Rohstoffdetails

Die Rohstoffdetails sind die Stammakte einer Zutat, etwa einer Pistazienpaste, einer Vollmilch oder eines Mehls. Alles, was ein Rezept später berechnet, stammt aus den Werten, die du hier pflegst: die Nährwerte je 100 g, das Zutatenverzeichnis mit den Allergenen, die Eis- und Bäckerbilanz, die Kosten sowie Aussagen wie „vegan“ oder „Bio“. Deshalb zählt hier vor allem, dass die Daten verlässlich sind. Dazu kommt die Warenseite: Bestand je Lager und je Charge, die Lagerbewegungen und die Einkaufspreise deiner Lieferanten.

Zugang und Aufbau der Seite

Rohstoffakte öffnen

Du öffnest einen Rohstoff aus der Liste unter Rohstoffe, indem du auf seine Nummer oder seinen Namen klickst. Oben stehen der Name und die Schaltfläche Bearbeiten, darüber die Navigation Lebensmittel / Rohstoffe / Name. Über Rohstoffe kommst du zurück zur Liste. Der Rohstoff erscheint außerdem in deinem Verlauf der zuletzt besuchten Seiten.

Die Seite gibt es nur, wenn die Erweiterung Lebensmittel für deinen Betrieb freigeschaltet ist. Fehlt die Freischaltung, landest du auf einer Hinweisseite, dass die Erweiterung für deinen Betrieb nicht freigeschaltet ist. Erst danach wird die Berechtigung geprüft: Ist die Erweiterung freigeschaltet, aber darf dein Benutzer Rohstoffe nicht sehen, erscheint die Hinweisseite „Nicht erlaubt.“. Rohstoffdaten und Einkaufspreise sind Betriebsinterna, deshalb ist das Lesen eine eigene Berechtigung.

Reiter der Rohstoffakte

Die Akte ist in die Reiter Übersicht, Qualität, Lagerbewegungen, Lieferanten und Rezepte gegliedert. Das Symbol rechts daneben öffnet das Änderungsprotokoll, in dem jede Änderung am Rohstoff mit Benutzer und Zeitpunkt steht. Die Zahl neben Lagerbewegungen, Lieferanten und Rezepte zeigt, wie viele Einträge dort liegen. Der gewählte Reiter steht in der Adresse der Seite. So kannst du einen Link direkt auf den Reiter Qualität weitergeben, und nach dem Neuladen bleibt der Reiter offen. Eine unbekannte Reiter-Angabe in der Adresse öffnet die Übersicht.

Sichtbarkeit der Reiter nach Berechtigung und Modul

Nicht jeder sieht alle Reiter, weil Lager, Einkauf und Rezeptur getrennte Verantwortungen sind:

• Lagerbewegungen, der Lagerbestand rechts und das Panel Bestand je Charge erscheinen nur, wenn dein Benutzer das Lager sehen darf und das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Fehlt eines davon, sind diese Teile ausgeblendet, nicht leer.
• Lieferanten erscheint nur mit der Berechtigung, Lieferanten zu sehen.
• Rezepte erscheint nur mit der Berechtigung, Rezepte zu sehen.

Übersicht und Qualität sieht jeder, der den Rohstoff öffnen darf.

Nur lesen ohne Bearbeitungsrecht

Einkauf oder Produktion dürfen Rohstoffdaten oft lesen, aber nicht ändern. Fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Rohstoffe zu bearbeiten, gibt es kein Bearbeiten, kein Menü … und bei den Spezifikationen nur Änderungen anzeigen, ohne Änderungen erklären (KI). Im Reiter Lieferanten fehlt Neu, das Zeilenmenü bietet dann nur Preisverlauf.

Die Lagerbuchungen hängen an einer eigenen Berechtigung, nämlich Lagerbewegungen zu bearbeiten. Ohne sie fehlen Ausbuchen und Neu, und das Zeilenmenü einer Bewegung bietet nur Anhänge zum Ansehen.

Live-Aktualisierung

Ändert jemand den Rohstoff, seine Allergene, Lieferantenartikel, Spezifikationen oder Lagerbewegungen, lädt die offene Seite die betroffenen Teile von selbst nach: Kopf, Lagerbestand, Chargen, Listen und die Zahlen an den Reitern. Das gilt auch für Änderungen anderer Benutzer. Du musst die Seite also nicht neu laden, wenn mehrere Personen an denselben Stammdaten arbeiten.

Unbekannter oder gelöschter Rohstoff

Rufst du einen Rohstoff auf, den es nicht gibt oder der gelöscht wurde, zeigt flinkest eine Fehlerseite mit dem Hinweis „Rohstoff nicht gefunden“.

Stammdaten bearbeiten und löschen

Rohstoff bearbeiten

Alle Werte, aus denen Rezepte rechnen, pflegst du an einer Stelle. Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Der Dialog Rohstoff bearbeiten zeigt oben unter Basisinformationen den Name (Pflichtfeld) und die Rohstoff-Nummer, daneben die Schaltfläche Datenblatt scannen (siehe Datenblatt scannen). Darunter liegen die Reiter Allgemein, Allergene, Eigenschaften, Gewicht, Nährwerte und Wiegeparameter.

