Arbeitszeit" und „Für Kollegen nicht sichtbar", soweit sie zutreffen, und den Status „Aktiv" oder „Inaktiv". Deaktivierte Arten bleiben bewusst in der Liste: Nur hier lassen sie sich wieder aktivieren. Auf schmaleren Fenstern blendet flinkest zuerst den Code, dann die Regeln aus. Ein Klick auf den Namen öffnet die Art zum Bearbeiten; das Menü am rechten Zeilenrand bietet Bearbeiten und Löschen.

Liste bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes eine Abwesenheitsart — legt sie an, bearbeitet oder löscht sie —, lädt sich die Liste von selbst nach, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Anlegen und Bearbeiten

Neue Abwesenheitsart anlegen

Oben rechts öffnet Neu den Dialog Abwesenheitsart anlegen.

Er startet mit diesen Vorgaben: aktiv, Genehmigung durch Vorgesetzte, Teiltage erlaubt, für Kollegen sichtbar; die Reihenfolge stellt die neue Art ans Ende. Eine bestehende Art öffnest du mit einem Klick auf ihren Namen — derselbe Dialog heißt dann Abwesenheitsart bearbeiten. Unter jeder Option steht im Dialog ein kurzer Satz, was sie bewirkt.

Name, Code, Farbe und Reihenfolge

Name, Code und Farbe sind Pflicht. Der Name steht in der Auswahl eines neuen Antrags und in allen Listen. Der Code ist ein Kurzzeichen (höchstens 10 Zeichen), das neben den Anträgen angezeigt wird; er muss je Art eindeutig sein — ein bereits vergebener Code wird beim Speichern direkt am Feld gemeldet. Die Farbe wählst du über den Farbwähler; sie färbt die Art im Abwesenheitskalender und in den Antragslisten. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Folge die Arten bei einem neuen Antrag zur Auswahl stehen — die niedrigste Zahl zuerst.

Feste Codes UT und KR

Zwei Codes haben eine feste Bedeutung: UT (Urlaub) ist bei einem neuen Antrag vorausgewählt, und fehlt einem Mitarbeiter für das Jahr noch das Urlaubskonto, legt sein erster Antrag es mit den Standard-Urlaubstagen aus den Allgemeinen Einstellungen an (bei anderen Arten mit Urlaubskonto mit 0 Tagen). Ein KR (Krankenstand) kann nicht storniert werden — weder beantragt noch genehmigt. Damit dieses Verhalten nicht still verloren geht, ist der Code dieser beiden Arten im Dialog gesperrt; der Hinweis unter dem Feld nennt den Grund. Alles andere an diesen Arten — Name, Farbe, Regeln — lässt sich ändern.

Fehlermeldung „Dieser Code hat eine feste Bedeutung und kann nicht geändert werden." Sie erscheint, wenn der Code einer dieser beiden Arten trotzdem geändert werden soll, etwa über die Schnittstelle.

Genehmigung festlegen

Unter Genehmigung wählst du, wie ein Antrag dieser Art entschieden wird. Unter der Auswahl steht, was die gewählte Variante bewirkt:

• Genehmigung durch Vorgesetzte — der Antrag bleibt offen, bis ein Administrator, ein Benutzer mit dem Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten, oder die Leitung der Abteilung mit dem Recht, Abwesenheiten der Abteilung zu genehmigen, ihn genehmigt. Die Antragstellerin genehmigt ihn nicht selbst, es sei denn, sie ist Administratorin oder darf alle Abwesenheiten bearbeiten.
• Eigenverantwortlich — der Antrag bleibt offen; wer das Recht hat, eigene Abwesenheiten zu genehmigen, darf ihn selbst genehmigen.
• Keine Genehmigung — der Antrag ist mit dem Absenden genehmigt. Ausnahme: Würde er das Urlaubskonto überschreiten, bleibt er offen und wartet auf eine Genehmigung, bei der die Überschreitung bestätigt wird.

