Kontaktgruppen
Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05
Kontaktgruppen sind ein frei wählbares Ordnungsmerkmal für deine Kontakte — etwa „Stammkunden", „Neukunden" oder „Handelspartner". Auf dieser Seite verwaltest du ausschließlich die Gruppen selbst; zugewiesen wird eine Gruppe später beim einzelnen Kunden. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten.
Kopfzeile und Liste
Oben steht der Titel „Kontaktgruppen", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Darunter listet flinkest alle vorhandenen Gruppen auf — mit der einzigen Spalte Name. Ein Klick auf den Namen öffnet die Gruppe zum Bearbeiten; am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Such- oder Filterfelder gibt es hier nicht, die Liste zeigt immer alle Gruppen.
Unten links, neben der Blätterleiste, liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Das Zahnrad öffnet den Dialog „Spalten konfigurieren". Die dort gewählten Spalten und ihre Reihenfolge gelten für diese Liste betriebsweit, nicht je Benutzer; andere Benutzer sehen eine Änderung erst, wenn sie flinkest neu laden. Bedienen darf das Zahnrad nur, wer Listen-Spalten konfigurieren darf — sonst ist es gar nicht da.
Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Gruppe an, benennt sie um oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach.
Wo sich eine Kontaktgruppe auswirkt
Zugewiesen wird die Gruppe im Formular eines Kunden: Dort gibt es das Pflichtfeld Kontaktgruppe mit einer Auswahlliste aller hier angelegten Gruppen. Jeder neu angelegte Kontakt bekommt zunächst automatisch die mitgelieferte erste Gruppe — das gilt auch für Lieferanten und Mitarbeiter-Kontakte, deren Formulare das Feld gar nicht anzeigen.
Sichtbar wird die Zuordnung anschließend in der Kunden- und der Lieferantenliste:
- als Spalte — im Dialog „Spalten konfigurieren" unter den verknüpften Bereichen als „Kontaktgruppe" auswählbar;
- als Sortierkriterium — im Panel „Filter & Sortierung" im Reiter Sortieren;
- als Spalte im Listen-Export, ebenfalls über den verknüpften Bereich „Kontaktgruppe".
Mehr bewirkt eine Gruppe nicht. Sie steuert weder Preise noch Rabatte, weder Belegtexte noch Zahlungsbedingungen oder den Versand — all das hängt am einzelnen Kunden. Die Kontaktgruppe ist reine Einordnung: ein Merkmal, nach dem du deinen Kontaktbestand sortieren, anzeigen und exportieren kannst.
Aktionen
Kontaktgruppe anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog „Kontaktgruppe hinzufügen" mit dem einzigen Pflichtfeld Name im Block „Allgemeine Einstellungen". Speichern legt die Gruppe an und bestätigt mit „Kontaktgruppe wurde erfolgreich gespeichert", Schließen bricht ab. Hast du schon etwas eingetippt, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach, ob die Eingabe verworfen werden darf.
Kontaktgruppe umbenennen. Klicke auf den Namen in der Liste oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Kontaktgruppe bearbeiten". Die zugeordneten Kontakte bleiben zugeordnet — es ändert sich nur die Bezeichnung, und sie ändert sich überall dort mit, wo die Gruppe angezeigt wird.
Kontaktgruppe löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen. flinkest fragt mit „Soll die ausgewählte Kontaktgruppe wirklich gelöscht werden?" nach; nach Ja, löschen verschwindet die Gruppe und du bekommst die Meldung „Die ausgewählte Kontaktgruppe wurde gelöscht".
Eine Gruppe mit zugeordneten Kontakten lässt sich nicht löschen. Die Zuordnung am Kontakt ist ein Pflichtfeld — es gibt also keinen Zustand „ohne Gruppe", in den die Kontakte nachrücken könnten. Solange auch nur ein Kontakt in der Gruppe steht, bricht das Löschen deshalb mit einer Fehlermeldung ab und die Gruppe bleibt unverändert bestehen. Weise die betroffenen Kunden erst einer anderen Gruppe zu — am schnellsten findest du sie, indem du in der Kundenliste die Spalte „Kontaktgruppe" einblendest oder danach sortierst — und lösche die Gruppe danach.
Die mitgelieferte erste Gruppe ist gesperrt. Sie ist die Gruppe, in die jeder neue Kontakt automatisch fällt, und lässt sich deshalb überhaupt nicht entfernen. Der Versuch endet mit der englischen Meldung „default group cannot be deleted". Umbenennen darfst du sie jederzeit.
Verwandte Seiten
Häufige Fragen
Wozu sind Kontaktgruppen gut? Eine Kontaktgruppe ist ein frei wählbares Ordnungsmerkmal für Kunden und Lieferanten, zum Beispiel „Stammkunden" oder „Handelspartner". Sie ändert nichts an Preisen, Rabatten, Belegtexten oder am Versand — sie dient dazu, den Kontaktbestand einzuteilen und ihn anschließend in der Kunden- und Lieferantenliste danach zu sortieren, als Spalte anzuzeigen und zu exportieren.
Wie weise ich einem Kunden eine Kontaktgruppe zu? Im Formular des Kunden. Öffne den Kunden zum Bearbeiten und wähle im Pflichtfeld „Kontaktgruppe" die gewünschte Gruppe aus. Bei Lieferanten und Mitarbeiter-Kontakten gibt es dieses Feld im Formular nicht; sie bleiben in der mitgelieferten ersten Gruppe.
Warum lässt sich eine Kontaktgruppe nicht löschen? Dafür gibt es zwei Gründe. Entweder sind der Gruppe noch Kontakte zugeordnet — dann musst du diese erst in eine andere Gruppe umhängen, weil jeder Kontakt zwingend zu einer Gruppe gehört. Oder es ist die mitgelieferte erste Gruppe: Sie ist die Auffanggruppe für jeden neuen Kontakt und dauerhaft gegen das Löschen gesperrt; der Versuch meldet „default group cannot be deleted".
Kann ich die Kundenliste nach einer Kontaktgruppe filtern? Filtern nicht — das Panel „Filter & Sortierung" bietet keinen Filter auf die Kontaktgruppe an. Du kannst aber im Reiter Sortieren nach „Kontaktgruppe" sortieren, die Spalte über das Zahnrad der Liste einblenden und die Gruppe in den Listen-Export mitnehmen.
Ich finde die Kontaktgruppen im Menü nicht. Sie liegen in den Einstellungen im Abschnitt „Kontakte". Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten: Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar, auch nicht lesend.