Mit Speichern werden zuerst die Stammdaten und danach die Allergene gespeichert, anschließend erscheint „Gespeichert“. Hast du etwas geändert und klickst auf Schließen, fragt flinkest nach, ob du die Änderungen verwerfen oder zurück zur Bearbeitung möchtest. Das schützt dich in dem langen Formular vor Datenverlust.

Allgemein und Deklaration

Im Reiter Allgemein stehen:

• Zutaten dieses Rohstoffs: das eigene Zutatenverzeichnis eines zusammengesetzten Rohstoffs, so wie es auf dem Lieferantenetikett steht, etwa „Zucker, Kakaobutter, Vollmilchpulver“. Im Zutatenverzeichnis eines Rezepts erscheint es in Klammern nach dem Rohstoff. In der Übersicht heißt dieses Feld Etikettentext.
• Abfall-Anteil: der Putzverlust in Prozent. Er erhöht die Kosten im Rezept und die Entnahme in der Produktion, nicht das Rezeptgewicht. In der Übersicht steht er unter Wiegeparameter als Verschnitt %.
• Artikelart (Standard, Zutat oder Zusatzstoff) und Biologisch.
• Standardlager: das Lager, das beim Wareneingang am Lieferanten-Lieferschein und bei Lagerbuchungen im Reiter Lagerbewegungen für diesen Rohstoff vorbelegt wird.
• USt-Satz: gilt, wenn der Rohstoff als Eigenverbrauch ausgebucht wird. Bleibt das Feld leer, gilt der Wert aus den Lager-Einstellungen. Eingaben über 100 werden auf 100 begrenzt.

Die Gruppe Deklaration legt fest, wie der Rohstoff im Zutatenverzeichnis eines Rezepts erscheint: Name im Zutatenverzeichnis (leer heißt: der Name des Rohstoffs), bei Zusatzstoffen Klassenname (Zusatzstoff) und E-Nummer, dazu die Kästchen Zugesetztes Wasser und Mehl. Zugesetztes Wasser wird nach seinem Anteil im fertigen Produkt aufgeführt und entfällt bis 5 %. Mehl und Wasser sind die Grundlage für Bäckerprozente und Teigausbeute in den Rezeptdetails.

Allergene und Allergenbestätigung

Im Reiter Allergene schaltest du unter Hauptallergene die Allergene ein, die der Rohstoff enthält, und unter Kreuzkontamination die, die als Spuren enthalten sein können. „Kann Spuren enthalten“ ist eine eigene Angabe auf dem Etikett. Wählst du ein Allergen in beiden Gruppen, wird es nur als enthalten gespeichert.

In der Gruppe Allergeninformation setzt du den Haken Allergenangaben bestätigt, sobald du die Allergene gegen die aktuelle Spezifikation des Lieferanten geprüft hast. Dabei wird das heutige Datum gespeichert, unter Quelle der Allergenangaben hältst du fest, woher die Angaben stammen. Rezepte warnen vor Rohstoffen ohne diese Bestätigung, solange das in den Rezept-Einstellungen verlangt ist (ab Werk eingeschaltet). Mit dem Haken endet die Warnung in allen Rezepten, die den Rohstoff verwenden. In der Übersicht stehen die gewählten Allergene unter Enthält bzw. Kann Spuren enthalten von, und unter Allergenangaben bestätigt das Datum und die Quelle, sonst der Hinweis Nicht bestätigt.

Nachvollziehbarkeit. Jede Änderung der Allergene steht mit den alten und den neuen Werten im Änderungsprotokoll des Rohstoffs (siehe Audit-Protokoll).

Eigenschaften, Herkunft und Bio

Im Reiter Eigenschaften stellst du für Vegan, Vegetarisch, Laktosefrei, Glutenfrei, Halal, Koscher, Gentechnikfrei und Palmölfrei jeweils Ja, Nein oder Unbekannt ein. Ein Rezept trägt eine solche Eigenschaft nur, wenn alle seine Rohstoffe mit Ja markiert sind. Ein einziges Nein nimmt sie dem Rezept. Unbekannt ist deshalb ehrlicher als ein geratenes Ja.

Die Gruppe Herkunft und Lagerung enthält Herkunftsland (zwei Buchstaben wie AT oder IT, wird automatisch großgeschrieben), Lagerbedingungen sowie für Bio-Rohstoffe Bio-Kontrollstelle und Bio-Zertifikat gültig bis. Herkunft und Bio-Kontrollnummer sind Kennzeichnungspflichten.

Gewicht, Dichte und Stückgewichte

Im Reiter Gewicht wählst du die Einheit: Gramm (g) oder Milliliter (ml). Bei Milliliter ist das Spezifisches Gewicht (g/ml) Pflicht, denn ohne Dichte kann ein Rezept Milliliter nicht in Gramm umrechnen.

Unter Stück- und Löffelgewichte trägst du Gewicht eines Stücks, Gewicht eines Esslöffels, Gewicht eines Teelöffels und Gewicht einer Prise in Gramm ein. Damit kann ein Rezept den Rohstoff in Küchensprache verwenden, etwa „2 Stück Ei“. Ohne Stückgewicht lässt sich ein Rohstoff im Rezept nicht in Stück verwenden. Löffel und Prisen ohne eigenen Wert rechnen mit 15 ml bzw. 5 ml mal spezifisches Gewicht und 0,4 g.