Arten, die aus der Erstbefüllung die Einstellung Nur Administrator tragen (etwa Karenz), zeigen diese Wahl weiter an. Sie wirkt genau wie die Genehmigung durch Vorgesetzte. Für neue Arten wird sie nicht angeboten.

Mit Begründung bei Ablehnung erforderlich lässt sich ein Antrag dieser Art nur ablehnen, wenn dabei eine Begründung angegeben wird. Wo genehmigt und abgelehnt wird, beschreibt Abwesenheiten verwalten.

Antragsregeln

Diese Regeln prüft flinkest, wenn ein Antrag gestellt oder sein Zeitraum, seine Dauer oder seine Art geändert wird — ein reines Genehmigen oder Stornieren prüft sie nicht noch einmal:

• Teiltage erlaubt — ausgeschaltet können nur ganze Tage beantragt werden; ein Viertel-, halber oder Dreivierteltag wird abgelehnt.
• Anträge an arbeitsfreien Tagen erlaubt — ausgeschaltet darf ein Antrag nicht an einem Tag beginnen, der im Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters kein Arbeitstag ist.
• Mindestvorlauf (Tage) — ein Antrag muss mindestens so viele Tage nach heute beginnen, bei 1 also frühestens morgen; 0 heißt kein Mindestvorlauf.
• Kommentar beim Antrag erforderlich — ein Antrag ohne Kommentar wird abgelehnt.
• Stellvertretung erforderlich — das Antragsformular fragt nach einer Stellvertretung, ein Antrag ohne wird abgelehnt.

Am Zeiterfassungsterminal gibt es weder ein Kommentarfeld noch eine Auswahl der Stellvertretung. Arten mit Kommentar- oder Stellvertretungspflicht bietet das Terminal deshalb gar nicht erst an.

Wirkung: Urlaubskonto, Arbeitszeit, Sichtbarkeit

Drei Optionen entscheiden, was ein Antrag dieser Art bewirkt:

• Urlaubskonto — Mitarbeiter bekommen für diese Art ein jährliches Tageskonto, gepflegt in den Benutzerdetails. Genehmigte und offene Anträge gehen davon ab; ein Antrag, der das Konto überschreiten würde, muss bei der Genehmigung ausdrücklich bestätigt werden. Am 1. Jänner überträgt flinkest den Rest automatisch ins neue Jahr.
• Zählt als Arbeitszeit — genehmigte Tage dieser Art werden dem Zeitkonto mit den Sollstunden des Arbeitszeitmodells gutgeschrieben (Feiertage ausgenommen). Ist die Option aus, fehlen diese Tage im Monatssaldo der Zeiterfassung als Minusstunden.
• Für Kollegen sichtbar — Mitarbeiter ohne besondere Rechte sehen die Abwesenheiten ihrer Kolleginnen und Kollegen von dieser Art. Ist die Option aus, sehen sie nur ihre eigenen; die Leitung einer Abteilung sieht weiterhin ihre Abteilung, Administratoren sehen alles. Beantragen kann die Art trotzdem jeder.

Speichern und ungespeicherte Änderungen

Speichern übernimmt die Änderungen, meldet „Abwesenheitsart wurde gespeichert" und schließt den Dialog; was die Prüfung nicht besteht, markiert flinkest direkt am Feld und lässt den Dialog offen. Schließen nach einer Änderung fragt zuerst nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen; ohne Änderung schließt der Dialog sofort.

Deaktivieren und Löschen

Abwesenheitsart deaktivieren

Eine Art, die nicht mehr gebraucht wird, nimmst du mit Aktiv aus dem Spiel: Abwählen und speichern. Danach steht sie bei einem neuen Antrag nicht mehr zur Auswahl — weder unter Abwesenheiten noch am Zeiterfassungsterminal, und in den Benutzerdetails wird für sie kein neues Urlaubskonto mehr angeboten. Bestehende Anträge und Urlaubskonten behalten die Art; offene Anträge lassen sich weiter genehmigen, ablehnen oder stornieren. In dieser Liste steht sie mit dem Status „Inaktiv" und lässt sich jederzeit wieder aktivieren.