Nährwerte erfassen

Im Reiter Nährwerte trägst du je 100 g bzw. 100 ml ein: Kalorien, Kilojoule, Gesamtfett, Gesättigte Fettsäuren, Kohlenhydrate, Zucker (Kohlenhydrate), Ballaststoffe, Eiweiß, Salz und Alkohol. Die Schaltfläche kcal/kJ umrechnen rechnet aus Kalorien die Kilojoule (mal 4,184). Fehlen die Kalorien, rechnet sie umgekehrt aus den Kilojoule.

Leer heißt unbekannt, nicht 0. Ein leeres Feld bleibt leer. Das Rezept meldet die Nährwertdeklaration dann als unvollständig, statt mit 0 g zu rechnen. Trag deshalb nur Werte ein, die du kennst.

Referenzwerte aus der Nährwertdatenbank

Liegt kein Datenblatt des Lieferanten vor, sind Werte aus einer Nährwertdatenbank (z. B. dem Bundeslebensmittelschlüssel BLS) der übliche Ersatz. Gib in der Gruppe Referenzwerte mindestens zwei Zeichen unter Referenz suchen ein und klicke auf Suche oder drücke Enter. Die Treffer zeigen Quelle, Code und Kalorien. Anwenden übernimmt die Werte des Eintrags in das Formular und merkt sich die Referenz am Rohstoff. Werte, die der Eintrag nicht nennt, überschreiben dabei nichts. Gibt es keinen Treffer, erscheint „Keine Referenz gefunden“. Welche Einträge die Datenbank enthält, hängt davon ab, was für deinen Betrieb importiert wurde.

Referenz per KI finden

Bei einem schon gespeicherten Rohstoff bietet die Gruppe Referenzwerte zusätzlich Finden (KI). Die KI wählt aus den Einträgen der Nährwertdatenbank, deren Name zum Rohstoff passt, den passendsten aus und begründet ihre Wahl. Übernommen wird erst, wenn du auf Anwenden klickst. Findet sie nichts Passendes, siehst du die Begründung und „Keine Referenz gefunden“. Gibt es gar keine passenden Einträge, fragt flinkest die KI nicht erst.

Wiegeparameter für die Eisbilanz

Im Reiter Wiegeparameter trägst du die Anteile in Prozent ein: Zucker-Anteil, Verschiedene Feststoffe, Laktose-Anteil, Fett-Anteil, Magermilchtrockenmasse-Anteil, Andere Trockenstoffe, Gesamt Trockenstoffe und Wasser, dazu PAC (Gefrierhemmung), POD (Süßkraft) und eine Quelle. Aus diesen Werten rechnet die Eisbilanz in den Rezeptdetails, ob ein Eis cremig, zu hart oder zu süß wird.

Fehlermeldungen beim Speichern

Beim Speichern prüft flinkest die Eingaben und zeigt Fehler am Feld. Fehler auf einem Reiter, den du noch nicht geöffnet hast, erscheinen, sobald du ihn öffnest. Häufige Meldungen:

• „Name darf nicht leer sein.“: Der Name ist Pflicht.
• „Rohstoff-Nummer „…“ wird bereits verwendet.“: Jede Rohstoff-Nummer darf es nur einmal geben, weil Rezept, Wareneingang und Produktion sich darauf beziehen.
• „Bei der Einheit Milliliter ist das spezifische Gewicht erforderlich.“: Trag im Reiter Gewicht die Dichte ein.
• Stück- und Löffelgewichte müssen mindestens 0,001 g betragen. Lass das Feld lieber leer, als 0 einzutragen.
• Das Herkunftsland hat genau zwei Buchstaben.

Rohstoff löschen

Einen falsch angelegten Rohstoff entfernst du über das Menü … oben rechts und Löschen. Nach der Rückfrage „Möchten Sie diesen Rohstoff wirklich löschen?“ wird er gelöscht, es erscheint „Der Rohstoff wurde gelöscht“, und du kehrst zur Liste zurück. Dafür brauchst du die Berechtigung, Rohstoffe zu bearbeiten. Das Löschen ist endgültig: Die Spezifikationsversionen und die Dokumente des Rohstoffs, darunter die gescannten Datenblätter, werden mitgelöscht.

Wann Löschen gesperrt ist. Ein Rohstoff, der in Gebrauch ist, bleibt erhalten:

• Wird er in Rezepten verwendet, erscheint „Der Rohstoff wird in diesen Rezepten verwendet: … Entfernen Sie ihn dort zuerst.“ mit den Namen der Rezepte. So verliert kein Rezept unbemerkt eine Zutat, und Etikett, Nährwerte und Kosten bleiben richtig.
• Hat er Lagerbewegungen oder wurde er in Produktionsaufträgen verwendet, erscheint „Der Rohstoff hat Lagerbewegungen und kann nicht gelöscht werden.“ Lagerhistorie und Rückverfolgung dürfen nicht verschwinden.

Datenblatt scannen

Datenblatt hochladen oder fotografieren

Werte vom Datenblatt des Lieferanten abzutippen ist mühsam und fehleranfällig. Im Dialog Rohstoff bearbeiten öffnet Datenblatt scannen einen eigenen Dialog. Mit Foto aufnehmen fotografierst du am Handy oder Tablet eine Seite nach der anderen. Mit Dateien auswählen lädst du Bilder (JPEG, PNG, WebP) oder PDFs hoch, auch mehrere auf einmal. Die gewählten Dateien stehen als Liste darunter und lassen sich einzeln entfernen. Alle Seiten werden gemeinsam ausgelesen.

Der Dialog Datenblatt scannen aktiviert Datenblatt auslesen erst, wenn ein bis sechs Dateien gewählt sind. Bei mehr Dateien erscheint „Bitte laden Sie höchstens 6 Dateien hoch“. Je Datei sind bis zu 10 MB erlaubt, zusammen bis zu 25 MB.

Erkannte Werte prüfen und übernehmen

Nach dem Auslesen zeigt eine Tabelle je erkanntem Feld den Aktueller Wert und den Erkannter Wert: Name, Zutaten, Einheit, Bio, Nährwerte, spezifisches Gewicht und Wiegeparameter. Nennt das Datenblatt Allergene, kommen die Zeilen Allergene (enthalten) und Kann Spuren enthalten von dazu. Ein Wert, der schon stimmt, ist mit „(unverändert)“ markiert und hat keinen Haken.

Vorangehakt sind nur Werte, die ein bisher leeres Feld füllen. Einen schon gepflegten Wert zu überschreiben, bleibt deine bewusste Entscheidung. Ausgewählte Werte übernehmen schreibt die angehakten Werte in das Formular. Übernommene Allergene ersetzen die bisherige Auswahl. Gespeichert wird erst, wenn du im Dialog Rohstoff bearbeiten auf Speichern klickst.

Findet die KI keine Werte, erscheint „Auf dem Datenblatt wurden keine Werte gefunden.“. Stimmt alles schon überein, erscheint „Alle erkannten Werte stimmen bereits mit dem Rohstoff überein.“

Neue Spezifikationsversion beim Scannen

Scannst du bei einem schon gespeicherten Rohstoff, legt flinkest die Dateien als neue Version der Spezifikation ab (siehe Spezifikationsversionen). Die Dateien landen außerdem im Panel Dokumente rechts in der Rohstoffakte. Über der Tabelle steht dann eine der Meldungen:

• „Als erste Spezifikationsversion gespeichert.“
• „Als neue Spezifikationsversion gespeichert – gegenüber der vorherigen Version hat sich nichts geändert.“
• „Als neue Spezifikationsversion gespeichert. Änderungen gegenüber der vorherigen Version:“ mit einer Liste der geänderten Werte, neuer oder entfallener Allergene und der betroffenen Rezepte.

So fällt eine geänderte Rezeptur des Lieferanten schon beim Scannen auf. Die Version entsteht bei jedem Auslesen, auch wenn du danach nichts übernimmst. Überflüssige Versionen, etwa von einem Fehlscan, löschst du im Reiter Qualität. Beim Scannen in einem neuen, noch nicht gespeicherten Rohstoff entsteht keine Version.

Seiten ändern und Fehlermeldungen beim Scan

Seiten ändern führt zurück zur Dateiauswahl, die Dateien bleiben stehen. So kannst du eine vergessene Seite nachreichen und neu auslesen. Schließen beendet den Dialog.

Was beim Auslesen schiefgehen kann:

• „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt“: flinkest prüft den tatsächlichen Inhalt der Datei, nicht nur die Endung.
• „Kein Datenblatt erkannt“: Die Seiten sehen nicht nach einem Lieferanten-Datenblatt aus.
• Scheitert das Auslesen selbst, erscheint eine allgemeine Fehlermeldung. Versuch es erneut oder trag die Werte von Hand ein.

In allen Fällen bleibt die Dateiauswahl stehen.

Übersicht und Lagerbestand

Stammblatt auf einen Blick

Der Reiter Übersicht zeigt das Stammblatt in drei Blöcken:

• Allgemein: Name, Rohstoff-Nummer, Etikettentext, Quelle (als Link), Standardlager (als Link auf die Lagerdetails) sowie die Allergene: Enthält zeigt die enthaltenen Allergene als Kennzeichen, Kann Spuren enthalten von die möglichen Spuren etwas blasser. So siehst du ohne den Bearbeiten-Dialog, was ein Rezept mit diesem Rohstoff deklarieren muss.
• Deklaration: der Name im Zutatenverzeichnis, bei Zusatzstoffen Klasse und E-Nummer, Zugesetztes Wasser und Allergenangaben bestätigt mit Datum und Quelle oder dem Hinweis Nicht bestätigt.
• Gewicht: Einheit, spezifisches Gewicht sowie Stück-, Esslöffel-, Teelöffel- und Prisengewicht.

Felder ohne Inhalt lässt die Übersicht weg. Mengen, Gewichte und Nährwerte stehen im deutschen Zahlenformat, etwa 1,03 oder 38.072,3 ml.

Nährwerte-Panel

Das Panel Nährwerte listet die Werte pro 100g. Fehlende Werte stehen als „–“, Alkohol erscheint nur, wenn er größer als 0 ist. Rechts daneben zeigt ein Balkendiagramm Fett, Kohlenhydrate, Eiweiß, Ballaststoffe und Salz. So siehst du schnell, ob die Werte plausibel sind, bevor ein Rezept daraus rechnet.

Wiegeparameter-Panel

Das Panel Wiegeparameter zeigt Zucker, Laktose, Fett, Magermilch-Trockenmasse, andere und gesamte Trockenstoffe, Wasser, PAC, POD und Verschnitt %, daneben ein Netzdiagramm. Leere Werte zählen hier als 0. Das Panel zeigt, was der Rohstoff zur Eisbilanz eines Rezepts beiträgt.