Fehlermeldung „Diese Abwesenheitsart ist deaktiviert und kann nicht beantragt werden." Sie erscheint, wenn ein neuer Antrag — oder die Änderung eines bestehenden Antrags auf diese Art — trotzdem eine deaktivierte Art verwenden will.

Verwendete Abwesenheitsart kann nicht gelöscht werden

Hängen an einer Art Abwesenheiten (egal in welchem Status) oder Urlaubskonten, lässt sie sich nicht löschen — sonst verlören bestehende Anträge ihre Art und Urlaubskonten würden mit verschwinden. Nach der Rückfrage meldet flinkest „Diese Abwesenheitsart wird von Abwesenheiten oder Urlaubskonten verwendet und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie sie stattdessen.", und die Art bleibt in der Liste. Deaktiviere sie stattdessen (siehe oben).

Unbenutzte Abwesenheitsart löschen

Eine Art ohne Abwesenheiten und ohne Urlaubskonten — etwa eine versehentlich angelegte — löschst du über das Menü am Zeilenrand mit Löschen. Nach der Rückfrage verschwindet sie aus der Liste.

Verwandte Seiten

• Abwesenheiten — Anträge stellen, eigener Kalender und Urlaubskonto
• Abwesenheiten verwalten — Anträge genehmigen und ablehnen
• Abteilungskalender — Abwesenheiten der eigenen Abteilung
• Benutzerdetails — Urlaubskonten je Mitarbeiter
• Arbeitszeitmodelle — welche Tage Arbeitstage sind
• Zeiterfassungsterminal — Abwesenheiten am Terminal beantragen
• Rollen — wer Urlaube verwalten und Anträge genehmigen darf

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Abwesenheitsart nicht löschen?

Sobald Abwesenheiten oder Urlaubskonten an einer Art hängen, verweigert flinkest das Löschen mit der Meldung „Diese Abwesenheitsart wird von Abwesenheiten oder Urlaubskonten verwendet und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie sie stattdessen.". Wähle im Bearbeiten-Dialog Aktiv ab und speichere: Die Art kann dann nicht mehr beantragt werden, bestehende Anträge und Urlaubskonten bleiben unverändert.

Warum taucht eine Abwesenheitsart beim Beantragen nicht auf?

Sie ist deaktiviert (Status „Inaktiv" in der Liste unter Einstellungen → Abwesenheitsarten) — deaktivierte Arten werden für neue Anträge nicht angeboten. Am Zeiterfassungsterminal fehlen außerdem Arten, die einen Kommentar oder eine Stellvertretung verlangen.

Warum ist ein Krankenstand sofort genehmigt?

Bei der mitgelieferten Art Krankenstand ist als Genehmigung Keine Genehmigung eingestellt: Ein Antrag ist damit mit dem Absenden genehmigt. Soll ein Krankenstand erst bestätigt werden, stellst du die Genehmigung der Art auf Genehmigung durch Vorgesetzte um.

Warum zählen Urlaubstage in der Zeiterfassung als Minusstunden?

Ob genehmigte Abwesenheitstage im Zeitkonto als Arbeitszeit gutgeschrieben werden, entscheidet die Option Zählt als Arbeitszeit der jeweiligen Art. Ist sie aus, rechnet die Zeiterfassung diese Tage mit ihren Sollstunden, aber ohne Ist-Stunden — sie fehlen dann im Monatssaldo.

Kann ich den Code von Urlaub oder Krankenstand ändern?

Nein. UT (Urlaub) und KR (Krankenstand) haben eine feste Bedeutung — Vorauswahl und Standard-Urlaubstage beim Urlaub, keine Stornierung eines Krankenstands —, deshalb ist ihr Code gesperrt. Name, Farbe und alle Regeln dieser Arten lassen sich trotzdem ändern.