Lagerbestand je Lager

Rechts neben den Reitern zeigt Lagerbestand, in welchem Lager wie viel vom Rohstoff liegt, in der Grundeinheit g bzw. ml. Der Lagername führt zu den Lagerdetails. Lager, in denen sich die Bewegungen auf 0 aufheben, entfallen. Der Lagerbestand ist nur sichtbar, wenn dein Benutzer das Lager sehen darf und das Modul Lager eingeschaltet ist.

Qualität: Eigenschaften, Chargen, Spezifikationen

Eigenschaften und Bio-Zertifikat

Das Panel Eigenschaften zeigt die acht Merkmale als farbige Kennzeichen: Ja grün, Nein rot, Unbekannt blass. Darunter stehen Herkunftsland und Lagerbedingungen. Bei Bio-Rohstoffen kommen Bio-Kontrollstelle und Bio-Zertifikat gültig bis dazu. Ist das Zertifikat abgelaufen, steht daneben Abgelaufen. So siehst du sofort, ob der Rohstoff eine Werbeaussage im Rezept trägt oder verhindert und ob das Bio-Zertifikat noch gilt.

Bestand je Charge nach Ablaufdatum

Lebensmittel werden nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum entnommen: was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht. Das Panel Bestand je Charge listet je Charge Lager, Menge und MHD, die früheste Haltbarkeit zuerst, Chargen ohne MHD zuletzt. Bestand ohne Charge erscheint als Keine Charge. Die erste noch nicht abgelaufene Charge trägt Als Nächstes verwenden. Nach derselben Reihenfolge entnimmt auch die Produktion. Läuft bald ab markiert Chargen innerhalb der Warnfrist aus den Rezept-Einstellungen (ab Werk 14 Tage), Abgelaufen solche, die du ausbuchen solltest. Chargen ohne Bestand entfallen. Gibt es keinen Bestand, steht dort „Kein Bestand“.

Das Panel erscheint nur, wenn dein Benutzer das Lager sehen darf und das Modul Lager eingeschaltet ist.

Spezifikationsversionen

Die Spezifikation ist das Datenblatt des Lieferanten. Das Panel Spezifikationen belegt, welches Datenblatt wann galt und wer es geprüft hat, etwa für die Eigenkontrolle nach HACCP. Neue Versionen entstehen, wenn du das Datenblatt im Dialog Rohstoff bearbeiten scannst.

Jede Zeile zeigt Version, die Kennzeichen Aktuell (die neueste Version), Genehmigt oder Nicht freigegeben und gegebenenfalls Abgelaufen (wenn das Gültigkeitsdatum vorbei ist). Darunter stehen Gescannt am, der Lieferant und Gültig bis, bei genehmigten Versionen das Datum der Freigabe und wer sie erteilt hat, sowie der Dateiname. Gibt es noch keine Version, steht dort „Noch keine Spezifikation“.

Spezifikation genehmigen

Hast du die Werte einer neuen Version geprüft, klickst du bei einer Version mit dem Kennzeichen Nicht freigegeben auf Genehmigen. Am besten siehst du dir vorher mit Änderungen anzeigen an, was sich gegenüber der Vorversion geändert hat. Es erscheint „Spezifikation freigegeben“, und das Kennzeichen wechselt auf Genehmigt mit Datum und deinem Namen. Die Freigabe dokumentiert, dass jemand die neuen Werte kontrolliert hat. Dafür brauchst du die Berechtigung, Rohstoffe zu bearbeiten.

Spezifikation bearbeiten

Über den Stift einer Version öffnest du den Dialog Spezifikation bearbeiten mit Lieferant, Version, Ausgestellt am, Gültig bis und Notiz. Damit trägst du Angaben zum Datenblatt nach, die der Scan nicht kennt. Nach Speichern erscheint „Gespeichert“, Abbrechen schließt ohne Rückfrage.

Gültig bis steuert die Ablaufwarnung. Läuft die neueste Version eines Rohstoffs bald ab oder ist sie abgelaufen, warnt die Liste unter Rohstoffe mit „Spezifikationen laufen bald ab oder sind abgelaufen: …“. Wie viele Tage vorher gewarnt wird, legst du in den Rezept-Einstellungen fest (ab Werk 30 Tage).

Spezifikation löschen

Jeder Scan legt eine Version an, auch ein Fehlscan. Über den Papierkorb einer Version löschst du sie. Die Rückfrage lautet „Diese Spezifikationsversion löschen? Die Datei bleibt in den Dokumenten des Rohstoffs.“ Die hochgeladene Datei bleibt also als Beleg im Panel Dokumente rechts erhalten. Danach erscheint „Spezifikation gelöscht“.

Änderungen gegenüber der Vorversion

Ändert ein Lieferant seine Rezeptur, etwa mit einem neuen Allergen oder anderem Zuckergehalt, müssen Etikett und Kalkulation der betroffenen Rezepte nachgezogen werden. Änderungen anzeigen öffnet den Dialog Änderungen gegenüber der vorherigen Version. Er zeigt:

• „Das ist die erste gescannte Version.“, wenn es keine Vorversion gibt,
• „Nichts geändert.“, wenn alles gleich geblieben ist,
• sonst eine Tabelle mit Feld, Bisheriger Wert und Neuer Wert. Zahlen (Nährwerte, Wiegeparameter, Dichte) erscheinen ab 2 % Abweichung, außerdem geänderte Texte wie Name, Zutaten, Einheit oder Bio sowie neue oder entfallene Allergene. Ein neues Allergen ist rot hervorgehoben. Zahlen stehen im deutschen Format.

Gibt es Änderungen, stehen unter Betroffene Rezepte die Rezepte, die den Rohstoff verwenden, als Links in die Rezeptdetails. Rezepte, die ihn nur über ein Grundrezept enthalten, tragen den Zusatz „(über …)“ mit dem Namen des Grundrezepts.

Änderungen per KI erklären

Gibt es Änderungen, bietet der Vergleich die Schaltfläche Änderungen erklären (KI). Die KI fasst die Änderungen zusammen, nennt Risiken für die betroffenen Rezepte und listet unter Was ist zu tun konkrete Schritte, etwa den Lieferanten kontaktieren oder das Etikett prüfen. Sie übersetzt also einen Werte-Vergleich in Arbeitsschritte, rechnet aber nichts selbst. Die Schaltfläche gibt es nur mit der Berechtigung, Rohstoffe zu bearbeiten. Scheitert die Anfrage, erscheint eine Fehlermeldung, und du kannst es erneut versuchen.

Lagerbewegungen

Den Reiter gibt es nur, wenn dein Benutzer das Lager sehen darf und das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Bewegungsliste

Die Liste zeigt alle Bewegungen dieses Rohstoffs, die neueste zuerst, zunächst zehn je Seite. Unten blätterst du zu älteren Bewegungen und stellst die Anzahl je Seite um (bis 200). Jede Zeile zeigt den Rohstoff mit Kennzeichen für den Grund, für „Zurückgebucht mit #…“ bzw. Gegenbuchung, für die Charge und das MHD, dazu Datum und Uhrzeit der Buchung und die Menge im deutschen Zahlenformat: Zugänge grün mit Plus, Abgänge rot mit Minus. Eine Notiz erkennst du am Info-Symbol neben dem Datum. Ohne Bewegungen steht dort „Keine Lagerbewegungen vorhanden“.

Die Historie ist lückenlos und unveränderlich: Bewegungen werden nie gelöscht, Fehler werden durch Gegenbuchungen behoben. Das ist die Grundlage für Rückverfolgung, Inventur, Schwund- und Eigenverbrauchsauswertung. Mehr zum Prinzip unter Lagerbewegungen.

Ausbuchen mit Grund

Ware, die ohne Verkauf das Lager verlässt, wird mit einem Grund ausgebucht, etwa Bruch, Verderb, Schwund oder Eigenverbrauch. So werden Verluste auswertbar. Klicke auf Ausbuchen. Der Dialog Lagerbuchung hinzufügen öffnet mit der Richtung Ausgehend und den Feldern Menge, Richtung, Grund, Datum (vorbelegt mit jetzt), Lager (vorbelegt mit dem Standardlager des Rohstoffs, falls eines gepflegt ist), Lieferant, Einkaufspreis pro kg bzw. pro l, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Notiz.

Zur Auswahl stehen die aktiven Abgangsgründe aus den Abgangsgründen. Fehlt der Grund, erscheint „Bitte wählen Sie einen Grund für diesen Abgang“. Nach Speichern erscheint „Lagerbuchung gespeichert“, Bestand, Chargen und die Zahl am Reiter laden neu. Wer Lagerbewegungen nicht bearbeiten darf, sieht Ausbuchen nicht.

Ob der Grund beim Abgang Pflicht ist, stellst du in den Lager-Einstellungen ein. Ist die Pflicht ausgeschaltet, kannst du auch ohne Grund ausbuchen.

Zugang buchen

Für einen Zugang ohne Wareneingang, etwa nach einer Inventur, klickst du auf Neu. Der Dialog öffnet mit der Richtung Eingehend. Ein Grund ist hier freiwillig, zur Wahl stehen nur Gründe für Inventurdifferenz bzw. Schwund und für Umlagerung. Wechselst du die Richtung von Ausgehend auf Eingehend, verwirft flinkest einen bereits gewählten Abgangsgrund, der zu einem Zugang nicht passt.

Lieferungen vom Lieferanten buchst du dagegen am Lieferanten-Lieferschein ein. Dort werden Einkaufspreis und Gebinde aus dem Lieferantenartikel übernommen.

Notizpflicht und Eigenverbrauch

Manche Gründe verlangen eine Begründung. Dann wird Notiz zum Pflichtfeld, ohne Notiz erscheint „Für den Grund … ist eine Notiz erforderlich“.

Beim Grund Eigenverbrauch zeigt der Dialog einen Hinweis: Eigenverbrauch wird zum Einkaufspreis bewertet und an die Buchhaltung übergeben, mit Umsatzsteuer oder, bei Kleinunternehmern, ohne. Ohne Einkaufspreis wird der günstigste Lieferantenpreis verwendet. Gibt es auch den nicht, erscheint „Eigenverbrauch braucht einen Einkaufspreis – erfassen Sie ihn oder pflegen Sie einen Lieferantenpreis am Rohstoff.“. Den Steuersatz nimmt flinkest aus dem Feld USt-Satz des Rohstoffs.

Lagerbewegung korrigieren

Eine gebuchte Bewegung wird nie überschrieben. Wählst du im Zeilenmenü Bearbeiten, öffnet der Dialog Lagerbuchung bearbeiten mit dem Hinweis „Änderungen werden als Korrektur gebucht: Die ursprüngliche Bewegung wird zurückgebucht und eine neue gebucht.“ Nach dem Speichern erscheint „Lagerbewegung korrigiert“. Änderst du nur die Notiz, wird nur die Notiz gespeichert, und es erscheint „Lagerbewegung wurde gespeichert“.

Eine schon zurückgebuchte Bewegung und eine Gegenbuchung selbst lassen sich nicht mehr korrigieren. Bei ihnen ist im Dialog alles außer der Notiz gesperrt, mit dem Hinweis „Gebuchte Lagerbewegungen können nicht geändert werden. Nur die Notiz ist bearbeitbar.“ So wird jede Bewegung höchstens einmal korrigiert und bleibt nachvollziehbar.

Lagerbewegung zurückbuchen

Statt zu löschen bucht Zurückbuchen im Zeilenmenü eine Gegenbuchung. Die Rückfrage lautet „Es wird eine Gegenbuchung erstellt. Die ursprüngliche Bewegung bleibt in der Historie.“ Danach erscheint „Lagerbewegung zurückgebucht“. Die ursprüngliche Bewegung trägt dann „Zurückgebucht mit #…“, die neue das Kennzeichen Gegenbuchung. Zurückbuchen fehlt bei Bewegungen, die schon zurückgebucht sind, und bei Gegenbuchungen.

Anhänge einer Lagerbewegung

Über Anhänge im Zeilenmenü legst du Belege zu einer Bewegung ab, etwa das Foto eines Bruchs oder einen Entsorgungsnachweis. Wer Lagerbewegungen nicht bearbeiten darf, kann die Anhänge nur ansehen.

Lieferanten

Den Reiter gibt es nur mit der Berechtigung, Lieferanten zu sehen.

Lieferantenartikel des Rohstoffs

Ein Lieferantenartikel ist das, was ein Lieferant unter einer eigenen Artikelnummer verkauft, zum Beispiel Pistazienpaste im 3-kg-Kübel. Ein Lieferant kann denselben Rohstoff in mehreren Gebinden liefern, jedes mit eigener Nummer und eigenem Preis. Die Liste zeigt je Artikel die Lieferantennummer, den Lieferanten mit dem Kennzeichen Hauptlieferant, die Artikelnummer, das Gebinde, den Preis pro Gebinde und den Preis pro kg / l. Neben der Seitenleiste blendet die Liste bei wenig Platz einige dieser Spalten aus.

Der Preis pro kg bzw. l macht Gebinde unterschiedlicher Größe vergleichbar. Dieser Preis kann die Grundlage der Rezeptkalkulation sein, je nach Preisquelle in den Rezept-Einstellungen, etwa der billigste Artikel oder der des Hauptlieferanten. Ein Klick auf den Lieferanten öffnet die Lieferantendetails. Über das Download-Symbol unten exportierst du die Liste.

Lieferantenartikel anlegen

Klicke auf Neu. Der Dialog Lieferant für Rohstoff hinzufügen enthält Lieferant, Artikelnummer, Hauptlieferant, Gebinde (Menge und Einheit, vorbelegt mit 1 kg) und Preis pro Gebinde. Unter dem Preis rechnet der Dialog den Preis je kg bzw. l aus. Speichern wird erst aktiv, wenn du etwas eingegeben hast. Danach erscheint „Lieferanteninformationen wurden gespeichert“.

Eindeutige Artikelnummer. Eine Artikelnummer darf bei einem Lieferanten nur zu einem Artikel oder Rohstoff führen. Sonst könnte der Wareneingang am Lieferschein die Position nicht eindeutig zuordnen. Ist die Nummer schon vergeben, nennt die Fehlermeldung den Rohstoff, dem sie bereits zugeordnet ist. Ohne Lieferant oder Preis lässt sich der Artikel nicht speichern.

Hauptlieferant

Setzt du bei einem Artikel Hauptlieferant, verliert der bisherige Hauptlieferant dieses Rohstoffs den Haken. Je Rohstoff gibt es höchstens einen Hauptlieferanten, denn die Kalkulation kann mit seinem Preis rechnen und braucht dafür eine eindeutige Quelle. Auch der Bestellvorschlag der Produktion bevorzugt ihn.

Liefereinheiten

Lieferscheine nennen oft Einheiten wie „Karton“ oder „PAL“. Unter Liefereinheiten rechnest du solche Einheiten in Gebinde um: Einheitenname so, wie er auf dem Lieferschein steht, und Gebinde je Einheit, zum Beispiel Palette PAL mit 40 Kübeln = 40. Die Spalte Menge zeigt, wie viel das in der Grundeinheit ist. Über Liefereinheit hinzufügen legst du eine Zeile an, mit Stift, Haken und Abbrechen bearbeitest du sie, über den Papierkorb entfernst du sie. Gibt es keine passende Liefereinheit, rechnet der Wareneingang mit einem Gebinde.

Jede Liefereinheit braucht einen Namen, weil der Wareneingang sie daran erkennt. Sonst erscheint „Jede Liefereinheit braucht einen Namen.“

Lieferantenartikel bearbeiten und löschen

Im Zeilenmenü öffnet Bearbeiten denselben Dialog unter dem Titel „Lieferant für Rohstoff editieren“. Löschen fragt „Soll der gewählte Eintrag wirklich gelöscht werden?“ und meldet danach „Der Lieferanten-Eintrag wurde gelöscht“. Hast du im Dialog etwas geändert und klickst auf Abbrechen, fragt flinkest nach, ob du die Änderungen verwerfen willst. Bearbeiten und Löschen brauchen die Berechtigung, Rohstoffe zu bearbeiten.

Preisverlauf

Preissteigerungen im Einkauf erkennst du über Preisverlauf im Zeilenmenü. Jede Änderung von Preis oder Gebinde eines Lieferantenartikels schreibt eine Zeile. Der Dialog Preisverlauf zeigt je Zeile Gültig ab, Gebinde, Preis pro Gebinde, Preis pro kg / l und Veränderung in % gegenüber dem vorherigen Preis: Anstiege rot, Senkungen grün. Ohne Einträge steht dort „Noch kein Preisverlauf“. Den Preisverlauf sieht auch, wer Rohstoffe nur lesen darf.

Rezepte

Rezepte mit diesem Rohstoff

Bevor du den Lieferanten wechselst oder eine neue Spezifikation freigibst, willst du wissen, welche Rezepte betroffen sind. Der Reiter Rezepte listet jedes Rezept, das den Rohstoff direkt als Zutat verwendet, einmal mit Nummer, Name und Status. Ein Klick öffnet die Rezeptdetails. Die Zahl am Reiter zählt die Rezepte. Ohne Rezepte steht dort „Noch keine Einträge vorhanden“. Den Reiter gibt es nur mit der Berechtigung, Rezepte zu sehen. Rezepte, die ihn nur über ein Grundrezept enthalten, nennt der Spezifikationsvergleich, sobald eine neue Version Änderungen zeigt (siehe Änderungen gegenüber der Vorversion).

Verwandte Seiten

• Rohstoffe: die Liste aller Rohstoffe, Anlegen und Ablaufwarnung der Spezifikationen
• Rezeptdetails: wo Nährwerte, Allergene, Bilanz und Kosten aus den Rohstoffen berechnet werden
• Rezepte
• Produktion: Entnahme nach Charge, Rohstoffbedarf und Bestellvorschlag
• Rezept-Einstellungen: Preisquelle der Kalkulation und Warnfristen
• Lieferanten-Lieferschein: Wareneingang mit Lieferantenartikeln und Liefereinheiten
• Lagerbewegungen
• Abgangsgründe
• Lieferantendetails

Häufige Fragen

Warum kann ich einen Rohstoff nicht löschen?

Ein Rohstoff, der in Rezepten verwendet wird oder Lagerbewegungen bzw. Produktionsaufträge hat, ist gegen Löschen gesperrt. Die Meldung nennt den Grund: „Der Rohstoff wird in diesen Rezepten verwendet: … Entfernen Sie ihn dort zuerst.“ oder „Der Rohstoff hat Lagerbewegungen und kann nicht gelöscht werden.“ So verliert kein Rezept unbemerkt eine Zutat, und die Lagerhistorie bleibt für die Rückverfolgung erhalten.

Warum warnt ein Rezept, dass die Allergene eines Rohstoffs nicht bestätigt sind?

Rezepte warnen vor Rohstoffen, deren Allergenangaben niemand geprüft hat, solange das in den Rezept-Einstellungen verlangt ist (ab Werk eingeschaltet). Öffne den Rohstoff, klicke auf Bearbeiten, prüfe im Reiter Allergene die Auswahl gegen das aktuelle Datenblatt und setze Allergenangaben bestätigt. Damit endet die Warnung in allen Rezepten, die den Rohstoff verwenden.

Soll ich unbekannte Nährwerte als 0 eintragen?

Nein. Lass das Feld leer. Leer heißt „unbekannt“, und das Rezept meldet die Nährwertdeklaration dann als unvollständig, statt mit 0 g zu rechnen. Fehlt ein Datenblatt, hilft die Suche unter Referenzwerte im Reiter Nährwerte.

Warum ist nach dem Datenblatt-Scan eine neue Spezifikationsversion entstanden, obwohl ich nichts übernommen habe?

Bei einem gespeicherten Rohstoff legt jedes Auslesen eine neue Version der Spezifikation an, unabhängig davon, ob du Werte übernimmst. Eine überflüssige Version löschst du im Reiter Qualität über den Papierkorb. Die Datei bleibt in den Dokumenten des Rohstoffs.

Wie korrigiere ich eine falsch gebuchte Lagerbewegung?

Gebuchte Bewegungen werden nie gelöscht oder überschrieben. Wähle im Zeilenmenü Bearbeiten: flinkest bucht die alte Bewegung zurück und die korrigierte neu. Soll die Bewegung ganz aufgehoben werden, wähle Zurückbuchen. Beides gibt es nur einmal je Bewegung.

Woher kommt der Preis, mit dem ein Rezept einen Rohstoff kalkuliert?

Je nach Preisquelle in den Rezept-Einstellungen: aus den Lieferantenartikeln im Reiter Lieferanten (billigster Artikel je kg bzw. l oder Hauptlieferant) oder aus deinen Wareneingängen (letzter Einkauf bzw. Durchschnitt der letzten 12 Monate). Gibt es keinen Einkauf, rechnet das Rezept mit dem billigsten Lieferantenartikel.